ACUERDO No 012 DE 2015 ‘Octubre 01 de 2015 “POR EL CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE FUNCIONES ¥/O ACTIVIDADES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INTERVENTORES Y /O SUPERVISORES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SANTANDER S.A.E.S.P (ESANTS.A. E..P.) LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SANTANDER S.A. ES.P., EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES,Y ESTATUTARIAS Y CONSIDERANDO. 1. Que para el cumplimiento de sus fines, la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE SANTANDER S.A ES.P, ESANTS.A. ES.P.; como Empresa de servicios pUblicos y gostor del Plan Departamental de Aguas PAP-PDA, debe celebrar todo clase do contratos con entidaces pUblicas y personas naturales o juridicas, nacionales 0 exiranjeras, de acuerdo con las normas del derecho. 2. Que los actos y contrates se rigen por el Manual de Contratacién de ESANT 5. ES.P. yen algunas circunstancias establecidas en el citado manual por el Estatuto. General de Contralacién de la Adminisiracién Publica [Estatuto General de Contratacién de la Adminishracién PGblica Ley 80 de 1993, modlficade por la Ley 1150 de 2007, y demas Decretos regiamentarios). Que el Gobierno Nacional, expidié lo Ley 1474 de 2011-Estatuto anticorupetén, el Decretotey 019 de 2012|Ley anti iramites), el Decreto-iey 2150 de 1995, modificado por Ia Ley 962 de 2005 { Ley anti trormites), La Ley 734 de 2002, moditicada por el Decreto ley 019 de 2012, y Ic Ley 80 ce 1993{ Capitulo de la responsabiidades) y el Decrete 1082 de 2015, en todo lo concemiente a las obligaciones y responsobilidades que deben cumplir los interventores y supervisores que ejercen control sobre la actividad contractucl. 4. Que el del Decreto 1082 de 2015, sefialé: “Las Enfidades Estatales deben contar con un manual de contratacién el cual debe cumplir con los linearrientos que para el efecto sefiale Colombia Comore Eficiente”. 5. Que las nuevas normes introduio diversos cambios normatives, que exigen una ‘modificacién a las funciones y/o actividades que deben observar los interventores y supervisores. 6. De contormiciad con lo establecido por el orficulo 83 de la Ley 1474 de 201), el objetivo de la supervision e interventoria en los coniratos es proleger la moralidad administrative. con el fin de prevenir ja ocurencia de actos de comupcion y tutelar Ic fransparencia de la actividad contractual. 7. La supervisién e interventora contractual implica el seguimiento al ejercicio de! cumplimiento obligacional por la empresa contratante sobre las obliga cargo del contratista, 8. El Manucl do Inerventorfa y supenvsién de ESANT S.A. ESP, busca’ servir de herramienta de trabaio a las personcs naturales © juridicas que ejercen las labores 2 de Intenventora y supenvsion de los diferentes contraios © convenias celebracos onire ESANTS.A. SST Boas BApicao en debids tormacontrbuye o garantizar la calidad de los productos, bienes, obras y/o servicios contratados por ESANT S.A. ES.P. Es un documento dindmico, susceptible y accesible a ‘es cambios y moditicaciones que se puedan desprender de corecciones, observacionss, normas y alusies a Ics politicas institucionates, dentro de los esténdores de:calidad y ja normatividad vigente. a Feria dee sinvoso. aoRESUELVE: TMULOL GENERALIDADES Articulo 1°. Adopeién, objeto y alcance 1.1 ADOPCION El presente Manual de funciones y actividades que deben cumplir fos interventores y supervisores, con el fin de defini el cleance de las obligaciones y responsabifcades de los actores en la actividad contractual, necesorios para ojercer Ia vigiancia y control de la ejecucién contractual 1.2 OBIETO Establecer lineamientos, procedimientos y responsabilidades para los Supervisores Interventores en el cumplimiento de las funciones 0 actividades que estos deben cumpiir como resultado de las acciones y responsabiidades definidas en lai Ley 1474 de 2011, durante la ejecucién y fquidacién de los contains celebrades por ta Empresa de Servicios Piiblicos de Santander $4 ES.P. ESANTS.A. ESP. 1.3 ALCANCE Aplica para el ejercicio de las obigaciones que deben observar los Interventores técnicos, Supervsores técnicos [cuando esta es ejercida directamente por personal de Ia empresa), el personal de apoyo a Ia supervsién adminisirativa, financiera, contabie y legal, como también a los _Interventores en téiminos generales a los contratos que realiza la Empresa de Servicies PUblicos de Santander 8.4 ES,P. ESANT S.A. ESP., desde la celebracién del contrato en sus inicios y concluyende con Ia liquidacién, enirega del informe final y 1a incomporacién de los registros generados ‘ante la Oficina Juridica de la Empresa de Servicios PUblicos de Santander 8.4 ESP. ESANTS.A. E.P. y hasta la celebracién del acta de recibo final Esla_misma comprende la tealzaciin de acciones de carécier administrative, técrico, financiero, ambiental, social y legal con la finalidad de verificar el cumplimionto de los compromisos contractuales y de las leyes, dectetos y normas que ‘aplican a los contratisia(s) de apoyo a la supervision, una vez se suscriba el contrato y hasta su terminacién, Atticulo 2°, Principios y Definiciones: 2.1 PRINCIPIOS 2.1.1 COLABORACION: Colaborard con Ia Empresa de Servicios Publicos de Santander S.A E.P. ESANT S.A, :S.P. y el contratista, en el logro de los objetivos coniractuales pactados, conformande de esta manera un grupo de trabajo idéneo en cuya labor conjunta ‘se Tesvelvan difcultades con razones del orden técnico, administrativo, financiero. ‘contable. ambiental, Social y juriaico legal) 212 ENECUCION: : ‘Velaré por que el contralto se ejecute cumpliendo con la programacién, en los plazos acordades y el flujo de, invessin establecido, manteniéndolos debiclamente actualzados. 2.1.3 ECONOMIA: Teeter encase en eco nfomacaeccay aoe o las asignaciones presupuesiales de los mismnos. 2.1.4 _RESPONSABILIDAD: ea cmeRespondleté por los resultados relacionados con su gestion y de las decisiones iécnicas, adrrinistativas, ombientales y financieras tomadas durante la Vigencia del contrato. 2.1.5 CONDICIONALIDAD: - Verificaré el cumpimiento de las oblgaciones y condiciones técnicas, ‘administrativas, financleras, ambientales y leaales del contraio. 2.1.6 CUMPLIMIENTO: Veriticar el cumplimiento de la nommatividad vigente, por parte del Contratisia en la ejecucién del conirato y su liquidacién, 2.1.7 EXIGENCIA: Verificaré los requetimientas exigidos en cada uno de los licencias 0 permisos dacios por las entidades competentes para el desarrollo de los coniratos. 2.1.8 CERTIFHCACION: Certiicard el cumplimiento 0 no de las obligaciones del Coniratista acorde: con la realidad de 1a ejecucién contractual. Arliculo 3. FINALIDADES INHERENTES AL EJERCICIO DE LA INTERVENTORIA Y/O LA ‘SUPERVISION La interventoria y/o supervision se constituye en un instrumento que permite a la Empresa de Servicios PUbblicos de Santander S.A ES.P. ESANT S.A. ES.P., medi los resultados ye! Impacto de Ia ejecucién de! contrate, ayudando a la Empresa en lo tora de decisiones La finalidad de la interventoria y la supervisién es verificar que se cumpian a cabalidad y con equidad los términos y obligaciones pactadas en el conirato, con la oportunidad, costos y especificaciones que satisfagan las necesidades que se pretenden cubrir con e! mismo. La Interventoria y Ia supervision, mediante observaciones constructivas y criticas, ‘apoya a Ia empresa en la consolidacién de los resultados que se esperan obtener con Ia ejecucién del contraio viglade y supervisado; en Ia medida en que sea efectiva la injerventoria y la supervision, mediante un plan de trabajo bien farmulaco y con los medios aprobados se eslablece como un valor agregado, en la creacién de eventos que mejoren la gestion contractual Iguaimente el ejercicio busca proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ecurencia de actos de conupcién y de tulelar la transparencia de la, actividad contractual, la viglancia debe ser permanentemente durante la ejecucién det objeto contratado en consideracién a que se requiee personal con conocimientos especialzados. La interventoria consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contraio reaice una persona natural 0 juridica contratada. Cuando fa entidad lo justifique y acorde a fa naturateza del contrato principal, la empresa contalards el seguimiento adminisitalivo, técnico, social, ambiental, financier, contable, juidico del cbjeio 0 contrato dentro de Ia interventoric. Por regia general, no sen concurrentes en relacién con un mismo contrat, Ios funciones de supervision e interventoria, Sin embargo, Ia divsién de la viglancia del conirato, principal, la empresa indica las actividades técnicas a cargo del interventor y las demas, _ Sue quedotér 6 cargo dela Empresa a través del supervisor. Elcontioto de interventoria ser6 supenisado directomente por ESANT SA. ESP. {Por feuid general es necesario contratar inierventosia. Sin embargo, con Independencia de la modalidad de seleccién pare cade proceso los estudios previos de las ejeculorias a vigilar delerminaran la necesidad de contor’con interventoria. (Articulo 83 Ley 1474 de 2011). Los interveniores y supemisores estén facultades para solcitor informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la gjecucién contractual, y serén resporsables por mantener informada @ la Empresa contratante de los hechos © ckcunstencios que puedan constituir, actos de commupcién tipificades como conductas punibles, 0 que Puedansporier S.porigan @nriesgo el career del contraio, © cuando tal ep ose AUG Shuey 1474 do 201esant : Cresent Ns 1 supenvsor 0 et interventor, debe exigi la calidad de los bienes y servicios adquitides por la emotesa y/ 0 en sv defecio, los exigidos por las normas técnicas abligatorias, y deberé Cerilicar como recibida a satisiaccion, obra que ha sido ejecutada a cabaidad i supervisor o el interventor deberdn informor mediante escrito a la empresa contratonte los hechos o circunstancias que pueden constituir actos de corupcién tipificades come. conductas punibles, 0 que puedan poner o pongan en fiesgo el cumplimiento del contrato, Arficulo 4, FACULTADES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR “La supenisién e interventoria contractual implica el seguimiento ol elercicio de! cumpiimiento obigacional por a entidad contratante sobre las obligaciones a cargo ce! contratista, Los interventotes y supervisores estén facultades para solicitor informes, acicraciones y expicaciones sobre el desarrollo de la ejecucién contractual, y serdn responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o citcunstancios que puedan constitir actos de corupcién fipificados como conductas punibles, o que puedan poner (© pongan en fiesgo el cumplimiento del contralo, 0 cuando tcl incumplimiento se Presenie.” En el ejercicio de sus funciones el supervisor o interventor estén facullades pare actuar conforme Io establecido en Ia Ley, Io previsto en el respective contrato © converio y lo regulado en el presente manual. Compete a los mismos: |. Bégir ol contratisa 6! cumplimento de las obligaciones previslas en el contrato o cconvenio y en la constitucion, leyes, Decretos y nomnas que le apiiquen, 2. Recordare ai contratsla de manera oporiune y clara (os insttucciones sobre el cumplimiento de las obigaciones conlroidas en el contralo 0 convenio. 