Soalan Tugasan 1

I . Apakah fasa-fasa yang terdapat di dalam pembangunan system (SDLC) ?

Sistem Maklumat berasaskan komputer sebenarnya adalah satu kaedah untuk

memanfaatkan data yang tersimpan di dalam komputer atau bagaimana mendapatkan

hasil dari khazanah dalam komputer di mana perkakasan,perisian, data, manusia, dan

tatacara yang bekerja bersama untuk menghasilkan maklumat berkualiti . Komponen

system maklumat ini saling berkait untuk mencapai sesuatu objektif.

Pembangunan Sistem Maklumat mempunyai fasa kitaran hayat pembangunan

sistem yang digunakan sebagai set aktiviti untuk membangunkan system maklumat.

Dalam metodologi kitar hayat sistem pembangunan, terdapat enam (6) fasa utama

yang boleh digunakan. Fasa ini boleh bertindih di antara satu sama lain dan fasa

berikutnya boleh bermula walaupun fasa sebelumnya masih diteruskan.

Fasa 1 : Analisis Sistem semasa – Fasa analisis ini adalah utnuk mnemahami

dengan jelas sistem semasa dan kelemahannya, mengenalpasti masalah semasa dan

juga untuk menentukan peningkatan yang boleh dibuat. Semua aspek aplikasi dalam

sistem semasa perlu dikaji iaitu termasuk input, output, storan dan struktur fail,

keperluan pengguna, kaedah atau tatacara, keperluan komunikasi, kawalan,

perkakasan dan perisisan sistem semasa. Peningkatan sistem adalah perubahan yang

boleh membawa kebaikan kepada organisasi tersebut. Peningkatan sistem termasuklah

mempercepatkan proses, ,menghapuskan proses yang tidak penting, menggabungkan

proses, mengurangkan input dan output yang tidak mempunyai kepentingan, dan
mengurangkan operasi. Selepas maklumat yang diperoleh dikumpulkan kesemuanya

yang mana caranya melalui temubual, menilai semula polisi dan prosedur syarikat atau

organisasi, melalui borang, dokumen, laporan dan juga carta organisasi, melalui

tinjauan dengan membuat soal selidik, dan juga melihat kepada persekitaran organisasi

itu, barulah analisa maklumat boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan

peluang untuk meningkatkan operasi syarikat melalui sistem maklumat yang

dicadangkan.

Antara alat permodelan yang digunakan penganalisa bagi membantu mereka

membentangkan analisa yang telah diperoleh ialah :

a.) Gambarajah Aliran Data – aliran data yang melalui sistem dan rajah

proses yang mengubah data kepada maklumat.

b.) Carta Aliran Sistem – memfokuskan bagaimana semua aspek sistem

beroperasi dari mula hingga tamat.

c.) Gambarajah Pemetaan – digunakan untuk memetakan rangkaian

manusia, data dan aktiviti dan sebagai asas untuk merekabentuk system rangkaian dan

komunikasi.

d.) Carta Grid – memaparkan hubungan di antara data pada dokumen input

dan output.

e.) Jadual keputusan – menentukan petua atau peraturan yang perlu diikuti

apabila sesuatu syarat atau keadaa berlaku.

 f.) Gambarajah Hubungan Entiti – semua entity yang terlibat yang

memainkan peranan di dalam system dan perhubungan yang berkait di antara entity.

Entiti ini adalah seperti pengguna, pelanggan atau jabatan.

g.) Kamus data – menggariskan dengan jelas jenis data yang digunakan di

dalamm system.

h.) Protaip – Dengan porotaip, system dibangunkan dengan pantas dan

seterusnya mendapatkan maklumbalas segera dari pengguna.

Fasa 2 : Spesifikasi Keperluan Sistem Baru – Spesifikasi keperluan yang

dinyatakan sepatutnya akan dapat mengatasi masalah yang dikenalpasti pada fasa satu

yang mana harus diperjelaskan dengan terperinci kepada pihak pakar computer dan

pengguna agar dapat mengetahui spesifikasi tersebut bagaimana hendak

melaksanakannya. Keperluan perisian bergantung kepada keperluan output, keperluan

storan, keperluan pemprosesan dan keperluan input. Keperluan perisisan akan

menentukan keperluan perkakasan. Seterusnya, beberapa pilihan penyelesaian

dijalankan berasaskan kepada factor kos, tempoh pembangunan, dan lain-lain. Fasa

kedua di akhiri dengan laporan keperluan system yang memberikan asas kepada

kelengkapan dan ketepatan keperluan system baru.

