9/24/2016
 Information Technology   Northwestern University  
IT KNOWLEDGE BASE SUPPORT
Additional Information
SharePoint Overview and Support Tools
Northwestern Share
SharePoint Knowledge Base Technical
Support
SharePoint Known Behaviors
SharePoint Site Owner Resources
SharePoint User Resources
File Sharing at Northwestern
Collaboration Services Request Form
Collaboration Services
http://www.it.northwestern.edu/collaborate/sharepoint/
Collaboration Services: SharePoint Overview
 
SERVICES LEARN/TEACH RESEARCH COMPUTING ABOUT NUIT SYSTEM LOGINS
NUIT Home › Collaboration Services› SharePoint
Collaboration Services: SharePoint Overview
Microsoft SharePoint, the third and final phase of the
Northwestern Collaboration Services Initiative, is an
At a Glance
online content and document management tool used
to create web sites, manage file libraries, and more. Eligibility: Schools, Departments
NUIT has deployed Northwestern Share, a centralized
Cost: N/A
SharePoint 2013 infrastructure, and is working with
Request Service: Collaboration Services
technology partners across the University to deploy
Request Form
independent "site collections" for individual schools
Completion Target: 3 Business Days
and departments. Technology staff interested in
Service Owner:  NUIT
creating a Northwestern Share "site collection" must
complete the Collaboration Services Request Form. Support: IT Support Center
Schools and departments may then use their site
collection to create SharePoint sites where faculty,
staff, and students may collaborate online. Designated local technical staff members act as "site owners"
that design and manage their site(s) to best serve local faculty and staff needs. SharePoint 2013 features
include:
Customizable web forms
Document libraries with file versioning for collaboration
Online discussion forums
Picture and slide libraries with thumbnails
Subsites for teams and projects
Team calendaring via the University Exchange environment
SharePoint Access
1/4
9/24/2016 Collaboration Services: SharePoint Overview

All SharePoint sites are authenticated and must be accessed using a NetID and NetID password. When a
user visits a site that they do not have access to, they will see a web form that can be used to request
access. This request will then be sent to the site owner (usually local school or department technology
staff), or other local technology support staff as designated by the site owner.

SharePoint access is distributed and managed by independent local site owners. Access to new site
collections is initially limited to the predetermined site owners, who will then designate appropriate user
permissions in their area for authorized users.

Access can be given to entire site collections, individual sites, libraries and/or lists, and individual
documents or other items. Five user roles may be granted by site owners:

Visitors
Read and download site content
Browse site content
Search site content
Request higher access level
Members
All rights and responsibilities of the above role
Create and edit site content
No access to any secure areas of the site
Approvers
All rights and responsibilities of the above roles
Approve site content additions and changes
Designers
All rights and responsibilities of the above roles
Create/Edit lists and libraries
Change page structure and visual design
Add/Edit web parts
Owners
All rights and responsibilities of the above roles
Administer permissions

My Sites in Northwestern Share
My Sites are 100 MB personal sites within Northwestern Share that can be viewed by other members of
the University community after they have logged in with their NetID and NetID password.

All Northwestern Share users can create their own My Site that is available at
myshare.northwestern.edu/personal/<your NetID>.

Creating a My Site

http://www.it.northwestern.edu/collaborate/sharepoint/ 2/4
9/24/2016 Collaboration Services: SharePoint Overview

Log into share.northwestern.edu with a NetID and NetID password.
Click <your name> in the upper right corner of the Northwestern Share homepage .
Select About Me to create a personal My Site.

Northwestern Share will then automatically begin generating a personal My Site, a process that may take
up to 15 minutes. Once completed, users can log into myshare.northwestern.edu to access and edit
their site. My Sites can also be reached from the Northwestern Share homepage by clicking <your
name> on the top right corner and selecting About Me.

Please Note: Users will be prompted to login again with their NetID and NetID password when navigating
from Northwestern Share to their My Site and vice versa.

My Sites Features:

Place to use and keep track of links
Way to keep track of your colleagues
Document workflow set up
Document sharing with SharePoint sites
Meeting Workspace and Document Workspace sites
Information sharing on the My Site public page
Better search results when you share information
Access to previous versions of documents

My Sites provide a convenient central location to manage and store documents, content, links, and
contacts. Using a My Site can also make it easier for faculty and staff to "follow" people and groups at the
University they work with on a regular basis.

In addition to keeping track of the status and activities of colleagues at Northwestern, they can be used to
present information, content, and documents, create personal workspaces, manage and bookmark links,
and post to a personal blog.

Requesting SharePoint Sites
Faculty and staff may request SharePoint sites from their local area technology support. Site collections are
deployed according to the site quota, security, architecture, usage, and other guidelines in the
Northwestern SharePoint Governance Framework on Northwestern Share under SharePoint Resources.

If a site collection for their school or department has been deployed, the appropriate site owner will work to
best accommodate their needs. If there is not yet a site collection, the technology staff interested in
creating a "site collection" must complete the Collaboration Services Request Form.

NUIT will then work with the technology partner to determine if SharePoint or another application available
at the University is the appropriate solution for their school or department needs. 

http://www.it.northwestern.edu/collaborate/sharepoint/ 3/4
9/24/2016 Collaboration Services: SharePoint Overview

Support Tools & Training
SharePoint 2013 is a robust collaboration tool with many possible applications for both site owners and site
users. To best ready the University for this new service, site owner resources and site user resources are
available based on level of SharePoint use.

All faculty, staff, and students that are new to SharePoint should visit the SharePoint User Resources page
for introductory SharePoint online video tutorials, user guides, and other training materials that provide
instructions on some of the options SharePoint provides. Users may also visit the Northwestern Share
homepage to become familiar with a basic SharePoint site.

Site owners will need to visit the Site Owner Resources page to register for in­class training and review
support materials and information, including the Roles & Responsibilities Checklist , that will help them
successfully launch SharePoint for their area faculty and staff.

Additional Information:
Northwestern Share
SharePoint Knowledge Base Technical Support
SharePoint Known Behaviors
SharePoint Site Owner Resources
SharePoint User Resources
File Sharing at Northwestern
Collaboration Services Request Form

Support Contact:

IT Support Center
Central service desk for students, faculty, and staff.
847­491­4357 (1­HELP)
Submit a Support Request

Last Updated: 19 August 2015

Information Technology 1800 Sherman Avenue Evanston, Illinois 60201 Contact Us Connect with NUIT

Northwestern Home Calendar: PlanIt Purple Online Directory Site Feedback Search  @NU1HELP
Disclaimer and University Policy Statements © 2016 Northwestern University  NUIT Support Center
 YouTube Channel

http://www.it.northwestern.edu/collaborate/sharepoint/ 4/4