3. Acluar da manera diigente de tal manera que conirbuya a lo mejor ejecucién del conirato 0 corvenio, y en general adopter medidas que propendan por la Spiima sjecucién del objeto contatacdo, 4, Dejar constancia escrila de todas las aciuaciones en especial las observaciones ue impartan que son de su competencia confomme a los obligaciones pactadas én el contrato en concordancia con late. 5. fstoblecer metodologia de trabolo necesaria, préctica y eticiente pare realizar fo Yigiancia y supervision, que redunde en una eficaz ejecucién del objeto viglado y supervisade 4. igi, 14 calced de los bienes y servicios adautidos por la empresa, 0 en su efecto, los exigides por las normas lécnicos obligatores, y ceriifcor recibida a salistaccién las obigaciones pactadas 7. Informer 6 la empiesa conlratonte los hechos © ckcunsloncias que puedan consltuir acios de comupeién fipicacios come cenductas punibies, o que pueden poner 6 pongan en riesgo el cumpimiento del contrato, o cuando se presente al incumplimiento, 8. Eniregorinformacién a la empresa contratante relacionada con el incumplimiento Gel conirato, con hechos © creurstancias que puedan constfvir actos de comypcién fipiicados como canductss punibles, o que puedon poner 0 pengan {en riesgo el cumpimiento del contrato. «Pata el INIERVENIOR las demés establecidos en el contrato. gg Aaticulo 5: PROHIBICIONES DEL INTERVENTOR Y SUPERVISOR 1 5 Sin pericio: de-les-normas que reguidn, [as Inhablidades © incompatibifdades, las .Japtohibiciones y deberes, La Empresa 6 Sefvicios Publicos de Santander A ES.P. ESANT OSPF Sn ESP. se abslenctd de designer a Un supersor 0 Inlerventor cuando ésle se * encuenire en siluacién de conficlo de intereses definidos en los cédigos de ética profesional y en normas lagales y por lo tanto les es prohibido: 1, Adopter decisiones que le corresponden al ordenador del gaslo de tales come la aprobacién de adiciones, pronagas, suspensiones, modificacién de cantidades precios no previstos y demds que impfquen modificaciones al conirato, 2. Solicitor o recip, drecta o indrectamente, para sio para terceros déclvos, favores ogee ore ote detenatcioroprebandas dee ovisod conrtantog eh, eee? Neesant * Omit, denegar o retardor el despacho de los asuntos a su cargo. (Obstacufizar las acluaciones de las auloridades 0 el ejercicio de los derechos de los particulares en relacién con el contrato. Constituise en acreedor © deudor de alguna persona interesada ‘directa 0 indirectamente en el contrato: 3 Permit indebidamente el acceso de terceros « Ie informacion del contrcto. Gesfionar indebidamente a titulo personal asuntos relativos con el contrato, Exonerar al Contratista de cuciquiera de sus obligaciones. Porlicipar en el proceso de seleccién del Coniratista, efeciuaco por Empresa de: Servicios PUbicos de Santander S.A ESP. ESANT S.A. ESP, al cual se le esté eferciendo la Supervision o Interventorta, 10. Autotzar la eecucién de items no previstos, obras adicionales 0 mayores cantidades de obra sin ia autorizacién de la Subgerencia Técnica de ESANT S.A, ESP. 11. Autorizar Ia ejecucién det contraio 9 convenio por fuera de los plazos contractuales sin haber solcitado iniciaimente, obtener aprobacién por escrito por parte del supervisor del contrato para realizar la modificacién del contrato o convenio, 12, Pecibir obigaciones por fuera del plazo contractual Articulo 6. MARCO CONCEPTUAL El marco conceptual corresponde a una serie de concepios ¢ ideas que se relacionan de manera coherente y organizada con el tema respecio del cémo y por qué de la sjecucién de un proyecto 0 programa, para que sean de facil entendimiento y ‘apiicacién al desarrollo del mismo, y ayuden a la comprensién exegética del texto. % Actas: Son documentos escritos. susctitos por las partes del contrato © por quien las represente legal o técnicamente en la ejecucién y liquidacién del contrato, segin sea @1 objeto del acta, en lo que se deja constancia de hechos, de manifestaciones 0 de acuerdos de voluniades. En el documento deberé conslar la fecha, las partes intervinientes y Ia condicién en que intevienen, el objeto que origina la eiaboracién del documento, las constancias, las observaciones, las recomendaciones efeciuadas y las recomendaciones sobre ia necesidad de pactar nuevos compromisos a adavinr, segin sea el caso. El documento debera ser suscrito por los intorviniontes, con indicacién de 1a calidad 0 condicién que intervienen. (VB del diecior de la dependencia relacionada con el abjeto en ejecucién) @ Acta de iniciacién: Es el documento mediante el cual los parles contratanies (tepresentante legal del contrat vigiado y el supervisor designadade por el Tepresentante legal vigilante}, dejan constancia escrita de la fecha exacta de cién del plazo de ejecucién de fas obligaciones contractuales, conforme con lo preysto en el contrato. Al igual, dejaran constancia de las posibles variaciones presentadas ai contrato celebrado. Con el cumplimiento de todas las obligaciones prerrequisitos a cargo del ejecutor y el VB del director de la dependencia relacionada con el abjeto en ejecucién. En los de obra las partes contratantes (representante legal del contrato vigliado y el supenvisor designadado por el represenianie legal vigiante| y cl INTERVENTOR (Cuando aplique), dejan constancia escrita de la fecha exacta de iniciacién del plazo de ejecucién.de. jas obligaciones contractuales, conforme con lo previsio en el sseontrato. Al igual, deléran.constancia de las posibles variaciones presentades al contfate celebradé. Con el Gumplimicnio de todas las obligaciones prerequislios a En'g0 del ejecutor y el VB del ditector de Io dependencia relacionada con 61 objeto “enejecticion. % Anticipo: Es la suma pactada en el conttato que se entrega al contratista a manera de “financiacién” para la correcta ejecucién del conirato, debiendo ser intervenicia €en fos conceptos definidos en el plan de invétsion respectivo, de Ia conformidad con las condiciones cispuestas en éste, amorizandose de cada cuenta que se pague ai contraista. Pora la conslitucion y entrega de estos recursos se someteran a lo establecido en el pliege de condiciones 8 monto no podré exceder el cincuenia por ciento (50%) del valor total det contrato, <1 cual seré:amorizade:.descontando el mismo porcentaie de cada acta de reck quese presente. <= Bi \ecant -: ower 4 Amortizacién del anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada acia de recibo™ factura o documento equivalents que presente el contraiisia, con el fri de devolver o [a empresa el valor entregado por esta, en calidad de anticipo. ‘ Acta de recibo parcial: Es el documento mediante ef cual el interventor, certifica el recibo a satisfaccién de los bienes, las obras o los servicios coniralados (Decreta ley 2180 de 1995) para efectos legales debe ir susctta por el representante legal del Conitato de interventaria, la proyecciondel supervisor y Io aprodacion del director de la dependencia relacionada con ol objeto en sjecucién, Acta de suspensién: Es el documento mediante el cual la empresa y &l coniratista acuerdan suspender ef contralo, por citcunsiancias sobrevinientes que imponen la paralizacién transitoria del cumplimienio de las obigaciones contractuales. Debord estar susciita por quienes intervinieron en el ocla de inicio, Pare tal fin deberé contar con Ia susctipcién del supervisor de Ia empresa, quien deberé ser competente para hacerlo, el VB de la Oficina Juridica y la viabiizacion del director del érec relacionade con el objeto contractual y aprobada por el gerente de ESANTS.A. ES.P. % Acta de reiniciacién: & el documenio mediante el cual la empresa y el contratista cuerdan dar por terminada Ia suspensién del plazo y reiniciar la ejecucién del contrat, esta Acta debe ser suscrita por los mismos agentes que suscrivieron el acta de suspension. En todo caso para efectos de la reiniciacién so requiere ia modificacién de la vigencia de las respectivas garantias come obligacién a cargo del Contratists. (VB_de Ia Oficina Juridica y del director del Grea relacionada con el objeto contractual) 4 Acta se cesién det contrato: Documento medinte el cual la empresa autoriza a que un coniatista en incapacidad de continuor la ejecuci6n de un contrato, ceda esta obligacién a un tercero que ostente mejores 0 iguales calidades que el cedente, e! cual confinuara con los compromisos generados en el acuerdo de voluntades original Este documento deberé ser firmado por el contratista cedente, contratista cesionario y el Gerente, con el VB del interventor, proyeccién del supervisor y revision de Ia subgeencia encargada del proceso. Acta de recibo final: Es el documento meciante el cual el intewentor, cerlfica después de Ia expitacién det plazo coniracival del ejecutor vigitando el recibo a satistaccién de los bienes, las obras 0 los servicios contratados (Decreto ley 2150 de 1995) para efectos legales debe ir susciita por el representante legal de! contrato, el inierventor y supervisor y la aprobacion de la subgerencia encragada del proceso. En Io rrisma debe indicar que obligaciones no fueron cumplidas y la causa, sia ello hubiere luger. % Acta de liquidacién: 5 ¢! documento susciio por el representante legal o su delegado debidamente autorizado de Ia Empresa y el representante legal del contratsta