01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan...

 | SCN

    Getting Started Newsletters Store

Hi, Guest Log On Join Us Search the Community

Products Services & Support About SCN Downloads

Activity Communications Actions
Industries Training & Education Partnership Developer Center

Lines of Business University Alliances Events & Webinars Innovation Browse

How to – Cross Application Mass Version 5

Maintenance in SAP
created by Parag Parikh on Mar 24, 2012 8:49 AM, last modified by Vamsi Krishna Parepalli on Mar 5, 2013 8:42 AM

Share 1 Tweet
Like 1

Applies to:
Summary
Prerequisites
Overview of MASS Maintenance Tool
Sample Scenario: Updating Purchase Requisition
Scenario Description:
Expected Outcome:
Useful Customizing:
Frequently Asked Questions:
Related Content
Copyright
 

Applies to:
 
SAP ECC 6.0 EHP 4

Summary
 
Imagine your project in cutover phase. You need to make changes to a large volume of master or transaction data.
For Example,
      1.     Delete all the line items in multiple purchase requisition (PR)
2.     Or close all the line items in a PR

3.     Or Un­fix all the line items in a PR

Even though we have options of using BAPI/BDC and this can be done programmatically, such approach would
require additional development and testing efforts.
How about using a standard SAP transaction to achieve this functionality?
This document describes the usage of standard SAP transaction MASS for mass change in master/transaction data.
We will consider example of updating purchase requisition details using mass transaction. We conclude with a
discussion on when it would not be recommended to use MASS transaction.
Author: Parag Parikh   
Company:    Deloitte Consulting LLP

Parag Parikh is an SAP ABAP, SAP workflow consultant with 4.5 years of experience.  He has extensively worked on

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 1/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN
SAP ABAP and SAP workflow. Parag also has functional skills for SAP FS­CD solution. He has worked on many SAP
modules including SAP FI/CO, SD, MM, QM, PP, PLM­RM, SRM, HCM, ESS/MSS and EH&S. Parag is working with
Deloitte Consulting LLP as Workflow Specialist.  
Author: Vamsi Krishna Parepalli   ( SCN ID: E1106724)
Company:    Deloitte Consulting LLP

Vamsi Parepalli has over 6 years of experience in SAP ABAP, SAP OO­ABAP. He has extensively worked on Object
Oriented ABAP. Vamsi is a technofunctional expert in SAP Retail, SAP SD and SAP MM modules. His experience
inlcudes Reports, Enhancements, Forms, Interfaces and Workflow development. Vamsi is also an iRise expert and has
developed many pre­sales demo using iRise Visual Simulator. He is currently working with Deloitte Consulting LLP as
SAP Technical Consultant in capacity of a process lead and is technically leading iRise initiative.
Document Created on: 6th March 2012

Prerequisites
 
1. Knowledge of master and transaction data concept in SAP

2. Knowledge of navigating and working on SAP transactions

3. Knowledge of basic ABAP and Business Objects would be advantageous for customized development
under MASS framework

4. Knowledge of various terms in SAP modules like MM or SD is desirable to understand example
presented in this document

5. In mass maintenance, many objects can be changed at the same time. For this reason, the mass
maintenance tool must be used only by experienced persons.

Overview of MASS Maintenance Tool
 
Mass maintenance is a generic (cross­application) tool that can be used for the following Purposes:
To change large quantities of data
Here, there are the following differences for the individual maintenance of objects in a Specific application:
The user selects the field to be changed from a list.

The consistency checks occur collectively when saving the changes and not simply when entering or
changing a value.

Changes can be made simultaneously to several objects.

Mass maintenance is therefore particularly useful if you have to adapt existing data stocks to a changed
situation.
Example: A purchasing group is taken over by another, and in a particular plant, you have to assign all
materials that were assigned to the old purchasing group, to the new purchasing group.
To create new data
In some situations it is not possible to change existing values, but to create new data instead (such as if you
want to determine an additional unit of measure for a material).

Sample Scenario: Updating Purchase Requisition

Scenario Description:

 
Consider the below requirements that is to be accomplished as part of cutover activities.
1. Delete all the line items in multiple purchase requisition (PR)
2. Or close all the line items in a PR

3. Or Un­fix all the line items in a PR

We need to update below fields to attain the desired results as per the requirement.
Table Name Field Name Field Description Usage
EBAN LOEKZ Deletion Indicator in To delete the PO / PR
Purchasing Document order or Item.
EBAN EBAKZ Purchase Requisition To close any line item of
Closed the PR
EBAN FIXKZ Purchase Requisition To update the line item as
is Fixed Fixed line item.
 
