MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIGNAL ‘SECRETARIA GENERAL RESOLUCION NUMERO. 0020 8 per 25 ENE 2016 “Por la cual se actualiza of Manual Unico de Gestién Documental para la Policla Nacional EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA En uso de las facullades legales y CONSIDERANDO: Que Ia Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Par medio de la cual se dicta la Loy General de Archivos y se dician otras disposiciones* en su articulo 21 ostablece que tas entidades publicas deberén elaborar programas de gestién de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologias y soportes, en cuya aplicacién deberén observarse los principles y procesos archivisticos. Que el Dacreto 4222 de! 23 de noviembre de 2006 “Por el cual se modifica | parciaimente la estructura de! Ministerio de Defensa Nacional’, en su articulo 2° humoral 8, faculta at Director General de ta Policia Nacional de Colombia, par expedir fas resaluciones, manuales y demas actos administrativos necesarios para administrar la Policia Nacional en todo @i territorio nacional y puede delegar esta funcién de conformidad con las normas legales vigentes, Que mediante Resolucién 02764 del 26 de junio de 2008, se adopta el “Programa de Gestion Documental de la Policia Nacional y sus politicas de operacion”. Que of Decroto 1080 del 16 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide al Decreto Unico Reglameniatio del Sector Cultura* en su titulo |i. PATRIMONIO ARCHIVISTICO prevé el capitulo | Sistema nacional de archivas, Il, Evaluacién do documentos de archivo, lll. Archivos de entidades privadas que cumplen funciones piiblicas, IV Red Nacional de Archivos, V. Gestién de Documentos, VI, El Sistema de Geslién Documental, Vil. La Gestion de Documentos Electrénicos de Archivo, | Vill Articulacién con otros Organismos y Enlidades dol Estado, IX. Transferencias Secundarias, X. Transferencia de documentos de las demas ramas dol poder publica y de los érganas auténomes y de cantrol, XI, Procedimiento para realizar tas | transterencias de documentos de conservacién permanente, XII. Gontratacién del Servicio de Custodia de Documentos de Archivo por Parte de Entidadas Publicas y Privadas que cumplan Funciones Publicas. Titulo Ill, Capitulo 1, Directrices Generales para fa Publicacién de Informacién Publics. Que la Ley 1712 dol 6 de marza do 2014, "Por medio dé ta cual se crea la Ley de) Transparencia y de! Derecho de Acceso a la Informacién Pubica Nacional y se) 40001 ‘Avienacin 2BoAzOL(resoneta rinere 2 0-8 — sg 2 ENE OE ee eee adopia e| Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 2, continuacién, dician otras disposiciones™ instituye en su aniculo 15 al Programa de Gestion Documental. ‘Que teniendo en cuenta la nueva reglamentacién legal resulta impariose actualizar |Manual Unico de Gestlén Documental para a Policia Nacional. RESUELVE: Articulo 1. Actualizar el Manual Unico de Gestién Documental para la Palicia Nacional (PGD); con el propésito de cumptit con él ordenamiento legal vigente. Articulo 2. MANUAL UNICO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA POLICIA NACIONAL. La Estructura de! Manual Unico de Gestién Documental para la Policia Nacional, estara compuesta por los siguientes capitulos, asi CAPITULO! GENERALIDADES Anticulo 3. Finalidad. El presente manual tiene como propésite presentar /as pasos gencrales sobre la organizacién de las Archivos de Gestion, Intermedios y Centrales en las diferentes dependencias que integran la Policia Nacional, estableciendo qua las oficinas productoras de la Instituctén con {undamento en la Tabla de Fletencién Documental (TAD) aprobada, velaran por la conformacién, arganizacién, preservaciin y control de les Archivas de Gestién de la misma, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos ¥ la normativa archivistica vigente. De acuerdo con Io sefalado en el numeral § del arliculo 34 de la Ley 734 de 2002 “Por la cual se axpide ¢! Cédigo Discipfinario Unico’, es deber de cada servidor piiblico custediar y culdar la documentacién ¢ informacién que por razén de su empleo, cargo o funcion conserve baja su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccion, destruccion, ocultamiente o utilizacién indebida Este manual permite dar alcance al Programa de Gestion Documental establecido en él Que ol Docreta 1080 del 16 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide e! Decrete Unico Reglamentario dei Sector Cultura” en su titulo It Patrimonio archivistica, capitulo V Gestién de Documentos, articulo 2.8.2.5.10, y lo estipulado en ol Articulo 1 y 17 de la Ley Estatutaria 1712 de 2014 "Por medio de-Ja cual se crea fa Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso @ fa Infarmucién Pitbtica Nacional y se dictan ofras disposiciones” Articule 4. Definician. Gonorar pautas en cuanto a fa organizacién, conservacién, salvaguarda y custodia de los acerves documentales, dando aplicacién a to normada por él Archivo General de fa Nacién mediante la Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por madio de fa cuat se dicta In Lay Ganoral de Archivos y se dictan otras disposiciones", |a cual establece las reglas y principios generales que regulan |a funcidn archivistica del Estado, camprendiéndose ta administracion publica en sus diferentes niveles y Ins entidades privadas que cumplen funcionos publicas; de igual forma, en esta Ley sé normaliza el Sistema Nacional de Archivos, la categorizacién de los archivos publicos y privados, la administracién de los archivos, la gestién, el acceso, consulla y conservacién de los documentos.| Rasatuelén numero 60208 ~ cei 29 ENE JU. “Por ia e adopta ef Manual Uineo do Geaién Donumeniat 8, “Por fa cu: i6n. = 0 nico de Gestian Documental para la Policia Nacional’, haja No. 3, | Articulo 5, Aleanee. Comprende el cicio vilal de Ja gestion de jos documentos at | interior do la institucién, eamprometienda a todas las unidades y funcionarios de la | Policia Nacional. Articulo 6. Objativo general. Establecor y ejecular las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, mangjo y organizacién de la documontaci6n recibida y producida por la Palicia Nacional, con el fin de facliitar su uliizacién y conservation, taniendo en cuenta las disposiciones legates vigentes on materia archivistica y la optimizacidn de los recursos asignados continu Articulo 7, Piiblico al quo va dirigite. Este documento asta ditigide a todos los funcionarios que integran la institucion tanto en la parle operativa como administrativa, permiliando el uso de pardmetvs y politicas que debaran ser implementadas en todas las unidades policiales a nivel nacional en desartollo del Proceso de Gesti6n Documental Articulo 8. Responsabilidades dal duefio dal proceso. La Socrolaria Goneral como duefa del proceso de primer nivel "Geslién Documental” tiene la| |renponsati idad de disohar las dircctrices, lineamiontas y controls que garanticen la ejecucidn, vorificacién y cumplimiento dal mismo, atendiendo al desarrollo de la Politica de salvaguarda, conservacién, recuperacion y acceso a la documentacisn custodiada por los archivas y en busca de su atliculacién para alcanzar ol | cumplimiento de las funciones asiqnadas, | Articulo 9. Rospensabilidades de los actores del proceso. Es responsabilidad de todos los sarvidores publicos de la institucidn dar cumplimiento a lo estabiecido |en el Proceso de Gestién Documental y en cada uno de |as apartes del prosente | documento, Iquaimente dar cumplimiento a lo normado por el Archivo General de la Nacién, como ente rector de la funcién archivistica en Colombia. Dentro de las responsabilidades dadas por éste ente se definen las siguientes: Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Pur medio de ia cual se dicta Ja Lay General de Archivos y se dicfan otras disposiciones” en su articulo 4 titulads "Principios Genorales’, literal D, precisa: |‘Responsabilidad. Los servidores piblicos som responsables de la organizercin, conservacién, uso ¥ manejo de fos documentos. Articulo 15. Responsabilidad espacial y obligaciones de los servidores paibilcos. Los servidores publicos, al desvincularse da las funciones titwlares, entreganin los documentos y archivos a su cargo debidamonte inventariados, canforme a las nommas y procedimientas que establezca el Archivo Genoval de la Nacién, sin que ello imphque exoneracién de ta responsabilided a que haya lugar an caso «| iregularidades. Articulo 17. Responsabilidad General de Jos funcionarios de archivo. Les funcionavios de archive trabajaran sujotos a Jos mas rigurosos pnncipios de la étiea profesional, @ fo dispuesta on la Constilucidn Politica de Colombia, especialmente en fo pravisto en su articulo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuaran siempre guiadas por los valores de una sociedad democeditica que [es confia fa misién de organizar, cansorvar y poner al servicio de /a comunidad la documentacion de ta administracion det Eslado y aquetla que forme parte del patrimonio decumental de la Nacién”ny [Resolucién nomoro, 00208 del__2S-ENE QUIK “Por ta cual se adopta el Manual Unico de Gastion Dockmental para la Policia Nacional’, hoja No. 4, gontinuacian. Anlicule 10, Responsabiiidad da los servidores publicos on la entrega do los acorvos documentales. Los funcionarios que Integran Ia Instilucién tanto en la Parte operativa como administrativa, que tengan a su carga archives, expadientes, logajos, acervos documentales, informacion 9 cualquiera de las dofiniciones eslablecidas para los docurnentas, deberan realizar la entrega de los mismos por medio de los Inventarics Unicos Documentales, tos cuales deberan ser entregados a los funcionarios que reciban la dapendencia, ol cargo los procesos desarraltados por los funcionarios salientas, lo anterior conforme a lo establecida en el acuerde 038 del 20 de diciembre de 2002 *Por ef cual so desarrolia of articulo 15 de io Lay General de Archivos 594 de 2000", asi “Articulo Primero: Responsabllidad dal servidor pblico frente a tos documontos y archivos. Et servidor ptiblico sera responsable de la adecuada conservacidn, omanizacién, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del gjercicio de sus funciones, Articulo Segundo: Todo servidor puiblico al ser vineulado, Wasladado 0 desvinculada de su cargo, recibird o entregara segin sea ef caso, los documentos y archivos debidamonte inventariados para garantizar fa continuided de la gestién pablica Auiculo Tercero: La entrega y recibo de fas documentos y archivos @ que se refiere el articulo anterior, se hard de confarmidad con Ja Tabla de Retencién Documental. Para tal efecto, se diligenciaré ef Formato Unico de Inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10, 11,12, 13, 14,16, 17, 18 y 19, seftalados en ef presente articulo, Del numeral 10 s@ exceptiia jo relacionada con transferencia y del numeral 16 igualmente io relacionado con estado de canservaciérr Articulo Quinto: Los servidores ptiblicos que se trastadan, raliran posesionen omitiendo Ja entrega y ef reciba de Jos documentos y archivos de gestion, sin los procediniantos anteriormente sefaiados, responderan ante Jas auloridades por las Gonsecuencias de esta omisién. Paragrafo. Per ningiin mative ef servidor piblico podrd ilevarse la documentacién producida en ejereicio de! carga par cuanta fos documentos piiblicas san de proptedad del Estado, so pena de enconirarse ineurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Lay.” Articulo 11, Gestion Documental de la Policia Nacional. Conjunto do actividades administrativas y léenlcas tendientes a la planilicacién, mancjo y organizacién de la documentacién producida y recibida por la Institucién, desde su jorigen hasta su disposicion final, con el objetivo de facilitar su consulla y conservacién. |Articulo 12. Unidades compromotidas en Ja implantacién del proceso de | gestién decumental. 1, Direcciones 2. Oficinas Asesoras 8, Regiones de Policia, Metropolitanas, Departamento y Escuelas de Formacién 4. Secretaria General (Area de Archivo General y Grupos de Gestiin Documental)Rasalttn vimana, 02 O08 —aa 25 ENE 2018, “Per fa cual ao adapta of Manual Unico de Gestion Documental para ta Policia Nacional", hoja No. 5, cantinuacién. Articulo 13. Componentes de la Gestion Documental en la Policia Nacional. |ta Gestion Documantal en la Policia Nacional esta conlormada por ios | documentos de archivo, fonda documental, tos actores del sistema en los diferentes niveles de la entidad y el soporte lecnolégico; todas allos fundamentados en una adecuada gestién de procesos y una eficiente adminisiracién de recursos. Articulo 14. Objetivos espacificos de la Gestién Documental on Ia Policia Nacional. Los objetivos de la Gestion Documental en la Palicia Nacional, son los siguientes: » Canservar e| patrimonio documental de ta Policia Nacional, como fuente de In cullura e historia organizacional. + Garantizar la validez procesal del documento. + Garantizar la gesllén transparente, responsable, cflclente y eficaz, para el desarrollo del conocimienta organtzacional. > Sopartar los procesas inslitucionales can informacion confiable y oportuna. Facilitar el acceso a los documentos. Modemizar y estandarizar téenicamente el proceso y 105 procedimientos documentales. + Procurar la racionalizacién y control en la produccién documental, en atencién a los procodimientos, tramites administrativos y flujos documantales, asi como la normalizacién de modelos y formatos para la produccidn documenta > Reaular el manejo y arganizacidn del sistema de Gestién Documental a partir de ia nocién de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, ‘eonfidancialidad, seguridad y accasibilidad. > Articular el funcionamienta del Proceso de Gestian Documantal en la Policia ‘Nacional, en el desarrollo basico de la aplicacion de las Tablas de Aetencién (Documental, organizacién, transferencias primarias y — secundarias, recuperacién, preservacién, consorvacién do Ia infornacién y disposicién final de los documentos. Articulo 15. Proceso de la Gestién Documental. La Gestién Documental en las diferentes entidades piblicas asi como en la Policia Nacional, dobe compronder como minimo los siguientes procesos: a) Planeacién. Conjunto de actividades encaminadas a la planeacién, generacin y valoracién de los documentos de la entidad, en cumplimiento con ef contexto administrative, fogal, funcional y técnica, Comprende la crencién y disehio de formas, formularios y documentos, analisis de procesos, analisis diplamiitico y su registro en el sistema de gestian documental. Este proceso se encuentra enmarcado en el procedimiento “Contra! de Dacumentos™ b) Produecién. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma do praduccién a ingreso, formato y estructura, finalidad, area competente para el tramite, proceso en que actia y los resullados esperados. Esle proceso se J encuentra enmareada @n ¢! procedimiento *“Gontvol de Recistros” |¢) Gestion y tramite. Conjunta de aciunciones necesarias para el registro, la vinculacién a un trémite, ta distribusién incluidas las acluaciones o detegaciones, |la descripcidn (metadatos), a disponibliidad, recuperacion y acceso para consulta | de los documentos, el control y seguimianto a jas tramites que surte el documento hasta la resolucién de los asuntos. Este procesa se encuentra enmarcada en el procedimiento "Recepcionar, Distribuir y Tramitar los Documentos"— ae 7 = [Rosolucion nomore (10 708 dat SHE 201K Por ia cunl se adopta el Manun! Unico “da Gestion Documental para la Policia Nacional”, hoja No. 6, continuacién, 4) Organizacién. Conjunto de operaciones técnicas para declarar e! documento en el sistema de Gostidn Documental, clasificarlo, ubicarla on cl nivel correspondionie, adecuado, ordenarlo y describirlo. Este proceso se encuentra enmarcado en el pracedimiento “Archivo de Gestién’ ¢) Transferencia. Conjunto de operaciones adoptarias por la antidad para Wransferir los docurnentos durante tas fases de archivo, verificando la estructura, ta valigaci¢n del farmato de gonoracién, la migracién, refreshing, emulacian o conversion, los metadatos 1écnicos de formato, los metadatas de presarvacion y los metadatos desctiptivos. Este proceso se encuentra enmareado en el procedimiento “Transterencias Documentales” f) Disposicion de documentos. Seleccién de los decumantos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacién temporal, permanente o a su eliminacién, de acuerda con fo establecido en jas tablas de retencién documenta! o en las tablas de valoracién documental, Este proceso se encuentra enmarcado en los procedimientos de "Realizar Disposicién Final”, “Archivo de Gestion” y "Centra! o Intermedio”, 9) Preservacion a largo plazo. Conjunto de acciones y estandares aplicadas a fos documentos durante su geslién para garantizar su preservacién en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamicnto, Este proceso se encuentra enmarcado en los procedimiontos de "Realizar Disposician | Final’ “Archivo de Gestién” y “Archivo Central o Intermedio" h) Valoracién. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacian de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y Secundarios, con el fin de establecar su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (elminacién 0 conservacién temporal o | dofinitiva). Este proceso se encuentra enmarcada en los procedimienios do “Transfarencias Secundarias’, “Realizar Disposicién Final’, “Archivo de Gestion’, “Archivo Central o Intermedia” y “Archivo Histérico”. Articulo 16. Caractoristicas de los Sistemas de Gestién Documental. La gestion adecuada de los documentos debe basarse on el desarrollo de las funciones de las entidades publicas, sus dependencias y funcionarios, asi como ‘an la normalizacin de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos, de acuerdo con reglas especificas. Para lograr lo anterior, es necesario qua los sistomas do gestién de documentos respondan minimo a las siguientes caracteristicas: a) Conformidad, Los sistemas de informacién, incluyendo los sistemas de gestion de documentos electrénicos (SGDE), deben respaldar la gestién de la informacion a partir de los procesos administratives de las entidades. b) Interoperabilidad. Los sistemas de gestién documental deben permitir la Inie- foporabilidad con los otros sistemas de infermacidn, a lo larga dal tiempo, basade| {on ol principio de neutralidad tecnaidgica, el uso de formatos abiorios y estandares | nacionales 0 intemacionales adoptados por las autoridades instancias competentes, ¢) Seguridad. Los sistemas de gestién documental daben mantener la | informacion administrativa en un entomno seguro.| Resolucion numero, 09 2 6G 8 del ) ar £2 (F 30 §. “Por Ia cual se adopta el Manual Unico de Gestién Documental para la ae Nacional’, hoja No. 7, continuacién, 4) Metadoseripcion. Se debe procurar la generacién de metagatos normalizatios, sean manuales 0 automatizades, desde los mismos sistemas y aplicativos. 8) Adicién de contenidos. EI sistema de gestion documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatas, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial ¢ integridad de los documentos. |f) Diseno y funcionamiento. La creacion y captura de documentos en el sistoma. debe ser de {acil mangjo para les usuarios, haciéndola tan simple como sea posible. 