How Do Pivot Tables Work?

December 2, 2014 | by Jon Acampora | CLICK HERE TO LEARN EXCEL FROM

YOUR INBOX

Bottom line: This post explains how pivot tables work.  You will
learn what actually happens when you drag a field into each area
of the pivot table, and why the structure of your source data is so
important.

Skill level: Beginner

Pivot Tables are one of the most powerful and useful tools in
Excel.  They will save you a lot of time by allowing you to quickly
summarize large amounts of data into a meaningful report.

Understanding exactly how a pivot table works will really help you
unleash the full potential of this amazing tool.  This post should
help both beginners and experienced users understand the
mechanics of a pivot table, and why the structure of your source
data is so important.

The following screencast animations shows how quickly a
summary report can be created from a table (list) of data using a
pivot table.

Click here to watch the screencast in your browser
Let’s learn how this magic happens… 

The Sample Data
For this post I will be using a set of transactional sales data an
example for the source of the pivot table.  Each row in the data set
contains sales data for a product sold to a customer.

You can download this workbook to follow along.

 How Pivot Tables Work.xlsx (23.2 KiB)

How to Insert a Pivot Table
The first step is to insert a pivot table into your workbook.
Typically you will want to insert your pivot table on a new
worksheet.

After you create the pivot table you will see a list of fields in the
task pane on the right side of the screen.  These fields are the
columns in your data set.
The Pivot Table Areas
The pivot table contains four areas that you can drag the fields
into to create a report.

1.  Filters area
2.  Columns area

3.  Rows area
4.  Values area

The following diagram shows where each area of the pivot table is
located on the report.  This can be used as a guide to familiarize
yourself with the different areas.
We are going to create this quarterly sales report by region as an
example.

The Pivot Table Areas Explained
In the example report above I created the pivot table by
dragging fields into the different areas on the Field List (task
pane on right side).

Some magic happens when a field is placed in an area.  That
magic is different for each area of the pivot table.  So I’m going
to explain what happens when a field is added to each area.

Here is another link to download the sample file.

 How Pivot Tables Work.xlsx (23.2 KiB)

The Rows Area

The Rows area of the pivot table is where we typically start when
building the outline of our report.
When you drag a field into the Rows area of the pivot table, all
the unique values in that field will be displayed in the first column
of the pivot.  The pivot table removes all the duplicates in the field
(column of source data) and only displays the unique values.

In my sample data set you can see the regions are listed more
than once because we made sales in each region multiple times
throughout the years.

When I place the Region field in the rows area, each region is only
listed one time in the first column of the pivot table.  Again, the
pivot table automatically removes the duplicates and only displays
the unique values.

The layout of the source data is extremely important for this to
work, and I will explain more about this below.

The Values Area

The Values area displays the data (values) that we want to
summarize in our pivot table report.

When you drag a field into the Values area, the pivot table will
automatically sum or count the data in that field.  If the data in the
field contains numbers, then the sum will be calculated.  If the
data contains text or blanks, then the count will be calculated.

The calculation type can be changed later to other functions like
Average, Max, Min, etc.

In this example I will place the Revenue field in the Values area. 
This field contains numbers (sales dollars) and the pivot table will
automatically sum the revenue for each region that is listed in the
Rows area.

Filter & Calculate – The Values
Area Explained
What happens when we add a field to the Values area?

The pivot table performs its magic by filtering and
calculating the data for each cell in the values area.  This is
areally important concept to learn.  It will help you understand
how pivot tables work, so let’s dig deeper.
In the image above, the pivot table shows 5,349 in cell K4.  This is
the Sum of Revenue for the Northeast region.

How did the pivot table calculate this number?

We can break it out in two steps:

1.  First, the pivot table filters the source data for the criteria in
the Fields, Columns, and Rows areas.  In this case we only

have one field in the Rows area, so the Region column in the

source data is filtered for “Northeast”.
2.  Next, the pivot table calculates the Sum of the Revenue

column.

That’s it!

