SMJERNICE ZA RAD - EUROPE DIRECT INFORMACIJSKIH CENTARA

ZA UPORABU - Europe Direct Verzija: 18/04/2013

informacijskim centrima (EDIC)

1
 SMJERNICE za rad Europe Direct Informacijskih Centara (EDIC)

Sadržaj:

I. UVOD
I.1. O smjernicama
I.2. Dionici uključeni u upravljanje mrežom
I.2.1. Europe Direct Informacijski Centri
I.2.2. Sjedište Europske Komisije
I.2.3. Predstavništvo Europske Komisije
I.3. Generacija „2013-2017“ EDICa
I.3.1. Trajanje
I.3.2. Misija
I.3.3. Moduli
I.3.4. Paušal
I.3.5. Rad za ostale (Opća uprava Europske komisije )
I.3.6. Rad s ostalim institucijama EU-a
II UPRAVLJANJE EDIC OPERACIJAMA
II.1 Temeljni dokumenti
II.1.1. Odluka Komisije
II.1.2. Poziv za dostavu prijedloga
II.1.3. Okvirni ugovor o partnerstvu
II.1.4. Specifični godišnji ugovori
II.2 Godišnji plan djelovanja
II.2.1 Podnošenje godišnjeg plana djelovanja
II.2.2 Izrada godišnjeg plana djelovanja
II.2.3 Izrada procijenjenog proračuna
II.2.4 Evaluacija plana djelovanja
II.2.5 Odobravanje plana djelovanja i predfinanciranje
II.3 Provedba plana djelovanja
II.3.1. Postavljanje EDICa
II.3.2 Aktivnosti EDICa
II.3.3 Postavljanje financijskih postupaka
II.3.4 Izmjene i dopune sporazuma
II.4 Izvješćivanje i završno plaćanje
II.4.1. Zahtjev za isplatu preostalog iznosa
II.4.2. Završno izvješće o provedbi djelovanja
II.4.3. Vrednovanje konačnog izvješća
II.4.4. Utvrđivanje konačne potpore
II.4.5. Posjet na licu mjesta, provjera i revizija

2
 III KOORDINACIJA I USLUGE PODRŠKE
III.1. Informacije i komunikacija
III.2. Europe Direct Intranet
Sveobuhvatan "Priručnik za Europe Direct Intranet" dostupan je u Dodatku 6.
III.3.1. Seminari
III.3.2. Glavna godišnja sjednica
IV. PUBLIKACIJE I PROMOCIJA
IV.1. Publikacije
IV.2. Promocija na web stranici Europa
V. POLITIKA "NE KRIVA VRATA" - SURADNJA S DRUGIM MREŽAMA EU
V.1.Europe Direct izravne usluge
V.1.1. Europe Direct Kontakt centar
V.1.2. Europski Dokumentacijski centri
V.1.3. Team Europe
V.2. Ostale mreže EU

3
 Prilozi:

1. Popis kratica koje se koriste u smjernicama

2. Memorandum o razumijevanju i korištenju EDICa između EP i EK
3. Korištenje Europe Direct loga
4. Popis korisnih linkova na webu Europa
5. Pristup EU Knjižnici za povlaštene korisnike
6. Korisnički priručnik za Europe Direct Intranet
7. Zahtjev za isplatu preostalog iznosa

PRILOG 1: POPIS KRATICA KOJE SE KORISTE U UPUTAMA (Smjernicama)

AGM - GGS Annual General Meeting – Glavna godišnja sjednica

CoR - OR Committee of the Regions – Odbor regija
DG - OU Directorate-General – Opća uprava
DG COMM Directorate-General Communication – Opća uprava za komunikaciju
EC - EK European Commission – Europska Komisija
ED Europe Direct
EDC European Documentation Centre – Europski dokumentacijski centri
Europe Direct Information Centre – Europe Direct Informacijski
EDIC Centri
European Economic and Social Committee – Europski gospodarski i
EESC - EGSO socijalni odbor
EP European Parliament- Europski Parlament
EU European Union
FPA - OPS Framework Partnership Agreement – Okvirni partnerski sporazum
FR -FU Financial Regulation – Financijska Uredba
HS Host Structure = Partner ( Partner–Domaćin EDICa)
OP - UP Office of Publications – Ured za publikacije
Rules of Application of the Financial Regulation – Pravila za
RAP primjenu Financijske uredbe
REP EC Representation – Zastupanje
Specific Agreement = Specific grant agreement – Specifični Ugovor
SA za potporu
SLA Service-Level Agreement – Sporazum o razini pružanja usluge

4
I. UVOD

I.1. O ovim smjernicama

Ove Smjernice pojašnjavaju procedure za upravljanje Europe Direct informacijskim

centrima (EDIC) te daju korisne informacije u svakodnevnom radu. Smjernice se izmijenjuju i
dopunjuju po potrebi.
Smjernice su povezane s Odlukom Komisije C / 2012/4158 od 21 lipnja 2012.godine i
dokumentacijom vezanom uz njegovu provedbu.

I.2. Dionici uključeni u upravljanje mrežom

Europe Direct mreža obuhvaća:

 Europe Direct Informacijski Centri (EDIC) - aktivni u svih 27 (28) država članica.
Oni su jedan od glavnih alata Europske Unije u obavještavajnju europskih građana o
Europskoj Uniji te promicanju participativnog građanstva na lokalnoj i regionalnoj
razini;

 Europski Dokumentacijski Centri (EDC). Promiču obrazovanje i istraživanja o

europskim integracijama na sveučilišnoj razini;

 Team Europe – Profesionalni govornici EU-a (iz skupine Team Europe) na poziv
održavaju prezentacije, radionice ili rasprave (u školama, nevladinim organizacijama,
poduzećima i dr.). Članovi tima, specijalizirani su za različite teme vezane za EU.

I.2.1. EUROPE DIRECT INFORMACIJSKI CENTRI

Ovo je treća generacija EDICa. Ona broji oko 500 centara u 27 država članica.
Proširenjem 2013 godine, EDIC će se također otvoriti u Hrvatskoj.

I.2. 2. SJEDIŠTE EUROPSKE KOMISIJE

Jedinica COMM C/3 ("Građanski kontakt") dio je Uprave C ("građana") te pruža

strateško upravljanje i podršku za upravljanje EDIC, EDC i Team Europe u zemljama
članicama Europske unije.

Jedinica COMM C/3:

 pruža članovima mreže redovite informacijske i komunikacijske alate koje se odnose

na ključne političke inicijative razvoja EU;
 nudi mrežnu potporu za obuku kadrova te ih opskrbljuje potrebnim znanjima i
vještinama kako bi se osigurao doseg komunikacijskih aktivnosti na lokalnom i
regionalnom nivou;
 brine za transnacionalnu razmjenu pozitivnih iskustava i umrežavanje pripadnika
različitih zemalja;
 osigurava promicanje i strateški razvoj mreže na europskoj razini;
 upravlja Europe Direct Intranetom.

5
Uprava B („Representations“) / ("Predstavljanje"): podržava EDIC u ispunjavanju svojeg
mandata. Uprava B blisko surađuje s jedinica COMM C/3 u pitanjima koja se odnose na
upravljanje i poslovanje Europe Direct mreže.

I.2.3. Predstavništvo Europske Komisije

Glavni redoviti kontakt između EDICa i Europske komisije je mreža unutar

Predstavništva Europske Komisije.

Predstavništvo EK:

 pruža strateške smjernice godišnjem planu djelovanja EDICa, te im pruža pomoć s

pitanjima vezanim za bespovrata sredstva (grants);
 djeluje kao sučelje između DG COMM (Opća uprava za komunikaciju) i EDIC;
 usklađuje različite mreže EU-a, informira europske građane, unapređuje suradnju, jača
svijesti i vidljivost dostupnih mrežnih usluga;
 osposobljava zaposlenike EDIC mreže, jača njihove komunikacijske vještine, i
prilagođava ih specifičnom nacionalnom / regionalnom okruženju;
 upravlja bespovratnim sredstvima (grants), okvirnim i specifičnim sporazumina o
suradnji.

I. 3 Generacija „2013-2017“ - Europe Direct Informacijskih Centara (EDIC)

I.3.1. TRAJANJE

Sadašnja generacija traje 5 godina (od početka 2013. do kraja 2017. godine).

I.3.2. MISIJA

Mreža informacijskih centara Europe Direct, jedno je od glavnih sredstava Europske

unije (EU) za informiranje europskih građana i promicanje građanskog sudjelovanja na
lokalnoj i regionalnoj razini.

Opći je cilj učiniti informacije lako dostupnima za građane i dati građanima priliku da izraze i
razmijene stajališta o svim područjima djelovanja EU-a, a posebno onima koja utječu na
svakodnevni život ljudi.

Ti su centri mjesta za komunikaciju s javnošću za sve institucije EU-a i suradnje s drugim

aktivnim partnerima u informiranju. Oni dopunjuju i podupiru rad predstavništava Europske
komisije i informacijskih ureda Europskog parlamenta (EPIO) na lokalnoj i regionalnoj razini.
Mrežom informacijskih centara Europe Direct upravlja Komisija.
Informacijski centri Europe Direct uvećavaju komunikacijsku sposobnost EU-a osnaženom
sinergijom i koordinacijom s drugim mrežama EU-a za informiranje i pomoć, koje pokrivaju
određena područja.