Fasa 3 : Rekabentuk Sistem Baru – Fasa ini member tumpuan kea rah

merekabentuk system baru dan bagaimana system tersebut beroperasi, salah satunya

adalah alat Kejuruteraan Perisian Berbantukan Komputer (CASE), yang mana alat ini

digunakan untuk mendokumenkan hubungan entity dan aliran data yang kompleks.
Fasa ini diakhiri dengan menyediakan satu dokumentasi rekabentuk system baru

dengan menggunakan gabungan berbagai alat dan teknik.

Fasa 4 : Pembangunan dan Pengujian Sistem Baru – Fasa ini adalah

merupakan pembangunan system mengikut spesifikasi yang telah ditentukan pada fasa

sebelumnya. Aktiviti utama fasa ini antaranya;

a.) Mencari perisian yang sesuai mengikut aktiviti bisnes sesuatu organisasi,

perisian ini boleh dibangunkan sendiri atau mendapatkannya di pasaran.

b.) Perolehan perkakasan yang sesuai mengikut persekitaran system operasi di

syarikat tersebut.

c.) Melatih pengguna menggunakan system yang baru diperoleh itu untuk

menjamin keberkesanan kepada system baru termasuklah menggunakan

perisian dan perkakasan baru selain daripada kaedah yang baru yang harus

dilaksanakan.

d.) Aktiviti pengujian system baru dengan menguji aspek penerimaan pengguna

perlu dijalankan untuk memastikan pengguna bersetuju dengan jaminan

kualiti system baru tersebut.

Fasa 5 : Pelaksanaan Sistem Baru – Setelah system baru Berjaya

dibangunkan, sampai ketikanya system tersebut mula berjalan atau beroperasi di

lokasi pengguna. Semua dokumen dan tatacara pengoperasian mesti disediakan

untuk diserahkan kepada pengguna, dokumen ini termasuk dokumen keperluan,

keupayaan, kekurangan, rekabentuk, operasi dan penyenggaraan system.

 Fasa 6 : Penilaian dan Penyelenggaraan – Dalam fasa ini, aktiviti

utama adalah menilai system yang telah di bina samada ia memenuhi objektif

atau beberapa perubahan perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut.

Penilaian system seringkali memerlukan pembangunan melihat kembali aktiviti

yang dijalankan semasa analisa, rekabentuk dan implementasi system. Aktiviti

penyelenggaraan system merupakan pengemaskinian system yang berterusan

selepas system tersebut digunapakai.

Secara kesimpulannya, kita dapat melihat kepentingan pembangunan

system maklumat yang sistematik supaya dapat diterima oleh pengguna. Oleh

itu, adalah penting sebelum sesuatu system itu dibina, perancangan yang

terperinci harus dilakukan dengan menggunakan metodologi atau kaedah yang

tertentu.
II. Apakah teknik yang penting digunakan mengumpul data dalam fasa SDLC ?

Keperluan pembangunan system secara tersusun amat diperlukan untuk

mengatasi kegagalan system. Selepas analisis system semasa dalam fasa 1 di laporkan

dan dihantar kepada pihak pengurusan . Tujuan analisis ini adalah untuk memahami

dengan jelas system semasa dan kelemahannya, mengenalpasti masalah semasa dan

juga untuk menentukan peningkatan yang boleh dibuat. Sebelum analisa maklumat

boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan peluang bagi meningkatkan operasi

syarikat , terdapat berbagai cara atau teknik yang di gunakan untuk mengumpul data

atau maklumat dalam fasa SDLC ini antaranya ialah:

a) Temubual – Teknik dimana untuk mendapatkan maklumat secara

interaksi berdepan dalam dua (2) kategori iaitu berstruktur dan tidak

berstruktur. Secara berstruktur ialah temubual yang mengemukakan

soalan-soalan yang telah dirancang atau tersedia manakala tidak

berstruktur adalah soala-soalan berbentuk spontan. Panduan menjalankan

temubual adalah seperti menentukan tujuan dan objektif temubual

tersebut. Penyediaan soalan jenis terbuka dan tertutup semasa

menjalankan temubual, mendokumenkan temubual dan membuat

penilaian temubual.

b) Sorotan Dokumen – Teknik di mana juruanalisa system akan meneliti

dan menganalisa dokumen-dokumen tertentu dalam organisasi.

c) Soal Selidik – Teknik ini menggunakan borang atau dokumen tertentu

bagi mendapatkan malumbalas daripada responden. Teknik ini sesuai

 apabila sember maklumat berselerak dipelbagai tempat dan kawasan.