This process is then repeated for each cell in the values area of
the pivot table.  The Region column is basically filtered for each of
the four regions, and the Sum of Revenue is calculated and
placed in the Values area after each filter.
It’s important to note that I’m just explaining the concept of how
this works.  The source data table is not actually filtered on the
sheet when you add a field into the Values area.  However,
understanding the concept of the calculation will also help you
understand why the structure of the source data is so important.

Tabular Data Structure – Getting
the Source Data Right
Since we now know that a pivot table uses filters to calculate the
results in the Values area, it is critical that the data is
structured in a way that can be filtered.

Pivot tables require your source data to be in a Tabular layout
(format).

Tabular means that the source data can only have one row of
headers (descriptive names for each column), and rows of data
below the header.

However, there is more to it…

Unique Field Characteristics
Each header (column name) in the source data must only
describe ONE characteristic of the data.

Let’s look at an example to help explain this. The following image
shows data that could be considered tabular because it is a table
of data with one row of headers.

However, this is NOT the best layout for source data of a pivot
table because the column headers describe more than
ONEcharacteristic of the data in the column.

For example, column D contains revenue for January.  This
means the column contains two characteristics: the revenue
amount and the month (January).

When the source data is structured like this, it makes it impossible
for the pivot table to calculate the total revenue for a region.  The
revenue is divided up into columns by month and you cannot
calculate the sum of one column to get total revenue.

Instead, the pivot table requires that there only be one column
for revenue.  This will allow you to create a report that displays
total revenue by month, quarter, product, region, or whatever way
you want.

Therefore, each column should only contain one characteristic
that describes the data field (Revenue).  To fix this we would need
to create separate Revenue and Month columns.  The data table
should then look like the following.
This is called unpivoting the data. It means the number of rows
will grow, and the table will get much longer.  But this is ok!

Remember that the job of the pivot table is to Filter and
Calculate.  It can only filter columns in a vertical manner, so all
the revenue numbers need to be in a single column.

This gives you a lot more flexibility when you add the Revenue
field to the Values area of the pivot.  You will be able to quickly
place the Months field in the Rows, Columns, or Filters area to
see your numbers in different ways.

With this understanding of how the data should be formatted, you
will begin to see the power of the pivot table.

I have a full article that goes into more detail on How to Structure
Your Source Data for a Pivot Table.

The Columns Area

Now that we have an understanding of how the pivot table filters
and calculates data, let’s see what happens when we add more
fields to the report.
The Columns area works just like the Rows area.  It lists the
unique values of a field in the pivot table.  The only difference is
that it lists the values across the top row of the pivot table.

The image above shows what the pivot table will look like if you
put the Region field in the Columns area versus the Rows area.

When the Region is in the Columns area, the values (Sum of
Revenue) are placed horizontally on the sheet. The Sum of
Revenue calculation works the same as before.  The pivot table
must Filter and Calculate the Region field in the same way.

Filter & Calculate on Multiple
Fields
Let’s add another field to our pivot table and see how it works.

In the following example I have the Region field in the Rows area,
and the Quarter (Qtr) field in the Columns area.  The values area
is calculating the Sum of Revenue.  This is starting to look like a
more useful report.

The pivot table calculates the Sum of Revenue the exact same
way as before, by filtering and calculating.  Now it just has two
fields to filter for when it calculates a cell in the Values area.

In the image below the Total Revenue for the South region for Q2
is 1,772.  How is this calculated?

1.  First, the Qtr column is filtered for “Q2”.
2.  Then, the Region column is filtered for “South”.

3.  The Revenue column is then summed to get 1,772.

As you add more fields to the Rows and Columns areas, the pivot
table just filters on more fields, then calculates.  Although the
report may get complex looking, the calculation process is actually
a very simple two step process; filter then calculate.

The Filters Area – Filter the Entire
Pivot Table

The Filters area applies a filter to the entire pivot table.

In the example below I placed the Year field in the Filters area. 
This does NOT make any immediate changes to the pivot table. 
Instead, it gives me the option to apply a filter to the entire pivot
table.

