Carta Aliran

Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

Subaktiviti Muka surat ini 1/1

Mencadangkan Jawatankuasa
Pengurusan Asrama dan Program
Asrama

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

Tidak Lulus?
Ya

Mengadakan mesyuarat pelaksanaan

Program Asrama

Memantau Pelaksanaan Program

Jawatankuasa Pengurusan Asrama

Menerima laporan program

Mengadakan mesyuarat ’post mortem’

Pelaksanaan Program

Proses kerja PK HEM

Menyerahkan laporan ’post-mortem’
kepada Pengetua

Memfailkan laporan
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

Subaktiviti Muka surat ini 1/1

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mencadangkan Jawatankuasa Pengurusan

Asrama dan Program Asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mengadakan mesyuarat pelaksanaan

Program Asrama

4. Memantau Pelaksanaan Program Asrama

5. Menerima laporan pemantauan Pelaksanaan

Program (untuk tindakan selanjutnya)

6 Mengadakan mesyuarat ’post mortem’

Pelaksanaan Program

7 Menyerahkan laporan ’post-mortem’ kepada

Pengetua

8 Memfailkan laporan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka
Subaktiviti 6.2.2 MENGURUSKAN MESYUARAT JK ASRAMA 1/1
surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan
1. Mencadangkan tarikh, masa, tempat Pengetua Buku Panduan
dan agenda mesyuarat Pengurusan Asrama
Sekolah
2. Membentangkan kepada Pengetua
untuk kelulusan

3. Memastikan setiausaha menghantar Pengetua

surat panggilan mesyuarat.

4. Mengadakan mesyuarat Pengetua

5. Menyemak minit mesyuarat apabila

selesai sesuatu mesyuarat

6. Menyediakan minit mesyuarat

7. Mengarahkan setiausaha
mengedarkan minit kepada ahli untuk
tindakan selanjutnya

8. Menyerahkan satu salinan minit Pengetua

mesyuarat kepada Pengetua

9 Menghantar satu salinan minit

mesyuarat ke Sektor SMK JITRA

10. Memfailkan satu salinan minit

mesyuarat
Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka surat
Subaktiviti 6.2.2 MENGURUSKAN MESYUARAT JK ASRAMA 1/1
ini

Mencadangkan tarikh,masa,tempat
dan agenda mesyuarat

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

Lulus?
Tidak
Ya
Menghantar surat panggilan mesyuarat.

Mengadakan mesyuarat

Menyemak draf minit mesyuarat apabila

selesai sesuatu mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat untuk

ditaip

Mengedar minit mesyuarat

Menyerahkan salinan minit mesyuarat

kepada Pengetua

Menghantar satu salinan minit ke Sektor

SMK JITRA
Proses Kerja PK HEM .
Memfailkan satu salinan
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENGURUSKAN MESYUARAT JK Muka surat
Subaktiviti 6.2.2 1/1
ASRAMA ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mencadangkan tarikh,masa,tempat
dan agenda mesyuarat

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3 Menghantar surat panggilan mesyuarat.

.
4 Mengadakan mesyuarat

.
5. Menyemak draf minit mesyuarat apabila
selesai sesuatu mesyuarat

6. Menyediakan minit mesyuarat

7. Mengedar minit mesyuarat

8 Menyerahkan salinan minit mesyuarat kepada

Pengetua
9 Menghantar satu salinan minit mesyuarat ke
Sektor SMK JITRA

10 Memfailkan satu salinan

6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENGURUSKAN TAKWIM AKTIVITI Muka
Subaktiviti 6.2.3 1/1
ASRAMA surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menyenaraikan cadangan aktiviti Pengetua Takwim sekolah

asrama.

2. Membentangkan untuk mendapatkan Pengetua

kelulusan sebelum sesi persekolahan
bermula.

3. Mengadakan mesyuarat penyelarasan Pengetua Takwim Sektor SMK

aktiviti yang telah disesuaikan dengan JITRA, JPN dan
Takwim Sektor SMK JITRA, JPN dan sekolah.
sekolah.

4. Menyediakan Takwim Asrama

5. Menyemak Takwim Asrama Pengetua

6. Mencetak Takwim Asrama

7. Mengedarkan kepada pihak pentadbir,

guru-guru dan kakitangan berkenaan.