vigiado y/o supervisado que contiene el balance final del conirato, es decir, Io retacién completa de lo que fue la ejecucin de éste, en sus aspectos técnicos (soportados en el acta de recibo finall, econémicos {obligaciones cumpidas ¥ canceladas a los valores pactados contractuaimente, con ei contenido de los Valores reconocido y, 10s aspectos juricicos [cumpimiento de lo dispuesto en los articuies 60 y 61 de la Ley 80 de 1993). En ella se harén constor los acuerdos. conciiaciones.o. transacciones a que hayan llegado las partes para que se pueda ‘deciorar a paz y salvo, como también la declaracién de liquidacién del contrato. De igual'forma debe lever Id aprobacién de la subgerencia encargada del proceso contract See ee "=<" ‘Acta de terminacién anticipada del contrato: Es el documento suscrito por la Empresa y el contratista mediante el cua! éslos Geyerdan de mutuo aisenso dar por terminado: en forma anticipada el conirato. En el. documento debera dejarse expresa constancia de las razones que justifican tol decision. Esta acta debe llevar la aprobacién de la subgerencia encargada de! proceso contractual y el V.8. de la direccién Juridica, Acla de mayores canlidades de obra. Documento donde constan las cantidades que su nalurale#a puedeniejecutarse de acuerdo con los pianos y las especificacione: ‘iiginoles del. Contato. x dondettodos los items tienen precios unitories pacta : ae © Cea Peeesant - respecto de las cuales la empresa podré ordenar su ejecucién y el.contratista esta obligado a ejecutarias. £1 acta debe llevar la aprobacion del director de la dependencia relacionada con el objeto en ejecucién. Acta de modificacién bilateral o acuerdo entre partes: £5 un documento suscrite entre El Contratanie y el Contratisia que mocifica o aciciona el conirato en cuciquiera de sus partes, con excepcién del objeto. (arliculo 40 Ley 80 de 1993). 6 acta debe llevar la aprobacien del director de te dependencie relacionada con el objeto er ejecucion y el V8 de la Director Juridico. Actualizacién de precios. Si como resultado del acuerdo susctiio enite las partes, es necesario ejecular mayores cantidades de obra de las pactades al momento de Ia preseniacién de Ia oferta y estas, superon un valor porcentual igual o superior ol 20%, las partes, actuatizaran los precios, no siendo necesario celebrar contrato adicional, E acuerdo deberd ser suscrito entre las partes, aplicando las disposiciones del articulo 40, y @l articulo 25.14 de la Ley 8 de 1993. Vencido el plazo de ejecucion. no podié celebrarse acuerdo entre las partes. ‘ Adiclén del contrato: opera cucndo se aumenta el valor del contrato, aumento que no puede superar el 50% de su valor inicial expresado en salarios minimos legales mensuales vigentes, como consecuencia de haberse paclade nuevas obiigaciones or este valor, pardgrato del Ar. 40 Ley 80 de 1993 Inc 2. + Contato Adicional: Sucede cuando en un contralto a precios uniarios es necesario actor nuevas obligaciones, es decir nuevas obligaciones de hacer, no consideradas ‘al momento de la oferta, deberé celebrarse contrato adicional, obligaciones estas que no podréin ser superior al 50% del valor inicial del contrato, expresado en smmlv, al momento de sv celebracién, de acuerdo al paragrafo del Art. 40 Ley 80 de 1993 Inc 2. Cetlificado de disponibliidad presupuestal (CDF). Documnento expedide por la direccién Financiera y Contable, mediante el cual se garantiza la existencia de ‘apropiacién presupuestal disponible, libre de tode ofectacién presupuestal y suticiente para respaldar los actos administratives con los cuales se ejecuta el presupuesto 0 se hace la apropiacién presupvestal. % Control de Calidad. Proceso mecfanle ei cual se veritica Ia calidad de los materiales y procesos que se ulilzan, de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas y se Vela por ia idoneidad de las actividades de ia e ejecucién del contrato. % Costes. Valores do los medios e Insumos necesatios pera producir un bien servicio (Productos intermedios o finales). Costes Directos. Costos asociados cirectamente con ol alcance del propésito general y tesuitado de un programa o proyecto o relacionados con un componente especifico de Ia propuesta, ® Costos indirectos. Erogaciones que tienen que ver con la ejecucién del proyecto, pero que no estén directamente relacionadas con su objeto o propésito general, Clausulas:. Son. las. estipuiaciones obligatotias o facultativas que se pactan en el “Gontrato y que ademés de las previsiones legales deierminan la regulacién juridica de - [Stelacion contraciva Contacte: Poriona rote! reica : Eotworcio 0 unién temporal, con quien 98 scribe elrespectivo contralto, Contratos estatales: Son todos fos actos juridicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado 0 en cisposicianes especiales, 0 detivados del ejercicio de la autonomia de la voluntad, as como los que, a ifulo enunciativo, se definen en el articulo 32 de la referida SS)eos $ ‘Cuenta de Anlicipo. Cuenta bencaria especial. que genere rendirientos financieros, que se abre con el valor total de! anticipo que entrega ESANT S.A. ESP., para ser manejada de acuerdo a lo establecido en los pliegos de condiciones, Desempefio Ambiental, Resuitados mensuables del sistema de adrinisteacion, ambiental. relativos al control de los ospectos ambientales de ia orgahizacién, bbasaclos en la politica, objetivos y metas ambienicies Desarrollo Sostenible: Se define como el crecimiento econémice y el mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad sin agotar los recursos naturales que siven de sustento a la actividad econémica, Diagnéstico ambiental de altemativas: Tendré como objeto suministror la infornacién para evalvar y comparar las diferentes opciones que presente el contratista, bojo las, cuales sea posible desarrollar un proyecto, obra 0 actividad. Las diferentes opciones deberén fener en cuenta el entorno geografice y sus caracteristicas ambientales y sociales, ands comparativo de los efectos y riesgos inherentes a la obra o actividad, ¥ las posibles soluciones y medicias de control ¥ mitigacién para cade una de las aitemativas. Lo anterior con el fin de aporiar los elementos requericios para seleccionar Io allemativs 0 allemativas que permitan oplimizar y racionalizar el uso de recursos y ‘evitar 0 minimizor los riesgos, efectos @ impacts negativos que puedon generarse. Estudio de Impacto ambientat: &s el conjunto de informacién que deberé presentar ‘ante la autoridad ambiental competente el contratista que por ley 0 por disposicién, del pliego de condiciones, deba obtener licencia ambiental. El estudio de impacto ambiental confendrd informacién sobre a localzacién del proyecto y los elementos ‘biéticos, bistices y socioeconémices del medio que puedan suttir deterioro por la respective intervencién en obra o actividad, para cuya ejecucién se pide la licencia, y la evoluacién de los impactos que puedan produce. Ademés incluird ei cisefio de. los planes de prevencién, mitigacién, coneccién y compensacién de impactos y el plan de manejo ambiental que deba observar durante la ejecucién de la obca u actividad, Fiduca, Contratos que celebre con las sociedades fiduciarios autorizadas por la Superintendencia Bancaria para la administracién 0 manejo de los recursos vincvlados los contratos que celebre. Factura 0 documento equivalente: &5 el documento exierno originado por el contratista, que contiene los requisitos necesarios pare soportar conlablemente los costes y deducciones, de conformidad con la regiamentacién vigente en materia tribulaia y que deberd coincidir con el acia de recibo a satisfaccién suscrita por el Inierventor. IVA. Impuesto al valor agregado, requlado por el Estatuto Tibutario Nacional. ftem no previsto: Actividades compiomentorios las inicialmente contratadas, que surgen durante la etapa de ejecucién y son indispensabies para cumple con el objeto contratado; deberan ejecutarse previo anéiisis, estudio y oprobacién del precio unitaro.y celebracién del contrato adicional conespondiente segin el caso. [El coniratista debe observarie al interventor y este a su vez al supervisor de la empresa, que:habiendo ‘Consuitado los disefios con el autor de la propiedad intelectual del ‘proyecto, es necesario ejecutar unc nueva obligacién). La solicitud debe ir precedida de UN ands de ‘precios utitarios con rendimientos recies y_cienificos, que inicioimente’ observart el interventor Quien cerlficaré que corresponde a rendirientos “Treales y cienificos: poslerio‘ionte @! contratista vigilaco y supervisor elevare sotictlud Gila Contratante por inlermecio del scpevisor, esta solciiud debe estar cuantiiceda a precios del mercado, con soporte de tres, (3) cotizaciones por cada recurso que Contenga el APU, conservande el AU acepplado por la empresa para la suscripcién Gel contrato. Para elecuterio es necesario celebrar Acta de modtticacién bilateral © acuerdo entre partes. Informe: Es la desctipcién escita de un hecho © asunto, con incicacién de sus caroctersicas, , ereunstoncios, £1 informe de Interventoria ‘debe rendise con ta periodicidad prevista ef el contrato 0 en el acto administrative correspondiente para ‘1 evento de'ld inferventoria intera..o cuando le ocurrencia de un hecho asi lo eh PoEey oa 476060esant 7 para efectos del oportune conocimiento o implementacién de-las medidos o corfectivos pertinentes por parte de la Empresa. Se elabora con base en el contenido de las obigaciones que debe cumpiir cada una de las partes (Ejecutor y/o Interventor, dirigidos Gl supervisor de Ia entidad}. & contenido de informe se relaciona, con Iindicacién de la fecha, reuniones efectuadas y los participantes en las mismas, visitas tealizadas con indicacién de los participantes, comunicaciones enviadas y recibidas iqualmente debe registrar cumpimiento del contrato, obtencién de resuitddos, identificacién de riesgos, desviaciones, cificutades y problemas e indicar ¢ suger las medidas para ajusior y nomalizar Ia ejecucién del conticto. Debe incur recomendaciones detivadas de las conciusiones del informe. % Interventor: Es Ia persona natural o juridica designada contratada pare controlar, vigliar e inspeccionar la correcta ejecucién de un contrato de obra. {La Ley 1474 de 2011, ARTICULO 83 contempla Ia necesidad de coniratar. Elinterventor es la persona natural o juricica que