Riza Adi Nurisma

2101777195
Tugas Personal Ke 5

Minggu ke 7

Berikut ini disajikan studi kasus dari O’Brien Corporation. Anda diminta untuk
mengidentifikasikan kelemahan dan memberikan rekomendasi atas proses/pengendalian
internal O’Brien Corporation.

O’Brien Corporation is a midsize, privately owned, industrial instrument manufacturer

supplying precision equipment to manufacturers in the Midwest. The corporation is 10 years old
and uses an integrated ERP system. The administrative offices are located in a downtown building
and the production, shipping, and receiving departments are housed in a renovated warehouse a
few blocks away.

Customers place orders on the company’s website, by fax, or by telephone. All sales are
on credit, FOB destination. During the past year sales have increased dramatically, but 15% of
credit sales have had to written off as uncollectible, including several large online orders to first-
time customers who denied ordering or receiving the merchandise. Customer orders are picked
and sent to the warehouse, where they are placed near the loading dock in alphabetical sequence
by customer name. The loading dock is used both for outgoing shipments to customers and to
receive incoming deliveries. There are ten to twenty incoming deliveries every day, from a variety
of sources.

The increased volume of sales has resulted in a number of errors in which customers were
sent the wrong items. There have also been some delays in shipping because items that supposedly
were in stock could not be found in the warehouse. Although a perpetual inventory is maintained,
there has not been a physical count of inventory for two years. When an item is missing, the
warehouse staff writes the information down in log book. Once a week, the warehouse staff uses
the log book to update the inventory records.

The system is configured to prepare the sales invoice only after shipping employees enter
the actual quantities sent to a customer, thereby ensuring that customers are billed only for items
actually sent and not for anything on back order.
Instruksi:

Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam kegiatan siklus pendapatan O’Brien Corporation.
Jelaskan masalah yang dihasilkan dari setiap kelemahan. Berikanlah rekomendasi prosedur
pengendalian internal yang harus ditambahkan ke sistem untuk memperbaiki kelemahan.

Sumber : Accounting Information System Chapt.12, CMA Examination, adapted

JAWABAN

a. Kelemahan dalam sistem informasi pemasaran, pengiriman, penagihan, dan pengiriman

Perusahaan O’Brien. Jelaskan ancaman yang dihasilkan dari setiap kelemahan.