Svrha centara je dvojaka:

 informiranje europskih građana na lokalnoj i regionalnoj razini. Informacijski centri

ključni su partner u konceptu „sve na jednom mjestu” kao prva točka kontakta između
Europske unije i građana jer pružaju informacije o EU-u i upućuju na specijalizirane
6
 izvore informacija i druge službe i mreže. Oni pružaju informacije, savjete, pomoć i
odgovore na pitanja o EU-u, osobito o pravima građana EU-a, prioritetima EU-a
(posebice o strategiji rasta „Europa 2020.”), zakonodavstvu, politikama, programima i
mogućnostima financiranja;

 promicanje građanskog sudjelovanja uporabom različitih sredstava priopćavanja

(internetskim stranicama, društvenim medijima, publikacijama itd.) i suradnjom sa
zainteresiranim stranama, širiteljima informacija i medijima na lokalnoj i regionalnoj
razini. Informacijski centri potiču rasprave organizirajući konferencije i događaje te
prenose povratne informacije građana EU-u.

I.3.3. MODULI

Moduli ove generacije odraz su iskustva prošlih generacija centara.

Glavne promjene modula mogu se sažeti kako slijedi:

 EDIC mogu birati između dva paketa (modula) osnovnih minimalnih usluga
 Osnovne obvezne usluge (Modul 1) moraju osigurati svi EDIC (npr. web stranica,
redovite povratne informacije i izvješćivanje, vrednovanje aktivnosti, sudjelovanje u
Godišnjoj glavnoj sjednici (AGM);
 Obavezan je najmanje jedan modul skupine II. i jedan od skupine III.;
 EDIC aktivnosti trebale bi se usredotočiti prvenstveno na prioritete EU-a, prilagođene
lokalnoj i regionalnoj javnosti;
 Promotivni materijal pripremljen od strane EDICa treba nadopunjavati postojećim
materijalima EK te prilagoditi lokalnim / regionalnim potrebama;
 Zahtjevi "lokalnih / regionalnih medijskih modula" bolje su definirani;
 Moduli vezani za "događanja" bolje odražavaju ono što EDIC čine;
 Modul "društvene mreže" - dodan;
 Modul "audio-vizualni materijal" proširen je novim alatima (e-knjige, igre);
 Zahtjevi za povratnim informacijama jasno su definirani.

I.3.4. PAUŠAL

Paušalni iznos za svaki modul je fiksan.

U skladu s Financijskom uredbom, ne smije se osvarivati dobit od primljenih bespovratnih
sredstava EU-a. Paušalni iznos je fiksan i općenito pokriva manje od 50% stvarnih troškova.

Za svaku pojedinu zemlju sustav modula i paušalni iznosi definirani su u „Pozivu za dostavu
prijedloga“ u „Planu djelovanja“, točka 4. (Dodatak I. Okvirnog ugovora o partnerstvu) a
mogu se revidirati ako je potrebno.

I.3.5. Rad za ostale (Opća uprava Europske komisije )

Ako Opća uprava (DG) Europske komisije želi koristiti usluge Europe Direct mreže u
većem obimu, može odabrat EDIC mrežu kao ključnog partnera za svoje komunikacijske
djelatnosti, te im uputiti ograničen poziv za suradnju, koristeći okvirne sporazume i modularni
sustav.

7
I.3.6. RAD S OSTALIM INSTITUCIJAMA EU-A

EDIC surađuje s drugim institucijama EU-a, a to su Europski parlament (EP), Odbor

regija i Europski gospodarski i socijalni odbor (EESC) kao ključnim partnerima za provedbu
komunikacijskih aktivnosti na regionalnoj i lokalnoj razini. EDIC-i jednom mjesečno
izvješćuju Predstavništvo Europske komisije i podupiru ga u njegovu komunikacijskom
djelovanju na regionalnoj i lokalnoj razini. Europska Komisija potpisala je „Memorandum o
razumijevanju“ o korištenju Europe Direct mreže s Europskim Parlamentom 3. srpnja 2012.
(Prilog 2)

II. UPRAVLJANJE EDIC OPERACIJAMA

II.1 Temeljni dokumenti

Temeljne aktivnosti EDICa definirane su sljedećim dokumentima:

• Odluka Komisije C (2012) 4158 od 21. lipnja 2012.

• Poziv za dostavu prijedloga
• Okvirni ugovor o partnerstvu za 2013-2017
• Specifični godišnji ugovori

II.1.1. Odluka Komisije

Odluka C / 2012/4158 od 21. lipnja 2012. je osnova za financiranje EDIC aktivnosti u

27 (28) zemalja članica.

Taj dokument utvrđuje temeljne akte, ciljeve i očekivane rezultate. On također uključuje i
podatke o paušalnom iznosu.
Engleska verzija:
http://ec.europa.eu/dgs/communication/pdf/grants/c-2012-4158_en.doc
Francuska verzija:
http://ec.europa.eu/dgs/communication/pdf/grants/c-2012-4158_fr.doc
Njemačka verzija:
http://ec.europa.eu/dgs/communication/pdf/grants/c-2012-4158_de.doc

II.1.2. POZIV ZA DOSTAVU PRIJEDLOGA

Poziv za podnošenje prijedloga pokrenut je u svim zemljama članicama Europske

Unije u skladu s pravilima utvrđenim u Odluci Komisije.
U dokumentu poziva navodi se minimalni i maksimalni iznos godišnje potpore, te objašnjava
sustav modula i paušal za svaki modul.
Upute i konzultacije o Dokumentima poziva mogu se dobiti na sva 23 službena jezika EU-a:
http://ec.europa.eu/dgs/communication/contracts-i-grants/grants/years/2012_en.htm

II.1.3 OKVIRNI UGOVOR O PARTNERSTVU

Ovaj sporazum definira okvir suradnje između Europske Komisije i strukturnih

partnera tijekom 2013-2017 te navodi njihove uloge i odgovornosti u provedbi njihove

8
suradnje. Sklapa se na razdoblje od najviše pet godina, počevši od dana njegovog stupanja na
snagu, a završno najkasnije do 31. prosinca 2017.

Potpisivanjem okvirnog Sporazuma o partnerstvu, partneri se obvezuju da će centar raditi u

skladu s misijom EDIC (Akcijski plan točke 1. "Misija i uloga EDIC" i točku 2 "Dužnosti
nadležne strukture").

Simultano, potpisom Okvirnog ugovora o partnerstvu ostvaruje se formalno članstvo Europe

Direct mreže, potpora i koordinacijske usluga (Akcijski plan, točka 3 "Preuzimanje obveza od
strane Komisije").

Međutim, potpisivanje ovog ugovora ne obvezuje Predstavništvo Europske Komisije na

dodjelu bespovratnih sredstava za rad EDICa za određenu godinu. Dodjela bespovratnih
sredstava formalizirana je samo potpisivanjem Posebnog sporazuma (Članak I.1.1.3).

II.1.4. Specifični godišnji ugovori

Svake godine, potpisuje se Specifični godišnji ugovor od strane partnera/domaćina i

EK, kako bi se utvrdila potpora za dotičnu godinu. Ovaj sporazum je potpisan nakon
prihvaćanja godišnjeg akcijskog programa Predstavništva Europske komisije i procjene
proračuna podnesenog od strane partnera/domaćina.

II.2. Godišnji plan djelovanja

Planiranje je bitno za kvalitetno djelovanje. Godišnji plan djelovanja uz procijenjen

proračun predložen za financiranje, mora biti podnesen od strane partnera/domaćina na
odobrenje Europskoj Komisiji na godišnjoj razini.

II.2.1. Podnošenje godišnjeg plana djelovanja (akcijskog programa)

Za vrijeme trajanja Okvirnog ugovora o partnerstvu, Europska Komisija redovito će dopisom

pozvati partnera/domaćina na podnošenje Zahtjeva o bespovratnim sredstvima na temelju
Godišnjeg plana djelovanja i procijenjenog proračuna.
Godišnji plan djelovanja i procijenjeni proračun, mora se predati do roka koji EK zahtijeva,
članak I.1.1.2 (u svakom slučaju prije 31. prosinca). Nakon 1. siječnja, kreira se sljedeći
godišnji plan djelovanja.

Partner/domaćin strukture koji djeluje u više EDICa, dobiti će jednu takvu pozivnicu za svaki
EDIC, radi podnošenja adekvatnih dokumenta. Zahtjev se šalje u rujnu za sljedeću godinu. Na
taj način odvaja se djelatnost centra za slijedeću godinu, koja se odvija nakon 1. siječnja za
datu godinu.

Partner/domaćin EDICa mora napisati Godišnji plan djelovanja i predviđeni proračun detaljno
i precizno, kako bi se omogućila dobra procjena. Dokumenti moraju biti uredno datirani,
ovjereni i potpisani od strane ovlaštenog predstavnika partnera/domaćina EDICa.

9
Dokumentacija koja se prilaže:
1 Zahtjev za isplatu preostalog iznosa (vidi model PRILOG 7)
2 Godišnji plan djelovanja (Vidi FPA, PRILOG IX "Model - Godišnji plan djelovanja")
3 Procijenjeni proračun

Ako je predviđena bilo kakva promjena infrastrukture ili zaposlenika EDICa, obvezno se
dostavlja popratna dokumentacija vezana za promjenu (životopisi osoblja i/ili opis
infrastrukture). Komisija može odbaciti prijedlog ako novi resursi nisu jednaki onima koji su
predloženi.