9) Gestién Distribuida. Los sistemas de gestién documental daben ofrecer capacidades para imporiar y exportar masivamente los documentos. (saries, subscrics y expadientes y meladatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestidn documental). | h) Disponibilidad y acceso, Un sisioma de gestién de documentos elecirénicos | (SGDE) debe asegurar ta autenticidad, integridad, inallerabllidad, accesibilidad, interpretaci6n y comprensién de los documentos electrdnicos en su contexto iginal, asi como su capacidad de ser procesadas y roullizados en cualquier momenta )) Neutralidad tecnolégica. E Estado garantizard la libre adopcién de tecnologias, tenlendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de tos arganismos intemacionales competentes e iddncos en la materia, que pormitan fomentar Ia eficiente prostacién de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Teenologias de la Informacian y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopoién sea arménica con cl dosarrollo ambiental | sostenible. Articule 17. Ambito de Aplicacién El presente manual es de aplicacién para las Direcciones, Oficinas Asesoras, Hogiones de Policia, Metrapolitanas, Departamentos, Escuelas de Policia y demas unidades policiales del orden administraliva y operativo que se creen con posteriaridad a la expedicion del presente Manual Articule 18. Lineamientos para la reconstruceién del Patrimonio Documental Integridad do los expedientes: ios oxpedientes deberin ser canformados respotando los principios archivisticos, con fa totalidad de los dacumentas que los integran, Reconstruccién de expediantes: proceso técnico cue debe adelantarse con aquellos expedientes que se han doteriorado, extraviado o se encuontran incompletos, para lograr su integndad, autenticidad, originalidad y disponibilidad, Determinacién de la pérdida total o parcial de expedientes: de acuerdo con las evidencias materiales de la pérdida parcial o total de los expedientes, se debe procedoer a verilicar las instrumentos de consulta y registro con los que cuente la entidad responsablo de la custodia, tales como inventarios documentales, sistemas de registro y contro! de préstamo de expedientes, asi como testimonios y evidencias aportadas por fos titulares de los oxpediantes o Ia Informacién aportadaGascliclin, vier, 0208 gar 25 ERE 2016 Porta cunt oe] adopta el Manual Unica de Geslién Documental para la Policia Nacionaf’. hoja No. 8. conlinuacién. por las auloridades para \daniificar cudles son los oxpedientes quo se han perdido parcial o totalmente. | De la reconstruccién: advertida la pérdida total o parcial de las expedientes y su identificacion, ineluidas los casos en que la pérdida haya sido parcial, 56 realizara un diagnéstico integral de los mismos pata daterminar, cudies son los expodicntes que deben ser intervenidos y posterionmente reconstrukdos. Instrumontos y tramites a utilizar para facilitar la reconstruccién de los) expedientes: se doberin utilizar instrumentos archivisticos como: Inventarios. Documentales, Cuadros de Clasificacién, Tablas de Relencion Documental, Tablas de Valoracién Documental, Sistemas de Registro y Control de Gonespondencia y Comunicacionos Oficiates; gonerados tanta por la entidad responsable de adalantar ol proceso de reconstruccion como de entidades en las que puedan repasar tipos documentales 0 expedientes completos que laciliten la labor, con ol fin de lograr en lo posible, fa reconstruccién total o parcial de los expedientes, segun correspanda. Procedimiento para la Reconstruccién de Expedientes. Para la reconstruccién de Ins expedientes se debe realizar el siguiente procedimienta: 4. Informar, de manera inmediata la pérdida de los expedientes al jefe directo 8n las Dirécciones, Oficinas Asesoras, Regiones de Policia, Metropolitanas, Departamenios y Escuelas de Formaclén, dajando constancia por parte del jefe inmediato de las seccionales, distritos, estaciones, subestaciones, puesto de policia, CAL, Areas y/o Grupos que tengan a su cargo los expodientos. 2. Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalia General de la Nacién, toda vez que los archivos ¢ informacién publica son bienes del Estado. 3. Cumplido ¢! procedimienta establecido en el presente manual, se proceder @ realizar la apertura de la investigacin por pérdida de expedient estableciéndose en ella ta informacién que se debe reconstruir. 4. Los sefores Directoros, Jefes de Oficinas Asesoras, Gomandantes de Regién, Metropolitanas, Departamentos, Escuelas do Formacién y Organismos Especializados, deberan realizar un seguimiento periédico sobre el avance de la recansiuccién de los expediontes hasta que culminen todas las acciones que correspondan, 5. Can las copias de los documentos ablenidos debidamente cenificadas 0 aulenticadas Seguin al caso, se procederé a conformar et o tos expedientes | dejando constancia del procedimienta realizado, a| cual hara parte integral del mismo. Requerimiento a tercoros: cuando se Identifique en los diferentes instrumentos| archivisticas que fa infarmacién para la reconsiruccién de los expedientes se|Resolucién wma 00 2 98—_-, o FNS TS : i Fe adapta ef Manual Unico de Gestion Documental para la Poliela Nacional’, haja No. 8, | cottlinuacian encuantra en poder de terceras, el funclonario compalenia saliclara a quién la tiene en su poder, expida copia autentica @ copia con la anotacién que “el documento es liel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos”, para que forme parte del expediente reconstruido. Practica do pruobas: ef funcionaria compotonte, practicara las pruebas que estime conducenles y pertinentes, conforme lo establecida en ta normativicad vigente que regule la materia, con el fin de lograr la intogridad, veracidad y aulonticidad de la informacién contonida en los expedientes, La practica de pruebas purde consistir en visitas de inspoeciin a los archivos y/o sistemas de Informacion donde se pueda constatar informacion para la correspondiente reconstruccién Valor probatorio de los expediantes raconstruides: el valor probatorio de los expediantes reconstruldos, séré la que le asignen tas narmas legates vigentes. Autenticidad de los oxpedientes reeonstruidos: ¢1 funcionafio competente encargada det procedimiento de reconstruccién durante la ejecucién del mismo dabera asegurar que los expedientes reconstruidos, cumnptan con requisitlos do autenticidad, integridad, veracidad y fidelldad. Principio de prusba por escrito: cuando con los instruments archivisticos disponibles no sea posible la reconstruccién total de los axpodientes, se dard aplicacién al principio de prucba por eserite, Dober de denunciar: contorme jo dispone el ordenamiento penal colombiano, loda persona tiene el deber de denunciar ante la autoridad competente cuando conozca de la comisién de delitos que deban investigarse do olicio. Si os servidar ptiblico y es el competente, iniciar la carrespondionte: investigacién: si no lo es poner en conocimiento de la autoridad correspondiente: para quo se adelanten las Investigaciones a que haya lugar, de conformidad con lo precepluado en el numeral e} del articulo 35 de Ia Ley 584 de 2000 Dober de reconstrucelén: el funcionaria una vez tenga conocimiento de la pérdida de los documentos procedera de ser competente a la reconstruccién de los expedientos. Incumplimiento de ta normatividad archivistica: cuando se advlerta la pérdida ola! o parcial de los expadientes y no sea posible su reconstruccion par no cantar a Entidad o Institucidn, con las correspondientes instrumentos archivisticos 0 por incumplimiento de las mismas, esta serd Sancionada conforme lo ordena al articulo 38 literal a dela Ley 584 de 2000 o norma que lo modifique, adiciane o derogue. Lo anterior sin parjuisio de las demas sancianes que disponga el ordenamie! Jegal vigente. Apoyo de organismos de control: cunndo cxista pérdida total o parcial de los expedientes, el funcionario que adelante la reconstrucci6n dard cumplimianto a lo esiablacido en of articulo 51 de Ia Ley 594 de 2000 o norma qua lo modifique, adiciona 0 derogue. So deberd veriticar en tas diversas. dependencias de la institucién, con ol fin do agotar las instancias pertinontes pam ofecios de acceder a una copia de los,Resolucidn numero 002 o8- dal 2S ENE 2075 “Por ia cual se adopta el Manual Unico de Gestion Documental para la icia Nacional”, hoja No. 10, ‘eantinuacian, mismas, con el propésilo de servir como soporle para la reconstruccién del expediente. Al momento de iniciar esta reconstrucotén se deberd tener en cuenta: Qué dependencias participaron en el tramite?. eQuién slabora 8! dacumento?. Dende puede haber copia dal documento o expediente? En qué metios o soportes (disquete, CD, disco éplico, PC, USB, medio: clectronico) pueden haber antecedentes?. > Zn qué otros documentas (libros, acias, indicios o antecedantes?, informes, entre otros), puede haber Articule 19. Normatividad Aplicada. Para el desarrollo del presente capitulo se tomé como referencia la siguiente normativa Acuerdo 007 del 15 de octubre de 2014 “Por media del cual se astablece ios Jineamientos para ta reconstruceidn de oxpodientas y se dictan olras disposiciones™ CAPITULO IL COMITE DE ARGHIVO Y COMITES DE GESTION DOCUMENTAL. Articulo 20, Comité de Archivo Policia Nacional. £1 Comité de Archivo Pol Nacional es un grupo asesor de la Alta Direccidn de la enlidad, rasponsable de definir las politicas, los programas de trabajo y realizar la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demas normas reglamentarias, Articule 21, Cenformacian Comité da Archivo Policia Nacional. Estard canformado por: Secrotario General, quien lo presidira, Eljete de! Area de Archivo General, quien actuard como secratario tecnico, El jefe del Area Juridica o quien haga sus veces, | jofe de ta Oficina de Pianeacién o la dependencia equivalente El Jefe de la Oficina de Telematica o quien haga sus veces. El jefe de la Oficina de Control interno, o quien haga sus veces, quien tendré voz pero no voto. + Padrin asistir como invitados, can voz pera sin voto, funcionarios o parliculares que puedan hacer aportes en los asunies tratados en el Comité (tuncionario de otras dependencias de la Institucién, ospecialistas, historiadores 0 usuarios oxlemnos entra otros). Articulo 22. Funciones. Son funcigngs del Comité de Archivo las siguientes: » Asesorar a la Alla Direccién de fa entidad en la aplicacion do la normativa archivistica vigente, + Aprobar la politica de gestién de documentos e Informacian de la entidad.[Resalucién nimero, 08208 t del “ENE HG “Por ja cual se adopt e] Manual Unico de Gestién Documental para 1a Pali Nacional”. hoja Na. 11, continuacién, » Aprobar las modiiicaciones a las Tablas de Aetencién Documental que realicon las diferentes unidades policiales, » Aprobar las Tablas de Relencién Documental y las Tablas de Valanacién Documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidacién y al Archivo General de ta Nation “Jorge Palacios Preciado", para su registro. + Responder por el regisiro de las Tablas de Rotencién Documental o Tablas de Valoracién Documental en el Registro Unico de Serios Documentales que para 2 elacto cree al Archivo General de la Nacién » Lievar a cabo astudias técnicos tendientes a modemizar la funcion archivistica de la entidad, incluyenda las acciones encaminadas a incorporar las lecnologias de la Informaciin en la gestion de documentos eleetrénicas, do conformidad con lo establecida en el Cédigo de Pracedimianto Administrative y de lo Cantencioso Administrativo. » Aprobar el programa de gestion de documentas fisicos y elactrénicos presentado por e! Area de Archivo de la institucién. » Aprobar el Plan de Aseguramiento Documental con mitas a proteger los documentos contra diferentes riesgos » Revisar o intarpretar la normativa archivistica que expida al Archivo General de la Nacion “Jorge Palacios Preciado” y los Archivos Generales Territoriales, adoptando las decisiones que permitan su Implementacién al interior de la respecliva antidad, respetando siempre los principios archivisticos. » Evaluar y dar concepia sobre la aplicacién de las tecnolagias de Ia informacion 8n la Instituci6n teniendo en cuenta su impacto sobre la funcién archivistica intoma y la gestién documenta. > Aprobar el Programa d2 Gestién Documental de la entidacl. » Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiente de la funcién archivistica. + Apoyar cl disefio de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestién de documentos e informacién, tanto en formate fisico come electronica. » Aprobar la implementacién de normas técnicas nacionales @ intemacionales que contibuyan a mejorar ta gestion documental de la entidad. » Consignar las decisiones en las actas respectivas que daberén servir de respaldo a las deliberaciones y determinacianes tomadas. + Hacer seguimianto a la implementacién de las Tablas de Retencién Documantal y Tablas de Veloracién Documental, asi como al Modalo Integrado de Planeacién y Gestién, én los aspectes relatives a la gestion documenta La Alta Direeclén podré asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normativa colembiana en materia de archivos y gestion documenta. Articulo 23. Camités de Gestion Documental. El Comité de Gestién Documental 95 un grupo asesor de la Alta Dirercion en cada una de las Direcciones, Oficinas Asesoras, Regiones de Policia, Metropolitanas, Departamentas, Escuelas de Policia; responsable de aplicar y desarroliar las politicas y fos programas de ‘trabajo establecidos en cl desplieque del Proceso de Gestién Documental, asi como las directrices émanadas por el Camité de Archivo de la Policia Nacional, de conformidad can lo regiamentado en la Ley 594 de 2000 y domds normas | complementarias. Articula 24. Gonformacién Comité de Gostion Documental. En cada Direccién, Oficina Asesora, Regin de Policia, Policia Metropalitana, Departamento doResoluciin nomoro, 00208 ‘del , "Por la cual 5e adapta el Manual Unico de Gestion Documental para la Pal Feelin, hioja No. 12, continuacién, Policia, Escuela de Policia y unidades policiales del orden adrninistrativo y operativo, se canformard un Comité de Gestion Documental que sera Integrado | por: > El Director 0 Subdirector de ta unidad correspondiente o quien haga sus veces; quien Io presidira, . El Jefe de Gestion Documental, quien actuara como secretario tecnico. El Asesor Juridico o quien haga sus veces. El Jefe de Telematica.o quien haga sus veces. El Jefe de Plangacién o quien haga sus veces, E| Jefe de Control interno 0 quien haga sus veces, quien tendré voz pero no volo. > Podran asistir como invitados, can voz pero sin vato, funcionarios 0 particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de olas dependencias de la Instiucién, especialistas, historiadores o usuarios extemos entre otros). Paragrafo: Los Comité do Gestién Documental de las Regiones de Policia, podran apoyarse en las reuniones, con la presencia do los asesores juridicos de las Metropolitanas o Departamentos de sus jurisdicciones, quienes facilitan el asesoramienta juridico y la toma de docisiones an el marco de! mismo, siempre y cuando la Regional de Policia no cuente con él personal suficientes para la conformacian de este comité Articulo 25. Funciones. Son funciones de los Comités de Gestion Documental las siguientes; } Asesorar a la Alta Direccién de la unidad en la aplicacin de la normative archivistica vigente, permitiendo la toma acertada de decisiones, > Cumplir con las disposiciones emanadas por el Comité de Archive de ta Palicia Nacional, > Dar aplicabllidad al ordenamiento legal dispuesto por la Ley 584 del 14 de julio de 2000 "Ley General de Archivos’ y el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Por a! cuat se adapia y sa axpice al Raglamonta Ganarat de Archivos” » Presentar trimestraimente al Comité de Archivo de la Policia Nacional, las Gebilidades, avances y fortalezas en la gestion de los documentos, la organizacién y la conservacién de tos archivos de acuerdo a la nomativa vigente, realizando e| sequimiento cerrespendiente. » Hacer seguimiento al cumplimiento de las politicas y normas archivisticas » Evaluar las Tablas de Retencién Documental -TRD de las dependencias que integran [a unidad, emitiendo concepto favorable para la presentacian do la propuesta de modificacién de TAD, ante el Goiité de Archivo de la Policia Nacional. » Presentar al Comité de Archivo de la Policia Nacional, las propuestas de mojorsmienty que se ovidencion en ta unidad, rolacionadas con Ia funcién archivistica, > Gonsignar las decisiones en las actas respectivas que deberin servir de respaldo a las deliberaciones y determinaciones tamadas, » Valorar las solicitudes de eliminacion documental que presenten tas dependencias tenienda en cuenta los tempos de retencidn establecides en la TRD, vorificando los valores que posea de acuerdo al ciclo vital de los documentos, Articulo 26, Periodicidad. Tanto el Comité de Archivo de ja Policia Nacional ‘como los Comilés de Gestién Documental, se reuniran ordinariamente dos vecesResalucién nimera del _ 75 FN . "Por ta cual se adopta | Manual Unico de Gestién Documental para Ia Policia Naci lonal", hoja No. 13, ccantinuaci6n, Bar afio (en los meses da abril y oclubro) y extraordinanamente por convocalona de su presidente, levantando el acta correspondiente de cada reunién, la cual Havaré la firma de todas los asistentes, Articulo 27. Normatividad aplicada. Para of desarrollo del presente capitulo se tomé como referencia la siguiente normativ: Decreto 1080 del 16 de mayo de 2015 "Por meaio del cual se expide af Decrelo Unico Regiamentario del Sector Cuftura" en su titulo il PATRIMONIO | ARCHIVISTICO, capitulos | sistema nacional de archivos. CAPITULO IIL RADICACION Y RECEPCION DE DOCUMENTOS Articulo 28. Radicacién de documentes. Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutiv a las comunicaciones recibidas o producidas, dajande constancia de la fecha y hora de rociba o de envio, con el proposito de oficializar su trémite y cumplit can los términos de voneimiento que | establezea la Loy. ja) Recepcién de Documentos por Ventanilla: es |a actividad mediante la cual e| funcionario encargado de la recepcién documental de la institucidr . debe controlar la admision de las documentos remitidos por una persona natural o Juridica, verificanda qué estén completos y que correspondan a fo anunciado para efectos de su radicacién y registro, a fin do iar los tramites | correspondientes. P) Horario de atencién al pablico: ol horare de atencién al piblico en las ventanillas de radicacién, se establecerd de acuerda a las necosidades de cada unidad y deberd fijarse en un lugar visible y de facil acceso para los usuarios, Ic} Seleceién: consiste en sopatar la correspondencia dopendiendo del nivel de elasificacién de la informaeién, por lo que se debara tener en cuenta lo siguiente: » Los documentos con cardcter confidencial serén e&cancados en su portada. Posteriarmente se debera Indexar fa informacion en Ia plantilla salicitada por la herramienta tecnaldgica, colacanda jos datos de relevancia del documenta a radicar, asigndndole a| mismo un numero de consecutiva en el aplicative dispuesto para tal fin, entregando al peticionario copia debidamonte radicada, » Cuando un documento es allegada a la ventanilla dirgide direclamente 2 su titular, debe radicarse en tos sistemas manuales o automatizados para tal fin y entregarse al destinalario correspondiente. » Los documentos camo acciones de tutelas, cumplimiento, solicitudes del congreso y derechos de peticin, se los dard prioridad en la radicacién y digitalizacién teniendo en cuenta tos tiempos de respuesta, > Los titulos valores que sean allegados sin oficio remisorio, se elaborara un documento rélacionande sus datos, debido a que no se pueden alterar con sticker ni anotaciones.