MICROSOFT PROJECT 2013 VÀ ỨNG DỤNG

TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

Chương II: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

GV. ThS : Phạm Văn Hoàn

(1) GV Bộ môn Tin học Xây dựng, Khoa Công Nghệ Thông Tin, Trường Đại học Xây
dựng, Phòng 423, Nhà A1, Số 55 đường Giải Phóng, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
(2) PGĐ Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Phần mềm Xây dựng RDSiC.
www.RDSiC.edu.vn , https://www.facebook.com/RdSic
1 Email : phamvanhoan@nuce.edu.vn
 Chương II: HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ

1. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

3. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN THÀNH CÔNG

4. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP DÙNG TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

2
 1. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Khái niệm: Hoạch định dự án (HĐDA) là quá trình sắp xếp và quản lý các công

tác, công việc nhằm hoàn thành mục tiêu của dự án.

 HĐDA giải quyết các vấn đề về lập thời gian biểu cho các công tác và nguồn

lực (con người, thiết bị, nguyên vật liệu …) để thực hiện dự án.

 Là cơ sở để kiểm soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án.

3
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

a. Xác lập các mục tiêu của dự án

b. Thiết lập cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown
Structure)
c. Tạo danh sách các công tác
d. Nhận dạng mối quan hệ giữa các công tác
e. Xác định yêu cầu về nguồn lực, kiểm tra tính sẵn có của chúng
f. Xác định thời gian hoàn thành của từng công tác
g. Thiết lập tiến độ của dự án
h. Hiệu chỉnh tiến độ dự án
i. Thực hiện theo tiến độ đã lập
j. Cập nhật tiến độ, theo dõi và điều chỉnh công việc phù hợp

4
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

a. Xác lập các mục tiêu của dự án

 Mục đích của Chủ đầu tư là gì ?
Tiến độ ?
Chất lượng ?
Giá thành ?

Tiến độ nhanh, chất Không tưởng

lượng tốt, giá thành hạ

5
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

b) Thiết lập WBS

 Một cơ cấu chia công việc (WBS) là
một sơ đồ dạng cây, mà mức độ chi Chung cö
tiết tăng dần từ trên xuống dưới
 Thiết lập WBS để xác định các
thành phần cơ bản của kế
hoạch/tiến độ của bạn Coâng taùc Coâng taùc Coâng taùc
neàn-moùng keát caáu khaùc

6
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

c) Tạo lập danh sách công việc

 Sử dụng WBS của bạn như một cẩm nang nhằm hướng dẫn tạo lập danh
sách các công việc cần làm của dự án
 Ấn định các mã số công việc để quản lý các đầu việc dễ hơn (làm bằng tay)

ID Coâng taùc
10000000 Chung cö
12000000 Coâng taùc neàn
12100000 Ñaøo ñaát
12130000 Veùt & söûa hoá ñaøo

7
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

d) Xác định ràng buộc các công việc

 Trong đầu mục các công việc thì công việc nào làm trước, công việc nào làm
sau ?

 Nếu làm sau thì cần làm sau bao nhiêu ngày ?
 Có các loại ràng buộc công việc nào ?

8
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

e) Xác định yêu cầu về tài nguyên, kiểm tra tính sẵn có của chúng
 Cần xác định các tài nguyên cần thiết để hoàn thiện công tác đó. Ví dụ để đổ bê
tông móng cần tài nguyên: Nhân công, Vật liệu (Sắt, BT tươi, thiết bị đổ…)
 Xác định nguồn lực bởi kinh nghiệm đã tham gia dự án trước đó
 Định mức sử dụng tài nguyên
 Sự phán đoán của bản thân
 Kiểm tra sự sẵn có của tài nguyên yêu cầu (*)

9
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

6. Xác định thời gian hoàn thành của công tác

 Dựa vào định mức lao động. Định mức lao động là cơ sở để lập kế hoạch lao
động và tổ chức lao động hằng ngày.
 Duration = Work/Unit

10
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

7. Thiết lập tiến độ của dự án

 Lập tiến độ dự án dựa vào:
- Đầu mục công việc
- Thời gian hoàn thành công việc
- Liên kết các đầu việc

11
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

8. Hiệu chỉnh tiến độ thời gian của dự án

 Hiệu chỉnh do yêu cầu của chủ đầu tư

để phù hợp với mục tiêu của dự án

 Phải kéo dài hoặc rút ngắn thời gian

hoàn thành của một số công tác

12
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

9. Hiệu chỉnh tiến độ thời gian của dự án

 Thực hiện theo tiến độ đã lập

13
 2. CÁC BƯỚC TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

10. Cập nhật tiến độ, theo dõi và điều chỉnh công việc phù hợp

14
 3. TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 Nội dung: Hoạch định nên đầy đủ chi tiết, rõ ràng.

 Dễ hiểu các mục tiêu của mỗi công việc.

 Kế hoạch dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi.

 Tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền

đạt thông tin

Dự án có thể thất bại do quá trình hoạch định không đúng

15
 4. PHƯƠNG PHÁP DÙNG TRONG HĐ DA

Một số phương pháp dùng trong Hoạch định dự án:

 Hoạch định dự án theo mốc thời gian

 Hoạch định dự án theo cấu trúc phân việc

 Hoạch định dự án theo sơ đồ Gantt

 Hoạch định dự án theo sơ đồ mạng

16
 4.1. HOẠCH ĐỊNH THEO MỐC THỜI GIAN

 Nêu các giai đoạn hoặc các hoạt động chính của dự án với mốc thời gian bắt đầu và

thời gian kết thúc

 Biểu đồ mốc thời gian được trình bày sơ lược, đơn giản giúp nhà quản lý nắm được

tiến độ chung của các công việc thực hiện, các hoạt động chính trong dự án

17
 4.1. HOẠCH ĐỊNH THEO MỐC THỜI GIAN

18
 4.2. HOẠCH ĐỊNH THEO CẤU TRÚC PHÂN VIỆC

 Sơ đồ cấu trúc phân việc mô tả toàn bộ công việc của dự án, phân công công việc cụ

thể theo từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công

tác đồng thời đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành công việc đã đề ra.

 Cấu trúc phân việc là một bước quan trọng trong tiến trình hoạch định dự án. Cơ

cấu phân chia công việc là tiến trình phân chia dự án tổng thể thành các công việc

nhỏ hơn và cụ thể hơn. Những công việc này độc lập, có thể quản lý được, tập hợp

được và đo được.

19
 4.2. HOẠCH ĐỊNH THEO CẤU TRÚC PHÂN VIỆC

20
 4.3. HOẠCH ĐỊNH THEO SƠ ĐỒ GANT

4.3. HOẠCH ĐỊNH THEO SƠ ĐỒ GANT

• Henry Gantt, đề xuất 1915

• Các công việc của dự án và thời gian thực hiện công việc được biểu diễn bằng

thanh ngang.

• Các công việc có thể được sắp xếp theo 2 hình thức: triển khai sớm hoặc triển

khai muộn:

• Triển khai sớm: các công tác bắt đầu càng sớm càng tốt miễn là không ảnh

hưởng tới các công tác trước đó.

• Triển khai chậm: các công tác có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới

thời gian hoàn thành dự án.

21
 4.3. HOẠCH ĐỊNH THEO SƠ ĐỒ GANT

• Ví dụ công tác lắp đặt thiết bị lọc không khí

22
 4.3. HOẠCH ĐỊNH THEO SƠ ĐỒ GANT

• Ví dụ công tác lắp đặt thiết bị lọc không khí

23
 4.3. HOẠCH ĐỊNH THEO SƠ ĐỒ GANT

• Ví dụ công tác lắp đặt thiết bị lọc không khí

24
 4.3. HOẠCH ĐỊNH THEO SƠ ĐỒ GANT
• Ưu điểm

- Đơn giản, dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện các công việc.

- Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

• Nhược điểm

- Không thể hiện mối quan hệ giữa các công việc, không ghi rõ quy trình

công nghệ.

- Không thấy rõ việc nào là chủ yếu có tính chất quyết định đối với tổng

tiến độ thực hiện dự án để giúp cho nhà quản lý tập trung chỉ đạo

- Không thuận tiện khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của

bản thân sơ đồ dự án.

25• Vì vậy đối với dự án có quy mô lớn người ta thường sử dụng sơ đồ mạng
 4.4. SƠ ĐỒ MẠNG

• Sơ đồ mạng là một đồ thị bao gồm toàn bộ khối lượng của một bài toán lập kế

hoạch, SĐM ấn định một cách logic trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức

giữa các công tác sản xuất, ấn định thời gian thực hiện các công tác và tối ưu hóa

kế hoạch đề ra. Trong quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch ta vẫn có thể điều

chỉnh sơ đồ mạng cho sát thực tế.

26
 4.4. SƠ ĐỒ MẠNG

27
 4.4. SƠ ĐỒ MẠNG

• Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng:

Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method): Phương pháp này sử

dụng mô hình xác định theo thời gian hoàn thành mỗi công việc là hằng số.

• Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT ( Project Evaluation and

Review Techniques ): Phương pháp này sử dụng mô hình xác suất theo thời gian

hoàn thành công việc được cho dưới dạng hàm phân phối xác suất.

( Xem Giáo trình Tổ chức thi công Xây dựng trang 148 – Lê Hồng Thái )

28
 4.4.1 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ CPM

Qua việc tính toán thông số sơ đồ mạng ta có thể xác định được :

• Thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án

• Thời gian dự trữ của các công tác

• Đường găng và các công tác đường gang

Thời gian dự trữ của các công tác : là khoảng thời gian tối đa mà một công tác có

thể chậm trễ so với kế hoạch đã định mà không ảnh hưởng đến thời gian tối thiểu

để hoàn thành dự án

29
 4.4.1 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ CPM

Công tác găng và đường găng (Critical activity and critical path ):

 Công tác găng là công tác có thời gian dự trữ bằng 0.

 Đường găng là đường nối liền các sự kiện đầu tiên và sự kiện cuối cùng
với điều kiện tất cả các công tác nằm trên nó là công tác găng.

30
 4.4.1 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ CPM

d. Ý nghĩa của đường găng :

 Mỗi sơ đồ mạng có ít nhất một đường găng

 Tổng thời gian của tất cả các công tác nằm trên đường găng chính là thời gian tối

thiểu để hoàn thành dự án

 Nếu công tác trên đường găng bị trễ thì toàn bộ dự án sẽ trễ theo. Do vậy muốn

rút ngắn thời gian hoàn thành dự án thì nhà quản lý phải tập trung các giải pháp

làm giảm thời gian các công tác trên đường găng.

 Đối với các công tác không găng ta có thể xê dịch thời gian thực hiện nhưng với

điều kiện không được vượt quá thời gian dự trữ.

31
 4.4.2 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ PERM
 Phương pháp PERT cung cấp các thông tin sau :

- Thời gian hoàn thành dự án

- Xác suất mà dự án sẽ hoàn thành trong thời gian cho sẵn

- Đường găng và các công tác găng. Nếu bất kỳ công tác găng nào bị kéo dài thì

tổng thời gian hoàn thành dự án cũng bị kéo dài.

- Các công tác không găng và thời gian dự trữ của chúng. Điều này có nghĩa là,

nếu cần thiết nhà quản lý dự án có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên của chúng

để xúc tiến toàn bộ dự án.

- Biết được tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và kết thúc của các công

tác.
32
 5. ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

a. Các biện pháp rút ngắn đường Gant

b. Rút ngắn thời gian theo dự án theo CPM

33
 5. ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

a. Các biện pháp rút ngắn đường Gant

• Bố trí thực hiện các công tác song song thay vì nối tiếp trong sơ đồ mạng.
• Phân phối lại tài nguyên: tăng nhân công, tăng giờ lao động, tăng công suất máy
móc, thiết bị, …
• Thay đổi biện pháp kỹ thuật. Nói chung các biện pháp rút ngắn thời gian đường
găng thường làm cho chi phí của dự án tăng lên.
• Vấn đề : làm thế nào rút ngắn thời gian đường găng với chi phí tăng lên là nhỏ
nhất.

34
 5. ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

b. Rút ngắn thời gian theo CPM gồm các bước sau

• Tìm các đường Gant chuẩn và các công tác Gant

• Tính chi phí rút ngắn trong một đơn vị thời gian (ngày, tuần, tháng,…) cho tất
cả các công tác trên sơ đồ mạng theo công thức

35
 5. ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

b. Rút ngắn thời gian theo CPM gồm các bước sau

• Lựa chọn các công tác trên đường găng mà chi phí rút ngắn trong một đơn vị
thời gian là nhỏ nhất.
• Cắt giảm thời gian thực hiện công tác này theo yêu cầu và trong phạm vi tối đa
cho phép.
• Kiểm tra lại đường găng, vì thường sự cắt giảm thời gian của các công tác trên
đường găng làm cho các đường không phải là đường găng trở thành đường găng.
• Nếu đường găng cũ vẫn còn tồn tại thì lặp lại bước 3
• Nếu không thì phải tìm đường găng mới và lặp lại bước 3.
Ví dụ cụ thể: Xem chương 5

36
 6. PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

• Nguồn lực của dự án bao gồm: Vốn, lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu
…
• Nhà quản lý phải tìm ra sự cân đối tốt nhất giữa các yếu tố về sử dụng nguồn lực
và thời gian.
• Các phương pháp phân bổ nguồn lực:
• Khối lượng nguồn lực (Resource loading)
• Cân bằng nguồn lực (Resource leveling)

37
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. PRIMAVERA
2. CPM
3. MS PROJECT

38
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. PRIMAVERA
 Từ năm 1983 (DOS)
 Được phát triển bởi công ty Primaveras Systems
 Được phát triển bởi công ty Primavera Systems (Từ năm 2008, bộ phần
mềm được phân phối bởi Oracle).
 Quy mô dự án: đến 100.000 công tác.

Tính năng
 Cân bằng nguồn lực
 Lập kế hoạch, tiến độ và kiểm soát các dự án phức hợp
 Phân bổ nguồn lực hợp lý và theo dõi tiến độ
 Theo dõi và dự báo tình hình dự án so với kế hoach đã vạch ra
 Tiến hành các phân tích giả lập và xem xét để đưa các kế hoạch thay thế

39
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. PRIMAVERA

40
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. PRIMAVERA

41
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. CPM
 Quản lý tất cả các giai đoạn của dự án đầu tư theo các quy trình hiện hành.
Tính năng
1. Quản lý danh mục các công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
2. Quản lý tiến độ
3. Quản lý chi phí dự án
4. Quản lý thông tin dự án
5. Quản lý nhà thầu
6. Quản lý quá trình tạm ứng, thanh quyết toán
7. Quản lý khối lượng công việc

42
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. CPM

43
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. CPM

44
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. CPM

45
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. MS PROJECT
 Tổ chức lập kế hoạch và QLDA

 Lên lịch công tác

 Chỉ định tài nguyên và chi phí cho các công việc của Dự Án

 Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc

 Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án

 Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi có sự thay đổi

46
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. MS PROJECT
 Xem xét lại dự án để đối phó với các trường hợp ngẫu nhiên

 Đánh giá tài chính chung của dự án

 In ấn các báo biểu phục vụ cho dự án

 Làm việc quản lý theo nhóm

 Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án

47
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. Dữ liệu của MS Project
 Công việc

 Thời gian

 Chi phí

 Tài nguyên

Khi cần quan tâm đến một phần của DA, MS Project cho phép người dùng
quan sát dưới dạng :

 Các khung nhìn

 Các bảng

 Các thông tin chọn lọc

48
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. Một số từ khóa
 Task: công việc, nhiệm vụ.

 Duration: thời gian thực hiện công việc.

 Start: ngày bắt đầu.

 Finish: ngày kết thúc.

 Predecessors: công việc làm trước.

 Succesors: công việc kế tiếp.

 Task list: danh sách công việc.

 Resource: tài nguyên, nhân lực, máy mọc thực hiện công việc.

49
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. Một số từ khóa
 Work: số giờ công được gán để thực hiện công việc.

 Unit: khả năng lao động của tài nguyên.

 Milestone: công việc có duration = 0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án.

 Recurring Task: công việc định kì, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời

gian thực hiện dự án.

 Summary task: công việc tóm lược (công việc tổng)

 Schedule: lịch trình dự án

50
 Chương I: TỔNG QUAN
II. MỘT SỐ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
3. Một số từ khóa
 Std. Rate: giá chuẩn.

 Ovr. Rate: giá ngoài giờ.

 Cost/ Use: phí sử dụng tài nguyên.

 Baseline: dự án cơ sở.

 Actual cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại.

 Current cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại cộng chi phí còn lại

theo thời điểm hiện tại.

 Remaining cost: chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án.

51