Internal Audit QMS 2015 - V4.new PDF

Welcome to
TÜV Rheinland Academy
Internal Audit of ISO 9001:2015

Based on ISO 19011:2011
About us
Building trust and credibility – in all markets
TÜV Rheinland Our Academy

 Founded in 1872 as part of  Leading technical training provider
the German Steam Boiler Association
 Now a worldwide service provider for
Skilling globally.  More than 200,000 participants per
year, at over 30,000 training and
testing, inspection, certification, education events, in about 25 countries
consulting and training Focusing locally. worldwide
 Aiming at quality and safety of people,  Different learning forms from face to
technology and the environment face training to digital learning solutions
2 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

Milestones
Long tradition – originator of many TIC services
1872 1904 1908 1955 2000 2001 2009 2012 2014
Founded to ensure First elevator First Bluetooth Global market One of the
the safety of inspection product certification leader in photovoltaic biggest
manufacturing certification independent
plants service providers
for ICT security
First vehicle First product First internet-based New test mark with
inspection certification certification database QR code for fast research

Enabling
Key facts
6 Business Streams 27 Business Fields 2,000 Services
INDUSTRIAL MOBILITY PRODUCTS ACADEMY & ICT & BUSINESS SYSTEMS

SERVICES LIFE CARE SOLUTIONS
Adding value and enabling a safer and better use of modern technologies

Milestones - TÜV Rheinland Indonesia
1980 1996 1998 2009 2010 2012 2014 2016 2017
1st Project : Technical Launch homologation Accredited for VLK, Accredited for ISPO, Appointed by
Assistance business PHPL, HACCP Certify Star Rating Hotel Ministry of Industry
for ISO 9001, 14001, for Toys Testing
18001 Laboratory
Founded TÜV Receive Launch Electrical Launch Tire Testing

International Indonesia Accreditation for and Wheel Laboratory
Product Cert. Testing
(LsPro) Laboratory

At home in All Over Indonesia
Our locations have expanded to 7 representative offices and 3 testing laboratory

Your seminar
Internal Audit of ISO 9001:2015 based on ISO 19011:2011
Sasaran Pelatihan
 Memahami persyaratan sistem manajemen mutu
berdasarkan ISO 9001:2015 sebagai kriteria audit
 Mampu merencanakan audit mutu internal
 Mampu membuat checklist audit
 Mampu melakukan audit mutu internal
 Mampu membuat kesimpulan audit
 Mampu membuat laporan audit
 Mempu memeriksa tindakan perbaikan yang
dilakukan auditee atas temuan ketidaksesuaian

Review Persyaratan
Standard

Siklus P-D-C-A dari ISO 9001:2015
Organization Quality management System (4)

And
it’s context
Support &
(4) operation
(7,8)
Customer
satisfaction
Customer Planning Leadership

Performance Result of
Evaluation
requirement (6) (5)
(9)
the QMS
Products
and services
Needs Improvement
(10)
and
expectations
of
interested parties (4)

Persyaratan ISO 9001:2015
1 Scope 6 Planning for the quality management system

2 Normative references 6.1 Actions to address risks and opportunities
3 Terms and definitions 6.2 Quality objectives and planning to achieve them
4 Context of the organization 6.3 Planning of changes
4.1 Understanding the organization and its 7 Support
context 7.1 Resources
4.2 Understanding the needs and expectations 7.1.1 General
of Interested parties 7.1.2 People
4.3 Determining the scope of the quality 7.1.3 Infrastructure
management system 7.1.4 Environment for the operation of
4.4 Quality management system and its processes
processes 7.1.5 Monitoring and measuring resources
5 Leadership 7.1.6 Organizational knowledge
5.1 Leadership Commitment 7.2 Competence
5.1.1 General 7.3 Awareness
5.1.2 Customer Focus 7.4 Communication
5.2 Policy 7.5 Documented information
5.2.1 Establishing the quality policy 7.5.1 General
5.2.2 Communicating the quality policy 7.5.2 Creating and updating
5.3 Organizational roles, responsibilities and 7.5.3 Control of documented information
authorities
Next slide : clause 8,9,10 

8 Operation 8.5.4 Preservation

8.1 Operational planning and control 8.5.5 Post-delivery activities
8.2 Requirements for products and services 8.5.6 Control of changes
8.2.1 Customer communication 8.6 Release of products and services
8.2.2 Determination of requirements related to products 8.7 Control of nonconforming process outputs
and services 9 Performance evaluation
8.2.3 Review of requirements related to products and 9.1 Monitoring, measurement, analysis and
service evaluation
8.2.4 Change to requirements for product and service 9.1.1 General
8.3 Design and development of products and services 9.1.2 Customer satisfaction
8.3.1 General 9.1.3 Analysis and evaluation
8.3.2 Design and development planning 9.2 Internal audit
8.3.3 Design and development Inputs 9.3 Management review
8.3.4 Design and development controls 9.3.1 General
8.3.5 Design and development outputs 9.3.2 Management review inputs
8.3.6 Design and development changes 9.3.2 Management review outputs
8.4 Control of externally provided, processes products and 10 Improvement
services 10.1 General
8.4.1 General 10.2 Nonconformity and corrective action
8.4.2 Type and extent of control 10.3 Continual improvement
8.4.3 Information for external providers
8.5 Production and service provision Annex A Clarification of new structure, terminology
8.5.1 Control of production and service provision and concepts
8.5.2 Identification and traceability Annex B Other international standard on quality
8.5.3 Property belonging to customers or external management and quality management
providers systems developed by ISO/TS 176

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

ISO 9001 : 2008 ISO 9001 : 2015
1. scope = 1. scope
2. Normative Reference = 2. Normative Reference
3. Terms and definitions = 3. Terms and definitions
4. Quality Management Systems 4. Context of the organization
4.1 General Requirement 4.1 Understanding the organization and its

context
4.2 Documentation Requirements
4.2 Understanding the needs and
expectations of interested parties
4.3 Determining the scope of the quality
Persyaratan Persyaratan
management system
pengendalian Documentasi ada di 4.4 Quality management system
outsource klausul 7.5
Ada di klausul 8.4 9001:2015
9001:2015

4
Klausul 4.1
Context of • menentukan eksternal dan internal issue yang relevan dengan tujuan, arah
organization trategis yang berpengaruh terhadap QMS
• Harus dipantau dan ditinjau
4.1
Understanding
context Klausul 4.2
menetapkan:
4.2 • Pihak-pihak berkepentingan yang relevan dengan QMS;
Interested parties • Persyaratan dari pihak berkepentingan ini yang relevan dengan QMS
Harus dipantau dan ditinjau
4.3
Scope
Klausul 4.3
4.4 • Persyaratan untuk lingkup QMS lebih diperjelas, harus didokumentasikan dan
QMS mempertimbangkan: isu internal eksternal; persyaratan interested party
;produk dan layanan
• justifikasi untuk setiap kasus di mana persyaratan tidak dapat diterapkan
Klausul 4.4
Klausul 4.1 ISO 9001:2008 ditambahkan mengenai persyaratan risk pada saat
penetapan proses dan informasi mengenai documented information

