WEBAPPLICATIE

BUREAU VOOR JURIDISCHE BIJSTAND

*
Beknopte handleiding
*
BALIE BRUGGE
Versie 1 (augustus 2005)

Inhoudsopgave.

1. Inleiding.

2. Inloggen en vindplaats van de BJB-module.

3. Zelf inschrijven.

3.1. De inschrijving voor deelname aan eerstelijnsbijstand.

3.2. De inschrijving voor deelname aan tweedelijnsbijstand.

4. Het online BJB-dossier.

4.1. Het aanmaken van het dossier.

4.2. Na het aanmaken: het dossier voorleggen aan het BJB.
4.3. Controle door het BJB, mogelijke stappen:
4.3.1. Dossier is onvolledig.
4.3.2. Het dossier is volledig:
4.3.2.a. Volledige kosteloosheid
4.3.2.b. Gedeeltelijke kosteloosheid
4.3.2.c. Voorlopige aanstelling.
4.3.2.d. Dossier afgewezen.
4.3.2.e. Aanvraag kennelijk ongegrond.
4.4. Prestaties en verplaatsingen inbrengen:
4.4.1. Het toevoegen van een prestatie. .
4.4.2. Het toevoegen van een verplaatsing.
4.4.3. Prestatie – overzicht – scherm.
4.5. Communicatie met het BJB tijdens de bijstand.
4.6. Het afsluiten van het dossier en het doorsturen naar het BJB.

5. Stappenplan bij de behandeling van een dossier – checklist

6. Zoekfunctie.

7. Verlofperiode.
1. INLEIDING

Enige tijd terug kreeg u reeds een brief waarin de invoering van een webapplicatie voor het Bureau
voor Juridische Bijstand werd aangekondigd. Alhoewel het systeem zo eenvoudig mogelijk werd
geconcipieerd en zoveel mogelijk werd uitgegaan van de lay-out van de papieren formulieren die de
laatste jaren in gebruik waren, lijkt het wenselijk om te voorzien in deze handleiding.

Het opzet van het systeem is het volledig electronisch laten verlopen van een BJB-dossier: van
aanvraag tot en met verslag.

De individuele advocaat kan aangesteld worden door het bureau zelf of kan zelf een aanvraag doen
voor een cliënt. In het eerst geval zal de advocaat een bericht van zijn aanstelling ontvangen via e-mail
en zal hij het dossier zelf terugvinden op de BJB-module die terug te vinden is op de private website.
In het tweede geval zal de advocaat het dossier in aanvraag meteen kunnen terugvinden op de BJB-
module en zal hij naderhand verwittigd worden van de beslissing van het bureau (goedkeuring,
afwijzing, onvolledig dossier ...).

Tijdens het verloop van de bijstand kunnen het bureau en de advocaat met elkaar communiceren aan
de hand van een daartoe voorziende functionaliteit. Voordeel daarvan is dat de verstuurde en
ontvangen berichten ook online in het electronische dossier bewaard blijven en dus ten alle tijde
raadpleegbaar.

Nog tijdens het verloop kan elke verrichte prestatie meteen worden toegevoegd aan het dossier, alsook
de verplaatsingen. Er dient niet langer te worden gezocht in de puntenlijst vermits aan de hand van een
drop-down menu de hoofdtaak worden gekozen (bvb: familieprocesrecht, strafrechtelijke
aangelegenheid, enz ...), waarna de mogelijke prestaties in deze hoofdtak worden weergegeven. Men
duidt dan gewoon de uitgevoerde prestatie aan en het systeem verbindt daar automatisch de
toepasselijke punten aan. Bij verplaatsingen zijn er standaardverplaatsingen voorzien (bvb Brugge-
Brussel, Oostende-Antwerpen). U selecteert gewoon de verplaatsing die u deed en het systeem vult het
aantal kilomet automatisch in. Staat de verplaatsing die u deed niet in de lijst, dan vult u zelf het aantal
afgelegde kilometer in. Het systeem verbindt automatisch het correct aantal punten aan de gedane
verplaatsing(en).

Belangrijk is dat alle stukken en documenten die aan het bureau dienen overgemaakt te worden
kunnen ingescand worden en zo electronisch worden toegevoegd aan het dossier. Beschikt men niet
over deze mogelijkheid, dan dient men de stukken voorlopig nog altijd over te maken aan het bureau.
Eenmaal de aanvraag van het dossier is gebeurd, drukt men het aanvraagformulier af vanuit de
dossierfiche, laat men die ondertekenen door de cliënt en maakt men deze over aan het bureau samen
met de stukken. In de nabije toekomst zal men deze stukken kunnen faxen naar een centraal nummer,
waarna de stukken automatisch aan het dossier zullen toegevoegd worden. Er zal dus geen enkele
reden meer voorhanden zijn om te wachten tot het einde van het gerechtelijk jaar om de verslagen door
te sturen.