representa a ESANT S.A. £.5.P, ante el coniratista, encargado del control técnico, administrative y juridico, de vigiler y hacer cumplr 6l conirato en la ejecucién de un proyecto. INTERVENTORIA. Con el fin de proteger la morolidad administrative, de prevenir Ia ocurencia de actos de comupcién y de futelar la transporencia de Ie actividad contractual, con el fin de vigilor permenentemente fa corecta ejecucién del objeto Coniratado a iravés de un interventor. Sin perjuicio de la labor de supervision que debe adelantar Ia entidad con personal de apoyo. La labor del interventor consiste en e! seguimiento técnico, financiero y ambiental, que sobre el cumplimiento det Contato es realizada por personas naturales, jurcica, uniones temporales 0 consorcios contatade para tal fin. 4 Interventoria contratada con suministro de personal de apoyo para la supervisin que haré diectamente la Empresa: Se jusiiica, cuando el Seguimiento de! contrato requiere conocimiento especialzado en la materia, por su complejidad o la extension €n ol iempo es necescria® [Amticulo 83 de la Ley 1474 de 2011). En consideracion a la naturaleza del contrato principal a vigior la entidad dentro del contrato de interventoria, requiere que ademés de poseer personal técnico para sjercer las obligaciones técricas, suministee personal de apoyo para facillor las actividades y funciones de supervsién a la contratanie para hacer el seguimiento adminisirativo, \écrico, financiero, contabie, legal (Juricico) del objeto adelantaco por el ejecutor vigiado y supervsado. Por regia general no son concurentes en relacin con un mismo coniraio, as funciones o actividades de supervsi6n ¢ interventovia, Asilas cosas el contrato respectivo de intervenioria, sefiala expresamente las actividades técnicas @ cargo dal interventor y las clemés tunciones y actividades quedarén a corgo de ia Empresa a fravés del supervisor de Ia emoresa, quien centara con personal de apoyo, 4 Interventoria interna a titulo de supervisién: Ocurre cuando la empresa cuenta con capacidad de realzaria ditectamente para contratos de menor cuantia cuando son valor superior. Los estudios previos de los contratos cuyo valor supere ia menor ‘cuantia, con independencia de la madalidad de seleccién, indicaran la necesidad de contar con interventoria contratada ¢ realizarla directamente. + Interventor externe: Persona natural 0 juidica a quien ESANT SA. ES.P le ha _gsiusicade:una conyocatoria. concusso coniatacién directa y con auien celebra “On. contrato cuya objeto és:realizar Ia interventoria a un contrato suscrito por ESANT SAESP “4 Interventor interno: Es el furicionarlo désignado por el presentante legal © por quien es focultado pore contialar, para, aye cumple los funciones 0 actividades inherentes a la labor de interventoria. # Inlerventoria y supervision (Arts. 83, 84 y 85 Ley 1474 de 2011): Es el proceso de supervisién y control que deben realizar las Empresas donde el estado sea socio, con et propésito de vetificar que durante la ejecucién y liquidacién del contraio se cumplan las obligaciones y condiciones contratadas en términos ge oportunidad, utllzacin de recursgs y calidad de los bienes o servicios contratadk XL Ca Peete eres aeratoreca nt . Bg < Impacto Ambiental: Cuciquier alteracién en el sistema ambiental biético, abistico y socioeconémico, que sea adverse o beneficioso, total o parcial, que pueda ser airibuido al desarolio 0 ejecucién de un proyecto, obra 0 actividad, Licencia Ambiental: Es ja autorizacién que otorga Ia autoridad ambiental competénte: para ia ejecucion de un proyecto, obra 0 activided, de acuerdo con ia'ley:¥ 1ot eglamentos pueda producir deteroro grave a los recursos naluroles renovables o-al medio ambiente 0 introduc: modificaciones considerables © notorios al poise: la cual syjeta ol beneficiario de esto, cl cumplimiento de los reauistos, térrinos, Condiciones y obligaciones que la misma establezce en relaciin con la prevencion, mitigacién, coreccién, compensocién y monejo de los efecios ombientoles del proyecto, obra 0 actividad avtorzado, Mayor cantidad: Sucede cuando por el interés general, la empresa requiere que el contratista ejecute mayores cantidades de las obigaciones pactadas inicialmente al momento de presentar la oferta, para su ejecucién, es necesario celebrar un acuerdo enire las partes y si como consecuancia de ello, es necesarlo incorporar nuevos recursos fiscales, el contratista deberd ampliar el valor de la garantia Unica. & mayor pploz0, jampaco es objeto de celebracién de contrato adicional Medidas de correccién: Son las mecidos citigidas o recuperar, restaurar 0 reparar las condiciones del medio ambiente atectado por el proyecto, cbra o aclividad, Medidas de mitigacién: Son las acciones drigidas a minimizar los impactos y efectos Negatives de un proyecto, obra o actividad sobre el medio ambiente. ‘Medidas de prevencién: Son las acciones encaminadas o evilar los i mpactos y efectos Negatives que pueda generar un proyecto, obra 0 actividad sobre el medio ambiente. Medioambiente: Sisierno compuesto por los elementos naturales, sociales y culluroles ue existen en la fier, sus permanentes interacciones y los resuliados que de elias se erivan, Orden de iniciactén, Documento en el cual se esfipula Ia fecha de iniciacién del contrato, a partir de ella se comienza a contabilizor el plazo y se establece la fecha Gitima para la entrega de lo pactado. Orden de Pago. Documento por medio del cual se efecitia el pago por parte ESANT S.A. ES.P, al contratiste por las labores ejecutadas 0 servicios prestados durante e! Periodo respective de acuerdo con la madaiidad de pago acordada. Oho si. Documento que se hace a un contrato para agregar algo omilide, ya sea adicionando 6 suprimiendo estipulaciones en é contenidas, Plan de contingencia: Son los procedimiontos mediante los cusies se hacen Preparativos para hacer frente a un aclo de interferencia 9 emergencia que se Prosente durante la sjecucién de las obras. ‘Plan de manejo ambiental &: el conjunto detallado de actividades, que producto de tuna evaluacién ambiental, estén orientadas a prevenir, mitigar, corregir 0 compencar ‘los imoactos y efectos ambientales:que cousen por el desorrollo de un proyecto, obra ‘6 attivida. Incluye'los Blanes:de seguimiento, monitoreo, contingencia, y abandon Seguin la naluraieza del proyecto, obras actividad Plazo de ejecucién: £5 of periodo o téming que se fja pera et cumplimiento de las prestaciones y demas obligaciones del contrato. Precio no previsto. £ aquel que se requiere poctor para un fem no contemplado: dentro de las cantidades originales de! contrat, Pésroge: PSE EKA cul, mediante sopoties técnicos debidamente pretentods [porelinterventory evalvades pore cupervtor del proyecto, se ondlza la veptaoare nie SAE prortogar el plazo del contrate iniciaimente pactado, con el fin de lograr el objetivo iniciolmente propuesto; siempre y cuando existan justificaciones de tipo social, fécnico, ambiental y/o econémice. La préiroga debe ir visada por el director de proyectos y area técnica encargado de ESANT S.A. ESP. + Pliogo de condiciones: documento en el cual s¢ fia e! marco normative belo el cul se desarroliara ef procedimiento de seleccién y la ejecucién del contrato, que: contiene los derechos y obligaciones de jas partes, describe el objeto a contratar, con Iq Inclusi6n de los requisitos técnicos, financierus y juridicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el coniratista durante ia ejecucién del contrato. ® Responsabilidad contractual: Se origina por el incumplimiento de una obligacién nacida en un contrato. (Las contenidas en los ariicules del §0 al 89 de la Ley 80 de 1993 y en los paragratos 1.2.3 y 4 del articulo 84 de la Ley 1474 de 2011 on concordancia con et numeral 34 del arliculo 48 de la Ley 734 de 2002} + ‘Supervisor de la empresa: Es Ia petsona delegacia por el Gerente quien os el fesponsable de hacer sequimiento administrative, 1écnico, financiero, contable, legal Gel objeto coniratado con el ejecuior vigilade y supervisado, quien cuenta con Beronal de apoyo para tal fin, que puede ser suminisirade por el consullor [interventor) 0 contratade por la empresa mediante la celebracién de contralos de Prestacién de servicios, bajo la direccién y responsabilidad del supervisor de la enfidad, inc 2 Nim. 2 del Art. 32 Ley 80 de 1993, 4 Valor final del contrato: Es el producte de sumor todos los pagos y deducciones efectuades al contratista con cargo al conirato, que debe constar en el Acta de Uiguidacién, @ Vigencia del contrato: Es el perfodo comprendido entre Ia fecha en que i Contratante y el Contratista suscriben el acta de inicio de os trabajos objeto del Contrato y la fecha maxima definida para la liquidacion defiritiva dal contrato. Atticulo 7. FUNCIONES © ACTIVIDADES DEL INTERVENTOR El interventor, entre otras, deberd reaiizar las funciones 0 actividodes que a continuacién se establecen, sin petuicio de las demés que sean necesorias realizar para efectos del buen desarrollo y cumpiimiento del objelo contractual a ejecutar y que debe ser vigiiado ‘anombre del contratante, Arficulo 8, PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORIA De conformidad con lo cispuesto en al arliculo 83 del Decreto Ley 1474/2011 Con el fin de profeger la moralidad adrrinisirativa, de prevenir la ocuencia de actos de comupcin y de tuielar la fronsporencia de la actividad conitaclual, las entidades pUblicas estén obligacas ¢ vigilar permanentemente 1a comecta ejecucién del obleto contratado ¢ través de un supervisor 0 un interventor, sequn corresponda. La Interventoria consistié en el seguimionio técnico que sobre el cumplimiento del contrato reaiice una persona natural o juridica contratada para tal fin por fa Empresa, cuando el seguimiento de! contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuandg.la:complejidad.o, la extensién del rrismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando le. empress Io encuentie juslificado y acorde a la natualeza del contrato -ptincipal, pods contralarel seguimiento administrative, iScnico, financiere, contable, juice del objeto o contrato dentro de la Intervent ‘interventor Padré designarse desde la fase’ precontractual, para asegurar su participacién: exigiere. La participacién en ésta fase tendrd carécter eminentemente consultivo, pues