How To Use PowerPivot

Instead of VLOOKUP
October 6, 2014 | by Jon Acampora | CLICK HERE TO LEARN EXCEL FROM YOUR

INBOX

In this post I will explain how you can use PowerPivot instead of
VLOOKUP to save time and analyze your data in new ways.

What is PowerPivot?

PowerPivot is a free business intelligence tool from Microsoft that
allows you to process and analyze large data sets in Excel.  It has
a ton of great features, and here are some of the highlights of
PowerPivot.

Work with large data sets (over 1 million rows) right in Excel.
Quickly create relationships between data tables, similar to a

database.
Analyze your data with Pivot Tables in Excel, an environment

you are familiar with.
Create advanced formulas and measures to analyze data like
never before.

Link Excel files directly to your databases and data sources to
 quickly refresh your reports.
Go beyond Pivot Tables and retrieve data with the CUBE

functions, great for custom reports, charts, and dashboards.

There are many more features of PowerPivot, and this list is just
meant to give you an idea of what it can do.

Why Do I Need PowerPivot?
You might be thinking… “All those features you listed sound great,
but do I really need PowerPivot?  It looks like a lot to learn and I’m
not sure how it will benefit me.”

So I’m going to give an example of how you can use
PowerPivot instead of VLOOKUP, and let you be the judge.
 This example only scratches the surface of PowerPivot’s
capabilities.  But you will see how PowerPivot makes it much
faster and easier to create and maintain relationships between
data sets in your Excel files.

The good news is that PowerPivot is a free add­in for Excel 2010
and 2013 for Windows.  So there is no risk in trying it out.

A Common Reporting Process
Does the following process look familiar to you?
This is a common process we go through to summarize and
analyze a data set:

1.  Copy or import a set of data into Excel.  In this example we are

going to use a set of sales data.
2.  Add additional columns to the data set to pull in additional
information, usually with VLOOKUPS.
3.  Summarize the data with a Pivot Table or formulas (SUMIF,
COUNTIF) for reporting.

If you do this process regularly, then I think you’re going to like
PowerPivot.

The VLOOKUP Approach
In this example we have a set of sales data that we need to do
produce some reports for.

The data table does not contain the Product Category information,
so we need to lookup the category from a Category table using
VLOOKUP formulas.  Then we will be able to create a report
using a Pivot Table that shows the sales by Category.
With the VLOOKUP formula we are basically creating a
relationship between the data table and lookup tables.  The
question then becomes, how much is this relationship costing
you?

Do You Have a Love­Hate
Relationship with VLOOKUP?
There is nothing wrong with the VLOOKUP approach, but this
relationship does require maintenance.  Here are a few examples
of things you might find yourself doing with the VLOOKUPs:

Extending the lookup range argument (table_array) when you
add more rows to your lookup tables.  (Note: Excel Tables and
 structured reference formulas resolve a lot of these issues and I
highly recommend learning about Tables)
Adding an additional column to lookup table means the
column index argument needs to be updated.
Copying VLOOKUP formulas down to extend to the end of
the data set after updating with new data.

I could probably list 10 more issues we encounter with VLOOKUP
maintenance, but this post isn’t about complaining.  It’s about
solving the problem. 

VLOOKUPs Require Maintenance
I like to think of the
VLOOKUP as that old green
truck.  It’s usually reliable,
and you’ve depended on it for
years, but it does break down
from time­to­time.  You either
know it so well that you keep
a checklist of potential
problems (along with your toolbox) in the back of the truck, just in
case something goes wrong (errors).  Or, you have to take it to
the mechanic (the Excel expert in your office) because it broke
and you’re not sure how to fix it.

Again, there is nothing wrong with the VLOOKUP approach.  It
can be a love­hate relationship, but VLOOKUP will typically get
the job done.

PowerPivot to the Rescue
Here’s an example of how quickly you can create the same
relationships in PowerPivot.
Click here to see the screencast animation in your browser.

PowerPivot allows you to create relationships between tables with
a simple drag­and­drop.  This means there is NO formula to
maintain here, and it is much faster and easier to build
relationships between your tables.

In the screencast above, I am basically doing the same thing as
creating a VLOOKUP formula.  But all I have to do is drag­n­drop
the field names between tables, and the relationship is created.

This is not to say that PowerPivot is completely maintenance free,
but the relationships between tables are automatically updated
when rows are added/deleted from the tables.  You can also
insert/delete columns to the tables and the relationships will
remain intact.
The PowerPivot Pivot Table
Once we create the relationships between the Data table and
lookup tables, we can then summarize the data with a Pivot Table.

The image above is an example of a Pivot Table that uses a
PowerPivot data model as it’s source.  As you can see, it looks
very similar to a normal Pivot Table.  This makes it easier to
understand and work with.