Godišnji plan djelovanja i predviđeni proračun mora biti podnesen u papirnatom obliku, u
jednom izvorniku, zajedno s određenim brojem primjeraka traženih od strane Europske
Komisije, na adresu navedenu u pozivnom pismu. Potrebno je poslati jednu elektronsku
kopiju, putem e-maila u Predstavništvo Europske Komisije. Rukom pisani prijedlozi neće biti
prihvaćeni. Potreban je dokaz o podnesku tj. povratnica sa potpisom i datumom primitka
predstavništva Europske Komisije.

Godišnji plan djelovanja i procjenjeni proračun mora biti izrađen na osnovi predložaka koje
nalaže Europska Komisija. Dva glavna instrumenta upravljanja projektnim prijedlozima –
Godišnji plan djelovanja i procjenjeni proračun - moraju biti u logičkoj korelaciji. Prema
procjeni i ako to odobri EK, oba dokumenta priložiti će se u Dodatku I. i Dodatku II
Pojedinačnog ugovora.

II.2.2 Izrada godišnjeg plana djelovanja

Program Godišnjeg plana djelovanja mora biti u skladu s općim ciljevima utvrđenim
Okvirnim partnerskim sporazumom (FPA) i mora uzeti u obzir prioritete EU-a za ovu godinu.
Partner/domaćin EDICa treba uzeti u obzir sljedeće:

 opis potreba za informacijama prema zemljopisnom području koje EDIC namjerava

pokriti,
 plan djelovanja trebao bi detaljno opisati svrhu djelovanja, sredstva, raspored za
provedbu aktivnosti i očekivane rezultate,
 procjenjeni proračun mora biti usko povezan s predloženim aktivnostima,
 ciljevi provedbe trebaju biti mjerljivi, kako bi se omogućilo učinkovito upravljanje i
daljnji postupak ocjenjivanja (i zbog smanjenja rizika).

Budući da su ove informacije uključene u dodatku (Aneksu) koji je sastavni dio potpisanog
ugovora, partner/domaćin EDICa dužan je po njemu postupati kako bio se odredio konačni
iznos potpore.

Ciljevi akcijskog plana (djelovanja)

U ovom dijelu treba opisati ciljeve EDICa za određenu godinu i objasniti kako im plan
djelovanja doprinosi:

 primjeren pristup informacijama namjenjenih građanima,

10
  informiranje europskih građana o Europskoj uniji, a posebno o pravima građana EU i
prioritetima EU-a (posebice o strategiji rasta „Europa 2020.”),
 promicanje građanskog sudjelovanja upotrebom različitih sredstava priopćavanja,
(internetske stranice, društveni mediji, publikacijama itd.) i suradnjom sa
zainteresiranim stranama, prenositeljima informacija i medijima na lokalnoj i
regionalnoj razini.

Ciljevi trebaju:

 biti jasni i precizni, kako bi se omogućilo vrednovanje predloženih aktivnosti s

obzirom na ciljeve;
 informirati građane o glavnim zbivanjima u EU (i EU institucijama) i 'prioritetima za
godinu koja je u pitanju;
 podići svijest o važnosti lokalnog i regionalnog utjecaja na EU;
 težiti sinergiji s aktivnostima predviđenim od Predstavništva Europske komisije za
dotičnu godinu;
 graditi na rezultatima postignutim u prethodnoj godini.

Utjecaj EDICa u regiji

Europe Direct Informacijski centri pružaju usluge namijenjene lokalnim i regionalnim

potrebama koje omogućuju javnosti da dobije informacije, savjete, pomoć i odgovore na
pitanja o EU-u, osobito o pravima građana EU-a, prioritetima EU-a.

Djelovanje EDICa bi trebalo:

 temeljiti se na detaljnoj analizi potreba za informacijama lokalne zajednice,

 uključivati plan za promicanje Europe Direct na lokalnoj i regionalnoj razini, te voditi
računa o vidljivosti EDICa,
 uključivati plan za razvoj strateškog partnerstva na lokalnoj, regionalnoj ili
internacionalnoj razini.
 ključni dionici moraju pridonositi maksimiziranju učinkovitosti i utjecaja aktivnosti
EDICa na regiju.

Osnovne usluge informiranja i povratne informacije (skupina I)

Modul 1.

Trebao biti pokrivati sljedeće:

 Objašnjenje zašto je izabran Modul 1a ili Modul 1b.

 Opis cjelokupne organizacije projektnog tima zaduženog za EDIC ("organizacijska
shema" i odgovornost svakog člana)
 Naznaka radnog vremena za javnost.
 Izvan radnog vremena: u poruci na telefonskoj sekretarici i automatskom odgovoru
elektroničkom poštom o izbivanju iz ureda, navesti radno vrijeme i način dobivanja
odgovora na upite.
 EDIC vidljivost (primjerene oznake, web-stranica, promotivne aktivnosti, itd).

11
  Opis aktivnosti koje pruža EK, s relevantnim povratnim informacijama o ključnim
pitanjima građana. Adekvatna medijska pokrivenost.
 Objašnjenje sadržaja i metodologije vrednovanja aktivnosti za ocjenu utjecaja,
 Opis uključivanja drugih organizacija / partnera (ako je moguće).

Komunikacija i podizanje razine svijesti (skupina II i III)

Godišnji plan djelovanja (opisan u članku I.1.1.2 Okvirnog sporazuma) temelji se na

modularnom pristupu. Za svaki od definiranih modula donesen je pripadajući paušalni iznos.
Godišnji plan djelovanja temelji se na modularnom pristupu, usklađen je s obaveznim
modulima i ne premašuje maksimalni dopušteni iznos bespovratnih sredstava (iz točke 4.2
"Paušalni iznosi").
Opisi modula i minimalna djelovanja potrebna za isplatu paušalnih iznosa sažeti su u tablici u
nastavku.
Komunikacija i podizanje razine svijesti o aktivnostima na temelju modula 2-7 (pri izboru
partnera/domaćina EDICa).
Opis svake aktivnosti mora biti što precizniji te zadovoljiti minimalne uvjete propisane za
plaćanje u paušalnom iznosu i po planu djelovanja, točka 4.1 (Dodatak I. FPA).

Komunikacijski proizvodi (skupina II)

Barem jedan modul iz skupine II je obavezan

Web stranica (Modul 2) Opišite:

Društvene mreže (Modul 3)
 planove razvoja i ažuriranja
Modul 2 i Modul 3 - svaki može biti
izabran samo jednom  Web Strategija

 promocija

 uključivanje drugih
organizacija / partnera

E-bilten (modul 4) Opišite informacije o proizvodima

Tiskani materijal (modul 5a) koji su planirani od strane EDICa, u
Promotivni materijal (modul 5b) smislu:
Audio-vizualni materijal (modul 5c)
• Cilj
Moduli 4 i 5b mogu se odabrati
međusobno samo jednom • tema

• format / tip

• partner (ako je primjenjivo)

• ciljna skupina

• raspored

• očekivani rezultati

Lokalni mediji (modul 6) Opišite medijske priloge planirane

12
 od strane EDICa u smislu:

• vrsta i naziv medija

• vrsta doprinosa

• tema doprinosa

• partner (ako je primjenjivo)

Događanja (skupina III)

Barem jedan modul iz skupine III je obavezan

Sudjelovanje u događajima Opišite planirane događaje (EDICa),

(Modul 7a) u smislu:
Organizacija događaja za određenu
publiku (modul 7b) • Cilj
Organizacija događaja za široku
publiku (modul 7c) • tema

• Format / tip

• partner (ako je primjenjivo)

• ciljna skupina

• raspored

• očekivani rezultati

Opis djelovanja mora jasno naznačiti kako se provode (implementiraju) pokazatelji aktivnosti
u svakom modulu. Različite aktivnosti trebaju biti sastavni dio jasnog i smislenog plana.
Komunikacija treba biti raznolika koliko god je moguće. Inovativne inicijative su dobrodošle.
Gdje god je to moguće, treba objasniti kako se ove aktivnosti grade na temelju prethodnih
aktivnosti, a učinci aktivnosti mogu se nastaviti na održiv način i nakon završetka aktivnosti
(diseminacija).

II.2.3. PROCIJENJENI PRORAČUN

Format

Procjenjeni proračun kreira se koristeći predložak Predstavništva Europske komisije,

te je propisno datiran i potpisan. Proračun treba sastaviti na temelju paušalnih iznosa,
opisanih u nastavku.

Valuta

Procjenjeni proračun mora biti izražen u eurima. U zemljama u kojima euro nije
nacionalna valuta, tečaj se utvrđuje pomoću EU linka (InforEuro):
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/info R eura / inforeu R o_en .cfm
za mjesec, kada je prijedlog poslan.

