SOFTVERSKA APLIKACIJA U SPREDŠITOVIMA ZA PRAĆENJE
MATERIJALA, ALATA I REZERVNIH DELOVA U MAGACINU
SOFTWARE APPLICATION IN SPREADSHEETS FOR MONITORING
MATERIALS, TOOLS AND SPARE PARTS IN THE WAREHOUSE
Slobodan Antić1, Miodrag Stanišić1, Lena Đorđević1
1
Fakultet organizacionih nauka u Beogradu
Sadržaj - U ovom radu je opisana softverska aplikacija
“CENTROPROJEKT“ u MS Excel-ovim spreadsheet-
ovima, automatizovana pomoću VBA macro kodova, koja
je namenjena praćenju materijala, rezervnih delova i
alata u magacinu preduzeća.
Abstract - This paper represents software application
“CENTROPROJEKT“ in MS Excel spreadsheets,
automated by VBA macro codes, for monitoring
materials, tools and spare parts in the company
warehouse.
1. UVOD
Osnovni zadatak informacionog sistema (IS) je da ispuni
potrebe i očekivanja svih zainteresovanih strana [5].
Uspostavljanjem IS-a treba da se obezbedi efikasan
sistem prikupljanja i obrade podataka, korišćenje
informacija i međusobno koordiniranje svih učesnika
poslovnog procesa, kako bi se ostvarili zadaci poslovanja
definisani razvojnim programom preduzeća. Od
informacionog sistema se očekuje da informacije isporuči:
 na vreme,
 u okviru budžeta,
 sa očekivanim karakteristikama,
 bez grešaka, tj. u skladu sa potrebama korisnika.
Preduzećima je danas raspoloživo mnoštvo softvrskih
rešenja koja se nude na tržištu. Problemi nastaju kada se
prognozira njegova finansijska isplativost, kao i
mogućnost prilagođavanja specifičnim zahtevima
korisnika. Ovaj problem postaje još izraženiji kod
preduzeća koja posluju u nestabilnim okruženjima. Za
razliku od velikih kompanija, koje su spremne da ulože
značajnu sumu novca za kupovinu poslovnog softvera,
instalaciju i obuku uz obezbedjen servis, malim i
srednjim preduzećima ostaje da se snalaze sa mnogo
jeftinijim i prostijim softverima, ili da se okrenu izradi
poslovne aplikacije po sopstvenim zahtevima. Microsoft
Office Excel i Visual Basic for Application (VBA) pružaju
mogućnost izrade aplikacija velike fleksibilnosti za
upravljanje poslovnim procesima, dok je vreme potrebno
za izradu iste i obuku korisnika značajno kratko.
Zahvaljajući pomenutim karakteristikama, aplikacije ovog
tipa zauzimaju ne tako zanemarljivo mesto u
svakodnevnom poslovnom životu velikog broja
preduzeća.
Kada je u pitanju problematika praćenja toka materijala i
rezervnih delova, kroz sve faze, od naručivanja do
utroška, kao i alata od prijema do rashodovanja, na tržištu
softverskih aplikacija razvijaju se programi različitih
proizvođača. Ove softverske aplikacije u svojim
modulima tretiraju zadatu problematiku u manjem ili
većem obimu, za potrebe srednjih i velikih preduzeća.
Za prostije oblike evidencije tokova materijala, rezervnih
delova i alata moguće je koristiti aplikacije razvijene u
spredšitovima, koje su opšte poznate i lake za upotrebu
velikom broju korisnika. Jedna takva aplikacija je
program “CENTROPROJEKT“, koji je razvijen u MS
Excel-ovim spredšitovima sa automatizovanim
procedurama unosa, čuvanja, ažuriranja i pretrage
podataka, putem makroa u Visual Basic for Aplication
(VBA). U daljem tekstu rada biće predstavljena struktura
ove softverske aplikacije.