Is er aanleiding om de ontlasting te vragen, dan kan dat uiteraard gevraagd worden via de
communicatie-module die voorzien is.

Is het dossier afgehandeld, dan stuurt de advocaat het door naar het bureau. Deze zal het verslag
nazien, alsook het aantal punten waarop de advocaat aanspraak maakt.
2. INLOGGEN EN VINDPLAATS VAN DE BJB-MODULE.

De BJB-module bevindt zich op de private website. U kan inloggen via www.baliebrugge.be of via
www.advocaat.be . Daar klikt u telkens op ‘privaatluik’. Rechtstreeks naar de login pagina gaan kan
ook door te surfen naar http://privaat.advocaat.be . Het login scherm ziet er als volgt uit:

U voert het e-mail adres in en navolgend het paswoord, waarna u op ‘inloggen’ klikt. Let op met het
kiezen voor de optie ‘mijn gegevens onthouden’ of password-managers. Het is evident niet de
bedoeling dat andere dan u gebruik maken van de private website en de daarop opgeslagen informatie
of de geboden mogelijkheden (bvb het raadplegen van het rijksregister). Wees dit in bijzonder
indachtig wanneer u inlogt vanaf een andere computer (bvb zelfs in het buiteland).

Beschikt u nog niet over een login, dan moet u die zelf aanvragen. Daarvoor moet u wel uw e-mail
adres opgegeven hebben bij het secretariaat van de Orde. U klikt voor de aanvraag van een login op
‘paswoord aanvragen’ (zie bovenstaand scherm). Daarna krijgt u volgend scherm te zien:
U voert dan gewoon uw e-mail adres in en klikt op ‘toegang activeren’. Uw paswoord wordt dan
meteen naar uw e-mail adres dat bij de Orde werd opgegeven, verstuurd. Uw login is steeds uw e-mail
adres.

Bent u uw paswoord vergeten, klik dan op de optie ‘paswoord vergeten’ (zie eerste scherm hoger). Het
wordt u dan nogmaals opgestuurd.

Uw paswoord wijzigen kan door op de private website te klikken op ‘loket’ en dan in de linkerkolom
op ‘advocatenfiche’. U krijgt dan volgend scherm te zien:
Daarop klikt u op ‘toegang private website’. Op het volgend scherm vult u gewoon uw nieuw
paswoord in en klikt u op ‘paswoord wijzigen’.

De BJB-module vindt u onder ‘loket’. U klikt dus op ‘loket’ en dan vindt u in de

linkernavigatiebalk de BJB-module. Daar klikt u dus op om toegang te krijgen.

U krijgt dan (evenzeer in de linkernavigatiebalk) de volgende mogelijkheden:

- inschrijven
- dossiers
- berichten

3. ZELF INSCHRIJVEN.

Voorafaandelijk. Let op: voor 2005-2006 werd u reeds via een gewoon schrijven verzocht of u zich
wenst in te schrijven of niet. U dient aldus zelf niets te ondernemen bij de start van het gerechtelijk
jaar 2005-2006.

3.1. INSCHRIJVEN EERSTELIJNSBIJSTAND.

In de linkernavigatiebalk klikt u op ‘1e-lijnsbijstand’. U krijgt dan volgend scherm:

Als u uw keuze hebt gemaakt, klikt u op ‘opslaan’. Daarna wordt uw inschrijving onderzocht en
(desgevallend) goedgekeurd.

Voor tweedelijnsbijstand is het systeem niet anders. U klikt op ‘2e-lijnsbijstand’ en krijgt dan volgend
scherm te zien:

U klikt evenzeer op ‘opslaan’ waarna uw inschrijving wordt onderzocht en (desgevallend)

goedgekeurd.
Wanneer u een inschrijving voor eerste- en/of tweedelijnsbijstand heeft gedaan, dan zult u daarvan
telkens een bevestiging via e-mail krijgen. Van zodra het bureau uw inschrijving heeft goedgekeurd,
zal u daarvan evenzeer een bevestiging via e-mail krijgen.

