УПРАВУВАЊЕ СО ВРЕМЕТО (TIME MANAGEMENT)1

1
Текстот е сочинет од преведени делумни извадоци од книгата на авторот Brian Tracy (2013) Time
management, во издание на American Management Association јавно достапна на линкот
http://www.amanet.org/time_mgmnt_mini.pdf (15.11.2017)
 СОДРЖИНА

1. РАЗМИСЛЕТЕ ЗА ВАШАТА ВИЗИЈА И МИСИЈА …………………………………3

2. СОЗДАВАЈТЕ ЗА ИДНИНАТА, НО ЗЕМЕТЕ ГО ВО ПРЕДВИД И
МИНАТОТО…………………………………………..........................................…..5
3. НАПРАВЕТЕ ПИШАНИ
ПЛАНОВИ……………………………………………………………………....................…7
4. НАПРАВЕТЕ “TO-DO” ЛИСТА (листа на
обврски)………………………………………………………......................................8
5. ПОСТАВЕТЕ ЈАСНИ ПРИОРИТЕТИ.........................................................10
6. ОСТАНЕТЕ НА ВИСТИНСКИОТ ПАТ......................................................12
7. ДЕТЕРМИНИРАЈТЕ ГИ ВАШИТЕ КЛУЧНИ ОБЛАСТИ НА РЕЗУЛТАТИ....14
8. ДЕЛЕГИРАЈТЕ НА ОСТАНАТИТЕ…………………………………………………………15
9. КОНЦЕНТРИРАЈТЕ СЕ...........................................................................16
10.КРЕИРАЈТЕ БЛОКОВИ НА ВРЕМЕ.........................................................17
11.КОНТРОЛИРАЈТЕ ГИ ВОЗНЕМИРУВАЊАТА И ПРЕКИНИТЕ..................18
12.СИМПЛИФИЦИРАЈТЕ ГИ
ЗАДАЧИТЕ............................................................................................19
13.МЕНАЏИРАЈТЕ СО МОБИЛНИОТ ТЕЛЕФОН……………………………………….20
14.СПРОВЕДЕТЕ УСПЕШНИ СОСТАНОЦИ..................................................21
15.ИНВЕСТИРАЈТЕ ВО ЛИЧЕН РАЗВОЈ.......................................................22
 РАЗМИСЛЕТЕ ЗА ВАШАТА ВИЗИЈА И МИСИЈА

Според Даниел Канеман, постојат два вида на размислување кои треба да ги

практикуваме со цел да се справиме со различните ситуации со кои секојдневно се
сооочуваме.
Брзото размислување е она размислување кое го користиме при краткорочните задачи,
одговорности, активности, проблеми и ситуации. На тој начин, ние реагираме брзо и
инстиктивно. Најчесто, брзото размислување е најсоодветно за нашите секојдневни
активности.
Вториот тип на размислување кој го опишува Канеман е бавното размислување. Тоа е
кога се повлекувате чекор назад и одвојувате време за внимателно промислување на
најситните елементи на ситуацијата, пред да одлучите што ќе направите.

Размислете пред да дејствувате

Пред било што да направите, најпрво, мора да развиете апсолутна јасност за она што
навистина се обидувате да го постигнете. Вашата способност за вклучување во
самоанализирање и бавно размислување е од суштинско значење за да го организирате
Вашето време на начин на кој ќе бидете најпродуктивни и ќе постигнете високо ниво на
радост, задоволство и среќа од она што го правите.

Имајте го предвид крајот

Бидете јасни во врска со резултатите кои ги посакувате. Како што рекол Стивен Кови,
“Секогаш почнувајте имајќи го предвид крајот.” Кој е крајниот резултат, исход или
достигнување кое се борите да го постигнете? Дали работите затоа што ја сакате Вашата
работа или затоа што чувствувате дека сте на мисија за постигнување на нешто што е
многу важно? Која е Вашата долгорочна визија за самите Вас и Вашата кариера? Која е
Вашата мисија? Доколку единствената причина поради која работите е да заработите
пари и да ги платите Вашите сметки, многу тешко ќе успеете да изградите и одржите
високо ниво на посветеност и ентузијазам. За да бидете вистински среќни и исполнети,
мора да работите на постигнување на нешто кое е поголемо од самите Вас и кое прави
разлика во животот или работата на другите.