2. SOFTVERSKA APLIKACIJA -
“CENTROPROJEKT“
Program je napravljen u MS Excel-u od određenog broja
elektronskih tabela, koje predstavljaju relacione baze
podataka i koje su međusobno povezane u cilju
koordinacije podataka. Za automatizaciju unosa podataka,
njihovu obradu, editovanje, analizu, kao i sastavljanje
izlaznih izveštaja izrađeni su odgovarajući makroi [3].
Aplikacija “CENTROPROJEKT“ se sastoji iz dve excel-
ove radne knjige. Prva radna knjiga sadrži šest radnih
listova u kojima se nalaze matrice poslovnih knjiga
potrebnih za praćenje informacija o skladištenju,
izdavanju, povraćaju repromaterijala, trgovačke robe i
alata u magacinu preduzeća. Pokretanjem ikonice
aplikacije “CENTROPROJEKT“ korisnik automatski
dolazi na ovu radnu knjigu, gde su mu vidljivi radni list sa
nazivom CENTROPROJEKT i radni list sa nazivom
NALOG, kao i poseban meni u gornjem desnom delu
programa pod nazivom CENTROPROJEKT.
U meniju se nalaze sve bitne procedure potrebne
korisniku za vođenje evidenciju o tokovima alata i
materijala u skladištu (pogledati sliku 1). Radni list
CENTROPROJEKT je prazan i u njemu korisnik
vizuelno dobija tražene podatke u formi teksta, brojeva,
tabela ili obaveštenja u slučaju kada je traženi podatak iz
bilo kog razloga nedostupan .
Slika 1. Početna strana aplikacije “CENTROPROJEKT“
Pored dva vidljiva radna lista, radna knjiga sadrži još
sakrivena četiri radna lista u cilju zaštite, koja se koriste u
procedurama za obnavljanje formi, pretragu baze,
ažuriranje baze i sl.
Druga radna knjiga namenjena je obezbeđenju i povraćaju
podataka, za slučaju gubitka istih, ona predstavlja
“backup“. Aktivira se pokretanjem istoimene procedure
iz padajućeg menija prvog radnog lista. Po pokretanju
procedure, na zadatoj destinaciji, formira se baza (radni
list) u kojoj se u definisanim kolonama čuvaju podaci o:
alatima u upotrebi, karticama materijala, karticama alata i
zaposlenima. Baza dobija novo ime u formi aktuelnog
datuma (pogledati sliku 2).
Slika 2. Radni listovi (baze) backup-a
U okviru aplikacije korisniku su na raspolaganju opcije
popunjavanja naloga, knjiženja naloga, pretrage
materijala, alata ili upotrebe alata prema grupi, podgrupi,
nazivu ili šifri, kao i celokupne baze podataka. Izbor
željene opcije vrši se preko kartica u ribonu (pogledati
sliku 3)
Pretraga određenih materijala i alata može se vršiti na dva
načina. U prvom slučaju se od korisnika traži da unese
određene identifikacione podatke alata ili materijala, pri
čemu će procedura biti jednako efikasna ako se ukucaju
početna slova, koja sadrže naziv ili podnaziv (od
minimum jednog karaktera) u kombinaciji sa džoker
znakom “*” na kraju. Program će u nastavku procedure
prikazati sve materijale ili alate koji zadovoljavaju zadati
kriterijum.
Drugi način za pretragu, podrazumeva unošenje celog
naziva ili podnaziva traženog materijala ili alata
ukucavanjem ili izborom jednog od ponuđenih iz
odabrane grupe ili podgrupe.
Slika 3. Raspoložive procedure za rad iz ribona
Materijali i alati se vode u formi kartica, koje se smeštaju
u pomoćnu knjigu. Kartice sadrže podatke o šifri, nazivu,
podvrsti i jedinici mere za svaku poziciju. U okviru svake
kartice, po ugledu na papirne magacinske kartice, beleži
se ulaz, izlaz, stanje, cena, prosečna cena, i dr. (pogledati
sliku 4.)
Slika 4. Materijalne kartice
U slučaju kada se doprema novi materijal, u okviru grupe
materijala koja je već registrovana u bazi podataka,
korisnik bira opciju za otvaranje nove kartice.