Uitschrijven kan u zelf niet. Daarvoor zult u dus een e-mail bericht moeten versturen aan het bureau.
De andere zaken waarvoor u elk jaar in de mogelijkheid wordt gesteld om u in te schrijven, zal via de
traditionele manier verlopen.

4. HET ONLINE BJB-DOSSIER.

Wanneer u zelf een aanvraag wenst in te dienen, dan dient u voortaan deze mogelijkheid te gebruiken.
Papieren aanvragen worden niet langer aanvaard.

Eenmaal u ingeschreven bent in het kader van de tweedelijnsbijstand, kan u aan de slag met de BJB-
module. Bent u nog niet ingeschreven, of wenst u niet langer deel te nemen dan kan u de module ook
gebruiken. Uw mogelijkheden zullen dan wel beperkt zijn tot het raadplegen en verder afhandelen van
de reeds bestaande dossiers.

Om de module te gebruiken, surft u op de private website dus naar ‘loket’, waarna u in de

linkernavigatiebalk op ‘BJB’ klikt.

4.1. HET AANMAKEN VAN HET BJB-DOSSIER.

Om een aanvraag in te dienen, klikt u in de linkernavigatiebalk op ‘nieuw dossier’.

De gegevens die u moet invullen, zijn identiek als deze die op de papieren aanvraag dienden
opgegeven te worden. Het gaat om:

- gegevens rechtzoekende
- gezinssamenstelling
- voorwaarden van de kosteloosheid
- voorwerp van de procedure
- documenten bij het dossier

Alle gegevens die u dient in te vullen bevinden zich op één pagina. Ten einde deze handleiding
overzichtelijk te houden, wordt dit scherm hier opgeplitst in een aantal delen.

De gegevens van de rechtzoekende en de gezinssamenstelling:

Hier vult u zoveel mogelijk gegevens in als u kan. De velden waar een (*) bijstaat, zijn verplichte
velden. Indien ze niet ingevuld worden, zal het systeem weigeren het dossier te aanvaarden. Let erop
dat u hier reeds invult hoeveel personen ten laste er zijn. Dit is van belang zo de aanvraag plaats
vindt op basis van ‘onvoldoende inkomsten’: per persoon ten laste stijgt het maximum-inkomen
om in aanmerking te komen voor tweedelijnsbijstand.

Als u meer dan één aanvraag wenst te doen voor één cliënt, dan dient u voor elk nieuw dossier de
gegevens opnieuw in te voeren, net zoals het vroeger het geval was bij de papieren aanvraag. Er
bestaat géén andere mogelijkheid.

De voorwaarden van de kosteloosheid:

Hier dient gekozen te worden op basis waarvan de cliënt aanspraak maakt op tweedelijnsbijstand: (a)
onvoldoende inkomsten, (b) een gelijkgestelde categorie of (c) een gelijkgestelde categorie behoudens
tegenbewijs.

In geval (a) dient u zoals voorheen de inkomsten in te vullen, de aard ervan, de inkomsten van de
samenwonende, enz ... Daarnaast dienen uiteraard ook de schulden te worden ingevuld. Als er meer
dan één schuld is, dan klikt u gewoon op ‘nog een schuld toevoegen’ zo vaak als nodig. Het systeem
verwerkt automatisch de opgegeven bedragen (zowel inkomen, schulden als aftrek voor personen ten
laste) en doet dus automatisch opgave van de in aanmerking te nemen inkomsten.

Het onderdeel van het scherm met betrekking tot de aanvraag op basis van onvoldoende inkomsten,
ziet er als volgt uit (om te weten welke inkomsten moeten opgegeven worden, welke schulden in
aanmerking komen, enz ...: raadpleeg het vademecum juridische bijstand te vinden op de private
website. Log daavoor in en surf naar > OVB > rechtsbijstand & rechtshulp > rechtshulp >
vademecum):

Indien de cliënt tot (b) een gelijkgestelde categorie behoort, of tot (c) een gelijkgestelde categorie
behoudens tegenbewijs, klikt men respectievelijk op de daarvoor voorziene mogelijkheid.

In geval (b) krijgt men volgend scherm te zien:

In geval (c) krijgt men volgend scherm te zien:

Zowel in (b) als in (c) kan men men maar voor één subcategorie kiezen.

Het voorwerp van de procedure:

Navolgend dient u aan te duiden tot welke rechtstak de procedure behoort en dient u deze procedure te
omschrijven. Het veld ‘omschrijving van de te voeren procedure/prestatie’ is een verplicht veld. Vult u
deze niet in, dan aanvaardt het systeem de aanvraag niet. Vult u het in met een nutteloos teken, dan zal
het dossier door het bureau als ‘niet volledig’ worden aangemerkt: u dient wel degelijk te omschrijven
waarover het gaat.