The fields in the Filters area contain drop­down menus that allow
you to apply a filter to the entire pivot table.
When I select 2014 from the Year filter, the entire pivot table is
also filtered for only the rows in the source data that contain
“2014” in the Year column.

As you can see, our filter and calculate methodology still applies
here.

When calculating a cell in the Values area, three filters are being
applied to the source data to calculate the Sum of Revenue.  The
following image shows how cell L79 is calculated in the pivot
table.

1.  First, the Qtr column is filtered for “Q2”.

2.  The Year column is filtered for “2014”.

3.  The Region column is filtered for “South”.

4.  The Revenue column is then summed to get 1,702.

Each cell in the Values area represents an intersection of the
fields in the Rows, Columns, and Filter areas.  The source data is
filtered based on this criteria, then calculates the Values area for
the specified type of calculation (sum, count, average, etc.).

Bonus – Add Multiple Fields to
One Area
What happens when we add more than one field to an area?

Well, we can take everything we just learned and apply it
here. The pivot table works in the same basic way.

In the image above I put the Year and Qtr fields in the Rows area
of the pivot table.  You can see how this instantly gives us a
different report using the exact same source data.  This flexibility
is the beauty and power of the pivot table.

Let’s take a step back and see what happens when I add each
field to the Rows area.

First, I add the Year field to the Rows area.  As we learned before,
the pivot table will only list the unique values (removes duplicates)
in the Rows area.  Even though there are a lot of rows in the
source data that contain 2013 and 2014, the values (2013,2014)
are only listed once in the pivot table.
Next, I add the Qtr field to the Rows area below the Year field. 
This time the unique values for the Qtr (Q1,Q2,Q3,Q4) are listed
under each unique value in the Year field (2013,2014).

The list of unique values in the child field (Qtr) repeats for
each unique value in the parent field (Year).  This continues to
happen as you add more fields to the Rows area.

The report above displays our quarterly sales trend for each year. 
It nests each quarter under each year in the Rows area, and
makes for a very useful report.

Now let’s make a quick change to the report…

In the following image I reversed the fields in the Rows area of the
pivot.  Now Qtr is on top and Year is below it.  The same
principal still applies.  The unique values for each Year are
listed below the unique values of each Qtr.
This gives our report a totally different look, but it is still very
useful.  This report allows us to compare the year­over­year sales
for each quarter.

The same thing happens as you add multiple fields to the
Columns area.  I won’t go into details, but give it a try and see
what happens when you move Year and Qtr to the Columns area.

Filter and Calculate on Multiple
Fields in One Area
Now let’s take a look at how that year­over­year report works to
calculate the Values area.

When multiple fields are added to one area, the Values area of
the pivot table still works the same way using the filter and
calculate principal.
The source data will be filtered for all the filter criteria, then the
Sum of Revenue is calculated.  This happens for each cell in the
Values area of the pivot table.

It doesn’t matter how many fields you have in each of the Filters,
Rows, or Columns areas of the pivot.  The Values area will still be
filtered and calculated in the same way!

Filter and Calculate the RIGHT
Tabular Data
I hope you have learned how pivot tables work by filtering and
calculating your data.  But the most important part is how the
data is structured in a tabular format.  Each field must have one
unique characteristic that describes the data.  The proper layout of
the source data will really help you conceptualize your pivot table
reports.
This will also help you obtain your data in the proper format. 
Often times we are at the mercy of our IT department to provide
us with data.  Requesting your data in the correct tabular structure
will allow you to create just about any report you can imagine with
a pivot table.

As you learn the power of pivot tables, your reports will naturally
get more advanced.  You will be able to quickly mine and analyze
your data in new ways, helping you discover trends that can make
a big impact for your organization.

Want to Learn More?
I have only scratched the surface of what pivot tables can do. 
There is a seemingly infinite number of ways you can use pivot
tables and pivot charts to answer business questions, and
impress your boss. 