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

5. Management Responsibility 5. Leadership
5.1 Management commitment 5.1 Leadership and commitment
5.2 Customer focus 5.2 Policy
5.3 Quality policy 5.3 Organization roles, responsibilities and

authorities
5.4. Planning
Komunikasi ada di klausul 7.4 9001:2015
5.5 Authorities, Responsibility and
communication
6. Planning
5.6 Management Review
6.1 Actions to address risks and opportunities
Management Reviewi ada di klausul 9.3 6.2 Quality objectives and planning to achieve
9001:2015 them
6.3 Planning of changes

5 Klausul 5.1.1 komitmen manajemen

Leadership Meminta TM juga:
• Akuntabilitas terhadap QMS
5.1
Leadership and • terlibat, mengarahkan dan mendukung orang-orang untuk berkontribusi
commitment
terhadap efektifitas QMS
5.2
Policy Klausul 5.1.2 Fokus Pelanggan
5.3
Manajemen puncak harus juga memastikan bahwa :
Organizational roles,
responsibilities and • persyaratan hukum dan peraturan yang ditentukan
authorities
• risiko ditentukan dan diperhatikan
Klausul 5.2 Kebijakan mutu harus :

 Dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan
 Tersedia untuk interested parties jika diperlukan
Klausul 5.3 Tanggung jawab dan wewenang

 Sebelumnya ini adalah klausul 5.5 di ISO 9001:2008
 Tidak ada pesyaratan MR tetapi secara fungsi masih tetap ada (penetapan
tergantung dari TM)

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

5. Management Responsibility 6. Planning
5.1 Management commitment 6.1 Actions to address risks and opportunities
5.2 Customer focus 6.2 Quality objectives and planning to achieve

them
5.3 Quality policy
6.3 Planning of changes
5.4. Planning
5.5 Authorities, Responsibility and

communication
5.6 Management Review

Klausul 6.1
6
Planning • Klausul Baru
• Mengenai persyaratan dan tujuan dari identifikasi risk&opportunities
6.1
Actions to address risk
• Rencana yang dilakukan untuk mengatasi risk&opportunities
and opportunity
Klausul 6.2
6.2 Lebih eksplisit persyaratan mengenai perencanaan untuk mencapai sasaran mutu
Objectives and planning
(apa yang akan dilakukan; sumber daya apa yang diperlukan; siapa yang
bertanggungjawab; kapan akan selesai; bagaimana hasilnya akan dievaluasi
6.3
Planning of changes
Klausul 6.3
Perubahan pada QMS harus dilakukan secara terencana.
Persyaratan ini Keterkaitan juga dengan
Klausul 7.1.6 - pengetahuan Organisasi - untuk mengatasi perubahan kebutuhan

dan tren, sehubungan dengan pengetahuan
Klausul 8.1 - Mengontrol perubahan operasional, yang direncanakan atau tidak
direncanakan
Klausul 8.5.6 - Mengatasi perubahan yang mempengaruhi produk & jasa

7 : Support
ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

6. Resource Management 7. Support
6.1 General 7.1 Resources
6.2 Human Resource 7.2 Competence
5.3 Infrastructure 7.3 Awareness
6.4 Work Environment 7.4 Communication

7.5 Documented information
Klausul 4.2.3 dan 4.2.4 ISO 9001:2008
Klausul 7 ini sama dengan klausul 6 di ISO 9001:2008 berisikan pengelolan dari
sumber daya (manusia, Infrastruktur dan lingkungan) ditambahkan dengan
pengendalian dokumen dan komunikasi

7 Klausul 7.1
Support
Menyediakan Sumberdaya manusia,
7.1.2
7.1 People lingkungan, infrastruktur, pengetahuan,
Resources
7.1.3 peralatan pemantauan/pengukuran baik dari
Infrastructure
internal/eksternal,
7.1.4
Environment for the
operation of processes Klausul 7.2 , 7.3 dan 7.4
orang yang relevan melakukan pekerjaan di
7.1.5
Monitoring and
bawah kendali organisasi harus memiliki
measuring resources
kompetensi, kesadaran dan komunikasi
7.2
7.1.6 (internal dan eksternal) dari QMS
Organizational
Competence
knowledge
7.3 Klausul 7.5

Awareness
Sama dengan klausul 4.21,4.2.3 dan 4.2.4
7.4
Communication ISO 9001:2008 tetapi lebik eksplisit
persyaratan untuk kerahasiaan, integridas
7.5
Documented information dan akses dari dokumen

8- Operation
ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

7. Product Realization 8. Operation
7.1 Planning of product realization 8.1 Operational planning and control
7.2 Customer-related processes 8.2 Requirements for products and services
7.3 Design and development 8.3 Design and development of products and
services
7.4 Purchasing
7.5 Production and service provision 8.4 Control of externally provided products and
services
7.6 Control of monitoring and
8.5 Production and service provision
measuring equipment
8.2.4 monitoring and 8.6 Release of products and services
measurement product
8.3 Control of 8.7 Control of nonconforming process outputs
Nonconforming product

8 Operation
Klausul 8.1 sama dengan klausul 7.1 ISO 9001:2008
 Lebih eksplisit tentang penetapan kriteria proses
8.1 Operational planning
and control Klausul 8.2 sama dengan klausul 7.2 ISO 9001:2008
8.2 Requirements for

 Lebih eksplisit pertimbangan komunikasi pelanggan
products and services termasuk customer property dan contingency actions
8.3 Design and
development of
products and services
8.4 Control of externally

 Bagian ini pada desain dan pengembangan produk dan
provided processes
jasa telah secara substansial berubah dan
disederhanakan:
8.5 Production and
service provision
Klausul 8.4
8.5 Production and  Bagian ini merupakan gabungan dari persyaratan 4.1
service provision
mengenaia pengendalian outsource dan 7.4 pembelian di
8.5.1 Control of
production and service
ISO 9001:2008
provision

8 Operation
 Dalam 8.5.1 titekankan tentang persyaratan kualifikasi
8.1 Operational planning
personil dan pengendalian kesalahan dari orang
and control
 Validasi proses bagian dari klausul 8.5.1
8.2 Requirements for
products and services  Pada 8.5.3 yang diminta di jaga bukan hanya properti
8.3 Design and
pelanggan tetapi juga properti milik eksternal provider
development of
products and services  Persyaratan baru mengenai post delivery activity (8.5.5) dan
8.4 Control of externally pengendalian perubahan (8.5.6)
provided processes
Klausul 8.6 dan 8.7
8.5 Production and
service provision  Sekarang bagian dari operasional sebelumnya yaitu di
persyaratan 8.2.4 pementauan dan pengukuran produk dan
8.5 Production and
service provision 8.3 pengendalian produk tidak sesuai
8.5.1 Control of
production and service
provision

