MESYUARAT AGUNG PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG)

KALI KE-11 SMK PUTRAJAYA PRESINT 14(1)

16 MAC 2019 (SABTU)

9.00 PAGI HINGGA 12.00 TENGAH HARI
DEWAN INSPIRASI, SMK PUTRAJAYA PRESINT 14(1)

JAWATAN KUASA PELAKSANA DAN BIDANG TUGAS

Penasihat : En. Ruslan b Abd Rahman
Pengerusi 1 : Y.Bhg. Dato’ Prof. Ts. Dr. Mohd Zamri b Yusoff (YDP PIBG)
Pengerusi 2 : Dr Wan Nurhayati Binti Wan Ab Rahman(NYDP PIBG)
Naib Pengerusi 1 : Datin NoorHayati Binti Zakaria
Naib Pengerusi 2 : Pn Badriah Binti Ramli
Naib Pengerusi 3 : Pn. Khairizah Binti Shamsudin
Naib Pengerusi 4 : Pn. Azizah Binti Mohd Puteh
Penyelaras : Ketua-ketua bidang
Setiausaha : Pn. Rohaida binti Yaakop
Naib Setiausaha : Pn Yuzi Binti Mat Nawi
Bendahari : Pn. Nor Azuna Azleen Binti Hassan
Naib Bendahari : Pn. Khusnaimah Binti Hamdan

Bil Jawatan kuasa Bidang Tugas

1. Setiausaha
1. Pn. Rohaida Binti Yaakop
2. Pn Yuzi Binti Mat Nawi
• Menyediakan laporan tahunan sepanjang sesi
2018/2019 dan membentangkan dalam
mesyuarat tersebut.
• Membuat surat jemputan mesyuarat dan
mengumpulkan pernyataan usul.
• Urusan surat menyurat yang berkaitan.

2. Bendahari • Menyediakan laporan penyata pendapatan dan

1. Pn. Nor Azuna Azleen Binti
Hassan
2. Pn. Khusnaimah Binti Hamdan
perbelanjaan setiap program yang dijalankan
sepanjang sesi 2018/2019.
• Membentangkan laporan tersebut semasa
mesyuarat tersebut.
• Membuat pembayaran kepada AJK yang
memerlukan peruntukan kewangan.

PENYELARAS I PN. NOR AISHAH BINTI JAAFAR

3. Sambutan Perasmi/VIP
• Menyambut ketibaan Perasmi/VIP.
Semua pentadbir, YDP & NYDP • Menyambut ketibaan ibu bapa/penjaga
PIBG serta ketua-ketua bidang.

4. Buku Cenderamata & Laporan • Merekacipta kulit muka hadapan buku

PIBG Tahun 2018 (bekerjasama dengan AJK Banner dan AJK
Montaj & Back Drop)
1. Pn. Hayati binti Jaafar (K)
• Mendapatkan semua maklumat atau
2. Pn. Hanira binti Abd Rashid
kandungan yang berkaitan daripada SU.
3. Pn. Hafizah binti Jambi
• Menyediakan buku program/ cenderamata
4. Pn Noraini binti Ahmad
dalam bentuk ‘softcopy’ dan dimasukkan di
dalam drive PIBG
1
Bil Jawatan kuasa Bidang Tugas
• Menghasilkan ‘QR CODE’ buku program PIBG
untuk pendaftaran ibu bapa
• Mencetak dan menapal QR CODE di setiap pintu
di dewan inspirasi
• Mencetak dan mengedarkan kepada tetamu
VIP
• Menyerahkan buku program bercetak kepada
AJK Dokumentasi.
5. Pendaftaran • Memastikan tempat untuk pendaftaran
disediakan oleh AJK Persiapan Tempat.
1. Pn Pauziah binti Hamzah(K) • Melabelkan dan menghias meja pendaftaran,
2. Pn. Najibah binti Che Mat
• Menyediakan borang yang sesuai untuk
3. Pn. Leong Wei Siew
pendaftaran guru dan ibu bapa.
4. Pn NorAinah Binti Ahmad
• Menyediakan nombor cabutan bertuah dan
5. Pn. Zamrah Binti Jaafar
diserahkan kepada ibu bapa serta satu salinan
6. Pn Nazrin Saleha Binti
kepada AJK cabutan bertuah.
Thajuddin
• Menyediakan buku pelawat untuk
ditandatangani oleh perasmi.
• Mengedar dan mengumpulkan semula borang
soal selidik sarana ibu bapa dan sarana sekolah
serta buku sarana ibu bapa kepada ibu bapa
(rujuk S/U).
• Menyerahkan borang pendaftaran kepada
pencatat minit untuk diminitkan dan kepada AJK
Dokumentasi.
6. Pengacara Majlis

1. Pn. Norhishameza binti • Mendapatkan aturcara majlis daripada

Hanafi(K) Setiausaha PIBG
2. Pn. Noraini Binti Abu Othman • Menyediakan skrip yang bersesuaian.
3. Ustaz Amir Shahipuddin bin • Mengacarakan majlis dari mula hingga tamat.
Zakaria (Pengerusi sementara
pada masa pemilihan AJK
PIBG baru)