Wat de rechtstak betreft, heeft u keuze uit de volgende:

Het veld ‘omschrijving van de te voeren procedure/prestatie’ bevindt zich onder het drop-down menu
waaruit u de hoofdtaak dient te selecteren.

Ook wanneer er geen sprake is van een procedure, maar bvb enkel van een advies dient u dus de
hoofdtak te selecteren en de prestatie te omschrijven.

Documenten bij het dossier:

Uiteindelijk biedt het systeem u de mogelijkheid om de documenten die u bij uw aanvraag dient voor
te leggen, electronisch toe te voegen aan het dossier. U scant de stukken vooraf in en slaat ze op uw pc
op. U voert dan de naam het document in, en via ‘bladeren’ identificeert u het stuk op uw pc.

Door de stukken electronisch te voegen, hoeven de documenten niet langer op gewone manier worden
overgemaakt aan het bureau én hoeft u deze documenten bij het afsluiten van het dossier ook niet
meer over te maken: de documenten blijven electronisch bewaard in het dossier en ten allen
tijde raadpleegbaar.

In de nabije toekomst zullen de stukken via een andere manier electronisch kunnen worden gevoegd.
In het BJB-dossier zal er een mogelijkheid zijn om een voorblad te genereren. Dit zal een barcode
bevatten en zal u als voorblad moeten gebruiken om door te faxen. Eenmaal gefaxt zullen de stukken
automatisch aan het dossier worden gevoegd in pdf-formaat.
Vergeet als laatste stap niet op ‘opslaan’ te klikken (zie het zonet weergegeven scherm) ten einde
niet alle informatie die u heeft ingevoerd te verliezen. Pas wanneer u op ‘opslaan’ heeft geklikt
wordt de informatie opgeslagen.

4.2. HET DOSSIER VOORLEGGEN AAN HET BJB.

Wanneer u op ‘opslaan’ heeft geklikt, krijgt u een dossierfiche te zien (een overzicht van het dossier).
Op de afbeelding hieronder ziet u hoe deze fiche er uit ziet.

Dit scherm zult u telkens zien wanneer u een dossier raadpleegt.

Wanneer u zelf een aanvraag indient, zal het dossier op dit scherm worden getoond met een voorlopig
dossiernummer (dat heeft als nummering: “A-BBR-2005-.......” tegenover een defintief
dossiernummer: “BJB-BBR-2005-.....”). Onder ‘dossiergegevens’ zult u de status van het dossier
zien.

Bij een aanvraag door de advocaat zelf zal dit in eerste instantie zijn: “nieuw dossier – aangemaakt
door advocaat”.

Om het dossier door te sturen naar het bureau, volstaat het om op de link ‘doorsturen naar balie’ te
klikken (de link staat gans bovenaan in de dossieriche: zie bovenstaand voorbeeldscherm).
Na het doorsturen zult u volgend scherm te zien krijgen:

Eenmaal het dossier werd doorgestuurd, kan u het aanstellingsformulier afdrukken. Het stuk is
opgeslagen in pdf-formaat en u zult dus over de gratis adobe acrobat reader moeten beschikken
(inzoverre u deze nog niet heeft kan u deze gratis downloaden op www.adobe.nl ).
De status zal wijzigen van “nieuw dossier – aangemaakt door advocaat” naar “nieuw dossier –
baliecontrole”.

4.3. CONTROLE VAN HET DOSSIER DOOR HET BJB.

4.3.1. Het dossier is onvolledig.

Bij de controle stelt het BJB vast dat het dossier onvolledig is, omdat er onvoldoende stukken werden
meegezonden of de inhoud van de stukken niet voldoet. De status van het dossier zal dan niet langer
luiden “nieuw dossier – baliecontrole”, maar wel “nieuw dossier – onvolledig”. Hiervan zult u een
notificatie krijgen, samen met een bericht het probleem is.

Het is dan aan u om er op toe te zien om de situatie te regulariseren. Eenmaal u dat gedaan heeft moet
u het dossier opnieuw doorsturen naar het bureau door op de voorziene link (zie hoger) te
klikken.

4.3.2. Het dossier is volledig.

Als de aanvraag volledig is zal de status van het dossier opnieuw veranderen. Hier bieden volgende
mogelijkheden zich aan:

4.3.2.a. Volledige kosteloosheid

4.3.2.b. Gedeeltelijke kosteloosheid
4.3.2.c. Voorlopige aanstelling.
4.3.2.d. Dossier afgewezen.
4.3.2.e. Aanvraag kennelijk ongegrond.

