Sales & Catering

User Manual
Version 6.10ML

Part 1:
For all S&C Modules

print date: September 1998

 Clipper is a trademark of Nantucket
MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation
WordPerfect is a trademark of Corel
R&R Report Writer is a registered trademark of Concentric Data Systems, Inc.
Netware is a trademark of Novell
Laser Jet is a trademark of Hewlett Packard
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Sales & Catering Systems Version 6.10ML

© MICROS Systems, Inc.: September 1998
All Rights Reserved
Printed in the United States of America

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© Copyright MICROS Systems, Inc., Beltsville, MD, USA 1998

Sales & Catering User Manual TABLE OF CONTENTS

Section
1
Table of Contents
Depending on which version of Sales & Catering is installed at your property
- S&C Lite, S&C Hotel, S&C Group Event Management (GEM), S&C GEM
Express or S&C Regional Sales Office (RSO) - you may not have all
Sections of this manual, to recap briefly:

For S&C Lite Sections 1-5, 11-14 & 18.

For S&C Hotel & RSO Sections 1-8, 11-15 & 18.
For S&C GEM Express Sections 1-14 & 18.
For S&C GEM Sections 1-15 & 18.
For S&C Laptop Section 16.

The following is a master Table of Contents. You will also find a Table of
Contents for the relevant Section at the beginning of each segment.

Section 2: Introduction
How to Use this Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3
Naming Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
The Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
Sales & Catering programs - Features and Objectives . . . . . . . . . . . 2-7
Fidelio Sales & Catering version 6.10
Modules Functionality Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-11
Fidelio Sales & Catering version 6.10 Modules
inc. S&C Laptop Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-12
Minimum Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-13
Latest Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-15

Section 3: Hot Keys

"Master Hot Key" [Shift] + [F10] . . . . . . . . 3-3
Help [F1] . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Srep Select [F2] . . . . . . . . . . . . . . . 3-3

© MICROS Systems, Inc.: September 1998 1-3

TABLE OF CONTENTS Sales & Catering User Manual

Function Book [F3] . . . . . . . . . . . . . . . 3-4

Calendar [F4] . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Rate Availability Grid [F5] . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Notes [F6] . . . . . . . . . . . . . . 3-15
FO Reservation [F7] . . . . . . . . . . . . . . 3-16
Active Flag [F8] . . . . . . . . . . . . . . 3-17
Word Processor [F9] . . . . . . . . . . . . . . 3-18
Return to Main Menu/Save Notes [F10] . . . . . . . . . . . . . 3-18
Check-In [F11] . . . . . . . . . . . . . 3-18
Check-Out [F12] . . . . . . . . . . . . . 3-19
Code List [Shift] + [F1] . . . . . . . 3-19
FO Control Panel [Shift] + [F2] . . . . . . . 3-19
F&B Stock on Hand [Shift] + [F3] . . . . . . . 3-20
Memory [Shift] + [F4] . . . . . . . 3-21
Hotel [Shift] + [F5] . . . . . . . 3-21
Time [Shift] + [F7] . . . . . . . 3-22
Sales Rep Flag [Shift] + [F8] . . . . . . . 3-22
Quick Letter [Shift] + [F9] . . . . . . . 3-22
Key Help [Shift] + [F10] . . . . . . . 3-22
Possible Dates Search [Ctrl] + [F1] . . . . . . . . 3-23
Front Office Availability [Ctrl] + [F2] . . . . . . . . 3-24
Events [Ctrl] + [F3] . . . . . . . . 3-25
Front Office Company Statistics [Ctrl] + [F5] . . . . . . . . 3-25
Event-Order [Ctrl] + [F6] . . . . . . . . 3-26
Resources [Ctrl] + [F8] . . . . . . . . 3-26
1Function Book [Ctrl] + [F9] . . . . . . . . 3-27
FO Graphics [Ctrl] + [F10] . . . . . . . 3-27
Login [Alt] + [F2] . . . . . . . . . 3-27
DBF Display [Alt] + [F4] . . . . . . . . . 3-28
Group Ceiling by Room Type [Alt] + [F5] . . . . . . . . . 3-28
Online Group Rooms Control (GRC) [Alt] + [F6] . . . . . . . . . 3-30
Group Ceiling Total [Alt] + [F7] . . . . . . . . . 3-31
Additional Hot Keys [Alt] + [10] . . . . . . . . . 3-33
Mark Archive [Alt] + [A] . . . . . . . . . 3-33
Booking Display [Alt] + [B] . . . . . . . . . 3-33
Single/Multiple Events Display [Alt] + [E] . . . . . . . . . 3-33
Fax Interface [Alt] + [F] . . . . . . . . . 3-33
Calculator [Alt] + [K] . . . . . . . . . 3-34
Message Translation [Alt] + [L] . . . . . . . . . 3-35
Memory Display [Alt] + [M] . . . . . . . . . 3-35
Memory Housekeeping [Alt] + [N] . . . . . . . . . 3-35
S&C Graphics [Alt] + [P] . . . . . . . . . 3-35
Queue Management [Alt] + [Q] . . . . . . . . . 3-36
Show Rights [Alt] + [R] . . . . . . . . . 3-36
Mark/Unmark (Tag) Accounts [Alt] + [T] . . . . . . . . . 3-36
Pending Uploads [Alt] + [U] . . . . . . . . . 3-37
Send Novell Message [Alt] + [W] . . . . . . . . . 3-38
Hot Keys - Handy Reference Table . . . . ............ . . . . . . . 3-39
Glossary of Handy Hints . . . . . . . . . . . ............ . . . . . . . 3-40
Hot Keys: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . ............ . . . . . . . 3-41