8. Memfailkan salinan Takwim Asrama

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka surat
Subaktiviti 6.2.3 MENGURUSKAN TAKWIM AKTIVITI ASRAMA 1/1
ini

Menyenaraikan cadangan aktiviti asrama

Membentangkan kepada Pengetua

Lulus?
Tidak
Ya

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

aktiviti

Menyediakan takwim Asrama

Menyemak

Mencetak

Mengedarkan Takwim

Memfailkan
Proses Kerja PK HEM
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENGURUSKAN TAKWIM AKTIVITI Muka surat
Subaktiviti 6.2.3 1/1
ASRAMA ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyenaraikan cadangan aktiviti asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mengadakan mesyuarat penyelarasan

4. Menyediakan Takwim

5. Menyemak

6. Mencetak

7. Mengedarkan Takwim

8. Memfailkan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka
Subaktiviti 6.2.4 MENGURUSKAN PELANTIKAN WARDEN 1/1
surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Mencadangkan calon-calon warden Pengetua Surat siaran dari

Sektor SMK JITRA,
Bahagian Sekolah

2. Membentangkan kepada Pengetua

untuk kelulusan
3. Mengarahkan calon warden yang Borang lantikan
dipersetujui mengisi borang warden
permohonan warden Lampiran 1
(SPK 6/95)
4. Menghantar borang untuk pengesahan
pelantikan ke Sektor SMK JITRA

5. Memproses borang permohonan Sektor SMK JITRA

6 Menerima surat pengesahan pelantikan

warden

7 Menyerahkan pengesahan pelantikan

warden
a) Ketua Warden
b) PT Kewangan

8 Memfailkan satu salinan pengesahan

pelantikan warden
Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka surat
Subaktiviti 6.2.4 MENGURUSKAN PELANTIKAN WARDEN 1/1
ini

Mencadangkan calon-calon warden

Membentangkan kepada Pengetua

Lulus?
Tidak Ya

Mengarahkan calon mengisi borang

Menghantar borang ke Sektor SMK

JITRA

Memproses borang permohonan

Lulus?
Tidak
Ya
Menerima surat pengesahan pelantikan
warden

Menerima salinan pengesahan

pelantikan warden

Proses Kerja PK HEM Memfailkan satu salinan

Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka surat
Subaktiviti 6.2.4 MENGURUSKAN PELANTIKAN WARDEN 1/1
ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mencadangkan calon-calon warden

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mengarah calon mengisi borang

4. Menghantar ke Sektor SMK JITRA

5. Menguruskan permohonan

6. Menerima surat pengesahan pelantikan

warden

7. Menyerahkan salinan pengesahan pelantikan

warden kepada Ketua Warden dan PT
Kewangan

8. Memfailkan satu salinan pengesahan

pelantikan warden
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENYEDIAKAN JADUAL WARDEN Muka
Subaktiviti 6.2.5 1/1
BERTUGAS surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menyediakan draf Jadual Warden Pengetua Buku Panduan

selaras dengan bilangan warden, Pengurusan Asrama
jumlah hari bertugas dan Takwim. Sekolah

2. Membentangkan draf Jadual Warden Pengetua

bertugas kepada Pengetua untuk
kelulusan

3. Menyediakan Jadual Warden Bertugas

4. Menyemak Jadual Warden Bertugas

5. Mencetak Jadual Warden Bertugas

6. Mengedar Jadual Warden Bertugas

kepada warga sekolah

7. Memfailkan Jadual Warden Bertugas

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENYEDIAKAN JADUAL WARDEN Muka surat
Subaktiviti 6.2.5 1/1
BERTUGAS ini

Menyediakan Draf Jadual Warden

Bertugas

Membentangkan kepada Pengetua

Lulus?
Tidak Ya

Menyediakan Jadual Warden Bertugas

Menyemak

Puas hati?
Tidak

Ya
Mencetak

Mengedarkan jadual kepada warga

sekolah

Proses Kerja PK HEM Memfailkan jadual bertugas warden

Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENYEDIAKAN JADUAL WARDEN Muka surat
Subaktiviti 6.2.5 1/1
BERTUGAS ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyediakan draf Jadual Warden Bertugas

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan.

