Professional Documents
Culture Documents
5 Hours From Newbie To Master of Excel
5 Hours From Newbie To Master of Excel
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 1
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
* Bôi đen cả bảng tính Thanh công thức Đường viền ngang
Đường viền dọc - Trên mỗi bảng tính bao gồm các dòng (Rows), các cột
(Columns), vùng giao nhau giữa cột & dòng gọi là các ô
(Cells)
- Trong 1 bảng tính chứa tối đa 65 536 dòng & được đánh số
từ 1 đến 65 536, có 256 cột (chữ từ A-IV), có 16 777 216 ô
- Một tập tin chứa tối đa 256 bảng tính.
Các nút
- Các trang trong bảng tính được ngăn cách = dòng kẻ đứt
chuyển tới
dọc, ngang (xuất hiện khi soi VB 1 lần).
các bảng tính
- Nhập 1 tập tin có nhiều bảng biểu, có số cột # nhau, cách
trình bày trang ngang, dọc khác nhau, ta phải nhập mỗi biểu
1 bảng tính.
BT đang mở
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 2
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1. Căn vào giữa của nhiều ô 5. Tăng thêm 1 số thập phân 9. Đường kẻ khung
2. 6. Bớt đi 1 số thập phân 10. Mầu nền ô
3. Nhân với 100 và điền dấu 100% 7. Đẩy dữ liệu về bên trái cột. 11. Mầu chữ
4. Dấu tách nghìn, triệu, tỷ 8. Đẩy dữ liệu về bên phải cột.
3. Thanh Formulabar (công thức): 1. Địa chỉ ô hiện tại 4. Gọi hàm
2. Huỷ bỏ nội dung vừa gõ 5. Nội dung ô
3. Điền nội dung vừa gõ hiện tại
1 2 3 4 5
MỘT SỐ CÁCH BÔI ĐEN
- Bôi đen khối (nhiều ô): * vào ô trên cùng của góc trái khối ô muốn chọn, ấn lì phím Shift,
* vào ô dưới cùng của góc phải khối ô muốn chọn (toàn khối được bôi đen).
- Bôi đen hàng: * vào ô bắt đầu muốn bôi đen, ấn phím Shift & →
- Bôi đen cả hàng của bảng tính: Đưa chuột vào đường viền dọc, hiện mũi tên * (không nên
bôi đen kiểu này).
- Bôi đen cả cột của bảng tính: Đưa chuột vào kí hiệu chữ trên đường viền ngang, hiện mũi
tên * (không nên bôi đen kiểu này).
- Bôi đen các ô cách xa nhau: Bôi đen 1 ô, ấn lì Ctrl, * vào các ô muốn bôi đen tiếp theo.
- Bôi đen các khối ô cách xa nhau: Bôi đen 1 khối, ấn lì Ctrl, * vào các khối muốn bôi đen
tiếp theo.
- Ấn và rê chuột bôi đen vùng theo ý.
- Bôi đen cả bảng tính: Ấn Ctrl + A hoặc ấn ô bên trái chữ A trên đường viền ngang
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 3
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
3. Nhập dữ liệu bằng số thập phân: Nhập số, bôi đen các số vừa nhập ấn nút CC của thanh
CC Frmatting: Nút 3 (dạng phần trăm); nút 4 (đánh dấu phẩy phân cách nhóm, 3 chữ số 1
nhóm); nút 5 (tăng thêm 1 chữ số thập phân); nút 6 (giảm đi 1 chữ số thập phân)
4. Nhập giữ liệu các ô giống nhau (Nhập nhanh giá trị với AutoFill):
- Nhập vào ô đầu, * trỏ vào ô vừa nhập, đặt con trỏ vào bên phải góc dưới của ô vừa nhập dữ
liệu, khi xuất hiện dấu + màu đen, Giữ phím Ctrl, con trỏ có thêm dấu cộng (+) phía trên dấu
cộng đã có. Giữ nút chuột trái và rê tới ô cuối cùng trong dãy cần nhập dữ liệu.