Het bureau zal de aanvraag dan ten gronde onderzoeken en zal in functie van de voorliggende
gegevens een beslissing nemen. Bij elke beslissing krijgt u een notificatie.

Wanneer het dossier wordt goedgekeurd krijgt het dossier een definitief BJB dossiernummer en
veranderd de status naar “Dossier – open”.

Wanneer het verzoek wordt afgewezen dan kan hiertegen hoger beroep worden aangetekend. Het
dossier krijgt dan de status “Dossier - in beroep”.

4.3.2.a. Volledige kosteloosheid

De aanstelling van de advocaat is kosteloos. Het dossier krijgt als status:
“Dossier – open”. Onder deze vermelding staat dan de beslissing die werd genomen. In het
link-menu bovenaan de dossierfiche zult u een link vinden “beslissing(en) voorzitter”. Daar
kunt u op klikken om elke beslissing van de voorzitter van het bureau te raadplegen.

4.3.2.b. Gedeeltelijke kosteloosheid.

De aanstelling van de advocaat is gedeeltelijk kosteloos. In dat geval zal de voorzitter een
provisie begroten. De status van het dossier zal ook in dit geval zijn: “Dossier –
open”.

4.3.2.c. Voorlopige aanstelling.

De aanstelling is voorlopig omwille van de hoogdringendheid. De overtuigingsstukken zullen
binnen de x-aantal kalenderdagen op het bureau dienen te worden binnengebracht (dan wel
overgemaakt via het electronisch toevoegen). Na verloop van de bepaalde termijn vervalt de
status “Dossier – open” en wordt het dossier geschorst. Het dossier kan dan worden
 afgewezen, in welk geval u geen prestaties in rekening zult kunnen brengen. Voorlopige
aanstellingen zullen dan ook uiterst zelden worden toegestaan.

4.3.2.d. Dossier afgewezen.

Het verzoek wordt afgewezen omdat de aanvrager voldoende inkomsten heeft of niet bewijst
te behoren tot een van de gelijkgestelde categorieën (artikel 508/14 Ger.WB.) De status van
het dossier wijzigt dan naar “Dossier – afgewezen”.

4.3.2.e. Aanvraag kennelijk ongegrond.

Het verzoek wordt afgewezen omdat de zaak kennelijk ongegrond is
(artikel 508/14 Ger.WB.). De status dossier van het dossier wijzigt dan naar “Dossier –
afgewezen”

4.4. PRESTATIES EN VERPLAATSINGEN INBRENGEN.

Eenmaal het dossier de status “open” krijgt, kan u prestaties en verplaatsingen inbrengen. Dit is in
wezen identiek aan het vermelden van de prestaties en verplaatsingen op het alomgekende papier
verslagformulier.

Hier is echter voorzien in een hulp. De punten voor een welbepaalde prestaties en het aantal kilometer
voor een standaardverplaatsing zijn reeds voorzien: u hoeft ze maar te selecteren en de van toepassing
zijnde punten en het aantal kilometer (naderhand automatisch omgezet in het correct aantal punten)
wordt automatisch ingevuld.

Om een prestatie toe te voegen moet u opnieuw vertrekken vanuit de dossierfiche en bovenaan in het
linkmenu (net onder het dossiernummer) klikken op “prestaties”. Hoe u een dossier opzoekt vindt u
verder in deze handleiding.

Het invoerscherm voor prestaties ziet er uit als volgt:

Om een prestatie toe te voegen, klikt u uiteraard op “nieuwe prestatie toevoegen”. U krijgt dan een
nieuw scherm te zien waar u uw verdere keuze in 2 stappen dient te maken. Het scherm dat u te zien
krijgt, is het volgende:
Onder ‘hoofdtaak’ kiest u eerst één van de hoofdcategorieën. Deze categorieën zijn de volgende:
Eenmaal u de toepasselijke hoofdtaak heeft aangeduid, zult u de subcategorieën te zien krijgen (cfr het
2de scherm hier hoger weergegeven, waar de subcategorieën weergegeven zijn voor de hoofdtaak
“prestaties niet gevolgd door een procedure”).
U stipt dat (door op het bolletje te klikken) die prestatie aan die u heeft uitgevoerd. En dan op
‘opslaan’ onderaan. Pas dan wordt de prestatie geregistreerd.