3. Menyediakan Jadual Warden Bertugas

4. Menyemak

5. Mencetak

6. Mengedarkan kepada warga sekolah

7 Memfailkan jadual bertugas warden

6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka
Subaktiviti 6.2.6 MENYELIA KESELAMATAN MURID 1/1
surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Mencadangkan penubuhan JK Pengetua

Keselamatan

2. Membentangkan kepada Pengetua

untuk kelulusan

3. Mengadakan mesyuarat untuk agihan Pengetua

tugas

4. Menghebahkan maklumat keselamatan Buku Konsep dan

Manual Sekolah
Selamat, KPM
5. Mengadakan latihan-latihan Bomba
keselamatan Polis
Jabatan Kesihatan
6. Menerima laporan daripada JK
Keselamatan

7. Menyemak laporan latihan

keselamatan yang dijalankan

8. Mengadakan mesyuarat ‘post-mortem’

9. Melaporkan kepada Pengetua.

10. Memfailkan laporan

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

Muka surat
Subaktiviti 6.2.6 MENYELIA KESELAMATAN MURID 1/1
ini

Mencadangkan penubuhan JK
Keselamatan

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

Lulus?
Tidak
Ya
Mengadakan mesyuarat untuk agihan
tugas

Menghebahkan maklumat keselamatan

Mengadakan latihan-latihan keselamatan

Menerima laporan

Menyemak laporan

Mengadakan mesyuarat ‘post-mortem’

Puas hati?
Tidak
Ya

Melaporkan kepada Pengetua

.

Proses Kerja PK HEM

Memfailkan laporan
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
Muka surat
Subaktiviti 6.2.6 MENYELIA KESELAMATAN MURID 1/1
ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mencadangkan penubuhan JK Keselamatan

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mengadakan mesyuarat untuk agihan tugas

4. Menghebahkan maklumat keselamatan

5. Mengadakan latihan-latihan keselamatan

6. Menerima laporan

7. Menyemak laporan

9 Mengadakan mesyuarat ‘post-mortem’

10 Melaporkan kepada Pengetua

11 Memfailkan laporan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PELAKSANAAN TUGAS Muka
Subaktiviti 6.2.7 1/1
WARDEN surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan
1. Menyediakan instrumen pemantauan Surat siaran Sektor
tugas Warden SMK JITRA

2. Membentangkan kepada Pengetua Pengetua

untuk kelulusan.

3. Memberikan taklimat pemantauan

kepada Warden berdasarkan:
a. Senarai semak Pemantauan
tugas Warden
b. Laporan Harian Warden
Bertugas

4. Memantau pelaksanaan tugas Warden

berdasarkan senarai semak dan
laporan

5. Menerima dan menyemak laporan

pemantauan warden

6. Mengambil tindakan berdasarkan

laporan jika perlu

7. Menyerahkan laporan pemantauan Pengetua

kepada Pengetua.

8 Memfailkan laporan pemantauan

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PELAKSANAAN TUGAS Muka surat
Subaktiviti 6.2.7 1/1
WARDEN ini

Menyediakan instrumen pemantauan

tugas Warden

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan.

Lulus?

Ya
Memberi taklimat pemantauan kepada
Warden

Memantau pelaksanaan tugas Warden

berdasarkan senarai semak dan laporan

Menerima dan menyemak laporan

pemantauan warden
Memberi
bimbingan/teguran
Puas hati?
Tidak
Ya

Menyerahkan laporan pemantauan

kepada Pengetua

Proses Kerja PK HEM Memfailkan laporan

Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PELAKSANAAN TUGAS Muka surat
Subaktiviti 6.2.7 1/1
WARDEN ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyediakan instrumen pemantauan tugas

Warden

2. Membentangkan kepada Pengetua

3. Memberi taklimat pemantauan kepada

Warden

4. Memantau pelaksanaan tugas Warden

berdasarkan senarai semak dan laporan

5. Menerima dan menyemak laporan

pemantauan warden

6. Melaporkan kepada Pengetua

7. Memfailkan laporan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENGAWAL SELIA KELUAR HUJUNG Muka
Subaktiviti 6.2.8 1/1
MINGGU (OUTING) / BERMALAM MURID surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Mencadangkan tarikh outing/ bermalam Pengetua

Murid berdasarkan takwim Pengurusan
Sekolah dan Asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua Pengetua

untuk kelulusan

3. Mengedarkan tarikh outing dan

bermalam murid kepada semua warga
sekolah

4. Menerima permohonan murid :

(a) Outing : Pas Keluar
(b) Bermalam: Borang dan Pas Keluar

5. Menyemak permohonan

6. Menandatangani pengesahan
permohonan 3(a) dan (b)

7. Menyerahkan permohonan 3(a) dan (b)

yang telah diluluskan kepada murid
berkenaan

8. Menghantar buku Pas Keluar kepada

Pengawal Keselamatan bertugas

9. Menandatangani Pas Keluar

(Pengawal Keselamatan)