Novootvorena kartica se smešta u odgovarajuću grupu i
podgrupu, koju korisnik dodeljuje iz već postojećih,
prema unapred definisanim kriterijumima.
Analogno ovom postupku otvaraju se i kartice alata. Kada
se u skladište dopremi materijal ili alat, koji ne pripada ni
jednoj od postojećih grupa u bazi, koristi se procedura za
otvaranje novih grupa, a zatim se kartice smeštaju u novu
grupu.
Aplikacija “CENTROPROJEKT“ omogućava i vođenje
podataka o zaposlenima, u cilju praćenja zaduženosti
alatom. Zaposleni se u bazi registruju po stavkama: šifra
zaposlenog, ime i prezime i jedinstveni matični broj.
Program ne dozvoljava unos dva identična matična broja
za dva različita radnika.
Ulaz i izlaz materijala i alata u magacin vrši se unosom
podataka u radnom listu NALOG. U okviru ovog radnog
lista nalazi se matrica praznog naloga (pogledati sliku 5).
Pravila za popunjavanje naloga nalaze se ispisana sa
desne strane radnog lista i uvek su pristupačna korisniku.
U slučaju da nalog nije pravilno popunjen korisnik će biti
obavešten zašto nalog nije proknjižen porukom koja će
biti ispisana na ekranu.
 Slika 5. Nalog za knjiženje ulaza i izlaza
Program je opremljen i procedurama koje se koriste pri se
popisu magacina. Ova procedura proverava i da li je
uradjen backup na dan popisa. Ukoliko to nije slučaj,
korisnik će prvo morati da sačuva podatke, pa da zatim
ponovi proceduru. Kada je uradjen backup na dan popisa,
procedura prazni sve materijalne i kartice alata, formira
nove imenovane oblasti umesto dosadašnjih i baza je
spremna za unošenje podataka nakon popisa. Ova
procedura briše sve podatke iz baze podataka ostavljajući
prazne materijalne i kartice alata. Izborom ove opcije od
korisnika se traži da unese odgovarajuću lozinku za
nastavak procedure. Lozinku ima samo odgovorno lice i
ona služi da spreči ostala lica od pokretanja procedure.
Ukoliko korisnik unese pogrešnu lozinku ili ne ukuca
ništa procedura prekida rad.
Svaki radni list određene poslovne knjige je opremljen
preglednim kontrolama za lak izbor mnogobrojnih opcija,
koje omogućavaju jednostavan pristup lokacijama u
kojima se nalaze pripremljene elektronske tabele za
formiranje dokumenata. Pogodnosti radnog lista
(spredšita) su u njegovoj sposobnosti da nakon svake
promene vrednosti neke promenjive automatski i brzo
izvrši obračun vrednosti svih veličina u radnom listu.
Subkoordinacija pomoćnih knjiga sa glavnom knjigom
rezultuje potrebnim poklapanjem količinskih pokazatelja
materijala i alata u datom trenutku. Količinski pokazatelji
materijala i alata u pomoćnim knjigama moraju
odgovarati istim u glavnoj knjizi i obrnuto što predstavlja
bitnu stavku u kontroli tokova materijala i alata u
preduzeću. Ako se date količine ne poklapaju u datom
trenutku to predstavlja jasan signal da negde i u nekom
trenutku procedura kontrole ovih tokova nije ispoštovana.
Automatizacija rada aplikacije je izvršena putem makroa
kreiranih u Visual Basic for Aplication, savremenijoj
verziji Visual Basic-a (VB), projektovanog specijalno za
rad u MS Office-u [5]. Makroi izrađeni u ovoj aplikaciji
omogućavaju automatizaciju unosa podataka, povezivanje
tabela (podataka) i formiranje izlaznih izveštaja.
Za svaki radni list, napravljeni su moduli sa makroima,
koji automatizuju rad aplikacije. Takođe, moduli su
urađeni tako da omogućavaju lako pronalaženje
odgovarajućih makroa određenog radnog lista i
jednostavno dodavanje novih i prepravljanje postojećih
(pogledati sliku 6).