Проверете ја Вашата методологија

Откако веќе е јасно што се обидувате да направите, следно прашање кое мора да си го
поставите е “Како се обидувам да го направам тоа?”. Секогаш кога ги поставувате и
одговарате овие прашања, добивате можност да ја согледате Вашата ситуација и да
откриете дали чекорите по вистинскиот пат. Кога веќе сте јасни што се обидувате да
направите и како, мора да го поставите и третото прашање, а тоа е “Како оди?”. Најмногу
од сè, доведете ги до прашање Вашите претпоставки. Според Питер Дракер, “Погрешните
претпоставки лежат во коренот на секој неуспех.”
Пронајдете подобар начин
Откако сте го поставиле прашањето “Како оди?”, мора да земете во предвид уште едно
значајно прашање: “Дали постои подобар начин?”. Реалноста е дека речиси секогаш
постои различен и подобар начин за постигнување на бизнис целите. Тој начин може да
биде побрз, поефтин, полесен и поефективен. Процесот на поставување на тешки
прашања бара бавно размислување, но може значајно да ја зголеми брзината на
постигнување на Вашите цели и Вашата визија и мисија.
 СОЗДАВАЈТЕ ЗА ИДНИНАТА, НО ЗЕМЕТЕ ГО ВО ПРЕДВИД И МИНАТОТО

Најважната и вредна работа која ја извршувате на секое поле и во секоја професија е

размислувањето! Вашата способност да размислувате со јасна насока за тоа што правите
и на кој начин, значајно ќе влијае на Вашите идни перформанси, повеќе од кое било друго
единствено дејство што го преземате. Постојат некои области во рамките на Вашата
работа каде “бавното размислување” е од огромна важност за да ја реализирате работата
на најдобар начин.
Секојдневно, одвојувајте триесет минути од Вашето време за преглед на Вашите цели,
планови и прогрес. Најдобро време за да го направите овој преглед е наутро. Одвојте
време за размислување, планирање, сонување и креирање. Најдобрите извршни
директори и најефективните деловни луѓе, секојдневно посветуваат време на внимателно
размислување за тоа што ќе направат пред воопшто да започнат. Потребно е да читате,
прегледувате, рефлектирате и размислувате што ќе направите пред да преземете било
какво дејство.
Најдобар начин да го постигнете најдоброто за кое сте способни е да започнете да
одвојувате време за размислување на тоа кои сте Вие, што посакувате и кој е најдобриот
пат за постигнување на истото.
Посветете време на евалуација на Вашиот живот и Вашите активности во еден поширок
контекст. Размислете каде сте денес и каде сакате да бидете за пет години. Овој начин на
размислување ќе Ви овозможи да управувате со Вашето време многу подобро отколку
што можете да замислите.

Долгорочна перспектива
Д-р Едвард Банфилд од Универзитетот Харвард, посветил повеќе од педесет години на
истражување на ставовите и однесувањата на луѓето со високи перформанси, во Америка
и светот. Тој идентификувал еден посебен квалитет според кој најверојатно се
разликуваат луѓето со високи перформанси од оние со пониски перформанси. Тој
квалитет го нарекол “долгорочна перспектива”. Банфилд открил дека луѓето со високи
перформанси размислуваат однапред за далечната иднина и се посветуваат на развивање
на апсолутна јасност за тоа каде посакуваат да бидат во иднина во нивниот живот и
работа, гледано од сегашна перспектива. Потоа, тие се враќаат во сегашноста,
осигурувајќи дека сè што прават во моментот е конзистентно со нивната визија за себеси
во иднина.
Од таа идна перспектива, погледнете назад кон себе, кон тоа каде се наоѓате денес и
погледнете ги чекорите кои ќе треба да ги направите за да стигнете онаму каде
посакувате. Ова размислување, таканаречено “назад од иднината” е практика на голем
број топ менаџери ширум светот.

Донесете подобри одлуки во сегашноста

Кога сте сигурни во поглед на тоа каде сакате да бидете во иднина, многу полесно за Вас е
да донесувате подобри одлуки во сегашноста. Ова правило вели дека долгорочната
визија го подобрува краткорочното донесување на одлуки. Постои и изрека која вели “Ако
не знаеш каде одиш, секој пат ќе те одведе таму.” Проектирањето на иднината и фокусот
во сегашноста ќе Ви помогне да ги согледате чекорите кои можете да ги направите, како и
грешките кои можете да ги избегнете. Оваа вежба ќе Ви помогне да ги разјасните Вашите
вредности, како и ќе Ви ги обезбеди внатрешните алатки за организирање на Вашето
време и активности, така што она што го правите денес, ќе Ве одведе кон креирање на
Вашата идеална иднина.

Подгответе се за техниките за управување со времето

Стратегиите и тактиките за управување со времето, применети без јасна визија за
иднината, ќе Ве одведат во една насока за која немате вистински интерес. Кога веќе сте
јасни во врска со Вашите вредности, визија и мисија за Вашиот живот и работа, како и за
тоа што посакувате да остварите и кој е најдобриот начин за да го постигнете истото,
тогаш, и само тогаш, можете да примените некои од моќните техники за управување со
времето кои Ви стојат на располагање.
 НАПРАВЕТЕ ПИШАНИ ПЛАНОВИ