10. Mengambil semula Pas Keluar di

Pondok Kawalan

11. Mengambil tindakan jika murid tidak Pengetua

mengikut masa yang telah ditetapkan
Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENGAWAL SELIA KELUAR HUJUNG Muka surat
Subaktiviti 6.2.8 1/1
MINGGU (OUTING) / BERMALAM MURID ini

Mencadangkan tarikh outing/bermalam

berdasarkan takwim Pengurusan Sekolah
dan Asrama

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan.

Lulus?
Ya

Mengedarkan tarikh outing / bermalam

kepada semua warga sekolah

Menerima permohonan outing / bermalam

Menyemak permohonan
Memberi teguran
Lulus?
kerana tidak
menepati syarat Tidak
Ya
Menandatangani pengesahan
permohonan

Menyerahkan permohonan yang telah

diluluskan kepada murid untuk diserah
kepada Peng.Keselamatan

Menandatangani Pas Keluar

Melapor diri di Pondok Kawalan untuk

mengambil Pas Keluar
Mengambil tindakan
kerana pulang Lulus?
melebihi masa yang Tidak
ditetapkan Ya
Menyerahkan semula Pas Keluar kepada
murid
 Proses Kerja HEM

Senarai Semak / Checklist

Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MENGAWAL SELIA KELUAR HUJUNG Muka surat
Subaktiviti 6.2.8 1/1
MINGGU (OUTING) / BERMALAM MURID ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Mencadangkan tarikh outing/ bermalam
Murid berdasarkan takwim Pengurusan
Sekolah dan Asrama

2 Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3 Mengedarkan tarikh outing dan bermalam

murid kepada semua warga sekolah

4 Menerima permohonan murid

5 Menyemak permohonan

6 Menandatangani pengesahan permohonan

7 Menyerahkan permohonan yang telah

diluluskan kepada murid berkenaan

8 Menghantar Pas Keluar kepada Pengawal

Keselamatan bertugas

9 Menandatangani Pas Keluar (Pengawal

Keselamatan)

10 Melapor diri di Pondok Kawalan untuk

mengambil semula Pas Keluar

11 Mengambil tindakan jika murid tidak mengikut

masa yang telah ditetapkan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU URUSAN KELUAR MASUK
Muka
Subaktiviti 6.2.9 PELAWAT KE KAWASAN SEKOLAH / 1/1
surat ini
ASRAMA
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan
1. Menyediakan draf cadangan peraturan Pengetua
keluar masuk ke kawasan Sekolah dan
Asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua Pengetua

untuk kelulusan

3. Menghebahkan maklumat melalui:

a) Taklimat kepada:
- Pengawal Keselamatan
- Guru / kakitangan
- Murid
b) Papan notis

4. Menyediakan item seperti buku lawatan

dan pas pelawat

5. Meletakkan buku lawatan dan pas

pelawat di pondok kawalan

6. Mendapatkan kebenaran masuk

7. Merekod ke dalam buku lawatan

8. Mengisi borang dan memakai pas

pelawat (jika melawat sewaktu P&P).

9. Memaklumkan kehadiran di pejabat

(jika melawat sewaktu P&P).

10. Menyerahkan kembali borang dan pas

pelawat kepada pengawal di pondok
kawalan(jika melawat sewaktu P&P).

11. Melakukan kajian/ pemantauan Pengetua

 selanjutnya

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU URUSAN KELUAR MASUK
Muka surat
Subaktiviti 6.2.9 PELAWAT KE KAWASAN SEKOLAH / 1/1
ini
ASRAMA

Menyediakan draf cadangan peraturan

Keluar masuk pelawat

Membentangkan kepada Pengetua

untuk kelulusan.

