NURSING MANAGEMENT

                               
               MR.SIVANATHAN NT.MSN.(CHN),MBA(HM),
             MAHARASHTRA INSTITUTE OF NURSING SCIENCE,
              MIMSR MEDICAL COLLEGE ,
              LATUR/MAHARASHTRA
UNIT-I
Introduction to Management in   Nursing

Definition 
        It is the process of planning, organizing, leading and controlling the work 
of organization members and of using all available organizational resources 
to reach stated organizational goals. 
       Management is the art of getting things done through people. It is the 
process of reaching organizational goals by working with and through people 
and other organizational resources
        
        
2
        Nursing management consists of the performance of the leadership 
functions of governance (Action of organization)  and decision-making 
within organizations. It includes processes common to all management like 
planning, organizing, staffing, directing and controlling

   Management may be defined as the art of securing maximum results 
with a minimum of effort so as to secure maximum prosperity and 
happiness for both employer (A Person or Organization) and employee 
(worker) and give the public the best possible service. 

3
 Definition Of Manager

▰ Manager 
▰ Is a Person who controls and manipulates resources and expenditures, 
to meet the organizational goals?
                                      OR
▰ The Definition of a manager is a person responsible for supervising 
and motivating employees and for directing the progress of an 
organization.

4
“
DIFERENCE BETWEEN ADMINISTERATION
& MANAGEMENT

5
 BASIC OF 
DIFFERENCE ADMINISTERATION MANAGEMENT
Its Concerned about the determination of  Its Puts in to action the polices 
NATURE OF WORK objectivise and major policies of an  and plans laid down by the 
organization administration
TYPE OF FUNCATION Its Determinative function Its An executive function
Its take major decisions of an enterprise as  Its take decisions within the 
SCOPE a whole framework set by the 
administration
LEVEL OF  Its top level Authority Its Middle level authority
AUTHORITY
Its consists of owners who invest capital in  It’s a group of managerial 
NATURE OF STATUS and receive profit from on organization personal who use their 
specialized knowledge to fulfil the 
6
objective of an organization
 Its popular with government,  Its used in business 
NATURE OF USAGES educational institutes,  enterprises
religious organizations

Its decision are influenced by  Its decisions are influenced by 
DECISION MAKING public opinion, government  the value, opinion, and beliefs of 
polices, social and religious  the managers
factors 
Planning and Organizing  Motivation and controlling 
MAIN FUNCTIIONS functions are involved in it. functions are involved in it

Its need administrative rather  Its require technical activities
ABILITIES then technical abilities

7
HISTORY OF NURSING IN INDIA
 HISTORY OF NURSING IN INDIA 

    The nurses were usually young men, and only in special cases, women were 
taken for conducting childbirth. The progress of nursing in India was obstructed by 
the low state of women, the caste system, illiteracy
  Military nursing was the earliest type of nursing. In 1664 the East India Company 
started a hospital for soldiers in a house at Fort St.George, Madras
 The first sisters were sent from St.Thomas Hospital, London to this military 
hospital. In 1797 a Lying - in Hospital (maternity) for Madras.
 In 1854 the Government sanctioned a training school for midwives in Madras. 

9
Continued…..

▰ Florence Nightingale was the first woman to have great influence over nursing in 
India and had a close knowledge of Indian conditions, especially army. She was 
interested in the nursing service for the civilian population, though her first interest 
was the welfare of the army in India.

▰ St Stephens Hospital at Delhi was the first one to begin training the Indian girls as 
nurses in 1867. In 1871, the first School of Nursing was started in Government 
General Hospital, Madras with 6 months Diploma Midwives program with four 
midwife students. 
▰ Between 1890 and 1900, many schools, under either missions or government, 
were started in various parts of India.
10
Continued…..

▰ In 1908, the trained nurses association of India was formed
▰ In 1926, Madras State formed the first registration council to provide basic 
standards in education and training. 
▰  The first four year basic Bachelor Degree program were established in 1946 at 
the RAK college of nursing in Delhi and Vellore. 
▰ In 1947, after the independence, the community development programme and the 
expansion of hospital service created a large demand for nurses, auxiliary nurse 
midwives, health visitors, midwives, nursing tutors and nursing administrators.