Beberapa perkara yang perlu diambilkira dalam soal selidik ialah bentuk

atau jenis soalan yang di kemukakan. Selain itu, panduan penyediaan

borang soal selidik seperti penggunaan bahasa dan pemilihan perkataan,

pengenalan, dan ruang jawapan disediakan.

Teknik-teknik diatas adalah penting digunakan untuk mengumpul data dalam

fasa SDLC. Selepas maklumat yang diperoleh dikumpulkan kesemuanya, barulah

analisa maklumat boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan peluang

untuk meningkatkan operasi syarikat melalui system maklumat yang

dicadangkan.
iii) Mengapakah penting bagi pengguna memahami prinsip SDLC ?

Secara amnya, pentingnya pengguna memahami prinsip SDLC kerana ianya

merupakan satu kaedah untuk membina sistem secara tradisi dan ianya merupakan

kaedah yang paling formal. Kaedah ini sesuai untuk projek sistem yang besar atau

sederhana yang kompleks. SDLC juga digunakan untuk merancang dan mengurus

proses pembangunan system. Ianya merangkumi lima (5) langkah-langkah penting

seperti berikut;

1.) Perancangan Sistem- tujuannya membawa pengguna mengenalpasti tabiat

dan skop bagi peluang atau masalah apa jua pengurusan. Dalam hal ini,

permintaan system terhadap pengguna adalah untuk memulan proses dan

menerangkan masalah atau kehendak kepada perubahan. Perancangan

system termasuklah penyiasatan awal yang melibatkan kajian kesauran.

2.) Analisi Sistem – tujuannya adalah untuk membina model logical bagi system

baru. Langkah pertama adalah keperluan permodelan di mana pengguna

mengenalpasti proses bisnes dan dokumenkan apa yang diperlukan oleh

system baru.

3.) Rekabentuk Sistem – tujuannya adalah untuk mencipta blueprint yang dapat

memnuhi semua keperluan dokumen. Mengenalpasti semua inpu, output

dan proses dan mengelakkan pengguna salah faham. Produk akhir ialah

spesifikasi rekabentuk system.

4.) Implementasi Sistem – Pengguna di latih untuk menggunakan dan

menyokong system.
5.) Panduan Pembangunan Sistem – Libatkan pengguna dan kekalkan

perancangan. Kenalpasti milestones dan wujudkan checkpoints serta perlu

fleksibel. Sediakan kos yang tepat dan boleh digunakan juga maklumat yang

berguna.
iv) Kenapakah penting organisasi mengikut SDLC secara tertib ?

Dalam masa organisasi mengembangkan suatu sistem IT yang baru, maka ianya

akan melalui banyak proses seperti membangunkan rumah; sistem ini disebut system

development life cycle (SDLC). Setelah mengetahui masalah dan mengumpulkan syarat

yang di perlukan oleh sistem baru, organisasi boleh memilih untuk menggunakan

rekaan istimewa IT nya sendiri dan membangun sistem baru atau menyewa organisasi

lain untuk mengerjakannya.

Dewasa ini, banyak organisasi mengembangkan sistem untuk mengambil

keuntungan dari IT. Keuntungan ini meliputi pelaksanaan tugas yang lebih efisen dan

efektif serta menyediakan produk atau servis baru. Pentingnya atau perlunya SDLC

dalam sesebuah organisasi adalah untuk mengubah sistem manual kepada sistem

automatik, memeriksa sistem yang sedia ada secara menyeluruh, mengadakan

perubahan pada sistem yang sedia ada, dan mencipta sistem baru.