13
Sudjelovanje u financiranju

 Princip sufinanciranja je jedan od šest osnovnih principa za dodjelu bespovratnih

sredstava iz FR, član 125 [5] .
 RAP, član 1831 navodi: "Prema načelu sufinanciranja, resursi koji su potrebni za
obavljanje radnji ili programa rada ne osiguravaju se u cijelosti od Unije. "
 Princip sufinanciranja ima za cilj odgovornost partnera/domaćina EDICa za
operativnu i financijsku održivosti EDICa, te se na taj način kao "vlasnik" obvezuje da
će na odgovarajući način upravljati EDICom.
 Sufinanciranje je moguće iz vlastitih sredstava ili iz drugih izvora (trećih osoba).
 EDIC- Godišnji plan djelovanja ne smije uključivati „druge“ financijske potpore EU-
a.
 Prema primjeni načela “ne-kumulativnog nagrađivanja“ (FR, član 129) može se
dodjeliti samo jedan iznos bespovratnih sredstava iz proračuna po korisniku.
 Podnositelj zahtjeva mora odmah obavijestiti službenike EU o višestrukim potporama
koje se odnose na istu aktivnost ili isti programa rada (zabrana duplog financiranja).
 Izvori sufinanciranja moraju se detaljno objasniti. Procijenjeni proračun djelovanja
obavezno se prilaže uz Godišnji plan djelovanja.
 Predloženi proračun mora biti propisan i sukladan planiranim aktivnostima.

Prihvatljivi troškovi

„Prihvatljivi troškovi” aktivnosti su troškovi, koje je partner stvarno imao i koji zadovoljavaju
sljedeće kriterije:

 nastali su u razdoblju trajanja aktivnosti utvrđenom člankom 2.2. Posebnog

sporazuma, osim troškova koji se odnose na zahtjev za plaćanje preostalog iznosa uz
pripadajuću popratnu dokumentaciju navedenu u članku II.23.2.;
 navedeni su u predviđenim sredstvima iz Priloga II. Posebnog sporazuma;
 nastali su u vezi s aktivnošću kako je opisano u Prilogu I. Posebnog sporazuma i
potrebni su za njezinu provedbu;
 moguće ih je utvrditi i provjeriti, knjiženi su u poslovne knjige partnera, utvrđeni u
skladu s važećim računovodstvenim standardima države partnera te u skladu s
partnerovom uobičajenom praksom troškovnog računovodstva;
 usklađeni su s mjerodavnim poreznim zakonodavstvom i
 razumni, opravdani i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, a posebno s
obzirom na ekonomičnost i učinkovitost.

Paušalni sustav

Sustav paušalnih iznosa temelji se na modularnom pristupu kako slijedi:

 podnositelji mogu odabrati nekoliko modula,

 modul 1., koji se odnosi na osnovne usluge informiranja za opću javnost, obvezan je;
podnositelji moraju odabrati modul 1.a ili 1.b,
 podnositelji moraju odabrati najmanje jedan modul iz skupine II. i jedan modul iz
skupine III.,
 ukupni iznos bespovratnih sredstava povećava se odabere li se više modula,

14
  podnositelji mogu odabrati module 5.a, 5.c, 6., 7.a, 7.b i 7.c u više navrata, do najvišeg
iznosa do kojeg su zatražena bespovratna sredstva ograničena.

Iako je paušalni iznos koji odgovara jednome modulu određen (npr. podnositelj ne može
tražiti polovicu paušalnog iznosa), postoji mogućnost prilagodljivosti. Primjerice:

(i) za modul 5.a, ako publikacija broji manje od 10 stranica, to se može nadoknaditi tiskanjem
više od 500 primjeraka ili
(ii) za modul 7.c, manji broj sudionika može se nadoknaditi događanjem koje će duže trajati.
Postoji najmanji iznos bespovratnih sredstava Europske komisije koji podnositelji mogu
zatražiti i najveći iznos. Do tih se iznosa može doći raznim kombinacijama među ponuđenim
modulima, pod uvjetom da podnositelj poštuje uvjete ustanovljene za svaki pojedinačni
modul.
II.2.4 EVALUACIJA Godišnjeg plan djelovanja

Godišnji plan djelovanja i predviđeni proračun procijenit će EK s obzirom na to ispunjavaju

li sve proceduralne zahtjeve (rokovi, predloške, itd).
Ako su u skladu s proceduralnim zahtjevima, ocjenjuje ga povjerenstvo sastavljeno od tri
člana EK. Oni na temelju tablice kriterija i bodova vrše procjenu.
Ocjena se dobiva na temelju kriterija navedenih u nastavku i odgovarajućih procjena:

Ponderiranje
Kriteriji
(ocjenivanje)
Ispunjavanje općih ciljeva propisanih u
10 bodova
Relevantnost prijedloga Akcijskom planu
partnera/domaćina Dosljednost s prioritetima EU-a za određenu
10 bodova
godinu
Rezultat od minimalnih 10 bodova u ovom dijelu nužan je uvjet za daljnju procjenu.
Adekvatnost s obzirom na lokalne i regionalne
15 bodova
potrebe za EU informacijama
Vidljivost EDICa u regiji: kvaliteta i
Profil, potencijalni doseg
prikladnost sredstava za promicanje centara u 5 bodova
i utjecaj EDICa u regiji
regiji
Umrežavanje, jačanje lokalnih/regionalnih
10 bodova
partnerskih kapaciteta
Rezultat od minimalno 15 bodova u ovom odlomku nužan je uvjet za daljnju procjenu.
Kvaliteta obveznih osnovnih informatičkih
Kvaliteta osnovnih usluga i metodologije kako bi se osigurala
15 bodova
informacijskih usluga, kvaliteta usluge (Q/A), povratne informacije i
komunikacijskih evaluacija
proizvoda i događaja Kvaliteta komunikacijskih proizvoda 10 bodova
Kvaliteta događaja 15 bodova
Rezultat od najmanje 20 bodova u ovom dijelu nužan je uvjet za daljnju procjenu.
Dosljednost i Dosljednost u ukupnim rashodima s
5 bodova
adekvatnosti sredstava za predviđenim aktivnostima
provedbu predviđenih Dosljednost i adekvatnosti sredstava za
5 bodova
aktivnosti projekt
Rezultat od minimalnih 5 bodova u ovom dijelu nužan je uvjet za odobrenje bespovratnih

15
sredstava.

Prijedlozi će se rangirati prema zaslugama, na temelju dobivenih rezultata. Dodjela

bespovratnih sredstava ovisit će procjeni od strane EK. Ako su program ili proračun odbijeni
mora se dostaviti izmijenjena verzija unutar određenog roka.

II.2.5 Prihvaćanje Akcijskog plana i pred-financiranje

Nakon što su Godišnjih plan djelovanja i predviđeni proračun odobreni od strane

Europske komisije, dvije kopije Pojedinačnog ugovora bit će poslane Predstavništvu
Europske komisije i Partneru na potpis. Potpisivanje obju strana trebalo bi se izvršiti što je
prije moguće.

U roku od 30 dana od potpisivanja ugovora izvršiti će se isplata predujma. Ova isplata

predstavlja 70% od ukupnog maksimalnog iznosa potpore navedene u Pojedinačnom ugovoru,
članak 3 (članak 4.1 Pojedinačnog ugovora).

II.3 Provedba Godišnjeg plana djelovanja

II.3.1. POSTAVLJANJE EDIC-A

II.3.1.2 Objekt i infrastruktura

EDIC Objekt treba zadovoljiti osnovne uvjete koji su opisani u Akcijskom planu, točka 1
"Misija i uloga EDIC" i točke 2 (Prilog I. FPA).

II.3.1.3 Osoblje

Osoblje EDICa mora imati sposobnosti i kvalifikacije opisane u Akcijskom planu, točka 2
(Prilog I. FPA).

II.3.1.4 Vidljivost i logotip

Molimo pogledajte Opće uvjete, članak II.7 "Vidljivost financiranja Unije".

Ako Komisija ne zahtijeva ili se ne suglasi drugačije, u svakom priopćenju ili objavi u vezi s
aktivnostima, primjerice na sjednicama, seminarima ili u informativnim te promidžbenim
materijalima (poput brošura, letaka, plakata, prezentacija itd.) mora biti navedeno da se
aktivnost provodi uz pomoć financijskih sredstava Unije te mora biti prikazan simbol
Europske unije.
Ako se prikazuje zajedno s nekim drugim logotipom, simbol Europske unije mora biti
odgovarajuće istaknut.
Naziv EDIC treba jasno identificirati kao dio Europe Direct mreže. Naziv bi trebao biti:
"Europe Direct Information Centre - [grad / regija / područje ...]". Znak Europe Direct mreže
mora biti uz ime centra na svim materijalima i službenim dokumenatima (PRILOG 3).

16
Osim Europe Direct logotipa, treba spomenuti da je EDIC "sufinanciran od strane Europske
unije", zajedno sa zastavom EU (PRILOG 3) .

II.3.2 AKTIVNOSTI EDICa

II.3.2.1 Osnovne informacije i usluge za javnosti [M1a - M1b]

Informacijski centri Europe Direct pružaju usluge namijenjene lokalnim i regionalnim

potrebama koje omogućuju javnosti da dobije informacije, savjete, pomoć i odgovore na
pitanja o EU-u, osobito o pravima građana EU-a, prioritetima EU-a (posebice o strategiji rasta
Europa 2020.), zakonodavstvu, politikama, programima i mogućnostima financiranja.