U beschikt over de mogelijkheid om af te wijken op het standaard aantal voorziene punten. Bvb
wanneer u slechts een deel van de procedure heeft afgewerkt en slechts aanspraak wenst te maken op
de helft van de punten. U dient de afwijking wel te motiveren.

Eenmaal u een prestatie heeft geslecteerd, wordt deze geregistreerd en krijgt u volgend scherm (in dit
voorbeeld werd gekozen voor hoofdtaak 2, subcategorie 2.3.1):

Voor het toevoegen van een (bijkomende) nieuwe prestatie volgt u dezelfde werkwijze. U kunt
uiteraard na het uitvoeren van een prestatie (bvb een raadkamer), deze toevoegen aan het dossier. Op
die manier bespaart u zichzelf op het einde van de bijstand heel wat zoekwerk om alle prestaties
correct in te vullen. Zolang u het dossier niet ‘afsluit’, blijven de prestaties gewoon opgeslagen in het
dossier. Pas wanneer u ‘afsluit’, zal alles worden doorgestuurd naar het bureau.

Wenst u een ingave te wijzigen, dan klikt u op het oranje icoontje helemaal rechts (laatste kolom) van
de beoogde prestatie. Wenst u een ingave te verwijderen, dan klikt u op het rode icoontje helemaal
rechts (laatste kolom) van de beoogde prestatie.

Voor het toevoegen van een verplaatsing klikt u gewoon op “nieuwe verplaatsing toevoegen”. U krijgt
dan volgend venster:
Kijk eerst of uw verplaatsing onder “vaste verplaatsing” valt terug te vinden. Dit zijn een aantal
standaardverplaatsingen die zijn opgenomen. Kies gewoon de verplaatsing en de bijhorende aantal
kilometers worden automatisch ingevuld. Voorlopig zijn volgende verplaatsingen voorzien:

Voor verplaatsignen vanuit Oostende zijn identiek dezelfde standaardverplaatsingen voorzien, maar
dan uiteraard met de correcte aantal kilometers. In de toekomst zullen het aantal
standaardverplaatsingen wellicht nog worden uitgebreid.
Indien uw verplaatsing niet in de lijst staat, kies dan voor ‘andere’ in het drop-down menu en vul zelf
uw traject in het daartoe voorziene vak in. Het aantal afgelegde kilometers dient u dan uiteraard ook
nog zelf in te geven.

Klik dan op ‘opslaan’ (onderaan) en de verplaatsing wordt geregistreerd. Ook hier herhaalt u deze
werkwijze als u méér dan één verplaatsing wenst toe te voegen. En ook hier wordt alles pas
doorgestuurd naar het bureau als u het dossier afsluit.

Wenst u een ingave te wijzigen, dan klikt u op het oranje icoontje helemaal rechts (laatste kolom) van
de beoogde verplaatsing. Wenst u een ingave te verwijderen, dan klikt u op het rode icoontje
helemaal rechts (laatste kolom) van de beoogde verplaatsing.

Bespaar uzelf gans wat werk en registreer dan ook telkens de verrichte prestatie en/of de
gedane verplaatsingen van zodra u deze heeft gedaan en wacht niet tot het laatste
moment.

Wanneer u de verplaatsing heeft opgeslagen, zult u kunnen zien hoeveel punten aan deze aantal
afgelegde kilometers worden toegewezen. U ziet dat in het hoofdscherm van de prestaties:

Bent u klaar met het invoeren van prestaties/verplaatsingen, klik dan onderaan het scherm op “terug”
(zie het hier net boven weergegeven scherm).

4.5. COMMUNICATIE MET HET BJB TIJDENS DE BIJSTAND.

U heeft al vaak de term ‘notificatie’ kunnen lezen in deze handleiding. Wanneer er iets in uw dossier
gebeurd, dan krijgt u via e-mail een notificatie. Zo ook wanneer u een bericht ontvangt in een dossier.
Bijvoorbeeld wanneer uw aanvraag goedgekeurd wordt en u daarover een bericht wordt verstuurd of
wanneer het bureau u rechtstreeks aanstelt, enz ...
Om deze berichten te lezen (en om zelf berichten te versturen) dient u gebruik te maken van de
geïntegreerde communicatietool waarover de BJB-module beschikt en die raadpleegbaar is vanuit elk
dossier. U kunt dus géén overzicht krijgen van al uw berichten in alle dossiers samen: de tool is voor
elk dossier afzonderlijk voorzien.