Run Transaction MASS.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 2/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

We need to know BO type for Purchase Requisition. If you do not know the BO number, use transaction
SWO3 to search for appropriate BO from Business Object Repository.

In present case, BO number is 2105.
Press F8 to run transaction.

As shown above, system displays an information message notifying about update of multiple tables at the
same time.
Accept the information and proceed. We see only one table is listed for this BO.

Tables that can be updated using MASS for given object are maintained in table MASSTAB. This table can be
maintained using SM30 transaction.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 3/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

In our case, we need not alter standard SAP customizing.

Now select table EBAN and press fields tab.

We see fields allowed for mass maintenance in the following screen.

We do not see the fields that are needed for current requirements listed in screen above. We can maintain the
fields required for mass maintenance in table MASSFLDLST.
Go to SM30 transaction.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 4/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

Maintain field’s data in MASSFLDLST table.

Save the changes we have made.
Now go back to MASS and repeat the entire procedure till selection of fields and press F8. We may find they
even though some fields are maintained in step above, we do not see them in selection criteria list.
In such cases, check table MASSAPPEX to see which Function Module is used for limit fields and limit
‘selection of fields’ activity.

‘Limit selection fields’ restrict some fields to be removed from selection criteria and ‘limit fields’ allows certain
fields to be removed from maintenance. We can attach our custom FM copied using existing SAP FM to
further restrict some fields or remove restriction from some fields.
If everything is OK till this stage, we can press F8 in MASS and accept warning.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 5/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

Next screen allows us to restrict our selection.

Select the Purchase Requisition number which is needed to modify.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 6/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

This will display all the data maintained in the standard table ‘EBAN’.

Select all the required fields which we need to change here.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 7/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

Update all the data fields which we need to update in the table and save the data.

Status of the operation will be shown after that as messages from update task. This log provides us with the
details of errors occurred in any.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 8/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

Expected Outcome:

For the above example of change on line items of a Purchase Requisition ‘0010000000, below data is updated
in table EBAN.

All the Updated data is also shown in ME53N transaction:

In the above screen shot, item number 3 and 5 are fixed and the item 4 is set for deletion in purchase
requisition.

Useful Customizing:

In table MASSFUNC we can maintain FM which is used for updating the data using MASS maintenance. This
is useful if you need to create similar functionality for your custom business object.
For this first you need to create an entry in table MASSNAME for your custom BO.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 9/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN

Instead of maintaining each of above customizing table individually; you may use transaction MASSOBJ to
complete all customizing. You would be able to find out application exit points and tables listed in this
transaction. 

Frequently Asked Questions:

1.    Are there any customized variants for MASS transaction?

Some customized transactions (variation of MASS tool only) are provided by SAP for specific objects.
1. 

Below is list of some of these transactions.
2. 

Transaction Description
MASS_EKKO PO mass maintenance
MASS_MARC Logistic/Replenishment Mass Maintenance
MASS_VENDOR Vendor Mass Maintenance
MEMASSCONTRAC Mass Changing of Contracts
MEMASSIN Mass­Changing of Purchase Info Record
MEMASSPO Mass Change of Purchase Orders
MEMASSRQ Mass­Changing of Purchase. Requisition
MEMASSSA Mass Changing of Scheduling Agreements
MMSC_MASS Maintain Storage Locations Coll.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 10/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN
 
 
2.      In which scenarios MASS maintenance using MASS framework is not recommended?
1. 
 
1. In mass maintenance, many objects can be changed at the same time. For this reason, the mass
maintenance tool must be used only by  experienced persons.
 
2.MASS update does not carry out explicit conversions and validations on data. So even though you
can create new data using this tool, it should not be used as an alternative to LSMW to load new
data into system.
3. If you need to delete or change records based on certain criteria and validations, you should
develop an ABAP program rather than modifying the update FM used for respective business
object.
 

3.      Do all SAP application areas support MASS maintenance?
         You can only use MASS tool in application that supports it.
         Currently as per SAP documentation, only below applications support MASS maintenance.
Application Additional Information
Appropriation request IM – Investment Management under Mass
maintenance
Material Master (Retail) LO ­ SAP Retail under Material master data
Business Partner LO – Business partner master data
Customer Master LO – Business partner master data
G/L Accounts FI – General ledger accounting under G/L account
master data
Material Master ( Industry ) LO – Material master
Profit Center C – Profit Center Accounting under Display/change
profit center
(Collective processing)
Purchase Orders MM ­ Purchasing under Mass maintenance of
purchase orders
Purchase Requisitions MM ­ Purchasing under Mass maintenance of
purchase requisitions
Purchasing Information Record MM ­ Purchasing under Mass maintenance of info
records
Rental Units RE – Real estate management under Mass
maintenance of rental
units
Sales Order SD – Sales and distribution under Sales order
Vendor Master LO – Business partner master data
 

Related Content
 
http://help.sap.com/SAPHELP_470/Helpdata/EN/d9/02dea320f2408385fa91ef7a0bb78a/frameset.htm
SAP documentation on MASS transaction on link above describes steps required to create new records using
MASS. Various modes for transaction run are discussed here. It also describes usage of variants and usage
of a formula to calculate new value of a field.
 