U tu svrhu ispunjavaju sljedeće osnovne uvjete te pružaju javnosti sljedeće:

 Radni prostor koji je propisno označen logotipom Europe Direct, koji je bez prepreka i
lako dostupan javnosti te ima prostorije za primanje posjetilaca, izlaganje
dokumentacije, čitanje, pristup najmanje jednom računalu s internetskom vezom,
skladištenje materijala za informiranje i održavanje sastanaka.
 Službu za upite telefonom, elektroničkom poštom ili osobno.
 Pristup materijalu za informiranje koji dostavljaju europske institucije.
 Internetsku stranicu s osnovnim podacima o uslugama koje nude informacijski centri
Europe Direct
 Tijekom radnog vremena EDIC osoblje mora biti na raspolaganju za pružanje pomoći
posjetiteljima, odgovoriti na njihova pitanja i uputiti ih na informacije putem Interneta
ili putem besplatnih publikacija EU dostupnih u centru.
 Usluge su besplate i ne-diskriminirajuće. EDIC treba prilagoditi svoje usluge
informiranja za potrebe svakog posjetitelja ili skupine. To znači pružiti prave
informacije, prilagođene razini očekivanja, dobi, jeziku, itd. Trebaju se tražiti povratne
informacije građana kako bi se doznala razina zadovoljstva pruženim uslugama.
 Osoblje EDICa mora koristiti službene izvore informacija (dostupne na web stranici
EUROPA website, Your Europe portal, itd.) prilikom odgovora na zahtjev. Ovisno o
vrsti i složenosti zahtjeva, zahtjevi se mogu proslijediti Europe Direct Kontakt centru
ili na druge informacijske mreže EU-a.
 Prilikom primanja zahtjeva putem e-maila, EDIC mora programirati automatsku
poruku i informirati pošiljatelja da je poruka primljena i da će se obraditi što prije, po
mogućnosti u roku od 5 radnih dana od primitka zahtjeva. Isti rok se preporučuje za
zahtjeve podnosene u pisanom obliku ili putem faksa.
 U granicama stručnosti, osoblje EDICa treba pružiti informacije o mogućnostima EU
financiranja, te pomoći posjetiteljima u potrazi za projektnim partnerima.
 Sudjelovanje EDIC na sastancima i seminarima (osposobljavanju) koje organizira
Komisija od velike je važnosti, i za očekivati je da partner/domaćin EDICa osigura
sredstva potrebna za sudjelovanje.
 Kontakti s medijima bitan su dio aktivnosti EDICa. Od EDICa se očekuje da imaju
redovite kontakte s lokalnim medijima. Oni bi trebali održavati mailing listu lokalnih
novinara i općenito usvojiti pro-aktivni stav prema novinarima, informirajući ih o
pitanjima od interesa te pružajući im korisne informacije. U isto vrijeme, EDIC treba
nastojati osigurati, adekvatnu zastupljenost svojih aktivnosti u lokalnom tisku.

17
Rabe i promiču:
 službu "sve na jednom mjestu": kontaktni centar Europe Direct, mrežu Europe Direct i
portal Vaša Europa,
 internetsku stranicu EU-a “Europa“, društvene medije EU-a i druge izvore informacija
kojima informacijski centri Europe Direct imaju slobodan pristup,
 ostale mreže za informiranje i kontaktne točke europskih institucija.

Jednom mjesečno izvješćuju Predstavništvo Europske komisije i podupiru ga u njegovu

komunikacijskom djelovanju na regionalnoj i lokalnoj razini:
 sudjelovanje na sastancima i tečajevima za osposobljavanje koje organizira Komisija
(predstavništvo i sjedište u Briselu)
 podrška organizaciji i promidžbi lokalnih i regionalnih događanja koja organiziraju
predstavništva EK-a i informacijski uredi EP-a
 izvješćivanje jednom mjesečno o djelovanju informacijskih centara Europe Direct,
uključujući povratne informacije o glavnim preokupacijama građana i temama u vezi s
EU-om koje donose lokalni/regionalni mediji
 redovita godišnja procjena odabranih aktivnosti informacijskih centara Europe Direct.

II.3.2.2 Komunikacijske usluge [M2 - M6]

Centar će, uz to, pružati najmanje jednu od sljedećih vrsta usluga:

 internetsku stranicu koja donosi informacije o aktivnostima informacijskih centara

Europe Direct i promiče EU, a osobito prava građana EU-a, prioritete EU-a (posebice
strategiju rasta Europa 2020.), zakonodavstvo, politike, programe i mogućnosti
financiranja prilagođene regionalnoj i lokalnoj javnosti,

 prisutnost u društvenim medijima sa stalnom interakcijom između informacijskih

centara Europe Direct i korisnika,

 elektronički bilten koji donosi informacije o aktivnostima informacijskih centara

Europe Direct i promiče EU, a osobito prava građana EU-a, prioritete EU-a (posebice
strategiju rasta Europa 2020.), zakonodavstvo, politike, programe i mogućnosti
financiranja prilagođene regionalnoj i lokalnoj javnosti,

 osmišljanje i proizvodnju tiskanog, promidžbenog, audiovizualnog i drugog

elektroničkog materijala koji dopunjuje postojeći materijal EU-a

 odnose s medijima (tj. objavu članaka u lokalnim i regionalnim medijima, radijskih ili
televizijskih priloga).

II.3.2.3 Događanja [M7a - M7c]

Centar će organizirati najmanje jednu od sljedećih vrsta događanja:

18
  aktivno sudjelovanje u događanjima koja organiziraju vanjska tijela,

 organiziranje ili sudjelovanje u organiziranju događanja za određene lokalne ili

regionalne skupine (npr. civilno društvo, školske skupine i skupine mladih,
poljoprivrednike, medije itd.) ili za širu javnost posvećenih temama koje se odnose na
EU, a osobito prava građana EU-a, prioritete EU-a (posebice strategiju rasta Europa
2020.), zakonodavstvo, politike, programe i mogućnosti financiranja.

II.3.3 Postavljanje dobrih financijskih temelja

Partner/domaćin EDICa mora biti financijski učinkovit i isplativ. On, dakle, treba osigurati da
svi troškovi vezani uz Godišnji plan djelovanja budu jasno identificirani i knjigovodstveno
organizirani.

U tu svrhu sljedeći se postupci trebaju postaviti čim EDIC pokrene svoje poslovanje:

 izdaci koji se odnose na EDIC moraju biti lako i jasno identificirati unutar rashoda
partnera / domaćina;

 za neke određene stavke koje je teško identificirati (isključujući doprinose u naturi),

osobito administrativnih troškova, kao što su najam ili troškovi električne energije,
partner/domaćin trebao bi formalizirati pisanim udijelom rashoda koji se pripisuje
EDICu. Način izračuna treba biti objektivan i eksplicitan.

II.3.4 IZMJENE SPORAZUMA

Iako svaki sporazum treba biti dovoljno detaljan i precizan kako bi pokrio sve
događaje koji se mogu pojaviti tijekom svog „životnog ciklusa“, ponekad je potrebno suočiti
se sa novom situacijom, koja iziskuje izmjenu ugovora. Nova situacija može biti potpuno
nepredvidiva, u trenutku potpisivanja ugovora pa uzrokuje neke administrativne promjene.
Obje ugovorne strane imaju pravo zatražiti izmjene i dopune.

Amandman na sporazum, promjena klauzule (i) ili predmeta (i) ili njezinog dijela. Svaka
izmjena i dopuna okvirnog sporazuma ili određenog ugovora mora biti navedena u pisanom
dopunskom ugovoru. Ona stupa na snagu kada je dogovor obostrano prihvaćen i potpisan od
strane zainteresiranih strana. Sve ostale odredbe ugovora ostaju nepromijenjene i dalje imaju
punu snagu. Izmjena je sastavni dio ugovora.

Izmjene ne smiju imati za svrhu ili učinak, izmjenu sporazuma zbog kojih bi se mogle dovesti
u pitanje „Okvirni sporazum“ ili dodjela bespovratnih sredstava, niti dovesti do nejednakog
tretmana kandidata „Okvirnog sporazuma“.
Sve promjene Godišnjeg plana djelovanja trebaju se upisati u „formalni pisani sporazum“.
Bez takvog sporazuma, modul neće biti prihvaćen kod izračuna konačnog iznosa nepovratnih
sredstava.

19
II.3.4.1 Uvjeti za izmjenu sporazuma

 Kompatibilnost s pravilima koja vrijede za taj sporazum: izmjene i dopune moraju

biti u skladu s pravnim temeljima.
 Kompatibilnost s drugim odredbama ugovora: izmjene i dopune moraju biti u
skladu sa svim ostalim uvjetima sporazuma.

 Razina potpisa izmjena i dopuna: Izmjene i dopune mogu biti potpisane od strane
potpisnika inicijalnog ugovora ili ovlaštenih osoba. U tom slučaju, osoba koja prijavljuje
izmjenu mora imati istu sposobnost zastupanja pravne osobe kao oni koji su potpisali
početni sporazum. To vrijedi za EK i partnera/domaćina EDICa.

 Timing (pravo vrijeme) izmjena i dopuna: Izmjene i dopune moguće je potpisati

samo za vrijeme trajanja ugovora. Ako zahtjev za izmjenom i dopunom, donosi
partner/domaćin EDICa, mora ga poslati u zastupništvo EK u pravo vrijeme tj. prije
nego što je stupi na snagu ili, najmanje mjesec dana prije kraja aktivnosti.