Wanneer u dus een notificatie krijgt doet u er goed aan om zo snel mogelijk de BJB-
module te raadplegen (zie verder nummer 6 voor wat betreft de zoekfunctie) ten einde na
te gaan wat u werd medegedeeld: nieuwe aanstellingen zullen enkel nog op deze manier
worden overgemaakt!

In de dossierfiche ziet u bovenaan in het link-menu (zie afbeelding hieronder) aan de rechterkant: ‘E-
mails en brieven’ en ‘Nieuw bericht’.

De functie ‘E-mails en brieven’ is als het ware de ‘inbox’ in dat specifieke dossier: alle berichten zijn
daaronder terug te vinden en worden er in gerangschikt naargelang hun onderwerp: BJB, rijksregister,
permanente vorming en advocaat. Op vandaag is enkel de functie voor het BJB actief.

Als u klikt op ‘E-mails en brieven’ krijgt u volgend scherm te zien:

U kunt kiezen om de inkomende (naar u gestuurd) of de uitgaande (door u verstuurd) berichten te
zien. Daarvoor vinkt u gewoon het vakje aan dat bij het soort berichten die wenst te lezen staat. U
kunt de berichten die u niet meer nodig hebt laten archiveren. De berichten die u wenst te archiveren
duidt u aan door het vakje links van de beoogde berichten aan te vinken en navolgend op de knop
‘geselecteerde berichten activeren’ te klikken.

Het bericht zelf kunt u lezen door helemaal rechts op de berichtlijn op het blauwe knopje te klikken.
Om terug te keren naar het dossier klikt u gewoon op het refertenummer van het bericht.
Als u er voor kiest om de inhoud van het bericht te lezen, dan wordt dit vertoond op volgende
manier:

Eenmaal u er heeft voor gekozen om het bericht te lezen kan u het ook afdrukken. U klikt daarvoor
simpelweg op de link ‘Afdrukken’ die boven de brief zelf staat.

Om zelf een nieuw bericht te versturen aan het bureau (of zelfs aan een derde – bvb een tolk – ,
maar dan uiteraard in het kader van dat specifieke dossier) klikt u in het linkmenu op ‘Nieuw bericht’.
U krijgt dan volgend scherm te zien:
U kunt kiezen om het bericht te versturen aan de dossierbeheerder (dat is voor bureau te
Brugge: Sofie Kürz of Hilde Luypaert), aan de andere dossierbeheerder van het bureau te
Brugge of aan een derde. Van deze laatste moet u dan zelf het e-mail adres en de naam
invullen. Het ‘onderwerp’ moet verplicht ingevuld worden, bij gebreke waaraan het systeem
zal weigeren het bericht te versturen.

In het editor-venster schrijft u dan de tekst (die u kunt bewerken aan de hand van de functies
in de menubalk van het editor-venster) van uw bericht en u klikt navolgend onderaan het
editor-venster op ‘bericht verzenden’. Van zodra u daarop heeft geklikt, wordt u meteen
teruggebracht naar de dossierfiche.

4.6. HET AFSLUITEN VAN EEN DOSSIER EN HET DOORSTUREN NAAR

HET BUREAU.

Wanneer u een dossier wenst af te sluiten, dient u nog steeds het verslagformulier in te vullen,
maar vanaf nu dus in elektronische vorm. Éénmaal het verslag is ingevuld kan het worden
afgeprint, zoals het verzoek tot aanstelling. Op afbeelding op de volgende pagina ziet u
duidelijk welke gegevens moeten ingevuld worden.

De velden die zijn aangegeven met een sterretje dienen verplicht ingevuld te worden. In de
nabije toekomst wordt het ook mogelijk om de stavingsstukken aan het dossier te koppelen
zoals de bewijsstukken bij de aanvraag van een dossier (cfr hoger). In afwachting zal u het
verslag samen met de stavingsstukken moeten overmaken aan het bureau.

De stavingsstukken die u verplicht dient te voegen zijn de volgende:

∗ kopie van de schriftelijke adviezen; kopie van de minnelijke regeling

∗ burgerlijke, handels, sociale en fiscale zaken: kopie van de vonnissen en/of arresten;
* administratieve zaken: kopie van de arresten en/of verzoekschriften (RVS), kopie
van de beslissing (CGVS en VBC), attest van aanwezigheid per zitting; jeugdzaken:
oproepingsbrief, dan wel aanwezigheidsattest per oproeping;
∗ strafzaken: oproeping voor de Raadkamer, oproeping voor de KI, de berichten tot
vaststelling en memorie in cassatie, de oproeping en beslissing CBM, neerleggen
van de strafklacht en bewijs neerlegging;
∗ beslissing van het bureau voor rechtsbijstand (kosteloze rechtsbijstand).