ISO Requirement
ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

8. Measurement, analysis and 9. Performance evaluation
improvement
9.1 Monitoring, measurement, analysis And
8.1 General evaluation
8.2 Monitoring and measurement 9.2 Internal audit
9.3 Management review
8.3 Control of nonconforming
product
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement 10. Improvement
10.1 Nonconformity and corrective action
10.2 Improvement

9
Performance
 Klausul 9.1.1
evaluation Mempersyaratkan organisasi untuk menetapkan apa, bagaimana dan kapan
pemantauan, pengukuran, analisis dan improvement harus dilakukan
9.1
Monitoring,  Klausul 9.1.2
measurement, analysis
and evaluation Mengatur tentang pengukuran kepuasan pelanggan. Tidak ada perubahan signifikan
dari ISO 9001:2008
 Klausul 9.1.3
9.1.1
General
Hal-hal apa saja yang secara minimum harus dianalisis dan dievaluasi. Risk based
9.1.2 thinking pada tahap CHECK ada pada klausul ini
Customer satisfaction
 Klausul 9.2
Tentang audit internal. Hal penting yang ditekankan:
9.1.3
Analysis and evaluation  Program audit berbasis risiko
 Netralitas auditor internal
9.2
Internal audit  Kriteria audit mempertimbangkan interested parties
 Klausul 9.3
9.3
Management review Management review ada tambahan agenda rapat karena pendekatan berbasis risiko

10 Klausul 10.1
Improvement
 Lebih menekankan pada peluan untuk perbaikan
 Meminta untuk melihat perbaikan kedepan dari produk dan jasa
10.1
General  Penekanan pada pencegaan terjadinya ketidaksesuaian
10.2 Nonconformity and Klausul 10.2

corrective action
 Berlaku umum tidak hanya untuk ketidaksesuaian produk saja
 Dari hasil perbaikan bila diperlukan memperbaharui resiko
10.3
Continual improvement
dan peluang yang ditentukan selama perencanaan,;
 Mengevaluasi kebutuhan untuk tindakan menghilangkan
penyebab dari ketidaksesuaian, dengan masud supaya tidak
akan muncul lagi di tempat lain merupakan bagian dari
corrective action
 terdokumentasi
Klausul 10.3
 Peluang harus diperhatikan sebagai bagian dari perbaikan
berkelanjutan

PENGANTAR INTERNAL
AUDIT
 Pengertian Audit
 Tipe Audit
 Internal Audit
 Tujuan Internal Audit
 Manfaat Internal Audit

PENGERTIAN AUDIT(ISO 19011)
Audit Sebuah proses yang sistematik,

independen dan terdokumentasi untuk
mencari bukti-bukti audit dan mengevaluasi
bukti-bukti tsb secara objective (tidak
subjective) untuk menentukan sejauh mana
kriteria-kriteria yang menjadi acuan audit telah
dipenuhi.
‘A systematic, independent and documented process for
obtaining audit evidence and evaluating it objectively to
determine the extent to which agreed criteria are fulfilled.’

PENGERTIAN AUDIT(ISO 19011)
Bukti Audit
Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi
lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan
dapat diverifikasi
Catatan: Bukti audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatif
Kriteria Audit
seperangkat kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang digunakan sebagai referensi
sebagai pembanding bukti audit

TIPE AUDIT
• FIRST PARTY  oleh diri sendiri (Internal Audit)

• SECOND PARTY  Pihak yang berkepentingan
(Customer/Supplier Audit)
• THIRD PARTY  Pihak independan (Audit sertifikasi)

INTERNAL AUDIT
Persyaratan ISO 9001:2015 (9.2) :
• Audit harus dilakukan pada interval yang terencana

• Mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan
bidang yang diaudit
• Sebaiknya ada sebuah prosedur yang mengatur audit
internal
• Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri
• Audit harus objektif dan tidak memihak

TUJUAN INTERNAL AUDIT
Internal Audit dilakukan untuk memastikan bahwa

SMM
• Dilaksanakan (sesuai Prosedur/IK)
• Sesuai persyaratan standard (mis. ISO 9001)
• Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif
• Audit juga sebaiknya menemukan potensi-
potensi perbaikan

MANFAAT INTERNAL AUDIT
Mengapa perlu audit? Manfaat lain:

Untuk melihat dari sudut • Peluang untuk perbaikan
pandang yang berbeda dan
akurat apa yang sedang • Mengidentifikasi akar
terjadi dalam sebuah masalah dan rencana
organisasi pada suatu saat koreksi dan pencegahan.
tertentu • Membantu auditor dalam
memahami kesehatan
perusahaan
• Persiapan eksternal audit
• Sebagai alat manajemen

PRINSIP AUDIT DAN
KOMPETENSI
AUDITOR
 Standard Panduan Audit

 Prinsip Audit
 Kompetensi Auditor

STANDAR PANDUAN AUDIT
ISO 10011-1:1990 Quality Environmental ISO 14010:1996

ISO 10011-2:1991 ISO 14011:1996
ISO 10011-3:1991 ISO 14012:1996
TC 176 TC 207
(Quality management & (Environmental
quality assurance) management)
ISO 9000:2015 ISO 14001:2015

Fundamentals & Vocabulary
Vocabulary
ISO 19011:2002
Panduan untuk quality and/or environmental management systems auditing
ISO 19011:2011
Panduan untuk audit sistem manajemen
(Guidelines for auditing management systems)
Combined Audit Our company

ISO 9001 Supplier
Customer
ISO 14001
OHSAS 18001

PRINSIP AUDIT (ISO 19011)
Prinsip-prinsip berikut terkait dengan audit :
1. Integritas : dasar dari profesionalisme

Dapat dipercaya, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian,
adalah penting dalam pelaksanaan audit
2. Penyampaian yang Jujur: kewajiban untuk melaporkan secara

jujur dan akurat
Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit sebaiknya
mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit yang jujur dan akurat
3. Profesionalisme: pelaksanaan audit dengan cermat

memelihara profesionalisme sesuai dengan pentingnya tugas yang
dilaksanakan dan kepercayaan yang diberikan

PRINSIP AUDIT (ISO 19011)
4. Kerahasiaan : menjaga informasi yang diperoleh

Auditor sebaiknya menjaga kerahasiaan dari informasi yang
diperoleh selama melakukan audit
5. Independensi : bersifat impartial (netral) dan objective
Auditor sebaiknya independen terhadap aktifitas yang diaudit
dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga
keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan
temuan – temuan dan keputusan – keputusan didasarkan pada
bukti (evidence).
6. Bukti berdasarkan fakta
Audit evidence (Bukti audit) dapat diverifikasi. Berdasarkan
sampel dan informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan
selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas

KONSEP KOMPETENSI AUDITOR
Quality Environmental
Quality - Generic
Environmental
specific knowledge
Specific knowledge
knowledge and Skills
and Skills
and Skills 7.3.1 and
7.3.4
7.3.3 7.3.2
Education Work Experience Auditor Training Audit Experience