Tidak Lulus?
Ya

Menghebahkan maklumat kepada

Pengawal Keselamatan dan warga
sekolah

Menyediakan dan meletakkan buku

lawatan dan pas pelawat di Pondok
Kawalan

Memberi teguran Mendapatkan kebenaran masuk

Kerana tidak
memiliki dokumen
(kad pelawat) Lulus?
Tidak
Ya
Merekod ke dalam buku lawatan Memberi kebenaran masuk
(Jika lawatan sewaktu P&P) (waktu yang dibenarkan)

Mengisi borang dan memakai Menyerahkan kad pelawat

Pas Pelawat kepada Pengawal

Memaklumkan kehadiran di Melapor diri di Pondok Kawalan

pejabat sekolah untuk mengambil semula kad
pelawat
Menyerahkan semula borang dan
pas pelawat kepada pengawal di
Pondok Kawalan
Melakukan kajian/ pemantauan
selanjutnya
Proses Kerja HEM
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU URUSAN KELUAR MASUK
Muka surat
Subaktiviti 6.2.9 PELAWAT KE KAWASAN SEKOLAH / 1/1
ini
ASRAMA

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Menyediakan draf cadangan peraturan keluar
masuk ke kawasan Sekolah dan Asrama

2 Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3 Menghebahkan maklumat melalui:

a) Taklimat kepada:
- Pengawal Keselamatan
- Guru / kakitangan
- Murid
b) Papan notis

4 Menyediakan item seperti buku lawatan dan

pas pelawat

5 Meletakkan buku lawatan dan pas pelawat di

pondok kawalan

6 Mendapatkan kebenaran masuk

7 Merekod ke dalam buku lawatan

8 Mengisi borang dan memakai pas pelawat

(jika melawat sewaktu P&P).

9 Memaklumkan kehadiran di pejabat (jika

melawat sewaktu P&P).

10 Menyerahkan kembali borang dan pas

pelawat kepada pengawal di pondok
kawalan(jika melawat sewaktu P&P).

11 Melakukan kajian/ pemantauan selanjutnya

6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PENGURUSAN KEBERSIHAN Muka
Subaktiviti 6.2.10 1/1
& KECERIAAN ASRAMA surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menyediakan senarai semak Pengetua Surat siaran Sektor

pemantauan kebersihan dan keceriaan SMK JITRA
asrama.

2. Membentangkan kepada Pengetua Pengetua

untuk ulasan dan kelulusan.

3. Memberikan taklimat pemantauan Pengetua Senarai semak

kepada Penyelia Asrama dan Warden Piawaian Kualiti
berdasarkan: Asrama
(a) Senarai Semak Pemantauan
kebersihan dan keceriaan
asrama
(b) Laporan Penyelia Asrama dan
Warden bertugas

4. Memantau pelaksanaan tugas Penyelia

Asrama dan Warden berdasarkan 3(a)
dan 3(b)

5. Memberi bimbingan dan teguran Pengetua

kepada Penyelia Asrama, Warden dan
ahli dorm (jika perlu).

6. Menyemak laporan pemantauan

Penyelia Asrama dan Warden untuk
tindakan selanjutnya.

7. Mengambil tindakan mengikut Pengetua

keperluan

8. Menyerahkan laporan pemantauan Pengetua

kepada Pengetua.

9. Memfailkan laporan
Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PENGURUSAN KEBERSIHAN & Muka surat
Subaktiviti 6.2.10 1/1
KECERIAAN ASRAMA ini

Menyediakan senarai semak pemantauan

kebersihan & keceriaan asrama

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

Lulus?
Tidak
Ya

Mendapatkan laporan pemantauan dari

Penyelia Asrama dan Warden

Memberi taklimat pemantauan

Menyemak laporan pemantauan warden

/penyelia/murid berdasarkan borang
pemantauan

Menyerahkan laporan kepada Pengetua

Proses Kerja PK HEM Memfailkan laporan

Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PENGURUSAN Muka surat
Subaktiviti 6.2.10 1/1
KEBERSIHAN & KECERIAAN ASRAMA ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyediakan draf senarai semak pemantauan

kebersihan & keceriaan asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mendapatkan laporan pemantauan Penyelia

Asrama dan Warden

4. Memberi taklimat pemantauan kepada

Penyelia Asrama ,Warden & Murid

5. Membimbing dan memberi teguran (jika

perlu)

6. Menyemak laporan pemantauan warden

/penyelia/murid berdasarkan borang
pemantauan

7. Menyerahkan laporan kepada Pengetua

8. Memfailkan laporan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PENYELENGGARAAN Muka
Subaktiviti 6.2.11 1/1
ASRAMA surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan
1. Menyediakan senarai semak Pengetua Surat siaran Sektor
pemantauan penyelenggaraan asrama. SMK JITRA

2. Membentangkan kepada Pengetua Pengetua

untuk ulasan dan kelulusan.