Wanneer u alles heeft ingevuld klikt u ‘Opslaan’ onderaan het electronische verslagformulier.
U wordt dan opnieuw naar de dossierfiche teruggebracht. Daar klikt u op “Afsluiten” in het.
Het dossier krijgt dan de status “dossier afgesloten door advocaat”.

Het bureau wordt op dat ogenblik verwittigd van het feit dat u een dossier heeft. Wanneer het
dossier wordt goedgekeurd door het BJB zal de status van het dossier opnieuw wijzigen in
“dossier afgesloten door de balie”. Op dat moment kan u zien hoeveel punten er
werden toegekend in het dossier.

Stelt het bureau bij de controle vast dat het dossier onvolledig was (bvb als het verslag
onvoldoende ingevuld is of als er stavingsstukken ontbreken), dan zal de status van
het dossier gewijzigd worden in “dossier afgesloten door advocaat – onvolledig”. U
zal tevens een bericht ontvangen wat er precies mankeerde. Zorg dan voor de nodige
aanvullingen en sluit dan opnieuw het dossier af door opnieuw op “afsluiten” te klikken. Dan
wordt het dossier opnieuw overgemaakt op het bureau ter goedkeuring. Bij goedkeuring krijgt
het dossier dan voormelde status “dossier afgesloten door de balie”.
5. CHECKLIST.

Hierna vindt u een ‘stappenplan’ dat u kunt volgen bij de behandeling van een nieuwe
aanvraag door de advocaat..

1. facultatief: inscannen van bewijsstukken (attest van samenstelling gezin + bewijs van
inkomen) en op de computer bewaren (in de toekomst dus: toevoegen aan het
electronisch dossier via fax);
2. inloggen op de private website;
3. surf naar Loket > BJB > Dossiers > nieuw dossier;
4. vul het aanvraagformulier in
5. facultatief: koppel de ingescande bewijsstukken aan het dossier
6. aanvraagformulier opslaan
7. dossier doorsturen naar de balie (in het overzichtscherm)
8. het verzoek tot aanstelling afdrukken
9. de bewijsstukken overmaken aan het bureau; dit is voorlopig: in de toekomst dient u
dit niet meer te doen, maar moet u deze dus voegen aan het dossier via een fax
zending;
10. wachten op de beslissing
a. onvolledig dossier > dossier vervolledigen en opnieuw doorsturen
b. volledig dossier
i. volledige kosteloosheid – dossier open
ii. gedeeltelijke kosteloosheid – dossier open
iii. voorlopige aanstelling – dossier tijdelijk open
iv. dossier afgewezen
11. ingeven prestaties/verplaatsingen
12. facultatief inscannen van de stavingsstukken (bewijs van geleverde prestaties)
13. dossier afsluiten – doorsturen naar het BJB
14. verslag en stavingsstukken overmaken aan het bureau; dit is voorlopig: in de
toekomst dient u dit niet meer te doen, maar moet u deze dus voegen aan het
dossier via een fax zending;
6. ZOEKFUNCTIE.

Wanneer u de BJB-module gaat raadplegen, zult u uiteraard eerst het dossier waarin u wilt werken
moeten opzoeken. Daarvoor beschikt de module over een uitgebreide zoekfunctie. Het zoekscherm
ziet er uit als volgt:

De zoekmogelijkheid die u ziet, spreken voor zich. U kunt vrij combineren: hoe meer gegevens u
invult, hoe precies de zoekresultaten zullen zijn. Belangrijk is wel dat u een keuze maakt inzake de
aard van het/de dossier(s) die u wenst te raadplegen: alle dossiers, een dossier met een voorlopig
nummer (nog niet goedgekeurd door het bureau) en een dossier (met definitief nummer).
Als u alles ingevuld heeft, klikt u onderaan of bovenaan op ‘zoeken’.

7. VERLOFPERIODE.

Wanneer u wordt geconfronteerd met een periode van afwezigheid of onbereikbaarheid en u

daarin niet wenst aangesteld te worden door het BJB, kan u uw verlofperiode ingeven op de
private website, waardoor u tijdens deze periode geen aanstellingen zult bekomen.

Om uw verlofperiode in te gevan, klikt u na het inloggen op “advocatenfiche” en daarna op

“verlofperiodes”. Klik nu op “een nieuwe verlofperiode toevoegen”. Het scherm ziet er uit
als volgt: