MODYUL 12

Pagsulat ng Korespondensiya
Opisyal
Korespondensiya Opisyal
 Ang komunikasyon sa pamamagitan ng palitan
ng mga nakasulat na liham ay tinatawag na
korespondensiya.
 Ipinaaalam natin sa ating mga kaibigan, kamag-
anak, at iba pangmahal sa buhay ang ating
nararamdaman at iniisip sa pamamagitan ng
tinatawag nating personal na korespondensiya.
 Ang mga nasa opisina o nasa iba pang lugar ng
pagtatrabaho ay nagsusulat din at tumatanggap
sa kanilang araw-araw na transaksiyon ng
tinatawag na korespondensiya opisyal o
business correspondence.
 Halimbawa ng korespondensiya opisyal ang
liham na ipinadala ng kinatawan ng isang
kompanya sa mga tagasuplay ng mga materyal
na kinakailangan sa negosyo at ang tugon na
liham na matatanggap ng opisina mula sa mga
tagasuplay.
 Karaniwang halimbawa rin ang mga liham ng
mga kliyenting nagtatanong ng presyo, kalidad,
at iba pang impormasyon tungkol sa produkto o
serbisyo ng kompanya.
Mahalagang Ideya

Dahil sa mahahalagang pagbabago sa

teknolohiya, lumalaki ang papel ng
korespondensiya opisyal sa maayos na
pagpapatakbo ng modernong organisasyon o
kompanya.
Kahalagahan ng Korespondensiya
Opisyal
Mahalaga ang papel ng korespondensiya
opisyal sa makabaong pagnenegosyo at
pagtatrabaho. Maliban sa pagbabahagi at
pangtanggap ng mahahalagang impormasyon,
ano-ano pa ang kahalagahan ng mga
dokumentong ito?
1. Madali at epektibong paraan ng paghahatid ng
impormasyon ang korespondensiya opisyal, lalo
na ngayong may teknolohiya na sa
komunikasyong susuporta sa mabilis at mabisang
paghahatid ng mensahe.
2. Nakatutulong ang korespondensiya opisyal sa
pagpapanatili ng ugnayan.
3. Kaugnay nito, ginagamit ang korespondensiya
opisyal upang lumikha at magpatatag ng ugnayan
ng mga negosyante, empleyado, kliyente at iba
pang interes sa organisasyon o kompanya.
4. Nagsisilbing permanenteng rekord at
ebidensiya ang mga korespondensiya.

5. Nakatutulong din ang korespondensiya opisyal

sa paglago ng kompanya
Mahalagang Ideya

Ang korespondensiya opisyal ay dokumentong

hindi lamang nagdadala ng mensahe, bagkus
nagpapanatili ito ng ugnayan, lumilikha at
nagpapatatag ng relasyon, at nagsisilbing rekord
at ebidensiya.
Pagsulat ng korespondensiya Opisyal
• Bagaman hindi na kasimpormal ngayon ang mga
liham-pantrabaho at memo kompara noon,
kailangan isiping mabuti kung ano lalamanin ng
mga ito sa kung anong format isusulat ang mga
dokumentong ito. Makatutulong sa pagsulat ang
mga sumusunod na tanong (Learning for
Empowerment and Development, 2009):
1. Ano ang layunin ng isusulat na liham o memo?
Pauunlakan mo ba ang imbitasyon sa iyong
maging guest speaker? Ipapaliwanag mo ba sa
kliente ang dahilan ng hindi pagdating sa oras ng
inihatid na produkto? Makatutulong kung
lilinawin mo ang iyong layunin sa isang
pangungusap.
2. Sino ang magbabasa nito? Sila ba angiyong
superyor, katrabaho, subordinate, kliyente o
kinatawan ng ibang kompanya? Kung kilala mo
ang padadalhan ng dokumento, may ideya ka
kung papaano mo gagamitin ang lengguwahe o
kung paano mo gagawing organisado ang mga
ideya rito.
3. Ano-anong mga ideya ang iyong isasama sa
liham o memo? Mas mapapadali ang iyong
trabaho kung ikaw ay tumutugon lamang sa
natanggap na liham dahil sinasagot mo lamang
ang mga tanong sa iyo. Sa kabilang banda, kung
sa iyo magsisimula ang korespondensiya,
kailangan mong alamin ang mga posibleng
tanong ng tatanggap nito.
4. Paano mo gagawing organisado ang mga ideya?
Maaari kang gumamit ng academic format, upfront
format, at soft-approach format. Ang balangkas ng
academic format, ginagamit kapag nais ilagay ang
pangunahing punto sa huling bahagi ng liham-
pantrabaho o memo, ay karaniwang ganito:
Background
 Introduksiyon(Suliranin,Saklaw)
Katawan(mga facts,argumento,detalye,ebidensiya)
 Kongklusyon o rekomendasyon( resulta,
mungkahing aksiyon)
Mahalagang Ideya

Sa pagsulat ng liham o memo, isaalang-alang

ang mga sumusunod: layunin, mambabasa,
ideya, at organisasyon ng korespondensiya
opisyal.
 Mahalagang Pagkatuto
Kapag ikaw ay naging propesyunal, magiging bahagi ng
buhay mo ang pagsusulat ng korespondensiya opisyal.
Gagamitin mo ito hindi lamang upang magpahatid o
tumanggap ng mensahe, kundi magpanatili ng ugnayan at
lumikha at magpatatag ng relasyon. Dahil sa patuloy na pag-
unlad ng teknolohiya sa komunikasyon, higit na malaki ang
papel ng korespondensiya opisyal ngayon sa pagnenegosyo at
pagtatrabaho, at inaasahang maginging mas mahalaga pa ito
sa hinaharap.
Maraming Salamat