ae ee‘oan Por regia: general, no serén concurrentes en relacién con un mismo conirato, las funciones de supervision ¢ Interventoria. Sin embargo, ja empresa puede dividir Io vigiancia del contrato principal, coso en el cual en el contrato respective de Interventoria; se deberén indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demas quedaran a eaigo de la EMPRESA a través del supervisor. El contrato de Interventoria seré supervisado directamente por la empresa, ESANT S.A. ES. se abslendré de designar interventor a quien se encuentre incurso en él régimen de inhabiidades @ incompatibiidades, previstas en la Constitucion Politica y en la Ley 80 de 1993. Articulo 9. CALIDADES DEL INTERVENTOR. ESANT S.A. ESP. estableceré para cada caso, alendiendo a las particularidades det objeto contractual, ol perfil profesional o empresariai que debe safisiacer Ia persona Natural 0 juridica 0 el servidor publico que ejerceré la interventoria, En fodo caso, Ia interventoria debe ser atendida por personal con oltos calidades Personales, humanas, conceptuaies, éticas y técnicas, que cumplan todos los requisiios legates para el ejercicio de Ia profesién. Su conocimiento y experiencia deben lienar un parémetro minimo o perill profesional acorde con el contrate objeto de a interventorta, La calidad de interventor se adquiere previa la formalizacién de cualquiera de estos eventos: a} Designacién por Gerente en el documento anexo al contrato con la notificacién personal al designado, eniregdndole una copia del contrato y demas documentos de soporte. bj Designacién por Gerente en el documento anexo mediante memorando inteme y la notificacién personal al designado, eniregandole una copia del coniraio y demés documentos de soporte, ¢ Seleccién a través de un proceso contractual y suscripcién de la correspongiente acia de inicio. La calidad de interventor tinaiiza, por temminacién del contrato at que se ejerce Interventoria 0 por reemplazo por parte del ordenador del gasto. Si el contrato ha culminado y est@ debidamente liquidado, el interventor presentara un informe final con la relacién de su gesiién y remilré todos los documentos @ ia Oficina que tengo a su cargo Ia custedia de Ia documentacién y ejecucién él contrato, Si finalizada a actuacién del interventor, et contialo esta en ejecucién, presentard un Informe final del estado técnico, administrative y financier ~ contable, asi como aspectos ‘ambientoles y sociales {si aplica} en que se encuentre el contrato y remitira todos los ‘documentos al igual que et informe a la Oficina encorgada de Ia ejecucion del conirato, Atticulo 10, FUNCIONES © ACTIVIDADES GENERALES DEL INTERVENTOR: 1. Actuar por cuenta de Ia empresa en los aspectos relacionadas con la ejecucién del contfato: 9! corivenionje,.que no lo habilia para introducir modificaciones a tas slausbias de} mismo ni pardcontraer compromisos u obligaciones no pactadas a "Cargo de la Empresa. En desarrdllo.ce sus labores 0 actividades deberé tomar las, medidas y decisiones que.ordene la Ley y que propendan poral fin o interés pUblico, ‘Buscado que el conirato vigiado & haga. con sujecién c lo pactado entre 1a empres ¥ un tercero ejeculor vigiado, pare elo deberd observar los principio: de hransparencia, legaidad, economia, y respenscblidad enire otros, 2. Solicitor a la Gerencia y/o subgerencia técnica de la empresa, la documentacién © informacién necesaria para desarroliar adecuadamenie Ia Interventoria ¢ vigilancia técnica. Sin perjuicio de suministrar personal de apoyo a Ia supepiién que deba realizar lo empresa, cuando con ocasién de su contrato deba hacerecant +e eB SSeS i Reaiizar los recibidos a satistaccién con la calidad requerida respecto de los bienes, servicios y obras contratadas, sin eximir al contratista de sus responsabilidades derivads de la ejecucién contractual. Garantizar a eficiente y oportuna ejecucién de las obligaciones establecicas a cargo del fercero ejecutor en los contratos o convenios que suscribala empresa, Garantizar una comunicacién efectiva y rapide entre el contratisic ejecutor vigilado y la empresa, como representante geslor de esta, para el contro! de las obligaciones pactadas. Tener conocimiento del contenido y alcance de los estudios previos que originaron fos obligaciones coniractuaies entre Ia empresa y e! ojecutor vigilado, pliego de condiciones, sus anexos, adendas y de todos los documentos que hacen parte integral de los mismos, asi como det conirato o convenio y de la narmatividad interna que debe observar y expedida porla contratant Estudior los documentos @ informacién suminisirada por la empresa que dieron origen al contrato 0 convenio, con el propésito de establecer crilerias claros y precisos sobre la viglancia ol contrat © convenio, que le pemmitan adelantar con efectividad las labores encomendadas, solicitando a esta las aclaraciones del caso, Propender porque no se generen confictos entre las partes (empresa y ejecutor Viglado) y adoptar medidas tendientes a solucionar evenivales controversios, (Observar oportunamente fas condiciones de tos servicios prestados por el contratiste, En especial el cumpiimionto del plan de calidad que presente el contratista vigilado como requisite para realizar y suscribir el acta de inicio. En una etapa posterior debera recibir obligaciones pactadas, siempre y cuando el contraiista observe los procedimientos establecidos para ejecutar la obligacién Infornar opertunamente a la empresa y de manera motivada sobre los posibles incumplimientos del Coniratisia con el fin que Ia empresa tome los correctivos necesatios o en su efecio las medidas sancionalorlas del caso y realice las reclamaciones a que haya lugar. |. Velar porque Ia ejecucién del Contato 0 convenio no se interumpa de forma injustifcada, por occién u omisién en cumplimiento de las obligaciones que como vigiiante debe observar. . Establecer mecanismos agiles y eficlentes para el cumplimiento de sus obligaciones en Ia funcién 0 actividad de vigilante a su cargo. Para ello, establecerd programa de Uiiizacién de personal con el fin de estar presto a observar las ejeculorios, Comply hacer cumpiir durante el desarrollo de Ia viglancia del contrato 0 converio, Io establecido en los teglas de parlicipacién, referente a los requisitos exigidos de los perfles profesonales del recurso huriano propio y el tiempo de dedicacién de los (atlievlo 26 de la CP),.a sy vez exigit ol coniratista vigilaclo para que en ia ejecucion ‘de 0s tfabajos, participe personal idéneo para las actividades que comprenden la ‘oblgacién, Ademas de ser hecetario puede exicir el cambio de personal o equipo. S6mipre y, cuando esté de cicuerdo Con lo establecido porlo empreso. |. Agendar, programar y coordinar con ‘él Contratista vigiado y con la empresa (Supervisor del contrato| las reuniones de seguimiento a Ia ejecucién del contrato 0 En estas reuniones debe presentarse el estado de avance del contrato ‘asi como se tratan y anaizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto, acordando entre las partes soluciones practicas y oportunas, . Mantener SetUellzg676 documentacién de los contratos 0 convenios y ekarchivo de 40s mismos (relacionado con Ia viglancia técnica, financiera y embion'e : : ” Eye. ee wtecant 5 | 16. Realizar cualquier otra actividad adminisirativa (soporte documental de cumplimiento de obligaciones que deba observar et ejecutor vigllado: llevar conjuntamente con el contratista vigiado el libro diario bitécora, al igual que la correspondencio requerida. para la correcta adminisitacién del conirato 0 convenio, en los términos de la Ley 1474 de 2011). Arliculo 11. FUNCIONES TECNICAS DEL INTERVENTOR: 1. Vigiar que el contratista en Ia ejecucién del contrato © convenio cumpla con los plazos, lérminos, condiciones técnicas y demés condiciones pactadas. 2. Estudtox y emit los conceptos técricos del caso ante las sugerencios, consuitas y eclamaciones presentadas por el Contratista a la Empresa de Servicios Publicos de Santander S.A ESP. ESANI S.A. ES.P. 0 cuando a lo requiera, Para fal fin, debera comunicar en forma inmediaia al supervisor técnico que la Empresa, sobre la: inquietudes planteadas por el coniratista viglodo. en especial cuando se requiere hacer mocificaciones al contrato vigente enire el ejecuior viglado y la empresa, Los conceptes, no son de obligatorio acatarriento por parte de la supervision o de la Empresa. Fin todo caso debe abslenesse el interventor de califcar @ fille de culpa cualquier previsibliciad que la empresa pudo haber incurido. 3. Veriicar e! contenido obigaciones cumplidas que presente el ejecutor vigllado, certficar fa informacién que contenga y_suscribirias con la respectiva aceptacién de cumpimiento de obligaciones 0 motivendo Ia no aceptacién de cumplimiento de ‘obligaciones (Decreto-ey 2150 de 1995 articuio 19 y numeral 34 del arficuio 48 de la Ley 734 de 2000], documento en el cul conste la obligacién, de recibo o cumpiimiento a safistaccién suscrita como requisito suficiente para el pago de la obligacién coniraida con el ejecutor vigilado. 4. Elaborar las actas de reunién y diigenciar fa suscripcién de las mises por quienes ‘actuaron de manera oportuna al termingr cada reunién, 5. Cumpiir con la entrega de las informes én los tlempos propuestos y requetidos por la ‘empresa en los cuales se presente el estado de ejecucién, avance y terminacion del contrato 0 convenio. 6. Susetibir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a las contratos 0 convenios, preparar y presentar para conocimiento del supervisor de la empresa las posibles modificaciones de cantidades y precios no previstos propuestos por el elecutor; elaborar y suscribir el acta de reciba fina, cl igual ceriificar las obligaciones no cumplidas por el ejecutor vigilade motivando o jusiificande su ejecucién o inejecucién; presentar los documentos susctilos por el Interventor durante Io ejecucién, del contrato que swan de base para Ia liquidacién del contrato que deba preparar el supervisor de la empresa con el fin de ser susciilas por las partes capaces y ycompetenies’(Gerente de la empresa y representante legal de! coviratista 0 tepresentantés legoles de los intearantes de las modalidades de asociacién con el "Vote, De e-subgerencis técnica) Coordinar con el supervisor de la empresd;la eloboracién del bomader de liquidacién dei contrato 0 convenio y remitir G la Oficina encargada del trémite para su consideracién, incluyendo los soportes documientales. 