II.3.4.2 Vrste izmjena i dopuna

Izmjene i dopune mogu utjecati na dogovor u različitim stupnjevima. Ovisno o

konkretnom slučaju, jedan od sljedeća dva načina može biti prikladan:

 izmjene i dopune dokumenta u ugovornom obliku, ili

 izmjene i dopune razmjenom dopisa.

Obje vrste amandmana (izmjena i dopuna) imaju isti pravni učinak. Oni se razlikuju samo u
pogledu postupka. Izmjene i dopune razmjenom dopisa lakši je u postupku, jer omogućava
samo razmjenu dokumenata između EK i partnera/domaćina. Treba skrenuti pozornost,
međutim, na činjenicu da su takve promjene „dio ugovora“ i stoga ih se treba držati
numerirane i arhivirane na isti način kao formalna izmjena i dopuna na izvornom sporazumu.

Izmjene i dopune ugovora preporučuju se za promjene koje mijenjaju glavni element

ugovora.

Primjeri slučajeva u kojima bi trebalo koristiti izmjene i dopune ugovora:

 Obustava izvršenja ugovora;

 Promjena infrastrukture dodijeljena EDICu;

 Izmjena iznosa ugovora;

 Promjena službenog naziva partnera/domaćina, itd

 Izmjene Godišnjeg plana djelovanja, koji uključuje promjene u odabranim modulima;

Postupak je sljedeći:

 Partner/domaćin EDICa šalje [7] zastupništvu EK (ili obrnuto), pismo kojim traži
izmjenu s jasnim osvrtom na ugovor (sa propisnim datumom).

20
  Zastupništvo EK izrađuje izmjene i dopune, nakon što je pristao na promjene;

 Zastupništvo EK šalje dva originala partneru/domaćinu EDICa na potpis;

 Partner/domaćin potpisuje i izvornike šalje natrag u Predstavništvo Europske komisije;

 Zastupništvo EK potpisuje i jedan izvornik šalje partneru/domaćinu.

Izmjene i dopune razmjenom pisama preporučuje se za male promjene.

Primjeri slučajeva u kojima se preporuča izmjena razmjenom pisama:

 Promjena administrativnih podataka (adresa i slično);

 Promjena zaposlenika u EDICu, što ne uključuje promjenu potrebnih kvalifikacija;

 Izmjene rokova za dostavu dokumenata;

 Izmjene Godišnjeg plana djelovanja koje uključuju promjene izabranog modula

(primjerice, promjena datuma za događaj, promjenu glavne teme publikacije, itd).

Postupak je sljedeći:

 Partner/domaćin šalje [8] EK (ili obrnuto), pismo putem kojeg traži izmjenu s jasnim
osvrtom na ugovor (sa datumom).

 Zastupništvo EK šalje odgovor partneru/domaćinu EDICa (koji nosi preciznu uputu)

koja potvrđuje (ili ne) izmjenu i dopunu (ili obrnuto, ako EK zatraži izmjenu). Bitno je
da stranka šalje pismo na takav način da se primitak takvog pisma može dokazati (uz
povratnicu). To je element koji dokazuje da je amandman zapravo je sklopljen i na
snazi.

 Ta dva dopisa čine „izmjenu i dopunu razmjenom pisama“ pravovaljanu.

II.4 Izvješćivanje i završno plaćanje

Partner/domaćin podnosi zahtjev za konačnom isplatom u roku od 60 dana nakon

završetka izvještajnog razdoblja (31/12 / GGGG). Ovaj zahtjev mora biti popraćen
KRAJNJIM izvješćem o provedbi djelatnosti.

II.4.1. Zahtjev za isplatu preostalog iznosa

Konačni zahtjev za plaćanje mora odražavati istinito stanje.

Kada? Podnesen od strane partnera/domaćina EDICa u roku od 2 mjeseca nakon

završetka djelatnosti

21
 U roku 60 radnih dana predstavništvo EK mora:
zahtjevati popratne dokumente / dodatne informacije

odobriti / odbiti i platiti preostali iznos

15 kalendarskih dana da partner/domaćin EDICa dostavit prateće dokumente /
dodatne informacije / novo izvješće
Sastavljen prema stvarnom tijeku provedbe djelatnosti
Objašnjenje traženog iznosa primjenom paušalnih iznosa, naznačenih u ugovoru
o dodjeli sredstava, te uz popratne dokumente
Kako?
Izjava časti da je informacija potpuna, pouzdana i istinita, da je djelatnost
uredno provedena i da je Zahtjev za isplatu potkrijepljen popratnim
dokumentima koji se mogu provjeriti

Konačni zahtjev za plaćanje je sastavljen prema stvarnom vremenu provedbe, ima

obrazloženje traženog iznosa primjenom fiksnih paušalnih iznosa u ugovoru, kao i potrebnu
popratnu dokumentaciju. Konačan iznos bespovratnih sredstava mora biti opravdan u smislu
postizanja ciljeva kojima se teži (npr. konačnom broju osoba koji su zapravo sudjelovali u
događaju).
Ovom zahtjevu mora se priložiti Izjava o časti partnera/domaćina EDICa, da su
informacije pod uvjetom u zahtjevima za isplatu potpune, pouzdane i istinite, a osobito da su
aktivnosti provedene u skladu s uvjetima ugovora, te da je zahtjev za isplatu potkrijepljen
popratnim dokumentima koje se može provjeriti ili izvršiti revizija.

II.4.2. Završno izvješće o provedbi djelovanja

Završno izvješće o provedbi aktivnosti (djelovanja) mora se dostaviti predstavništvu

Europske komisije sa zahtjevom za isplatom preostalog iznosa.
Partner/domaćin EDICa mora podnijeti završno izvješće u predlošku pripremljenom od
Europske komisije (u broju primjeraka kako zatraži EK). Ako zastupništvo EK ne dostavi
predložak, završno izvješće se podnosi u Word dokumentu koji mora sadržavati sve
elemente / dokumente s informacijama koje zahtijeva Anex IV FPA.

Završno izvješće podneseno od strane partnera/domaćina EDICa, mora biti propisno potpisan
od strane ovlaštenog predstavnika i EDIC menadžera, ovjeren i sa datumom.
Ako modul nije implementiran kao što je navedeno u Godišnjem planu djelovanja,
partner/domaćin EDICa mora priložiti objašnjenje u vezi varijacije između planiranih
aktivnosti i stvarnih rezultata.
Završna izvješća koja nisu dostavljena u traženom formatu i popraćena potrebnim prilozima,
biti će biti odbijena te će se tražiti revidiranje.
Zastupništvo EK ima pravo zatražiti sve relevantne informacije. Može odlučiti da je potrebno
dostaviti daljnje informacije i dati na uvid sve relevantne dokaze u vezi s konkretnim
aktivnostima.

II.4. 3. EVALUACIJA (OCJENA) KONAČNOG IZVJEŠĆA

Zastupništvo EK obratiti će posebnu pozornost na sljedeće elemente pri ocjeni završnog

izvješća:

22
  Da li je partner/domaćin EDICa je poštivao svoje obveze;

 Stupanj implementacije projekta kako je opisano u Dodatku I. od Specifičnog

ugovora;

 Kvaliteta poduzetih aktivnosti opisanih u izvješću;

 Ukupna kvaliteta izvješća.

Odobrenje izvješća je uvjet za isplatu potpore. Ako izvješće o aktivnostima pokazuje da su

aktivnosti samo djelomično provedene, ili nisu provedene, Predstavništvo Europske komisije
ima pravo na povrat ukupnog ili proporcionalnog udjela bespovratnih sredstava.

II.4.4. Utvrđivanje konačne potpore

Određivanje konačnog iznosa nepovratnih sredstava temelji se na načelu razmjernosti

između postignutih ciljeva po modulu i paušalnih iznosa.

Ako program godišnjih aktivnosti nije ispunjen ili je djelomično ispunjen, EK će ukinuti ili
smanjiti svoje paušalne iznose u skladu sa stvarnim ispunjenim uvjetima.

Izračun konačnog iznosa bespovratnih sredstava, čini Predstavništvo Europske komisije u

skladu sa sljedećim pravilima:

Osnovni pokazatelji navedenih u planu djelatnosti ( FPA, Prilog I)

uvjeti su ispunjeni - sva plaćanja izvršena
Stvarna razina provedbe modula: djelomično ispunjeni - djelomična isplata / povrat
nisu ispunjeni – povrat sredstava

Konačan iznos bespovratnih sredstava biti će povezan s ovim rezultatima.

II.4.4.1 Smanjenje krajnje isplate

Ako se utvrdilo da se Godišnji plan djelatnosti ne provodi ili se ne provodi ispravno, u

cijelosti ili na vrijeme, odgovorni će, pod uvjetom da je korisnik dobio je priliku za
očitovanje, smanjiti ili tražiti povrat potpore, proporcionalno te ovisno o fazi postupka ( RAP,
rticle 208 ).

II.4.4.2 Prigovori

Partner/domaćin EDICa ima pravo na prigovor, mjesec dana od:

 datuma obavijesti od strane predstavništva Europske komisije o konačnom iznosu
nepovratnih sredstava, odnosno naloga za povrat sredstava,
 ili u nedostatku toga, od dana kada je primio bilancu isplate, zatražiti informacije u
pisanom obliku o utvrđivanju konačne potpore, dajući razlog neslaganja sa visinom
isplate.
Nakon navedenog vremena zahtjevi se neće razmatrati.