No Kelemahan Ancaman Prosedur Pengendalian

1. Pesanan yang diterima Terjadinya kesalahan atau Dibutuhkan pesanan
melalui telepon tidak terjadinya pemenuhan pembelian pelanggan
dikonfirmasi ulang pesanan palsu. secara tertulis sebagai
oleh pelanggan secara alat konfirmasi pesanan
tertulis. melalui telepon.
2. Riwayat kredit Akun piutang bisa Kredit pelanggan harus
pelanggan tidak terlambat dikumpulkan diperiksa dan penjualan
diperiksa sebelum bahkan mengakibatkan tidak boleh dilakukan
menyetujui pesanan. piutang tak tertagih yang pada mereka yang tidak
berlebihan. memenuhi standar
kredit.
3. Dalam departemen Sulitnya menangani mengurutkan file
pemasaran, pesanan pertanyaan dan keluhan pelanggan dan file
penjualan diurutkan dari pelanggan. pesanan penjualan
berdasarkan tanggal. berdasarkan nama
pelanggan.
4. Pesanan penjualan Memungkinkan adanya Siapkan minimal tiga
hanya disiapkan dua ketidakcocokan dengan salinan pesanan
salinan. Ini tidak departemen penagihan. penjualan, satu
cocok untuk untukdiarsipkan oleh
meyakinkan departemen pemasaran,
pencocokkan yang satu diberikan pada
tepat dengan departemen pengiriman
departemen dan satu lagi diberikan
penagihan. pada departemen
penagihan. Departemen
 penagihan harus
mencocokkan salinan
tersebut dengan salinan
yang telah
ditandatangani dari
departemen pengiriman
sebelum menyiapkan
faktur penjualan.
5. Barang-barang yang Memung kinkan terjadinya menetapkan prosedur
persediaanya habis, kekurangan barang tak jadwal produksi untuk
hanya sekedar dicatat. terduga yang dapat meminimalisasi
menyebabkan penundaan kekurangan persediaan.
bahkan penolakan
pesanan pelanggan.
6. Tidak ada rekonsiliasi Tagihan yang tidak Departemen penagihan
jumlah barang yang terdeteksi. dan pengiriman harus
dikirimkan dengan diintegrasi dalam suatu
yang ditagihkan sistem komputer untuk
merekonsiliasi jumlah
barang yang dikirimkan
dan ditagihkan.
7. Departemen Pencurian persediaan yang Setiap departemen harus
penerimaan dan sulit ditelusuri pencurinya. memiliki terminal
pengiriman berbagi masing-masing.
terminal komputer. Persediaan fisik dan
Orang-orang dalam catatannya harus
kedua departemen dipisahkan.
tersebut memiliki Akses terhadap
akses terhadap persediaan fisik harus
persediaan fisik dan dibatasi.
dapat memperbarui
catatan persediaan
perpetual melalui
terminal yang sama.
8. Departemen Penerimaan barang yang Salinan pesanan
penerimaan tidak tidak dipesan. pembelian tanpa
membandingkan informasi kuantitas
pengiriman yang barang harus dikirimkan
masuk dengan ke departemen
pesanan pembelian. penerimaan.
Departemen penerimaan
harus mencocokkan
pengiriman dengan
pesanan pembelian da
melaporkan jumlah
barang yang diterima.
 9. Daftar persediaan Kesalahan dalam catatan Daftar persediaan harus
yang lengkap hanya persediaan perpetual bisa dicetak secara periodic
dicetak setahun sekali. tidak terdeteksi untuk sepanjang tahun, lalu
periode waktu yang terlalu daftar tersebut harus
lama. dibandingkan dengan
jumlah persediaan fisik
yang ada.

b. Cara yang dapat digunakan Perusahaan O’Brien untuk mengembangkan pengendalian dan
efisiensi selama proses pesanan penjualan adalah :
 Memelihara master file online untuk data akun pelanggan dan kreditnya serta data
persediaan.
 Menggunakan terminal online untuk memasukkan data kedalam sistem sesuai
pesanan yang diterima.
 Memiliki system untuk memeriksa ketersediaan persediaan sesuai data psanan
yang dimasukkan; jika pelanggan memesan barang melalui telepon, ketersediaan
persediaan dapat dikonfirmasikan secara langsung pada pelanggan.
 Memiliki system yang mampu memeriksa kredit sesuai dengan data yang
dimasukkan, dan menolak pesanan dari pelanggan dengan riwayat kredit yang
buruk.
 Segera setelah persetujuan pesanan penjualan, perusahaan harus memiliki system
yang dapat mencetak atau menampilkan perintah pengiriman untuk keperluan
departemen pengiriman dan mencetak slip pengemasan serta label surat untuk
keperluan pengiriman barang kepada pelanggan.
 Ketika pesanan telah dikirimkan, system harus bisa menghasilkan faktur
pelanggan.
 Memelihara data pesanan online untuk memfasilitasi respon terhadap pertanyaan
pelanggan yang biasanya berulang ditanyakan.
 Menggunakan kata sandi untuk mengendalikan akses dengan tujuan membatasi
akses terhadap file pelanggan dan persediaan.
Sumber :

1. Merchant, K. A., & A., V. der S. W. (2017). Management control systems: performance
measurement, evaluation and incentives. Harlow, England: Pearson.
2. Boynton, W.C., Johnson, R.N., & Kell, W.G. (2001). Modern Auditing. 7th Edition. John
Wiley. New York.
3. Lecture notes week 6. (2020). Internal Control Issues - United Way of America