ISO SIST 23081 IN METAPODATKI ZA ZAPISE

Nina Ban, uni. dipl. bibl. in info. , podiplomska študentka na Oddelku za bibliotekarstvo,
informacijsko znanost in knjigarstvo, Filozofska fakulteta, Univerza v Ljubljani

1.02 Pregledni znanstveni članek

UDK 006.3/.8 Standardi

Izvleček

Namen: V članku je obravnavan 1. del standarda ISO 23081 (Informatika in dokumentacija -

Procesi upravljanja zapisov - Metapodatki za zapise - 1. del: Načela) za določitev
metapodatkov za zapise. Predstavljeno je zgodovinsko ozadje, in vsebina standarda, po vrstah
metapodatkov, glede na posamezna področja, kot so e-poslovanje, prezervacija, opis virov,
odkrivanje virov in upravljanje s pravicami, kakor tudi vrste metapodatkov, ki so potrebni za
podporo ISO 15489(Informatika in dokumentacija – Upravljanje zapisov – 1. del: Splošno),
ki predstavlja predhodni standard za ISO 23081.

Metodologija/pristop: Opisali smo cilje in načela standarda ISO 23081, kakor tudi
organizacijo vsebine, nabor glavnih elementov ter elemente za opis vsebine, medijev in
nosilcev.

Rezultati: Predstavljena je implementacija na slovensko področje.

Omejitve raziskave: Zaradi omejitve raziskave smo opisali zgolj 1. del standarda ISO
23081. 2. in 3. del standarda sta predstavljena na kratko. Prav tako prispevek ne vsebuje
opisov standardov in priporočil, ki se navezujejo na ISO 23081 in ISO 15489, kot so ISO
5127 (Informatika in dokumentacija – Slovar), ISO 9001(Sistemi vodenja kakovosti -
Zahteve) in ISO 14001(Sistemi ravnanja z okoljem – Zahteve z navodili za uporabo).

Izvirnost/uporabnost raziskave: Gre za podrobno predstavitev standarda v slovenskem

jeziku.

Ključne besede: standard, metapodatki, sheme, navodila, priporočila

~1~
1Slovenski inštitut za standardizacijo: SIST

»Slovenski inštitut za standardizacijo (SIST) je slovenski nacionalni organ, ki skrbi za

področje priprave in sprejemanja neobveznih standardizacijskih dokumentov in zastopa
interese Slovenije v mednarodnih (ISO in IEC) in evropskih organizacijah (CEN, CENELEC,
ETSI), katerih polnopravni član je.« (Predstavitev SIST, 2016)

Slovenski inštitut za standardizacijo (SIST) nudi ob prodaji standardov tudi raznovrstne

informacijske storitve v zvezi s standardi:

Eno izmed njih je preverjanje ali so standardi, ki jih inštitucije uporabljajo še vedno veljavni.
Mesečno posredujejo vse informacije o novostih, ki se šele pripravljajo (npr. novi osnutki).
Preverjajo kaj se dogaja v »zakulisju« standardov? Npr. kaj bo zapisano v standardu, ki se
šele pripravlja. Za razumevanje standardov nudijo popolno strokovno razlago. Tehnični
predpisi, objavljeni v Uradnem listu RS, se pogosto sklicujejo na standarde. Če inštitucija
izbere področja tehničnih predpisov in naroči mesečno obveščanje preko SISTa hkrati
prejema tudi obvestila o standardih, na katere se sklicujejo predpisi. (Storitve SIST, 2016)

2 Kaj sploh je standard ?

Po SISTovem spletnem portalu (Member´s Portal-Home, 2009) je standard dokument, ki

določa pravila, smernice ali značilnosti za dejavnosti in njihove rezultate. S pomočjo
standardov dosežemo urejenost na vseh področjih našega življenja in dela, kar nam
poenostavi delovanje in poveča našo varnost. Uporaba slovenskih standardov je prostovoljna,
razen v primeru, da je obvezna uporaba določena na podlagi splošnega zakona ali izključnega
sklicevanja v predpisu. Ne glede na obveznost pa je uporaba standardov priporočljiva.
Slovenski nacionalni standardi SIST so lahko izvirni dokumenti, v večini primerov so
privzeti mednarodni in evropski standardi ter tuji nacionalni standardi. Izvirni dokumenti so v
slovenskem jeziku, privzeti dokumenti se lahko po Zakonu o standardizaciji sprejmejo v
slovenskem ali v tujem jeziku.

Že avtorica Čibej (Čibej, 2005)je izpostavila, da strokovna javnost vse več pozornosti
posveča problematiki elektronske dokumentacije. Tudi zavest o pomembnosti dokumentov in
posledično elektronskega arhivskega gradiva je pripeljala do ugotovitev, da je za doseganje
verodostojnosti dokumentov, pravne veljave, identitete in dolgoročne hrambe poleg nosilcev
pomemben predvsem kontekst. Zaradi tega so nastali številni mednarodni in nacionalni
standardi /…/, ki obravnavajo pomen konteksta in priporočajo vpeljavo metapodatkovnih
shem v informacijske sisteme za upravljanje z dokumenti oz. zapisi.

