EFIKASNO PISANJE

doc. dr Almir Peštek

ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

McClave, H., “Communication for Business”, 4th

edition, Gill and McMillan, 2008

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

1
Agenda

• Ciljevi učenja
• Proces pisanja u tri koraka
• Profil publike
• Izbor medija
• Klasificiranje poruka
• Uređivanje

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Ciljevi učenja
• Opisati proces pisanja u tri koraka
• Razjasniti zašto je objašnjavanje cilja važno
• Opravdati važnost analiziranja publike
• Objasniti zašto je organizacija važna i publici i
onome ko komunicira
• Objasniti kako napisati poslovne poruke

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

2
 Proces pisanja u tri koraka

• Planiranje
• Pisanje
• Kompletiranje

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Optimiziranje vremena namijenjenog za pisanje

• Planiranje 50%
• Pisanje 25%
• Kompletiranje 25%

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

3
Situaciona analiza

• Definirati cilj
• Profilirati publiku

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Definirati cilj
• Opšti • Specifični
– Informirati – Rezultati
– Ubijediti – Reguliranje vemena i
– SaraĎivati realnost
– Prihvatljivost

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

4
Kreiranje profila publike
Identificirati primarnu publiku

Odrediti veličinu publike (broj

ljudi)

Odrediti sastav publike

Procijeniti nivo razumijevanja

kod publike
Predvidjeti moguću reakciju kod
publike

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Prikupljanje informacija

• Neformalne metode
– Gledišta drugih
– Izvještaji i dokumenti kompanije
– Supervizori, kolege, kupci
– Publika

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

5
Neformalno prikupljanje informacija

Uzeti u obzir mišljenje drugih

Pregledati dokumentaciju

Proćaskati sa supervizorima
i kolegama

Pitati publiku za informaciju

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Odrediti potrebe publike

• Obezbijediti precizne informacije

• Obezbijediti etične informacije
• Obezbijediti bitne informacije

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

6
Šta je publici potrebno?

• Jeste li obezbijedili sve tražene informacije?

(Postavite pitanja ko, šta, kada, gdje, zašto,
kako)
• Da li su informacije precizne?
• Da li su informacije etične?
• Da li su informacije bitne?

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Izbor medija

• Oralni mediji
• Pisani mediji
• Vizualni mediji
• Elektronski mediji

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

7
Pisani mediji
• Pisana komunikacija
uključuje pisma,
memorandume i izvještaje
• Formalno pismo,
memorandum ili pisani
predložak često se koriste
u u rutinskoj komunikaciji
• Izvještaji i ponude su
stvarni dokumenti
namijenjeni internoj i
eksternoj komunikaciji

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Analiza pisanih medija

• Prednosti
– Kontrola poruka
– Dostupnost publike • Mane
– Trajno zabilježeno – Kasna povratna
– Minimiziranje informacija
dezinformacija
– Nedostatak neverbalnih
znakova
– Priprema i distribucija
– Priprema i produkcija

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

8
Vizualna komunikacija

• Tabele
• Grafikoni
• Dijagrami

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Uspostavljanje dobrog odnosa

• Razmislite o tome ko ste vi i ko vam je
publika. Budite ono što jeste.
• Upotrebljavajte Vi u vašim porukama
• Uvijek naglašavajte pozitivno
• Uspostavite kredibilitet
• Budite ljubazni
• Trudite se da ne pravite greške
• Predstavite sliku kompanije

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

9
Izbor pravog medija

• Bogatstvo medija
• Formalnost poruke
• Ograničenja medija
• Namjere pošiljaoca
• Hitnost i troškovi
• Želje publike

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Organiziranje informacija

• PreĎite na stvar
• Zanemarite nevažne detalje
• Organizirajte vaše ideje
• Naglasite bitne informacije

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

10
Važnost organizacije

• UnapreĎenje produktivnosti
• Poboljšavanje razumijevanja
• Povećanje odobravanja
• Ušteda vremena ciljne publike

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Definiranje glavne ideje

• Opšti ciljevi
• Specifični ciljevi
• Osnovna tema
• Glavna ideja

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

11
Generisanje ideja

• Brainstorming
• Mapiranje
• Posjeta
• Novinarski pristup
• Lanac pitanja i odgovora

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Ograničavanje obima

• Vrijeme i prostor
• Broj glavnih ideja
• Pristup publici
• Dubina istraživanja

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

12
Odrediti redoslijed poruka

• Direktni pristup
– Deduktivni
• Indirektni pristup
– Induktivni

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Klasificiranje poruka
Tip poruke Reakcija publike Tip pristupa