1-4 © MICROS Systems, Inc.: September 1998

Sales & Catering User Manual TABLE OF CONTENTS

Section 4: Accounts
Find and Display an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
Adding a (Master) Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-5
Entry Screen Hints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
Account Edit Screen Fields Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-11
Account Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-21
Editing an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-21
Adding a Contact to an Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-23
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24
Rate Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26
Inactive Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27
Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-28
Adding a Sub-Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-36
Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-39
Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-42
Address Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-45
Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-47
Bookings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-49
Volume Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-52
Front Office Reservation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-70
Front Office History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-73
Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-75
Working on All or Just One Sales Manager’s Accounts . . . . . . . . . 4-78
Display Just Your Own Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-78
Change to Another Sales Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-79
Setting and Working on Active/Inactive Accounts . . . . . . . . . . . . . 4-80
Display Active or Inactive only, or Both Active
and Inactive Together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-82
"Private" Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-83
Front Office Interface: Further Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-84
Accounts: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-87

Section 5: Contacts
Find and Display an Existing Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Adding A New Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-6
Entry Screen Hints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9
Contact Edit Screen Fields Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11
Contact Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-19
Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-19
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-21
Rate Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-22
Inactive Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-23
Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-24
Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-36
Booking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-38
Move a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-43
Copy (a Contact) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-46

© MICROS Systems, Inc.: September 1998 1-5

TABLE OF CONTENTS Sales & Catering User Manual

Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-48
Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-51
Contacts with no Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-54
Set Contact Active/Inactive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-55
Display Active or Inactive only, or
Both Active and Inactive Together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-57
Working on Just one Manager’s Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-58
Display Just Your Own Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-58
Change to Another Sales Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-59
Contacts : Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-60

Section 6: Profiles (S&C Hotel, S&C RSO, S&C GEM and GEM Express only)
Find and Display Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3
Adding a New Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4
Profile Edit Screen
Fields Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-14
Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-22
Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-23
Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-25
Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-28
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-30
Profile Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-31
Bookings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-34
Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-36
Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-42
Profiles: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-43

