Algse korra austamise ehk arhiivinduse aluspõhimõte, mille kohaselt

registratuuriprintsiip organisatsiooni dokumendihalduses sisseseatud korda

(liigitust) rakendatakse dokumentide säilitamisel kogu
dokumentide elukäigu jooksul2
Allkiri omakäeliselt kirjutatud nimi või digitaalne andmete
kogum, mis seob allkirja andja dokumendiga
(signature)1
Allkirjastaja volitatud isik, kes annab allkirja. Märkus: dokumendi
koostaja on see, kes kirjutab või koostab dokumendi;
dokumendi autor vastutab sisu eest (signatory) 1
Arhiiv 1. arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja
kasutamisega tegelev arhiiviasutus;
2. asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum
(Arhiivieeskiri § 2)2
Arhiivimoodustaja avalikke ülesandeid täitvaid asutusi või isikuid, kelle
tegevuse käigus võib tekkida arhivaale
(arhiiviväärtusega dokumente) (Arhiivieeskiri § 2).
Arhiivimoodustajate väljaselgitamine on
Rahvusarhiivi ülesanne (arhiivimoodustajat saab
kontrollida siit)2
Arhivaal (1) dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema
väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või
ühiskonnale (archival record, archival document) 1
Arhivaal (2) dokument, millele avalik arhiiv on hindamise
tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa
rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse
püsivalt (ArhS § 2). Arhivaal on avaliku arhiivi
(Rahvusarhiiv ja kohalike omavalitsuste arhiiv) poolt
arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokument. Arhivaalid
antakse üle Rahvusarhiivi, kui neid ei vajata enam
oma ülesannete täitmiseks, kuid mitte hiljem kui
kümme aastat pärast dokumendi loomist või saamist2
Arhivaar kes tegeleb ja vastutab arhiivihalduslike tegevuste
eest, sh koostab ülevaate arhiivi koosseisust; hävitab
nii paberkandjal kui digitaalsed dokumendid, kui
nende säilitustähtaeg on möödunud ja koostab
hävitamist dokumenteeriva hävitamisakti; tagab
asutuse arhiivis hoitavatele dokumentidele
juurdepääsu ja nende kasutamise ning koordineerib
dokumentide hoidmist ka asutuse tööruumides. Samas
võivad arhiivihaldusega seotud ülesanded olla

Arvamuse küsimine/andmine
Asi
Asjaajamine
Asjaajamiskord
Asjaajamisperiood
Autentsus
Digitaaldokument
Dokumendi elukäik
Dokument (1), laiem mõiste
Dokument (2), kitsam mõiste
Dokument (3), arhiiviseaduses
Dokumentide hoidmine
Dokumentide loetelu
määratud dokumendihaldurile, sekretärile vms rolli
täitjale2
asja lahendamiseks vajaliku informatsiooni
küsimine/andmine1
ühe küsimuse lahendamine ja selle dokumenteerimine.
Asja sünonüüm on juhtum1 5
tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete
täitmiseks ja dokumenteerimiseks1
alusdokument organisatsiooni asjaajamise ja
dokumendihalduse korraldamiseks1
fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse
asjaajamise toimingutes1
dokumendi omadus, mis näitab, et:
● dokument on just see, mis ta on mõeldud
olema
● dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes
pidi selle looma või saatma
● dokument on loodud või saadetud ajal, mil see
pidi loodama või saadetama5
asinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud
dokument (EVS 882-1:2006). Digitaaldokumendi
sünonüüm on elektrooniline dokument. !! e-dokument
- mittesoovitatav väljend, mis tekitab segadust1
protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb
selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega
arhiivis. Märkus: Eristatakse elukäigu kolme etappi: I-
aktiivne, II-poolaktiivne, III-passiivne (records life
cycle) 1
jäädvustatud terviklik teave (document) 1
jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide
või toimingute tõendamiseks (record) 1
mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on
loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus
ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane
faktide või tegevuse tõendamiseks (ArhS § 2)2
dokumentide alalhoiu ja kättesaadavuse tagamine
(storing, maintaining) 1
liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu
 planeerimise ja haldamise vahend1
Dokumendihaldus tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja
haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning
dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu
haldamiseks (records management) 1
Dokumendihaldussüsteem dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide
koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu
haldamiseks1 5
Dokumendiregister dokumendihaldussüsteemi osa, mis tõestab
dokumendi olemasolu ning selle hõlmamist
dokumendisüsteemi. Dokumendiregistris on
dokumendil viit1
Dokumendiringlus dokumentide liikumine töövoos1
Dokumendisüsteem isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste,
tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum.
Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide
haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja
rakendamine (records system) 1 5
E-kiri e-postiga edastatud sõnum, mis on vormistatud e-kirja
esitlusvormile5
E-post elektrooniline sõnumivahetuskanal5
Eraldamine dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul
ning dokumentide hävitamise või üleandmise
otsustega seotud tegevus (disposition) 1
Esitlusvorm dokumendi väljade ja elementide vaade arvuti või
seadme ekraanil või paberkandjal5
Fail nimega andmekogum, mis talletatakse ja mida
töödeldakse ühe üksusena5
Funktsioon tegevuste kogum, mida organisatsioon täidab oma
eesmärkide saavutamiseks. Märkus:
Funktsioonipõhises liigitusskeemis on funktsioon
ülemine liigitustasand (function) 1
Hõlmamine dokumendi või teaviku loogiline sidumine
liigitusskeemiga või muu süsteemiga (arvestades
protseduurireegleid). Märkus: Ära aja segamini
hõlmamist ja registreerimist! (capture) 1
Hävitamine toimingud, mille käigus dokumendid füüsiliselt
hävitatakse või kustutatakse elektroonilises süsteemis
nii, et neid ei ole edaspidi võimalik taastada
 (destruction) 1
Jälgimine dokumentidega seotud toimingute kohta
informatsiooni kogumine ja selle kasutamine
(tracking) 1
Kaust organiseerimisüksus, kuhu on paigutatud dokumendid
(folder) 1
Kavand kirja koostamise versioon5
Kinnitamine dokumendi või selle osa sisu õigsuse tõestamine
(certification) 1
Klassifikaator elektroonilises dokumendihaldussüsteemis
dokumentide ja muude andmeobjektide paremaks
organiseerimiseks või leidmiseks kasutatav vahend,
mis võimaldab erinevaid vaateid ja otsinguid
(classifier) 1
Klassifitseerimine mõisteid tähistavate sümbolite korrastamine
hulkadeks ja nende alljaotisteks, et väljendada
mõistete suhteid (classification) 1
Kooskõlastamine toimingud nõusoleku küsimiseks dokumendi või asja
kohta (approval activity) 1
Liigitamine dokumentide konteksti väljaselgitamine ja
liigitusskeemina esitamine (classifying) 1
Liigitusskeem funktsioonide, sarjade ja dokumentatsiooni
struktureeritud esitus. Märkus: Mittesoovitatav on
kasutada terminit "liigitunnus". Selle asemel kasuta
"dokumendiliigi tähis" või "dokumendiliik"
(classification scheme) 1
Manus e-kirja lisana saadetav fail5
Menetlus õigusliku sisu ja tähendusega protsess. (procedure)
Märkus: Ebasoovitatav dokumendihalduse kontekstis!
1