[Resotucién ndmero 8 0 20 8 del.) ENE JUNG “Por la cual se adopta ef Manual Unie de Gestién Documental para ta Policia Nacional’, hoja No. 14, continuacian, } > No se permite el recibo de formalas como: CD, USB, Casetes a planes, entre otros, Sin la debida comunicacion oftcial que permita identificar ef remitente y destinatario. Parigrafo: cuando una comunicacién no esté fimada, ni presente el nombre det responsable de su contenido, se considerara anénima y sété registrada cn ol sistema con la mayor infarmacién disponible para remilir a la oficina de su comnatencia, quicn determinara las acciones © trémile correspondiente. d) Aportura: Consiste en abrir los sobres y efectuar una nueva seleccién de la} documentacién a fin de separar la comespondencia que tiene nivel de) clasificacian de la informacién, comprobando la existencia de anexos y elementos adjuntos enunciados, para lo cual se deberd tener en cuenta lo siguiente: > Para la documentacién que sea allegada en sobre sellado, se debera activar el protocolo de seguridad establecido por la unidad para la revision y apertura de los documentos antes de ser recibidas par la ventanilla de radicacién; para el caso de los sobres sollades que sé identifiquen con un nivel de clasificacion de |a informacion establecidas por las loyes de proleccién de datos, se aplicara las medidas de seguridad pertinentes en el mismo protocols y se procederd a su recepcién sin realizar ta aportura del mismo. > Se verificara que la guia corresponda a los documentos que contiene et sobre y se realizara la clasificacin de acuerdo a la competencia del trémite. » En caso dé que falte algiin documento relacionada y su medio de ingreso sea | corres cerfificado, sc recibe, se deja constancia del fallante y se da aviso inmediato al jefe de la dependencia correspondiente del tramite, quien debe ‘tomar las acciones pertinentes. » La documentacién con niveles de clasificacién de ta infarmacién pasa a la persana encargada de su trémile, quien para eteclos de procedimiento, se/ regira por to establecido en las lsyes correspondientes, dependiendo la) naturaieza de la misma. > Ladacumentacién rulinaria eantinia su tramite normal, f) Registro: Consiste en estampar sobre el documento, el sello de registro y distribucién, para lo cual se deberd toner on cuenta la siquient > El rétulo, sello © manuscrito de racibo dal decumento, se debe estampar en ta pare superior derecha de ia cara principal de! documento, sin dafar el contenido. } El rétulo para comunicaciones oficiales recibidas debe contener como minim los siguientes datos: nombre de la entidad, niimero de radicacién, remitente, fecha y hora. » Si se anexan CD, planos, ele., se les colocard un identificador con el mismo numero del radicado de! documento al cual pertenecen. Articulo 29. Recepcién de Documentos. Este procesa aliende a la radicacion de documentos y comunisaciones, tanlo de entrada como de salida que se asemeja al amite dado a un acto administrative, haciendo uso de un Gnieo canseculivo que hard parte del cfdiga de radieacion establecido en /a Institucin. La recepcidn de las comunicaciones oficiales por correo © entrega personalizada, sori Gnicamente por la ventanilla Gnica de radicacién, incluyendo algunas tareas tales como:(exacts nine — 9920 8—,, 2S TNE INE adopta el Manual Unico de Gestion Documental para ta Policia Nadonal’, hola No. 15, continuacién, — la) Recopcién de Documentos por Fax: an lo que rospecia a la recepcion Ge documentos por fax, se deben tener en cuenta los siguiantes aspectos: » Verilicar si los documentos que han sida remitidcs repetidamento son idénticas, si ef documento esta cortado o si diferentes consccullvos pertenecen aun mismo radicado, + El porsanal de radicacién debe unir las imfigones cuando perlenezcan a un mismo documenta verificando si este ya ha side romitida por oto medio a la entidad, en caso positivo se eliminara el fax de! sislema y se anotara el fadicade que le fue asignada anteriormente al documento. } El funcionario radicard 10s nuevos documentos incluyendo a la imagen ol radicada gencrado por el sistema y el idenlificador comespondiente, para romilira a la dependencia respectiva segun la directriz de disiribucién, mientras que su registro se realizard de forma similar a la radicacin por ventanilla b) Recepcién de Mensajes de Correo Elactronice: on lo que respecta a la recepcién dé mensajes de datos por medio de cuentas de correo plectrénico ‘Se propone tener en cuanta los siguientes aspectos: » La cuenta de correo electronica institucional recibe los mensajes de datos que por este medio envien usuarios y los considerades como oficiales. » Frente a ia cuenta de correo electrnico institucional, el funcionatio responsablo define y justifica los mensajes de datos que daben ragicarse. + Se considerardn oficiales aquellos mensajes de datos do las cuentas de correo electronico de funcionarios que sean aulorizados para recibir informacion institucional, } El SGDEA asigna el consecutive de entrada y al identificador que conesponda al mensaje do datos. c) Numeracién: para cada afio calendario se iniciarA una nueva numeracion particndo de! 00001, por lo que este numero sera el Unico que identificara el documenta. Teda documenta que Hleque a la entidad debe ser radicade el mismo dia, alendiendo o! orden de llegada, sin separar numeros de radicado. d) Tramito de documentos: se dofino trimite camo ei proceso que sigue una comunicacién oficial a través de las dependencias responsables de su gestion Su gestidn se hace tanto de manera fisica como virtual. Cada dependencia designard un responsable del Arca de Gestién Documental, quien se eneargara de recibir las comuntcaciones oficiales y realizar el reparto do trabajo de acuerdo con las indicaciones del Jete de la dependencia. ‘¢) Planillas de Distribucién: para la distribucién fisica de tos dacumentos, se empleara la "Planilla de Control de Comunicaciones Oficiales” (Planilla de Comunicaciones Oficiales internas © planillas suministradas por cl aplicativo ulllizade para la tadicaciin de documentos) establecida por la Institucién. ) Notas Internas: Las notas internas se uttlizan como medio de comunicacion intema dentro de la institucién on una hoja anexa a la comunicacién oficial. Estas notas internas reemplazan el uso de sellos en las comunicaciones oficiales (primero parque so imprime a doble cara atendiendo a la Politica de Cero Papel y segundo para no rayar o manchar los dacumantos, can el fin de propender por elamas 90-208 Resolusién numero, continuacian, Valor probatorio del mismo}, el farmato uillizado conespondera al que haya sido autarizade y controlado por Ia entidad Paragrafo: Las nolas intermas de acuerdo a la informacién plasmada en ellas, se podra disponer de su eliminacién una voz hayan cumplide con el fino funcién para la cual fueron producidas, ejemplo: “OK, lo pertinente, archivar, quardar’, entra otros; para el caso que la informacion plasmada sea de trascendencia y contengan disposiciones relevantes, se almacenardn y se conservaran como parte integral de la unidad documental. Esta informacién debera organizarse de acuerdo a la fecha de produccién dentro de la misma unidad documental Es de aplarar, que las observaciones plasmadas en la nota intema fisica, también deberdn sor incluidos en el campo “comentarios”, que se encuentra habilitado en con la informacidn de forma virtual. Articulo 30, Gestor de Contonidos Policiales "GECOP" bases para el tramite do los documentos al interior de la Instituclén. Teniendo en cuenta la mejora continua que se viene adelantando en e| Proceso de Gestion Documental en la Policia Nacional a través de la implementacion del aplicative GECOP y con el fin de dar alcance a lo dispuesto en el marco normative de la funcién archivistica en Colombia emanada por el Gobierno Nacional, la Institucién ha encaminado esluerzos en la construccidn de lineamientos que reglamenten el trdmite de tos documentos en medio digital, permitiendo coadyuvar a la sincronizacién de tas acciones de eficiencia adminisiativa con las paliticas de Gableme en Linea. Es por ello, que en busca de implementar nuevas \ecnologias que permitan articular una herramienta de Gestion Documental que realice la identificacién, simplificacién, racionalizacién y automatizacin de tramites, procesos Procedimientos que faciliten el acceso y gestidn de los mismos, se debera gestionar de forma digilal a traves del aplicativo GECOP la documentacién intema Preducida por la Policia Nacional, a excepcién de casos particulares y especificos en los que la dependencia destino una vez evalie el contanide, requiera el documento fisico en original para dar el tramite correspondiente. Asi las cosas y tenlendo en cuenta los principios de procadencia y arden original, asi como Ia utilizacion adeouada de los medias leenoldgicos que permitan la reduccién sistematica en el uso del papel, se debera custodiar y canservar el documenta fisico en original en la unidad ylo dependancia productora, gestionando a través de! sistema, el documenta vinual a la dependencia destino Para su respectivo {rémite, a fin de realizar un mangjo eficienta de la herramienta y agilizar los Iramites internos en la Institucian, Articulo 31.Nermatividad Aplicada. Para cl desarrollo del presente capitulo se como como referencia la siguiente normativa: Acuerdo 060 del 30 de actubre de 2001 “Por e/ cual se establecen pautas pare Ja administracién de tas comunicaciones oficiales en Jas enlidades publeas y las privades qué cumplen funciones publicas”. Guia para la Implomentacion de un Programa de Gestion Documental emanada | por el Archivo General de la Nacién, | ‘eal 2.5 ENE i . "Por la cual se adapta el Manual Unico de Gestion Documental para la Poicti Nacional’, hoja No. 16, el sistema de documentos que ha implementada la entidad, con el fin do contar|Resolueisn nimers. 6 02 0 8 del 25 ENE “HERG. “Por la cual se] adopta ¢| Manual Unico do Gostién Documbnial para fa Policia Nacional’, huja No. 17, continuacion. CAPITULO IV CLASES DE ARCHIVOS Articulo 32. Definicién, Un Archive “es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumuladas en un proceso natural por una persona o entidad piblica o privada, en el (ranscurso de su gestién conservadas respetando aquel orden para servir camo testimonia e infarmacién a fa persona o Institucion que los produce y a los cludadanos, 0 como fuentes de la historia”. Archive General de la Nacién — 2006. “Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturateza, raunidos {elaborados o recibidos) por una persona fisica 9 moral (publica @ privada) en virtud de las necesidades de su existencia y an el ejercicia de sus actividades, conservados inicialmente para senvir como prueba y ser utllizados administrativamente y consorvados pastoriormente por su valor de intormacién | general’ - Jean-Yves Rousseau y Caro! Couture, 1998. Articulo 33. Archivo de Gestion. También conacido como “Archive de Oficina’, donde se retine la documentacién en trimite en busea de solucién a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacién y consulta administrativa por las mismas ficinas u atras que la soliciten Articulo 24, Archive Central, Unidad administrativa que coordina y controla el funcianamiento de los Archives de Gestion y reine las decumentes transferidos por fos mismos una vez finalizado su tempo de ratencion Articulo 35, Archive Intermodio. Unidad administrativa en la que se agrupan dacumentos transferidos por los distintos archivas de gesiién de la unidad desconcentraga sespectiva, una vez finalizado su Iramile, que siguen siondo urgentes y objeto ds consulta per tas prapias oficinas y los particulares en general Se debe tener claridad que estas denendencias cumplirin la misma funcion que un archivo central; cabe anotar que para actividades do disposicion final, deben contar con la revision, supervision y aprobacién del Comite de Gestion Documental ai cual pertenece la Direccion yio Oficina Asesora; de igual manera, estos archivos dependeran administrativamente de cada una de sus Direcciones u Oficinas Asesoras respectivas, aplicando los lineamientos parliculares que para ellos se han impartido. Los Jefas de Gestion Documental de tas Metropolilanas y Dopartamentos realizaran los acompafamientos que sean necesarios a cada una de los archivos intermedios, resalviende las inquietudes que surjan sobre la implementacidn del mismo, teniendo en cuenta los lineamientos impartidos directamente por cada una do las Direcciones u Oficinas Asesoras. Por otra parte, las Direcciones y Olicinas Asesoras que tengan unidades desconcentradas, realizaran las gestiones pertinentes para la adecuacién de espacios que serin destinados para conservar @| acerve documental producide en ejercicio de sus funciones, el cual estar a cargo de minimo un {unclonaria quien debe cantar con el perfil de responsable de archivo. Los archives intermedios deben contar con ta infmostructura necesaria para garantizar la preservacién, conservacién y custedia del patrimonio documental,| Resol numero, t 1? 8 ne? del a | adapta el Manual Unico u& Gestion Documantal para cara ha Pela Wer, a facional continuacian. ‘ar la cual oo hoja No. 18, debiendo cumplir con las especificaciones técnicas minimas establecidas en el presente manual. Articule 36. Archivo Histérieo. Archivo al cual se transtiere de! Archivo Central 0 Intermedio, la documentacion qua por decision del comespondienta Comité de Archivo o Comité de Gestién documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacion, la ciencia, la cultura, darechas humanos y derecho intemacional humanitaria, Este tipo de archivo también puede | conservar documentos histéricos recibidos por donacién, depésito voluntario, adquisiciin 0 expropiacion. El Archivo General de ta Policia Nacional de Calombia cumpliri con las funciones descritas camo Archivo Historica, siendo garante do la conservacion y custodia de la memoria histérica de ta Institucion. Articule 37. Normatividad aplicada. Para el desarrollo dol presente capitulo so | tomé como referencia la siguiente narmativa: Decreto 027 del 31 de octubre de 2007 “Por ef cual se modifica ef Acuerdo numero 07 def 29 de junio de 1994". Acuerdo No 004 del 15 de marzo de 2013, "Por ef cual se reglamentan parciatmente los Decrotos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento | para Ja elaboracién, evafuacién, aprobacién @ implementacién de la Tablas de Retencion Documental y la Tablas de Valoracién Documental’, Gula para la Implementacién de un Programa de Gestian Documental emanada | por el Archivo General de la Nacidn. CAPITULO V TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL Articule 38. Tablas de Retencién Documental (TRD). Listado de series con sus corespondientes tipos documeniales, producidos o recibidas pot una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo | 0 permanencia en cada fase del archivo, Las tablas de retencién pueden ser gonarales 0 especificas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administracién; las especificas hacen referencia a| documentos caracteristicos de cada organismo. | Articulo 39. Criterios para ja elaboracién. En el proceso de elaboracion de Tablas de Relencian Documental y Tablas de Valoracién Documental se deberin tener en cusnta los siguientes criterios a. Idoneidad: las Tablas de Retencion Documental y las Tablas de Valoracion Documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario idéneo y altamente calificado.é | Resotuclan néimero, 06298 det 95 FNE TLE, “Por la cual co] adopta ef Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 19, continuacién , Analisis contextual: 6 procesa de evaluacion de documentos debe considerar las normas legales que |e aplican en cara sector (contexto legal) y €! contexto institucional e histérico, que permita establecer su relevancia para o sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro. ©. Trazabilidad y control: tas entidades deberdn conservar de manera permanente todos ios soportes @ informaciin quo sirvieron de base para la elaboracién de las Tablas de Retencién Documental y las Tablas de Valoracion Documental Articulo 40. Firmas responsables. Las Tablas de Rotancién Documental y las Tablas de Valoracién Documental deberén estar suscritas por el Comandante de cada una de las Direcciones, Oficinas Ascsaras, Regiones de Policia, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de Formacién Policial. Articula 41. Actualizacién, Las tablas de retencién documental deberdn aclualizarse en los siguientes casos: Cuando existan cambios en ia estructura organica de la unidad. Cuando existan cambios on las funciones, Cuando la entidad sufta procesos de supresian, lusién, ascisién o liquidacién. Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del pais. Cuando se transforman tipos documentales fisicos en electrénicos. Cuando se generen nuevas series o tipos documentales. Cuando se hagan cambios en los criterias de valoracién, sopores documentales y procedimientos que afecten la produccién de documentos. Cuando se incorporen documentos de DDHH y/o DIH reap op zo Articulo 42. Etapas para elaborar Tablas de Rotencién Documental. > Primera etapa: invostigacién pretiminar sobre la Instiucién y fuentes documentales. Campilar ia informacién institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creatin y cambios de la estructura organizacional, ‘organigrama vigente, resoluciones yf actos administrativos de creacién de qrupos de trabajo, funclones y manuales de procedimientos, Aplicar la @ncuesta a jos productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Se debe hacer claridad qua esta actividad es exclusiva pare la creacién de TRD de unidades, oficinas 0 dependencias que se creen en la enlidad. » Segunda etapa: Andilisis e interpretacion de la informacién recolectada: Analizar a produceién y trémite documenta! lenienda en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuals de procedimientos, Identificar los valores primarios dé la documenlacién es decir, los administratives, legates, juridicos, contables y/o fiseales. Conformar las serios y subsorics con sus respactives tipos documentales. Establecer los tiempos de retenciGn o permanencia de las series y subseries documentales on cada faso de archivo: Gestién, Central o Histdrice con of fin do racionalizer Ia produccién y garantizar la proleccién de! patrimonio[Resalucién nimara 2 a det J ENE Q0TG “Por ia cual se adopta al Manual Unico de Gestién Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 20, continuacion. documental dé la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicion final, Adelantar [a valoracién documental, taniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas intemas y extemas que regulan su praduccién Delerminar o| destino final de la documentacién ya sea para su conservacién total, sefeccian a eliminacién La selecclén puede aplicarse a documentacién no vigente administrativamente, @ series documentates cuyo contenida se repite o se encuentra registrado en tras series; a series dacumentales cuyo valor infarmativo no exige su eonservacién total. En todos los casos, la seleccion se aplicaré bajo la modalidad de muestres y serd el Comité de Gestion Documental dé las Direcciones, Olicinas Asesoms, Metropolitanas, Regiones de Policia, Escuelas de formacién y e| Comité de Archivo el encargada do decidir el tipo de muestrea a aplicar, asi como el porcentaje (%) a conservar, teniando en cuenta él contenido cualitativo de los documentos, > Tercera etapa. Elaboracién y presentacién de la Tabla de Relencién Documental para su aprobacién: EI Jefe de Archivo preparara la propuesta de Tablas de Retencidn Documental de la Entided con las series y subseries decumentales que tramita y administra cada dependencia, acompafiada de una Introduceién, las anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracion. EI Comité de Archive hard el estudio correspondiente y producira un acta avalando la prapuesta, Las Secretarias Generales de las Entidades Oficiales 0 quienes hagan sus veces, 0 los funcionarios de la mds alta jerarquia de quienes dependan los archivos, remitiran a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencién Documental para su evaluacion y aprobacion. » Cuarta otapa. Aplicacién: aprobadas las Tablas de Retencién Documental por la instancia competente, e/ representante legal expedira a| acto administrative Sorespondiente, que ordene su difusién ante los servidores publicos de la Entidad, para garantizar su aplicacién. Asi mismo procedera la capacitacién y @laboracién de los instructivas que nar in fa organizacién de los documentas y archivos de gestién yla preparacién de las transferencias documentales La organizacion de les documentos en las diferentes fases de archivo: gestién, central @ histérica se hard con fundamento en las Tablas de Retencién Documental, Las transterencias documentalas primarias y secundarias se adelantarén teniendo en cuenta los plazos estableciclas en la correspondientes Tablas, siguiondo los procedimientos de limpieza dg la documentacion, eliminacion del material metalico, identificacién de material afectado por biodeterioro, El cronograma to establecordi o| Comité de Gestion Documental y Comité de Archivo segiin corresponda la transferencia. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencién Documental se destruiran y se dojard Constancia en el acta que serd suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y él funcionaria de fa dependencla respectiva.