~2~
3 Pomen metapodatkov pri postopkih upravljanja z zapisi

V kontekstu upravljanja z zapisi so metapodatki definirani kot podatki, ki opisujejo kontekst

(miselno celoto), vsebino in strukturo zapisa ter upravljanje z njim skozi čas. S pomočjo njih
ugotavljamo kje, kdaj, kdo in zakaj je nekdo ustvaril zapis, komu in zakaj ga je posredoval,
kdo, zakaj in kdaj je imel vpogled v ta zapis in možnost spreminjanja. Metapodatki
omogočajo ustvarjanje, vpisovanje, klasificiranje, dostopnost, zaščito in urejanje zapisov
istočasno na različnih področjih. /…/ Metapodatkovno upravljanje z zapisi se lahko uporabi
za identifikacijo, preverjanje in umeščanje v kontekst zapisov in oseb, obdelavo, upravljanje,
vzdrževanje in uporabo teh vnosov ter za zagotavljanje pravne veljave. (Čibej, 2005)

Po Čibejevi (Čibej, 2005) bistvo zajemanja metapodatkov je dokumentiranje vsebine, oblike,

strukture in tehničnih lastnosti zapisa ter podajanje informacij o kontekstu ustvarjenega
zapisa, njegovem mestu v poslovnem procesu in povezanih osebah. Tak način obdelave
zagotavlja berljivost, uporabnost in razumljivost zapisa.

4 ISO 23081 skozi zgodovino

»Za ohranjane zapisov in zagotavljanje njihove verodostojnosti, zanesljivosti, uporabnosti in

celovitosti, je potreben enoten standard za metapodatke. Izvajanje standarda ISO 23081-1:
podpira procese upravljanja poslov in evidenc, saj omogoča uporabo zapisov v kateri koli
aplikaciji ali informacijskem sistemu.

Prednosti, ki naj bi bile posledica metapodatkov za upravljanje zapisov, vključujejo možnost

zaščititi zapise kot dokaze in sčasoma zagotoviti njihovo dostopnost in uporabnost, olajšati
sposobnost razumevanja zapisov, podpirati in zagotoviti dokazno vrednost zapisov, pomagati
pri zagotavljanju verodostojnosti, zanesljivosti in celovitosti zapisov, podpiranja in
upravljanja dostopa, zasebnosti in podpiranja učinkovitega iskanja.« (ISO 23081 for Records
Manegement Metadata – Wittington & Associates, 2006).

Standard ISO 23081 je naslednik standarda ISO 15489 1. del iz leta 2005, ki nosi naslov
Informatika in dokumentacija- Upravljanje zapisov. (Mesarič, 2004) Gre za enega prvih
mednarodnih standardov na področju upravljanja z dokumenti različnih vrst in izvorov:
digitalnimi ali analognimi. Standard ISO 15489 je naslednik avstralskega standarda za
upravljanje z dokumenti Standards Accociation of Australia 4390:1996 (krajše ASA
4390:1996). Ureja področje upravljanja z dokumenti vseh formatov in na vseh medijih,

~3~
ustvarjenih ali pridobljenih s strani javnih ali zasebnih organizacij ali posameznikov, katerih
naloga je ustvarjanje in vzdrževanje dokumentov

Utemeljuje osnovna načela arhivske stroke, to je avtentičnost, zanesljivost, celovitost in

uporabnost. Prvič tudi definira tri značilnosti vsakega dokumenta: vsebino, ki mora biti
povezana z metapodatki ostalih dveh značilnosti to je strukturo dokumenta in kontekstom
dokumenta, ki govori o nastanku dokumenta in prejemu ali uporabi dokumenta. (ISO 15489,
2005)

Priporočila v standardu ISO 15489 niso omejena zgolj na sisteme, ki so neposredno udeleženi
pri upravljanju z dokumenti, temveč posveča pozornost tudi: procesom, ki potekajo v takšnih
sistemih, kot so zajem, hramba, uporaba, sledenje spremembam na dokumentih, nadzoru in
sledenju toka dokumentov znotraj sistemov, nadzoru in dokumentiranju uničenih
dokumentov, dokumentiranju procesov upravljanja z dokumenti, nadzorom in revizijam
sistemov za upravljanje z dokumenti in stalnemu izobraževanju in usposabljanju na področju
upravljanja z dokumenti. (Mesarič, 2014)

5 ISO 23081-1: Informacije in dokumentacija - Procesi upravljanja evidenc -

Metapodatki za evidence - 1. del

Organizacije potrebujejo informacijske sisteme, ki zajemajo in upravljajo ustrezne kontekstne

podatke, za pomoč k uporabnosti, razumevanju, upravljanju in zagotovitvi dostopnosti do
zapisov. Te informacije so ključne za potrditev pristnosti, zanesljivosti, celovitosti,
uporabnosti in dokaznih lastnosti dokumentov. Ti podatki so skupaj znani kot metapodatki za
upravljanje zapisov. Standard, ki opisuje metapodatke za zapise, pa je ISO standard 23081.
(Baković, 2018)

