The

 Quality  System    
ISO  9001  

So#ware  Quality  
Quality  Audit  and  Cer9fica9on  
 
Master  in  Computer  Engineering  
 
 
Roberto  García  (rgarcia@diei.udl.cat)  
 
 
 What  is  it?  What  is  it  for?  
•  It  is  an  interna;onal  standard  focused  on  the  
processes  in  a  organisa9on  so  their  effec;veness  and  
efficiency  is  improved  

–  Efficiency:  rela;on  between  the  resources  consumed  and  

the  objec;ves  achieved  
•  More  efficiency  when  less  resources  are  consumed  to  get  the  same  
objec9ve  
•  Or,  when  more  objec9ves  are  achieved  with  the  same  or  less  
resources  
–  Effec;veness:  the  degree  of  achievement  of  the  objec9ves,  
independently  from  the  resources  consumed  
•  More  effec9veness  refers  to  being  able  to  achieve  the  proposed  
objec9ves  
 What  is  it?  What  is  it  for?  
•  The  quality  management  model  is  based  on  8  
principles:  

1.  Client-­‐oriented  organiza;ons.  Understand  clients  

needs,  sa9sfy  their  requirements  and  an9cipate  their  
expecta9ons  
2.  Leadership.  Create  and  maintain  a  cohesive  
organiza9on  environment,  where  personnel  gets  
involved  in  achieving  organiza9on  objec9ves  
 What  is  it?  What  is  it  for?  
3.  Personnel  development.  Con9nuosly  improve  
personnel  and  teams  abili9es  so  they,  individually,  
and  the  organiza9on,  as  a  whole,  benefit  
4.  Process  approach. Desired  results  are  achieved  more  
efficiently  when  related  resources  and  ac9vi9es  are  
managed  as  a  process  
5.  System  approach  to  management. Iden9fy,  
understand  and  manage  a  system  of  interrelated  
processes  with  a  given  objec9ve  improves  the  
organisa9on's  effec9veness  and  efficiency  
 What  is  it?  What  is  it  for?  
6.  Con;nual  improvement.  Improvement  
should  be  a  permanent  objec9ve  of  the  
organisa9on  
7.  Factual  Approach  to  Decision  Making.  
Effec9ve  decisions  are  based  on  the  analysis  
of  relevant  data  and  informa9on  
8.  Mutually  Beneficial  Supplier  Rela;onships.  
An  organisa9on  and  its  suppliers  are  
interdependent,  so  mutual  benefit  enhances  
the  ability  of  both  to  create  value  
 Planning  
Evaluate  the  requirements  of  deploying  a  quality  
management  system  in  the  organiza8on  
•  Before  star9ng  the  deployment  of  and  ISO  9001  
quality  system,  it  is  necessary  to  evaluate  the  real  
needs  of  the  project  
•  It  is  mandatory  that  the  organiza;on  managers  
are  aware  of  the  importance  of  their  
involvement  
•  The  second  success  key  factor  is  determining  the  
resources  to  be  contributed  
 Planning  
Evaluate  the  requirements  of  deploying  a  quality  
management  system  in  the  organiza8on  
•  Aspects  to  be  quan9fied:    
–  Human  resources  
Quality  responsible,  involvement  and  dedica9on  of  the  organiza9on  
managers,  quality  commiZee,...    
–  Work  areas  
–  Investments  
–  External  consultancy  (if  required)    
–  Ini9al  training  for  the  more  involved  responsibles  
–  Ac9vi9es  to  increase  awareness  among  the  rest  of  the  
organiza9on  personnel  
–  Cer9fica9on  
 Planning  
Determine  project  responsible  and  schedule  