8. Recibir las solicitudes de adicién en valor y/o prérrogas, mocificaciones, suspensiones, etc., del plazo de ejecucién del conirato o convenio, hecha por 6! Contratista ejecutor vigiado y pronunciarse técnicamente sobre la oportunidad y necesidad de elecutarsé 0! téclzane: tna, vez actuado deberé remitir oporiunamente 4 mediatemonie pata sv oifudio'yoprobocién ala ofcina encergado del iri,esant 10, 15, a rors Sass geslora para su eprabacién final o rechazo; las cuales deben estar suficlentemente justificadas, & valor del monto por adicionar y/o el tiempo por pronogar el contrato © convenio, no compromete al interventor, estas son de competencia de la oficing ‘encorgada del trémite y/o gestora. Estudiar las sugerencios, consultas y reciomaciones presentadas por el Contratista y_ emitir un concepte técnico y remitilo oportuna e inmegiatamente al supervisor de a oticina encargada del trémite y/o gestora, Veriticar la localizacién de los trabajos de las condiciones técnicas para iniciar y desartollar e! objeto del conirato o convenio vigiado, igualmente constatar - segén e! caso = que la misma corasponde con los planos, disefios, cencios, autorizaciones, esiudios, clculos, especificaciones y cemés consideraciones técricas que estime necescrias para suscibit el acia de iniciacién y la ejecucién del objeto pactado; al igual que revisar los planos y verificar que ueron elaborades por profesionaies idéneos (Previa consuita con el autor intelectual del proyecto). |. Verificar que el Contratista cuente con Ia infraesiructura fice y el recurso humano suficiente pora_adelantar ia implementacién de los requerimientos técnicos y ‘ambientoles exigidos por las entidades competentes a través de los licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato © cenvenio . Veriicar las cantidaces de obligaciones establecidas en el contraio © convenio a Yigicr, o partir de la informacién suministrada y presentar un informe a Oficina Gestora sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los mismos y que puedan implicar modificaciones. . Veiificar que el Contratista cumpla ias_normas y ospecificaciones téenicas y ambientales establecidas por la Constitucién y Ia Ley, para el desarroilo del contrato o convenio viglado. En caso de identificacién de cambios en las especificaciones, deberé informar a la Empresa de Servicios Publicos de Santander $.A E.S.P. ESAN S.A, ES-P., parasu evaluacion y aprobacién. Controlar e inspecconar permanentemente la calidad de las obligaciones cumplides, equipos. materiales, bienes, insumos y productos. Para lo anterior, el Interventor exigd al Contratista efectuar los ensayos de laboraiorio © pruebas necesarias para el control de calidad de los mismos, asi como realizaré los ensayos de laboratorio © pruebas requetidas para veriicar que sison la calidad esperada, Velar por el cumplimiento del cronograma y tivjo de inversién del contrato, efectuondo controles periédicos de las actividades programadas, os mismo recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumpiimiento, el interventor deberd intormar oportunamente a la Empresa de Servicios PUblicos de Santander S.A ESP. ESANT S.A. ESP. y sugetir s es el caso la aplicacién de los procedimientos sangignatotios éstablecidos en el contraio o conveni, Y_ decidi: los tequedmiénios de orden téenico que no impiiquen medificaciones al coniraio 0 convenis) objeto de la viglancia, Fn caso de requer modificaciones estas deberan soméferse. al estucio de Ia Empresa de Servicios PUblicos de Santander S.A ES.P.ESANTS.A:E8.P., previo conceplo de la interventoria. Recibiry estudiar los ands de precios unitarias de flems no prevstos presentados por el Contratista. 6 Interventor debe exigi cl coniralisa el soporte y estim coiculo de los anéisis de precios unitarios de los tlems no prevstos (tr colizaciones por recusso incomporado al APU). Una vez se revisen por parte del IEEOS no\preYslos, éste debe remit al supervisor del contrato o Gonvenio. €l COnceplo’ dé‘Gprebacion de ttems y precios no previstos, ova) : : \ecant Pore SSR ¢ ‘comparativo de los mismos y los respectivos andilsis unitatios, para que éste efectiie las ~— gestiones necesarias de acuerdo alo establecido con los manuales y procedimientos intemos de la Empresa de Servicios Pébiicos de Santander S.A ES.P. ESANTS.A. ES.P. En caso que la Empresa de Servicios Publicos de Santander S.A. ESP., presente observaciones a los andisis de precios gritarios de items no previstes, el Inlerventor deberd informar oi contratisia ejecutor las comecciones del caso. 18 En los casos de obras adicionales 0 mayores cantidades de obra que impliquen mayores costos, ¢! Interventor dleberd solicitar la autorizacién o la Empresa de Servicios Pdblicos de Santander S.A E5.P, ESANT S.A. ESP, y ordenar su ejecucién cuando verifique la existencia del conirato adicional en el cual se iegalice el volor adicional al valor inicial del conirato, 19. Controlor permanentemente et cumplimionto del Contratisia de los requerimientos exigidos en los licencios y / o permisos ambientales, normas y leyes que fe apliquen para el desarrollo del proyecto. 20. Abrir, dilgenciar y tener la custedia del libro 0 bitécora para registrar en él las novedades, érdenes e instrucciones impartidos durante el plazo dei contrcto, registro que se deberé lever a diario. Para efectos de observar el debide proceso, cada anotacién deberd ser suscrita por sus agentes con acuso de lectura por parie de los agentes det contratista vigiiado, 21. evar a cabo las dems actividades conducenies al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes, certificando el cumplimiento técnico del conlrato en sus diferentes elapos de ejecucion y observande ave la planeacién propuesta por el ejecutor se delante de manera oporiuna. 22. Si es necesarlo suspender el conitato © convenio en ejecucién, o si se establece posteriormente ampliar el plazo pactad6. La Interventoria debers emir un concepto Yécnico previo sobre la necesidad de ser suspendido, 28, Yelar por el oportuno tramite de las solicitudes y peticiones que hagan los parliculares © las autoridades en relacién con el desarrollo del contrat © convanio objeto de la vigiancia, en las términos que establece la Ley, 24. Gorantizer el cumplimiento de las normas ambientoles vigentes, buscando la generacién de los minimos impactos ambientales en cualquier situacién de desorrollo ‘del contrato 0 convenio objeto de la vigiancia. Articulo 12. FUNCIONES SOCIO-AMBIENTALES DEL INTERVENTOR: 1. Vigor que el Contratista cumple con las especiticaciones, permisos, resoluciones y demas requisites indispensables para e! desarrollo nomal del conitalo o converio, _sediante let oplicacién de la normatividad ambiental vigente. Netlicor que el Coftatista cUmpla con los requerimienios establecides por la -auicridad arnbiental. competente, ‘asi como las normas de salud ocupacional, “Sequrdad industrial y io establecido por los entidades compelentas a waves de los requerimientos indicades en las icenciaso permisos expedidos. 3. Hacer cumpii los requerimientos sociales y ambientales establecidos para el proyecto. 4, Biigit la ejecucién de las medidas de manejo que aparecen en el Plan de Manejo Ambiental, en actos adminisrativos expedides por la cutoridad ambiental competentes 86h {Gitesolucién de licencia ambiental otorgada por ta entidad -competeste clondo aokaesant s Diigoncior y_preparar fos infrmes meneuales y final de indole ambiental ave evidencien ‘el cumpimionto del Plan ‘de Manejo. Amblenfcl eloborad por el Contratista, y demés que sean requerides por la empresa y que debo-cumplir el ontatsta¢ cfocts do verioar sl curehmrto de os atechices omblenioee poe ig ejecucién del objeto contractual Coordinar en conjunto con el contratista, las actividades de sociolzactén que sean requeridas pora la divuigacion y conccimiento de! proyecto en las comunidades ‘beneficiorios. Vigiar que et contralisia evite, prevenga conductas, hechos © actividodes consideradas infracciones que atenten contra el medio ambiente 0 que sean Violatoias de la normatividad vigenie, an especial el cédigo de recursos naturales renovables decreto-ey 2811 de 1974, la Ley 99 de 1993, la Ley 165 de 1994, y en las demés cisposiciones que las sustituyan 0 modifiquen con el fin de evitar hacerlo acreedor de las acciones preventivas y sancionatorias establecicios por la Ley 1333 de. 2008, Ante el incumplimiento del contratista de clauna de las anteriores informar inmediatamente y por escrito al supervisor de la empresa. Arficulo 13,FUNCIONES FINANCIERAS DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR: 1 Arliculo, Verificaré que el Contratista cumpia con los requisitos exigiclos por la ESANT S.A. ESP. Para la entrega del anlicioo © page anticipado pactado, Para efectos de Constatar la comecta inversién del anticipo, para este efecto, deberé veriicar que el contratista @ supervisor ha entregado la programacién de los trabajos, el flujo de inversion del conirato y el pian de inversién del anticipo. Cuando Io estipule el contrato 0 convenio objeto de Ia vigllancia y las normas vigentes, Ia supervision deberd solicitar al Contratisia una cuenta bancaria para el Manejo del anticipo del contrato, la cual deberd ser manejada por el Contratista y de Cconformiciad con lo establecido en el pliego de condiciones del proceso contractual. Esla cuenta deberé estar a nombre del proyecto y contendré el nombre del Contratista y el nmero del contrato. De igual forrna, en los casos establecidos en el articulo 91 de la ley 1474/2011. Fl supervisor veriicard la apertura y manejo del anficio en una fiducia y/o patrimonio auiénome que garantice el éptimo manelo de los recursos eniregados a manera de anlicipo. &! Interventor debe cerilfcar que el soporte de las inversiones definidas en el pian de manejo del anticivo elaborado por el ejeculor vigiado, conesponde a recursos necesarios para adelantar las obligaciones coniracivales. Dicha certificacién serd la prueba para determinar que hay buen manejo de los recursos. Estas certificaciones elaboradas por el interventor deben ser remitidas al supervisor aue asigne la: Empresa de Servicios Publicos de Santander S.A ESP. ESANISA. ESP. En el caso que se requiera el supervisor debe calcular los ajustes scondmicos de ‘acuerdo aio indicado en las cléusules contractuales, Yeiilicar que:se mantenga el equilloio financiero det contrato. Hleciugr-e| balance econémico de ejecucién del contrato © convenio para efectos <2 laliquidacion de! mismo. Revisor la: solciticies de adicion en dite y en tiempo roqueridas por e| Contratita y emiti-un concepto técnico al respecte. Verticar que la contablidad dal contratsta'y tos soportes financieros estén ajustades a la normatividad Fc Efectuar las actividades de! caso conducentes al buen desarrollo financier del contrato 0 converio. FUNCIONES LEGALES DEL SUPERVISO! Cas eelerventor del contrato para hacer cumplir al Contratsta ta obligacién para ave" todo el personal a su cargo se encuentre afiiado ot Sstema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y fesgos laborcies) de acuerdo con'lo dispuesio en la ley, asi como el cumplimiento de,pago de obligaciones parafiscales. En la ‘edinacién de esto actividad, debero eifge ol contratita vigiodo, que Io eusita de cobro 0 facture que esté debidamente soporiada en las obligaciones recibidos 0 saiisfaccién por el interventor. tengan el soporte del personal que labors para él, durante el periodo de cumplimienio de las preciiadas obigaciones que preiende su page. 2. Cumpir y hacer cumplir al Contratista [ejecutor @ inferventor) las obligaciones laborales que se generen con relacién al contrato © convenio suscrite {cuando se presente queja). 