SDLC adalah satu set yang terdiri dari enam (6) tahap yang dilalui oleh sebuah

organisasi untuk mengembangkan sistem IT. Dalam enam tahap ini, organisasi

mengendalikan staf IT nya sendiri untuk melakukan tugas yang diperlukan. Enam (6)

tahap tersebut ialah :

a) Menentukan masalah dalam organsiasi tersebut. Membentuk satu

kumpulan bagi mengurus dan membuat perancangan untuk penyelesaian masalah

tersebut.
 b) Mengumpul penyelesaian untuk sistem baru – memastikan bagaimana

proses-proses kerja dijalankan, memastikan perubahan yang dibuat akan di lakukan,

dan menentukan bagaimana tugas akan di laksanakan.

c) Mereka atau mencipta sistem baru – mengubah sistem keperluan kepada

rekaan sistem secara teknikal.

d) Memperkembangkan sistem baru.

e) Menerapkan sistem baru – Penerapan tahap ini juga mencakupi seperti

menginstall hardware dan software, melatih pengguna ,dan memakai sitem baru. Hal

yang penting mengubah cara lama ke cara yang baru.

f) Memperbaiki sistem baru – Dalam hal ini, anggota projek mengawasi

sistem untuk meyakinkan agar terus bekerja dengan lebih baik dan membuat

perubahan apabila diperlukan.

Kesimpulannya, sistem maklumat (SDLC) perlu dibangunkan khusus untuk satu-

satu organisasi. Sukar untuk memperoleh satu sistem yang berada di pasaran yang

dapat memenuhi spesifikasi sesuatu organisasi. Namun di dalam usaha membangunkan

sesuatu sistem, kepentingan organisasi mengikut cara SDLC dengan baik akan

mendapat usaha yang baik dan berjaya dilaksanakan.

v.) Perihalkan penglibatan pengguna-pengguna dalam setiap peringkat
pembangunan sistem.

Keperluan kepada bahan seperti data adalah konsisten dan yang perlu

digunapakai. Garis panduan dan peraturan kerja disertakan secara terperinci dan

berstruktur. Penglibatan pengguna-pengguna dalam setiap peringkat pembangunan

system boleh di ambil dari penglibatan SSADM dan JAD (Joint Application

Development).

SSADM adalah digunakan sebagai garis panduan bagi mereka yang terlibat

dalam merekabentuk system maklumat. Golongan atau pasukan yang terlibat dalam

setiap projek ialah Pengurus Projek, Juruanalisi Sistem, Pengaturcara, dan Urusetia.

Pengurus Projek bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keseluruhan

perjalanan dan pembangunan projek terutama berkaitan dengan fungsi atau tugas,

prestasi dan spesifikasi. Juruanalisis Sitem pula bertanggungjawab dalam menganalisis

dan mengkaji kemungkinan wujudnya masalah berkait dengan system dan pengguna

serta mencadangkan system baru. Kerja-kerja mengenai pengaturcara, merekabentuk

system bagi memnuhi spesifikasi yang ditetapkan dipertanggungjawab kepada

pengaturcara computer. Sementara penyelaras atau urusetia mengawal dan

memastikan pandangan pengguna diambilkira. Di samping itu juga, pengguna

bertanggungjawab bagi menguji setiap langkah dan perjalanan system sebaik sahaja

program direka. Mendokumentasikan setiap langkah yang terlibat dalam metodologi

dan lain catatan adalah menjadi sebahagian dari tanggungjawab urusetia.

 Secara amnya terdapat tiga (3) teknik utama yang digunakan dan terlibat

dengan SSADM iaitu , Permodelan Data Logik, Permodelan Data Aliran, dan

Permodelan Entiti. Ketiga-tiga proses ini adalah bagi mengenalpasti, membuat

permodelan dan mendokumentasikan urusan yang berlaku.

Permodelan Data Logik mengandungi sruktur data logik dan juga dokumen

yang berkaitan bagi mengenalpasti model dan juga data yang diperlukan dalam system

maklumat bagi sesuatu urusan yang terlibat. Permodelan ini juga bagi mengenalpasti

entity dan hubungan antara sesuatu entity yang terlibat dan merekodkan segala data

yang diperlukan dalam urusan.

Permodelan Data Aliran adalah teknik yang mengandungi data gabungan

gambarajah data aliran yang disokong oleh dokumen berkaitan. Proses ini adalah bagi

melihat, mengenalpasti,membuat permodelan dan mendokumentasikan proses

bagaimana pengaliran data berlaku dalam system.

