‫نظم استرجاع المعلومات‬

‫إنشاء نظام االسترجاع‬

‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫وفيما يلي نورد نموذجا للسياسات التي يتم وضعها الختيار المواد‬
‫في نظم استرجاع المعلومات‪ ،‬ويتمثل في سياسة إيريك‪.‬‬

‫سياسة االختيار في إيريك‬

‫تضع إيريك سياسة مكتوبة الختيار الوثائق التي يضمها النظام‪،‬‬
‫وتتضمن السياسة معلومات عامة تحدد المصادر التي يتم االختيار‬
‫منها وهي‪:‬‬
‫‪ -1‬المجالت التي يتم تكشيف كل محتوياتها بصورة شاملة (من‬
‫الغالف للغالف)‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫وفيما يلي نورد نموذجا للسياسات التي يتم وضعها الختيار المواد‬
‫في نظم استرجاع المعلومات‪ ،‬ويتمثل في سياسة إيريك‪.‬‬
‫‪ -2‬مقاالت فردية من مجالت ال تكشف بصورة شاملة‪.‬‬
‫‪ -3‬مواد غير المجالت‪ ،‬من بينها‪ :‬الكتب‪ ،‬وأعمال المؤتمرات‪،‬‬
‫والعروض ومراجعات اإلنتاج الفكري‪ ،‬والببليوجرافيات‪ ،‬والتقارير‬
‫والتشريعات والمعايير الحكومية والخاصة بالواليات‪ ،‬وتقارير‬
‫البحوث‪ ،‬وتقارير إدارة التربية األمريكية‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫معايير االختيار‪:‬‬

‫تحدد إيريك معايير يتم االلتزام بها عند اختيار الوثائق من جميع‬
‫فئات المصادر الثالثة التي أشرنا إليها سابقا‪ ،‬كما تحدد معايير‬
‫إضافية تطبق فقط مع المجالت التي تكشف بصورة شاملة‪ ،‬وذلك‬
‫على النحو اآلتي‪:‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫أوالا‪ :‬المعايير العامة التي تطبق على كل الوثائق‪:‬‬

‫ينبغي أن تكون كل المواد متصلة بشكل مباشر بمجال‬

‫التربية‪ ،‬وتمتد التغطية لتشمل المواد التي تتناول التعليم من مراحل‬
‫الطفولة المبكرة حتى التعليم العالي ‪ ،‬بما في ذلك التعليم المهني‬
‫والتعليم الخاص‪ ،‬وتعليم المعلمين وادارة التعليم‪ ،‬والقياس والتقويم‪،‬‬
‫واالستشارات‪ ،‬والتكنولوجيا والمعلومات‪ ،‬وتعليم اللغات‪ ،‬والدراسات‬
‫االجتماعية‪ ،‬والرياضيات والعلوم وغير ذلك من المواد التي تحقق‬
‫األهداف اآلتية‪:‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫أوالا‪ :‬المعايير العامة التي تطبق على كل الوثائق‪:‬‬

‫‪ -‬إغالق فجوة اإلنجازات التربوية‪.‬‬

‫‪ -‬إجراء التطبيقات التربوية التي تطور اإلنجازات األكاديمية‪.‬‬

‫‪ -‬إعداد البحوث التربوية‪.‬‬

 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫أوالا‪ :‬المعايير العامة التي تطبق على كل الوثائق‪:‬‬

‫ويتم االلتزام بمعايير لجودة المواد التي يتم ادراجها ضمن النظام‪،‬‬
‫ومعايير اخرى لضمان المصداقية والثقة في الجهات التي تصدر تلك‬
‫المواد‬
‫أ‪ -‬معايير الجودة‪:‬‬
‫يجب ان تخضع المواد المضافة الي نظام ايريك الي معايير الجودة التالية‪:‬‬
‫االكتمال (غير منقوصة)‬ ‫‪-‬‬
‫التكامل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الموضوعية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫االستحقاق والجدارة الحقيقية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫األهمية والفائدة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫أوالا‪ :‬المعايير العامة التي تطبق على كل الوثائق‪:‬‬