Section 7: Bookings (S&C Hotel, S&C GEM and S&C GEM Express only)
Find and Display a Booking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-5
Adding a New Booking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-11
Booking Edit Screen Fields Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-25
Booking Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-45
Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-47
Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-62
Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-64
Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-68
Room Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-74
Block Header - Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-76
Room Grid - Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-102
Room Block - Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-110
Room Block - The Life of a Group Room Booking (Scenarios) . . . 7-114
General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-125
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-127
Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-129
Booking Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-136
Deposit & Cancellation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-139
Revenue / Profitability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-144

1-6 © MICROS Systems, Inc.: September 1998

Sales & Catering User Manual TABLE OF CONTENTS

Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-150
Function Agenda (S&C Hotel Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-156
Event Management (S&C GEM and S&C GEM Express only) . . . . 7-156
Lead Sending (optional- S&C Hotel and S&C GEM only) . . . . . . . 7-156
Billing Instructions (S&C GEM and S&C GEM Express only) . . . . 7-157
Change Log (S&C GEM and S&C GEM Express only) . . . . . . . . . 7-161
Sub-Bookings (S&C Multi-Hotel only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-165
Working on All or Just One Sales Manager’s Bookings . . . . . . . . . 7-167
Display Just Your Own Bookings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-167
Change to Another Sales Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-168
Bookings: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-169

Section 7: Bookings (S&C RSO only)

Find and Display a Booking . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . 7-5
Adding a New Booking . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-10
Booking Edit Screen Fields Description . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-20
Booking Menu Options . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-33
Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-33
Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-46
Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-47
Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-50
Room Block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-54
Block Header - Menu Options . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-55
Room Grid - Menu Options . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-64
Function Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-68
General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-69
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-70
Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-72
Lead Sending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-79
Booking Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-80
Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-83
Working on All or Just One Sales Manager’s . . . . . . . . . . . . . . . 7-89
Display Just Your Own Bookings . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-89
Change to Another Sales Manager . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-90
Bookings: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . 7-91

Section 8: Function Agenda (S&C Hotel, S&C RSO and S&C Laptop Module only)
Find & Display the Function Agenda pickbox . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-3
Entry Screen Hints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-4
Add New Function Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-6
Copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-11
Edit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-13
Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-15
Adding/Editing Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-16
Copy All to new Booking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-17
Hot Key: Agenda Items by Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-19
Function Agenda: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-24

© MICROS Systems, Inc.: September 1998 1-7

TABLE OF CONTENTS Sales & Catering User Manual

Section 8: Group Event Management (S&C GEM and GEM Express only)
Definition of the GEM Specific Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-3
Structure of the GEM module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-5
Access the Event Management Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-7
Catering Specific Hot Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-8
Event Orders and their Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-31
Creating and Editing an Event (without Packages) . . . . . . . . . . . . . 8-32
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-55
Add Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-56
Add Function Space . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-57
Add Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-57
Add Composed Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-59
Working with Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-61
Working with Function Space resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-63
Working with Item resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-69
Working with Menu resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-75
Customizing a Standard Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-85
Creating a completely Customized Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-94
Working with Event Orders Hidden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-97
Working with Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-98
Events : Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-111

Section 9: All Event Pickbox (S&C GEM and GEM Express only)
Accessing the All Event Pickbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-3
Information Displayed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-4
Change Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-6
Go To Booking’s Event Order Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-6
Go To Event’s Resource Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-8
Print Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-9
All Event Pickbox : Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-13

Section 10: Diary - The Function Book (S&C GEM and GEM Express only)
Accessing the Diary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-3
The Function Diary’s Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-4
Movement Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-6
Hot Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-7
The Diary Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-20
Controlling the Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-20
Working with Events in the Diary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-27
Blocking Function Space through the Diary . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-34
Diary Restrictions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-42
Function Diary Tips and Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-43

1-8 © MICROS Systems, Inc.: September 1998

Sales & Catering User Manual TABLE OF CONTENTS

Section 11: Activities & Scheduler

How to Access Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-3
Listing All Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-5
Listing Activities with Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-7
List/Work with Activities for Only One Sales Representative ... . 11-10
Adding a General Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-13
Removing the Completed Flag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-19
Copy an Activity to Several Other Contacts . . . . . . . . . . . . .... . 11-20
Move an Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-21
Deleting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-23
Printing Monthly Activity Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-24
Activities: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . 11-26