Сите успешни менаџери на времето сѐ и добри планери. Тие изработуваат листи и

подлисти за остварување на секоја голема и мала цел. Кога и да се пресретнат со некој
нов проект, тие размислуваат што точно посакуваат да остварат, а потоа изработуваат
уреден список на сите последователни чекори кои се неопходни за комплетирање на
проектот. Постои правило дека секоја минута потрошена на планирање, заштедува десет
минути во извршувањето. Времето кое го посветувате за размислување на хартија за
нешто што сакате да го постигнете, пред да започнете со дејствување, претставува поврат
на Вашата персонална енергија од 1000% - десет минути заштеда за секоја минута која ја
инвестирате во планирање на Вашата работа на прво место. Секогаш организирајте го
Вашиот список на два начина: по редослед и по приоритет.
Прво, организирањето по редослед бара креирање на листа на активности, според
хроношки редослед, почнувајќи од првиот па сè до последниот, финален чекор, пред да
се комплетира целта, односно проектот. Како што изјавил и Хенри Форд “Најголемата цел
може да се постигне ако едноставно ја поделите на доволно мали делови.”
Второ, за секоја активност поставувате приоритет, прифаќајќи дека 20% од активностите
на Вашата листа ќе сочинуваат 80% од вредноста и важноста на сите работи кои ги
правите. Поставувањето приоритети Ви овозможува да останете фокусирани на клучните
задачи и активности и не дозволува да Ви биде одвлечено вниманието.
Кога секојдневно ги прегледувате плановите, добивате нови идеи, перспективи и погледи
за тоа како да ја завршите задачата побрзо и подобро отколку што првично сте мислеле.

Планирање за остварување на цели

Успешните луѓе се многу јасни за тоа кои се навистина и што посакуваат, во секоја област
од нивниот живот. Во однос на пишаните цели, успешните луѓе имаат пишани планови за
акција кои секојдневно ги следат. Кога еднаш ќе поставите поголема цел за Вас и Вашиот
бизнис, постојат четири прашања кои треба да ги поставите:

1. Кои се тешкотиите и бариерите кои се поставени помеѓу Вас и

постигнувањето на Вашата цел?
2. Какво дополнително знаење, вештини или информации се бараат за да ја
постигнете Вашата цел или комплетирате Вашиот проект? Запомнете, “Што и
да ве довело до местото каде што се наоѓате денес, е недоволно за да Ве одведе
уште подалеку.”
3. Кои се луѓето, групите или организациите чија помош и соработка Ви е
потребна за остварување на Вашата цел?
4. Од сите луѓе кои можат да помогнат во остварувањето на Вашата цел, која е
најважната личност меѓу сите нив?
Најважните проекти во бизнисот и во светот околу нас, се направени од луѓе кои прават
детални планови на акција пред да започнат да дејствуваат. Секогаш изработувајте
пишани планови за Вас и Вашиот бизнис и сѐ додека се успешни овие планови, следете ги
внимателно.
 НАПРАВЕТЕ “TO-DO” ЛИСТА (листа на обврски)

Ефективните извршни директори одвојуваат пет минути за креирање на “to-do” листа за

следниот ден (на крајот на денот пред спиење). Во студија спроведена помеѓу повеќе од
педесет високо ефективни корпоративни извршни директори, дури четириесет и девет од
нив изјавиле дека најдобриот систем за управување со време кое некогаш го откриле е
лист хартија на кој тие пишуваат и забележуваат сѐ што треба да направат пред да
започнат со работа.

Методот АБЦДЕ
Откако веќе сте направиле листа на сите активности кои планирате да ги извршите
следниот ден, следно што треба да направите е да ја организирате листата на активности
според методот АБЦДЕ. Најважниот збор во управувањето со време се последиците.
Задачата е важна во зависност од потенцијалните последици од нејзиното извршување,
односно неизвршување. Кога поставувате приоритети, Вие всушност го применувате овој
принцип за секоја задача и секогаш започнувате со задачата која има најголеми
последици. АБЦДЕ методот е од огромна помош во овој процес.
Започнете со креирање на листа на сѐ она што треба да го направите следниот ден. Потоа,
до секој елемент на Вашата листа додадете А, Б, Ц, Д, или Е, пред да започнете со
работата.
Елементот кој е обележан со А означува нешто што мора да го направите. Тоа значи
нешто важно од кое можат да произлезат сериозни последици, било како резултат на
неговото извршување или неизвршување. Додадете А на оние задачи и активности кои
мора да ги исполните во текот на денот, доколку сакате да ги исполните своите
одговорности.
Елементите означени со Б се однесуваат на оние задачи кои треба да ги направите. Како
резултат на истите, се јавуваат благи последици од нивното извршување (или
неизвршување), но тие не се толку клучни како А - активностите. Правилото вели дека
никогаш не започнувате да извршувате Б активност, кога постои недовршена А активност.
Ц - активностите е пожелно да ги направите, но тие немаат последици, независно дали
се позитивни или негативни. Разговарањето со соработникот, проверката на
електронската пошта, предолгата кафе - пауза, се активности кои се пожелни да ги
правите и често се забавни и пријатни, но без разлика дали ги правите или не, тие немаат
никакви последици врз ефективноста на Вашата работа.