| Rosolucién namera §0208- del 23 ENE DIG. “Por la cual se adopta e| Manual Unico de Gestion Documental para la Polisia Nacional’, haja No. 21, continuacién. > Quinta otapa. Seguimionto y actwalizacion de las Tablas de Rolenciin Documental: el Comité de Gestion Documental y Comité de Archivo segun cortesponda establecerd un cranograma de seguimiente para la verificacion de la aplicacién de la Tabla de Retencién Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atonder las modificaciones | suscitadas por cambios on los procedimientos, reformas organizacionales y funcicnes. Las modilicaciones a las Tablas de Retencién documental que surjan del sequimiento o de la solicitud de la depandoncia, deberan ser evaluadas por los comités antes mencianados segiin corresponda. Pardgrafo: La Tabla de Retencién Documental se aplicard a partir de su aprobacién y serviré de referente para la arganizacian y canformacién de series y Subseries de los documentos producidas con anlerioridad a la aprobacion, siempre y cuando correspondan a la misma estructura ‘organizacional sobre la cual se basé la elaboracién de las TAD. Responsabilidad de Realizar las TRD. Sera responsabilidad de los Grupos de Gestién Documental de cada unidad. presentar un anteproyecto de Tablas de Retencién Documental con base en la nueva resolucién de estructura orgiinica, para que sea revisada por el Area de Archivo General quien emilira concapta de aprobacidn siempre y cuando éste cumpla con los pardmatias establecidos. » En el ovento que el anteproyecio no cumpla con los requisitos establecidos. él mismo serd remitido nuevamenie a la unidad para quo esta realice los ajustes que sean necesarias, de acuerdo con el procedimiento. » Seran responsables de la aplicacién de las Tablas de Retencién Documental lodas los funcionarios adserites a la Policia Nacional Articulo 43.Tabias da Valoracion Documental (TVD), Las Tablas de Valoracién Documental se delinen como e| listado de series 0 asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central coma su dispasician final, Objetivo: servir de insirumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicacién de criterios archivisticas que permitan realizar el plan de transferencias secundarias, La clasificacién documental: es la primera actividad dentro de los procesos técnicos para abordar ia organizacién de los archivos ncumulados, se considera como un paso previo a la valoracidn y ordonacién que esta directamente relacionada con la aplicacién del principio de procedencia, dado que se lleva a cabo de manera simulténea a las actividades de diagnéstico e Investigacién, ésia se realiza sobre el archivo fisico e implica una primera aproximacién a los documentos que !o conforman, La finalidad de la clasilicacion es ol establecimiento do la produccién documental y su procedencia de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de valoracién, Esta etapa del proceso se compone de varios pasos Limpieza Externa: paso fundamental para iniciar la intervencién del archivo, es la aplicacion de una limpieza externa general tanto al apésilo como a las unidades de conservacién originates donde so encuoniran las unidades documentales (cajas, carpetas); con ef fin de retirar ta suciodad acumulada y comenzar la intervencién de los documentos. Para ello, se emnplea una aspiradora que permita no causar deteriora a la dacumantacién,= 25-ENED0 8 pee ear ee] [Resoweisn ndmera _| del Wy adopta el Manual Unica de Gestion Documental para ta Policia Nacional’, hoja No. 22, | continuacién, Identificacion do Dependencias Productoras de Documentos: realizada la limpleza externa se verifica el contenido de ios documentos que hacen parte del archivo con ol fin de identificar tas dependencias que los produjeron y se adelanta fa separacion de estos de acuerdo con la identificacion realizada. Identificacién de Asuntes: como pasa complementario del anterior, para cada una de las dependoncias productoras se identifican los asuntos pentenecientes a ella, de acuerdo con su produccién documenta! y el contenido informative de fas unidades documentales. Separacién de Documentos on Doterioro Biolégico: simulténeamente a la distribucibn por asuntos pueda identificarse el material que presente deteriora microbialdgico y debe realizarse la separacién de éstos aislandolos de mancra adecuada del resio de la documentacién para avilar el riesgo de contaminacién. El material contaminado se lleva a otro lugar, aparte de Ios demas documentos aislandolos fisicamente de estes por medio de materiales que eviten no sélo la propagacion al exterior, sino que no contribuyan a qua Ia contaminacién interna, es decir, no deben envolverso on bolsas pldsticas, por ejemplo. Ya que los documentos contaminados hacen parto de la produccién documental de las dependencias del archivo, debe identificarse claramente, hasta donde sea posible, la dependencia a la quo pertenecen, el asunto con el que se relacionan y las fechas extremas de la unidad documental. Es necesario hacer las consultas con fas inslanoias pertinontes a fin de evaluar e! grado de deterioro, el tipo de contaminacién da los documentos y definir Jas acciones a seguir para su recuperacidn e incorporacién al acervo documental. Almacenamiento: camo complemento de las acciones antoriaros y para contribuir con la adecuada canservacidn de los dacumentos, entretanto estén en proceso de organizacién, aquellas unidades que no conservan unidades documentates, deberan almacenar su informacion en cajas y carpetas, con el objeto de salvaguardar el acervo documental y aplicar el correspondiente tramito. Esta actividad se realiza solamente de ser necesario y contribuye a tener un acceso mas rapido a las documentos durante las etapas posteriores. Articulo 44. Pasos metodolégicos para la elaberacion de las T.V.D Estudio cuantitativo y cualitativo a nival archivistico y de conservacién. Es la fase a través del cual se identifica y analiza ta situacion real dol archivo y Ip conservacién de documentos, teniondo en cuenta los diferentes factores intemos y extemos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar, dependiendo do caracteristicas tales come tamano de la organizacién, Volumen documental, naturaleza y uso de la Informacion, Elementos a ovaluar. Este procedimiento permitira reunir toda la informacion y |datos que se puedan exiraer relacionadas con 19s antecodentes, hechos y situaciones referentes al fondo documental sin organizar, Es importante reconstruir fa historia del fondo desde su conformacién pariendo de etementos como estructura, funcianes, flujo, conservacién, cantidad, ubicacién y estado fisico. Teniendo en cuenta la antiguedad do los acervos documentales, se debe realizar evaluaciones partiendo de fuentes primarias (esta se aplica en los casos en que la informacién se pueda obtener directamonte de las personas que conozcan Ia evolucion institucional y para récepilar testimonios que exigen respuesias masaabain aves 002-08 — rE eee adapta el Manual Unico de Gestion Documental para la Palicia Nacional’, hoja No, 23, conlinuaeisn, detalladas y precisas ya que én ellas se soporta las actividades de organizacion del fondo acumulada), y Secundarias (se aplica para ampliar al conocimicnto, mejorar la comprensidn y andlisis del caso en estudio haciendo uso de Informacion documental y bibliagrdtica. Este acercamienta so soporia en la busqueda de Actos administrativos de creacion de la entidad, organigramas, lagislacién histérica de la. entidad y las funciones asignadas a estas). Dentro de la evolucién estructural histérica se deben precisar elementos como: > Definir el nombre de ta entidad omanica, de donde provienen los documentos. » Restablecer la organizacion jerérquiea de la entidad. » Procisar las funciones y actividades que comespondan a la entidad organica y a cada una de sus panes. > Definir con precisién los pormanentes cambios, a modificaciones que durante diversas periodes histéricos hayan afectadlo a la entidad. > Formar series de expedientes teleridos @ cada una de las partes de la ontidad organica. Elaboracién de cuadros do clasificacién Documental (¢.C.D). ES la herramienta que permite codificar e identificar cada oficina can sus respectivas series, subseries y tipologias documentales que se reconstruyeron en ef fondo acumulado, En consecuencia, asin se construye a parlir del andlisis de ia informacion compilada que ha obtenico de las fuentes documentales. En la construccitin de los cuadros de clasifieacién es importante resaltar que ta herramienta permitira la Identificacién y la codificacién de las serins generales’ que | se refieren a los documentos administratives que son comunes en todas las |dependencias, también conocides come “Documentos Fasilitativos", ya sea por |informaeién, consulta o trémite: y las series aspeaificas: que son los documentos caracteristicos 9 misionales ds cada oficina, con base en sus funciones | especiticas Las series y subseries documentates deben refiejar jos documentos generados 0 recibidas én raz6n a las funciones asignadas a cada dependeneia, de acuerdo con su misionalidad, en consecuencia la ordenacién de estas series debon observar con tado rigor la aplicanion de los eriterios archivisticos Los cuadros de clasificacién documental deben estructurarse a partir de los diferentes actos administrativos que hayan sido expedidos en los diferentos periodos historicos de las unidades policiales. Prasontacién de la Tabla de Valoracién Documental {TVD}, Una vez que se ha elaborade la propuesta de Tabla de Valoracién Documental — TVD para cada unidad administrativa del fonda acumulado y sugerido el plazo de retencién para cada serie y/o subserie documental, deberé ser sustentada y presentada anio ol Comité de Archivo de la Policia, donde se evaluara para su aprabacian. Si se presenlaré sugerencias 0 cambios antes de fa aprobacién final del TVD, conviene que el Bibliotecdtoga y Archivista consulte las fuentes primarias y secundarlas, con el fin de verificar con el equipo de trabajo la modificacion a cfectuarse, para poder suslentar nuevamente la propuesta ante cl Comité de Archivo de la entidad, hasta lograr su aprobacién. Aplicacién de las Tablas de Valoracion Documental. La aplicaciin de las TVD sera Inmediata si la documentacién cumple con los tiempos de retencién[Resolucién nimare del ee *Por la cual 6a adopta «| Manual Unica de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 24, ortinuacién. establecidos én él Archivo Central o segunda etapa del ciclo vilal de las series avaluadas. Para todes los efectos, se debe elaborar un inventario de la documentaci6n que cumplid el tiempo asignade en las TVD con el fin de transferir esta al archivo Historico. Articula 48. Normativa aplicada. Para el desarrollo del presente capitula se tomd | como referencia la siguiente normaliva: | Acuerdo 004 del 16 de marzo de 2013 “Par @ cual se regiamenta parciaimente lox \decretos 2578 y 2609 de 2012 y se monifica a! prococimionto para ta olaboracién, |presentacidn, evaluacién, aprobacion o implementacién de fas tablas de relencién | documental y las tablas de valoracién documenta’. ‘Guia para la Implementasion de un Programa de Gestion Documental emanada por e| Archivo General de ta Nacién. CAPITULO VI ORGANIZACION DE ARCHIVOS Articulo 46. Principios de Organizacién Documental. Para la organizacién de| los Archivos de Gostién, se deben tener en cuenta lo siguiente: » Principio de Procedencia: conservacién de los documantos dantro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Permite saber quign produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por! asignacién de funciones)' » Orden Original: ordenacién intoma de un fondo decumental debe mantener la secuencia original que disron los tramites durante fa cixculacian, tratamiento y Procesamiento de la informacidn. (solicitud, respuesta y antecedentss), se refiere precisaments a ja reflexidn sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionadas que so debieron cumplir para la resolucion de un tramite o problema, qué a su vez es una reflexién sobre la secuencia en la producci¢n documental’ El principio de orden original busca mantener la integridad del oxpodiente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste redna Ia tolalidad de Ios documentos gostionados durante la etapa activa de tramitacién, sino que refleje fielmente la secusncia y orden como fueron tramitados los documentos y el expedierte mismo; y debe aplicarse a todos los documentos de la entidad |Articulo 47.Caractoristicas de les documentos de archivo, Wn documento de archivo es el testimonia material de un hecho a acto realizada en el ejercicia de sus funcianes por personas fisicas o juridicas, pUblicas o privadas, de acuerdo a unas caracteristicas de tipo material y farmal + Son ejemplares tnicos que reflejan la actvacion o actuaciones para fa resoluoidn de un asunto. Son originales o tratados como tales » Son fuente primaria de informaRasolucion numero, Ly 0208— dot __ 25 SNF TNC “Par ta cual co adopla e! Manual Unies de Gestion Documoftal paia Ia Paticia Naciohal’, hoja No, 25, continuacién. > Tienen una serie dé valores tanio primarios (administralivo, legal, fiscal, juridico) camo secundarias (valor informatio ¢ historico). » Culminados los plazos establecitios deberin Ser transferides al Archivo de Gestidn, Central o Imermedio ¢ Histarico. > Forman parte dal Patrimonio Documental de ta Institucion. Articula 48. Criterios para la Organizacién de Archivos de Gestion. La organizacion de los Archivos de Gestion dabe basarse on la Tabla de Retencién Documental debidamente aprobada. > La apertura e identificaciin de jas carpolas debe reflejar las series y subseries | correspondientes a cada unidad administrativa > La ublcacién fisica de los documentos responderd a ta conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenardn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha mas antigua do produccién, serd ol primer que se encontrara al abrir la carpeta y la fecha mas reciente do produccidn reposara al final de la misma. » Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y Subseries, estarén debidamente foliados con ol {in de facilitar su ordenacion, consulta y cantrol » Las carpetas y demas unidades de consarvacién se deben identificar, marcar y rolular de tal forma que permita su ubicacidn y recuparacién > Las transferencias P » primarias deberdn efectuarse de conformidad con lo estipulads en ta Tabla de Aetencién Documental, para ella se elaboraré un plan y/o cronograma de transferencias y se Seguira la metodologia y recomendaciones que sobre et Particular haga él Archivo Central, dilgenciando el respective Formato Unico de Inventaria Documental estandarizada por |a Policia Nacional. » La organizacién de la informacién se realizar wna vez termine ta vigencia o la gestion de la dependencia, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre. Clasificacién Dacumental. Se tomard la Tabla de Retencién Documental (TRD) y se empezara a clasificar (series y subseries) y agrupar la documentacién que se refiere a un mismo asunto. (Ejemplo: actas, derechos de paticién, informes, planes, nominas, historias laborales, contratos, procesos disciplinarios). Este tramite pormita identificar cada une de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda, Identificacion de “Documentos de Apoyo", Los documentos sobrantes que no fueron clasificados an cada serie documental (lama) y son generados por otras dependencias, son considerados come documentos de apoya y no sc deben transferir al archivo central (por ejempla, normas, informes de otras dependencias, ludes de elementos, mantenimiento de equipas o elementos de oficina, soliciludes de papeleria, oficios de tramite, decretos, resoluciones, regiamentos, listados de personal); es por ello, que se deben identificar en un sitio sparta, donde pundan ser consultados, si ain los necesita, Paragrafo. Los documentos de apoyo no se cansignaran on la Tabla de Relencién Documental de las dependencias y por fo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia de acuerdo al tiempo establecido por cada uno de los funcionarios, dejando constancia en acta suscrila por el respectivo Jefe de dependencia, Seleceién Documental. Consiste en retiar de las carpelas, tados aquellos documentos que no son de archive como por ejemplo: documentos en blanca,{Resolucién numaro — { 21 18 aa ET ENE Bit Pte cual ge adopta ¢! Manual Unico de Gestion Documonial para la Policia Nacional”, hoja No. 26, ontinuacién. folocopias, dupheades, papel quimico, papel fax, tarjetas de invilacién © felicitacion, recortes de prensa, entre otros. Paragrafo. El papel quimico @ de fax se retira, debiendo ser reproducide en una copia para evitar la pérdida de la Informacién plasmada en el documento, debiendo dejarse constancia eserita de este hecho en al respective inventario documental, Ordenaeién Documental, La ordenacién de los documentos debe realizarse por carpatas, en forma de libro; es decir, al abrir Ia earpeta debe encontrarse el primer documento que generé el trimite y al final da la carpeta la ultima actuacién del | expediente, de forma tal que se evidencie él desarrallo de los mismos. Para ol caso de documentos con nimero de radicado, al momento de ordenarios se debe tener en cuenta la fecha de este proceso, et cual sera exhortado para aquellos documentos que ingresan a |a entidad, como son derechos de peticidn, soliciturles de enies judiciales o enlidades externas. Los anexos forman parte de una unidad documental, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronolagicamente dentro de un expadiente, se debe tener en cuenta la fecha dol oficio o radicado del mismo, mas no la fecha de los anexos. Para la Informacién que se encuentre en proceso de organizacién la cual no ha sufrido perforacién alguna, se recomienda abrir los folias de cada carpela o expediente tomando como referencia una hoja lamafo oficie, en caso contraria se | deben alinear respelando la fuente original del documento, Al perforar los) documentos se debe tener en cuenta Ia posicion de la hoja, en el caso de aquellos documentos que contengan informacién en forma horizontal, se deben ubicar teniendo en cuenta que el titulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados. Articule 49, Sistemas de Ordenacion, Tentendo en cuenia que la ordenacién debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efeciuar tales propdsitos, en las archivos se utllizan varios sistemas de ordenacién que maleriatizan la idea de secuencia: numéricos (simples y cronolagicos), alfabeticos (onomasticos, loponimicos y tematicas) y las mixtos © alfanumericos. Sin embargo, es importante advertir qué él sistema de ordenacién sé subordina a las caraciaristicas de cada seric. SI bien estos sistemas de ordenacién son faciles de comprender, su aplicacién no ha sido de! todo adecuada, pues algunos se han ejecutado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fonda o seccidn} y no a series documentales, iguaimente se ha desarrallado el mismo sistema de ordenacion a todas las serles sin observar las caracteristicas propias de cada una de ellas. Rosulta pues incorrecto ordenar cronolégicamente TODOS los documentos de un archive ¢ TODOS tos documentos de una misma unidad administrativa, pues sa corre el riesgo de perder rio solo toda la clasilicacian sino, ademas, la Secuencia del tramite original Sistema de ordenacién numérico. Los sistemas de aordenacién numérico se dividen en 8) Ordinal. Este sistema de ordenaci6n -quizas el mas facil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendto @ la numeracion que los identifica. Por ejemplo las Cuenlas Intemas de los00208 Fresolucion ndmero, det 2 Bw “Por la cual se adopta el Marwal Ufea da Gosia Dosumanval para le POSEN or hoja No. 27, continuacién. usuarios de servicios publicos. ENERGIA ACUEDUCTO Cuenta interna No. 0464304-4 ‘Cuenta Interna No. 00927824 Guenia Interna No. 0464305-4 ‘Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 0464306-4 ‘Cuenta Intera No. 00927826 |b) Gronolégico. Esta sistema de ardenacién consiste en colocar un decumonto |dewds del ot en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la decumentacién ha sido tramitada, tenienda en cuenta en primer lugar el afo. sequido del mes y al final, el dia. Las unidades documentales simples con ordenacién cronolégica se presentan en las series, consecutive de correspondencia despachada cuya ordonacién puede ejemplificarse, asi: > 2002, 02, 28 » 2002, 03, 04 » 2002, 03, 02 >» 2002, 03, 03 Como se vera mas adalante la ordenacién cronolégica es fundamental para ordenar el expediente (véase el expedienta) Sistoma de ordenacién alfabético. Consiste en la ordonacidn de los decumentos por las letras del alfabeta (4 — 2) y puede ser: a) Onoméstice: La ordenacian alfabética-onomastica so utiliza para series documentales compuestas por expodientes que permanecen abiertas por lapsos grandes de tiempa, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Giinicas, los Expedientos Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de | gestién pequerios en ol que su crecimiento no es muy alta y facilita la consulta: En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apallido y el nombre al final, Par ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrés CASCANTE PEREZ, José CHAPARRO MEJIA, Maria ECHEVERAI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier MARTINEZ, José VILLAMIZAR ROJAS, Manuel b} Topanimico (@ Alfabétice Geogrifico}. Se ordena ia serie documental alfabéticamants por nombres dé lugares. Esta tipo de ordenacién puede basarse en el pais, ol departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que mas se ajuste a la documentacién y a las necesidades administrativas, Ejemplo: se erdenari por nombres de los departamentos las unidades de conservacién que contienen los expedientes de ia soric “asistencia técnica’ que presta e! Ministerio del interior y de Justicia a las Gobernaciones.Resolucion numero, —06-2-8-8— del 75 ENE 201g Por Ta cual sa adopla el Manual Unica.de Gestion Documental para 1a Pol ", Noja No. 28, continuacién. * Amazonas > Arauca » Boyacd » Cauca > Cesar > Guajira > Putumayo » Valle del Cauca ¢) Tematieo: Se ardenan las series documentales por el contenido, Ejamplo: > Estadisticas. > Infarmes. > Informes a organismes de control, > Informes de gestion. > Informes estadisticos, » Ordenes de Pago Sistema de ordenacién Mixtos a) Alfanumérico: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronoldgico. En este sistema de orderacién, los dats que se cruzan no serén separables, siempre estaran asociados, Por ejemplo los Contratos de Preslacién de servicias cuya ordenacién se basa en el afo de colebracién del contrate y el nombre del contratista, asi > 2000 MARTINEZ DURAN, Jorge > 2001 MONAOY LOPEZ, Susana > 2001 TORRES GODOY, Guillermo También sé puede ardenar de forma mixta (numérica por documento de identificacién y alfabética por el nombre). Se ullliza para facilitar el acceso a series documentaies de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en enlidades con un nimero elevada de empleados 0 entidades que prestan servicias a niimeros elevados de usuarios, como Hislorias Clinicas y Expedientes Académicos de Alumnos. > 12429345 ALVARADO PEREZ, Norberto » 24125767 GOMEZ LOPEZ, Juan + 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario } 41294058 LARA ROA, Flor Alba Este sistema se puede utilizar en la ordenacién de las series de una dependencia cuando estan representadas con las letras de! alfabeto que identifican a la oficina productora, sequido de los digitos de series y subseries. Par ejemplo: en la oficina de Secretaria General: SG-01 Actas * » SG-01-01 Actas Consejo Directive » 36.02 Acuertios » SG-04 Informes De esta manera sé evidencia la ordenacién por aficina con su propia serie, permiliendo ubicar fisicamente por procedencia y por serios documentales.