7.4
Personal Behaviours
7.2

KOMPETENSI AUDITOR
General
Internal auditor sebaiknya kompeten atas dasar,
 pendidikan  training
 pengalaman kerja  pengalaman audit

KOMPETENSI AUDITOR
CONTOH MATRIX KOMPETENSI AUDITOR
Parameter Auditor Lead Auditor

Pendidikan Minimal D1 atau Sama seperti auditor
sederajat
Total pengalaman 1 tahun Sama seperti auditor
kerja
Pelatihan Lulus pelatihan Internal Sama seperti auditor
auditor
Pengalaman audit Minimal 1 x sebagai Minimal 2 x sebagai
observer/trainee pada anggota tim auditor
Internal audit

KOMPETENSI AUDITOR
Auditor Lead Auditor

 Pemahaman tentang prinsip – prinsip Audit, Sama dengan auditor ditambah :
tujuan, prosedur dan teknik
 Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim
 Pemahaman tentang disiplin ilmu manajemen Audit
dan dokumen – dokumen referensi
 Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan
 Pemahaman tentang situasi organisasi dan keputusan Audit
peran proses audit di organisasi
 Menghindari dan memecahkan permasalahan
 Pemahaman tentang persyaratan
 Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
perundangan, hukum dan persyaratan lain yang
dilaksanakan termasuk dari lembaga eksternal Sebaiknya mempunyai kompetensi juga :
 Pemahaman tentang kompleksitas sistem  Terminologi Mutu/Lingkungan/K3
manajemen yang diaudit
 Panduan umum, prinsip dan teknis sistem
 Ketercapaian target audit yang telah dilakukan manajemen
 “Alat” Sistem Manajemen dan aplikasinya
(contoh: SPC, Cause&effect analysis, dll)
 Pengetahuan mengenai aktifitas pada area
yang akan diaudit

KOMPETENSI AUDITOR
Personal behaviours
 Menjunjung kode etik; sopan, jujur, kebenaran,
tulus, bijaksana
 Berpikiran terbuka
 Diplomatis
 Teliti
 Mengamati
 Cepat Tanggap
 Mandiri
 Mampu memutuskan
 Percaya diri
 Adaptasi

KOMPETENSI AUDITOR
Menjadi Auditor Sebaiknya

 Lebih bersahabat dan tidak tegang
 Pendengar yang baik dan lancar berkomunikasi (75% mendengar, 25% bertanya)
 Menunjukan minat yang tinggi
 Lebih objektif dan logis
 Berpandangan positif dan elalu menanggapi dengan baik  Hindari adu argumentasi
 Mudah bergaul dengan setiap tingkatan di organisasi
 Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi
 Memahami teknologi dan hal-hal baru
 Hindari cari-cari kesalahan dan catat hal-hal yang baik juga
 Tepat waktu
 Periksa semua proses
 Hargai kerahasiaan organisasi
 Hindari membaca SOP/dokumen sendiri mintalah penjelasan.
 Audit sistem bukan individu

KOMPETENSI AUDITOR
Tipe Perilaku Auditor
 Pasif
 Agresif
 Asertif
 Ekspresi kebutuhan, keinginan,
pandangan dan perasaan
 Sikap sempurna
 Langsung pada persoalan
 Junjung tinggi hak orang lain
 Bekerja demi kepuasan
semua/mayoritas

KOMPETENSI AUDITOR
Kinerja auitor juga sebaiknya dilakukan evaluasi
Contoh metode evaluasi Auditor
Metode Evaluasi Obyektif Contoh
Tinjauan catatan Untuk verifikasi latar belakang auditor Analisis catatan pendidikan, pelatihan,
pekerjaan dan pengalaman audit
Umpan balik positif Untuk memberikan informasi mengenai Survei, kuesioner, referensi pribadi,
dan negatif kinerja auditor pengakuan, keluhan, evaluasi kinerja,
masukan kolega
Wawancara Untuk evaluasi atribut personal dan Tatap muka dan wawancara melalui
ketrampilan berkomunikasi, untuk verifikasi telepon
informasi dan uji pengetahuan dan untuk
memperoleh informasi tambahan
Observasi Untuk evaluasi atribut personal dan Role-play, witnessed audit, kinerja
kemampuan untuk aplikasi pengetahuan dan dalam pekerjaan
keahlian
Ujian Untuk evaluasi atribut personal dan Oral dan ujian tertulis, tes psychometric
pengetahuan dan keahlian dan aplikasinya
Tinjauan pasca audit Untuk menyediakan informasi dimana Tinjauan laporan audit dan diskusi
observasi langsung tidak mungkin atau dengan klien audit, auditee, kolega, dan
kurang sesuai dengan auditor

MANAJEMEN PROGRAM
AUDIT
 Manajemen Program Audit

 Pelaksanaan Audit
 Pelaporan Audit

Manajemen Program Audit – Plan
Top Manajemen sebaiknya menunjuk seseorang yang

bertanggung jawab untuk Manajemen Program Audit, dengan
wewenang:
 Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau

dan meningkatkan Program Audit
 Mengidentifikasi dan memastikan sumber daya
yang diperlukan tersedia
Organisasi dapat menetapkan satu Program Audit yang

didalamnya terdiri dari beberapa sistem manajemen dan juga
berbagai macam tujuan.

Menentukan Tujuan Audit
(5.2)
Perencanaan Program Audit (5.3)

5.3.1 Tanggung jawab manager program audit
Plan
5.3.2 Kompetensi manager program audit
5.3.3 menetapkan cakupan program audit
5.3.4 Identifikasi dan evaluasi Risiko program audit
Peninjauan dan 5.3.5 Penetapan prosedur program audit
Peningkatan 5.3.6 Identifikasi sumber daya yang dibutuhkan
Program Audit
(5.6) Kompetensi
Implementasi Program Audit (5.4)
dan evaluasi
5.4.1 Umum
Act 5.4.2 Menentukan Tujuan, Lingkup Auditors
dan Kriteria Audit (clause 7)
Do
5.4.3 Pemilihan Metode Audit
5.4.4 Pemilihan Tim Auditor Kegiatan
5.4.5 Penetapan tanggung jawab dari auditor Audit
5.4.6 Mengelola dan merawat rekaman audit (clause 6)
5.5 Monitoring Program Audit Check

ISO 9001:2015 clause 9.2.2
Organisasi harus:
a) merencanakan, menetapkan dan memelihara program audit termasuk
frekuensi, metode, tanggung jawab, perencanaan, persyaratan dan
pelaporan, yang harus mempertimbangkan kepentingan dari
proses yang menjadi perhatian, perubahan yang mempengaruhi
organisasi dan hasil dari audit sebelumnya
Misalnya
• Langsung berkaitan dengan pelanggan maka diaudit lebih sering atau
lebih lama.
• Langsung berkaitan dengan regulasi pemerintah, audit harus lebih
diperketat, atau frekuensi audit ditambah.
• Untuk special process, ISO 9001:2015 clause 8.5.1. f) (proses
dimana ketidaksesuaian yang timbul tidak dapat diverifikasi pada
saat inspeksi) audit harus lebih ditekankan kepada bagaimana
metode validasi prosesnya