•  Nominate  quality  project  responsible  

•  Supported  by  management,  leadership  
quali9es  and  experienced  in  the  organiza9on  
ac9vity  sector  and  the  reference  quality  
model  (for  instance  ISO  9001)  
 Planning  
Determine  project  responsible  and  schedule  
•  A  detailed  and  realis;c  schedule,  at  least:  
–  Project  stages  
–  Involved  responsibles  
–  Reviews  
–  Results  for  each  stage  
–  Timing  
–  Resources  for  each  stage  
•  Frequently  review  the  schedule  and  adapt  it  
•  Important,  the  process  does  not  end  with  hiring  an  
external  consultancy  or  ge_ng  a  cer;fica;on  for  the  
quality  management  system  
 Deployment  
Ini8al  training  and  awareness  rising  ac8vi8es    
•  The  quality  project  responsible  must  have  some  
quality  management  training,  at  least:  
–  Knowledge  about  ISO  9001  
–  Quality  management  tools  and  techniques  
–  Internal  audits  procedure  
•  All  organiza;on  members  should  know  the  
quality  management  system  objec;ves  and  
its  added  value  
Documents:  DC-­‐001  -­‐  Manual  de  la  qualitat.doc,    
DC-­‐002  -­‐  Polí9ca  de  qualitat.doc,  DC-­‐003  -­‐  Objec9us  de  la  qualitat  
Procedures:  PR-­‐003  -­‐  Planificació  estratègica  de  la  qualitat  
 Deployment  
Defining  a  process-­‐oriented  quality  system  
•  Organiza;on  processes  are  the  key  element  when  
defining  a  quality  system  
•  Properly  iden;fying  and  priorising  them  will  
facilitate  quality  management  systems  deployment    
•  ISO  9001  defines  process  as  any  ac;vity  that  uses  
and  manages  resources  to  transform  some  inputs  
into  outputs  
•  A  quality  system  must  reflect  the  organisa9on  
structure  

References:  CIDEM_Guia_Ges9o_Processos.pdf  
 Deployment  
Processes  analysis  and  system  documenta8on  authoring  
•  Each  process  must  be  analyzed  taking  into  
account  every  element  that  conforms  it  
•  During  the  analysis,  detect  counter-­‐produc;ve  
dynamics  and  ISO  9001  norms  unconformi;es  
•  Also  9me  to  improve  the  process,  with  proposals  
that  facilitate  the  ac9vi9es  and  informa9on  
management  
•  Once  analyzed,  materialize  the  proposed  
improvements  and  evaluate  their  effec;veness  
 Deployment  
Processes  analysis  and  system  documenta8on  authoring  
•  As  soon  as  effec;veness  has  been  confirmed,  
the  improvement  must  be  documented  to  
systema;ze  it  
•  Documenta9on  explains  how  to  execute  an  
ac;vity  
•  Each  process  a  working  tool  for  the  
organiza9on,  avoid  stardard  processes  
 Deployment  
Processes  analysis  and  system  documenta8on  authoring  
•  Some9mes,  a  flux   Start  

diagram  is  enough  to  

document  a  process   Process  Step  

•  At  other  9mes,  a  more  

detailed  descrip;on  is   Decission  
required  
End  

Reference:  CIDEM_Eines  Progres_Diagrama_Flux.pdf  

Processes:  PR-­‐004  -­‐  Formació.doc,  PR-­‐010  rev  02  -­‐  Sa9sfacció  client.doc  
 Deployment  
Processes  analysis  and  system  documenta8on  authoring  
•  Once  this  step  has  been  completed,  the  
organiza9on  has  documented  and  deployed  
the  quality  management  system  
•  This  is  the  stage  that  generates  more  mistrust  
among  personnel;  involve  them  
•  A  good  quality  management  system  design  
implies  a  tool  more  adapted  to  the  
organiza9on  and,  consequently,  more  
profitable  
 Analysis  
Internal  audits  