With new tools like PowerPivot, there is no question that pivot
tables are the way of the future for analyzing and presenting data. 
Understanding the concepts of how pivot tables work will really
prepare you for any reporting tool outside of Excel.

My recommendation is to: Learn > Practice > Repeat

There are a ton of great ways to learn pivot tables depending on
what type of learning environment suites you best.

If you really want to immerse yourself and learn quickly, I
recommend taking an online course.  Here are two great
resources.
Resource #1 – Free Pivot Tables
Webinar
My friend John Michaloudis from MyExcelOnline.com has afree
webinar on pivot tables that will help you get started.  The
webinar is just over an hour long and should help build on what
you learned from this article.

Click Here to Register for the Free Pivot Tables Webinar

Resource #2 – Core Pivot Online
Course
Another friend of mine, Dave Bruns from ExcelJet.net, has a great
online course called Core Pivot.  This course is a great way to get
started with pivot tables.  It contains over 2 hours of instruction
that is broken up into short 2­3 minute videos.  Learning pivot
tables will really save you a lot of time, and help you get the most
out of Excel’s most powerful tool.
Click Here to Learn More About the Core Pivot Course

Still Have Questions?
Learning pivot tables takes time.  With practice you will gain a
better understanding of how pivot tables work, and how they can
benefit you.

Please leave a comment below with any questions or
suggestions.  Thank you! 

Posted In:  Pivot Tables

6  comments

6 COMMENTS

JEFF WEIR Reply
December 2, 2014 at 10:30 pm

That’s an epic post, Jon. Great resource for newbies,
and I congratulate you on it. I especially like the
PivotTable Fields and PivotTable Areas diagrams you
put together. Just awesome.
 Reply

JON ACAMPORA
December 3, 2014 at 8:06 am

Thanks Jeff! I tried to take a page out of the
Weir book of blogging for this one.   You
seem to crank out monster posts like this
every time you write, and I don’t know
how you do it. I’m actually thinking about
cutting it up into a few posts to make it a
little more consumable. Anyways, I’m glad
you enjoyed it. Thanks again!

JOE Reply
December 28, 2014 at 1:32 pm

i agree, it was a very thorough post. I also like the
animated gif you had in there. Helped to explain
while the reader not having to click on a video link.
Really good post to cover the basics.

JON ACAMPORA Reply
December 31, 2014 at 7:51 am

Thanks Joe! I appreciate you letting me
know about the animated GIF. I’m finding
that many people prefer those over
watching videos.
Have a great day! 

KEVIN LEHRBASS Reply
January 10, 2015 at 8:49 am

I didn’t see this post until now! It’s a great
explanation for beginners. The animated gifs turn it
into a very easy to follow introduction about pivot
tables. I wish I had seen this 15 years ago! I will
recommend this to anyone who is new to Pivots.
 Thanks Jon!

JON ACAMPORA Reply
January 11, 2015 at 4:53 pm

Thanks Kevin! I’m glad to hear that you
found it useful.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are
marked *
Name *

Email *

Website

Comment 

You may use these HTML tags and attributes:  <a href="" title=""> <abbr
title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del
datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>
 POST COMMENT

 Notify me of followup comments via e­mail.
 Sign me up for the free email newsletter!

Search

type keywords & hit enter

Learn Excel from Your Inbox

Learn 10 great Excel techniques that will wow your boss and
make your co­workers say, "how did you do that??" 
Plus weekly updates to help you learn Excel.

Get Email Updates

About Me

Hello and welcome! My name is Jon
Acamporaand I'm here to help you learn Excel. 

This blog is updated frequently with Excel and
VBA tutorials & tools to help improve your Excel
skills and save time with your everyday tasks.
Subscribe above to stay updated. More about me...
Categories
Add­in
Answers
Charts
Excel Ribbon
Finance
Functions
Keyboard Shortcuts
Modeling
Pivot Tables
PowerPivot
Tables
Tips
Tools
Uncategorized
VBA
Video