&S Policies & Procedure 5 Dacument Number: GO/PAPATRICORP!19 SUBJECT : PENGISIAN FPK ay os et Date , : Page 103 Created by lowjedge by proved by Signature : \ 4%, 2019 Date Title : ODD Manager RSP Mahager HR Director Name: Astrid Intan Sari Rico Anis Reza Widyaprastha PERUBAHAN = CHANGE(S) : ALASAN PERUBAHAN REASON OF CHANGE(S) : MASA TRANSISI : ACTION WITHIN TRANSITION PERIOD : DISTRIBUSI : DISTRIBUTION : Copy DEPT | REMARKS Copy : DEPT REMARKS, #1 i PD President Director #5 i RSP | Recruitment, #20 EHR HR Unit Selection, #3 [CORP ; HR & GA Corporate | Placement Dept #4 {HRA HR AUDIT #6 iA [Internal Audit& Policies & Procedure SUBJECT : PENGISIAN FPK ea Sill oe oiaa eee Bective Date : Page? 3 PENGANTAR Dokumen ini mencantumkan standar prosedur yang akan menjadi acuan bagi masing- masing departemen dalam menjalankan tanggung jawab pekerjaannya. Seluruh departemen wajib membaca dan memahami seluruh prosedur dalam P&P. P&P ini merupakan dokumen yang bersifat dinamis dan dapat direvisi sesual kebutuhan organisasi. 2. TUIUAN 2.1 Menjadi pedoman bagi departemen terkait agar lebih mudah memahami proses dan prosedur pengisian FPK. 2.2. Memastikan setiap FPK di perusahaan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2.3. Mendapatkan calon pekerja yang sesuai (the right man on the right place) untuk setiap bidang kerja. 3. RUANG LINGKUP PAP ini mencakup proses pengisian dan pengajuan Form Permintaan Karyawan (FPK). REFERENSI 4.1 Peraturan Perusahaan 4.2. P&P Recruitment KEBDAKAN 5.1 Seluruh kegiatan penerimaan pekerja didasarkan pada Form Permintaan Karyawan (FPK) tanpa terkecuali. 5.2 Pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengisian FPK adalah Pihak yang membutuhkan pekerja (Division Head atau Department Head). 5.3. Syarat - syarat pengisian FPK : 5.3.1 FPK harus diisi dengan lengkap 5.3.2 FPK harus ditanda tangani oleh pihak - pihak terkait (Department Head atau Division Head, Director Unit, HR Business Unit, HR Recruitment, dan HR Director) 5.3.3. FPK harus dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagai berikut : Jenis Penerimaan Pekerja Dokumen Pendukung Replacement 1. Surat Resign 2. Surat Keputusan (Rotasi, Mutasi, Promosi, dan/atau Demosi) 3. Form Evaluasi Kontrak 4, Struktur Organisasi Posisi baru 1. Struktur Organisasi 2. MPP (Man Power Planning) yang telah disetujui oleh Divison Head atau Department Head, HR Business Unit, Director Unit dan HR Director Perusahaan baru 1. MOU (Memorandun of Understanding) Acquisition, ‘Merger, 2. Struktur Organisasi dan/atau Joint Venture 3. MPP (Man Power Planning)& Policies & Procedure Guinea DENTON Dcment Nember: @UPAPRIRICORPS iaean ian at he Page 3 of 3 5.4 FPK yang telah memenuhi persyaratan sebagaimana disebutkan pada point 5.3 (lima poin tiga) wajib diserahkan kepada HR Business Unit. 5.5 HR Business Unit bertanggung jawab melakukan komunikasi dengan HR Recruitment dalam melakukan evaluasi FPK. 5.6 Evaluasi yang dilakukan mencakup 5.6.1 Kelengkapan pengisian FPK 5.6.2 Kelengkapan dokumen pendukung 5.6.3 Kesesuaian dengan Struktur Organisasi dan MPP yang telah disetujui oleh Director Unit 5.7 HR Business Unit bertanggung jawab untuk mengirimkan FPK yang sudah di validasi ke HR Recruitment. 5.8 AR Recruitment bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi ulang terhadap FPK yang diajukan. 5.9 HR Recruitment bertanggung jawab untuk mengirimkan FPK yang telah divalidasi ke AR Director untuk disetujui. 5.10 FPK yang telah disetujui oleh HR Director didokumentasikan oleh HR Recruitment serta salinan FPK akan dikirimkan ke HR Business Unit. 5.11 Apabila FPK tidak disetujui oleh HR Director, maka HR Recruitment bertanggung Jawab untuk melakukan pengembalian FPK serta menginformasikan alasan penolakan FPK kepada HR Business Unit. 5.12 Ketentuan lain-lain 5.12.1 Policy & Procedures ini bersifat terbatas dan hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan 5.12.2 Policy & Procedures ini berlaku bagi para Pekerja di bawah PT. Jababeka, Tbk berserta anak perusahaannya, effektif sejak tanggal ditetapkan 5.12.3 Dengan berlakukanya Policy & Procedures ini, maka Policy & Procedures/Surat Keputusan/Surat Edaran/Memorandum terdahulu yang berhubungan dengan hal-hal yang telah diatur dalam Policy & Procedures dinyatakan batal/tidak berlaku lagi 5.12.4 Penyimpangan atas ketentuan dalam Policy & Procedures ini harus mendapatkan persetujuan dari President Director atas rekomendasi dari HR Director 6. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN 6.1. P&P berikut harus dievaluasi dalam kurun waktu minimum 2 (dua) tahun setelah P&P ini effektif diberlakukan. Jika diperlukan, maka evaluasi atas PRP dapat dilakukan tanpa menunggu kurun waktu tersebut di atas 6.2. P&P yang telah dievaluasi akan diberikan tanda “REVIEWED” 7. LAMPIRAN 7.4. Flowchart Pengisian FPK 7.2, Form Permintaan Karyawan (FPK)