11
Continued…..

▰ The Indian Nursing Council was passed by our ordinance on December 31st 1947. 
The council was constituted in 1949. 
▰ The development of Nursing in India was greatly influenced by the Christian 
missionaries, World War, British rule and by the International agencies such as 
W.H.O. UNICEF, Red Cross, UNSAID etc. 
▰  The first master’s degree course, a two-year postgraduate program was begun in 
1960 at the College of Nursing, Delhi. The associations such as International 
Council of Nurses, the nurses auxiliary of the CMA of India, T.N.A.I. Indian 
Nursing council and State level Registration Council are closely connected with 
promotion and the upliftment of the nursing profession.

12
CONCEPT OF NURSING   
MANAGEMENT
THE CONCEPT OF MANAGEMENT.

 
 
▰ The concept  (an Obstract idea) of management is not fixed. It has changing 
according to time and circumstances. The concept of management has been used 
in integration and authority etc. 
      Different authors on management have given different concepts of management. 
     The main concepts of management are as follows:
▰ I. Functional Concept:
▰ II.Leadership and Decision-Making Concept:
▰ III.Productivity Concept
      IV.Universality Concept: 14
▰  
 I. Functional Concept:

▰ According to this concept 'management is what a manager does’. 
   The functional concept as given by some of the authors is given below

▰ Henry Fayol, "To manage is to forecast (Predict or Estimate), and plan, to 
organize, to command, to coordinate and to control.“
▰ James L. Lundy, “Management is principally the task of planning, coordinating, 
motivating and controlling the effort of others towards a specific objective. 
▰ George R. Terry, "Management is a distinct (recognizable or Clear) process 
consisting of planning, organizing, activating and controlling performed to 
determine and accomplish (Fulfill) the objective by the use of human beings and 
other resources." 15
II.Leadership and Decision-Making Concept:

▰ According to this concept, "management is an art and science of decision-making 
and leadership." Most of the time of managers is consumed in taking decisions. 
Achievement of objects depends on the quality of decisions. 
▰ Similarly, production and productivity both can be increased by efficient leadership 
only. Leadership provides efficiency, coordination and continuity in an organization. 
▰ Leadership and decision-making concept as given by some authors is given 
below:
▰  

16
Continued….

▰ Donald J. Clough, "Management is the art and science of decision-making and 
leadership". 
▰ Ralph, C. Davix, "Management is the function of executive leadership anywhere."
 
▰ Association of Mechanical Engineers, U.S.A., "Management is the art and 
science of preparing, organizing and directing human efforts applied to control the 
forces and utilize the materials of nature for the benefit to man."

▰ F.W. Taylor, "Management implies substitution of exact scientific investigation 
and knowledge for the old individual judgment or opinion, in all matters in the 
establishment." 17
III.Productivity Concept

▰ According to this concept, "management is an art of 
increasing productivity."
▰ Economists treat management as an important factor of 
production. According to them, "Management is also a factor 
of production like land, labor, capital and enterprise

18
Continued…

▰ Jon, F. Mee, "Management may be defined as the art of securing maximum 
prosperity with a minimum of effort so as to secure maximum prosperity and 
happiness for both employer and employee and give the public the best possible 
service."
 
▰ F. W. Taylor, "Management is the art of knowing what you want to do in the best 
and cheapest way."
 
▰ Marry Cushing Niles, "Good management achieves a social objectives with the 
best use of human and material energy and time and with satisfaction of the 
participants and the public.
19
 IV.Universality Concept:

▰ According to this concept, "Management is universal". 
Management is universal in the sense that it is applicable 
anywhere whether social, religious or business and industrial. 

20
 Continued….

▰ Henry Fayol, "Management is an universal activity which is equally applicable in 
all types of organization whether social, religious or business and industrial".
 
▰ Megginson, "Management is management, whether it is in Lisbon, or in London 
or in Los Angeles."
 
▰ Theo Haimann, "Management principles are universal. It may be applied to any 
kind of enterprises, where the human efforts are coordinated."

21
Continued…..

▰ The Indian Nursing Council was passed by our ordinance on December 31st 1947. 
The council was constituted in 1949. 
▰ The development of Nursing in India was greatly influenced by the Christian 
missionaries, World War, British rule and by the International agencies such as 
W.H.O. UNICEF, Red Cross, UNSAID etc. 
▰  The first master’s degree course, a two-year postgraduate program was begun in 
1960 at the College of Nursing, Delhi. The associations such as International 
Council of Nurses, the nurses auxiliary of the CMA of India, T.N.A.I. Indian 
Nursing council and State level Registration Council are closely connected with 
promotion and the upliftment of the nursing profession.