23
Ako nema prigovora, unatoč očitovanju koje je dostavila partneru, EK odluči nastaviti
postupak povrata sredstva, EK može potvrditi povrat tako da službeno obavijesti partnera
dopisom o zaduživanju ("terećenju"), navodeći datum za isplatu.
Ovaj postupak ne dovodi u pitanje pravo partnera/domaćina na žalbu protiv EK prema FPA,
član I. 4 "Primjenjivo pravo" .
Ukoliko uplata nije izvršena do datuma određenog u terećenju EDIC je dužan vratiti iznos
dugovanja na jedan od načina navedenih u Općim uvjetima,član II.26.2 (Aneks II FPA).

II.4.5. Posjet na licu mjesta, provjera i revizija

II.4.5.1 Posjet na licu mjesta

Prilikom posjeta na licu mjesta, partner/domaćin EDICa omogućit će osoblju Komisije

ili ovlašteniku ima pristup mjestima i prostorijama gdje se aktivnost EDICa provodi, te pružiti
sve potrebne informacije, uključujući podatke u elektronskom obliku.
Mora se omogućiti dostupnost svih potrebnih dokumenata (u adekvatnom obliku) u trenutku
posjete.

II.4.5.2. Provjere

Svrha provjera je utvrđivanje provođenja aktivnosti, te da li podaci u izviješćima

odgovaraju stvarnosti. Komisija provjerava propisane evidencije u svrhu periodičnih procjena
paušalnog iznosa. Provjere se provode od strane EK, bilo izravno ili preko ovlaštenika koji
kontrolu čine u ime EK. Provjere se odnose i na dokumentaciju (partner/domaćin EDICa
mora zadržati sve dokumente koji se odnose na korištenje nepovratnih sredstava, te ih učiniti
dostupnim na uvid od strane revizora).
Period za čuvanje dokumentacije je obično 3 godine (ili duže ako je tako propisano
ugovorom). [9]
Provjere mogu rezultirati nalogom za povrat sredstva, ako EK zaključi da Godišnji plan
djelovanja ili moduli nisu točno iskazani u konačnom izvješću.

II.4.5.3. Revizije

Bilo koja odredba ugovora može biti predmet revizije od strane Europske komisije.
Opći uvjeti primjenjuju se na sve ugovore (članak II.27) i propisani su od EK, OLAFa i
Revizorskog suda.
III KOORDINACIJA I USLUGE PODRŠKE
Opća uprava za komunikaciju (DG COMM) pomaže članovima mreže u
svakodnevnom radu pružajući im podršku. Njezin cilj je opskrbiti članove mreže EDICa s
potrebnim sredstvima i vještinama, kako bi građanima pružili informacije o EU prilagođene
regionalnim i lokalnim potrebama.

III.1 Informacije i komunikacija

Navedene usluge imaju za cilj pružiti članovima mreže, informacijske proizvode koji
se odnose na ključne inicijative i razvoj EU-a, te prepoznavanje i promicanje dobre prakse, te
poticanje suradnje.
24
Ponuđeni materijali:

 Komplet komunikacijski usluga: uključujući linkove na najnovije vijesti,

PowerPoint prezentacije, igre i dr. (dostupne na Intranetu te tjedno ažurirane);
 ‘Yours Directly’ - Mrežni elektronički bilten (6 x godišnje);
 Godišnje izvješće od Europe Direct mreže (1 x godišnje).

Usluge uključuju:

 On-line Ankete koji pomažu DG COMM-u prilagoditi usluge podrške razvojnim

potrebama mreže i dobivanje brze povratne informacije za poboljšanje usluga. EDIC-i bi
trebali sudjelovati u svakoj anketi.
 Upravljanje paneuropskom radnom skupinom, kako bi se omogućilo članovima
mreže ujediniti znanja oko određene teme i učiniti ga dostupnim za cijelu mrežu. Do
sada je djelovalo pet radnih skupina, što je rezultiralo sa pet E-kataloga, koji su
dostupnim na Intranetu. U njima se mogu pronaći korisne informacije vezane za rad
EDIC-a.

III.2. Europe Direct Intranet

Europe Direct Intranet je on-line platforma za umrežavanje, distribuciju/dijeljenje

informacija i izvješćivanje. Putem Intraneta članovi EDIC mreže, DG COMM osoblje te
ostali dionici međusobno surađuju.
Platforma sadrži informacije vezane 'korisničke profile', bazu podataka, godišnji program rada
i mjesečno izvješćivanje, on-line anketu, e-knjižnicu, video arhivu, usluge za organizaciju
događanja, kalendar događanja, tribine, newsletter, vijesti i korisnička podrška.
Pristup Intranetu moguć je za članovima Europe Direct mreže, osoblju Komisije i
pružateljima usluge podrške.
Kako bi pristupili Intranetu, članovi se moraju prijaviti na adresi http: // ednetwor k
.ec.europa.eu. Ako se pojave poteškoće s prijavom, korisnici mogu koristiti " Zaboravili ste
lozinku? " servis za resetiranje lozinke ili "Želim / poslati pitanje" uslugu Intraneta.
Kad god mijenjate kontakt podatke, potrebno je ažurirati svoj profil na intranetu. Svi EDIC-i
trebaju redovito ažurirati svoje Intranet web stranici Europa.
Sveobuhvatan "Priručnik za Europe Direct Intranet" dostupan je u Dodatku 6.

III.3.1 Seminari i obuka

Sjedište DG COMM organizira nekoliko (2-3 dnevna) seminara/obuke tijekom godine

za ograničeni broj EDICa (oko 120 po seminaru). Cilj seminara je povećati znanja o EU
politikama i institucijama, te obuka članova Europe Direct mreže. Koncept obuke uključuje
transfer znanja te omogućuje dobivanje informacija iz prve ruke od osoblja EU-a.

III.3.1.1. Opće odredbe

Program i organizacija seminara koordinirane od DG COMM-a podliježu

proračunskim uvjetima i ograničenjima.

25
Izbor sudionika odgovornost je EK, a izračunava na temelju nacionalnih kvota prema
relativnoj veličini mreže u svakoj državi.
EK neće nastojati popuniti kvotu po svaku cijenu. „Kvalitetno“ sudjelovanje važnije je od
pukog sudjelovanja.

III.3.1.2. Popis sudionika

Popis sudionika koji će EK proslijediti predstavništavu DG COMM sadrži samo

članove koji su potvrdili svoju prisutnost. Sudionicima se dostavlja itinerar te potrebne
informacije. Seminar će se održati u Briselu. Troškove prijevoza (osim lokalnog prijevoza),
smještaj i prehranu financira EK.

III.3.1.3. Putovanje

DG COMM Sjedište će proslijediti popis sudionika putničkoj agenciji zaduženoj za

putovanje, smještaj, aranžman... Putnička agencija dostaviti će EDICu odgovarajući prijedlog
putovanja (avion ili vlak) putem e-maila. EDIC mora potvrditi rezervaciju putem e-maila u
roku od 48 sati od primitka. Ako EDIC to ne učini, biti će uklonjen sa popisa sudionika.
U iznimnim slučajevima EDIC, može zatražiti izuzeće od navedenog pravila. Zahtjev se
upućuje mrežnom dopisniku, koji odlučuje o legitimnosti.

III.3.1.4. Sudjelovanje

Sudionici moraju nazočiti cijelom seminaru te potpisivati se na dnevnoj bazi. Ako je

odabrana osoba spriječena sudjelovati, treba navesti ime njegove zamjene i razlog
spriječenosti.

III.3.1.5. Izvješće

Nakon seminara, sudionik treba u roku od 2 tjedna poslati izvješće predstavništvu EK.

Ukratko opisuje:
(i) najzanimljivije teme obuke,
(ii) najrelevantnije informacije s obzirom na lokalne / regionalne potrebe,
(iii ) manje važne/korisne informacije i
(iv) jednu ili više konkretnih aktivnosti koje namjeravaju poduzeti nakon treninga (obuke).

III.3.2 Godišnja glavna sjednica

Jednom godišnje, Glavna godišnja sjednica (AGM) organizira se za svih 500 EDICa,
u jednoj od država članica EU-a. Ovi susreti omogućuju da se u potpunosti iskoristi potencijal
mreže kroz razvoj suradnje. Organizacija ima naglasak na interaktivnoj razmjeni informacija,
inovativnim idejama i razvojem društvenih mreža. Svaki AGM je strukturiran oko jedne ili
više aktualnih tema relevantnih za komunikacijske aktivnosti unutar EDICa.
Programom i organizacjom skupštine upravlja DG COMM. Registracija sudionika vrši se
putem Intraneta.
Sudionici trebaju biti oni koji su zaduženi za upravljanje EDICima. Predstavništvo EK
odgovorno je za izbor sudionika u skladu s ovim zahtjevom. Samo jedan sudionik po EDICu
ima pravo sudjelovati.
Trošak smještaja i sudjelovanja podmiruje EK, a putne troškove podmiruje EDIC.