7. Mengumpul Usul • Mengumpul usul daripada guru tingkatan.

• Menaip usul dan jawapan setelah dibincangkan
1. Pn. Nor Fazilah Bt Mamat Ali dalam mensyuarat AJK PIBG.
(K) • Menyerahkan usul dan jawapan yang bertaip
2. Pn. Zuriana Bt Hanafi kepada AJK Buku Cenderamata & Laporan PIBG
Tahun 2018.
8. PENYELARAS ll PN. ROSNI BT AWANG

Dokumentasi dan Fotografi • Mengambil gambar sepanjang majlis

(Mesyuarat PIBG)
1. Pn Zanariah Binti Baba
2. Pn Asmahan Binti Abas
berlangsung.
• Mengumpul laporan daripada ketua setiap AJK.
• Menyediakan dokumentasi yang lengkap, sesuai
2
Bil Jawatan kuasa
9. Jamuan (Guru dan Ibu bapa)
1. Pn. Nor Hasilah Binti
Hassan
2. Pn Siti Nur Hawati Binti
Baharuddin
3. Pn Nor Zalilah Binti
Mohammad Mazli
4. Pn Unaizah Binti Mohamad
5. Pn Nor Imana Syakira
10. Persiapan tempat (sebelum)
1. En. Muhammad Fadhle Bin
Shafiei(K)
2. En. Mohd Azwar bin Ayob
3. Pn. Che Mazida Asmawati
Binti Che Abdul Malik
4. Pn. Farizon binti Wakiman
5. En Syed Muhd Najib Bin Tahir
Persiapan tempat (selepas)
1. En Muhd Elyas Bin Kamalul
Arifin (K)
2. En. Mohamad Asmadi Bin
Abd Rahim
3. Cik Mardhiah Bt Mamat
4. Pn. Siti Hajjar binti Mohd Sarip
5. Pn. Nur Shazreen Binti Shahrul
Azhar
11. ICT , Back drop dan Montaj
1. Pn Noraini binti Ahmad (K)
2. Pn. Nor Hanim Binti Morad
12. PENYELARAS lII
PA Sistem (dewan)
1. En. Raja Mohd Salihin Bin Raja
Bidang Tugas
dan menarik selewat-lewatnya seminggu selepas
AGM dan diserahkan kepada SU PIBG yang
baharu.
• Mendapatkan budget untuk jamuan daripada
Bendahari PIBG.
• Menempah makanan yang sesuai dan
mencukupi untuk semua hadirin.
• Menyediakan satu meja untuk pentadbir dan AJK
Tertinggi PIBG.
• Memastikan kebersihan di tempat jamuan dan
kutleri yang digunakan.
• Menyediakan air mineral dan gelas untuk meja
VIP dan juru acara.
• Menyusun jumlah kerusi yang mencukupi untuk
para hadirin.
• Menyediakan tempat duduk AJK PIBG.
• Menyediakan tempat duduk Perasmi/VIP
sebelum mesyuarat berlangsung.
• Memastikan kebersihan sebelum, semasa dan
selepas majlis.
• Melabelkan tempat duduk ibu bapa dan guru
serta AJK PIBG.
• Menghias dewan mengikut kesesuaian.
• Menyediakan kipas angin untuk meja VIP.
• Menyediakan meja untuk pendaftaran.
• Menyediakan meja juru acara majlis.
• Menyediakan meja hadiah di atas pentas.
• Menyediakan meja untuk pencatat minit (4
orang)
• Menyediakan meja untuk LCD.
• Memastikan semua peralatan di simpan di
tempat asal dan dewan dalam keadaan kemas
selepas majlis.
• Menyediakan LCD dan laptop untuk digunakan
semasa mesyuarat berlangsung.
• Menyediakan back drop yang bersesuaian dan
montaj perasmian.
• Membantu menaip segala keputusan mesyuarat
semasa pemilihan AJK PIBG yang baru dan
dipaparkan menggunakan LCD.
PN NORIDAH BINTI BACHOK
• Memastikan perjalanan PA sistem baik dan
sentiasa dikawal oleh individu yang
3
Bil Jawatan kuasa Bidang Tugas
Ariff (K) bertanggungjawab.
2. En. Mohd Azan Bin Che Noh • Memainkan lagu Negaraku pada pembukaan
majlis.
• Mengetahui perjalanan majlis dari mula hingga
akhir untuk memastikan penggunaan mikrofon
dan PA sistem lancar.
• Sentiasa berada di dewan sepanjang tempoh
mesyuarat berlangsung.
13. Bacaan Doa • Menyediakan teks bacaan doa yang
1. Ustaz A Hadi Ul-Haq Bin A bersesuaian.
Rahman • Membaca doa pada permulaan majlis.