| Resolucion names, 0 6268 dot 29 ENE 2016 “Por 2 cist oo adopta ol Manual Unico de Gestion Documental para Ia Policia Nasional", hoja No. 29, continuacién, }) Ordinal Cronolégico. Aplica este sisiama de ordenacion también a Senos documentales cuyas unidades decumentales son numéticas simples y a la vez cronoldgicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretas), las cuales sé contralan en primer lugar por el nimero de ta unidad documenial y después por al cronolégica, asi: > 0001 2002, 01, 91 » o002 2002, 01,31 > 0003 2002, 02, 02 » 0004 2002, 03, 04 Articulo 50. Organizacién de Expadientes. Se entiende por expedient administrativo un conjunto ordenado de documentos generados. por una unidad u oficina (productar) en la resolucién administrativa de un mismo asunto Todos los documentos y expedientes forman parta de una soric. Se entiende por serie al conjunio de documentas y expediontes generadas por una unidad u oficina, siendo resultado de una misma gestion, actividad o procedimiento. + Dentra de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolucién de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (g).: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada acta, para cada peticin de trastado, para cada convocatoria de opesiciones) » Determine of titulo oficial del expediente y de la serie, que sucton estar establecidos en normativas, reglamentos, en la propia documentacién, etc. Las series deben identificarse por al tipo de infarmacién que contienen, y una vez determinado su titulo debe mantenerse an el tiempo. > No use como titulos de serles denominaciones como oficias, expedientes gonovalos, varios, etc. » Los criterios para la formacion da un oxpedionte deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de fa unidad, > Debe ovilarse Ia desmembracién y dispersion de los expedientes y la ereacién de falsas series documaniales. » Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedianies sin tomar la precaucién de saber siya ha sido abierto, » No oxiraiga documentos ariginales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniclar un nuevo expodiente como para salisfacer poticién de terceros, Ante la necesidad de realizario, deja una hoja testiga con los datos del documento, dla y persona a la que se Io ha prestado, > Cuando un expediente ya resuclto siva de modelo o antecedente para la resolucién de altos, na debe usarse ol original, sino una copia, Dicha copia debe ser entendida como documentacion de apoyo informative, y sera destruida cuando concluya su utlizacién, > Los expodientes iniciadas por un procedimienta y continuados por otro deben entenderse como produecion decumonial de la unidad que Io inicia, & la que debe retomar una vez finalizada su tramitacién. > No debe incluirse como parte del expedionte la documentacion de apoyo informative, que se ha usado para su resalucian, para que no farma parte de é| (ej: fotocopias, cataloges comerciales, folocopias de ols oxpodinnics, disposiciones normativas, elc.). Estos documentos deben consorvarse mientras consiiluyan fuante de informacion para fas oficinas, después debon destruirse. La proliferacién de este tipo de documentacién de apayo es causa de desorganizacién de fos archivosaontsa imme 9-0 2 08-—, a eae adopta el Manual Unico de Gestion Documental para Ta ai", hoja No. 30, contifiuacibn. ‘Cierra dal expedionte: El cierra de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos, > Ciomre administrative: Una voz finalizadas las actuaciones y resuetto el tramite 0 procedimiento administrative que lo dia origen. > Cleve Definitive: Una vez superada la vigencia de las aciuaciones y cumptido el ticmpo de prescripcién de acciones administrativas, fiscales 0 legales. Durante esta fase so puede agregar nuevos documentos. Organizacién do documentos al interior de los oxpedientes y unidades documontales simples. Los documentos que conforman un expediente so daben ‘organizar siguiendo la secuencia de la actuacién o tramite, de acuardo con el procedimienta; si esto no fucra posible, se crganizardn en 6 orden en que se | incorporan al expediente, En el caso de unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o eranolagica en su produocién, se organizaran siguiendo dicha ‘secuencia. La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su clapa de tramite, esta obligada a elaborar la hoja de control par expediente, an la cual se consigne la inlarmacién basica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respactiva foliacién. Cuando se gonere la transferencia primaria, los | expedientes deben ir acompanados de la respectiva hoja dé control al principio de estos. Intorvancién de Expedientos Cerrados o Transferidos. Los expedientes corrados o transferidos desdo las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto archives instilucionales como a otras entidades. no podran someterse a ningtin tipo de intervencién archivistica en su ordenacién, que pueda conducir a Wecisiones cantradictorias o eradas; igualmente, se prohibe la foliacién a refaliacion asi come la eliminacién de documentos, la unificacién de expedientes de procedencias diferentes o la separacién de documentos. Paragrafo. En caso qué los expedientes cerrados o transteridas no cuenten con| hoja de control, no estd permitida su elaboracién una vez cerrado el expediente; el | Comité institucional de Desarallo Administiativa o el Comité de Archivo de la entidad, segun el caso, dobera adoplar olras mecanismos para facilitar su consutia previo andlisis de tas implicaciones econdmicas de dicha decisién, Depuracian do Expedientes Corrados, La depuracién 0 retiro de documentas de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organizacién de acuerdo |con lo senalado en tos articulos 12° y 18° del Acuerdo 002 de 14 de marzo de |2014, debera ser autorizado por el Comité Instituclonal de Desarrollo Administrative 0 ol Comité de archivo de la Entidad, seqiin sea el caso y consiar| en el acta do reunion respectiva en la cual se tomé la decision, unicamente en los | casos seftalados a continuacién: > Copias idénticas de un mismo documento de Archivo. » Documentos de Archiva que presenten deleriore biolégico, fisico | microbloldgico y cuya restauracion no sea téenicamente posible. + Documentos de Archivo que no correspondan al {rimite sobre el cual trata el expediente.| Resofucian némero 8020 8 aol atopia ol Manual UGS de Gesitn Doeunenal paras Pete HOE continuacién “Per la cual se) I", hoja No. 31, ¥ Documentos de apayo. Expurge en los archivos de Oficina o Gestion. La mejor climinacién dacumental es la no ereacién de documentas innecesarios. Hay que racionalizer la produccidn documental aplicando criterias de economia y eficacia en la produccién y consemwacién de documentos | Daben eliminarse en tos archivos de oficina o gestién, y nunca deben pasar al Archivo General: > Ladocumentacién de apoyo informativa, que se ha usado para la rosolucion de un expediente pero que no forma parte de él (@j.: lotocopias, catalogas comerciales, folocopias de otros expedienies, disposiciones normativas, etc.) » Copias de textos biblingraficos. > Los documentos que han sarvido para conteccionar un documenta definitivo (ej. encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).. » Documentos duplicadgs (fotocopias) Articula 51, Organizacién de Archives Audiovisuales. Un archive audiovisual 2s un sistema de informacién, una organizacion o una parte de ella que se dedica ala recepcion, gestién, preservacion, conservacién, organizacién, catalogacién y tiroulacién de documentos, con valor cultural ¢ historico, registrados en sopories audiovisuales (pelicula, video, cinta magnética, disco laser analégico, CD video, DVD, etc.) que hacen parte de la memoria institucional y del patrimonio de una entidad. Se tendri on cuenta que para la desoripc de soportes se deber: contar con un indice el cual permita identificar ol contenido del CD, DVD, cinta di video (VHS, betacam, etc), entre otros, este Indice debe conlener coma minimo | siguiente descripeién: Nombre, Titulo, Contenido (para las cintas de video si realiza la doscripcién minuto a minuto). Ejamplo: minuto 00:01 a 01:90 graduacidi cadetes curso 088 Compafia Carlos Holguin Mallarino, 01:31 a 05:30 despedid sefor Director General de la Policia Nacional, etc. Se debe taner an cuenta que para la organizacién do este formato documental, ni 5¢ han definide los parémetros necesarios para la administracion y custodia do ost tipo de soportes, dentro del siguiente enunciado se establece la adquisicion di algunos elementos que permitirn la manipulacién y adecuada administracién di los mismos, asi! Se podra realizar la adquisicion de un estante que admita ubiear la infarmacian de manera horizontal, especificdndola por medio de etiquetas identificadas con las letras del alfabeto, y ubicarla de esta manera segun el titulo dofinidlo por cada dependencia, ejemplo: informes de actividades, planos, aniversario institucional, entre otros. En caso do no contar can la posibilidad de adquirir estanteria, se porta tambign utilizar las libretas de CD 0 album para CD, estos san elementos asequibles y de bajo costo con Ios cuales so pueden mantenor todos los GD con el mismo formato y asi visualizar su contenido gracias a sus bolsillos transparentes que admiten almacenar el indice y verificar el contenido del mismo.adopta el Manual Unico de Gestion Documental pera ja Policia Nacional", hoja No. 32, continuacion, Articulo 52. Soportes Documentales y su Com rvacion a) Documentos especiales en papel: hace referencia a la gran variodad de decumentos que produce o hacen parte del acervo documental de fa Institucton |dado la multipticidad de funciones enmarcadas dentro de la actividad policial, lalgunos de ellos pueden ser: planos, periédicos, revistas, néminas de gran flormato, en consecuoncia estos documentos deben gozar de unidades do Iconsérvacién adecuadas para Ios mismos, Estos documentos de gran formato Ideben ser almacenados en cajones cerradys y sin triccién. originales deben conservarse en lugares que cuenten con alre acondicionado y ubicados en eajas de cartén libres de Acido. ¢) Cintas magnéticas: deben ubicarse en espacios que tengan filtros de aire para evitar la concentraciOn y propagacién de polve, ambientes controlados en. cuanto a temperatura. y humedad relativa, el mobiiiario debe ser aisiado de campos electiomagnéticos generades por oquipos electrénicos, teldfonos, auriculares, mictéfonas, etc. d) Audiovisuales: dabida a su fragilidad por su degradacién de factores intrinsecos intimamente relacionados con el proceso de revelado y extrinsecos como quimicos, fisicos y bioldgicos; la preservacién de estas peliculas necesita ambientes climatizados con balas temperaturas. Se deben tomar medidas en cuento a exposicién de luz ya que tos rayos ultravioletas afectan estos soportes, por |o que es indispensable la utifizacion de filttos para la iluminacian. | 0} Discos compactos: estos documentos para su almacenamiento requieren de ambientes controlados de temperatura y humedad relativa, eajas protectoras do plastico para alargar su vida iil, se recomienda periédicamente duplicar su Conlenide para evitar la pérdida de la Informacién en ellos conienida. Articulo $3. Organizacién de Archives Cantrales. En fa Loy 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que so agrupan documentos transferides por las distintos Archivos de Gestién de la entidad, porque han concluido su trémite pero siguen teniendo vigencia, para la consulta. La organizacién de los archivos centrales histéricos, obedece a lo estipulado en la THD, es dacir, dobo tenerse en cuenta las series documentales y tiempos de retencién establecidos, entendiendo que los documentos de conservacién permanente haran parte del Archivo Historico. La instalacién de los documentos en el depésito es una tarea intimamente elacionada. con la organizacién de fondos; consiste en la ubicacién fisica de toda el fondo en unidades de instalacién, ya sea en cajas, legajos a libras, contanda con Ia aplicaci6n fe cualquiera de los siguientes métodos: Método 1. Consiste en reconstruir el cuadra de clasificacion en al depdsito, establaciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconveniemtes de dificil solucin. Par un lado | exige la reserva de espacio libre en jas estanterias pare anauir la documentacion que sé va agreganda con el tiempo; mas, coma quiera. que no es posible prever el crecimiento de los fondas, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequefos y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parle, supone rmaorpimes 00208 * ..25-tne-2013— ey b) Fotografias, microfilmes, cintas magnéticas y audiovisuales: tos || Resolucién nimer 062 0 8 il 25 204 0 | ‘or la cual stidn Docu para ta Poli fanal’, hoja No. 33, adopta el Manual Unico do G ‘continuacién, considerar rigido el cuadro de clasificacion puns no Se pueden crear nuevas Series cuando ello resulta imperiaso. Método 2. El sistema de numeracién continia es el mas utllizado @ indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalacién mediante digitos arabigos dasde el uno en adelante, De esta manera se jogra un aharra de espacio maximo, la localizacién de las unidades de instalacién es répida, sencilla y sin errar, por ser la referencia un numero natural. “Las transferencias decumentales de cada dependencia deberan ser recibidas y colejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarin en eajas de archivo, las cuales se numeraran consecutivamente, respetando ta ‘sstruclura organico-funcional y los principio archivisticos; posteriarmente deberan ser ubieadas en la estanteria correspondiente. Con al fin do facilitar jas consultas [en el Archivo Central y ejercer un contral de la documentacién, se lend’ como instrumento descriptive un inventarlo general manual y automatizade, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cunles se les hacen las modificaciones y corrocciones necesarias y se les asigna la signalura topografica’, |de acuerdo al Articula 14 de ta Resohucion No. 026 de 2004 “Reglamento do Comaspondencia y Archive del Archivo General de ta Nacién* | Para la aplicaciin de este método de arganizacin, se recomienda que se reciban fos documentos conforme a la estructura orgénica de la unidad, se ordenen las series 0 subseries documentales de {al forma que so ovidencie el eumplimiento de cada una de estas, para evitar traumatismos al momento de realizar la respectiva eliminacién. Paragrafo. Es de aciarar que los procedimientos de arganizacién se deben cumplira cabalidad conforme a lo establecido dentro dei procedimiente de Archivo de Gestién y tener en cuenta que para desarrollar un adecuado proceso de administracién, custodia y salvaguarda dentro de los archivos cantrales se debe cumplir con cada uno de los capitulos establocidas donlro del presente documento. Articulo 54. Normativa aplicada. Para él desarrollo del presente capitulo se tomd comp referencia la siguiente normativa: Acuerdo No. 042 de Octubre 31 de 2002. “Por el cuni se astablecen los enterios para le organizacién de los archivos de gestién en fas enlidades pilblicas y las privadas que cumplen funciones publicas, se regula el Inventario tinico documenta! y se desarroltan los articulos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivas, ley 594 de 2000", Acuerde No. 005 de 2013 de 15 marzo 2013 “For el cual se establecen las eiifetios basicos para ta clasificacién, ardenacidn y descripcién de los archivos en Jas entidades publicas y pnvadas que cumplen funciones pablicas” Acuerdo 002 de 14 de marza de 2014 “Por medio del cual se establecen fos cnteries basicos para la creacion, conformacién, organizacidn, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones". Resolucién No. 026 de 2004 "Reglamento de Correspanciancia y Archivo del Archivo General de la Naci6n".