3. Servi de apoyo a la interventoria para revisar permanentemente la vigencia de las pélzas del contrato © convenio y realizar al Contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesatio ampliar las mismmas en valor 0 en plazo. 4, Vetiicor que el Contratisia oblenga todos los paz y salves a los que haya lugar segtin la naturaleza del contrato. 5. Solicitar a ta Empresa de Servicios PUblicos de Santander S.A ES.P, ESANT S.A, ES.P., el estudio sobre la aplicacién de sanciones, para lo cual deberé preparar un informe detallado de ios incumpimientos, los requerimientos efectuados y los respuestes, de tal manera que se garantice el debico proceso y el derecho de defensa del contratista, 6. Exigir al contratista, conforme la nommatividad vigente y Io previsto en el contrato o convenio, el cumplimiento de las formaidades para la cesion de derechos, patentes, derechos de autores, entre ottos, a favor de la empresa, 7. Informar al contratante cuando el contratiste incumpla las funciones contratadas, sustentando y justificand las faitas, a fin de aplicarie 1a sancién contracival comtespondiente, 8, Flaborar los documentos soportes necesarios pora plasmar nuevos acuerdos 0 contratos. 9. Suscribir todas las actos (hiciacion, suspension, acuerdos, recibo parcial y final, y suscrioir el acta de liquidacién de los contratos de los colaboradores de Ia edrrinisracion (Interventoria y ejecutoria). 10, Pronunciarse sobre la perfinencia 6 no de las reclomaciones presentacos por los contratistas con ocasién del rompimiento del equiliorio econémico del contrat. 11. Leer Ia bitéicora y Ia correspondencia, con el fin de proteger a a empresa de eventuaies responsablidades. 12, Expedir auto de oprobat plazo) $n de las garantias contractuales{ suficiencia en valor y Asficulo:15; SUPERVISION DE EJECUTORIAS "18:1 OBJETO DE LA SUPERVISION. IESE rccdos oo vigioncis CSE Be nterrentoa técrica contac y hacer seguimiento administrative, financiero, “contable y jufdico sobre la ejecuciény cumplimiento del objelo contratado, vigiads per el interventor. 15.2 ALCANCE DE LA SUPERVISION Aplica i la gestién del supervisor inferno para fijar el alcance de su responsabilidad frente @ las obligaciones que debe cumpir el interventor vigilante, sustanciando con el apoyo de este, todos los. jramites que debe’ adelanter ante la coniratante con ocasién del contratencelebiodo entre" et: ejecutor vigliado y ia empresa, Con ocasién de sy qfesporesiicad debs, Bercer cellddades de vigioncia ol contrsio de intorrentg ) 6476060ecant mana we técnica contratads, y hacer seguimiento administrative, financiero, contable y juridico sobre Ia ejecucién y cumpiimiento del objeio contratado, vigiado por el interventor. Las obligaciones deben cumpiise hasta ef momento de Ia liquidacién del contrato, 15.3 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA SUPERVISION eh PROVEEDOR DEL DOCUMENTO REQUERIDO Documenta 1. Minuta de los contratos de ejecucién y vigilancia. 1 2. Documentos de selecci6n y adjudicacion Oficina asesora Jurigica | poeeeeeeeeeert eee eee 3. Comunicacién que designe fa supervision [Ordenador del Gasto u oficina ‘4, Estudios previos, planos y __especificaciones | Dependencia que tiene ‘amibos procesos la necesidad 5. Manuoles de coniratacién y formatos de |Oficina asesora Jurdica rendicién de informes. YSub Gerencia_ 6Procecimiento para cerificar que el interventor ‘ambiental exiai6 al ejecutor vigilado Ia elaboracién del Plan de Manejo Ambiental, @ informes| Oficina asesora Juridica ambientales mensuales y final con sus cotrespondientes formatos 15.4 POLITICAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA SUPERVISION 4 Todo contrat © convenio suscito por la empresa deberd ser supervisado por un funcionaio de planta con el apoyo de personal contratado por prestacién de servicios, los que intervengan en los tramites coniractuales asumirdn solidariamente todas las funciones, responsablidades y prohibiciones de que trata el presente manual # Fl Ordenadior de! Gasto y/o Subgerencis y/o oficina encargade del irémite, mediante comunicacién esciiia diigida ol servidor publico 0 contratsta cuande apiique, esignard Supervisor pare todos y cada Uno, de los contratos que celebre lc empresa, Lo Supervisién inicia con la designacién de supervision y aceptacion por parte del empleado de ESANT S.A. £5.P. 0 contratisa y finaliza con la figuidacién del contrato © convenio, Todo cambio de Supervisor implica un empalme enire el Supervisor enlrante y el Supervisor saliente: mediante suscripcién de acta de empaime y enlrega de informe de supenvsién. 4 Ninguna orden del Supervisor podié ser verbal, & obligatore para el Supervisor fentregar por medio escrito sus drclenes o instruccionas y ellas deben enmarcarse denito de tos términos del respective contiato o convenio (Ley 1474 de 2011) El supenvsor dentro de su gestion, se sujelaré a las especificaciones técnicas bésicas y compiementarias contenidas en ei pllego de condiciones defintives, Colombia ‘Compra Eficiente y demds documentos precentractvsies, 0 su equivalente, teniendo fen cuenta las normas iécnicas nacionales con el fin de sUpervisar e! control (contrato de interventoria) y verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del ejecutor viglado durante el plazo de ejecucién, en especial el cabal cumplimiento de los ‘iraddjos, y.solctor Jas pruebas técnicas de calded que sean necesarias, como sUslanclar ante la Gerencia y/o subgerencia los posibles cambios 0 mocificaciones a os contratos susciites con el interventor y el elecutor viglado. - Quien ejerza la Tuncion 0 actividades, de supervision y las lobores v obligaciones que “Come interventor deba reaitzd. debe’, utlzar los medios otorgados por la ley para asegurar el cumpiimiento de todas obligdciones adguiridas por el ejecutor vigiado y la empresa. . Ariculo 18. FUNCIONES © ACTIVIDADES QUE DEBEN OBSERVARSE PARA ADELANTAR LA ‘SUPERVISION 16.1 Funciones Administrativas de la supervis 1. Efecivar controt-genetal, sobre Ia debide ejecucién de los contratos © convenios sypetvisddos, para este efecto debers ostablecer mecanismos do coordinacion. Para ©" cumple con, esta obligaci6n, él supervisor, impartird las instrucciones previa consultea . Veriicar que la elaboracién de las actas de recibo técnico y amt sre Soe SESE Con las instancias intemes pertinentes ¢ impartiré directrices objetivas, justas, claras y completas necesarias para lograr dentro de los plazos contractuales que los colaboradores contratistas cumplan con sus obligaciones con la empresa. Conocer el alcance de las obligaciones y los riesgos a cargo dol contratistey det Interventor y de la empresa contratante, con el fin de ser asumicas con el'alcanee: definido en los contratos o convents, Conocer los contralos 0 convenios y hacer que se cumplan los objetivos generales y especifices de los mismos. Entregar ol Interventor para su estudio y aplicacién la decumentacién necesaria pera la ejecucion del contrato convenio. Supervisar que e! Contralista vigilado y el Intervenior cumplan con las normas, especiticaciones, permisos. resoluciones y demés requisitos indispensables pata ol desarrollo normal del conirato 0 convenio, Organizar visita al sitio donde se ejecutaré ol contrato con los asesores que considere necesarios, con el objeto de veriicar los condiciones y detector posibies ‘modificaciones del mismo, Supervisar que ef contrato a cargo del ejecuor Vigliado se inicie con posterioridad 0 al mismo tiempo que el contrato de Interventoria. De no cumplrse con lo anterior, Informar a la Gerencia, Oficina y/o Subgerencia encargada del trémite con el fin que se tomen las acciones det caso. Para el caso de Ia interventoria, vigiar que se mantenga el recurso humano propuesto ena oferta y verificar que si estén cumpliende con los perfies y el tiempo pactado. Solicitar los soportes pertinentes del personal de la Interventoria y del Contratista vigiado se encuentre afliado ai Sistema General de Seguridad Social (salud, Pensiones y riesgos laborales| de acuerdo con lo dispuesto en Ia ley, asi como el cumplimiento de pago de aportes parofiscales( premequisito para’ el pago de ‘obligaciones, sin peruicio de no pemnilir adelantar trabajos por personal que no esté debidarente afliado) Verificar que se cumpla las programaciones de cumplimiento de oblgaciones y promover reuniones de seguimienio del conirato, en las que necesariamente deben sisir personal del ejeculor vigiado, del Interventor, det consullor intelectual del proyecto y autoridades tal suscritas por el interventor y el ejecutor vigilado estén debidomente dligenciadas, al igual que las actos de reunién estén suscritas por quienes asislieron, incluyéndose los temas 0 compromises pactados. Efectuar ios tramites corespondienies al inierior de las dependencios de la empresa para el pago de los respectivas cuenias y guarda en la carpeta del controto copia de! iro diatio de ejecucién 0 bitécora, Recibir [6s Solicitides de desembolso del Contratista remnitidas por @! Interventor y emitir ‘6! concepto correspondiente por escrito, mediante la prosentacién de un informe breve, Recibir los informes parciales y finl@s (técnico -ambiental) entregados por la Interventoria y dorie el recibo a satisfaccién al igual que el del informe final técnico y ambiental una vez se cumpla el objeto contractual de los mismos. Iniciar frarite de. liquidacién del contrato de interventoria, Informer ol interventor Cuces trémitge debe reafzar para ta generacién a los pags que la empresa na aaquiigo con sey16, Informer al Interventor los procedimientos para Ia elaborocién del Pian de Manejo = Ambiental por parte del Contralista, preseniacién de informes ombientales mensuales y finales con sus correspondientes formats. 