Slika 6. Izgled VBA editora sa modulima
Komande za aktiviranje makroa, kojima se automatizuju
čitavi nizovi procedura, izdaju se ili preko preglednih
menija ili preko kontrolnih dugmadi.
3. OSNOVNE KARAKTERISTIKE APLIKACIJE
MS Excel, kao aplikacija koja koristi spredšitove, može
biti dobar izbor za bazu podataka za desktop projekte, jer
omogućava [1]:
 kreiranje jednostavnih baza podataka,
 bolje razumevanje aplikacije, jer postoji više
korisnika koji znaju da koriste Excel aplikacije,
 alati za analizu podataka su jednostavniji za
upotrebu,
 jednoatavno je primanje i slanje podataka u različitim
formatima
Aplikacija koristi moćan alat za rad sa bazama podataka,
odnosno pretraživanje sačuvanih podataka po raznim
kriterijumima, njihovo uređivanje po željenom redosledu,
statističke analize, kao i korišćenje u svim Windows
aplikacijama (Word, Power Point..)[2]. Korisnik u
svakom trenutku može da izvrši sortiranja i pretraživanja
unetih podataka po raznim ključevima. Uz to može da
koristi i moćane alate za simulaciju određenih rešenja.
Program radi u Windows okruženju i u uslovima
multitasking-a. To znači da se paralelno sa radom u
programu “CENTROPROJEKT“ mogu koristiti i druge
aplikacije koje imate u računaru (ako one dozvoljavaju
multitasking). Program se koristi na personalnim
računarima kao i mrežama personalnih računara
Izgled dokumenata na ekranu je verna kopija
opštekorišćenih knjigovodstvenih dokumenata na papiru
[4]. Time su izbegnuta neprijatna ograničenja koja
nameću strogo kontrolisani interfejsi za unos podataka,
izmišljanje nepotrebnih šifri, nerazumljivi prozorčići i
slično. Osim toga, korisnicima je na raspolaganju i niz
olakšica koje nude elektronske tabele. Svako polje u
kome se upisuje podatak, ujedno je i računsko polje, tako
da više nisu potrebni dodatni kalkulatori, već se podatak
može uneti kao računska operacija nad više podataka, a u
polju će se videti rezultat tog obračuna.
Korisnici imaju široke mogućnosti da sami koriguju
izgled dokumenata sa kojima rade. Ovo je veoma važno u
situacijama usklađivanja sa specifičnostima preduzeća u
kome se primenjuje aplikacija (naslovi kolona u
tabelama), promene širine polja za prikazivanje novčanih
vrednosti (u slučaju potrebe proširenja polja) i sl.
Karakteristike aplikacije koje mogu biti interesantne za
novog korisnika mogu se pokazati u narednim tabelama
[3]:
Tabela 1. Značajne karakteristika za “novog“ korisnika
Karakteristike za “novog“ korisnika
Funkcionalnost
Prikladnost Jednostavan unos, čuvanje,
upotrebe ažuriranje i štampanje podataka
Tačnost Excel omogućava veliku tačnost
proračuna u elektron. tabelama
Povezanost Rezultate aplikacije u daljem
radu koriste računovođe za
vođenje računovodstv.enih
izveštajafirme
Usaglašenost 100% usaglašenost sadržaja
aplikacije sa zakonskim
propisima iz te oblasti
Zaštita /sigurnost Kontrola ulaznih podataka je
definisana odgovarajućim
formatima podataka i
zaključavanjem polja upisa;
Integritet podataka – password
za pristup aplikaciji;
Pouzdanost
Učestalost prekida Minimalna, zavisi od stabilnosti
operativnog sistema i Office
paketa
Sposobnost Radne knjige su pojedinačno
vraćanja u snimljene za svaku firmu i
prethodno stanje postoji mugućnost narezivanja
Upotrebljivost
Razumljivost Velika razumljivost za veliki
broj korisnika; uputstva za
upotrebu