|Rowusen vines 00-208 dat —2°S-ENE OIE Par ta cual so adopta el Manual Unico de Gestisn Documenial para la Policia Nacional, hoja No. 34, continuacidn. Guia para la Implementacién de un Programa de Gestién Documental emanada por el Archivo General de la Nacidn, GAPITULO Vil FOLIACION Y ROTULACION | Articulo $5. Foliacién. El Reglamenio. General do Archivos de Colombia no define este término. A continuacién se presentan detiniciones de otros paises hispanoamericanos, registradas en “Un Diccionario de Terminologia Archivistica” “Acio de numerar |os folios por su cara recta’ (México) “Indicacién numérica de las hojas del expediente en orden sucesive” (Cuba), |"Acto de enumerar los folios salo por su cara recta”. | |"Operacion inciuida en los trabajos de ordenacién que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. De igual forma, se enuncian tos siguientes canceptos: Folio: hoja. Foliar: accién de numetar hojas. Folio recto: primera cara de un folio, cuya numeracién se aplica solamente a esta. Folie vuelte: segunda cara de un fallo y a la cual na s¢ la eseribe numeraciin Pagina: cara de una hoja... Lo eserito o imprese en una cara... Paginar: accién de numerar paginas. ‘Como sé puede advertir, foliar no es Io mismo que paginar, pues na solo son |\ermines diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeracion ‘en archivos, este documento se refiere Unica y exclusivamente a follacién, la cual | fatifica la ordenacién. | Requisitos para ta Foliacién » La documentacién que va a ser cbjeto de foliacién debe estar proviamente clasificada, La de las oficinas se encontrara relacionada en la Tabla de Relencién Oocumental (TRO). En fondes acumulades, se foliara la documentacién que por Tabla de Valoracién Documentat (TVD) saa objato de conservacidn en Archivo Central o Archive Histérico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes. > La documentacién que va a ser objeto de foliacién dobe estar previamente ordenada, La ubicacidn correcta de los documentos es aquella que respata el | principio de orden original, es decir, que esté de acuerda con los trdmites que | dieron lugar a su produccidn, El nlimero una (1) correspande al primer folio del documento que dio inicio al tramite, en conseguencia, eorresponde a la fecha mas antigua. » La documentacion que va a ser objeto de foliacién debe estar depurada, La \depuracién consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco yjResowein names — O28 — aa —25- ENE-2018 20cm evar adopla ef Manual Unico de Gestion Documental para ia Policia Nacional", hoja No. 35, continuacién, de documentos de apoya en Ios Archives da Gestidn o de oficina. En fondos acumulados, se hard igualmento depuracién. » Se deben foliar todas y cada una de las unidades documontales de una serie. En el caso de series dacumentales simples (Acuerdos, Docrolns, Circulares, Resoluciones, entre otras) la foliacién se ojecutard de mancra independiente por carpota, tomo o legajo. En ol caso de series documentales complejas (Contralos, Historias Laborales, Investigaciones Disciplinarias, Procesos Juridicos, entre otras), cada uno de sus expedientes tendra una sola foliacién de manera continua y si tal expediente se encuentra repartide en mas de una unidad de conservacién (carpeta), ja foliacion se ejecutard de forma tal que ta segunda sera la continuacién de la primera. Materiales utilizados. La foliacion debe efectuarse ulllizande lapiz de mina negra y blanda, tipo HB 6 B, Otra allerativa es ¢! uso do boligralo (esfero) de tinta neara insoluble, pero el uso de oste elemento dificulta corregir una foliacién mal ejecutada No so debe foliar con lapiz de mina roja ya que oste color no es capturado, en la mayaria de los casos, par las maquinas reprograticas. Pardgrafo. Para aplicacion de! presente manual, la foliacian deberd realizarse ullizando ldpiz de mina negra y blanda, tipa HB 6 B. Pracedimiento para la Foliacion Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ndmeros. » La foliacién sera hasta maxima 250 folios. > No se dabe foliar utilizando niimeros con el suplemento A, B,C, 6 bis. » En documentos de archivo que contlenen texto por ambas caras, se rogistrara el nimero correspondiente en la cara recta dol folio, adiciondndole a la numeracién las letras AV. » La connotacién AMV, Indica que el folio a enumerar contiene informacién por ambas caras de Ia hoja, cara "Recta" y cara “Wuelta’ > Se debe escribir el numero en la esquina superior derecha de la cara recta de! follo y en el mismo sentido del texto dal documenta. > Se debe escribir el nimero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio on blanco, y sin allerar membretes, sellos, textos 0 numeraciones originales. > No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dafie irrav al soporte papel > Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren, tendran el numero de folio consecutive que les corresponde, aun cuando estén plegados, En ol area de notas del Instrumento de control o de consulta se debe dejar canstancia de las caracterislicas del documanto toliado como: tamafo. colores, titulo, asunto. fechas y otros datos qué sé consideren pertinenies, Si se opta por separar este material se dejara constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicara la procedencia. Esto es Io que se denomina referencia cruzada. + Los anexos impresos ({olletos. bolelines, periddicos, revislas.) que se encuentren, so numorarin como un sole folla. En el rea de nolas del instrumenta de control o de consulta sa debe dejar constancia de titulo, alo y numero total de paginas, Si sc opta por separar este material se hara ta correspondiente referencia cruzada repetir bieResolucion numero A 2 0 8 dal J ENC fu Por la cual so adopta ¢! Manual Unico de Gestion Documental para la Polis Nacional", hoja No. 36, | cantinuaeidn > Cuando So encuentren varios documentos da formato pequefio adheridos a una hoja, a ésta se te escribird su respectivo numero de folio, dejando en el 4rea de notas dol instrumento de control 9 de consulta las caracteristicas del documenta folindo: cantidad de documentos adheridos, titulo, asunto y fecha de las mismos, » Las fotogratias cuando estiin sueitas se follarin en ia cara vuelta, ulilizando lapiz de mina nogra y blanda, tipo HB 6 B, correspondiendo un numero para cada una de ellas. En el area de notas del instrumento de control 0 de consulta se debe dejar fotiado: tamafo, color, titulo, asunto, fecha y otras que se consideren pertinentes. Si una o varias fologralias se encuentran adheridas @ una hoja, a ésta se le escribiré su respective niimero de folio, dejando constancia en el area de notas del instrumento de contral o de consulta, de la cantidad de fotogratias adheridas a la hoja, al igual que otras caractaristicas: tamafio, color, titulo, asunto, fecha y alas datos que se considaren pertinentes. Si se opta por separar este material so hard la correspondiente feterencia cruzada. » Las radiogratias, diapasitivas, negatives o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de proteccion y se hard la faliacion al sobre antes de almacenar ef material para evitar marcas, dejando constancia en el area de Notas del instrumento de control o de consulta el contenida del sobre: cantidad, tama, color, titula, asunto, fecha y otros datos quo se consideren portinentes. + Para ol caso de unidades documentalas que se genere una foliacién por impresora, 5€ dejara esta foliacién siempre y cuando en una unidad de conservacién no haya mds de una diferente, en caso contrario, cuando haya mas de una, debera volverse a refoliar toda ia unidad de conservacion, » En caso de unidades do conservacién (copiadores de correspendencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, ete.) que ya vienen empastados, faliados yio paginados de fibrica, puede aceplarse como mecanismo de contra! sin Recesidad de volver a foliar a mano. De todos mados debe registrarse en el Area de notas dal Instrumente de control o de consulta, ta cantidad de folios o paginas que contiene » Ladocumentacién que ya se encuentra haciendo parte dol acervo documental en Archivos Histéricos, cuyos follos estén susitos y en blanco, se reliraran. Si Por el contrario, se encuentran empastados 0 cosidos debardn follarse y se dejara la anotacién respectiva en el drea de notas del instrumenta de cantrol 0 de consulta. La foliation de este lipo de documentos debe electuarse Utilizando lapiz de mina negra y blanda, tipo HB 0 B. » Si existen errores en Ia foligcidn, ésta se anulard con una linea oblicua, evilando fachones, > La foliacién es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcion a proceso técnico de reprografia (microfilmacién o digitalizacién). » No se deben numerar los follos totalmente en blanco (cosidos 0 empastados) gue Se encuentren en tomas a legajos en archives do gostlién o archivos centrales, pero si dejar la constancia en él dréa de notas del instrumento de control odo consulta. + No se deben foliar ni retizar tos folios suoltos en blance cuando éstos cumpien una funcién de conservacién como: aisiamiento de manifestacién de deteriora bioldgi¢o, proteccién de fotografias, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracion de tinlas por contacta, » No se deben foliar documentos en sopartes distintos al papel (casetes. discos digitales -CD-disquetes-videos-, planos, periddicos, maquetas, material Probatorios y en diferentes formatos etc.), pero si dejar constancia da su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en al area de notas Gel instrumente de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hard la conespangiente referencia cruzada.(resmcan pimwe 9020-8 — 5, 25-NE-2016 erica adopta el Manual Unico do Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 37, continuacién, Articulo 56. Retulacién. Las carpelas utilizadas para ol archivo de documentos y expedianies fisicos en ta Institucion, deben identificarse con la informacién y datos que faciliten la busqueda y recuperacién de la informacion y en lade caso de acuerdo con las Tablas de Retencion Documantal. Rétulo do identificacién do carpetas. El rétulo debe ubicarse en la parte Inferior derecha de la carpeta 0 libro. Este formato serd el que se encuentre controlade y vigente en la Institucion Rotulo de identificacian de cajas. El rétuio debe ubicarse en la parie inferior derecha de la carpeta o |ibro, Este formato utilizado sera el que se encucntre controlado y vigente en Ia Institucion al momante do realizar la actividad, Articulo 57. Normativa aplicada. Para ol desarrollo del presente capitulo se tomé | como referencia la siguionte normativa: Guia para ia Implementacién de un Programa de Gestién Documental omanada por el Archivo General de la Nacidn, CAPITULO Vill DOCUMENTOS PUBLICOS RELATIVOS A LOS DEREGHOS HUMANOS Y EL. DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Articulo $8. Ambito de aplicacién. Se encuentran obligadas a! cumplimiento del presente Acuerdo, todas las entidades descritas on el articulo 2° de ta Loy 594 de 2000, @ norma que la modifique, adicione o derogue. Los Archivos de Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario, que guarden relacién con lo establecida en el articulo 3° de la Ley 1446 de 2011, ‘seguirdn los lineamientos dispuestos en el Decreto 4800 do 2011 y demas norms quo lo modifiquen, adiclonen o deroguen. | Articulo 59, Critorios para la identificaci6n de documentos piblicos relatives alos derechos humanos y el derecho internacional humanitario. Criterio funcional, Las Entidades obligadas identificarin dentro de su misién institucional aquallas funciones relacionadas con la garantia, proteccién y salvaguardia de los DDHH y el DIH, leniendo en cuenta el contexto de producciin documental, Los documentes y archivos que se custodien, produzean o reciban an virtud de tales funcianes, se identificaran como archivos de DDHH y DIH. Los documentos asi identificados se incorporarin a series documontales que deberan sefalar su condicién de informacion de DDHH y DIH, én la Tabla de Retencién decumental. Asi mismo deberan identificar aquellos que cuenten con un nivel de clasificacion. Do ta produccién documental. En |e identificacin de series documeniales, expedientes que contienen documentos relacionados con tos Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, se tendran en cuenta, el contoxto de produccién decumental — principio de funcionalidad —identificande las || Resolucién niimero 0 0 2 08— dei a5 ENE20 6 For fa cial se |adopia el Manual Unico de Geslién Documental para ta Poticia Nacional’, hola No. 98, | eontinuacion | actividi misional. S quo ha desempenado durante el cumplimiento de Su actividad Articulo 60, Medidas para la proteccién de los documentos piblicos ralativos alos Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Inventario dacumental. Las Enlidades obligadas deberan sefalar dentro de su invontario documental, aquellos que son producidos en ejereicio de sus funcianes, [relacionados a Derechos Humanos é infracciones a! Derecho Inlemacional | Humanitario siquiendo los efilerias: “funcional y “de la produccian documental’, anunciados anteriormente, Paragrafo primero, Este inventario deberd dar cuenta de las documentos lasladados a otras enlidades, incluidas las transferencias realizadas por supresion, fusion, privatizacién o liquidacién, Responsabilidad de sorvidores piiblicos y contratistas. Las Entidades qu |custodien, contraien o lengan en posesion documentos y/o sean responsable: |@ encargadas del tratamiento de informacién relaliva a los Derechos Humanos Derecho Internacional Humanitario, verificaran que el presente Capitulo se aplicado por los funcionanos pilblicos y contratistas. Asi misma y de contormidad can lo ordenado en el aniculo 15 de la Ley 594 di 2000, desarrallado por el articulo 24 del Decrato 2578 de 2012, los servidon publicos contratistas entregaran un inventario de las docurnentos de archive a |cargo. indicando de manera especifica cuando corresponden a Informacis: \relativas a los Derechos Humanos y el Derecho Intemacional Humanitatio. ‘Obligacion que deberd quedar de forma clara y expresa en los respectivos contratos © disposicién legal que dotallan las funciones de quien las cjecuta conociendo, elaboraran un registro de los documentos y/o archives y enviarlos a ta Entidad competente. Recepcién de documontos piblicos, Las entidades del Estado que en su sistema de informacién o de correspondencia registren documentos relativos a los Derechos Humanos y cl Derecho Intemacional Humanitaria y no sean de su |competencia, elaboraran un registra de estos, siendo enviados a ta entidad competente. Articulo 61. Medidas de preservacion de archivos y documentos piblicos | relativos a los Derachos Humanos y al Derecho Internacional Huranitario. Ajuste de los Tiempos de Retencién Documental. Las Entidades obligadas ajustaran los tiempos de retencién decumental en su Tabla de Retencién o en la Tabla de Valoracién Documental, para que las Series y subsories documentales y fos documentos rotativos a fos Derechos Humanas y el Derecho Intemacional Humanitario, consideren en los procosos de Macravalaracién y Microvaloracién, ctiterios camo: verdad, justicta y reparacién de las victimas; acceso a la justicia, ante Tribunales Nacionales 0 Extranjeros; imprescriptibihdad de accignes; jurisprudencia nacional ¢ internacional relativa a Derechos Humancs y Derecho Intemacional Humanitario; la aplicacién del Control de Convencionalidad por vJueces, Tribunales y Cortes Colombianas, enire otras, de tal forma que estos crilerios de valoracién permitan determinar que los documentos o serles documentales, seran de conservacién tolal, y también pueden confonmar el patrimanio documental de la Nacién.pasa nine 00208 — 35-26 1016-sa weal adopta el Manual Unies de Gestién Docuniental para la Palicla Nacional", hoja No. a9, cantinuacidn. En caso de controversia, el Archive General de Ia Nacién, a través del Camité Evaluador de Documentos, emitira concepto sobre las documontos que, previa valoracién, deben ser considerarfos de conservacién total Para ofectas de valoracién de documentos de esia naturaleza, debe tonerse en cuenta que los archives de Derechos Humanos corresponden a informacién que en sentido amplio, dan cuenta, relacionan o se refieren a los Derechos Humanos y al DIH, segiin los subsistamas del Sistema Nacional de Derechos Humanos y DIH, incluidas las acciones de garantias de los dorechos econémicos, sociales, culturales y ambientates; civiles y politicos; imernacional humanitarin y conflicto armado; |usticia; iguaidad, no discriminacién; ciudadania, cultura y edueacion on derechos humanns y paz. |Conservacién de documentos piblicos. En materia de conservacién y preservacién de documentos ¢ informacion, las cntidades obligadas que tengan en posesidn, bajo su control o custodia documentos relativas a las Derechos Humanos y el Derecho intlemacional Humanilario, veriticardn el cumplimienta de los requisilos establecidos on ol articulo 18 Acuerdo 004 det 21 de abril de 2014, lo reglamentado en la Ley 594 de 2000 en el Titulo XI y la legistacién complementaria que se expida sobre la materia, gamntizando su acceso, integridad, autenticitad, veracidad, inalterabilidad, entre otras Los archives centrales @ intermedias de las unidades policiales deberan cumplir a cabalidad con las actividades deseritas en el presente manual para garantizar la consonacién de Ins acervas documentaies relacionados y concemientes a los archivos de Derechos Humanos y Gorecho Intemacional Humanitario. Articulo 62. Medidas de acceso a los archivos y documentos pul rolativos alos Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario. Acceso a fa informacién. Las entidades plblicas que tengan en sus archivos documentos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario publicarin en su pagina web, an un vinculo de facil acceso a los ciudadanos y en un lenguajo de ficil compronsién, las dependencias con competencias o funciones en materia de Derechos Humanas y Derechos Internacional Humanitario, las series y subseries relacionadas con Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con !a normativa vigente. Para tal efecto deberdn claborar el indice de informacién clasificada y resorvada que trata el articulo 20° de la Ley 1712 do 2014, sin perjuicio do lo ordenado en el Ultimo incise del articulo 21° dela Lay 1712 de 2014, La informacion rolativa a los Derechos Humanes y el Derecho Intemacional Humanitario que puoda considerarse como informacin clasificada o reservada deberd aljustarse a los criterios de acceso y prateccién de ta informacian, | establecidas en las normas y demas disposiciones sobre la materia Articulo 63. Archives y dacumentos lectronicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitari y archives on soportes distintos al papal. | Gestién de documentos en cualquier soporte. Los documentos ¢ Informacidn producides o recibidos por las Entidades abligadias, deberan atender |Resolucion numero 0 6 2 0 8 da 2d ENE 2016; Per i cui 20 |adopta ¢! Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacionat’, hoja No. 40, | continuncian io establecido en la noraiividad vigente en la materia, particularmente el Decreto 2608 de 2012 on concordancia con Io dispueste en el articulo 4 de ta Ley 1712.de 2014 o normas que las modifiquen, adiciones o deroguon. Articula 64, Medidas complomontarias. Integridad de los fondos. En cumplimiento de los principios de procedencia y de orden original, asi mismo, para mantener la integridad, veracidad, autenticidad y fidelidad de los documentos de archivo, los archivos de Derechos Humanos y Derecho Intemacional Humanitario, deben contormarse con todas las documentos que integran cada expedionte o acreditan hechos especificas. En consocuencia, se debe conservar ta integridad de las sertes documentales, sin rellrar tipos documentales de los expedientes. De advertirsc que las expedientes o archivos de Derechos Humanes y Derecho intemacional Humanttario no cumpien con los anteriores requisilos, se procederd de inmediato a su reconstruccién, | Transferancias sccundarias Las entidades dal Estado obligadas que conserven @n sus archivos, documentos publicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitaria deberan realizar las transferencias de estas series al Archivo General de la Nacién o a tos Archivos Generales Territoriales, de contormidad con lo ordenado en ol Decreto 1518 de 2013, una vez cumplida su | tiempo de retencidn en e! Archivo Gentral de la respectiva Entidad. |&I Archivo General de la Policia Nacional, proyoctard ta elaboracién del cronograma de lansferencias secundarias y sera el responsable directo de la ‘conservacién de la memoria histOrica de la Policia Nacional. Articulo 65. Normatividad aplicada. Para el desarrolio del presente capitulo se ‘tomé como referencia ta siguiente normativa, Acuerdo 004 del 21 de abril de 2014 "Por la cual se reglamenta la administracién integral, control, conservacién, posesion, cusiodia y aseguramianto de los documentos publicos relatives a las derechos humangs y el derecho intemacional humanitario que se conservan @n archivos de las entidades del estado" CAPITULO IX TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES | Arficulo 66. Definicion, La Translerencia Documenial es ol proceso mediante ol cual son trasiadadas las series y subseries documentales que de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Relencién Documental -TRD- han cumplide su tiempo de permanoncia (Period de Relencién) en cl respective Archivo de | Gestion o en el Archive Central 9 Intermedia. Ajticule 67. Transferencia primaria, Es el proceso mediante ef cual las series y Subserias dacumentales que de acuerdo con los criterios establecidos en la Tabla de Retencién Documental -THO- han cumplida su tiempo de permanencia (Periodo de Aotoncién), son tastadadas del Archivo de Gestion de las | dependencias al Archivo Central o intermedio de la unidad.Resolucién numero g 0 208 dei 2S ENF 2DGPor ia cual se | adopta el Manual Unico do Gestion Documental para ia Policia Nacional’, hoja No. 41, continuacién. | Articule 68. Proparacién fisica do la documentacin. Limpieza de la documentacion. Depuracion de ta informacion, Eliminacion de! material metalico, Identificacién del material atectade por blodetoriaro. Rovisi6n y foliacion Unidades de conservaciin y realmacenamiento. Diligenciamiento del Formato Unica de Inventaria Dacumentai, Articula 69. Pasos metodalégicos. para efectuar la transferencia primaria. » Tenga en cuenta ta fecha programada en e| cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por el Grupo de Gestién Documental de la unidad. El cronograma de transferencias debe ser acorde a la estructura organica de la unidad. + Siguiendo [a metodologia y recomendaciones qua haga la unidad de archivo de la entldad o quien haga sus veces, y con e tiempo oportuna para dar