‫ب‪ -‬معايير الرعاية‪:‬‬

‫ينبغي أن تكون المواد التي تندرج ضمن النظام صادرة تحت رعاية‬
‫مجتمعات مهنية او منظمات وطنية او دولية‪ ،‬وعند تقييم تلك‬
‫الجهات توضع المعلومات االتية في االعتبار‪:‬‬
‫‪ -‬بنية الهيئة وتكوينها‪.‬‬
‫‪ -‬تاريخ المنظمة‪.‬‬
‫‪ -‬حجم واعتمادية عضوية المنظمة‪.‬‬
‫‪ -‬النشاطات التنظيمية وسياسات المراجعة للمنتجات والخدمات‬
‫التي تقدمها المنظمة‪.‬‬
‫‪ -‬برامج المطبوعات وسياسات التحرير المتبعة‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫أوالا‪ :‬اختيار الوثائق‪:‬‬
‫المعايير الخاصة التي تطبق على المجالت التي تكشف بصورة‬
‫شاملة‪:‬‬
‫هناك عناصر يجب مراعاتها في المجالت التي تكشف كل‬
‫محتوياتها‪ ،‬ونذكر من بينها اآلتي‪:‬‬
‫‪ -1‬إمكانية تقديم التعليقات واآلراء المعارضة أو المخالفة‪.‬‬
‫‪ -2‬تاريخ النشر‪.‬‬
‫‪ -3‬إمكانية إعادة الطباعة ‪. reprint availability‬‬

‫‪ -4‬االنتقائية‪ ،‬وتتبين من معدل قبول المقاالت المرسلة إلى‬

‫تلك المجالت‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬

‫التكشيف أحد أشكال التحليل الموضوعي للوثائق‪.‬‬

‫وهو عبارة عن عملية خلق المداخل في كشاف أو إعداد‬

‫المداخل التي تقود للوصول إلى المعلومات في مصادرها‪.‬‬

‫كما يقصد به إعداد الكشافات أو إعداد مداخل الكشافات‬

‫التي تؤدي للوصول إلى المعلومات في مصادرها‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬

‫والكشاف هو ناتج عملية التكشيف‪ ،‬وهو إحدى أدوات‬

‫استرجاع المعلومات والتي ترتب وفق ترتيب محدد يضمن كفاءة‬
‫ويمكن المستفيد من الوصول إلى المعلومات‬
‫ّ‬ ‫االسترجاع ودقته‪،‬‬
‫المطلوبة عبر مصادرها المختلفة في أسرع وقت وبأيسر طريق‬
‫ممكنة‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬

‫ينطوي النظام الفرعي للتكشيف على عمليتين رئيستين هما‪ :‬التحليل‬

‫الموضوعي أو تحليل المضمون‪ ،‬وترجمة ذلك المضمون إلى‬
‫مصطلحات تعبر عنه‪.‬‬
‫أ‪ .‬التحليل الموضوعي‪:‬‬
‫يطلق على التحليل الموضوعي تعبير تحليل المحتوى أو تحليل‬
‫المضمون‪ ،‬ويقصد به العملية التي يتم فيها فحص الوثيقة للتعرف‬
‫الدقيق إلى المفاهيم التي تنطوي عليها واستيعابها بصورة واضحة‬
‫تسمح للمكشف فيما بعد باختيار الواصفات المالئمة للتعبير عن‬
‫تلك المفاهيم‪ .‬وتعد مرحلة تحليل المحتوى خطوة مهمة‪ ،‬بل إنها‬
‫األكثر صعوبة بين عمليتي التكشيف‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫وذلك ألن عدم تحديد مفاهيم وأفكار الوثيقة بوضوح ودقة‬
‫يؤدي إلى التعبير الخاطئ عنها بشكل يتعذر به الوصول إليها‪،‬‬
‫فعلى سبيل المثال‪:‬‬