Губењето време ја саботира кариерата

Многу луѓе имаат навика да доаѓаат на работа и веднаш се ангажираат со активности кои
се ништо друго, туку губење на време. Тоа се активности кои имаат ниска, или никаква
вредност. Откако ќе пристигнат на работа, тие наоѓаат некој со кој можат да разговараат,
читаат весници, ја проверуваат својата електронска пошта, пијат кафе и слично. За жал,
мнозинството луѓе на работа денес имаат воспоставено таква навика, да трошат поголем
дел од своето време на активности кои не придонесуваат ништо за нивниот бизнис или за
нивната кариера. Не дозволувајте ова да Ви се случи на Вас.
Делегирајте сѐ што е возможно
Да се вратиме повторно на методот АБЦДЕ. Д - активностите се однесуваат на нешто што
можете да го делегирате на некој друг. Правилото вели дека треба да делегирате сѐ што
можете да делегирате на другите луѓе со цел да ослободите повеќе време за Вас, за да
можете да ги извршувате активностите кои се обележани со А. Вашите А - активности и
нивното успешно комплетирање, во голема мера го детерминираат текот на Вашата
кариера.
Е - активностите се однесуваат на нешто што треба сосема да го елиминирате. После сѐ,
можете да го контролирате сопственото време, единствено ако престанете да правите
работи кои не се повеќе неопходни за извршување. Нормално е и природно луѓето да
влезат во својата комфорна зона во текот на нивната кариера и работа. Тие се чувствуваат
удобно во извршувањето на одредени активности и на одреден начин. Запрашајте се,
“Што би се случило доколку не се вклучам во извршување на оваа активност?”. Ако тоа би
довело до мала или никаква разлика во Вашиот бизнис или кариера, неопходно е истото
да се елиминира.

Планирајте ја Вашата работа и работете според планот

Никогаш не правете нешто што не е на Вашата листа. Доколку се пресретнувате со нова
задача, запишете ја на листата и поставете го нејзиниот приоритет, пред да започнете да
работите на истата. Бидете сигурни дека го посветувате Вашето време на најзначајните
работи кои имаат најголем придонес за Вашата работа.

“Not to-do” листа (листа на работи кои не мора да се завршат)

Како што Ви е потребна “to-do” листата, како Ваш водич во текот на денот, исто така,
потребна Ви е и “not to-do” листа, односно листа на работи кои не мора да се завршат и
која Ви помага да останете на вистинскиот пат. Станува збор за работи за кои однапред
одлучувате дека нема да ги направите, независно колку тие можат да бидат примамливи
кога ќе се појават.
“Не” е најдобриот збор кој го заштедува времето во светот на управувањето со време.
Кога еднаш ќе го примените овој збор, понатаму ќе станува сѐ полесно и полесно да го
кажете. Запомнете, луѓето се најголемите потрошувачи на време. Кога луѓето Ве
запрашуваат дали би можеле да направите нешто или да им помогнете на некој начин,
запрашајте се, “Дали ова би било највредното користење на моето време во овој
момент?”. Ако одговорот е “не,” можете благодарно да одговорите, “Ви благодарам на
понудата. Дозволете да размислам и да го погледнам мојот распоред на обврски. Ќе се
вратам и ќе Ве известам дали можам да Ви помогнам или не.” Можете да почекате 24
часа, потоа контактирајте ја личноста и кажете дека за жал, преоптоварени сте со работа и
врзани сте со рокови во овој момент, така што не сте во можност да помогнете.
Заблагодарете се на личноста што Ви понудила да ѝ помогнете, и кажете дека “можеби
следниот пат” ќе имате време. Запомнете, времето можете да го ставите под Ваша
контрола само доколку престанете да правите работи кои имаат мала или никаква
вредност.
 ПОСТАВЕТЕ ЈАСНИ ПРИОРИТЕТИ

АБЦДЕ методот е еден од најмоќните методи кој е некогаш откриен. Постои серија на
дополнителни техники кои исто така можете да ги употребите во процесот на
поставување на приоритети.

Парето правило
Правилото 80/20 се однесува на речиси сите области на човечките напори, особено на
задачите и одговорностите. Тоа значи, 20% од работата што ја правите ќе сочинува 80% од
вредноста на целата работа што ја правите. Кога започнувате секој ден со список на
Вашите задачи и одговорности, пред да започнете со работа, брзо разгледајте ја Вашата
листа и одберете ги првите 20% од задачите кои можат да дадат најголем придонес во
остварувањето на Вашите најважни цели и задачи. Ако имате листа од десет предмети
што треба да ги постигнете на одреден ден, два од тие предмети ќе вредат повеќе од сите
други заедно.

Работете под притисок

Постои и друга техника која можете да ја употребите за да ги поставите приоритетите:
средете ја Вашата листа на дневни активности и запрашајте се, “Ако бев повикан/а надвор
од градот на еден месец, почнувајќи од утре, кои активности на оваа листа би сакал/а да
бидам сигурен/на дека ќе ги завршам пред да заминам?” Најдобриот непријател на
управувањето со времето и личната продуктивност денес е “преоптовареноста со ситни
работи”. На крајот на денот, можно е да откриете дека сте го потрошиле Вашето време на
мали и незначајни задачи и не сте оствариле ништо што има вистинска вредност.