cumplimienta al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo on cuenta lo establecide en la Tabla de Retencién Documnonial » Seleccione los expedientes de las series y subserios documentalos quo segun la TAD deben transtarirse. > Eloctie el proceso de seleccién nalural, Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones perlédicas {revistas, folletos, periédicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales so encueniren en el expediente, fotacopia de leyes y dacratas, cuando no formen parte integral del expediente. > Ordenacién de tipos documentales, Los documentos se van colocanda uno atris del oro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el Giltimo docurnenta recibido sea el ullimo que contenga la carpeta } Tenga en cuenta qué en cada carpeta debe incorpararse un volumen adecuada de falios. » Ordene ios expedientes por afos y secuencialmente sigulendo el codigo y la eronologia on farma ascendente. > Cuando tenga an orden las earpetas, proceda a enumerarias de (1) hasta (n), sagun la canticad que vaya a transferir. » Registre ios datos completos, en el Formata Unico de Inventario Documental, teniendo cn cuenta que si un expediento esié Gonlormada por varias carpatas. en la columna “nimera dé orden” consignara solamente el numero que corresponda consecutivamente y en la columna abservaciones, indicara cuantas carpetas conforman el expediente, > Imprima en criginal y copia el Formato Unico de Inventario Documental y remita con comunicacién oficial a la unidad de archivo junto con la documentacion relacionada + Realice su transfeencia en la fecha progmmada on cl cronograma de transferencias. > Recuerde que todo ingreso de documentos al Archivo Central se hara ofteral mediante a entroga fisiea de la documontacion y su registra on el Farmato Unico de Inventario Documental regulado en e! Acuerdo 042 do 2002 Emanado del ‘Archivo General de la Nacién + Una vez realizado al colejo de fa transteroncin documenta, cl funcionario de ta unidad de Archivo. informara al responsable de la transtorancia si la documentacién esta debidamente arganizada; on el caso de que no cumpia con los parimetros ol archivo de gestién contard can 5 dias habile-s para realizar ta modiicacién conlorme a las observaciones realizadas por ol Jote GastionResolucion numera 0 6268 del 25-ENE 204 ‘or la cual Se] adopta el Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hola No, 42, continuacion, Documental Arficula 70. Transferencia secundaria. Es el proceso mediante el cual son trasiadadas del Archivo Cantral al Archivo Histérico las series y subseries| documentales que de acuerdo con los criterios astablecidos en la Tabla de | Retencidn Documental -TRD- han cumplide su tiempo de permanencia o periodo de retencién, de acuerdo a la valoracién e importancia que tenga cada uno do los documentas como patrimonio histérico de la institucién | | Articule 71. Motodologia para realizar las transferencias secundarias. Do gonformidad con el Decreto 1080 del 2015 "Por medio del cual se expide el Decrata Unico Reglamentario de! Sector Cultura’, que tiene por objeto establecer fas regias | y principios generales que regulan las transferencias secundanas de documentos de archivo de las entidades del Estado al Archivo General de la Nacidn y que aplican tanto para las transferencias de documentos de archivo registrados en papel y olros Medios andlogos, como para los documentos elecrénicos, Independientamente det medio tecnoldgica de almacenamiento utilizado, Las Direcciones, Oficinas Asosoras, Regiones, Metropolitanas, Departamentes de Policia y Escuela de formacién Policial, estan en ta obligacién de realizar transferencias secundarias camo minimo cada diez (10) ahos al Archivo General de la Polisia Nacional, de tos documentas de valor histérico, cientifico, cultural y de inlores institucional (conservaciin permanente), que existen en sus Archivos entrales. | En tal sentido, la Policia Nacional adopte los lineamiontos generales para realizar |las transferencias de documentos de conservacion permanente de los archivos eentrales al Archivo General, confarme tos parimetros dispuostos on ol Decreto 1080 del 26/05/2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario | dal Sector Cultura" Lincamiontos genoralas. Para la tansferoncia secundaria de los documentos de archivo declarados de conservacién permanente al Archivo General de la Nacion samo a los archivos generates territoriales (Archivo General de la Policia Nacional), daberdn sequitse los: siguientes lineamientos: | 1. Las transferencias de documentos de conservacidn total o permanente se haran como minimo cada diez (10) anos; podra establecerse una periodicidad menor previo acuerdo onire las unidades y e| Archive General de la Policia Nacional. 2. El Archivo General debera presentar un cronograma de transferencias documentales de acuerda con los procedimientos y requlaciones establecidas por el Archivo General de la Nacion, '8tnico detallando los procesos técnicos de valoracian y seleccion aplicados a 3, Las unidades que transfieran los documentos deberan entregar un informe | los documentas a transterir. 4. Los documentos euya transferensin se vaya a llevar a cabo, deberén cumplir ‘con criterios de organizacion archivistica, siguiendo cl principio de procedencia, arden original, descripcién e integridad de jos fondos. En todo| RosoWweién nimoro 002 08 —_ del 75 FE 9978, “For ta cual so adopta el Manual Unica do Gaston Documental pam ta Policia Nacional", hoja No. 43, continuacion, caso, las transferencias se deben llevar a cabo con estricta aplicacién de las tablas de retencién decumental por series documentales, y deben incluir tanto las expediientes fisicos, como electrénicas e hibrides, §. La transferencia de documentos debe ine! General, de las sigulentes elementos: igqualmente la entrega al Archive a) Un Inventario fisico y en medio elsctrénico de las series documentales y de los expedientes a transtarir. b) La base de datos con la descripcién de les documentos a trasterir, la cual debera cumplir. Con la Norma intermacional para la Deseripcidn Archivistica (SAD) ©) Copia de los madios técnicos (Digitales, épticos, microfilme, ete), cuanda este procedimienta se haya establecido en la respectiva THD o TVD: dichos medios daberan tener una descripcién de su contenido, El Archivo General de la Nacidn reglamentara los aspectos técnicas correspondientes a este literal 6. La documentacién solo podrd ser tanslerida ¢ Incorporara al acervo documenta! del Archivo General cuando se cumplan las ctapas de valoracién, seleccion y organizacién archivistica, 7. Come constancia do Ia Iransferencia se levantard un acta firmada por tas unidades intervinientes y se adjuntara el inventario detallado, de conformidad con lineamientos establecides por el Archivo General de la Policia Nacional de acuerdo con las normas expedidas por el Archivo General de la Nacién, Es necesarlo tomar en consideracién otros criterios que no dependen tanto do las caracteristicas intemas de los documentos ni de la unidad que las produjo, sino de cirounstancias extemas como las de orden pilblico, conllicia armado interno, violasién a los derechos humanos, delilos de lesa humanidad, inestabilldad politica, querras civiles, entre olros, conduce a la posibilidad de canservar totalmente la dacumentacién producida que contenga este tipo de informacisn sin aplicar procesas de sele n'y menos de eliminacién Para tal fin, es necesario identificar las series y subseries documentales que han cumplido su tiempo de permanancia o periodo de retencién y que por sus valores: hislérieo, cientifica, cultural, BD.HH y DIH (Capitulo Documentos Publicas Relalivos a los Derechos Humanos y el Derecho Intemacional Humanitario), ‘tengan relevancia para fa Institucién, aplicando criterios de valaracion y soleccian, los cuales tratan del conocimiento de la misién institucional que cumple o cumplié la Unidad dentro de la Policia Nacional y de las parlicularidades de la produccién documental generada en cada una de sus unidades; para ello es importante sbtener la suficiente informacién sobre cl patrimonio histérica institucional, procesos archivistices y las narmas quo requlan fa documentacion. | El ciclo vital. El ciclo vital de Jos documentos con respecto a su funcionamiento, su frecuencia y las normas que fegulan la produccién, hacen qué cuente con criterios que permitiran determinar si un documento estA en su fase activa o inactiva, la segunda haciendo referencia a documentos que pueden tener o no valores secundarios¥ OF ey 5 Resolucién niimero, 06208 da 7 ENE f. “Por ta cual sa adopta el Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 44, continuaciin, Asi mismo, @n la valoracién por caracteristicas intemas de cada asunlo o sere documental, se deberd tener @n cuenla la importancia que representa la jinformacién contenida, tanto para la unidad como para la Institucién y la Naclon; informacin que den cuenta del origen y desarrollo de las unidades, y si estos informan sobre las politicas, planes y programas Documentos a elegir + Documentos que permitan medir ta eficacia o espacio de las actuaciones de la institueion. * Documentos que informen cémo funciona e! arganismo (poder, autoridad, pensamniento,) + Informacién significaliva sobre personas, instifuciones, —minorias, acontecimientos. * Documentos que contienen informacién sobre funcionarios que Impactaron la ins cide, * Documentos que suscriban las necesidades de andlisis cuantitativo o estadistico. + Documentos que hayan superada la antigiedad establecida por las leyes para Ser del patrimania historica * Documentos que aporten informacién de personas que han tenido un papel importante dentro de la institucion, La seleccién debe basarse en el conccimiento prociso de la conformacidn de cada unidad documental, asi como de las caracteristicas que la diferencian de otras unidades dacumentales dé su misma serie y de la Informacion que comparte con otras series, Entrega y/o Transferencia y Recibo de Documentos y Archivos Eleatrénices. Articulo 2.8.7-5.1. Direciricos para la entrega yfo wansforencias y recibo de informacién, documentos y archivos electrénicos. Pam la entrega y/o transierencia ¥ tecibo de informacién, documentos y archivos electrénicos 0 almacenados en medios magnéticos, dispositives electrénices, unidades én estado sélido o cualquier otro dispositivo similar, se deberdn sequir las sigulantes instrucciones: a. Determinar el estado de conservacién de las unidades de almacenamiento. b. Detetminar al volumen de los documentas en informacién (en GB o TB) ¢, Organizar la informacién electrénica siquiendo una estructura de archivos que facilite su transterencia, consulla y administracian. d. identificar exteriormente las unidades eon el nambre de ta informacion, las fechas extremas y las caracteristicas del formato, para facilitar su lectura a interpretacion. (Decreto 29 de 2015, aiticulo 25) Modios electranicos con decumentes digitalizades. Medias electranicos que contienen documentos digitalizados se entregaran mediante Inventarlo, debidamente identificados exteriormente y siguiendo lo sefalado en articulo anterior, (Decreto 29 de 2018, articula 27)recoraer rama —— 00-208 — 5 25-pero—e e adopta ol Manual Unica de Gestién Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 45, continuacién Kriculo 72. Pasos para realizar la Transferencia Secundaria, El jele de Gostién Documental deberd realizar un diagndstico para evaluar los fondos documantales de la unidad que serén objeto do transferencia, donde se evidencien Ios documentos que gozan de valores cleniffica, cullural, juridico histdrico, por otra parte se deboran tener en cuenta los pardmetros dados en el capitulo Vil “Documentos Publicas smiatives a jas Derechos Humanos y ef Derecho fntemaciona! Humanitario” del presente Manual, lo anterior leniendo en cuenta que para la identificacién de los fondos documentales, se deberd observar los siguiente criterias de valoracién; Valor cientifica: cualidad de los documentos que registran infarmacién relacionada con la creacidn de conocimiento en cualquier area del saber. Valor cultural: cuatidad del documento que, por su contenido, testimonio, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, habites, valores, modos de vida a desarrolios econdmicos, sociales, politicos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y ctiles para ol congeimignta de su Identidad. Vator histérico: cualidad airibuida 2 aquellos documentos quo deben canservarse permanentemente par ser fuentes primarias de informacion, ttiles para la recenstrucciin de la memoria de una comunidad, Vator juridico © fegal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho comtin y que sirven de testimonia ante la lay. Vator permanente 0 secundario: cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancla histérica, cientifica y cultural, deben conservarse en un archivo. 1. Dispositivos: actos administrativos generados por la entidad que llevan impitcita una orden, una determinacién o decisién, una regulaclén o nonmalizacién de procesos 0 actividades; estas documentos permiten conacer las disposiciones, politicas y directrices inlarnas do cada enlidad. ejemplo: Leyes, los Decratos, Resoluciones, Acuerdos, Actas, Directivas, Circulares, los Estatutos, Instructivas, Ordenes, Paligramas, entra otros, 2. Actividades: documentos sobre actividades realizadas en cumplimienta de funciones administralivas. Informes de Gestiin, informes de Actividades, Proyectos, Convenios, Contatas, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles & Inmuebles, Inventarios Documentales, planes de marcha, inventarios. de equips, informes de novedades entre otros, edificacién e instalaciones adquiridas por la Institucidn, planos, (es posible que algunos de estes documentos sean voluminosos y por I {ante requicran seleccionarse documentos que gocen de los valores antes enunciados, para realizar el procedimiento de dispasicién final) 3. Misignales: documentos generados en labores misionales tales como Estudios Técnicos, Conceptos, Manuales Técnicos, reglamentos, directivas, Instructives, orden de servicio, orden del dia, entre otros. 4. Se deben cansiderar algunos casos trascendentales como aquellos donde se avidencien cireunstancias de orden piblico, nestabiidad politica, guorras giviles, violencia, violacitn de derechos humanos, delitos de lesa humanidad, ly de victimas, asesinatos de personalidades, alaques gueniileros, entre otros {con el fin de construlr la memoria historica).[Resolucién nimero, 60 2 Q 8 del 75 ENE i G. “Por ta cual se |adopta el Manual Unico de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 46, continuaciin, S. Relacionar la clase de Soportes en la que esla contenida esa Informacién, Ejemplo; (CD, Cintas de video, Planos, fotografias, entre otras) 6. Los Documentos sobre los cuales exista reserva legal, las 0 resirigciones de acceso, solo pourd llevarse a cabo la transferencia una vez cesacio la reserva legal o la ontidad a la. que pertenecen los dacumentos, levante dicha reserva y aulories la consulta al pulblico, observando los siguientes pardmetros: a) El Arca de Archivo General enviar el Equipo Interdisciplinario competente de valorar y evaluar el volumen, ta clasificacién de la informacion, las condiciones de conservacién y la calidad de los documentos a transterir, emitienda las recomendaciones del caso. b) Se tengra on cuenta que las unidarlos comprometidas, una vez realizada la valoracién por parte del Equipo Interdisciplinaria, deberan garantizar la organizacién de les acervos documentales identificades, cumplimiento con los parametros establecidos en el Capitulo “Organizacion de Archives” del presente manual. De otra parto, a informaciin que presente datarioro hlaldgico, deberd cumplir con fas actividades descritas en el Capitulo "Conservacién Preventiva y Uso de Termohigrémetros”, del presente manual ©) Embalaje y condiciones de trastado de las documentos: se tendra en cuenta que los Comandantes de las unidades policiales compromelidas en las actividades de transterencias documentales deberan garantizar las medidas de seguridad necesarias para el trasiada de los acerves dacumentales, teniendo en cuenta las medias lagisticos y de transporte dispuestos por 1a unidad para la entrega de estos acervos documentales qd) Cumpiir con ef Cronograma do Transferencias Documentales establecidos y notilicado por parte dol Area Archiva General, fechas en las cuales las unidades deberdn efectuar las transterencias secundarias. Al momento de hacer la transferencia secundaria es necesario asegurarse que toda la dacumentacién este én buon estado de consemacién y limpia, que no presente deteriore bioldgico ni quimice que pueda poner en riesgo la eslabilidad de los dacumentos, En caso de tenor problemas de tipo bioldgico es nacesario aislar la documentacién y contactar a un restaurador que pueda encargarse de contraiar of problema y, si es necesario, restaurar aquella documentacin que lo requiera. Es indispensable implementar programas de limpieza tania de! espacio como de !a documentacién. Esta ultima siempre debera realizarse en seco y debe existir personal encargado unicamente de esta labor. Vale la pena recalcar que se requlere una buena capacitacidn sobre el tema para evitar dafios. } | La limpieza de espacios debe programarse periddicamente para el depésito (de acuerdo con las necesidades de| mismo) y para ia ostanteria (daben retirarse todas las cajas o libros y limpiar estante por estante) con al fin de evitar io acumulacion de polvo y suciedad. La limpieza de cajas debe hacerse gn seco, una por una con aspiradore (por el exterior). Para desarrallar este tipo de Programas, resullard necesario contar con ef apoyo de un restaurador que haga una inducci6n al personal encargado.[Resolucian numero. 