Capitulo 1 Las cuatro fases de la gestion de proyectos Si estés coordinando el desarrollo de una web, el disefio de un coche, el traslado de tu departamento a unas nuevas instalaciones, la actualizacién del sistema informético 0 cualquier otro proyecto —grande o pequefio—, siempre pa- sards por estas cuatro etapas: planificacién, desarrollo, eje- eucién y finalizacién, Aunque cada una de estas fases tenga caracteristicas singulares, se superponen. Por ejemplo, normalmente empezards a planificar con un presupuesto y una fecha de finalizacién aproximados. Una vez estés en las fases de desarrollo y ejecucién, definiras e implementa- ris los detalles del plan del proyecto, Eso te aportard nueva informacién, por lo que revisards el presupuesto y la fecha de finalizacién. Dicho de otro modo, planificaris mejor a partir de tu mejor conocimiento de la situaci6n general. Adaptado de Pocket Mentor: Managing Projects (producto n.2 1878), Har- vard Business Review Press, 2006.Visién de conjunto, La siguiente tabla describe las actividades de cada fase, asi como las habilidades y herramientas necesarias para realizar el trabajo: FASES DEL PROYECTO Planificacién | Desarrollo —_Ejecucién Finalizacion ACTIVIDADES Determinar el | Crearelequipo | Monitorizar y controlar | Evaluar la problema que el proceso ejecucién realmente hay que yel presupuesto delprayecta resolver identiicar las par-| Planifiear la asig. | Informar dal progreso | Cerrar al tesintaresadas | nacién de tareas proyecto Definir lo objeti- | Crear el Celebrar reuniones se- | Recibirinformes vos del proyecto | calendaria manales con el equipa del equipa Determinar al ale | Celebrar la Gestionar problemas Realizar un canea, los racursos| reunién de informe de yl principales | lanzamiento cevaluacion tareas posterior Prepararse Elaborar un para soluciones | presupuesto Intermedia HABILIDADES CLAVE ‘Analizar las tareas | Analizar los Superviear Realizar un procesas sepuimiento Planificar Formar los Liderary motivar | Planificar equipos Analizar los costes | Dalegar Comuricar Comunicar yy benefcios de blatintas opciones: Negeciar Gastionar conflictos Seleccionar Resolver problemas ycontratar personal Comunicar HERRAMIENTAS Estructura Herramientas de Informe de de desglose pprogramacion evaluacion pos de trabajo (cpm, PERT, terior: analisis Gantt) y lecciones aprendidesLas cuatro fases de la gestién de proyectos Planificacién: cémo disefiar un proyecto Cuando pensamos en la planificacién de un proyecto, casi de inmediato nos vienea la mente su programacién tempo- ral, aunque en realidad no Tegaremos a ese punto hasta la fase de desarrollo. El auténtico objetivo de la planifieacién es definir los fundamentos: qué problema queremos resol- ‘yer, quién participara en el proyecto y qué se hara. Determinar cudl es exactamente el problema que se ha de resolver Antes de empezar, es importante invertir un tiempo en de- tallar qué asunto en concreto se abordard en el proyecto. No siempre es obvio. Pongamos por caso que el director de sistemas informa- ticos te ha pedido a ti, que eres el gerente de tecnologias informaticas, que crees una nueva base de datos y un nuevo sistema para introducir la informacion. Seguramente, ten- drés muchas ganas de iniciar el proyecto lo antes posible para, asi, resolver esos problemas con los que estés lidiando desde hace algtin tiempo. Pero éconseguiras de este modo resolver el problema de la empresa? Si quieres que el pro- ecto tenga mds probabilidad de éxito, primero debes ir més allé de los sintomas ya observados: «No podemos sa- car los datos con Ja suficiente rapidez», y al menos a seis proveedores que cumplan los criterios minimos del departamento en cuanto a calidad del servicio. 2. Recomendar , en el Consejo de Administracién de junio <éemporalmente limi- tado>, los tres que ofrezcan la mejor y mayor coberturaa un coste que sea al menos un 10% més bajo que la actual contribucién dela compafiia por empleado. Cuando definas los objetivos de tu proyecto ten en cuenta los siguientes factores: * Calidad. Identifica los criterios de calidad, y deter- mina cémo cumplitlos y evaluatlos. * Organizacién. Calibra los objetivos en funcién de las personas y los recursos que tienes a tu disposicién. * Comunicacién. Determina qué informacion ne- cesita cada una de las partes interesadas y cémo facilitarsela. Determinar el alcance, los recursos y las principales tareas ‘Muchos proyectos fracasan porque o bien se abarca mas de lo debido y, por Io tanto, se subestima enormemente el tiempo y el dinero necesarios, 0 bien porque no se ha tenido en cuenta una importante parte del trabajo. Una herramienta bastante titi] para evitar estos problemas es la estructura de desglose de trabajo (EDT), que ayuda a determinar el alcance y las tareas del proyecto, asi como.Las cuatro fases de La gestién de proyectos a establecer estimaciones (encontraras un ejemplo mas adelante en este capitulo). E] concepto subyacente consiste en subdividir actividades complejas en sus unidades mis manejables. Para crear una EDT: * Preguntate: «¢Qué se tiene que hacer para conse- guir X?». + Sigue haciéndote la misma pregunta hasta que la respuesta esté desglosada en tareas que ya no se puedan subdividir mds. * Calcula cuanto tiempo sera necesario para realizar Jas tareas y cuanto costaran en términos de dinero y de horas por persona. Normalmente, una EDT consta de tres a seis niveles de actividades subdivididas. Cuanto mas