Завршете ги поважните работи

Друга техника која можете да ја употребите е да замислите дека доаѓате на работа во
понеделник наутро и Вашиот претпоставен Ви поставува дилема. Тој само што освоил
целосно платен одмор за двајца, со авионски превоз прва-класа, во некој убав резорт, но
тој е премногу зафатен за да ја искористи наградата која е временски ограничена и
поаѓањето е утредента. Вашиот претпоставен Ви предложува Вам и на Вашиот брачен
другар да ја искористите оваа прекрасна, целосно покриена понуда за одмор доколку
успеете да ги извршите најважните работни задачи до крајот на денот во понеделник.
Доколку би имале можност да ја искористите оваа награда или мотивација, што би
направиле? Веројатно ќе бидете шокирани од фактот колку ќе работите во тој ден.
Веројатно ќе ги завршите првите 20% од задачите што ги планиравте за цела недела. Со
ваков поттик, ќе станете еден од најпродуктивните луѓе во Вашата организација, буквално
преку ноќ. Ова е одлична вежба за Вас.
Законот на тројството
Како ги определувате Вашите “значајни три задачи”? Едноставно. Направете листа на сите
Ваши задачи и одговорности, почнувајќи од првиот ден од месецот, па сè до последниот,
и во текот на целата година. Потоа, одговорете на три волшебни прашања:

1. Доколку би можел/а да направам само едно нешто од оваа листа, која од

активностите би придонела кон поголема вредност за мојата работа? Вашата
најважна задача – онаа која сочинува најголема вредност за Вашата работа.
2. Доколку би можел/а да направам само две нешта од оваа листа, која би била
втората активност која би придонела кон поголема вредност за мојата
работа?
3. Доколку би можел/а да направам само три нешта од оваа листа, која би била
третата активност која би придонела кон поголема вредност за мојата
работа?

Започнувањето и завршувањето на овие задачи е поважно од било кое друго нешто кое го
правите. Доколку немате одговор на овие волшебни прашања, секогаш ќе завршувате
работејќи на активности кои имаат мала или речиси никаква вредност. Доколку нешто не
Ви е јасно, консултирајте се со Вашиот претпоставен. Прашајте го што тој мисли, кои се
трите најважни работи кои треба да ги направите за да постигнете најголем придонес во
Вашата работа. Прашајте ги Вашите соработници, или пак Вашиот брачен другар или
партнер. Но, што и да направите, мора да го добиете одговорот на овие три прашања.

Пренесете понатаму
Во добро управуван оддел или организација, работниците точно знаат кои се најважните
работи кои тие можат да ги направат со цел остварување на најголем придонес. Пред да
ја започнете работата, размислете полека, определете ја Вашата најважна работна задача,
а потоа започнете да работите на истата и заборавете на сѐ друго во моментот.
 ОСТАНЕТЕ НА ВИСТИНСКИОТ ПАТ

Вашата обврска е да се фокусирате на користење на Вашето време на начин кој носи

најголема вредност и да стекнете дисциплина за постојано работење на клучните
активности за Вашата работа и за Вашиот бизнис.

Принципот на животен стил

Она што е најважно да го правите е секогаш да си го поставувате следното прашање: "Која
е највредната употреба на моето време токму сега?" Кога ќе го инкорпорирате ова
прашање како дел од Вашите вештини за управување со времето и Вашиот ден, ќе имате
можност да станете еден од најефикасните менаџери во Вашата генерација.

Важни задачи VS итни задачи

Постојат четири различни видови на задачи со кои секојдневно се соочувате. Вашата
способност да ги организирате овие задачи во нивните соодветни категории може
значително да ја зголеми Вашата продуктивност. Секоја од овие задачи се наоѓа во
одреден квадрант.

КВАДРАНТ 1: ИТНО И ВАЖНО

Важна задача е онаа која се карактеризира со долгорочни последици за Вашата кариера.
Итна задача е онаа која не може да се одложи. Задачата која е истовремено итна и важна
е силно детерминирана од надворешните барања на Вашето време, задачите и
одговорностите кои мора да ги започнете и завршите со цел да се одржувате на врвот од
својата работа. Во овој квадрант припаѓаат таканаречените “активности на непосредност.”

КВАДРАНТ 2: ВАЖНО, НО НЕ И ИТНО

Вториот вид на задачи се оние кои се важни, но не се и итни. Пример за таква задача која
е од витално значење, но не е итна е подготовката на важен извештај кој мора да биде
напишан, одобрен и поднесен до крајот на месецот. Овие задачи припаѓаат на групата
“активности на ефективност.”

КВАДРАНТ 3: ИТНО, НО НЕ И ВАЖНО

Во овој квадрант се распоредени задачите кои се итни, но не се важни. Овој квадрант ги
опфаќа “активностите на заблуда.” Најголем дел од овие активности вклучуваат
неефективни разговори со соработниците, или пак активности со ниска или речиси
никаква вредност.