Scheduler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-29
Accessing the Daily Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-29
Notes on the Schedule Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-30
Adding an Activity from the Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-32
Editing an Activity from the Scheduler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-34
Deleting an Activity from the Scheduler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-36
ToDo Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-37
Removing a ToDo from the ToDo List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-39
Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-40
Using the Sales Rep Flag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-41
Scheduler: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11-43

Section 12: Mailing

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-3
Accessing the Mailing Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-4
Build a Mailing Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-6
Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-6
Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-8
Combine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-9
Editing a Mailing Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-11
Working With the Field Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-12
Processing a Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-14
Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-21
Hitlist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-21
Mailings: Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-23
Run a Mailing on Front Office Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-31
Recommended Field List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12-32

Section 13: Mailing Merge - Word or WordPerfect

Preparing the Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-3
Exporting the Mailing Data from Fidelio
to the External WordProcessor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-3

© MICROS Systems, Inc.: September 1998 1-9

TABLE OF CONTENTS Sales & Catering User Manual

WordPerfect 5.0 or 5.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . 13-8

WordPerfect 6.0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . 13-12
WordPerfect 5.2 for Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . 13-17
Word 5.0 or 5.5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . 13-19
Word for Windows (also known as WinWord) version 2.0 . . . . . . . 13-22
Word for Windows (also known as WinWord) version 6.0 . . . . . . . 13-25
Delimiters in External Wordprocessors . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . 13-27
Wordprocessors Tips & Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . 13-28

Section 14: Fax Interface

Sending Contracts, Offers, Bills etc (RR Reports) . . . . . . . . . . . . . 14-3
Reports from Reports & List Program . ....... . . . . . . . . . . . . . 14-6
Fax Hot Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....... . . . . . . . . . . . . . 14-7
Quick Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....... . . . . . . . . . . . . . 14-8
Managing the Fax Queues . . . . . . . . . ....... . . . . . . . . . . . . . 14-10
Fax Interface: Tips & Tricks . . . . . . . . ....... . . . . . . . . . . . . . 14-13

Section 15: Leads

Determining Factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-3
Methods of Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-3
Lead Sending Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-3
Find and Display Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-5

PASS 1 . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-10

Add a New Lead . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-10
Lead Edit Screen . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-16
Adding/Editing Notes ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-21
Delete . . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-22
Send . . . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-23
Resend . . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-28
Print . . . . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-30
PASS 2 . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-33
Update Current Reply Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-33
PASS 3 . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-36
Update Lead Status . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-36
PASS 4 . . . . . . . . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-39

Section 16: S&C Laptop Module

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-3
Which Laptop Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-4
Data Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-5
Explanation of the Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-6
Hot Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-9
Selecting records for download . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-12

1-10 © MICROS Systems, Inc.: September 1998

Sales & Catering User Manual TABLE OF CONTENTS

How to Download/CheckOut : Local User . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-22

How to Download/Checkout : Remote User . . . . . . . . ... . . . . . . 16-27
Working on Home System once records are downloaded .. . . . . . . 16-31
Working on LapTop : Local & Remote Users . . . . . . . ... . . . . . . 16-39
Pending Uploads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-49
How to upload : Local User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-50
Dial In to upload : Remote User . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-52
Receiving new Accounts : Remote User . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-54
Releasing Accounts : Remote User . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-54
Bookings and Lead Sending : Remote User in RSO . . . ... . . . . . . 16-55
After the Upload is Complete . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-57
To Tidy Up Laptop Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-57
To Tidy up Catering Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-60
Tips and Tricks for Working with the Laptop Module . ... . . . . . . 16-61
Extra Tips & Tricks for Remote Users . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 16-63

Section 18: Miscellaneous Options

Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-3
Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-3
Volume Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-6
CAS Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-9
Other Wordprocessor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-10
Booking Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-10
Sales Manager Defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-11
Change Log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-17
Run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-18
Quick Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18-19

© MICROS Systems, Inc.: September 1998 1-11