3. Menerima laporan pemantauan

Penyelia Asrama, Warden Bertugas
dan juruteknik

4. Memberikan taklimat pemantauan Pengetua Senarai semak

kepada Penyelia Asrama, Warden dan Piawaian Kualiti
juruteknik berdasarkan: Asrama
(a) Senarai Semak Pemantauan
Penyelenggaraan Asrama
(b) Laporan Penyelia Asrama dan
Warden bertugas

5. Memantau pelaksanaan tugas

penyelenggaraan asrama berdasarkan
3(a) dan 3(b)

6. Memberi bimbingan dan teguran Pengetua

kepada Penyelia Asrama, Warden (jika
perlu).

7. Menyemak laporan pemantauan

Penyelia Asrama, Warden dan
juruteknik untuk tindakan selanjutnya.

8. Mengambil tindakan mengikut Pengetua

keperluan

9 Menyerahkan laporan pemantauan Pengetua

kepada Pengetua.
 10 Memfailkan laporan

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PENYELENGGARAAN Muka surat
Subaktiviti 6.2.11 1/1
ASRAMA ini

Menyediakan senarai semak

pemantauan penyelenggaraan asrama

Membentangkan kepada Pengetua

Lulus?
Tidak
Ya

Mendapatkan laporan pemantauan

Penyelia Asrama, Warden dan juruteknik

Memberi taklimat pemantauan

Memantau kerja penyelenggaraan

asrama

Membimbing dan buat teguran (jika perlu)

Menyemak laporan pemantauan

Menyerahkan laporan kepada Pengetua

Proses Kerja PK HEM Memfailkan laporan

Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PENYELENGGARAAN Muka surat
Subaktiviti 6.2.11 1/1
ASRAMA ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menyediakan senarai semak pemantauan

penyelenggaraan asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mendapatkan laporan pemantauan daripada

Penyelia Asrama, warden dan juruteknik

4. Memberi taklimat pemantauan kepada

Penyelia Asrama ,Warden & Juruteknik

5. Memantau kerja penyelenggaraan asrama

6. Menyemak laporan pemantauan warden

/penyelia/murid berdasarkan borang
pemantauan

7. Menyerahkan laporan kepada Pengetua

8. Memfailkan laporan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PERKHIDMATAN DEWAN Muka
Subaktiviti 6.2.12 1/1
MAKAN surat ini
Pegawai Yang Undang-Undang /
Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan
1. Menyediakan senarai semak Pengetua Surat pekeliling
pengurusan dewan makan Kem. Pelajaran
berdasarkan kontrak.
Surat siaran Sektor
2. Membentangkan kepada Pengetua Pengetua SMK JITRA
untuk kelulusan.
Kontrak Bekalan
Makanan Bermasak
3. Mendapatkan laporan pemantauan
Penyelia Asrama dan warden
4. Memberikan taklimat pemantauan Pengetua
kepada Penyelia Asrama (Kesihatan &
Makanan) dan Warden berdasarkan:
(a) Kontrak Bekalan Makanan
Bermasak
(b) Senarai semak pemantauan
pengurusan dewan makan

5. Memantau pengurusan dewan makan

berdasarkan 3(a) dan 3(b)

6. Memberi bimbingan dan teguran Pengetua

kepada pengurus/ pekerja DM ,
Penyelia Asrama dan Warden.

7. Menerima dan menyemak laporan Pengetua

pemantauan Penyelia Asrama/ warden
dan murid

8. Menyerahkan laporan pemantauan Pengetua

kepada Pengetua.

9. Menghantar laporan bulanan prestasi

Kontraktor Dewan Makan ke JPN

10 Memfailkan satu salinan laporan

 bulanan prestasi Kontraktor Dewan
Makan

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PERKHIDMATAN DEWAN Muka surat
Subaktiviti 6.2.12 1/1
MAKAN ini

Menyediakan draf senarai semak

pemantauan pengurusan dewan makan

Membentangkan kepada Pengetua

Tidak Lulus?
Ya

Mendapatkan laporan pemantauan

Penyelia Asrama, warden dan murid

Memberi taklimat pemantauan kepada

Penyelia DM/Penyelia Asrama, Warden
dan murid berdasarkan senarai semak

Memantau (secara berkala)

Memberi bimbingan dan membuat

teguran kepada Pengurus DM, Penyelia
Asrama/ Warden/ Pekerja Dewan Makan

Menyemak laporan pemantauan

Menyerahkan laporan kepada Pengetua

Menghantar laporan ke JPN

Proses Kerja PK HEM

Memfailkan satu salinan laporan
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA
MEMANTAU PERKHIDMATAN DEWAN Muka surat
Subaktiviti 6.2.12 1/1
MAKAN ini
BELUM
Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Menyediakan senarai semak pemantauan

pengurusan dewan makan.