22
NURSING MANAGEMENT THEORY
NURSING MANAGEMENT THEORY

DEFINITION-
▰ Management theories are the set of general rules that guide 
the managers to manage an organization. 
▰ Theories are an explanation to assist employees to 
effectively relate to the organization goals and implement 
effective means to achieve the same.
▰ The study in the development of Management theories can 
be useful to  nursing leaders in creating their own 
management style.  24
▰ They could be  categorized into four main focuses.  
▰ 1. Scientific Management Theory. (Taylor)
▰ 2 . Administrative & Management Theory. (Hendry Fayal -
1841-1925) 
▰ 3. Human Relations Theory. (Elton Mayo )
▰ 4. Behavioral Science Theory.(Douglas McGregor)

25
1. Scientific Management Theory. (Taylor)

Frederick W. Taylor’s
▰ Taylor is the Father of Scientific Management
▰ Machine Model – viewed man as a means of production (economic 
man model)
▰ Productivity at the level of the worker (skills, physical attributes)
▰ His management said reduced wasted efforts, set standards for 
performance, encourage specialization and, stress the selection of 
qualified workers who could be developed for a particular job.

26
Continued..

Basic Principles of the Machine Model
▻ Division of labor and specialization
▻ Unity of command and centralization of decision-
making
▻ One way authority
▻ Narrow span of control (the area of activity and no of 
functions, people or things ,) 

27
 2. Administrative & Management Theory. Hendry Fayal 
(1841-1925) 

▰ Henry Fayol(1841-1925)
 Treated administration as a process as opposed to the prevailing practice where in 
administration is under control of specialists.
▰ According to Fayol, administrative management was concerned or focused on the formal 
organization structure and the delineation of the basic processes of general management:
▻ Planning – examining the future and drawing up the plan of action
▻ Organizing – building up the structure, material, human resources of the undertaking 
▻ Command – maintaining activity among the personnel
▻ Coordination – binding together
▻ Control – conformity 
▻ 14 Principles Of Management (A DISCUSS OUR DUE) 28
Continued…

▰ Luther Gullick and Lyndall Urwick (1937) incorporated  (Formed in to 
legal Corporation)Fayol’s theory into American administration – “Duties 
of an administrator”
▰ Planning 
▰ Organizing
▰ Staffing
▰ Directing
▰ Coordinating
▰ Reporting
▰ Budgeting 29
3. Human Relations Theory. (Elton Mayo )

▰ Elton Mayo, one of fathers of human relations movement 
▰ Basic principles of human relations from Mayo and 
Hawthorne experiments:
a. Social norms and supervision
b. The group or democratic administration
c. Rewards and sanctions

30
Continued. Hawthorne 
Studies

▰ Conducted by Western Electric industrial engineers to 
examine the effect of various illumination levels on 
workers productivity 

▰ Mayo concluded that behavior and sentiments were 
closely related, that group influences significantly affected 
individual behavior, that group standards established 
individual worker’s output, and that money was less a 
factor in determining output than group standards 

31
4. Behavioral Science (Douglas McGregor-1932)

Proposed by Douglas McGregor
▰ Theory X: essentially negative view of people- little ambition, dislike 
work, avoids responsibility, and needs to be closely directed to work 
effectively 

▰ Theory Y: positive view – people can exercise self- direction, accept 
responsibility and consider work to be as natural as rest or play

▰ Theory Y assumptions best captured true nature of workers and 
should guide management practice.
32
FUNCTIONS OF MANAGEMENT
FUNCATIONS OF NURSING MANAGEMENT

Whereas Luther Gullick has given a keyword 
▰ POSDCORB where 
▰ P stands for Planning, 
▰ O for Organizing, 
▰ S for Staffing, 
▰ D for Directing, 
▰ Co for Co-ordination, 
▰ R for reporting  
▰ B for Budgeting.
34
 1.PLANNING

▰ Planning is deciding in advance – 
▰ What to do, 
▰ When to do & how to do. 
▰ It bridges the gap from where we are & where we want to be.
▰ A Plan is a future course of actions.

35
2.ORGANIZING 

         To organize a business is to provide it with everything useful or its 
functioning i.e. raw material, tools, capital and personnel’s.