•  An  analysis  technique  that  systema9cally  verifies  the  

degree  of  implementa;on  of  a  quality  system  
previously  defined  
•  Quality  audits  are  based  on  comparing  what  is  done  
against  what  is  documented  in  the  quality  manual  and  
the  processes  
•  Audits  allow  determining  to  what  amount  the  quality  
management  system  requirements  have  been  met  
and  iden9fying  improvement  opportuni;es  
•  It  is  a  organiza;on  managers  tool  useful  for  analyzing  
the  situa;on  and  establish  concrete  ac;ons  towards  
improving  the  system  
 Analysis  
How  to  do  an  internal  audit?  
•  Main  stages  of  an  internal  audit:    
a) To  define  audit  objec9ves  
b) To  establish  and  audit  schedule  
c) To  designate  an  audit  team    
d) To  prepare  a  check  list    
e) To  warn  the  people  and  departments  affected  
f)  To  realize  the  audit    
g) To  generate  an  audit  report    
h) To  monitor  the  established  correc9ve  and  
improvement  ac9ons  e  
Forms:  IMP-­‐020  -­‐  Qües9onari  auditoria.doc,    
IMP-­‐021  -­‐  Informe  d'auditoria  
 Analysis  
How  to  do  an  internal  audit?  
•  See  audits  as  an  improvement  tool  and  not  as  
a  quality  standard  obliga9on  
•  It  is  wrong  to  consider  that  internal  audits  just  
involve  the  quality  area  
•  Internal  audits  do  not  end  when  audit  is  
completed,  they  require  a  correc;ve  ac;ons  
proposal  and  monitoring  
Reference:  CIDEM_Guia_Auditories_Qualitat.pdf  
Process:  PR-­‐011  -­‐  Auditories  internes.doc  
 Opera8on  
•  A#er  planning,  deploying  and  analyzing,  organiza9on  
managers  must  verify  system  effec;veness  based  on  
monitoring  and  internal  audits  
•  As  a  result,  managers  promote  appropriate  ac;ons  
geared  towards  system  con;nuous  improvement  
•  One  of  this  ac9on  can  be  cer;fying  the  quality  
management  system.  
•  Deploying  a  quality  system  should  not  be  mo;vated  
by  just  ge_ng  a  cer;fica;on  
•  The  mo9va9on  is  the  added  value  that  a  cer9fica9on  
carries  to  the  organiza9on  
 Opera8on  
Managers  reviews  

•  Periodically  verify  that  the  quality  management  

system  is  appropiate  for  the  organiza9on  and  
market,  and  that  it  works  with  effec;veness  and  
efficiency  
•  For  SME,  it  is  usual  to  have  a  monitoring  mee;ng  
once  a  year,  where  the  organiza9on  
management  team  par9cipates  
•  Minutes  are  taken  during  the  mee9ng,  recording  
all  the  analyzed  aspects  together  with  the  
conclusions  and  future  ac;ons  
 Opera8on  
Managers  reviews  

•  Monitoring  mee;ng  are  useful  for  managers  because  

they  provide  a  global  view  of  the  quality  management  
system  
•  Managers  par;cipa;on  is  key  and  cannot  be  reduced  
to  reading  a  report  generated  by  the  quality  area  
•  The  analysis  of  the  results  and  indicators  enables  
improvement  
•  Quality  system  monitoring  must  be  another  of  the  
managers  responsibili;es,  just  like  establishing  
strategies,  monitoring  opera9ng  income  or  defining  
organiza9on  strategies  
 References  
•  ISO  (Interna;onal  Organiza;on  for  Standardiza;on)    
www.iso.ch    
•  ENAC  (En;dad  Nacional  de  Acreditación)    
www.enac.es    
•  ASQC  (American  Society  for  Quality)    
www.asqc.org    
•  SLC  (Sociedad  La;noamericana  para  la  Calidad)    
www.calidad.org  
 References  
•  AENOR  (Asociación  Española  de  Normalización  y  Cer;ficación)    
www.aenor.es    
•  CIDEM  (Centre  d'Innovació  i  Desenvolupament  Empresarial).    
www.cidem.com/qualitat    
•  Grup  de  Centres  d'Excel·∙lència    
www.centrosdeexcelencia.com  
 References  
•  Asociación  Española  para  la  Calidad    
www.aec.es    
•  Valor-­‐líder  FORUM  Qualitat    
www.valor-­‐lider.net    
•  Ins;tut  Català  de  Tecnologia  ICT  -­‐Comunitats  
d'Experts  
www.ictnet.es    
•  CTC  Applus    
www.appluscorp.com