Copyright
 
© Copyright 2012 SAP AG. All rights reserved.
No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express
permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice.
Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other
software vendors.
Microsoft, Windows, Excel, Outlook, and PowerPoint are registered trademarks of Microsoft Corporation.
IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10,
System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400,
S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5,
POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect,
RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli and Informix
are trademarks or registered trademarks of IBM Corporation.
Linux is the registered trademark of Linus Torvalds in the U.S. and other countries.
Adobe, the Adobe logo, Acrobat, PostScript, and Reader are either trademarks or registered trademarks of Adobe
Systems Incorporated in the United States and/or other countries.
Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation.
UNIX, X/Open, OSF/1, and Motif are registered trademarks of the Open Group.
Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, and MultiWin are trademarks or registered
trademarks of Citrix Systems, Inc.
HTML, XML, XHTML and W3C are trademarks or registered trademarks of W3C®, World Wide Web Consortium,
Massachusetts Institute of Technology.
Java is a registered trademark of Oracle Corporation.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 11/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN
JavaScript is a registered trademark of Oracle Corporation, used under license for technology invented and
implemented by Netscape.
SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign, and other SAP products and
services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in
Germany and other countries.
Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web
Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective
logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects S.A. in the United States and in other countries.
Business Objects is an SAP company.
All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in
this document serves informational purposes only. National product specifications may vary.
These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated
companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP
Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group
products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and
services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.

9530 Views   Topics: master_data_management Tags: mass_change, cross_application_mass_maintenance, mass_trancation

Average User Rating

(3 ratings)

Share 1 Tweet Like 1

6 Comments

Juergen L May 3, 2012 2:27 PM

in the messages for the update task you can see green messages ME664 telling you that "change for
LOEKZ could not be effected".
Is this message right or wrong?

Like (0)

Parag Parikh May 4, 2012 7:50 AM (in response to Juergen L)

Hi,
 
The messages are right because for some line items in PR changes were not applied and
for some line items deletion indicator was not set.

Like (0)

Pavani vj Oct 12, 2012 6:28 AM (in response to Parag Parikh)

Hi Parag,
 
This document is very helpful.Thanks for sharing.
I have a little different kind of issue.
I am trying to change material group for a line item of contract order from
MEMASSCONTRACT. In first attempt it gives me error  'Change for MATKL could
not be effected' , But  if we go back  save the same data in second attempt , it is
working fine.
I would like to know is there any possibility to supress the 664 error in first attempt
itself.
it tried to check in debug mode, i am just wondering something can be done from
configuration. Your reply would be grateful to me.
 
Thanks,
Pavani.

Like (0)

Parag Parikh Oct 24, 2012 4:23 PM (in response to Pavani vj)

Hi Pavani,
 
I am happy to know that the document helped you.
 
Unfortunately I am currently working on an HR project and my system
does not have data where I can replicate this. But based on the inputs
your inputs I checked code.
 
Could you please explore further the method CREATE_FS_MAPS of
CL_MFS_MM and find out from where it reads the field configuration
details. I believe that it has something to do with field status configuration
for MATKL field and if your field status is display only i.e.  '*' it gives that
message.
 
I reached this class from looking into code of FM
MASS_CHANGE_CONTRACT using configuration of MASSOBJ for BO
BUS2014.

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 12/13
01/08/2016 How to – Cross Application Mass Maintenan... | SCN
Like (0)

Pavani vj Oct 27, 2012 6:18 AM (in response to Parag Parikh)

Hi Parag,
 
Even we are trying to fix/check this at field configuration
level.Will take help of the FMs you mentioned.Will update here
once i get the solution.
 
Thank you
Pavani

Like (0)

Mohsin Abbasi May 26, 2014 10:08 AM

Excellent Job............
 
 
 
Best Regards
Mohsin Abbasi

Like (0)

Site Index Contact Us SAP Help Portal

Follow SCN
Privacy Terms of Use Legal Disclosure Copyright

http://scn.sap.com/docs/DOC­25758 13/13