КВАДРАНТ 4: НЕИТНО И НЕВАЖНО

Четвртиот вид на активности со кои се среќаваме секојдневно во работењето се оние
задачи кои не се ниту итни, ниту пак важни и спаѓаат во т.н. “активности за губење време”.
Развивајте добри работни навики
Многу луѓе имаат развиено навика на трошење на најголемиот дел од сопственото време
на активности со мала или никаква вредност. Клучот за добро управување со времето е
важен за поставување на приоритетите и за работење на она кое е итно и важно во исто
време. Овие задачи и активности можат да придонесат кон Вашата кариера долгорочно и
на значаен начин.
 ДЕТЕРМИНИРАЈТЕ ГИ ВАШИТЕ КЛУЧНИ ОБЛАСТИ НА РЕЗУЛТАТИ

Клучната област на резултатите (КОР) се карактеризира со три специфични квалитети:

1. Тоа се задачи кои мора да бидат направени со цел исполнување на одговорностите

и барањата на Вашата работа.
2. Тоа е работа за која сте 100% одговорни. Доколку не ја завршите Вие, не постои
друг кој би можел да ја заврши за Вас.
3. Тоа е работа која е комплетно под Ваша контрола. За да ја завршите истата, немате
потреба од асистирање или партиципирање од друга страна.

Доколку не сте сигурни која е Вашата клучна област на резултати, консултирајте се со

Вашиот претпоставен.

Останете на вистинскиот пат

Фокусирањето на областите на клучните резултати е најдиректниот начин за
ослободување на ефективноста, моќта, убедувањето, ентузијазмот и енергијата. Секогаш
добивате огромно чувство на самодоверба и лична моќ да го завршите она што е значајно
и важно, како за Вас, така и за Вашата компанија.

Дефинирајте ги Вашите клучни области на резултати

Секоја област на клучни резултати е специфична задача која мора да ја направите доколку
сакате да ја завршите целокупната одговорност на Вашата работа. Како менаџер, Вие
имате седум клучни области на резултати, и тоа:
1. Планирање (одлучување што точно треба да биде завршено)
2. Организирање (поврзување на луѓето, средствата и ресурсите потребни за
спроведување на планот)
3. Регрутирање (пронаоѓање на вистинските луѓе кои ќе работат со Вас во
остварувањето на целите)
4. Делегирање (бидете сигурни дека луѓето знаат што точно треба да направат, во кое
време и на кое ниво на квалитет)
5. Надзор (бидете сигурни дека секоја работа е завршена согласно распоредот и
бараното ниво на квалитет)
6. Мерење (поставување стандарди и репери за споредба, временски линии за
исполнувањето на важните задачи)
7. Рапортирање (бидете сигурни дека секоја личност над Вас, до Вас и под Вас знае
што точно правите и остварувате).

Јасноста е од суштинско значење

Без разлика каде во организациската шема се наоѓате, неопходно е да знаете две работи:
Прво, кои се клучните области на резултати на Вашиот претпоставен? Второ, треба да
знаете какви се Вашите сопствени клучни области на резултати, но и секоја личност која
Ве известува, мора исто така да го знае овој одговор.
 ДЕЛЕГИРАЈТЕ НА ОСТАНАТИТЕ

Делегирајте сѐ што можете на останатите кои се способни, како Вас, или уште подобро да
ги извршат задачите. Користете го “правилото на 70%.” Доколку некој друг може да
изврши поединечна задача 70% како Вас, оваа работа е број еден за отстранување од
Вашата листа и поставување на листата на таа личност.

Мултиплицирајте ја Вашата вредност

Делегирањето Ви овозможува да се движите од она што лично можете да го направите,
кон она кое можете да го управувате. “Кој друг може да ја заврши оваа работа подобро од
мене?”

Делегирањето се учи
Изберете ја вистинската личност која може да се справи со секоја задача. Обезбедете
временски рокови, стандарди за перформанси и распоред за преглед. Без способност да
делегирате ефикасно и добро, секогаш ќе го завршувате денот преоптоварени со работа,
а премногу малку време за нејзино завршување.
 КОНЦЕНТРИРАЈТЕ СЕ

Практикувајте последователно извршување на задачите

Сукцесивното извршување на задачите е една од најважните менаџмент техники и
животни менаџмент принципи. Кога веќе сте започнале некоја задача, се задржувате на
истата додека не е целосно завршена. Во едноставни услови, последователното
извршување на задачите може да придонесе кон редуцирање на времето кое го
посветувате на завршување на некоја важна задача, дури до 80%, како и значајно да го
зголеми квалитетот на завршената работа.

Избегнувајте мултитаскинг
Некои луѓе сметаат дека се способни да работат со високо ниво на продуктивност на
неколку задачи истовремено. Истражувањата покажаа дека ова е сосема неточно.
Реалноста е дека можете да направите само една работа во исто време. Ако направите
прекин на таа задача и се свртите кон друга задача, мора да го насочите целото Ваше
внимание и енергија на новата задача. Тоа доведува до забрзување на старата задача
кога повторно се враќате на истата. Мултитаскингот е примамлива способност, но тоа е
само користење на времето на начин кој може да предизвика сериозни и штетни
последици. Тоа всушност може да ја саботира Вашата кариера и ја поткопува Вашата
способност да ги постигнете најважните задачи од кои зависи Вашиот успех.