5. Gõ chỉ số trên, dưới:
- Trên: Gõ chữ, bôi đen chữ muốn thành chỉ sổ trên * Format * Cells * tích vào dòng chữ
Superscript * OK
- Dưới: Gõ chữ, bôi đen chữ muốn thành chỉ sổ dưới * Format * Cells * tích vào dòng chữ
Subscript * OK
6. Chèn chữ sau số trong 1 ô (không ảnh hưởng đến chức năng tính toán): Đánh số vào
các ô, bôi đen các ô muốn chèn chữ * Format * Cells trong ô Category * Number *
Custom trong ô Type chọn định dạng mà bạn muốn (VD: muốn chèn "VNĐ" thì chọn
#,##.0.00 muốn chèn "chiếc" thì chọn 0). Gõ chữ "VNĐ" vào sau #,##.0.00 hoặc chữ
"chiếc" vào sau 0 ấn Enter (các chữ gõ thêm phía sau phải trong ngoặc kép và ấn dấu cách
với số)
7. Gạch đơn dưới các số liệu trong bảng tính: * Format * cell * Font * trong ô
Underline * nút thả * Single (kẻ vừa kí tự trong ô), * Single Accounting (kẻ hết cả ô).
8. Gạch đôi dưới các số liệu trong bảng tính: * Format * cell * Font * trong ô Underline
* nút thả * Double (kẻ vừa kí tự trong ô), * Double Accounting (kẻ hết chiều rộng của ô).
9. Đánh số thứ tự: Gõ số 1 vào ô đầu, số 2 vào ô liền dưới, bôi đen 2 ô vừa gõ, đặt con trỏ
vào bên phải góc dưới của ô có số 2, khi xuất hiện dấu + màu đen, * kéo đến các ô phía dưới
trong cùng 1 cột, vừa ý bỏ tay ra. Ta sẽ được dãy số thứ tự cách nhau 1 đơn vị.
10. Nhập công thức tính toán đơn giản: Nguyên tắc chung khi tính toán các phép tính: Gõ
dấu = vào ô muốn có kết quả, * vào ô có dữ liệu, * phép tính, cứ làm như thế cho hết phép
tính, ấn Enter.
11. Các công thức tính hàm thông dụng: Nguyên tắc chung khi tính hàm: Gõ dấu = vào ô
muốn có kết quả, gõ tên hàm, mở ngoặc đơn, gõ vùng dữ liệu, đóng ngoặc đơn hoặc mở đóng
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 4
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
ngoặc kép,... ấn Enter. ( MT sẽ xuất hiện 1 công thức, trong công thức là loại dấu nào thì bạn
đánh đúng dấu đó: chấm phẩy hoặc phẩy,…)
12. Sửa, xoá dữ liệu: Sửa: ** vào ô đầu nhập dữ liệu, con trỏ xuất hiện bạn sửa theo ý, hoặc
* vào ô nhập dữ liệu nhập đè lên (dữ liệu mới sẽ thay thế dữ liệu cũ).
- Xoá: * ô hoặc bôi đen số ô cần xoá, ấn phím Delete.
13. Khi nhập dữ liệu không được bỏ cách cột, cách dòng: Nhập dữ liệu lần lượt vào các ô,
ô có dữ liệu dài khi chuyển con trỏ sang ô khác dữ liệu thường tràn sang cột liền sau, cứ ấn trỏ
vào cột liền sau để nhập dữ liệu của cột đó, dữ liệu của cột liền trước sẽ không hiện đủ, nhập
dữ liệu song, chỉnh cột có dữ liệu dài rộng ra là được.