Rutinska, dobre Zadovoljna ili Direktni

vijesti ili dobra volja neutralna

Loše vijesti Nezadovoljna Indirektni

Uvjerljiva Nezainteresovana Indirektni

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

13
Naglašavanje sadržaja
Alfanumeričko Decimalno
• Prva glavna tačka 1.0 Prva glavna tačka
– Prva podtačka 1.1 Prva podtačka
– Druga podtačka 1.2 Druga podtačka
• Dokaz 1.2.1 Dokaz
• Dokaz 1.2.2 Dokaz
– Treća podtačka 1.2.3 Treća podtačka
• Druga glavna tačka 2.0 Druga glavna tačka
– Prva podtačka 2.1 Prva podtačka
– Druga podtačka 2.2 Druga podtačka

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Organizaciona tabela naglašavanja

Glavna ideja

I. Glavna tačka II. Glavna tačka III. Glavna tačka

A. Dokaz A. Dokaz A. Dokaz

B. Dokaz B. Dokaz B. Dokaz

C. Dokaz C. Dokaz C. Dokaz

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

14
Organiziranje poruka

• Utvrditi glavnu ideju

• Utvrditi glavne tačke
• Obezbijediti dokaze

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Proces pisanja u tri koraka

• Planiranje
• Pisanje
• Kompletiranje

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

15
Prilagoditi se publici

• Osjetljivost
• Odnosi
• Stil i ton

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Osjetljivost publike
• Usvojiti Vi pristup
• Demonstrirati poslovno etiketiranje
• Naglasiti pozitivno
• Izbjegavati greške

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

16
Korištenje Vi pristupa

• Fokusiranje na publiku
• Prakticiranje iskrenog suosjećanja
• Osjetljivost na situacije
• Kritiku zadržati na profesionalnom nivou

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Vi pristup

• Umjesto: Da bi obradili ovu narudžbu,

moramo tražiti novu kopiju zahtjeva
• Koristite: Da bi Vaša narudžba bila odmah
ispunjena, molim Vas pošaljite novu kopiju
zahtjeva.

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

17
 Vi pristup

• Umjesto: Ne bismo trebali koristiti taj papir u

kopir aparatu.
• Koristite: Ta vrsta papira nije dobra za naš
kopir aparat.

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Poslovno etiketiranje

• Prakticirajte ljubaznost
• Ponašajte se diplomatski
• Odgovarajte ažurno

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

18
Naglašavanje pozitivnog

• Umjesto: • Koristite:
– Jeftina roba – Povoljne cijene
– Toaletni papir – Higijenske maramice
– Rabljena vozila – Vozila u ponovnoj
– Hrana sa mnogo kalorija prodaji
– Starac – Visokoenergetska hrana
– Bubuljice i prištići – Osoba u godinama
– Problemi sa tenom

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Jezik bez grešaka

• Starost
• Pol
• Nedostatak
• Rasa ili etnička pripadnost

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

19
Izgraditi odnos sa publikom

• Uspostaviti kredibilitet
• Promovirati imidž kompanije

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Uspostaviti kredibilitet

• Iskrenost i objektivnost
• Svijest o potrebama publike
• Dokumenti, znanje, ekspertiza
• Potvrde
• Samopouzdanje i nastup
• Stil komuniciranja
• Iskrenost

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

20
Promoviranje imidža kompanije

• Biti dobar govornik

• Promovirati interese kompanije
• Slijediti zadane smjernice kompanije
• Posmatrati iskusne kolege
• Tražiti pomoć

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Kontrolisanje stila i tona

• Koristiti ton svakodnevnog govora

• Pisati jednostavnim jezikom
• Izabrati pasiv ili aktiv i koristiti ga sve vrijeme

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

21
Korištenje tona svakodnevnog govora

• Poslovne poruke
– Izbjegavati staromodan i izvještačen jezik
– Izbjegavati propovijedanje i hvalisanje
– Kontrolisati prisnost
– Oprezno koristiti humor

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Pisanje jednostavnim jezikom

• Jasno
• Lako za razumjeti
• Jednostavno

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

22
Korištenje aktiva ili pasiva

• Aktiv
– Subjekat + glagol + objekat
• Pasiv
– Objekat + glagol + subjekat

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Kreiranje poruke

• Izabrati snažne riječi

• Pisati efikasne rečenice
• Skladno povezati pasuse

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

23
Funkcionalne i skladne riječi
• Korektnost
• Prikladnost
– Denotacija i konotacija
– Apstrakcija i konkretnost

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Izabrati riječi koje uspješno komuniciraju

• Izabrati snažne riječi

• Izabrati poznate riječi
• Izbjegavati klišee i poštapalice
• Pažljivo koristiti žargon