Одлучете да се концентрирате
Создадете навика за внимателно планирање на работата, поставување приоритети и
започнување од најважната работна задача на која ќе останете фокусирани сè до
нејзиното завршување. Извршувањето на таа конкретна задача во еден здив ќе обезбеди
многу подобар фокус, но и зголемување на самодовербата.
 КРЕИРАЈТЕ БЛОКОВИ НА ВРЕМЕ

Колку е поголемо значењето и вредноста на Вашата работа, толку е поважно да поставите

блокови на време со цел да се посветите на работење на сериозни проекти. Потребни се
минимум шеесет до деведесет минути за да постигнете нешто вредно. Потребни се околу
триесет минути умствено да се внесете во некоја сложена задача, како подготовка на
предлог, извештај или пак планирање на некој важен проект. Откако ќе навлезете во
задачата, тогаш можете да се концентрирате со високо ниво на свесност и креативност во
следните шеесет минути (или повеќе) на извршување на сериозни, фокусирани работни
задачи.

Оделете ја административната работа од креативната

Не би требало да правите комбинација од креативни задачи и функционални или
административни задачи. Креативните задачи бараат мислење, планирање и
аплицирање. Размислувајте на креативното време како "внатрешно време" и времето за
работа како "надворешно време" и не ги мешајте.

Креирајте делови од времето

Постојат неколку препораки за создавање на блокови на време, при што секоја од нив
може да придонесе кон драматично подобрување на Вашата ефикасност и ефективност.
Прво, работете наутро, кога сте најсвежи и највнимателни.
Второ, ако пристигнете во Вашата канцеларија малку подоцна, не грижете сѐ, во
деведесет минути непрекината работа, ќе постигнете колку што едно просечно лице го
прави тоа за три часа.
Трето, друго време кое можете да го користите во Ваша корист е времето за ручек.

Стекнете дополнителни (екстра) часови

Разбудете се малку порано и пристигнете во Вашата канцеларија еден час пред сите
останати. Користете го тој час за да го организирате денот и за да започнете пред да има
можни прекини. Потоа, работете за време на ручекот и стекнете уште еден час
дополнителна продуктивност. Конечно, останете еден час подоцна, откако сите други си
заминале дома и искористете го тоа време за да го завршите Вашиот ден и да ги завршите
најважните задачи.
 КОНТРОЛИРАЈТЕ ГИ ВОЗНЕМИРУВАЊАТА И ПРЕКИНИТЕ

Овие прекини може да се јават во форма на звук кој произлегува од Вашиот компјутер,
ѕвонење на телефон, СМС порака која доаѓа на Вашиот паметен телефон или луѓе кои
едноставно доаѓаат во Вашата канцеларија, бидејќи имаат потреба од разговор.

Работете вистински
Правилото кое треба да го следите е “Кога работите, РАБОТЕТЕ цело време.” Кога доаѓате
на Вашето работно место, веднаш започнете со работа.

Минимизирајте ги прекините
Кога некој Ви телефонира, веднаш пресечете. Кажете нешто како на пример: "Здраво, Бил.
Мило ми е што те слушам. Што можам да направам за Вас? "Прејдете на главното. Не
трошете време. Кога некој ќе дојде во вашата канцеларија за разговор, можете да кажете:
"Би сакал да зборувам со Вас, но јас навистина треба да се вратам на работа. Морам да ја
завршам оваа задача до попладне."

Станете веднаш
За да го минимизирате временскиот трошок на неочекувани прекини, кога некој ќе дојде
во Вашата канцеларија, застанете и пријдете велејќи му: "Само што излегував. Што можам
да направам за Вас?"
Друга техника е да ги одведете посетителите во посебна сала за состаноци, наместо да ги
примите во Вашата канцеларија.
 СИНХРОНИЗИРАЈТЕ ГИ ВАШИТЕ ЗАДАЧИ

Едновременото вршење на задачите се однесува на извршување на работни задачи,

слични по својата природа, во исто време. Во сѐ што правите, посстои “крива на учење”.
Кога ќе завршите серија слични или идентични задачи по ред, кривата на учење Ви
овозможува да го намалите времето потребно за завршување на секоја задача за дури
80%.

Користете ја Вашата електронска пошта како личен помошник

Начинот на кој се справувате со Вашите пораки во електронската пошта ќе има силно
влијание врз Вашата кариера. Постојат луѓе кои се буквално робови на нивниот е-маил.