Standard ISO 23081 (2006) opredeljuje metapodatke kot potrebne za podporo poslovanju in
procesu upravljanja z e-zapisi, ker: varujejo e-zapise kot dokaz in zagotavljajo njihovo
dostopnost in uporabnost skozi čas, omogočajo sposobnost razumevanja e-zapisov, podpirajo
in zagotavljajo dokazno vrednost e-zapisov, pomagajo pri zagotavljanju verodostojnosti,
zanesljivosti in celovitosti e-zapisov, omogočajo upravljanje z dostopnimi pravicami in
zasebnostjo, zagotavljajo učinkovito pridobivanje e-zapisov, podpirajo strategije
interoperabilnosti z omogočanjem zajema ustreznih e-zapisov, ustvarjenih v različnih
tehničnih in poslovnih okoljih in njihovo trajnost za tako dolgo, kot je potrebno. (Hajtnik,
2017)

~4~
ISO 23081 (ISO 23081, 2010) se osredotoča na koncept definiranja elementov metapodatkov
za upravljanje zapisov in določa splošno shemo o podatkovnih elementih, bodisi fizičnih,
analognih ali digitalnih. Namen ISO 23081 je zagotoviti standardiziran opis zapisov,
zagotoviti splošno razumevanje metapodatkov, omogočanje nadaljnje uporabe zapisov in
omogočiti ponovno uporabo metapodatkov za upravljanje zapisov v času in prostoru. Poleg
tega ponuja razširjeno razlago metapodatkov za upravljanje zapisov v organizacijah,
konceptualnih modelov metapodatkov in nabora elementov splošnih vrst metapodatkov na
visoki ravni, ki so primerni za katero koli okolje za zapisovanje.

Namenjen je strokovnjakom za zapisovanje ali osebam v organizaciji, ki so odgovorni za

upravljanje zapisov v katerem koli okolju, na kateri koli ravni uporabe v katerem koli
poslovnem sistemu.

Številne metapodatke za upravljanje zapisov je mogoče dobiti iz drugih informacijskih

sistemov, zato da bi bili uporabni, jih je treba strukturirati na standardiziran način.
Standardizirani metapodatki so nujen pogoj za uporabo informacijskega sistema v
organizaciji in med njenimi deli. Interoperabilnost se nanaša na dva ali več avtomatiziranih
sistemov za izmenjavo informacij ter uspešno obdelavo in uporabo teh informacij.
Interoperabilni sistemi morajo biti hkrati funkcionalni na tehnični, semantični in skladenjski
ravni. Podpora metapodatkom za upravljanje zapisov omogoča zaznavanje zapisov v
poslovnih sistemih in aplikacijski programski opremi. (ISO 23081, 2010)

ISO / TC 46 / SC11 (Building a metadata schema…, 2013) je zagotovil navodila za

metapodatke za zapise. Objavljeni deli so znani kot serija ISO 23081.
 Prvi del standarda ISO 23081-1: Informatika in dokumentacija - Postopki upravljanja
zapisov - Metapodatki za zapise
vsebuje načela, ki zahteve metapodatkov povezujejo z jedrom strokovnih izjav
predhodno osnovnih v standardu ISO 15489-1.
 Drugi del ISO 23081-2 : Informatika in dokumentacija - Upravljanje elementov in
strukture metapodatkov o zapisih-Koncept in izvedba
vsebuje konceptualna in izvedbena vprašanja, ki so praktičen pristop k
izvajanju in ponujajo opise različnih možnosti / zmogljivosti aplikacij,
upravljanja metapodatkov in konceptualni model za določitev elementov
metapodatkov za zapise.
 Tretji del ISO 23081-3: Informatika in dokumentacija - Upravljanje metapodatkov za
zapise

~5~
 služi kot inštrument za vrednotenje obstoječih nizov metapodatkov ali shem
za njihovo oceno v skladu z načeli iz prvega dela ISO 23081. Metoda
samoevalvacije je samo-ocenjevalni seznam, ki uporabnikom omogoča, da
ocenijo prednosti in slabosti svojih shem metapodatkov v primerjavi z
zahtevami standarda.