 Organizing as a process involves: 
 Identification of activities. 
 Classification of grouping of activities. 
 Assignment of duties. 
 Delegation of authority and creation of responsibility. 
 Coordinating authority and responsibility relationships. 36
3.STAFFING

     Managerial function of staffing involves manning the organization 
structure through proper and effective selection, appraisal & development 
of personnel to fill the roles designed in the structure.
Staffing involves: 
 Manpower Planning. 
 Recruitment, Selection & Placement. 
 Training & Development. 
 Remuneration. 
 Performance Appraisal. 
 Promotions & Transfer. 37
4.DIRECTING

       Direction is that inter-personnel aspect of management which deals 
directly with influencing, guiding, supervising, motivating sub-ordinates for 
the achievement of organizational goals.

 Direction has following elements: 
 Supervision 
 Motivation 
 Leadership 
 Communication
38
5.COORDINATION

     Coordinating helps the organization to follow methods to work efficiently 
for achievement of organizational purposes.
      Managers are required to create coordination in the team to get the task 
completed on the desired time.
 Coordination has following elements: 
 Easy functioning 
 No conflicts 
 Team spirit
39
6.RECORDS & REPORTING

          Reporting is keeping those to whom the executive is responsible 
informed as to what is going on, which thus includes keeping himself and 
his subordinates informed through records, research and inspections.
          In simpler words, it is the process of creating the report and 
mentioning the higher authorities regarding the progress and process 
followed, and the teammates or group about the information they need to 
know to lead the project.

40
7.BUDGETING

     Budgeting is the step followed by the manager to perform all budget 
related processes in the form of planning, accounting and control.
    All the resources which are used by the team are valuable to the 
company, and therefore the team is accountable to higher authorities 
regarding the use of resources which is informed to them by the manager.

41
HENDRY FAYOL’ 14
PRINCIPLES OF MANAGEMENT
“

42
Easy Remember Principles

▰ A. Discuss Our Due
▰ A- Authority
▰ D-Directing
▰ S-Subordination Of Individual Interests 
▰ C-Centralization
▰ U-Unity Of Command
▰ S-Scalar Chain
▰ S-Stability Of Tenure Personal
▰ O-Order
▰ U-Unity
▰ R-Remuneration
▰ D-Discipline
▰ U-Unity (Espirit De Corps)
▰ E-Equity 43
INTRODUCTION

Biography 
▰ • Henri Fayol was born in 1841 in Istanbul. 
▰ • He became engineer at an age of 19 and joined a mining company 
▰ • He became director of mining company in 1888 which had more than 
1,000 workers. 
▰ • In 1916, he published "14 Principles of Management" in the book 
"Administration Industrielle et Générale." 
▰ • He is known as “Father of Modern Management Theories”
44
                      A. DISCUSS OUR DUE 
1.AUTHORITY: 

▰ The power and responsibility to give orders should reside 
with only a few people and should not be diluted. 
▰ One of the common errors of large companies is that the 
management comprises of too many people, thereby 
creating conflicts. When a few hand selected people have 
the power to vote, then this authority is carried down the 
chain and the process gets implemented.

45
2.DIVISION OF WORK:

▰ Applicable for firms which have many employees as well as 
few employees, the principle of division of work says, that 
the work should be divided between all people who are 
capable of doing it and should not be overloaded to 
a concentrated few. 
▰ It should not be diluted by giving the same work to many 
people. This ensures proper utilization of labour and keeps 
them focused and productive.
46
3.INITIATIVE

Henri Fayol argued that with this management principle 
employees should be allowed to express new ideas. This 
encourages interest and involvement and creates added value 
for the company. Employee initiatives are a source of strength 
for the organization according to Henri Fayol. This encourages 
the employees to be involved and interested.

47
4.SUBORDINATION OF INDIVIDUAL INTERESTS 

To control people, you have to understand their interests first. 
And in the end, you have to ensure that the interest of the 
company lies above the interest of the individual. Many a time, 
a person is removed from the company when he is moon 
lighting or doing his own sideline jobs. This is because the 
company wants to ensure, that the person who is working in 
the company is giving his 100% to the company.
48
5.CENTRALIZATION

▰ Centralization (organization under a single authority) is the amount of control 
that is lying with people in an organization. If there are select group of people 
who have control (for example – in large corporates), then this is known as 
centralization. 
▰ On the other hand, if there are a higher percentage of people in the 
organization having control (for example – in small businesses), then this is 
known as decentralization. 
▰ Centralization implies the concentration of decision making authority at 
the top management (executive board). 
▰ Sharing of authorities for the decision-making process with lower levels 
(middle and lower management), is referred to as decentralization 49
6.UNITY OF COMMAND

▰ The employees must receive command from only one 
manager. A employee receiving command from many 
manager lead to chaos and is answerable to none.