PowerPivot Brings a Whole New
World (Inside Excel)
One of the major benefits of the PowerPivot Pivot Table is that
you can write Measures (DAX Formulas) to further analyze your
data.  Some examples of these measures could include: daily
average sales, year­over­year sales growth, sales vs industry
metrics, and much more.  The possibilities are seemingly
endless, and it’s really only limited by your imagination.
I like to think of PowerPivot as that sleek new sports car.  It’s
fast, powerful, and fun.  Once you learn how to drive it, you’ll
begin to realize what it’s really capable of.  It will take you to new
places that you only dreamed of before.

Who Wins?
I am NOT advocating that you should ditch the VLOOKUP method
at all.  It is still very useful, and one that every analyst should
know.  There are times when the VLOOKUP will suit your project
just fine.

However, if you are constantly updating data sets with copy/paste,
maintaining formulas, or finding yourself at the limits of your pivot
tables, then PowerPivot is a great option.  This new technology
will really take your work, and career, to the next level.

How Do I Learn PowerPivot?
Just like Excel, PowerPivot is not something you are going to
master overnight.  Personally, I have read books, taken courses,
and done a ton of Google searches to learn PowerPivot.  I will
definitely be writing more in­depth articles in the future.

Fortunately there are some great resources available that are
making PowerPivot easier to learn.  I’m excited to share that
Mynda Treacy at MyOnlineTrainingHub has a brand new
PowerPivot Course.  She is also offering a new course on Pivot
Tables if you want to learn the basics first.

For a limited time I am offering a huge bonus when you sign­up
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of free gifts that is valued at over $70.  This includes my new Tab
Hound add­in, a book on Excel Tables, and more.

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acclaimedDashboard Course.

What Do You Think?
Could PowerPivot help you with some of your financial models?
 Please leave a comment below with any questions.  If you have
used PowerPivot, please let us know how your journey is going.

Thank you!

Posted In:  Functions Pivot Tables PowerPivot

5  comments

5 COMMENTS

JEFF WEIR Reply
October 6, 2014 at 9:16 pm

Jon: Powerpivot is Free in Excel 2010 but not baked
in. i.e. you have to install an add­in, and this ain’t
exactly intuitive.
PowerPivot is NOT free in Excel 2013, but baked in
to the Professional Plus version or some Office 365
plans.

JON ACAMPORA Reply
October 7, 2014 at 1:00 pm
 Thanks Jeff! I will put an asterisk next to
that statement and ref your comment. Just
to prevent any confusion, PowerPivot is
included in some versions of Excel 2013.
At one time I heard it was included with the
stand alone desktop version, but I don’t
know if that is still true. It is definitely a bit
confusing.

CHRIS MACRO Reply
October 7, 2014 at 7:57 am

After reading this, it seems to me that PowerPivot
brings Access capabilities inside Excel. How is the
user experience affected if you send a PowerPivot
spreadsheet to someone who doesn’t have it installed?
That would be my main concern as it sounds like
Microsoft hasn’t “baked it in” to all versions of Excel
2010/2013.

JON ACAMPORA Reply
October 7, 2014 at 1:11 pm

Great question Chris! PowerPivot does
bring some Access capabilities to Excel.
Mostly by allowing you to create
relationships between data tables. It also
allows you to link the PowerPivot data
model to Access or another database.

You are going to experience some
limitations when sending files to users that
don’t have PowerPivot installed. These
users will be able to view the Pivot Tables
created with PowerPivot, but they won’t be
able to modify them.

With any project, I think it is best to fully
map out your process for distributing and
publishing reports, then determine if
PowerPivot will be the best fit. I’m
speaking from experience on this one, as I
have honestly made the mistake of using
PowerPivot on projects where it made the
update and distribution process a little too
complicated. However, PowerPivot did
allow us to discover new insights about the
business that would have been difficult to
find otherwise. So, it definitely depends on
the scope of you project.

Maybe an easier way to explain it is to think
of it like that sports car pictured above.
Although it is very fast and powerful, it
can’t tackle every single road you throw at
it. It’s probably not going to do very well
on a bumpy dirt road or a river crossing. So
it’s best to plan out your drive to make sure
it will be smooth sailing the whole way.
You might need to fall back on old faithful
sometimes, and it’s good to keep her
around. 

Microsoft has designed PowerPivot to
integrate with their SharePoint server
technology, and these new BI tools work
great if your company is running
SharePoint 2013. But this is more enterprise
level stuff, and not something everyone is
going to have access to.

I have also developed an add­in for
PowerPivot that helps with exporting
reports, to distribute to users that do not
have the PowerPivot add­in installed. I will
be sharing more on this in the coming
months.

With all that said, I still recommend
learning PowerPivot. It is definitely the
way of the future, and will become easier to
implement as the technology evolves and
more companies upgrade to the latest
 versions.

Please let me know if you have any other
questions. Thanks!

CHRIS MACRO Reply
October 7, 2014 at 1:40 pm

Thanks for the clarification Jon!
Looking forward to seeing what
you came up with as an add­in 

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