Tujuan Audit
Tujuan Audit sebaiknya didasarkan pada beberapa
pertimbangan sebagai berikut :
 Prioritas Manajemen
 Tujuan Komersial
 Karakteristik proses, produk, projek dan perubahan apapun yang terjadi
padanya,
 Persyaratan Sistem Manajemen
 Persyaratan Perundangan dan Kontraktual
 Kebutuhan evaluasi vendor
 Persyaratan pelanggan dan Kebutuhan pihak – pihak yang
berkepentingan
 Tingkat kinerja auditee terutama yang berkaitan dengan kegagalan
ataupun keluhan pelanggan
 Risiko organisasi
 Tindak lanjut dari audit sebelumnya
 Tingkat kematangan dari sistem manajemen

Tanggung Jawab dan Peran

Manajer Program Audit bertanggung jawab untuk:
 Menetapkan tujuan dan lingkup program audit

 Mengindentifikasi dan mengevaluasi Risiko dari program audit
 Menetapkan tanggung jawab dan prosedur dan memastikan
ketersediaan sumber daya
 Memastikan penerapan program audit
 Memastikan catatan terkait dengan program audit terpelihara
 Mengawasi, meninjau dan meningkatkan program audit

Kompetensi Manajer Program Audit

Seorang manajer program audit sebaiknya memiliki kemampuan untuk
mengelola program audit, menangani Risiko yang terkait secara efektif
dan efisien, sebaik pengetahuan dan keahlian yang dimilikinya
mengenai :
 Prinsip, prosedur dan metode audit
 Standar sistem manajemen dan dokumen referensi
 Aktifitas, produk dan proses-proses dari auditee
 Perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang terkait
 Pelanggan, supplier dan pihak-pihak yang terkait
Dan terus menerus meningkatkan pengetahuan dan keahliannya

tersebut

Penetapan Ruang Lingkup Audit (5.3.3)

Manajer program audit sebaiknya menetapkan ruang lingkup
dari program audit yang dapat bervariasi tergantung dari :
 Ukuran organisasi
 Sifat organisasi
 Fungsi
 Kompleksitas dan tingkat kematangan organisasi
Sebuah organisasi dapat memiliki audit program yang berisi

satu jenis audit, tergantung dari jenis aktifitas dan struktur
auditee.

Ruang Lingkup Program (5.3.3)

Ruang lingkup Program Audit dipengaruhi oleh:
• Ruang lingkup,tujuan, waktu dan frekuensi audit
• Jumlah, kepentingan, kompleksitas, kesamaan sifat dan lokasi, aktivitas yang diaudit
• Faktor-faktor yang memepengaruhi keefektifan sistem manajemen
• Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya yang berlaku
• Hasil dari audit (eksternal dan internal) dan tinjauan program audit sebelumnya
• Bahasa, budaya dan isu sosial
• Kepentingan dari pihak-pihak terkait (e.g. keluhan pelanggan dan ketidaktaatan
terhadap peraturan)
• Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya.
• Ketersediaan informasi dan teknologi informasi pendukung aktivitas audit (e.g. metode
jarak jauh)
• Ketidaksesuaian yang terjadi baik dari internal ataupun eksternal (e.g. kegagalan
produk dan bocornya keamanan informasi)

Identifikasi dan Evaluasi Risiko Program Audit (5.3.4)

Terdapat Risiko yang bervariasi terkait dengan penetapan, implementasi,
pemantauan dan peningkatan suatu program audit yang dapat mempengaruhi
tujuan audit. Manajer program audit sebaiknya mempertimbangkan Risiko ini dalam
mengembangkan program audit. Risiko-Risiko tersebut dapat terkait dengan
 Perencanaan (e.g. kegagalan dalam menetapkan tujuan audit dan ruang

lingkup program audit)
 Sumber daya (e.g Kurangnya waktu pada pelaksanaan audit)
 Pemilihan tim audit (e.g. kompetensi yang tidak sesuai)
 Pelaksanaan audit (e.g. komunikasi yang tidak efektif)
 Pengendalian rekaman (e.g. kerusakan rekaman audit)
 Pengawasan, peninjauan dan peningkatan program audit
(e.g. pengawasan ketidakefektifan program audit)

Menetapkan Prosedur Program Audit (5.3.5)

Prosedur Program Audit sebaiknya ditetapkan termasuk :
 Membuat perencanaan dan jadwal Audit dengan mempertimbangkan Risiko
program audit
 Memastikan keamanan informasi dan kerahasiaan
 Menjamin kompetensi auditor dan lead auditor
 Menyeleksi tim Audit, menetapkan tugas dan tanggung jawabnya
 Menentukan kompetensi Auditor dan Lead Auditor
 Melaksanakan audit termasuk penggunaan metode sampling yang sesuai
 Pelaksanaan tindak lanjut Audit, jika dapat dilaksanakan
 Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke manajemen puncak
 Memelihara catatan Program Audit
 Mengawasi dan meninjau kinerja dan efektifitas Program Audit

Diskusi kelompok
1. Pelajari identifikasi risiko dan peluang organisasi

2. Tentukan skala prioritas risiko dan peluang
3. Berdasarkan skala prioritas risiko dan peluang tersebut, buat program audit meliputi:
a) Proses apa?
b) Departemen apa?
c) Frekuensi berapa kali?
d) Kualifikasi auditor yang tepat untuk program tersebut

Menetapkan Sumber Daya (5.3.6)

Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit, kita sebaiknya
mempertimbangkan:
• Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola dan
meningkatkan aktivitas audit
• Metode/ Teknik Audit
• Ketersediaan informasi dan teknologi komunikasi
• ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan audit
• Lingkup program dan Risiko audit
• Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain

Manajemen Program Audit – Do
Implementasi Program Audit (5.4)
 Mengkomunikasikan program audit kepada pihak terkait

 Menetapkan tujuan, lingkup dan kriteria untuk setiap
audit
 Koordinasi dan penjadualan audit dan aktivitas lain terkait
dengan program audit
 Memastikan pemilihan tim audit
 Memastikan ketersediaan fasilitas yang dibutuhkan tim audit
 Meyakinkan pelaksanaan audit sesuai program audit
 Memastikan pengendalian catatan dari aktivitas audit

1st party audit
2nd party
AUDIT WORKFLOW
audit,
rd
3 party
AUDIT PLAN
NOT OK
AUDIT INITIATED (obj, scope,
criteria)
OK
RESOLVE WITH
INITIAL VISIT AUDITEE
Lead Auditor,
Auditor, PREPARE AUDIT DOCUMENTS
Expert,
Trainee BRIEF AUDIT TEAM Audit Plan,
Audit Checklist
CONTINUAL IMPROVEMENT Audit Notes,
CARRY OUT AUDIT
NC Report
OPENING MEETING Audit Report,
PHYSICAL AUDIT
CLOSING MEETING
RESULT OF OVERALL NO YES CORRECTIVE/

Finding?
PERFORMANCE PREVENTIVE ACTION
YES NO
MANAGEMENT REVIEW VERIFICATION?