5.1 ISO 23081-1: Metapodatki za upravljanje z zapisi

Sprva metapodatki definirajo zapis na mestu zajema in ga pretvorijo v poslovni kontekst ter
vzpostavitev nadzora nad njim. Med obstojem zapisov ali njihovih agregatov so se pojavili
novi sloji metapodatkov, ki bodo dodani zaradi novih uporab v drugih poslovnih ali
uporabniških okoliščinah. To pomeni, da metapodatki še naprej sčasoma zbirajo informacije,
ki se nanašajo na kontekst upravljanja z dokumenti in procesih poslovanja, v katerih se
uporabljajo zapisi, in se ne nanašajo na strukturne spremembe zapisa ali njegovega videza.
Metapodatke je mogoče pridobiti ali ponovno uporabiti v več sistemih in za več namenov.
Metapodatki, uporabljeni za zapise v njihovem aktivnem življenju se lahko še naprej
uporabljajo, ko prenehajo biti zahtevani za namene tekočega poslovanja, vendar se ohranjajo
za prihodnje raziskave. Zagotavljalo pristnost, zanesljivost, uporabnost in celovitost skozi čas
ter omogočajo upravljanje in razumevanje informacijskih predmetov, bodisi fizičnih,
analognih ali digitalnih. (ISO 23081, 2010)
Upravljanje zapisov je vedno vključevalo upravljanje metapodatkov. Vendar digitalno okolje
zahteva drugačno izražanje tradicionalnih zahtev in drugačnih mehanizmov za
prepoznavanje, zajem, pripisovanje in uporabo metapodatkov. V digitalnem okolju so
verodostojni zapisi, ki jih spremljajo metapodatki, ki opredeljujejo njihove kritične
značilnosti. Te lastnosti morajo biti izrecno dokumentirane, ne pa implicitno, kot v nekaterih
postopkih na papirju. Nasprotno pa digitalno okolje predstavlja nove priložnosti za
definiranje in ustvarjanje metapodatkov in zagotavljanje popolnega, sodobnega zajema
zapisov. (ISO 23081, 2010)

Metapodatki podpirajo procese upravljanja poslov in evidenc pri:

a) Varovanju zapisov kot dokazov in zagotavljanju njihove dostopnosti in uporabnosti
skozi čas;
b) Omogočanju razumevanja zapisov;
c) Podpiranju in zagotavljanju dokazne vrednosti zapisov;
d) Pomoči pri zagotavljanju verodostojnosti, zanesljivosti in celovitosti zapisov;
e) Podpiranju in upravljanju dostopa, zasebnosti in pravic;

~6~
 f) Podpiranju učinkovitega iskanja;
g) Podpiranju strategij interoperabilanosti z omogočanjem verodostojnega zajemanja
različnih zapisov tehničnega in poslovnega okolja ter njihove trajnosti tako dolgo, kot
je to potrebno;
h) Zagotavljanju logičnih povezav med zapisi in kontekstom njihovega ustvarjanja ter
njihovo vzdrževanje v strukturiranem, zanesljivem in smiselnem načinu;
i) Podpiranju identifikacije tehnološkega okolja, v katerem so bili ustvarjeni ali zajeti
digitalni zapisi in upravljanju tehnološkega okolja, v katerem se vzdržujejo, da je
mogoče avtentične zapise reproducirati, dokler so potrebni;
j) Podpiranju učinkovite in uspešne selitve zapisov iz enega okolja ali računalniške
platforme na drugo ali katerokoli drugo strategijo ohranjanja.

Metapodatki za upravljanje zapisov sestavljajo:

i) Metapodatke, ki dokumentirajo tudi poslovni kontekst, v katerem so ustvarjeni ali
zajeti zapisi kot so vsebina, struktura in videz teh zapisov;
ii) Metapodatke, ki dokumentirajo upravljanje evidenc in poslovne procese, v katerih
so zapisi za kasnejšo uporabo, vključno z vsemi spremembami v vsebini, strukturi
in videzu.
Strukturo zapisa sestavljajo:
a) Njegova fizična in tehnična struktura,
b) Njegova logična struktura, tj. razmerje med podatkovnimi elementi, ki vsebujejo
zapis.
Ti vidiki so prav tako pomembni, kot vsebina sama. Metapodatki o tehničnih vidikih bi
morali opisovati sistem, s katerim se ustvarjajo ali zajemajo zapisi in tehnične značilnosti
posameznih digitalnih komponent po katerih so sestavljeni. (ISO 23081, 2010)

Vsi postopki upravljanja evidenc, ki se izvajajo po zapisu ali združevanju zapisov, bi morali
biti dokumentirani. Da bi ohranili zapise in zagotovili njihovo pristnost, zanesljivost,
uporabnost in celovitost skozi čas je treba ustvariti metapodatke, ki olajšajo sprožitev ali
dokumentiranje teh zapisov v procesih upravljanja. Ti metapodatki bi morali vključevati
informacije o procesih upravljanja, ki so bili ali bodo uporabljeni za vsak zapis. Ravni
podrobnosti za dokumentiranje procesov upravljanja zapisov se razlikujejo glede na vnaprej
določene potrebe upravljanja z metapodatki. Metapodatki o procesih upravljana zapisov se
lahko uporabljajo skozi celoten obstoj zapisa. Procesi upravljanja evidenc prav tako
ustvarjajo in uporabljajo tehnične metapodatke za upodabljanje in reprodukcijo digitalnih

~7~
zapisov, ki jih je treba posneti. Poleg tega je potrebno dokumentirati vse spremembe vsebine
zapisa, konteksta in strukturo, ki jo povzročajo dejavnosti upravljanja. (ISO 23081, 2010)

Tudi poslovni procesi, ki dostopajo do zapisov, morajo biti dokumentirani v metapodatkih.