Plank paberkandjal mall, millele on vormistatud dokumendi

väljad ja osa elemente5
Protsess ühe eesmärgi nimel tehtavate tegevuste jada (process)1
Päritolu- ehk arhiivinduse aluspõhimõte, mille kohaselt kuuluvad
provenientsprintsiip ühe asutuse, organisatsiooni või isiku dokumendid
kokku ja neid ei tohi segada teist päritolu
dokumentidega. Dokumentide kuuluvus arhiivi peab
olema jälgitav ja eristatav2
Registreerimine hõlmatud dokumendi või teaviku andmete
 terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine
(registration) 1
Sari vahend dokumentide grupeerimiseks tegevuste või
toimingute kaupa või muude (liigi, vormi, saamise,
loomise, kasutamise) tunnuste alusel. Sarja piires võib
dokumente koondada toimikuteks. Märkus:
Funktsioonipõhises liigitusskeemis on sari (toimikuid,
asju või muid dokumentide rühmi koondav)
liigitustasand (series) 1
Säilitamine dokumentide hoidmine ja nende säilivust tagavad
tegevused. Märkus: Säilitustegevuste hulka kuuluvad
näiteks: säilitusstrateegiate väljatöötamine,
keskkonnatingimuste loomine ja kontroll, hoidla
sisseseade valimine ja hooldamine, konserveerimine
ja restaureerimine (preservation) 1
Säilitusajakava mitmeastmeline reeglistik, mis määrab vähemalt
dokumentide säilitustähtaja, eraldustoimingud ja
-põhjuse (retention schedule) 1
Säilitustähtaeg lühim aeg, mille jooksul tuleb dokumenti hoida või
säilitada (retention period) 1
Tegevus omavahel seotud toimingute jada kindla tulemi
saavutamiseks (activity; process) 1
Toimik ühe juhtumiga seotud või üheliigiliste dokumentide
kogum (file) 1
Toiming tegevuse osa, millel on iseseisev tulemus (transaction)
1

Töövoog tööülesannete ja toimingute reeglipärane jada protsessi

eesmärgi või tegevuse tulemuse saavutamiseks
(workflow)1
Tööülesanne isikule või rollile määratud toiming. (task) Märkus:
Tööülesanne võib olla saadud täitmiseks,
lahendamiseks, teadmiseks ja arvamuse andmiseks1
Viseerimine Märkus: vananenud termin. Selle asemel soovitatakse
kasutada kooskõlastamine või kinnitamine1
Vormistamine kirja elementide esitamine esitlusvormil, arvestades
vormistusreegleid5
Väli esitlusvormil määratud ala, mida kasutatakse kindlate
elementide esitamiseks5
Üleandmine dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest
 vastutaja vahetamine (transfer) 1
Üleviimine dokumendi viimine ühest hoiukohast (sh ühest
infosüsteemist) teise (transfer) 1
Usaldusväärsus dokumendi omadus, mis näitab, et dokumendi sisu
võib usaldada kui tõestatavate toimingute, tegevuse
või faktide täielikku ja täpset esitlust ning millele võib
toetuda järgnevate toimingute või tegevuste käigus5

1
Ajavahemikul 2010 - 2011 toimusid Dokumendihaldurite Ühingu eestvõttel
dokumendihalduse terminoloogia töögrupi kohtumised, kus analüüsiti ja määratleti
terminoloogia sõnastik link
2
Arhiivitöö moodul link
3
Bürooteeninduse moodul
4
Bürootöö halduse moodul
5
Dokumenditöö moodul link Eesti Standard "Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri"
6
Karjäärimoodul
___________________
Dokumendihalduri kutsestandardiga seotud mõisted link