‫وثيقة تتناول موضوع "استخدام تقنية المعلومات في مراكز‬

‫المعلومات الصحفية" إذا لم يتمكن المكشف من تحليل الموضوع‬
‫الذي تغطيه هذه الوثيقة بدقة‪ ،‬وتصور أنها تقع تحت موضوع‬
‫الصحافة أو اإلعالم فإنه سيعبر عن الوثيقة عند وصفها‬
‫بمصطلحات خاطئة بحيث يجعلها قابلة لالسترجاع من قبل‬
‫اإلعالميين وليس المهتمين بمجال المكتبات والمعلومات‪ ،‬وهو األمر‬
‫الذي سيكون مضلالا لإلعالميين من جهة‪ ،‬كما سيجعل الوثيقة في‬
‫عداد المفقودة من جانب المكتبيين‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫ويخلط البعض بين تحليل المحتوى وبين ترجمة المفاهيم‬
‫إلى واصفات مالئمة حيث يدمج هؤالء الخطوتين في خطوة واحدة‬
‫على الرغم من استقاللهما عن بعضهما‪.‬‬

‫ويعد تحليل المحتوى من المهارات التي نمارسها بصفة‬

‫دائمة في حياتنا اليومية عند استماعنا ألحاديث اآلخرين‪ ،‬أو عند‬
‫قراءة وثيقة أو مشاهدة رواية أو برنامج‪ ...‬الخ ‪ ،‬فنحن باستمرار‬
‫نسعى إلى تحليل ما نسمعه ونقرأه ونشاهده في محاولة للتعرف إلى‬
‫المعنى واستخالص المفاهيم‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫ويحتاج المكشف إلى قراءة النص أو أجزاء منه للوصول إلى‬
‫المفهوم أو المفاهيم الكامنة فيه‪ ،‬ومن أجل الحصول على مستوى‬
‫دقيق من التكشيف فالبد أن يحرص المكشف على تحقيق مبدأ‬
‫الشمول في تحليله بحيث يسعى للتعرف إلى كافة المفاهيم التي‬
‫تنطوي عليها الوثيقة ‪ ..‬األمر الذي يمكنه الحقا من ترجمة جميع‬
‫تلك المفاهيم إلى واصفة أو أكثر تغطي المحتوى الفكري للوثيقة‬
‫بشكل شامل‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫وال يشترط أن يقوم المكشف بقراءة نص الوثيقة كامالا للتعرف إلى‬
‫المفاهيم‪ ،‬ولكن يمكنه تحقيق ذلك من خالل أكثر من عنصر هي‪:‬‬

‫‪ -‬عنوان الوثيقة‪ :‬يختار المؤلف دائما لوثيقته عنوانا يعبر عن‬

‫المحتوى الموضوعي لها‪.‬‬

‫‪ -‬المستخلص (في حالة توافره)‪ :‬يمثل خالصة لألفكار الرئيسة‬

‫والمفاهيم التي تضمنها نص الوثيقة‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬

‫‪ -‬النص الكامل للوثيقة‪ :‬يمكن االكتفاء بقراءة المقدمة والملخص‬

‫والخاتمة‪ ،‬وكذلك يمكن قراءة العناوين الفرعية التي تعبر عن األقسام‬
‫الرئيسة للوثيقة‪ ،‬هذا إلى جانب الرسوم والصور والخلفية التاريخية‬
‫ومنهج البحث التي يمكن أن تساعد المكشف على فهم محتوى‬
‫الوثيقة‪.‬‬
‫‪ -‬قائمة المصادر‪ :‬تكون مصادر الوثيقة ذات صلة بموضوعها‪،‬‬
‫ومن هنا فإن االطالع عليها يساعد على تحديد المحتوى الموضوعي‬
‫للوثيقة‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫وهناك أكثر من تساؤل بشأن الوثيقة يسعى تحليل المحتوى إلى‬
‫إيجاد إجابة عليها وهي‪:‬‬