TẠO ĐỒ THỊ
Mở tập tin bên X, gõ 1 bảng có các dữ liệu cần điền vào ĐT, bôi đen bảng dữ liệu *
(nút CC) * chọn ĐT theo ý * Next * Next * Titles * trỏ vào hộp thứ nhất (gõ tiêu đề trên
của ĐT) * trỏ vào hộp thứ 2 (gõ tiêu đề dưới của ĐT) * trỏ vào hộp thứ 3 (gõ tiêu đề bên
trái của ĐT) * Next * tích vào dòng chữ As new Sheet (dán ĐT vào phiếu mới), * tích vào
dòng As object in (dán ĐT vào gần bảng dữ liệu) * Fnish (kết thúc).
Ở hộp thoại thứ 3 (Chart options) nếu chọn 1 trong các phiếu sau * c họn 1 dòng chữ
trong phiếu * OK ta sẽ được kết quả sau:
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 5
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 6
3. *
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
4. Chú ý: Khi copy dữ liệu từ chỗ này dán vào chỗ khác nếu hiện lên 1 hộp thoại, có nghĩa là
vùng chọn để dán đang có dữ liệu, máy hỏi bạn có đè dữ liệu mới lên dữ liệu cũ không ? nếu
không cần giữ lại dữ liệu cũ * OK, nếu muốn dữ lại dữ liệu cũ bạn phải thêm cột hoặc thêm
dòng rồi mới được dán.
SỬA DỮ LIỆU, CỘT, HÀNG
1. Sửa dữ liệu hoặc chèn dữ liệu khi không kẻ cột, kẻ dòng:
- Excel Có sẵn cột dòng, nếu chưa kẻ, đánh chữ bình thường như bên W, muốn chỉnh dữ liệu
của 1 dòng hay 1 đoạn VB, ** vào ô đầu tiên vừa nhập dữ liệu, xuất hiện con chỏ, * con chỏ
vào chỗ định sửa, hoặc chèn, rồi làm bình thường như bên word.
2. Nối (trộn) ô hoặc tách ô:
Nối ô: Bôi đen các ô muốn nối, * nút CC , Tách ô: bôi đen các ô muốn tách, *
3. Chỉnh dữ liệu vào giữa vùng chọn cho nhiều dòng một lần: Bôi đen vùng dữ liệu cần
chỉnh * Format * Cells * phiếu Alignment * nút thả đầu tiên * Center Across Selection * OK
4. Xoay chữ dọc trong ô: * Format * Cells * phiếu Alignment * lì vào kim màu đỏ bên phải
chữ Text xoay ngược kim đồng hồ, đứng thẳng lên (kim xuất hiện màu đỏ là được) * OK
5. Gõ nhiều hàng chữ trong 1 ô: Gõ chữ, bôi đen dòng chữ vừa gõ (chỉ bôi đen 1 ô) *
Format * Cells * phiếu Alignment * tích vào dòng chữ wrap text * OK.
6. Chỉnh dữ liệu tự động vừa với dòng hoặc cột: Bôi đen vùng dữ liệu cần chỉnh tự động *
Format * Cells * phiếu Alignment * tích vào dòng chữ Shrink to fit * OK.
7. Tự động chỉnh bảng tính vào giữa trang theo chiều ngang: * File * Page Setup… *
phiếu Margins * vào dòng chữ Horizontally * OK
8. Tự động chỉnh bảng tính vào giữa trang theo chiều dọc: * File * Page Setup… * phiếu
Margins * vào dòng chữ Vortically * OK
Chú Ý: Chỉnh dữ liệu trong ô: Bôi đen các ô cần chỉnh theo 1 kiểu, (nếu mỗi ô chỉnh theo 1
kiểu thì bôi đen 1 ô để chỉnh lần lượt).
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 7
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
Bôi đen số hàng muốn chuyển thành cột, ấn Ctrl + C, @ ô đầu của cột muốn chuyển * Paste
Special * Transpose * OK
5. Ấn định số trang bảng biểu theo ý: Hãy chỉnh độ rộng cột, hàng to ra hoặc nhỏ đi để
được số trang theo ý.