Take poslovne uporabe vključujejo povezovanje zapisov z dejanji, sprožilci ukrepov in
drugimi zapisi. Vsi metapodatki o zapisu in tistih, ki nastanejo pri njegovem upravljanju in
uporabi tvorijo enkraten zapis. Ključnega pomena je, da se ti metapodatki hranijo vsaj toliko
časa kot obstaja izvirni zapis. V primeru razpolaganja z evidencami bodisi s prenosom
skrbništva ali lastništva, ali z uničenjem bodo morda še potrebni nekateri metapodatki o njih
za obstoj, upravljanje in razpolaganje. (ISO 23081, 2010)

6 Vloge in odgovornosti
Vloge in odgovornosti v zvezi z metapodatki za upravljanje zapisov je treba določiti, dodelati
in razglasiti v celotni organizaciji. Jasno mora biti, kdo je odgovoren za izvedbo potrebnih
ukrepov. Te odgovornosti se nanašajo na izvajanje poslov in evidenc upravljalnih procesov in
jih je potrebno dodeliti vsem zaposlenim v organizaciji, ki ustvarjajo, zajemajo oz. kakorkoli
upravljajo z metapodatki. Za upravljanje metapodatkov bi organizacija morala zagotoviti
posebno vodstvo, ki bi dodelilo odgovornost osebi z ustreznimi pooblastili v organizaciji, le
ta pa se mora odražati na delavnem mestu, preko opisa delovnih mest, kakor tudi politike
zaposlovanja. (ISO 23081: Poglavje 6, 2010)

7.1 Metapodatki za e-poslovanje

Metapodatki pomagajo omogočiti e-poslovanje, vključno z e-trgovino in e-upravo. Vsebina,
ki jo lahko vključujejo, se tiče lokacije izdelka, storitve, ponudnika in kupca, dogovora o
pogojih poslovanja, digitalnih podpisov... Ti metapodatki dajejo informacije o poslovnem
kontekstu in se zato lahko prekrivajo s kontekstualnimi metapodatki ter strukturnimi in
shranjevalnimi metapodatki, področji varnosti metapodatkov in nekaterimi metapodatki o
dostopnosti virov in storitev. (ISO 23081: Poglavje 7.2, 2010)

7.2 Metapodatki za prezervacijo / trajno ohranitev

Ohranjanje informacij, zlasti digitalnih informacij, za nadaljnji dostop je naloga knjižnic in
arhivov. Informacijska tehnologija je v primerjavi s tehnologijo tiskanja na papir relativno
nestanovitna. Zaradi izzivov nenehnega spreminjanja tehnologije so potrebni tehnični
metapodatki. Gre za dodatne strukturirane in shranjevalne metapodatke in nekatere
metapodatke, ki govorijo o strukturi in vrsti zapisov. Za podporo ohranjanju so potrebni

~8~
postopki upravljanja. To vključuje metapodatke o zapisih o upravljavskih procesih, ključno z
dostopom in varnostjo, migracijo, pretvorbo in prenosnih dejavnosti, na nove sisteme, ki
uporabljajo nove tehnologije, da se zagotovi ne le dostopnost zapisov skozi čas, temveč tudi
njihova stalna verodostojnost, zanesljivost, uporabnost in celovitost. (ISO 23081: Poglavje
7.3, 2010)

7.3 Metapodatki za opis virov

Ena od glavnih uporab metapodatkov je za opis virov. Ti viri so lahko knjige, dnevniki,
videoposnetki, dokumenti, slike in predmeti…. Vključujejo tudi zapise, prenesene v arhivsko
hrambo. Metapodatki so potrebni za identifikacijo vira in lahko vključujejo edinstvene
naslove, ustvarjalce, datume, odnos do drugih virov (npr. znotraj ene serije) in njegov obseg
(npr. velikost ali dolžina). Nekateri od teh elementov metapodatkov se uporabljajo tudi v
kontekstu upravljanja z dokumenti. (ISO 23081: Poglavje 7.4, 2010)
Obstaja močna povezava med vrsto začrtanih metapodatkov in arhivskim opisom. Arhivske
institucije uporabljajo metapodatke za opis arhivskih zapisov, da bi sčasoma ohranile njihov
pomen v njihovem upravljanju z dokumenti in upravnem okviru ter olajšale njihovo uporabo
in upravljanje. Zato obstoječi standardi arhivskega opisa, kot sta ISAD/G in ISAAR(CPF),
vsebujejo obsežno prekrivanje z metapodatki za upravljanje zapisov, saj se oboji ukvarjajo z
dokumentiranjem poslovnih kontekstov in procesi upravljanja z metapodatki. Arhivsko
upravljaje, vključno z arhivskim opisom, je dopolnilna in stalna dejavnost za tiste zapise, za
katere je ugotovljeno, da imajo arhivsko vrednost. (ISO 23081: Poglavje 7.4, 2010)