17. Realzar los observaciones pertinentesG cada informe parcial y final técnica: y ambiental presentado por el contratisia e interventor de forma escrito ‘sobre: Id ejecucién y cumplimiento del objeto contractual, 18 Enviar la documentacién original de los contrates y Ia que se produzca durante la ejecuciin hasta el 1émino 0 realizacién de las actas de liquidacién, ¢ la oficina Juridica 0 la dependecia que determine los procedimientos de la empresa, 19. Pronunciaise sobre la procedencia 0 pertinencia de los concepts dados por el Interventor sobre las consuitas y posibles reciamaciones realizadas por el Coniratista Vigilado e informar a la instancia corresponciente deniio de la empresa (Gerencia, Subgerencia y/o oficina encargeda de! trémite) para que emita aprobacién © no. Este pronunciamiento debe ser oporiuno y diligente, con el fin de sustanciar lo posible accién y evitar dilaciones que afecien el fin de los contratos, 20. Pora sustanciar deberé Consullar con el personal de apoyo en el area del derecho, quien deberd obtener aceptacién 0 aprobacién de la Oficina Asesoria Juridica de la empresa. 21, Recibir y conceptuar debidamente motivado el trémite que debe hacerse ante las ‘dependencias al interior de Ia empresa, como también preparar los documentos de. solicitud de adicién y/ 0 préoga, suspensién y reiniclacién del contrat © acverdos hechos por los contratistas ejecutores 0 interventores, que impliquen una modificacién i contrato 0 convenio, 0 relacionados con el plazo para su respectiva gjecucién, 22. Recibir y emilir concepto sobre Ia procedibiidad de su presentacion de las actas de cumpiimiento de obigaciones por parte del contratista ejecutor y_contratista interventor, como requisilo pora el pago de las mismas, 23. Emitir concepto sobre a aplicacién de tas ciausuias excepcionales (Lo anterior con et ‘apoyo del personal de la Oficina Juridica), 24, Allegar los informes por escrito, procedimentar y apoyar en la sustanciacion del ramite de imposicién de multas o sanciones, en el caso de incumplimientos por los contratistas ejecutor vigiiado e interventor. 28. Exigic al interventor la suscripcién del acic de recibo final y acta de cierte ambiental, la cual debe hacerse durante la vigencia del plazo de ejecucion. Esta debera ‘acompafiarse, enire otros, por os planos récord del objeto lograde debidamente geo. referenciado a las coordenadas nacionales, 26, Elaborar y diigenciar el acta de entrega del bien o servicio a la entidad competante Para su mantenimiento u operacién, entendiéndose aquella entrega al Municipio, Comunidad, Departamento u otro. (Cuando se trate de entrega de bienes que la ‘empresa posea y destine a favor de terceres}. 27. Solicitar la aclualizaci i6n de las pélizas y apoyar en la custodic el soporte de las €aificar el cumplimiento del Contictiste: Expidiendo el certincado de cumpiirriento, fen los iéminos de ley “Las Enfidades Estatales deben enviar mensuaimente a las cdmaras de comercio de su domiciio copia de los actos adminisiratives en fime, por medio de los cuales impusieron mulias y sanciones y de las inhabiicades resultantes de. los contratos que haya suscrito, y de Ia informacién de los Procesos de Contratacién €en los téiminos del articulo $ de la Ley 1150 de 2007.(ESANI S.A. ES.P., aplica este aiticulo en virtud @ que posee socios de enlidades pUblicos, segin Manual de Contratacién)" 20, prepare Ega dé liglidacion dol contrato, Infomnar a la Ofcina Asesora Jurca, due ha sustanciado ¥ tegumentado.el Acta o informe Final, con el cual se garantiz Eee Seen 476060cart € la entrega de todos los documentos originales generados durante el proceso Contractual pora que la Oficina Juridica y/o encargada de! Ikémite proceda al archivo del expeciente. Documentacién’ que deberd it foliada y. ordenada cronolégicamente, con el propésito de faciltar le fscallzacion de los Entes de Control 31. Apoyar en el seguimiento de la comunicar por escrito a ia Aseguradora qué excidié: las pélzas pactadas en @! contrat o convenio, previc autorizacién de la empresa contatante, el cumplimiento o incurplimiento del contratista, 16.2 Funciones o actividades de la supervisién, |. Bxigir al contratista ejecutor viglado que e! objeto contractual cuente con los permisos t&cnicos y ambientcles necesorios para Ia iniciacién del conirato, asi como supervisar que el Contratista haya implementado los requerimientos exigidos por los entidades competentes {ravés de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del proyecto. Para ello, cuenta con el apoyo que presta el interventor, como su agente idéneo para dar cumpimiento o esta obligacién, 2. Exigit al Interventor que el Contratista ejecutor vigliado cumpla las notmes y expeciicaciones técnicas vigentes, asi como fo establecido en las regias de Parficipacién y demés documentos requerides para el desarrollo del contrato o convenio objeto de Ia vigilancia. 3. Conceptuar sobre los documentos de seguimiento continuo que hace el interventor, de acuerdo con Ia informacién que del contratisia sjecuior viglado presenta sobre el cumpimiento ono del cronograma y flujo de inversién del conirato © convenio. 4. Asis a las reuniones de seguimiento y visitas de campo programadas corjuntamente con el Contratisia e Interventor y suscribir la respectiva acta de seguimiento. Pera efectos de poder asisli, podré contar con personcl de apoyo a lc labor ce supervisién, quien le representaré 0 acudiié a medios electiénicos con el fin de Participar de las reuniones que de manera presencicl deben cumplir los representantes de! contratista ejecutor vigllado y del interventor. 5. Exigiral ol Interventor y ef Contratista vigiodo, el soporte de las acciones que versen sobre los requerimientos establecidos por la autoridad ambiental competente, ast ‘como las normas de salud ocupacional y seguridad industrial y lo establecido por las enlidades compeientes a través de los requerimientos indicades en las ficencias o permisos expedicos, 6. Los informes presentados debe seguir los lineamientos establecidos en los formaitos cle calidad de ESANT S.A. ES.P. 7. Las demés establecidas en el contrato, 16.3 Funciones o actividades Financieras de la supervisién. 1. Verificar en los casos que apique se cumpla con los requisitos exigidos por ja empresa para la entrega de los recursos pactados y constatar su correcta inversién, 2... xigit’@t iBferveritOrlasvacciones sobre el manejo de los pages por concepto de =“ anticipos, de acuerdo a jo establecido en los plegos de condiciones, 0 la constitucién e Id fiducid © del patrimonio auténomo en los casos que asi se requiera: Para el caso del ‘Contato de-intewentoria hacerlo exigencia diectamenie a este sobre ol »€ufhiptmiento de la correcta inversion del anticipo, 3. Incicar a jos contatistas 61 trémite que debén observar pate obtener el desemnbolso y 6rdenes de pago de las contraprestaciones aque tiene derecho. 4, Iramitar y verificar que el contrato esté amparado con los recursos presupvestales ‘asignados para ef mismo, de acuerdo ai balance financier del contrato. 5. Flectua os acthvidases eoncucentes al buen desarollo hanciro del contro aeecant 16.4 Personal Idéneo para ejercer el apoyo a la supervisién. Supervision legal: Abogado 0 estudiante de derecho quien ha aprobade el persum académico. Supervisién adminisrativa y financiera: A-minisitador de empresas o atin 0 técnieo en aadiinisiracién documenta’ ingenioro fisanciero ¥ contader. Supewvisién técnica al coniraio de vigllancia: Técrico 0 iecnélogo en dea do la especiaiidad del objeto del contrato a vigicr. Nota: En fo posible la supervisién debe contar con personal secretarial mediante la celebracién de contrato de prestacién de servicios, no necesarlamente de tiempo completo. Esta labor pude ser realizada por estudiantes en posantias de cualquier protesién, Ariculo 17° Participacién comunitatia. Los interventores, de contormidad con el arficulo 270 de la Constitucién Politica, ariculo 66 inciso tercero de la Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, aris. 34 y 35 y Ley 850 de 2003, facillarén la labor de las veedurias ciuciacianas y se apoyorn en la informacién que elas les puedan proporcionar respecto de las actuaciones, hechos u omisiones en la respectiva contratacién Arficulo 18° Ditusién. £! Manual de funciones y actividades que se adopta por medio de le presente Resolucién deberé ser difundido por la Gerencia a través de los diferentes medios de comunicacién intemos disponibles y entre funcionarios, contratistas vinculados ‘ala empresa y los colaboradores Contratistas, Articulo 19°, Actualizacién. La Oficina Asesora Juridica de la Empresa, seré la responsable de la revision y actuclizacién del presente Manual, de conformidad con las normas que modifiquen y acicionen la materia. vides en el manual que se adopta mediante el presente acuerdo deberén ser observades por tos funcionarios, los colaboraderes y Coniratisios, A partir de la vigencia de este Manual, ol inierior de ESANT S.A. E.P. se aplicaran todos los procedimientos y alcance de Ios responsabilidades aqui establecidas. Articulo 21°. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS: Fl presente Acuerdo rige a partir del 15 de noviembre de 2015 y deroga exoresamente el acuerdo 009 del 16 de octubre de 2014 y todas las normas que le sean contrarias, PUBLIQUESE Y CUMPLASE, Dada en Bucaramanga, Santander et Octubre de dos mil quince (2015} eae arrera 262 Daa a