50
 7.SCALAR CHAIN 

▰ Every organization should have an hierarchy (ranking, 
grading) and every employee must know where they stand 
and what authority and responsibility they posses.

51
8.STABILITY OF TENURE (Holding) OF PERSONNEL

▰ Employees who are specialized in their job must be retained 
in order to avoid recruitment cost and hiring new employees 
lead to decrease in efficiency as new recruitment is closely 
related to high product rejection. This also provide 
employees with confidence of job safety to increase 
dedication to work.

52
9.ORDER

▰ Everything in organization must be placed in proper manner 
to ensure every employee knows what, when and where 
they have to do in order to increase efficiency of firm.

53
10.UNITY OF DIRECTION

▰ The whole organization should be working to achieve same 
objective and in same way. People with the same task 
should be working under the direction of one manager, 
using one plan. This will ensure that action is properly 
coordinated.

54
11.REMUNERATION

▰ Employee satisfaction depends on fair remuneration for 
everyone. 
▰ This includes financial and non-financial compensation i.e. 
cost of living, supply of qualified personnel, condition of job 
must be considered while determine salary of employee.

55
12.DISCIPLINE

▰ Discipline must be upheld in any organization to make it 
successful because to make an organization successful 
common effort of all employee is required.

56
13.UNITY  (ESPIRIT DE CORPS)

▰ Management should encourage harmony and general 
good feelings among employees

57
14.EQUITY (Value or Worth)

▰ All employees should be treated as equally as possible.

58
 ROLE OF NURSE AS A MANAGER

     I. Ward Management 
▰ • Organizes, directs and supervises the nursing services 
▰ • Coordinates assignments of staff. 
▰ • Establishes the general pattern of delegation of 
responsibilities and authority. 
▰ • Formulates standing orders for the nursing care. 
▰ • Ensures appropriate allocation of duties and responsibilities to 
all nursing staff  59
Continue…

▰ • Formulates nursing policies to ensure quality patient care 
and adequate attention at all times. 
▰ • Responsible for efficient functioning of the nursing staff. •
▰  Evaluates the personal performance of the nursing staff. 

60
     II.Discipline
▰ • Ensure that a standard of discipline of nursing staff is high 
at all times. 
▰ • Maintain good order and discipline in wards / departments. 
▰ • Makes daily rounds of the hospital wards / departments and 
also seriously ill patients. 
▰ • Brings immediately to the notice of the authority all matters 
concerning neglect of duty, insubordination either by nursing 
staff, patients or visitors or any un-towards incident. 61
    III.Public Relations 
▰ • Promotes and maintains harmonious and effective 
relationship with the various administrative departments of the 
hospital and related community agencies.
▰ • Maintain cordial relationships with the patients and their 
families. 

62
  IV.Office Duties 
▰ • Scrutinizes the reports and returns and submits in 
accordance with existing orders.
  V.Confidential Reports 
▰ • Initiates the confidential reports of nursing staff on due 
dates. 
▰ • Responsible for the nursing budget. 
63
VI. Education 
• Carries out in-service training for all categories of nursing 
staff and paramedical personnel and keeps the records of 
such trainings. 
• Conduct various update courses based on the needs. 
• Encourages the personnel to participate in the continuing 
education program. 
64
VII.Staff Welfare 
▰ • Responsible for health and welfare of nursing staff. 
▰ • Ensures annual and periodical health examination and maintenance of 
health records. 
VIII.Conferences 
▰ • Responsible for organizing and conducting staff meeting of the nursing 
staff once in three months. 
▰ • Holds conference in nursing care problems and discuss policies as 
regards to working conditions, working hrs and other facilities.  65
IX.Supervision 
▰ • Supervises nursing care given to the patients and all 
nursing activities within the nursing unit. 
▰ • Supervises the work of all paramedical staff of the hospital.
 X.Records and Reports 
▰ • Maintains various records such as duty roster nursing staff, 
day off book, personal bio-data, leave plan, staff conference 
book, courses file etc. 
66
Problems & Challenges

▰ ♠ Lack of adequate training. 
▰ ♠ Problem of personnel management. 
▰ ♠ Inadequate number of nursing staff. 
▰ ♠ Shortage of trained manpower.
▰ ♠ Poor role model. 
▰ ♠ No research scope. 
▰ ♠ Lack of motivation. 
▰ ♠ No involvement in planning.  67
68
THANKS!
Any questions?
You can find me at
sivanathan111@gmail.com
9881390000,9092707111
69