7.4 Metapodatki za odkrivanje virov

Metapodatki za odkrivanje virov tj. iskanje informacij o obstoju virov se prekrivajo in
presegajo opisne metapodatke. Vse poslovne enote, knjižničarji in javnost so odvisni od
metapodatkov, ki opisujejo pridobivanje informacij. Indeksi, klasifikacija in metapodatki o
lokaciji so primeri, ki podpirajo odkrivanje virov. Takšni metapodatki podpirajo tudi cilje
upravljanja dokumentov za lažje odkrivanje zapisov o virih. V kontekstu upravljanja
dokumentov so ti metapodatki povezani predvsem z metapodatki o dostopnosti. (ISO 23081:
Poglavje 7.5, 2010)

7. 5 Metapodatki za upravljanje s pravicami

Upravljanje pravic se lahko obravnava kot posebna vrsta ali vidik e-poslovanja, saj se ta
nanaša na upravljanje pravic nad uporabo in uporabo informacijskih virov zastopnika.
Obsega opis, vrednotenje, trgovanje, spremljanje in sledenje teh pravic ter zahteva

~9~
metapodatke, ki opisujejo tri ključne akterje, ki sodelujejo pri uporabi informacijskih virov.
Ti akterji so vpletene strani (npr. upravljalec, založnik in potrošnik), vsebina v vseh oblikah
in pravice same (npr. dovoljenja, omejitve ali omogočanje različnih stopenj pristojnosti za
uporabo in vpogled v vire). (ISO 23081: Poglavje 7.6, 2010)

8 Procesi upravljanja metapodatkov

Upravljanje metapodatkov vključuje procese, ki so opisani v ISO 15489-1: 2001, v poglavju
9. Ti so: ustvarjanje, zajem, shranjevanje, opis, vzdrževanje, dostop, opredelitev politik,
strategij in metod. (ISO 15489-1, 2001)
Za organiziranje in vzdrževanje struktur metapodatkov in metapodatkov je na voljo več
metod in tehnik. Primeri vključujejo slovarje podatkov, ki vsebujejo opise entitet, vrste
podatkov in odnosov med njimi in standardni označevalni jezik za izrecno opisovanje
struktur digitalnih objektov.

Postopki, vključeni v vzdrževanje, so naslednji:

a) Spremljanje za zagotovitev celovitosti podatkov pri ohranjanju metapodatkov.
b) Varnostni ukrepi za nadzor dostopa do metapodatkov, na primer pravila za
avtorizacijo med agenti ali sistemi in subjekti ali predmeti, do katerih imajo dostop.
c) Obnovitveni mehanizmi v primeru okvare sistema.
d) Rezervni postopki.
e) Migracije v okoljih informacijske tehnologije ali spremembe ali posodobitve
upravljanja sistemov z metapodatki za upravljanje evidenc. (ISO 23081: Poglavje 8,
2010)

9 Strukture metapodatkov
Da bi olajšali odnose med elementi metapodatkov in jih naredili smiselne, morajo biti le ti
strukturirani, na primer po enotnih shemah. Agenti, vključno z upravitelji zapisov, bi morali
razviti sheme za opisovanje zapisov, ki jih ustvarjajo, zajemajo in upravljajo, vključno s
kontekstnimi informacijami o poslovanju procesov in agentov. Te sheme je treba vzdrževati
na dolgi rok, da odražajo spremembe v organizacijskem in poslovnem kontekstu. Razmerje
med novimi shemami in tistimi, ki jih nadomestijo, bi moralo biti ustrezno identificirano in
dokumentirano. Sheme metapodatkov opisujejo entitete, njihove elemente in medsebojne
odnose. Podpirajo tudi opis struktur dokumentov (npr. z označevalnimi jeziki, kot je XML) in

~ 10 ~
so pomembne za upravljanje baz podatkov, ki vsebujejo dotične opisne informacije. Primeri
vključujejo definicije vrste dokumenta (DTD) ali sheme XML za definiranje struktur
dokumentov, strukture podatkovnih baz ter idejne sheme za relacijske ali objektno naravnane
baze podatkov. Strukture metapodatkov in elemente metapodatkov, ki jih sestavljajo, je
mogoče nadalje definirati s kodiranjem. Sheme kodiranja definirajo vrednosti ali skladnjo
elementa metapodatkov. Primeri shem kodiranja vključujejo vnaprej določena orodja za
upravljanje zapisov, definirana so v ISO 15489-1: 2001, razdelek 9.2 in 9.5: klasifikacijske
sheme za poslovne dejavnosti, klasifikacijske sheme za vrste dostopa, varnosti in
razpolaganja.

Prednosti shem vključujejo:

a) omogočanje integriranega in doslednega upravljanja metapodatkov;
b) omogočanje interoperabilnosti s primerjavo ali preslikavo različnih nizov
metapodatkov;
c) izražanje medsebojnih odnosov elementov in njihove semantike;
d) nadzor razmerja med elementi metapodatkov in pripadajočo semantiko;
e) zagotavljanje in ohranjanje doslednosti v informacijskih sistemih;
f) omogočanje modularnega razvoja ali povezovanja informacijskih sistemov;
g) zagotavljanje podlage za razvoj informacijskih sistemov ali baz podatkov. ((ISO
23081: Poglavje 8.5, 2010)

10 Vloga sistemov
Zapise bi morali ustvariti, zajeti ali upravljati bodisi avtomatsko, ali pa v kombinacijah, kot
so:

a) poslovni sistem, ki je zasnovan za samostojno ustvarjanje, zajemanje in upravljanje

zapisov;
b) poslovni sistem, ki ustvarja zapise, vendar ne upravlja z evidencami;
c) poslovni sistem, ki je zasnovan za ustvarjanje, zajem in upravljanje zapisov.