Manajemen Program Audit – Do
Catatan Audit
 Catatan Program Audit Notes:
 lingkup dan tujuan program audit yang

terdokumentasi
Risiko program audit
Catatan sebaiknya
 hasil tinjauan efektivitas program dipelihara untuk
menunjukan
 Catatan Hasil Audit
 audit plan implementasi
 laporan audit program audit sudah
 laporan ketidaksesuaian terpenuhi.
 laporan tindakan koreksi
 audit notes
 hasil verifikasi
 Catatan Personnel
 Evaluasi kompetensi dan kinerja
auditor
 Seleksi Tim Audit
 Menjaga dan meningkatkan
kompetensi

Manajemen Program Audit – Check
Pengawasan dan Peninjauan Program Audit (5.6)
Penerapan program audit sebaiknya dimonitor dan ditinjau

pada interval waktu yang sesuai. Hasil tinjauan sebaiknya di
laporkan kepada manajemen puncak. Peninjauan program
sebaiknya juga terhadap:
• Tinjauan peningkatan kompetensi tim audit
• Laporan tinjauan efektivitas program audit

Manajemen Program Audit – Action
Peningkatan / Improvement Program Audit (5.6)

Peningkatan program audit sebaiknya mempertimbangkan:
• hasil-hasil dan trend pengawasan
• kesesuaian prosedur
• Kebutuhan dan harapan pihak terkait
• catatan program audit
• praktek audit yang baru atau alternatif
• efektivitas hasil pengukuran resiko program
• Kerahasiaan dan keamanan informasi program audit

PELAKSANAAN KEGIATAN AUDIT

Pelaksanaan Audit
Memulai audit
 menunjuk audit team leader
 definisi tujuan-tujuan audit, ruang lingkup
dan kriteria
 menentukan kelayakan audit (informasi audit
plan, kerja sama dari auditee, waktu dan sumber daya)
 menetapkan tim audit

 melakukan kontak awal dengan auditee

Pelaksanaan Audit
Review dokumen
Meninjau dokumen – dokumen yang relevan dengan
Dokumentasi Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan
audit sebelumnya.
Daftar dokumen:
 Pedoman/Manual
 Prosedur
 Instruksi Kerja
 Dokumen Eksternal
 Peraturan Perundangan-undangan

Pelaksanaan Audit
Persiapan Pelaksanaan Audit

Rencana Audit:
 tujuan-tujuan audit
 kriteria audit dan referensi dokumen
 ruang lingkup, tmsk.: identifikasi unit fungsi dan proses
dalam organisasi yang akan diaudit
 tanggal dan tempat
 Waktu yang disepakati dan
durasi
 peran dan tanggung jawab
 alokasi sumber daya yang sesuai
 identifikasi auditee

AUDIT PLAN (SAMPLE)
Company / Auditee PT. XYZ
Audit Objective Check QMS systems implementation
Audit Location JL. Soekarno Hatta, Bandung

Auditee Representatives MR and Division Head
Audit Scope All Division
Audit Criteria ISO 9001:2015
Date of Audit 26 – 30 Oktober 2015
Audit Leader Sukamta (SKT) – Lead Auditor
Auditor Ronaldo (RO) ,Torres (TR), Del Piero (DP)
AREA / ORGANIZATIONAL
DAY / TIME AUDITEE AUDITOR RELATED CLAUSES TO ISO 9001:2015
UNIT
Day One
08:30 – 09.00 Opening Meeting All All Auditor
09.00 – 10.00 Top Management Director, Vice All Auditor 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.2, 6.3,
Director 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 9.3, 10.1
10.00 – 12.00 Quality and Document MR MS, RO 5.3, 6.2, 7.5, 9.1, 9.2, 10.2, 10.3
Control
10.00 – 12.00 Human Resource Dept. Head of HRD TR, DP 5.3, 6.2, 7.1.2, 7.2, 7.3, 7.4, 9.1, 10.2,
10.3

Pelaksanaan Audit
Persiapan dan Pelaksanaan Audit

Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada :
 Independensi Auditor
 Kompetensi Auditor
 Efektivitas penggunaan sumber daya, dan peran serta
tanggung jawab dari
 auditor
 auditors-in-training
 technical experts
Perubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat pelaksanaan

audit untuk pencapaian Tujuan Audit.

Pelaksanaan Audit
Persiapan dokumen kerja

Dokumen kerja sebaiknya disiapkan dan digunakan oleh
Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil
audit, termasuk :
 checklist and audit sampling plan

 form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective Action
Request/Report)
Catatan – catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal

dilakukan, harus disimpan (lihat elemen 9.2.2 ISO 9001:2015)

Teknik-teknik Sampling
Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka proses audit dilakukan dengan cara
sampling, beberapa teknik sampling a.l;
Vertical Slice Sampling
Mengambil satu sample dan memeriksa kesesuaiannya terhadap semua element Quality
system atau persyaratan tertentu yang terkait
Horizontal Slice Sampling
Konsentrasi pada satu elemen quality system dan memeriksa beberapa sample terkait dengan
elemen tersebut.
Pada umumnya, digunakan kombinasi dari kedua teknik tersebut.

Jika suatu masalah terdeteksi melalui vertical slice,
horizontal slice sampling harus digunakan untuk
menentukan kedalaman dan keseriusan dari masalah tsb
!!
Sample 1 Sample 2
Sample 3 Sample 4
Kepuasan Pelanggan
Analisis dan evaluasi data

kepuasan pealnggan
Corrective action

Pelaksanaan Audit
Manfaat Checklist
 Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit
 Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar
sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah dibuat
 Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi
yang diperlukan
 Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang dilakukan

Pelaksanaan Audit
Penyusunan Checklist
 What – aktivitas apa yang akan dicek/diverifikasi
 Why – tujuan pelaksanaan aktivitas (kesesuaian dengan target,
kebijakan, prosedural, dll.)
 Where – informasi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan
aktivitas yang diobservasi
 When – tenggat waktu pelaporan kinerja dan penyelesaian aktivitas
sesuai target
 Who – orang/bagian/site yang bertanggungjawab atas pelaksanaan
aktivitas terkait dan penanggungjawab tindak lanjut jika target tidak
tercapai
 How – bagaimana aturan main pelaksanaan, pemantauan dan
pengukuran keberhasilan aktivitas tersebut

Contoh Checklist Audit
Diterapkan Status
Klausul Bukti
Hal Yang Diperiksa Dokumentasi Ya Tidak OK Not Keterangan
(9001) Obyektif
OK
Target di bagian HRD
6.2 dan rencana untuk
mencapai target
pemantauan dan
pengukuran
9.1 pencapaian target ,
analisa dan evaluasi
target di bagian HRD
tugas dan tanggung