Тие можат да почекаат

Не дозволувајте на Вашите е-маил пораки да го контролираат Вашиот живот. Наместо тоа,
употребувајте ја електронската пошта како алатка за Вашиот бизнис. Одговарајте брзо и
бидете конкретни. Проверувајте го Вашиот е-маил само два пати во текот на денот, или
помалку. Уште подобро, не проверувајте го е-маилот за време на викендот и поминувајте
повеќе време со Вашето семејство и пријатели, или пак извршувајќи лични активности.
 НАУЧЕТЕ ДА УПРАВУВАТЕ СО МОБИЛНИОТ ТЕЛЕФОН

Една од причините поради кои стануваме робови на привлечноста на одвлекувањето на

вниманието е љубопитноста. Многу е тешко да се воздржиме од запрашување за тоа кој
ни испратил порака или пак, кој ни телефонира. Единствениот начин да дадеме отпор на
ваквите искушенија е да го исклучиме комплетно мобилниот телефон, така што нема ни
да чуеме дека ѕвони. Десет минути прекин во разговорот со друга индивидуа ќе биде
многу попродуктивно отколку триесет или четириесет минути проследени со ѕвонење на
телефонот и кревање на слушалка во текот на тој разговор. Наместо тоа, можете подоцна
да им јавите на оние кои Ве побарале.

Синхронизирајте ги Вашите телефонски повици

Доколку е потребно да реализирате повеќе телефонски разговори во текот на денот,
направете ги сите едновремено, едно по друго. Напишете го името, бројот и темата за
која треба да разговарате со секоја личност на која ќе ѝ се јавите.

Бидете љубезни и професионални

Кога се јавувате на некоја личност, секогаш прашувајте, “Дали ова време е соодветно за
разговор?” Најдобрите извршни директори ја преферираат оваа љубезна и
професионална фраза за да започнат одреден разговор, дури и ако станува збор за
претходно закажани телефонски повици. Доколку личноста од другата страна вели дека
се јавувате во погрешно или несоодветно време, предложете да се јавите подоцна и
прашајте ја личноста да Ви предложи кое е најзгодно време за да ја побарате. Ова е
едноставен начин да покажете учтивост и почит.

Избегнувајте недоразбирања
Употребувајте го мобилниот телефон како алатка за Вашиот бизнис. Водете ги
телефонските разговори брзо и ефикасно. Бидете љубезни и пријателски настроени, но
сепак ориентирани и фокусирани на бизнисот и резултатите. Колку сте попрецизни и
подобро подготвени во врска со времето и содржината на телефонскиот разговор, толку
побрзо и подобро ќе го завршите истиот и попродуктивни ќе бидете и во секој нареден.
 ВОДЕТЕ УСПЕШНИ СОСТАНОЦИ

Избегнувајте непотребни состаноци. Секогаш прашувајте дали овој состанок мора да се

одржи. Кога состанокот не е неопходен, одложете го истиот. Доколку не мора лично да
присуствувате на состанокот, тогаш не правете го тоа. Кога Вие го организирате
состанокот, запрашајте се: “Кои членови се од најголемо значење за негово
спроведување?” и поканете ги само тие поединци. Воздржете се од поканување на луѓе,
единствено со цел да им дадете поголема важност, кои нема потреба да бидат на
состанокот.

Подгответе агенда
Подгответе агенда за секој состанок и секогаш следете ја пишаната агенда. Дадете
приоритет најпрво на најважните елементи и секогаш започнувајте ги и завршувајте ги
состаноците на време. Кога состанокот ќе започне, осигурајте се дека нема да Ве
прекинуваат во текот на истиот.

Поставувајте повеќе прашања

Поставувајте повеќе прашања и повеќе слушајте отколку што зборувате или
придонесувате кон агендата. Користете ги состаноците со цел да извлечете што е можно
повеќе од секоја личност која присуствува на истите. Најдобрите и најефикасните
состаноци се таканаречените “stand-up” состаноци. Овие состаноци можете да ги
одржувате во Вашата канцеларија, на пример, при што никој нема да биде седнат и сѐ
што ќе биде дискутирано ќе се одвива брзо и концизно, по што секој ќе се врати назад на
своето работно место. Можете да кажете, “Во интерес на времето – бидејќи знам колку
секој од Вас е зафатен – ајде да одржиме еден stand-up состанок. На тој начин, ќе ги
покриеме сите елементи и побрзо ќе се вратиме на работа.” Овој вид на состаноци е
многу повеќе ценет од страна на Вашите кадри. Како што напишал и Питер Дракер, “Сѐ
што е над 25% од менаџерското време поминато во состаноци е знак на погрешна
организација.”
 ИНВЕСТИРАЈТЕ ВО ЛИЧЕН РАЗВОЈ

Саморазвојот мора да биде прогресивен и континуиран дел од времето кое го

поминувате во текот на денот. Пронајдете време во Вашиот распоред за продолжување
на Вашиот раст и развој.

Континуирано подобрување
Секојдневно работете на сопственото развивање и подобрување. Дури и додека патувате
во Вашиот автомобил, можете да слушате некоја едукативна аудио програма.

Присуствувајте на семинари водени од експерти

Присуствувајте на семинари и работилници водени од експертите во Вашата област,
најмалку четири пати во текот на годината. Бидете агресивни во барањето на овие
настани. Секогаш бидете подготвени да патувате и на далечни дестинации со цел да
научите нешто повеќе од најдобрите во Вашата деловна област.