Sisteme za zapisovanje metapodatkov je treba zasnovati in izvajati s potrebno infrastrukturo

za ustvarjanje in zajem ter upravljati ustrezne metapodatke in, kjer je to mogoče, to storiti kot
avtomatiziran postopek. Sistemi bi morali biti zasnovani tako, da zagotavljajo, da bodo zapisi
in njihovi metapodatki ostali dostopni, verodostojni, zanesljivi in uporabni s kakršno koli
spremembo sistema. Eden od načinov beleženja sprememb je z uporabo revizijskih sledi.

~ 11 ~
Instrumenti za upravljanje evidenc, kot so sistemi za klasifikacijo podjetij, dostop in
varnostne klasifikacije morajo obstajati skupaj z organi za dispozicijo, da se zagotovi, da se
metapodatki črpajo iz verodostojnih virov. (ISO 23081: Poglavje 8.6, 2010)

11 Vrste metapodatkov, potrebnih za podporo ISO 15489-1

Ta klavzula prikazuje vrste metapodatkov, ki jih je potrebno upoštevati za učinkovito
izvajanje ISO 15489-1 Navaja obseg metapodatkov, ki jih je treba oblikovati in uporabljati za
izpolnjevanje zahtev iz standarda ISO 15489-1. (ISO 23081: Poglavje 9, 2010)
Vrste metapodatkov, potrebnih za podporo ISO 15489-1, se lahko razdelijo na naslednje
komponente:

a) metapodatki o samem zapisu;

b) metapodatki o poslovnih pravilih ali politikah in mandatih;
c) metapodatki o povzročiteljih;
d) metapodatki o poslovnih dejavnostih ali procesih;
e) metapodatki o procesih upravljanja dokumentov.
Te vrste metapodatkov se enako uporabljajo pred zajemom in po njem. (ISO 23081: Poglavje
9, 2010)

12 Implementacija ISO 23081 v metapodatkovne sisteme

Dokument ISO/TC 46/SC11N800R1 (Building a metadata schema…, 2013) za kreiranje
lastne metapodatkovne sheme priporoča, da izoblikujemo odgovore na naslednja ključna
vprašanja:
- Kakšen bo obseg sheme?
- Kako se shema nanaša na druge pobude za vključevanje oz. interoperabilnost v vaši
skupini / agenciji / sektorju
- Katere informacijske predmete / procese boste opisali, npr. besedilni dokumenti, slike,
prostorski predmeti itd.
- Ali bo shema uporabljena za opisovanje predmetov v sistemu za upravljanje
dokumentov, spletnem mestu, arhivskem sistemu, poslovnem informacijskem sistemu
/ transakcijski bazi podatkov?

~ 12 ~
 - Kako se bodo metapodatki uporabljali, na način da bodo zajeti samo uporabni
metapodatki.
- Za koga bo shema veljala, npr. vaša skupina, vaša agencija, vaš sektor.

Na ravni aplikacije je potrebno razmisliti:

- Kakšen bo obseg profila aplikacije
- Kako se profil aplikacije nanaša na druge pobude za integracijo / interoperabilnost v
vaši skupini / agenciji
- Kateri informacijski objekti oz. procesi bodo opisani, npr. besedilni dokumenti, slike,
prostorski predmeti
- kako bodo metapodatki dejansko uporabljeni, tako da bodo zajeti le uporabni
metapodatki
- V katerih sistemih se bodo metapodatki uporabljali, npr. sistem za upravljanje
dokumentov, spletno mesto, arhivski sistem, poslovni informacijski sistem /
transakcijska baza podatkov (Building a metadata schema…, 2013)

13 Stanje v Sloveniji
Slovenski institut za standardizacijo je leta 2005 razglasil ISO 15489 za slovenski nacionalni
standard. Od leta 2001 dalje je bil v Sloveniji implementiran oziroma neposredno upoštevan
v vseh predpisih, ki regulirajo upravno poslovanje v javni upravi, na področjih, kot so
tehnična, šolska, zdravstvena, kadrovska, računovodska, davčna in druga dokumentacija.
(Žumer, 2001)

Žumer (2001) na tem mestu omenja implementacijo ISO 15489 v Zakon o elektronskem
poslovanju in elektronskem podpisu iz leta 2000 ter tri arhivske predpise iz leta 2006: Zakon
o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA, Uredbo o varstvu
dokumentarnega in arhivskega gradiva – UVDAG in Enotne tehnološke zahteve za hrambo
elektronskega gradiva v digitalni obliki – ETZ.