6. Di chuyển hàng, cột:
- Di chuyển cột về cuối bảng tính: Bôi đen số cột muốn chuyển về cuối bảng tính ấn Ctrl+X,
đặt trỏ vào cuối bảng tính (chỗ muốn chuyển đến) * Insert * Cut Cells
- Di chuyển cột vào giữa bảng tính: Thêm số cột không có dữ liệu ở giữa bảng tính bằng số
cột muốn chuyển đến giữa bảng tính, làm tương tự như trên.
- Di chuyển hàng làm tương tự như di chuyển cột.
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 8
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
- Huỷ ngắt trang: Đặt trỏ vào chỗ vừa đặt trỏ để ngắt trang * Insert * Remove Page Break
6. Tách, huỷ tách phiếu bảng tính (để soạn thảo dễ dàng đối với những bảng tính lớn):
- Tách: * trỏ vào vị trí cần tách * thực đơn Window * Split
- Huỷ tách: * trỏ vào vị trí cần huỷ tách * thực đơn Window * Remove Split
ĐÁNH TRANG
1. Đánh trang bắt đầu từ 1 (ở dưới): * File * Page Setup * phiếu Header/Footer * Custom
Footer đặt trỏ vào trái, hoặc giữa hoặc phải * # * OK * OK
2. Đánh trang không bắt đầu từ 1: * File * Page Setup * Header Footer * Custom Footer
đặt trỏ vào vị trí muốn đánh trang (trái, phải, giữa), mở ngoặc đơn * # gõ dấu + gõ 1 số
theo ý (số đó cộng 1 chính là số trang bắt đầu), ấn dấu cách chữ, đóng ngoặc đơn * OK *
OK; VD: Muốn đánh số trang bắt đầu từ 3: (&[Page]+2 ), lúc này trang có ngoặc đơn, mở
hộp thoại trên xoá ngoặc đơn * OK * OK, trang không có ngoặc đơn nữa.
TIÊU ĐỀ
1. Tiêu đề trên, dưới: (Soi mới thấy).
* File * Page Setup… * phiếu Header/Footer * Custom Header đặt trỏ vào trái, giữa hoặc phải
gõ chữ, chỉnh sửa theo ý * OK (có tiêu đề trên).
* File * Page Setup… * phiếu Header/Footer * Custom Footer đặt trỏ vào trái, giữa hoặc phải
gõ chữ, chỉnh sửa theo ý * OK (có tiêu đề dưới).
2. Tự động tiêu chí đầu của bảng tính: (khi soi mới nhìn thấy tiêu đề từ trang 2 trở đi):
Đưa con trỏ về đầu tập tin * File * Page Setup… * phiếu Sheet * vào hộp thứ 2 * các dòng
chứa tiêu chí đầu * OK
3. Cố định, huỷ bỏ cố định hàng hoặc tiêu đề (che bớt một số hàng cột để nhìn cho khỏi
nhầm lẫn khi bảng tính lớn):
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 9
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
- Cố định: Đưa con trỏ về ô nằm ngay dưới hàng và bên phải cột cần cố định * thực đơn
Window * Freeze Panes (khi ấn nút thả dưới của thanh cuốn dọc hàng tiêu đề sẽ đứng yên,
các hàng khác ẩn đi, khi ấn nút thả bên phải của thanh cuốn ngang các cột bên phải cột cố
định sẽ ẩn đi, muốn hiện lại thì ấn nút thả trên của thanh cuốn dọc, hoặc nút thả bên trái của
thanh cuốn ngang)
- Huỷ cố định: * thực đơn Window * UnFreeze Panes
GHI CHÚ
1. Tạo ghi chú: * ô cần có ghi chú, ấn Shift + F2, tẩy chữ có sẵn trong hộp ghi chú, gõ chữ
vào hộp ghi chú (trong ô có ghi chú, có tam giác màu đỏ, đưa trỏ vào ô sẽ xuất hiện ghi chú).