5.3
jawab bagian HRD
perencanaan
8.1 pelaksanaan proses
HRD
ketidaksesuaian
8.7
mungkin terjadi
tindakan korektif yang

dilakukan terhadap
10.2
ketidaksesuaian di
HRD

Checklist audit
Buat checklist audit untuk tiap proses yang akan diaudit

• Checklist audit harus mencakup minimum 3 kriteria audit
• Checklist audit harus mencakup sikuls PDCA
• Sediakan tempat yang cukup untuk mencatat:
o Semua informasi untuk menjadi bukti audit
o Kriteria audit
o Kriteria temuan audit

Pelaksanaan Audit
Opening Meeting
 Memperkenalkan anggota Tim Audit
 Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit
 Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)
 Metode Pelaksanaan Audit dan Manajemen Risiko
 Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan
 Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi
dan data
 Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang
relevan dengan ruang lingkup audit
 Status temuan audit (misal; major, minor, atau
observasi)

Metode Audit
Gunakan Metode yang Sesuai

 Wawancara - 5W 1H 1S 1N
Tanya
Catat Minta
 Observasi fisik dari
Bukti
pelaksanaan dan kondisi
Check
buktinya sarana/prasarana
 Review dokumen
 Melakukan pengujian / test

Metode Audit : Wawancara
Gunakan 5W + 1 H + 1S + 1N
Why (Mengapa), Where (Dimana), What (Apa), When
(Kapan), Who (Siapa), How (Bagaimana),
disertai dengan pembuktian/verifikasi hasil yang baik. (Show me)
Jangan lupa dicatat buktinya (Note)
Contoh:
T : Bagaimana anda menyimpan bahan baku?
J : Bahan baku disimpan pada area yang terpisah dan aman diserta tanda
tanda peringatan yang memadai dan terdapat pemadam kebakaran
T : Tunjukkan kepada saya (catat/rekam bukti/hasil observasinya)

Gunakan Metode yang Sesuai
 Open Question :
Pertanyaan umum, tidak dapat dijawab dengan ‘ya’ atau ‘tidak’
Contoh: Bagaimana cara penetapan sasaran mutu di organisasi anda ?

 Extended Question:
Pengembangan dari pernyataan auditee
Contoh: Apa dan bagaimana cara anda mengukur pencapaian sasaran mutunya?
 Clarification Question :
untuk mencegah informasi yang kurang atas jawaban pertanyaan umum
Contoh : dari penjelasan anda dilakukan pengukuran setiap bulan, bagaimana anda
memastikan bahwa itu dilakukan?
 Closing Question:
 untuk menutup pertanyaan yang diajukan
 digunakan untuk mengkonfirmasi fakta

Order Handling

Gunakan Metode yang Sesuai Production
Planning
 Trace Forward
telusuri dari input ke output untuk mengetahui hasilnya.

Product
Contoh: mulai dari kontrak marketing untuk meyakinkan apakah Realization
persyaratan pelanggan telah dipenuhi.
 Trace Backward
Verifikasi
telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan (QC)
proses yang dilalui apakah sesuai.

Contoh: dari keluhan pelanggan, kemudian diteruskan ke proses-
proses realisasi operasional Finished Good
Handling &
 Combination delivery
Complaint
Handling

Struktur Penyampaian Pertanyaan dalam Audit (trace forward)
Tanyakan proses/ Lihat kebijakan
aktivitasnya apa mutu, fokus pada
(8.1) masalah apa? (5.2)
Tanyakan target
Quality objective (6.2)
Tanyakan bagaimana
cara mencapainya?
- cara (8.1/8.3,8.5.,7.1.4) Referensi :
- alat (7.1.3,7.1.5, 8.4) • UU, Permen
- orang (7.1.2, 7,2, 7.3, 7.4, 5.3) •Manual Mutu
• Prosedur
Tanyakan cara • WI
mengukurnya
(9.1, 8.6)
Koreksinya spt Lihat program
Tanyakan bagaimana apa?apakah ada peningkatan
bila tidak tercapai verifikasi stlh kompetensi
(8.7, 10.1, 10.2, 10.3) diperbaiki? (5.3, 7.2)
T
Tanyakan kompetensi Tanyakan
Tanyakan prosedurnya record
(7.5) orang (7.2)
Ada? (7.5)

Contoh Audit Quality Risk
Tanyakan Aktifitas (Input-proses-output) (4.4.1)
Tanyakan apa yang menjadi Risiko di proses tersebut (6.1.1)
Tanyakan langkah-langkah yang dilakukan untuk mengatasi risk tersebut

(6.1.2)
Cek bagamana implementasinya ( 7 / 8 )
Cek apakah dilakukan evaluasi (9.1)
Cek apakah ketidaksesuaian yang berkaitan dengan risk sudah

diidentifikasi (10.2)
Cek setelah melakukan tindakan korektif apakah harus mengupdate risk

(10.2)

Yang sebaiknya dicatat

 Tanggal audit
 Area / Lokasi Audit :
Misalnya: Laboratory, Warehouse, Production,etc
 Klausul relevan dari ISO 9001:2015
 Referensi dokumen/ bukti audit
 Deskripsi dari proses, produk atau personel yang diaudit
 Nama dan Tanggal dokumen audit
 Yang berpotensi menjadi ketidaksesuaian
 Hal-hal yang akan di follow up
 Improvement idea
 Bukti-bukti kesesuaian

 Jangan jadi interogator
 Tetap objektif dan bersahabat
 Lebih banyak mendengar (75%)

AWAS!
 Hindari menjebak, mencurigai,
menuduh atau pertanyaan beruntun

 Karakter dan Situasi Audit

•Orang-orang yang argumentatif
•Serangan total
•Pembuang waktu
•Waffles (gaya bicara berlebihan tapi isinya sedikit)
•Orang yang gemar memuji/flatterers atau “pura-pura” ramah
•Pikun (senility)
•Interupsi yang terencana/tidak terencana
•Cook’s Tours dan penjelasan yg panjang
•Coffee/lunch break yg diperpanjang
•Menguraikan kasus-kasus khusus

Sikap permusuhan dari auditee
 Progressive Hostility
 Sudden Hostility
 Immediate Hostility
Yang dapat dilakukan Auditor antara lain:

 Menjelaskan kepada auditee bahwa
audit adalah audit sistem bukan orang.
Penyimpangan terjadi mungkin karena
ketidakjelasan sistem (instruksi kerja
tidak jelas) atau mengindikasikan
adanya kelemahan pada sistem (tidak
dilakukannya on the job training/
sosialisasi terhadap sistem yang baru)`

• Berbicaralah kepada yang mengerjakan pekerjaan
• Jangan menyuruh diam
• Berbicaralah dengan bahasa interviewee
• Berbicaralah dengan jelas
• Jangan membingungkan-ajukan pertanyaan satu per satu
• Kembali ke pertanyaan yang tidak dapat dijawab segera

Metode Audit : Observasi Lapangan
1. Pengamatan terhadap kondisi sarana/prasarana (eg.