Permodelan Entiti adalah menggambarkan secara terperinci sesuatu entity

dan juag kejadian yang terlibat. Ianya mengenalpasti, membuat permodelan dan

mendokumentasikan segala kejadian yang melibatkan sesuatu entity. Kejadian yang

berlaku itu didokumentasikan mengikut turutan.

Daripada modul ini, diperincikan kepada beberapa peringkat, langkah dan tuga s

atau tanggungjawab yang berlaku dalam SSADM. Ianya menerangkan mengapa

mustahaknya kerja-kerja analisis dan rekabentuk system yang melibatkan perancangan,

pemantauan bukan sahaja system tetapi lebih kepada prosedur-prosedur yang terlibat.
 Kita lihat penglibatan pengguna melalui JAD (Joint Application

Development) di mana pengguna adalah bahagian yang paling penting dalam satu

system maklumat dan mereka mestilah menyertai sepenuhnyandalam semua peringkat

pembangunan system. Kejayaan satu system semestinya berorentasikan pengguna dan

pengguna mestilah sentiasa melibatkan diri.

Namun terdapat kebaikan dan keburukan dalam system JAD ini. Ianya lebih

mahal dan berkemungkinan melambatkan proses. Selain itu, boleh memilih pengguna

yang terbaik dan berpotensi dapat melibatkan diri secara lebih berkesan. Kaedah ini

lebih baik jika dilaksanakan dengan betul kerana pengguna boleh mendapatkan

maklumat keperluan pengguna dengan lebih terperinci, dapat meningkatkan

keseragaman kefahaman objektif, dan membawa pembangunan system baru lebih

berjaya kerana adanya komitmen yang tinggi dari pengguna.

vi.) Pada pendapat anda, apakah contoh kategori dan jenis system
maklumat yang boleh dibangunkan di syarikat anda?

Sistem maklumat berasaskan komputer amat luas penggunaannya , ianya bukan

sahaja terhad kepada organisasi besar sahaja, bahkan digunakan oleh syarikat-syarikat
kecil sehingga peringkat individu di rumah. Ini membuktikan betapa pentingnya system
maklumat dalam kehidupan kita. Terdapat berbagai-bagai jenis-jenis system maklumat
yang boleh di gunapakai oleh syarikat atau organisasi dalam mengendalikan system
pengurusan mereka agar berjalan dengan baik dan mendapatkan hasil yang lebih
canggih.

Pada pendapat saya, terdapat dua (2)) contoh dan jenis system maklumat
yang dibangunkan di dalam organisasi kami iaitu Sistem Maklumat Pengurusan (MIS),
dan Sistem Maklumat Strategik (SIS).

Sistem Maklumat Pengurusan ini mengandungi pemprosesan maklumat

berasaskan computer dan juga secara manual yang dapat menyalurkan atau
menyediakan maklumat berguna, lengkap ,dan tepat pada masanya. Maklumat penting
yang diperoleh terus ke jabatan kami melalui system ini akan membantu dalam proses
menghasilkan keputusan. Ia membolehkan pengurusan sumber maklumat memberikan
khidmat kepada tiga kumpulan pengurusan di jabatan kami iaitu Peringkat Pengurusan
Operasi (paras rendah), Peringkat Pengurusan Taktikal (paras pertengahan), dan
Peringkat pengurusan Strategik. Dalam hal ini, system ini dapat menyediakan maklumat
yang lebih ringkas dan berguna dan boleh diperoleh pada masa yang diperlukan untuk
diproses dalam menghasilkan keputusan.

Sistem ini juga disebut sebagai system pelaporan maklumat di mana

membekalkan maklumat kepada pengurusan pertengahan dengan laporan yang ringkas
dan mengkategorikan maklumat daripada semua pangkalan data syarikat.
 Selain itu, Sistem Maklumat Strategik juga digunakan oleh organisasi kami.
Ianya digunakan sebagai alat sokongan dalam pengurusan dan merangka strategi
perkhidmatan pejabat, dan keupayaan yang strategik. Dalam hal ini gabungan berbagai
jenis system maklumat pengurusan,system pemprosesan transaksi dan sebagainya
berperanan membantu organisasi kami lebih menuju kearah pengurusan pejabat yang
lebih sistematik dan canggih.