Preglednost Jasna i pregledna forma tabela i
mesta za unos podataka;
Grafički prikaz rezultata rada
Savladivost Velika, osnovna znanja iz Excela
Izvršivost Velika sa velikim broj pomoćnih
alata za rad sa bazama podatka
Efikasnost
Vreme odziva Zavisi od hardverskih
karakteristika računara
Brzina Velika, zavisi od hardverskih
izvršavanja karakteristika računara
Održavanje
Dijagnosticiranje Trenutno, kao i postavljanje
nepravilnosti zahteva za izmenama
Izmenjivost Jednostavna, predviđeno za
korisnike aplikacije; jednostavna
modifikacija tabela i zapisa
Stabilnost Zavisi od tipa operativnog
sistema i MS Office-a
Ispitivanje Laka kontrola formula i makroa
Prenosivost
Prilagodljivost Velika i neograničena na
različitim platformama računara
i operativnih sistema
Mogućnost Na svim računarima i Windows
instalacije operativnim sistemima
Dokumentacija Postoji korisnička dokumentacija
neophodna za korišćenje
aplikacije
Tabela 2. Opšte karakteristike aplikacije
Opšte karakteristike aplikacije
Dostupnost na Internetu Ne postoji
Radi na platformama Windows 95, 98, ME,
2000, XP, Vista ili
Windows 7
Zahtevi memorijskog Skromni
prostora
Programski jezik Excel i Visual Basic
for Aplication
Mogućnosti importovanja i Dobre
eksportovanja podataka
Raspoloživi vidovi pomoći Obimni, fokus na
upoznavanju modela
za upravljanje
zalihama
Korišćenje softvera Jednostavno
Uputstva za korišćenje Jednostavna sa
opisima
Ne
Grafički prikaz
Mogućnosti štampanja Vrlo dobra
izveštaja
Program je opremljen jasno struktuiranim uputstvima na
srpskom jeziku za upotrebu aplikacije do kojih se dolazi
jednostavnim izborom opcije iz ribona. Takođe, u radnim
listovim poslovnih knjiga postoje naznačeni komentari na
određenim lokacijama radnog lista, do kojih se
jednostavno dolazi bez potrebe da se napušta radna tabela.
Aplikacija se korisnicima dostavlja u otvorenoj verziji
tako da korisnik može da sam menja izgled i sadržaj
tabela (natpise, širine kolona, poreske stope, formule...),
čime korisnik postaje nezavisan od prodavca programa.
Autori programa “CENTROPROJEKT“ su stalno na
raspolaganju neposredno, preko telefona ili putem
elektronske pošte. Sva unapredjenja programa
“CENTROPROJEKT“ su odmah dostupna svim
korisnicima programa bez dodatnih nadoknada.
4. ZAKLJUČAK
Na kraju se može reći da je ovo jedna jednostavna
aplikacija namenjena svim malim i srednjim preduzećima,
koja žele samostalno, na brz, efikasan i pre svega tačan
način da vode i prate tokova materijala, rezervnih delova i
alata u svom magacinu . Takođe, kao još jedna vrednost
ove aplikacije može se navesti njena pogodnost za
permanentno obrazovanje i usavršavanje kadrova u
računarskoj pismenosti.
LITERATURA
[1] Antić S., Kostić K., “Softverska aplikacija za prosto
knjigovodstvo u speadsheet-ovima”, Simpozijum o
računarskim naukama i informacionim tehnologijama
- YU INFO, Zbornik radova, Kopaonik, 2005.
[2] Courter, G. and Marquis, A. EXCEL 2002, Sybex,
New York, 2002.
[3] Kostić K. i Stanišić M. “Program
“CENTROPROJEKT“ za praćenje materijala, alata i
rezervnih delova u magacinu“, Diplomski rad, FON,
Beograd, 2010.
[4] Kostić K. i Božić V. Program BOŽIĆ za
knjigovodstvo u malim i srednjim preduzećima,
Verzija 2005, FON, Beograd, 1993.
[5] Kostić K. “Informacioni sistemi preduzeća u
EXCEL-u”, 3. izmenjeno i dopunjeno izd., Privredni
savetnik, Beograd, 2010.