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

24
Efikasne rečenice

• Jednostavne
• Dobro sastavljene
• Složene

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Skladno povezani pasusi

• Elementi pasusa
– Glavne rečenice
– Sporedne rečenice
– Prelazni elementi

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

25
Kreiranje pasusa

• Ilustriranje
• PoreĎenje i kontrast
• Razlog i posljedica
• Klasifikacija
• Problem i rješenje

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Korištenje tehnologije

• Stilizirani listovi i predlošci za prezentacije

• Automatsko dopunjavanje i automatsko
ispravljanje grešaka
• Stapanje datoteka i mailova
• Završne napomene, fusnote, indeksi i sadržaji
• Čarobnjaci za dokumente

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

26
Proces pisanja u tri koraka

• Planiranje
• Pisanje
• Kompletiranje

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Odmaknuti se od prve verzije

• Procijeniti sadržaj, organizaciju, stil i ton

• Pregledati čitljivost teksta
• Urediti tekst jasno i koncizno

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

27
Procjenjivanje sadržaja

• Da li su informacije tačne?
• Da li su informacije relevantne?
• Da li je dovoljno informacija?
• Da li su generalne informacije izbalansirane sa
onim specifičnim?

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Procjenjivanje organizacije

• Da li su sve tačke logički obuhvaćene?

• Da li najvažnije ideje imaju dovoljno prostora i
da li su pravilno pozicionirane?
• Da li su poruke mogle biti poredane u
uvjerljivijem redoslijedu?
• Da li se neke tačke nepotrebno ponavljaju?
• Da li su pojedini detalji logično povezani?

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

28
Procjenjivanje stila i tona

• Da li način pisanja odgovara očekivanjima

publike?
• Da li je način pisanja previše formalan ili
akademski?
• Da li je način pisanja previše opušten?
• Da li je fokus poruke na potrebama publike?

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Povećavanje preglednosti i lakoće čitanja

• Dužina rečenica
• Kratki pasusi
• Nabrajanja i njihovo označavanje
• Naslovi i podnaslovi

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

29
Urediti tekst jasno
• Prekinuti predugačke rečenice
• Ponovno napisati granične rečenice
• Definirati paralelizme

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Urediti tekst jasno

• Preformulirati dugačke rečenice
• Zamjeniti skrivene glagole
• Razjasniti strukturu rečenica
• Razjasniti čudne reference
• Ublažiti oduševljenje

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

30
Urediti tekst koncizno
• Izbrisati nepotrebne riječi i fraze
• Skratiti dugačke riječi i fraze
• Eliminirati višak riječi
• Preinačiti početke rečenica To je/To su

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Pregledanje uz pomoć tehnologije

• Alati za pregled
• Provjera pravopisa
• Provjera gramatike
• Rječnik
• Provjera stila

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

31
Kreiranje poruka
• Multimedijalni elementi
• Dizajnerski elementi

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Multimedijalni elementi
• Softver za prezentacije
• Sotver za grafiku
• Video i zvučni klipovi
• Hipertekstualni jezik oznaka

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

32
Dizajniranje zbog bolje čitljivosti

• Poboljšati efikasnost poruka

• Utjecati na percepciju publike

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Elementi dizajna
• Dosljednost
• Uravnoteženost
• Ograničenja
• Detalji

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

33
Tehnike dizajna
• Prazan prostor
• Margine
• Poravnavanje
• Oblici fonta
• Vrsta pisma

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Korištenje tehnologije
• Stilizirani listovi i predlošci za prezentacije
• Postava stranice
• Formatiranje kolona
• Formatiranje pasusa
• Stilovi nabrajanja
• Tabele
• Slike

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

34
Format poslovnog pisma
• Zaglavlje
• Datum
• Adresa
• Pozdrav
• Poruka
• Pozdravni završetak
• Potpis

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Format memoranduma
• Zaglavlje memoranduma
• Naslov
• Poruka

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

35
Lekturisanje poruke

• Osiguravanje kvaliteta
– Neotkrivene greške u pisanju, dizajnu i formatu
– Greške koje su se potkrale u izradi

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

Savjet za lekturisanje
• Napraviti višestruku kontrolu
• Koristiti trikove za uočavanje grešaka
• Dva puta pregledati glavne tačke
• Odmaknuti se na kratko
• Biti fokusiran i oprezan
• Kompleksne elektronske dokumente
pregledati isprintane na papiru
• Uzmite dovoljno vremena

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

36
Dostavljanje poruke
• Uzeti u obzir troškove
• Prikladnost
• Vremenska ograničenja
• Sigurnost i privatnost

Poslovno komuniciranje
Doc. dr. Almir Peštek, ass. mr. Selma Kadić-Maglajlić

37