Gedung, AC, mesin, dll)
2. Pengamatan terhadap Lingkungan kerja (yang
berkaitan baik terhadap mutu, lingkungan ataupun K3)
3. Pengamatan dalam proses pengerjaan (sesuai
persyaratan/tidak)
4. Tingkah laku manusia (terutama Audit K3 
berhubungan dengan unsafe action)
Jangan lupa dicatat/direkam

Catatan : pada saat observasi fisik/lapangan sebaiknya didampingi
seorang saksi (baik dari guide ataupun auditee) untuk memperkuat bukti
laporan

Verifikasi hasil Audit
Ringkasan Proses Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi
Sumber Informasi
mengumpulkan informasi
dengan cara sampling yang
sesuai
Bukti audit
Evaluasi terhadap kriteria

audit
Temuan audit
peninjauan
Kesimpulan audit

Pelaporan Audit
Temuan Audit
Temuan audit sebaiknya dievaluasi berdasarkan kriteria audit
yang digunakan untuk menentukan klasifikasi temuan. Temuan
audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian”
terhadap standar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu.
Jenis temuan audit yang dijelaskan terperinci saat closing

meeting:
 Observasi/Opportunity For Improvement (OFI)
 Ketidaksesuaian Minor/ non significant
 Ketidaksesuaian Major/ significant

Pelaporan Audit
Temuan Audit Observation/OFI
 tidak dikategorikan ketidaksesuaian

 tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah
ditetapkan
 berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang
Auditor Internal
 bersifat saran untuk peningkatan atau peluang perbaikan
Contoh:
“Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu

yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”

Pelaporan Audit
Temuan Audit Minor/ Non Significant Nonconformity

 tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu
atau sistem mutu
 human error
contoh:
 Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen
seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap
pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap
persyaratan standar yang ada
 Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari

prosedur instruksi kerja

Pelaporan Audit
Temuan Audit Major/ Significant Nonconformity
 berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu

atau efektivitas sistem mutu
Contoh:
 Tidak dilakukannya pemeriksaan/pengujian pada saat
penerimaan bahan baku

 Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus
 Tidak dilakukannya program audit mutu internal

Pelaporan Audit
 Jika P-L-O ada tapi R tidak ada  ??

 Jika P-R ada tapi L&O tidak ada??
 Jika R-L&O ada tapi P tidak ada  ??
NC  Jika P-L-O-R maka  ??
Location & Objective Evidence
Problem : Apakah ada masalah?

Location : Dimana lokasinya?
Objective evidence : Apa buktinya?
Reference : Apakah ada standard/prosedur
yang mengatur?

Pelaporan Audit
Analisa Penentuan Status Temuan
• Problem 
• Location 
• Objective Evidence  NC
• Reference 
Tidak ada NC
Berdampak Tidak Berdampak
signifikan signifikan
MAJOR MINOR
“Kesesuaian /
Observasi"

Pelaporan Audit
Contoh:
ISO 9001:2015
O L
Target KPI tahun 2016 di Departemen Marketing
P
tidak dianalisa dan dievaluasi pencapaiannya,
seperti yang diminta dalam Prosedur PM/MR/08 R
revisi 01 dan klausul 9.1.3 dari ISO 9001:2015.

Pelaporan Audit
Closing Meeting
• Menyelesaikan perbedaan
• Menyampaikan kesimpulan audit sesuai
tujuan audit
• Memberikan rekomendasi jika diperlukan dan kita mengerti
tentang hal tersebut
• Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan
• Menginformasikan waktu penyerahan laporan
• Menekankan kerahasiaan informasi

Pelaporan Audit
Tugas Internal Auditor

 Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam
LKS/PTP/CAR/NCR
 Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada
auditee
 Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu
pelaksanaan tindakan perbaikan
 Verifikasi tindakan perbaikan yang
dilakukan

Tindak lanjut audit oleh auditee
Correction (3.12.3)
Action to eliminate a detected nonconformity
Corrective Action (3.12.2)
Action to eliminate the cause of a nonconformity and to prevent
recurrence
Oleh karena itu jangan membuat corrective action sebelum mengetahui penyebabnya
Penyebab yang berbeda akan menghasilkan corrective action yang juga berbeda
Sumber: ISO 9000:2015

Pelaporan Audit
Verifikasi
 Verifikasi bahwa akar penyebab permasalahan telah benar-benar

teridentifikasi.
 Verifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup
baik dan efektif.
 Verifikasi bahwa personal yang terkait benar - benar mengetahui
tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya
pelatihan mengenai perubahan sistem/dokumen akibat tindakan
perbaikan tersebut.
 Melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan
(adanya perubahan dokumen/data).

Have we met your expectations?
We look forward to your feedback.

Thank you for attending this training!
In case of questions, feel free to contact us:
International-service-academy@de.tuv.com

Internal Audit QMS 2015 - V4.new PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Internal Audit QMS 2015 - V4.new PDF

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Internal Audit QMS 2015 - V4.new PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Welcome to

TÜV Rheinland Academy

Internal Audit of ISO 9001:2015

TÜV Rheinland Our Academy

2 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

1872 1904 1908 1955 2000 2001 2009 2012 2014

3 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

6 Business Streams 27 Business Fields 2,000 Services

INDUSTRIAL MOBILITY PRODUCTS ACADEMY & ICT & BUSINESS SYSTEMS

4 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

1980 1996 1998 2009 2010 2012 2014 2016 2017

Founded TÜV Receive Launch Electrical Launch Tire Testing

5 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

6 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

7 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

8 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

Organization Quality management System (4)

Customer Planning Leadership

9 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

1 Scope 6 Planning for the quality management system

10 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

8 Operation 8.5.4 Preservation

11 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

2. Normative Reference = 2. Normative Reference

3. Terms and definitions = 3. Terms and definitions

4. Quality Management Systems 4. Context of the organization

4.1 General Requirement 4.1 Understanding the organization and its

12 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

13 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

5.1 Management commitment 5.1 Leadership and commitment

5.2 Customer focus 5.2 Policy

5.3 Quality policy 5.3 Organization roles, responsibilities and

14 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

5 Klausul 5.1.1 komitmen manajemen

Klausul 5.2 Kebijakan mutu harus :

Klausul 5.3 Tanggung jawab dan wewenang

15 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

5.1 Management commitment 6.1 Actions to address risks and opportunities

5.2 Customer focus 6.2 Quality objectives and planning to achieve

5.5 Authorities, Responsibility and

16 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

Klausul 7.1.6 - pengetahuan Organisasi - untuk mengatasi perubahan kebutuhan

17 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

6.1 General 7.1 Resources

6.2 Human Resource 7.2 Competence

5.3 Infrastructure 7.3 Awareness

6.4 Work Environment 7.4 Communication

Klausul 4.2.3 dan 4.2.4 ISO 9001:2008

18 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

7.3 Klausul 7.5

19 12/19/2017 PT TUV Rheinland Indonesia

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

7.1 Planning of product realization 8.1 Operational planning and control