14. Hadiah/Sijil • Menyediakan sijil untuk AJK PIBG sesi lepas (rujuk
S/U).
1. Pn. Yuzi Binti Mat Nawi (K) • Membeli cenderahati untuk semua AJK PIBG.
2. Pn Nazle Binti Mokhtar • Membantu semasa penyampaian hadiah dan
sijil.
3. Pn Kartini Binti Baharuddin
• Menyediakan cenderahati untuk perasmi/VIP.
(rujuk Bendahari)
15. Pencatat Minit Mesyuarat • Mencatat minit semasa mesyuarat berlangsung.
• Mendapatkan kehadiran daripada AJK
1. Pn. Aminah Binti Abdullah(K)
pendaftaran untuk dimuatkan ke dalam minit
2. Pn Noriza Binti Mohamed
mesyuarat.
3. Pn Roslina Binti Awang
• Menaip minit mesyuarat dengan lengkap dan
4. Pn Khusnaimah Binti Hamdan
diserahkan kepada penasihat dan YDP PIBG
untuk semakan dan pengesahan.
16. PENYELARAS lV PN. JUHARIAH BINTI ISMAIL

Kebersihan ( Dewan)
• Memastikan sekitar dewan dan laluan ke dewan
bersih, kemas serta ceria sepanjang masa.
1. Pn Nur Wahida Binti Zakaria (K)
• Menyediakan tempat membuang sampah yang
2. Pn Wan Hirza Binti Wan
mencukupi.
Abdullah
3. Pn. Juliana@Arinah Binti Johan

17. Keselamatan & Tempat Letak
Kereta/Lalu lintas
1. En. Ahmad Hushairi Bin
Ahmad Hayati (K)
2. Pn Dahlia Binti Nansi
• Memastikan lalu lintas hadapan sekolah terkawal
sebelum & selepas mesyuarat.
• Menentukan tempat letak kereta tetamu, ibu
bapa & guru

18. Banner • Berbincang dengan AJK Buku Cenderamata

1. Pn Noorazma Binti Mohd
Kassim(K)
2. Pn. Nur Farhana Binti Husain
3. Shamalah Devi A/P
untuk mereka muka depan buku
program/banner
• Mendapatkan peruntukan daripada Bendahari
PIBG
• Menempah Banner dan memasang Banner
4
Bil Jawatan kuasa Bidang Tugas
Subramaniam • Menanggalkan banner setelah habis mesyuarat
dan diserahkan kepada Setiausaha PIBG.

19. Teks Ucapan Perasmi, YDP dan • Menyediakan teks ucapan perasmi dan
Pengetua pengetua.
• Memberi satu salinan teks ucapan kepada AJK
1. Pn Seti Zainab Binti Ramlan Dokumentasi untuk didokumentasikan.
2. Pn Noriani Binti Mohamad
Syed
3. Datin Fasidah Binti Othman

20. AJK Cabutan Bertuah • Menyediakan label cabutan bertuah

1. Pn Nor Syaza Khairina Binti Md
Yusup
2. YM Tg Azraq Binti YM Tg Ismail
3.
• Menyediakan balang bagi nombor cabutan
bertuah
• Mendapatkan Salinan nombor cabutan bertuah
daripada AJK pendaftaran
• Menyelaras hadiah cabutan bertuah

5
 ATUR CARA MESYUARAT AGUNG PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG)
SMK PUTRAJAYA PRESINT 14(1) KALI KE-11 TAHUN 2019

9.15 – 9.30 : Pendaftaran Ibu bapa dan Guru serta Ketibaan Dif-di Jemputan

9.30 – 9.40 : Nyanyian Lagu Negaraku dan bacaan doa

9.40 – 12.00 : Ucapan Penasihat PIBG

Ucapan YDP PIBG sesi 2018/2019

Ucapan Perasmian oleh

Penyampaian Cenderahati dan Sijil kepada AJK PIBG sesi 2018/2019

Mesyuarat Agung PIBG Kali ke-11 bermula

Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat Agung Kali Ke-10

Tahun 2018/2019

Perkara-perkara Berbangkit

Pelaporan Tahunan PIBG 2018/2019

Pembentangan Laporan Kewangan PIBG Bagi Tahun Berakhir

31 Disember 2018

Pembahasan Usul

Pembubaran AJK PIBG sesi 2018/2019

Pemilihan AJK PIBG sesi 2019/2020

Pemilihan Juru Audit Luar & Dalaman

Ucapan Penangguhan

Cabutan Bertuah

Jamuan Ringan (Dif-dif Jemputan & AJK PIBG)

12.00 : Majlis Bersurai

Setiap tugas ahli jawatankuasa mungkin mengalami perubahan atau penambahan dari
semasa ke semasa yang akan dimaklumkan kelak oleh Urusetia Majlis. Semoga majlis ini
berjalan lancar. Segala kerjasama didahului dengan ucapan terima kasih.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

………………………..……… ……………………………..……..
(PN. ROHAIDA BINTI YAAKOP) (EN. RUSLAN BIN ABD RAHMAN)
Setiausaha Pengetua
PIBG SMK Putrajaya Presint 14(1) SMK Putrajaya Presint 14(1)