‫‪ -1‬ما هي الوثيقة ؟ (فرع المعرفة) ويمكن اإلجابة على هذا السؤال‬

‫في لغة األشكال المختلفة للمعرفة مثل‪ :‬العلم‪ ،‬التاريخ‪ ،‬الفلسفة‪.‬‬
‫ويقصد بها الفئات الجوهرية للمعرفة (فروع أو مجاالت المعرفة‬
‫‪ ) disciplines‬وهي‪:‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫وهناك أكثر من تساؤل بشأن الوثيقة يسعى تحليل المحتوى إلى‬
‫إيجاد إجابة عليها وهي‪:‬‬
‫الفلسفة ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫العلوم والطبيعة ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التقانة (أو الفنون التطبيقية) ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫العلوم اإلنسانية (السلوكية أو االجتماعية) ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الممارسة االجتماعية ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التاريخ ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المعرفة األخالقية ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الدين ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الفن ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫النقد ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التجربة الشخصية ‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫وهناك أكثر من تساؤل بشأن الوثيقة يسعى تحليل المحتوى إلى‬
‫إيجاد إجابة عليها وهي‪:‬‬
‫‪ -2‬ما الذي تعالجه الوثيقة؟ ويطلق عليه المبحث أو الموضوع‪،‬‬
‫ويمكن اإلجابة عن هذا السؤال في لغة الظواهر التي تمثل في حد‬
‫ذاتها ما يالحظ أو يدرك وجوده في الدنيا‪ .‬وتعد الظواهر بمثابة‬
‫الموضوعات التي تحتوي عليها الوثائق‪ ،‬وقد تحدد هذه الظواهر في‬
‫ضوء فئة أو شكل من أشكال المعرفة‪ ،‬فقد تتناول الوثيقة موضوع‬
‫تربية األطفال من الناحية التاريخية‪ ،‬أو من الناحية النفسية‪ ،‬أو‬
‫االجتماعية ‪ ...‬وهكذا‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثانيا‪ :‬تكشيف الوثائق‪:‬‬
‫وهناك أكثر من تساؤل بشأن الوثيقة يسعى تحليل المحتوى إلى‬
‫إيجاد إجابة عليها وهي‪:‬‬
‫‪ -3‬لماذا أو لمن هذه الوثيقة؟ تكمن أهمية هذا السؤال في أن‬
‫بعض الكتب ال تكتب للمتخصصين في موضوعها‪ ،‬بل توجه إلى‬
‫فئات أخرى‪ ،‬ومن ذلك على سبيل المثال‪" :‬االقتصاد للمديرين‬
‫الصناعيين" أو "اإلحصاء للمهندسين" أو "علم النفس للممرضات" ‪،‬‬
‫ومن هنا فإن التعرف إلى الفئة الموجه إليها الكتاب تساعد في‬
‫تحليل موضوعه بشكل أكثر دقة ووضوحا‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬
‫يتم في هذه الخطوة اختزان المصادر األولية أو الوثائق‬
‫التي تم تكشيفها في مستودع الوثائق سواء في شكل آلي أم‬
‫تقليدي‪ ،‬كما يتم إنشاء ملفات لحفظ التسجيالت الببليوجرافية أو‬
‫بدائل الوثائق‪ ،‬حتى تتم إتاحتها على هيئة مخرجات للنظام‪.‬‬
‫والختزان المعلومات الخاصة بتلك الوثائق بشكل يتيح استرجاعها‬
‫عند الحاجة إليها‪ ،‬ينبغي الحرص على تنظيمها في قواعد بيانات‬
‫يضم كل منها ملفا أو أكثر من الملفات التي تتكون بدورها من‬
‫تسجيالت تضم حقوالا مختلفة يمثل كل منها عنص ار من عناصر‬
‫التسجيله‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬
‫والتسجيله ‪ record‬هي مجموعة من الحقول المرتبطة بشيء واحد‬
‫والمجتمعة مع بعضها البعض‪ .‬ويختلف عدد الحقول في التسجيله‬
‫الببليوجرافية وفقا لمستوى الوصف المتبع‪ ،‬فهناك أكثر من مستوى‬
‫للوصف يمكن اتباعه حسب الحاجة‪ ،‬ووفقا لإلمكانات المادية‬
‫المتاحة‪ .‬وتأتي هذه المستويات على النحو اآلتي‪:‬‬
‫‪ -‬المستوى المختصر‪ :‬يضم بيانات المؤلف‪ ،‬والعنوان‪ ،‬ورقم‬
‫التصنيف‪ ،‬والناشر‪.‬‬
‫‪ -‬المستوى العادي‪ :‬يضم بيانات الموقع‪ ،‬ورقم التصنيف‪ ،‬والمدخل‬
‫الرئيس‪ ،‬والعنوان‪ ،‬والعنوان الفرعي‪ ،‬وبيانات النشر‪ ،‬والسلسلة‪،‬‬
‫والطبعة‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬
‫‪ -‬المستوى الكامل‪ :‬يضم بيانات المستوى العادي‪ ،‬إضافة إلى‬
‫المالحظات‪ ،‬والمتابعة‪.‬‬