2 Membentangkan senarai semak pemantauan

kepada Pengetua untuk kelulusan.

3 Mendapatkan laporan pemantauan daripada

Penyelia Asrama dan Warden

4 Memberikan taklimat pemantauan kepada

Penyelia Asrama dan Warden.

5 Memantau perkhidmatan D. Makan

6 Membimbing dan membuat teguran (jika

perlu).

7 Menerima dan menyemak laporan warden,

penyelia asrama dan murid

8 Menyerahkan laporan pemantauan kepada

Pengetua

9 Menghantar laporan ke JPN

10 Memfailkan satu salinan laporan

6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

6.2.13 MEMANTAU DAN MENYELIA AKTIVITI Muka surat

Subaktiviti 1/1
BADAN DAKWAH SEKOLAH ini

Pegawai Yang Undang-Undang /

Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1 Mencadangkan pelantikan Guru Pengetua Surat pekeliling Kem.

Penasihat dan aktiviti Badan Dakwah Pelajaran Malaysia
Sekolah

2 Membentangkan kepada Pengetua

untuk kelulusan

3 Mengadakan mesyuarat untuk agihan Pengetua

tugas

4 Memberi taklimat kepada AJK Badan

Dakwah (murid)

5 Melaksanakan aktiviti Badan Dakwah Pengetua

6 Menerima laporan pelaksanaan

program Badan Dakwah daripada guru
Penasihat

7 Menyemak laporan pemantauan

aktiviti

8 Mengadakan mesyuarat ’post

mortem’ pelaksanaan aktiviti Badan
Dakwah

9 Menyerahkan laporan ’post mortem’

kepada Pengetua

10 Memfailkan satu salinan laporan

pemantauan pelaksanaan Program
Badan Dakwah
Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

6.2.13 MEMANTAU DAN MENYELIA AKTIVITI Muka surat

Subaktiviti 1/1
BADAN DAKWAH SEKOLAH ini

Mencadangkan pelantikan Guru-guru

Penasihat dan cadngan aktiviti Badan
Dakwah Sekolah

Membentang kepada Pengetua

Lulus?
Tidak Ya
Mengadakan mesyuarat untuk agihan
tugas

Memberi taklimat kepada AJK Badan

Dakwah (murid)

Melaksanakan aktiviti Badan Dakwah

Menerima laporan pelaksanaan dari Guru

Penasihat

Menyemak laporan pemantauan aktiviti

Mengadakan Mesyuarat ‘post-mortem’

Menghantar laporan ‘post-mortem’

kepada Pengetua

Proses Kerja PK HEM Memfailkan satu salinan laporan ‘post-

mortem’
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

Muka surat
Subaktiviti 6.2.13 MEMANTAU DAN MENYELIA AKTIVITI 1/1
ini
BADAN DAKWAH SEKOLAH

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mencadangkan pelantikan Guru-guru

Penasihat dan aktiviti Badan Dakwah Sekolah

2. Membentangkan kepada Pengetua

3. Mengadakan mesyuarat untuk agihan tugas

4. Memberi taklimat kepada AJK Badan

Dakwah (murid)

5. Melaksanakan aktiviti Badan Dakwah

6. Menerima laporan pelaksanaan akiviti dari

Guru Penasihat

7. Menyemak laporan pemantauan aktiviti

8 Mengadakan mesyuarat ‘post-mortem’

9 Menghantar laporan kepada Pengetua

10 Memfailkan satu salinan laporan

6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

6.2.14 MENGURUSKAN KEMUDAHAN

Subaktiviti Muka surat ini 1/1
PENGANGKUTAN ASRAMA

Pegawai Yang Undang-Undang /

Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Mencadangkan pelantikan Warden Pengetua Surat pekeliling Kem.

yang menguruskan kemudahan Pelajaran
pengangkutan asrama Manual Prosedur
Sekolah Selamat
2 Membentangkan kepada Pengetua
untuk kelulusan