complejo sea el proyecto, més niveles contendra. Como norma general, no deberias llegar a tener mas de veinte: solo un proyecto inmenso podria abordar tantos. Ahora, durante la fase de planificacién, no te preocu- pes por la secuencia de actividades. Ya te encargaras de la programacién en la fase de desarrollo. Utiliza la EDT para crear un marco que irds rellenando a medida que tengas las ideas més claras sobre las limitaciones de personal, pre- supuesto y tiempo de ejecucién del proyecto. Abultar las estimaciones es una manera aceptable de reducir riesgos, pero hazlo abiertamente y explica a las partes interesadas por qué lo haces. Una cuidadosa planificacién te permitiré hacer una estimacién bastante ajustada de cudntas personas —con quéVisién de conjunto habilidades— serdn necesarias para desarrollar un proyecto. ‘También podras hacerte una buena idea de cuanto tiempo llevard su ejecucién. Prepararse para soluciones intermedias El tiempo, el coste y la calidad son las tres variables relacio- nadas que suelen determinar lo que puedes lograr. Calidad = tiempo + coste Modifica cualquiera de estas variables y cambiara. el resultado. Por supuesto, este tipo de modificaciones a me- nudo se producen en medio del proyecto. Por ejemplo, si el plazo para crear un nuevo sistema de gestidn de la base de datos de repente se reduce a la mitad, o bien tendras que contratar al doble de personal, o bien tendras que confor- marte con un sistema més sencillo que el planeado origi- nalmente. No dejes que las trivialidades interfieran en las actividades esenciales del proyecto. La clave es establecer un nivel de calidad que satisfaga las necesidades de las par- tes interesadas. Saber desde el principio cual es la variable mas impor- tante para cada una de las partes interesadas te ayudard a hacer los cambios adecuados a Io largo del proyecto. Es tu responsabilidad mantener a todo el mundo informado de cualquier modificacién y de las consecuencias que conlleva en términos de tiempo, coste y calidad.Las cuatro fases de la gestidn de proyectos ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO Ejemplo de un documento de planificacién Elabora una estructura de desglose de trabajo (EDT) para que no se ‘te pase por alto ninguna parte importante de una actividad compleja y para no subestimar el tiempo y al dinara necasarios para realizar al ‘trabajo, Utiliza tantas paginas como sea neces: CEeieot keke ke El «prayecto global» consiete en migrar treo servideres web y las bases de dstes aun nuswo centro de procesamienta de datas (CPD). Es necess- rio instalar cinco nuevos servidores en el nuevo centro: estos servidores replica los servidores de produccién exiteten en el antiquo centro de datos. Los nuevas servidores s¢ constiruirén con laa mismas ¢3 feaclones que los aniguos seeutardn la mma apleacién y tend el jomo contanida, Unaivee instalada el nuevo equipamiente, se pondré.a prueba para comprabar su funcionalidad. Los sitios tendrén una fecha de cin y activacin, Por iltimo, a¢ retirard el equipamiento antiguo y se volerd a incluir en al inventaria, Gurwen Obtener el equipamiento. Subtareas de nivel Comprar tres servidores web y dos bases de datos. Enviar 2 equipamianto al nuevo centro de datos. Subtareas de nivel 2 Freparar el pedide y comprar servidores. Avisar al centro de datos de la legada del equipamient. Duracién de la subtarea 7diss Ptr Instalar equipamienta, Subtareas de nivel 1 Instalar foicamente el hardware Cargar slatemas operatives. (cantinain de conjunto (els) ACI 1) Cargar aplicaciones. Replicar el contenido en los nuews servidores. Subtareas de nivel 2 Colocary cablear el nuevo equipamiento en el centro de datos y asegurar conectividad Raica y de red Cargar sistemas operatives base pars los servideres web y da bases de datos, Cargar el software de aplicaciones, incluide el software di dor wak, las aplicaciones dela base de datos y cualquier lemento dependiente, Copiar la configuracién de los sitios de produccién, traneferirlos datos a los nucvos servidores y cargarios adecuadamente. Duracién dela subtarea B diss Purr Foner a prusbs el aquipamianto, Subtareas de nivel 1 Foner a prucha Ise miquinas. Subtareas de nivel 2 Acegurar la conectividad de red, asi come la funcionalidad y la integridad del aecesa 8 la base de datoa y la web, Duracién de la subtarea 2 dise tetra nn pipiens Subtareas de nivel 1 Migrac al nucw sitio de produccién Comprobar la integridad del contenido ylos datos RLas cuatro fases de la gestién de proyectos TAREA PRINGIPAL Subtareas de nivel Traaladar el acceao ala web y la base de datos alos nuevos sitios, evar a cabo una serie de test predeterminados para verificar que los dates sean exactosy que se hays captado y aplicado cualquier actualiza- cién realizada desde la replicacién. Duracién de la subtarea 2 diss ewan Volver comprobar al equipamianta, Subtareas de nivel Dejar encendidas lae méquinas durante 24 horas y volver @ comprobar su integridad. Subtareas de nivel 2 Realizar las test una vez més para comprabar el correcta funcionamiento delas actuslizaciones y el registro de datos, Duracién de la subtarea Ndia Guu Retirar el equipamicate antigua. Subtareas de nivel Retinar el equipamiente del centro de Astos. Volver a incluir el equipamiento an el inentario para Futures uso, Subtareas de nivel 2 Desinatalar el equipamiento, borrar el safsware y los contenidoa, Reerviar el equipamiento al inventarie. Duracién de la subtarea 2 diss B