6820 8 del 5 EK “Por la cual se | adopta el Manual Unico de Gestion Documental para SEER hoja No. 47, | conlinuacién, CAPITULO X DDISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS Articulo 73. Definicién. Es la decision resultante de fa valoracién en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las Tablas de Retencién yio Tablas de Valoracién Documental, can miras a la canservacién total, eliminacion, seleccién y /o reproduccién (que garantice la logalidad y perdurabilidad de la informacién), | articulo 74. Eliminacién decumontal, Actividad resullante de la disposieién tinal | sefialada en las tablas de retencién documental (TRD) o de valoracién documental (TVD), para aquellos documentos que han perdida sus valores primarios y secundarics, sin perjulcio de conservar su informacién en otros sopories > Critorios para la eliminacion. La decisién de eliminar documentos, es fesponsabllidad del Comité de Gestién Documental de cada unidad. Un principio fundamental que debe chservarse es aquel segin el cual los documentos que deban oliminarse, corresponderan a los sefalados en la Tabla de Retencién Documental o en los asuntos de las Tablas de Valoracién Documental. Ninguna serie documental puede sar desiuida sin estar previamenie rogistrada en la correspondionte tabia de rotencién. La eliminacion debord realizarse atendisndo lo estipulado al respecio, > Procedimiento para la climinacian de documentos. Una vez cumplido los limpos de retencién, establecidos en las TAD (Tablas do Rotencion Decumental) y los principios anteriormente mencionados, el Jefe de Gestion Dacumental o el Responsable de Archivo, deberd presantar los respectivos formatos de eliminacién debidamente diligenciados, y se clabarard acta de eliminacién suscrita por el presidente e integrantes del Comilé de Gestion Documental en cada una de las Direcciones, Oficinas Asesaras, Comandantes de Regién, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas de Policia, Se tendrd en cuenta que los productores de ia informacion padran asistir a reunién de Comité de Gestian Documental, donde padran objetar la eliminacién de dicha informacién correspondiente a las dependenclas que Integran la unidad Policial, | evidenclando el motive por el cual, no sé puede realizar la éliminacin, Dejanda constancia en la respectiva acta de| Comilé de Gestion Documental. Los formatos de ellminacién quedaran agjuntos al acta de eliminacién, dejando registro fotagrdfico de la respectiva eliminacién documental, La ellminacion se realizaré mediante el procedimiento de picade. Con relacién a los residuos se dabera coordinar con el Responsable del Programa de Gestion Amblantal de la unidad el cual dispondra e! manojo da los rasiduas. Articulo 75. Microfilmacién. Técnica que permite, fotografiar decumentos y obtener pequefias imagenes en pelicula. Es de aclarar que este procedimlenta se desarollar para aquellos documentos de valor hislérica, sientifico, cultural, | contable, técnico, administrative yo juridico de la Institucion; esta actividad sera| esalicion nimaro ——0-O-2-O g ei_75 ENE 20th For ta cual ee | adopta et Manual Unica de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 48, ontinuacion. |ifevada @ wabo por el Area de Archive Gencral de la Policia Nacional © por unidades que por el nivel de confidencialidad de la Informacién fo requieran y esién en [a capacidad técnica y econdmica para hacerlo, tomanda las medidas adecuadas para garantizar as! la conservacion de la informacion a mancra de consulta. La microgratia de documentos con valor legal solo pueds operarse dentro det marco de las condiciones exigidas par fa ley © reglamentacién vigente, si se pretende que el soporte microfilmado sonserve el mismo valor que el documento original. Las operaciones relalivas a Ia microgratia, (lotografiado, revelado, productos, utilzados, veriticacian de las peliculas) deben samelerse a un control de calidad basada en las normas reconocidas (por ejemplo, ISO/AIIM), tanto respecto del valor legal como de la conservacién permanente. La calidad del entoma constituye un factor que no debe desculdarse en ol funcionamiento de un centro de micrografia (limpieza do focal, iluminacién apropiada, medidas de seguridad en el uso de clertos productos, tranquilidad, confitencialidad de ciertas documentos). También es conveniente adoptar medidas de seguridad completa y rigurasa en cuanto a la consarvacién de coplas orlginales de los filmes producidos. La aplicacion y cantrol de estas medidas depende de los responsables de la micragrafia, Entre las medidas qué se recomiendan, cabe mencionar la diseminacién de los documentos, su depésito en el interior dé una bodega a prueba de desastres naturales o accidentes y, mejor alin, su conservacién en un cdificio ubicado en otro lugar. El acceso a los filmes deba sor objelo de un control permanente y estricto, Paragrafo. El procedimiento de microfilmacién sera realizado por el Area de Archivo General y serd aplicado a aquellos documentos de cardcter hist6rico 0 quo posean valores secundarios. En aquellos casos de unidades policiales que pasean estos equipos, se deberd proveer las modidas de conservacion adecuadas pan asta informacion, garantizando asi la conservaci6n de la Informacién a manera de consulta. Criterios para la microfilmacién. » Parte de archivos organizades, ya que la microfiimacién come cualquiera otra tecnologia, no es la Solucién para el desorden de documentos. De no hacerse previamente dicho trabajo archivistico, simplemente so rasladarian los problemas gocumentales a un nuevo saporte. » Atender lo dispuesto on ta legisiacién sobre ta utilizacién de microfilm, en especial lo previsto en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, la Ley 80 de 1989 asi camo las normas técnicas NTC 3723 y 4080. > Fijar claramente los objetivos que se pretenden con la implantacién de esta tecnologia, » Realizar una correcta preparacién da dooumentas que elimine arrugas, dableces, manchas, y retire ganchas y otros elementos de las papeles. + Planear el contenido de todas y cada una de las mieroformas utilizadas, de tal manera que de una a otra se den cortes ldgicas, tales como fin de un expedienta 0 unidad de almacenamisnio, + Escoger el sistema de indizacién que se va a utlizar a fin de garantizar una pronia y oportuna localizacién de la informacién.. Fascha vimana, 6208 el adopta el Manual Unico de Gestién Documental para la Polltia | continuacién. “Por la cual 6@ [dionat’, hoja No. 49, * Ulilizar mierafarmas, tipos de camaras, reduccion y formato de fimacion de acuerdo con el tamafo, color y estado de conservacién del documento a microfilmar. » Usar peliculas de buena calidad y adquiririas con fechas de vencimiento no menores a un afio, Almacenarlas, previo a su actualizacién, en condiciones de humedad y temperatura no superiores a 50 % HA y 21°C respectivamente. > Mantener el equipo en buen estado mediante el programa de visitas preventivas himensuales y correetivas cuando sea necesario, » Instalar los equipos on lugares secos, alejados de vibracién y con estabilizadores de corrientes. Las cimaras planelarias —raquieren adicionalmente de penumbra » Adiestrar dehidamenta a los oporarios sobre los conceptos basicos de la tecnologia y sobre la operacion del equipo » Realizar un control de calidad minucioso teniendo en cuenta fas pardmetros ostablecidos por las normas técnicas intemacionales, en especial las ISO, ANSI, NMA, elc,, y las normas técnicas nacionales expedidas por el [CONTEC » Almacenar las peliculas originales o master en condicianes ambientales controiadas, a fin de garantizar su permanencia; HR 35% con tolerancia del 5%, Temperatura 17°C con tolerancia de 2*C » Utliizar los microfilmas originales @ master Gnicamente para obtener copias en pelicula y no para hacer consullas o copias en papel. » Evitar la utillzacién de carretes © cajas matalicas para el almacenamiento definitive de micrafilmes. » Disponer de equipos tectares que posean sistemas de magnificacién acordes con las reducciones utilizadas en el mamenta de microfilmar. } Disponer, en lo posible, de bases de datos con la informacién referencia ae tos dogumentos, que facllten su bisqueda. Vontajas de la microfilmacién, la) Aspectes técnicos + Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado, las micrafilmos pueden durar 100 afios 0 més sin que se allere su composicién fisica y quimica. > Tecnologia gstable: La evolucién de esta tecnologia ha sido estable en los uiltimos 30 aftos, olorgandale seguridad y permanencia, > Versatilidad: Puede manojar diferentes tipos de documentacién eon ‘excelente calidad de reproduccién. b) Aspectos legales » Los Decretos Ley 2527 de 1950 y 3354 de 1954 establecen los parametros y procedimientos que se daben tener en cuenta para que un microfilm se constituya camo medio valido para transterir documentactin, incluso cusndo se descarian los papeles. Desventajas de |a microfilmacién, Se presentan en aspactos tecnicos, como: » Imposibilidad de mejorar la imagen por su caracter fotografies, el microfilm no puede mejorar la lagibilldad de la Informacin que tiene problemas en soporte papeles. > Lehtitud en la busqueda: Aun partiends de decumentacién organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperacién de un decumento microfiimado puede ser hasta 100 veces mas lenta que en los sistemas informaticos,Resaluaian nomena 0 070 8 del — 29 Fe TOG “Por la cual se adopta el Manuat Unica de Gestion Documental para ta Policia’ Nacionar’, hoja No, 50, | pontinuacion, > Consulla dnica; Un microfilme solo puede ser consultada por un usuario a la voz, Articulo 76. Seleccién. Actividad de la disposicién final sefialada en las Tablas de Retenci6n @ de Valoracién Documental y realizada en el Archivo Central, con el fin de escoger una muestra de documentos de cardcter representativo, para su eenservacion permanente. los para la soleccién. > La soleccién puede aplicarse a documentacién que ha perdido su vigencia > La seleccién debe aplicarse a series dacumentales voluminosas y ouyo contenido Informative se repite © so encuentra registrado en otras series, » La seleccidn se aplica a series documentales cuyo valor informative no amerita su conservacidn total. * Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe Seleccionarse a través de muestreo. Técnicas y eriterios para la seleccin. El muestreo. E/ muestreo es una herramienta matemética que tiene su origen en las ciencias: naturales, y sirve para estudiar grandes vollimenes de datos a partir dé una poquena traacien de estos. La archivistica recurre al muestreo ante la imposibilidad y/o inconweniencia de guardar todos los documentos producidos por una Instituoién, Este instrumento permite preservar una muestra reprosentativa de la pablacién de documentos, como forma de reflejar las funciones y actividades que en ellos se registran, La finalidad no @s averiguar algo sobre la poblacién en cuestidn, sino extracr individuos © unidades que serdn preservadas en funcidn de la informacian en ellos eontenida, como testimenio para luego eliminar el resto. Respecto a las técnicas de seleccién de registros, Hull (1981), habla de cuatro opciones, dos de ellas de tipo cualitative, las otras dos de tipo cuantitativo. Tipo cualitative: > Toma de ojemplares al azar; > Muestreo selectivo 0 cualitativa con arreglo a una pauta determinada dando un | valor especial a ciertas sories con fines de investigaciin, Se le atribuye ser Paco objetiva y proporcionar una vision sesgada o tergiversada de la seri Tipo cuantitativo: + Muestroa sistemdtica que tlene como guia la cronologia, es decir, uardar clertos afios, eliminar alros, canservar ta produccién de una serle correspondiente al primer semestre, eliminar la produccién correspondiente al | segundo, } » Muestreo aleatorio, Toda unidad tine igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadlislica. ‘Camo principio general, la muestra debe ser aplicada a documentacién de earacteristicas homogéneas por esta razén Ia poblacion sobre la cual se tamara la muosira os la serie o la subserie documental, Otra caracterislica que debeResoiueion numero, del 29) ENE 2 iB adopta el Manual (inico de Gostién Documental para la Politia National’, hoja No. St, continuacion, acompafar a esia poblacién es la voluminosidad, as decir, ia gran producein de las serles o subseries que se desean seleccionar. EJ muestres es un mélodo eminentemantc ostadistico y provee resultados cuantitalivos. El muestreo debe ser motivo de analisis para la administracian, por esta razén debe contemplarse camo tema de imponancia en el Comité de Archivo de las entidades. Articulo 77. Digitalizacion. Técnica que permite la repraduccion de informacién que so encuentra de manera analdgica (papel, video, sonido, cine, microfilm y otros), que solo puede ser Jeida o interpretada por computador. Gritarios de Ia digitalizacién. + La digilalizacién de documentas en soporte papel, de archivos de gestion y centrales, se debe hacer para agilizar su busqueda en casos de cansulla permanente, remota 6 por varios usuarios a la vez, En caso de les documentos y archivos histérieos so debo utilizar para majorar la leqibllidad y faciltar el acceso remoto, pero sin destruir la documentacidn original: » El manejo de documentos electrdnicos debe incluir procedimientos de migracisn, copias de seguridad o backups, transterencia a formatos analégicos camo él microfilm © él papel, que pormita asegurar la permanencia de la informacion accesible, en especial aquella qua por su valor testimonial asi lo requiera, por lo cual las series de documentos digitales también deben sor contompladas en las Tablas de Retencién Documental » Alaplicar sistemas compulacionales se debe ser consciente de los problemas de la absolescencia tecnalégica y archivistas. 0 ingenieros de sistemas dehen trabajar én equipe, para crear estralegias y procedimientos que eviten la pardida de la informacion, » Estudiar la posibilidad de creacién de centros de almacenamionto de informacién digital que la mantengan actualizada y accesible 0 que los archivos centrales e histéricos cumplan esta funcién, tal como sucede con los documentos én papel + Presionar a las fabricantes como lo han planteado muchos técnicos y especialistas para quo se creen estindares que sviten la répida obsolescencia de jos madios, programas y equipos, Vontajas de la di italizacion. Se presentan en aspectos técnicos, como: } Velocidad y facilidad de consulta. } Distribucion en red, » Capacidad de mejorar imagenes de documentos en mal estado. » Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de decumentacién. » Consulta de una misma informacion por varios usuarios a la voz. Desventajas de digi camo: lizacién. Se presentan on aspectos técnicos y legales, a) Aspectos Técnicos > Canservacién: Los medios de almacenamiento digitales no han side disefiados con miras a une larga permanencia } Requieren personal allamente calificada para adelantar procesos do digitalizacion exitosas. » Vertiginosa obsolescencia tecnalagicaFesolucion riimat £0 8 adupta el Manual Unica de Gestion Documental para la Policia Nacional’, hoja No. 52, eontinuacién, |" Dapandancia tecnalégica: Les disenadores de programas no dan la posthiidad de cambiar elementos para mejorar al rendimianto. » Accesibilidad: El eambip en Ios formatas de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuenta con las mismas herramientas usadas al ingreso, b) Aspectos legales > Aun cuando 18 Ley 527 de 1999 0 la Ley de Gomercio Elecirinico y la Ley 594 de 2000 0 la Ley General de Archivo, establecen la utilizacién de nuevas tecnolagias en ei mangjo de fos documentes contables y las de las entidades de| Estado respectivamente, es impanante considerar que el Farato 1 del arlicula 18 de esta titima estable la obligaclén de garantizar la autenticidad, integridad y la inalterabllidad de ta informacién alll consignada, aspecios no del todo resusltos por la tecnologia Sistemas hibridos. Teniondo en cuenta las veniajas y desventajas de las dos tecnotogias, varias empresas han trabejade on sistemas hibrides que permiten obtener la seguridad del microfilme con la velocidad del servicio de la tecnologia digital. Por clo han diseniado equipos que puedan digitalizar material microfilmado y microflimar a parti de la inlormacién digtal, para asi mantener fa Informacién en dos soportes, Articulo 78. Conservacién total. En este proceso, la conservacion total se aplica @ aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que fo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y politicas de la enlidad productora, convirigndose en teslimonia de su actividad y trascendencia. Asi mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, uliliza y conserva para la investigacién, la ciencia y la cultura, Gontorme al Manual de organizacién de fondos acumulados, AGN, 2004. P.33- 34,, entre los criterios de valoracién 6s necesario tomar en consideracién otros criterios que no dependen tanto de las caracteristicas intemas de los decumentos ni de la entidad que Ios produjo, sino de circunstancias exlemas tales como el desarrolfo tecnolégico de ta época, que eventualmente puede determinar un mayor © un menor Volumen de produccién asi como la existencia de uno o varios spores de infonnaciin. Desde esta perspectiva, es evidente que la Gacumentacién producida en la primera mitad del siglo XX es sensiblemente menos voluminosa que la generada a partir de los anos 60. La anterior consideracién, unida a la pérdida de ta documentacién por clreunstancias de orden publico, inestabilidad politica, guerras civiles, y violencia durante |a primera mitad del siglo XX, conduce a la posibllidad de conservar totalmente |a documentacion producida en esta etapa sin aplicar procesos de seieccién y menos de eliminacin; se advierte que se aplicaré este criterio daspués de depurar dicha documeniacién, Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticon su conservacién permanente. Es el caso de microfiimes, bandas sonomas y videogrdficas, cintas magnéticas y otras mis. Las parlicularidades artislicas (miniaturas, emblemas grabados) o |as peculigridades paleogrélicas 0 moramente grdficas de un documento pueden realizar su valor de conservacién, En relacién con al soporte papel y tintas, hayResolucién niimora, 0 02 Q det 75 eu IH. "Par la cual se adopta él Manual Linico de Gestion Documental para la PolCa nal", hoja No. 53, | continuacion, que preferir para la conservacion aquellos que presenten mayor garanua y durabllidad. Articulo 79. Normatividad aplicada, Para el desarrollo de este capitulo se tamd como referencia fa siguianta normativa: Decretos Ley 2527 de 1950 “Por el cual se autariza él procedimiento de microfilm en Ios archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostaticas de ios documentos microfimados”, Decreto 3354 de 1864 “Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950" |establecen los pardmelros y procedimiontos que se deben tener en cuenta para | que un microfilm se constituya come madia valido para transferir documentacién, | incluso cuanda se descartan los papeles. Ley §27 de 1999 Comercio Electrinico "Por medio. de la cual se define y reglamanta el acceso y uso de lag mensajes de datos, del comarcia electrénico y de las firmas digitales, y se establecen las entidadas de certificacion y se dictan ofras disposiciones" Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" Guia para la implementacién de un Programa de Gestion Documental emanada por el Archivo General de la Nacién Manual de organizacion de fondos acumulados emanado par el Archivo General de la Nacion. CAPITULO XI CONDICIONES TECNICAS MINIMAS QUE DEBEN POSEER LAS INSTALACIONES DESTINADAS PARA ARCHIVOS: Articulo 80. Generalidades. La Policia Nacional en acatamiento a io previsto en el Articulo 61 del Reglamento General de Archivos, desarrollado por el Acuerdo No. 049 de 2000 emanado del Archive General do la Nacién, debe responder por la adecuada instalacion y custadia de sus archivos y por la apropiada prestacion de los servicios archivisticos, para !o cual adoptara las normas de carécter técnico relacionadas con edificios y locales destinados a archives asi como a los procedimientos de control y demas aspectos que garanticon su funcionalidad y ta conservacién de sus fondos dacumentales, cihéndose a las directrices tomadas de {a precitada norma Edificios de archive. Los cuificios y locales destinados como sedes de archives deberdn cumplir con tas condiciones de edificacién, almacenamiento, medio ambienle, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservacidn de los acervos doournentales. Articula 81. Condiciones. La edifieacién debe tener en cuonta los siguientes aspectos:25 ENE ante [Resolucién nimera, dal “Por la cual se | adopla 6! Manual Unico de Gestion Documental para la Poliela Nacional", hoja No. 54, continuacion, |a) Ubicacion » Caracteristicas de terreno sin riesqos de humodad subterrdnea o problemas de inundacian y que ofrezea establlidad. » Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y posible peligro por atenlados u abjetivos bélicas. » Prewer 6! espacio suficiente para albergar la dacumentacian acumulada y su natural incremento, bh) Aspectos estructurales > Si se utiliza estanteria de 2.20 metros de alto, ia resistencia de las placas y i808 deberd estar dimensionada para soportar una carga minima de 1200 Kilogramas por metro cuadrado, ciffa que se debe incrementar si se va a emplear estanteria compacta o de mayor tamano al senalado. » Los pisos, muros, techos y puentas deben estar construides con material ignitugos de alta resistencia mocanica y desgaste minimo a la abrasion y carrasidn. > Las pinturas utilizadas deberan igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener pl tiempo de secado necesario evitande el desprendimiento dé sustancias nocivas para la decumentacion. *) Gapacidad de Almacenamiento. Los depésitos se dimensionaran teniendo en cuenta: > La maninulacién, transporte y seguridad de la documentacion » La adeeuacion climatica a las normas establecidas para la conservacién del material documental. » El crecimiento documental de acuerdo con los parameiros archivisticos que sstablozcan los procesos de retencién y valoracion documental. d) Distripucion + Las areas destinadas para ta custodia de la documentacién deben center con los elementos de control y aisiamiento que garanticen la seguridad de tos acarvos. » Las zanas de trabajo archivistico, consulta y prestacién de servicios estardn fuera de tas de almacenamignto tanto por razones de seguridad como de regulacién y mantenimiento dp las condiciones ambientales en las areas do dopésito, » Las reas lécnicas tendrin relacién con los de depésites, tomando en cuenta el necesatio aislamiento que debe existir en cuanto a fa funcién desanollada, asi como las relaciones de éstas can las zonas de cuslodia, recepcién, organizacion y tratamiento de los documentos, e) Areas de depésito. El almacenamianto de la documentacién, deberd establecerse a partir de tas caragieristicas \écnicas de los sopories docuientales, considerando los sigulentes aspeotos: » Estanteria * Discfio acorde con las dimensiones de las unidades que contendré, evitando bordes o aristas que produzcan darios sabre los documentos.