3. Mengadakan mesyuarat untuk agihan

tugas

4. Menyediakan jadual kemudahan

pengangkutan asrama untuk murid
outing / solat Jumaat/ balik rumah

5. Memberi taklimat kepada murid

6 Menyelia tempahan tiket bas murid

(balik rumah)

7. Menerima laporan dari JK Kemudahan

Pengangkutan Asrama

8. Mengadakan mesyuarat ’post

mortem’ pelaksanaan Kemudahan
Pengangkutan Asrama

9 Menyerahkan laporan ’post mortem’ Pengetua

kepada Pengetua
 10 Memfailkan laporan

Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

6.2.14 MENGURUSKAN KEMUDAHAN Muka surat

Subaktiviti 1/1
PENGANGKUTAN ASRAMA ini

Mencadangkan pelantikan Warden

pengangkutan asrama

Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

Lulus?
Tidak
Ya

Mengadakan mesyuarat untuk agihan

tugas

Menyediakan jadual kemudahan

pengangkutan asrama untuk murid outing
/ Solat Jumaat/ balik rumah

Memberi taklimat kepada murid

Menyelia tempahan tiket bas murid (balik

rumah)

Menerima laporan dari JK Kemudahan

Pengangkutan Asrama

Mengadakan mesyuarat ’post mortem’

Perlaksanaan Kemudahan Pengangkutan
Asrama

Menyerahkan laporan ’post mortem’

 kepada Pengetua
Proses Kerja PK HEM
Memfailkan laporan
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

6.2.14 MENGURUSKAN KEMUDAHAN

Subaktiviti Muka surat ini 1/1
PENGANGKUTAN ASRAMA

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Mencadangkan pelantikan Warden yang

menguruskan kemudahan pengangkutan
asrama

2. Membentangkan kepada Pengetua untuk

kelulusan

3. Mengadakan mesyuarat untuk agihan tugas

dan Jawatankuasa kemudahan pengangkutan
asrama

4. Menyediakan jadual kemudahan

pengangkutan asrama untuk murid outing.
Solat Jumaat/ balik rumah

5. Memberi taklimat kepada murid

6. Menyelia tempahan tiket bas murid (balik

rumah)

7. Menerima laporan dari JK Kemudahan

Pengangkutan Asrama

8. Mengadakan mesyuarat ’post mortem’

Pelaksanaan Kemudahan Pengangkutan
Asrama

9. Menyerahkan laporan ’post mortem’ kepada

Pengetua

10 Memfailkan laporan
6 .1 Proses Kerja
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

Subaktiviti 6.2.15 MENYELIA STOK / INVENTORI ASRAMA Muka surat ini 1/1

Pegawai Yang Undang-Undang /

Proses Kerja
Meluluskan / Dirujuk Peraturan

1. Menerima peralatan asrama Pengetua

2 Menyerahkan kepada Penyelia

Asrama untuk tindakan

3. Merekod dan mendaftar stok/inventori

4. Melabel peralatan

5. Merekod pergerakan peralatan

6 Memeriksa dan mengemaskini

stok/inventori

7. Memverifikasi stok/inventori

8. Menyediakan laporan

9 Menyerahkan laporan kepada Pengetua

Pengetua

10 Memfailkan laporan
Carta Aliran
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

Muka surat
Subaktiviti 6.2.15 MENYELIA STOK / INVENTORI ASRAMA 1/1
ini

Menerima peralatan asrama

Menyerahkan kepada Penyelia Asrama

Merekod dan mendaftar stok/inventori

Melabel peralatan

Merekod pergerakan peralatan

Memeriksa dan mengemaskini

stok/inventori

Memverifikasi stok/inventori

Puas hati?
Tidak

Ya
Menyediakan laporan

Menyerahkan laporan kepada Pengetua

Proses Kerja PK HEM
Memfailkan laporan
Senarai Semak / Checklist
Aktiviti 6.2 PENGURUSAN ASRAMA

6.2.15 MENYELIA STOK / INVENTORI ASRAMA Muka surat

Subaktiviti 1/1
ini

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1. Menerima peralatan asrama

2. Menyerahkan kepada Penyelia Asrama

3. Merekod dan mendaftar stok/inventori

4. Melabel peralatan

5. Merekod pergerakan peralatan

6. Memeriksa dan mengemaskini stok/inventori

7. Memverifikasi stok/inventori

8. Menyediakan laporan

9. Menyerahkan laporan kepada Pengetua

10 Memfailkan laporan