‫‪ -‬المستوى الفني‪ :‬يضم كل البيانات التي تم إدخالها في التسجيله‬

‫الببليوجرافية ويضاف إليها السعر واللغة‪.‬‬

‫أما الحقول ‪ fields‬التي تتكون منها تلك التسجيالت فتنقسم إلى‬

‫نوعين هما‪:‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬
‫‪ -1‬الحقول الثابتة ‪: fixed fields‬‬
‫يقصد بها الحقول ذات األطوال المحددة‪ ،‬بمعنى أن كل حقل‬
‫يخصص لـه عدد محدد سلفا من التمثيالت ‪( characters‬حروف‬
‫أو أرقام أو رموز أو مسافات) وال يمكن تجاوز العدد المحدد لكل‬
‫حقل عند إدخال البيانات‪ ،‬كما أنه في حالة نقص عدد التمثيالت‬
‫عن الطول المحدد‪ ،‬فإنه ينبغي أن يتم زيادة مسافات الستكمال‬
‫العدد المحدد لطول الحقل‪ .‬وعلى الرغم من بساطة استخدام الحقول‬
‫الثابتة‪ ،‬إال أن مما يعيبها‪:‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬
‫‪ -1‬الحقول الثابتة ‪: fixed fields‬‬
‫• تتطلب بتر العبارات في بعض الحقول في حالة زيادتها عن‬
‫الطول المحدد للحقل‪.‬‬
‫• ينتج عنها مساحات فارغة ال يتم استغاللها في حالة نقص عدد‬
‫التمثيالت عن الطول المحدد للحقل‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬
‫‪ -2‬الحقول المتغيرة ‪: variable fields‬‬
‫لحل المشكالت المرتبطة باستخدام الحقول الثابتة‪ ،‬فقد تم استخدام‬
‫ما يعرف بالحقول المتغيرة‪ ،‬وهي تلك الحقول التي تحتوي على عدد‬
‫متغير من التمثيالت مما يؤدي إلى اختالف طول كل تسجيله عن‬
‫األخرى تبعا الختالف أطوال حقولها‪.‬‬

‫وتقوم فكرة الحقول المتغيرة على استخدام رموز ‪ tags‬تحدد بداية‬

‫كل حقل ونهايته حتى يمكن للحاسب أن يتعرف إلى تلك الحقول‪.‬‬
‫وقد يستعاض عن الرموز الخاصة بنهايات الحقول بإيراد حقل في‬
‫بداية كل تسجيله يخصص لتحديد طول التسجيله وطول كل حقل‬
‫فيها‪.‬‬
 ‫إنشاء نظام االسترجاع‬
‫ثالثا‪ :‬اختزان التسجيالت الببليوجرافية في قاعدة البيانات‪:‬‬

‫وقد أصبحت التسجيالت خليطا من الحقول المتغيرة والحقول الثابتة‪،‬‬

‫حيث تستخدم األخيرة لتحديد حقول معينة مثل التاريخ‪ ،‬والترقيم‬
‫الدولي‪ ،‬وغير ذلك من الحقول المعروف مسبقا عدد تمثيالتها‪.‬‬