Arhiv RS je že leta 2005 izdal Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega

gradiva organov javne uprave, ki ga je leta 2009 kot Pravilnik o določanju rokov hranjenja
dokumentarnega gradiva v javni upravi objavila ministrica za kulturo. Pravilnik v prilogi
vsebuje tako imenovani »zbirni klasifikacijski načrt«, v katerem so zbrane vse vsebine, ki jih
vsebujejo veljavni klasifikacijski načrti v slovenski javni upravi. V številne predpise je bil

~ 13 ~
standard ISO 15489 prevzet tudi posredno, predvsem preko priporočila Evropske komisije
MoReq (Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov) leta 2001 in 2008 ter preko
različnih drugih mednarodnih standardov, ki so v celoti naslonjeni na ta standard oziroma se
nanj sklicujejo. (Žumer, 2001)

14 Zaključek

Sheme metapodatkov se razlikujejo po vrsti in številu podatkovnih elementov, določitvi

obveznih polj, zahtevah kodiranja ter uporabi vsebine podatkov in standardov vrednosti.
Odločitev o izbiri sheme vpliva na kakovost in raven opisovanja. Pri sprejemanju sheme ali
razvoju prilagojenega profila metapodatkov je treba upoštevati več dejavnikov, ki so opisani
v standardu ISO 23081-1. Le ta razdeli metapodatke, na skupine metapodatkov za upravljanje
z zapisi, za e-poslovanje, za prezervacijo, za opis virov, za odkrivanje virov in za upravljanje
s pravicami nad viri. Za vsako izmed njih poda smernice o popisu dokumentov ob in po
njihovem zajetju, na nas pa je, da tem smernicam čimbolj sledimo in v čim večji meri
poskrbimo za konsistentnost in čim večjo mero interoperabilnosti med različnimi shemami
metapodatkov.

~ 14 ~
VIRI:

Baković, A. (2018). Metapodaci u spisovodstvu i hrvatska uredba o uredskom poslovanju.

Diplomsko delo. Zagreb: Sveučilište u Zagrebu, Filozofski Fakultet.

Building a metadata schema- Where to start by DocService-issuu. (2013). Serbija:

DocService. Pridobljeno 6. decembra 2019 s spletne strani:
https://issuu.com/docservicevr/docs/where_to_start_-_advice_on_creating

Čibej, N. (2005).Upravljanje z zapisi in metapodatki v ISO standardih, V Tehnični in

vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 4. zbornik referatov
dopolnilnega izobraževanja s področji arhivistike, dokumentalistke in informacije v Radencih
od 6. aprila do 8. aprila 2005. (str. 265-275). Maribor (Glavni trg 7) : Pokrajinski arhiv

Hajtnik, T. (2017). Vzpostavitev nacionalnega e-arhiva : tukaj je izziv - kako ga lahko

rešimo? V Atlanti : mednarodna revija za sodobno arhivsko teorijo in prakso = international
review for modern archival theory and practice = rivista internazionale di teoria e pratica
archivistica moderna. (str. 147-164). Maribor : Arhive Centre for Professional and Technical
Problems

ISO 23081 for Records Manegement Metadata – Wittington & Associates. (2006). Orlando:
Wittington & Associates. Pridobljeno 23. novembra 2019 s spletne strani
https://www.whittingtonassociates.com/2006/04/iso-23081-for-records-management-
metadata/

Member´s Portal-Home. (2009.). Ljubljana: Slovenski inštitut za standardizacijo. Pridobljeno

23. novembra 2019 s spletne strani: http://members.sist.si/home/faq.aspx

Mesarič,J. (2014). Analiza ponudbe storitev ohranjanja elektronskega dokumentarnega in

arhivskega gradiva v Sloveniji in izbranih državah EU. Magistrsko delo. Ljubljana : J.
Mesarič.

Predstavitev SIST. (2016). Ljubljana: Slovenski inštitut za standardizacijo. Pridobljeno 23.

novembra 2019 s spletne strani: http://www.sist.si/o-sist/predstavitev-sist.html

SIST ISO 23081-1:2010. Information and documentation -- Records management processes

-- Metadata for records -- Part 1: Principles/ Informatika in dokumentacija - Procesi

~ 15 ~
upravljanja zapisov - Metapodatki za zapise - 1. del: Načela. (2010). Ljubljana: Slovenski
inštitut za standardizacijo.

Storitve sist.si. (2016). Ljubljana. Slovenski inštitut za standardizacijo. Pridobljeno 23.

novembra 2019 s spletne strani: http://www.sist.si/izobrazevanja-in-storitve/storitve
Žumer, V. (2001).Mednarodni standard ISO 15489 in upravljanje dokumentacije v organih
javne uprave, gospodarskih družbah, podjetjih in zavodih v Sloveniji V Tehnični in vsebinski
problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja : zbornik referatov dopolnilnega
izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike ... = Technical and field
related problems of traditional and electronic archiving : conference proceedings .. (str. 113-
132). Maribor (Glavni trg 7) : Pokrajinski arhiv.

~ 16 ~