26
IV. PUBLIKACIJE I PROMOCIJA

IV.1. Publikacije

EDIC prima publikacije u skladu sa sljedećim shemama distribucije:

 EU Knjižarom sa povlaštenim pristupom upravlja Ured za publikacije (OP). EDIC

koristiti ovu uslugu kako bi raspolagao velikim izborom besplatnih publikacija, u
skladu s njihovim specifičnim potrebama i uvjetima. EU Knjižara nudi online katalog
izdanja EU publikacija. To uključuje, između ostalog, e-knjige i digitalne publikacije.
Upute o tome kako iskoristiti web stranicu - EU Knjižnica (pretraživanje, publikacije,
poveznice, itd.) mogu se naći u PRILOGU 5. Za naručivanje, članovi mreže moraju
koristiti dodijeljeno korisničko ime i lozinku.
 EDIC redovito prima razne publikacije putem besplatne distribucijske mreže putem
Ureda za publikacije (OP).

DG COMM, 2-3 puta godišnje provodi anketu kako bi saznali potrebe EDICa za posebnim
izdanjima. Svi EDICs su pozvani da sustavno godišnje participiraju u tim anketama. U
granicama raspoloživih sredstava, članovi mreže dobivaju informacije i promotivne materijale
iz Opće uprave za komunikaciju, usmjerene na podršku i dnevne aktivnosti informacijskih
centara.

IV.2. Promocija na web stranici Europa

EDIC se promovira putem web stranice Europa http://ec.europa.eu/europedirect/visit_us/ ,

koja sadrži interaktivnu kartu svih EDICs (uključujući Europske dokumentacijske centre i
Team Europe), povezane sa kalendarom događanja, kao i Europe Direct izvješća i statistike.

V. POLITIKA "NE KRIVA VRATA" - SURADNJA S DRUGIM MREŽAMA

EU

EDICi zajedno s Europe Direct kontakt centrima (EDCC), ključni su akteri "ne kriva
vrata" politike EU. Oni nude razne usluge informiranja, te pokrivaju gotovo sva pitanja o EU.
Na raspolaganju su svim građanima koji ih kontaktiraju, bez obzira na temu ili svrhu njihog
zahtjeva. Ako EDIC ne nema odgovor na pitanje građana, šalje upit EDCCu ili na nekoj
drugoj mreži EUa (vidi dolje, V.1.1).
Europska komisija aktivno podržava suradnju EDICa s drugim mrežama EU, što je i
preduvjet za isporuku visoko kvalitetne usluge ciljnim skupinama u razmjeni dobre prakse i
promicanja sinergije između mreža.
V.1.Europe - izravne usluge

V.1. 1. Europe Direct Kontakt Centar (EDCC)

EDICi imaju povlašten pristup uslugama Europe Direct Kontakt Centra (EDCC).
EDCC je služba koja pomaže građanima da pronađu odgovore na svoja pitanja o Europskoj
uniji. EDCC daje izravne odgovore na 23 službena jezika (24 uz pristupanje Hrvatske) na
opće upite i u slučaju detaljnijih pitanja, ukazuju na najbolji izvor informacija i savjeta o EU,
( na nacionalnim, regionalnim i lokalnim razinama).

27
Kad EDIC nema odgovor na određeno pitanje, kontaktira EDCC putem obrasca. Obrazac je
dostupan na: http: //edic.edc c eu /. EDCC će poslati odgovor na e-mail adresu dobivenu
putem weba. Odgovor se prima u roku od cca. 3 radna dana. Ponekad, pitanje mora biti
poslano stručnjacima. U tom slučaju, odgovor se prima u roku ne duljem od 3 tjedna.

Budući je korištenje ovog obrasca interno i rezervirano za EDICe, adresa se nesmije

proslijediti građanima. Građani trebaju koristiti EDCC standardni web-obrazac dostupan na:
http://europa.eu/europe d irect / write_to_us / spremnik / index_en.htm .

EDCC je dostupan putem telefona ili elektronske pošte od ponedjeljka do petka 09:00-18:30 h
po srednjoeuropskom vremenu. Više informacija o EDCC dostupne su na web stranici Europa
[10] .
EDIC treba promicati EDCC na svojim web stranicama i u svojem e-mail potpisu. EDIC
„Politika privatnosti“ objašnjena je na internetskoj stranici EDICa. Izjava o privatnosti može
se temeljiti na EDCC izjavi o zaštiti privatnosti ( http://europa.eu/europedirect/ d ata _ PR
otection / index_en.htm ). Ako EDIC već ima izjavu o zaštiti privatnosti, ona se mora
usaglasiti sa EDCC-om.

V.1.2. Europski Dokumentacijski Centri

Europski dokumentacijski centri smješteni su u ustanovama za visoko obrazovanje ili

istraživačkim centrima te su s Europskom komisijom vezani sporazumom koji potpisuju
pravni predstavnik ustanove koja pruža sjedište centra (nadležna struktura) i voditelj
Predstavništva. Sporazum utvrđuje prava i obveze obje strane vezano uz uspostavu i rad
EDC-a. Centar može odabrati želi li biti "opći" ili "specijalizirani" EDC (specijalizirani EDC
koncentrira se na određeno područje politika i dobiva publikacije koje se odnose samo na to
područje). Centar može obavijestiti Ured za publikacije (UP) o svom odabiru prilikom
dostavljanja adrese za dostavu publikacija. "Opći" ili "specijalizirani" status može se
naknadno promijeniti.
Komisija centrima ne dodjeljuje nikakva financijska sredstva, ali im pruža podršku u obliku
dokumentacije, koju distribuira UP, a s tim povezane troškove pokriva DG COMM. Kao
članovi informacijske mreže Europe Direct, EDC-ovi imaju pristup raznim servisima za
podršku koji su na raspolaganju mreži, kao što su edukacije, umrežavanje, informativni servisi
i online komunikacijska platforma.

Njihovi zadaci mogu se sažeti kako slijedi:

1. promicati i razvijati studijska i istraživačka djelovanja u području europske integracije;

2. omogućiti javnosti pristup informacijama i izvorima o Europskoj uniji i njezinim

politikama, osobito u akademskom i sveučilišnom okruženju;

3. sudjelovati u raspravama o EU-u, kada je to prikladno, u suradnji s drugim europskim

informacijskim službama i mrežama za prijenos informacija.

Centri također trebaju obavljati niz drugih zadataka, kao što su katalogiziranje i indeksiranje
publikacija EU-a u jedinstvenu zbirku, omogućivanje dostupnosti i pregledavanja publikacija
i drugih materijala najmanje 20 sati tjedno te informiranje Komisije o događanjima u kojima
sudjeluju.

28
V.1. 3. Team Europe

Profesionalni govornici EU-a (iz skupine Team Europe) na poziv održavaju

prezentacije, radionice ili rasprave (u školama, nevladinim organizacijama, poduzećima i dr.).
Članovi tima, specijalizirani su za različite teme vezane za EU, održavaju govore na
sjednicama, sveučilištima i školama (o europskim integracijama i politikama EU-a). Oni
mogu biti pozvani kao moderatori na panel raspravama. Članovi tima pišu članke i doprinose
raspravama u elektronskim medijima. Članovi tima Europa ne govore u ime Europske
komisije, već djeluju neovisno.
Članovi su odabrani na temelju svojih komunikacijskih vještina i po svojoj stručnosti u
jednom ili više od gore navedenih područja. Oni stoje na raspolaganju organizatorima koji
trebaju facilitatore s ekspertizom o specifičnim temama vezanim za EU, prilikom održavanja
seminara, sjednica, radionica i rasprava. Njihove ciljne skupine obuhvaćaju opću javnost,
akademsku zajednicu, poduzetnike, javni sektor, udruge i sindikate.
EDICe se potiče da koriste Team Europe usluge prilikom organiziranja rasprav ili sjednica na
lokalnom području.

V.2. Ostale mreže EU

Europe Direct informacijski centri imaju za zadatak, između ostalog, promicanje ostalih
europskih informacijskih mreža i kontaktnih točaka, te usmjeravanje upita specijaliziranim
pružateljima informacija. Ovaj zadatak zahtijeva temeljito poznavanje usluga koje pružaju
ostale EU mreže.
Opća uprava za komunikaciju (DG COMM) i EK zajedno organiziraju informativne dane i
edukacije za poboljšanje suradnje između EU mreža. Informacije o svim mrežama dostupane
su na:
http://ec.europa.eu/publications/booklets/others/83/index_en.htm (trenutno u fazi revizije).

[1] http://ec.europa.eu/dgs/communication/contracts-i-grants/grants/years/2012_en.htm
[2] Poziv za dostavu projektnih prijedloga, Okvirnog sporazuma i konkretnim sporazumima o bespovratnim
sredstvima
[3] Akcijski plan Aneks I FPA
[4] Osim za 2013, gdje je poziv je otvoren za dostavu prijedloga objavljenih u 2012.
[5] Transparentnosti, jednaki tretmana, ne akumuliranje, ne retrospektivnost, sufinanciranje i neprofitna.
[6] Opravdani i ne-prihvatljivih troškova i definirane su u članku II.19 Općih uvjeta (Aneks II Okvirni
Sporazum).
[7] Tako da se može dokazati podnesak
[8] Na takav način da se može dokazati podnesak
[9] Ako postoje u tijeku revizije, žalbe, parnice ili bavljenje zahtjeva koji se odnose na dodjelu sredstava,
partner/ domaćin će zadržati dokumente dok takva revizija, žalbe, sudski ili potraživanja ne zatvore.
[10] http://ec.europa.eu/europedirect/call_us/how_it_works/index_en.htm

29