2. Sửa: @ vào ô có ghi chú * Edit Comment
3. Xoá: @ vào ô có ghi chú * Delete Commemt
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 10
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
6. Chú ý: MK tối đa 15 kí tự, có thể gõ MK bằng chữ, số, kí hiệu, khoảng trống, khi gõ MK
sẽ hiện mỗi kí tự là 1 dấu *. MK phân biệt chữ hoa và chữ thường.
7. Cách sử lý MK:
- Có phần mềm dò tìm MK, bạn cài phần mềm vào máy, dò MK của tập tin để mở.
- Với những tập tin không cho chỉnh sửa hãy copy ra tập tin mới, xoá bỏ tập tin cũ đi (xoá cả
trong thùng rác), đặt tên tập tin mới giống hệt tên tập tin cũ để vào đúng thư mục cũ, tha hồ
mà xửa rồi lưu lại bình thường.
IN
1. In: Ấn Ctrl + P * đánh số của trang in đầu tiên (từ trang) vào hộp thứ 2 (bên phải chữ
From) * đánh số của trang in cuối cùng (đến trang) vào hộp thứ 3 (bên phải chữ To) * OK
Nếu chỉ in 1 trang (VD: in trang 1 của bảng tính) ta gõ số 1 vào hộp thứ 2, gõ số 1 vào hộp
thứ 3 * OK; Cách in đoạn, hoặc cả VB, hoặc in nhiều bộ giống như bên Word
2. Không in lưới có sẵn của bảng tính bên Excel: * Tools * Options * View huỷ tích
trong ô Gridlines * OK.
Chú ý: Khi đã làm ẩn hàng hoặc cột, in sẽ không có số liệu hàng cột đã ẩn, muốn in cả số liệu
hàng cột đã ẩn phải: * Tools * options * phiếu Print * tích vào dòng Hidden text * OK
SỬ LÝ MỘT SỐ SỰ CỐ THƯỜNG GẶP
1. Thanh tiêu đề to/nhỏ: ** thanh tiêu đề to, ** thanh tiêu đề nhỏ.
2. Hiện tên bảng tính (Sheet 1,...): Tools * Options * View tích vào ô Sheet tabs * OK.
3. Hiện thanh công thức (Fomula bar) trên MH: Tools * Options * View dưới chữ Show
tích dòng Fomualabar * OK.
4. Nhập dữ liệu máy đúng chữ hoặc số mình gõ: Khi gõ ngày tháng năm (23/11/2008)
chuyển con trỏ sang ô khác hiện chữ, hoặc khi gõ Đặng Thị Bình thì lại hiện Dương Minh
Hồng, khi gõ số 00541 chỉ hiện 541,… Do bị mặc định, hãy gõ phím ngoặc kép trước (khi gõ
không ấn Shift) rồi mới gõ những thông tin trên sẽ được.
5. Đánh chữ không bị sai: * Tools bỏ các tích trong Autocorrect & Autocorrect a you
Format,...
6. Đặt chế độ gõ ngày tháng năm: Nếu gõ 23/11/2008 (ngày, tháng, năm) chuyển con trỏ
sang ô khác hiện 11/23/2008 (tháng, ngày, năm) thì phải đặt lại (ngày, tháng, năm) như sau: *
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 11
Học MicrosoftI Excel trong 5 giờ
13. Ấn phím Enter con trỏ chạy xuống: Tools * Options * Edit dòng Direction * chọn
Dow (xuống dưới) * OK.
14. Chữ chạy đi đâu: Khi đánh xong chữ chuyển con trỏ sang ô khác dòng chữ không hiện
đủ, hãy ấn chỏ vào ô bắt đầu gõ dòng chữ đó *
15. Khi sửa dữ liệu chưa chính xác thì không nên lưu, vì lưu không phục hồi lại được như cũ
Đặng Tiểu Bình - Tiểu học Hua La. ĐTNR 022 855 902, CQ 022 851 354, DD 0903 278 260 12