Professional Documents
Culture Documents
Veres Gabriella - Ügyviteli Ismeretek Jegyzet PDF
Veres Gabriella - Ügyviteli Ismeretek Jegyzet PDF
Veres Gabriella - Ügyviteli Ismeretek Jegyzet PDF
B/IV.
Külső szakmai gyakorlat kidolgozása
(tananyagának, tematikáinak, módszertani útmutatóinak kidolgozása
a külső szakmai gyakorlaton részt vevő hallgatók számára)
Ügyviteli ismeretek
(Belső jegyzet)
2011
Ügyviteli alapfogalmak
Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerű-
en a szervnél vagy személynél marad.
Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki)
információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot
képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.
Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a bead-
vány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovato-
kat. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.
Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyin-
tézési folyamat során.
Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez
intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje szerinti folyó-
számmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A gyűjtőszámként használt ikta-
tószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell.
1
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú
oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szerv rendeltetésszerű műkö-
dése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szol-
gál.
Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelente-
tés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével,
illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagok, alakban, bármely eszköz fel-
használásával és bármely eljárással keletkezett. Nem tekinthető iratnak a szép- és tudományos iro-
dalom, valamint a publicisztika. Az irat fogalomkörébe tartozik a gépi adatfeldolgozással nyert adat
is.
Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során ke-
letkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését,
kezelését és őrzését végzi.
Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az
irattárba tartozó iratok összessége.
Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe
(irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll.
Irattári jel: azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör, kelet-
kezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja stb.).
Irattári anyag: a szervezetnél keletkezett vagy hozzá érkezett minden irat, melyre elintézésük után
is szükség lehet és így (meghatározott ideig) megőrzendő.
Levéltári anyag: történeti értékű, gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb. szem-
pontból jelentőséggel bíró iratok, melyeket keletkezési idejüktől és őrzési helyüktől függetlenül
meg kell őrizni, és védelemben kell részesíteni. (A legfontosabbak őrzési és megtekinthetőségi he-
lye az Országos Levéltár, de számos egyéb, szakmailag vagy területileg illetékes levéltár is műkö-
dik.)
Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és
formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.
Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az
első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.
2
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Összeszerelés (szerelés): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és
utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt
jelölni kell.
Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban ke-
letkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli
és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre
előkészíti.
Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy
hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.
Az okiratok fajtái:
- nyugta, ellennyugta, elismervény, kötelezvény, meghatalmazás, adásvételi szerződés,
feljegyzés, emlékeztető, jegyzőkönyv, jelentés.
1
http://net.jogtar.hu
3
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A leggyakrabban használt ügyiratok csoportosítása
I. Egyszerű ügyiratok
a) nyugta, ellennyugta
b) bon
c) elismervény
d) kötelezvény
e) meghatalmazás
f) nyilatkozat
g) végrendelet
IV. Okiratok
a) A cégalapító okiratok (alapító okirat, társasági szerződés, cégbírósággal kapcsolatok le-
velek)
b) Iskolai bizonyítványok (szakmai és nyelvvizsga bizonyítvány, kitüntetések, kinevezések)
c) Hatósági döntések, végzések, telekkönyvi bejegyzések)
4
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
VI. A gazdasági szervezetek ügyiratai, levelei
a) külső levelezés
- ajánlatkérés
- ajánlat
- megrendelés
- megrendelés visszaigazolása
- teljesítés
- a teljesítés zavarai
- a szállítás
- pénzügyi levelezés
b) belső levelezés
- jegyzőkönyv
- jelentés
c) bizonylatok
- készletgazdálkodás bizonylatai
- pénzügyi bizonylatok
- pénztári
- adózással kapcsolatos bizonylatok
- könyvelési bizonylatok
- személyügyi bizonylatok
- társadalombiztosítási bizonylatok
- ügyiratkezelési bizonylatok
- vegyes bizonylatok
5
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az ügyvitelszervezés
Tartalmi követelmény:
- alkalmazkodjon a vállalkozás napi munkájához,
- minden munkakapcsolatot kövessen egy informáló ügyviteli kapcsolat
(pl. a pénzkifizetések és -befizetések bizonylatai),
- legyen képes a munkakapcsolatok irányítására és ellenőrzésére,
- biztosítsa az információáramlást a vezetők és beosztottak, a felügyeleti és az alárendelt egysé-
gek, az egyenrangú szervek, valamint a hivatalok és az állampolgárok között.
Formai követelmény:
Az ügyviteli munka dokumentálja a vállalkozás egész tevékenységét. Célszerű tehát az egész szer-
vezetre kiterjedő egységes formai követelményeket kialakítani.
Tanirodai feladat:
1. Keressen példákat az interneten az Iratkezelési szabályzatra és az Irattári tervre!
2. Keresse meg az interneten az ügyvitelre vonatkozótörvényeket, szabályzatokat!
6
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
IRATTÁRI TERV
Tanirodai feladat:
1. Sorolja fel, milyen iratokat kapnak és tárolnak otthon, milyen csoportosításban.
2. Mondja el, hogyan selejtezik otthon a hivatalos iratokat.
7
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az ügyiratkezelés
Az ügyiratkezelés szervezete
8
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az ügyiratkezelés folyamatábrája
Érkeztetés
Postabontás
van
Van-e előzmény? Előzményt kikeresni
nincs
Mutatózás
Szignálás
igen
Kell-e iktatni? Iktatás
nem
Külön szabályozás sze- Továbbítás az ügyinté-
rint zőkhöz
Előadói ív
igen
Az ügy elintézhető? Tervezetkészítés
nem
Határidő-nyilvántartás Kiadmányozás
Postázás
Kézi irattár
Archív irattár
Selejtezés
9
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az ügyiratkezelés szakaszai 2
1. Az ügyirat érkeztetése
2. Postabontás
3. Mutatózás
4. Előzmény kikeresése
5. Szignálás
6. Iktatás
7. Az ügyiratok továbbítása
1. Előadó ív megnyitása
2. Határidő-nyilvántartás
3. Tervezetkészítés
4. Kiadmányozás
5. Postázás
2
http://sdt.sulinet.hu
10
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
I. Nyilvántartásba vétel
1. Az ügyirat érkeztetése
Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a bead-
vány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovato-
kat. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.
Az iratkezelési szabályzat határozza meg az adott szervhez érkezett irat átvételére való jogosultsá-
got és az átvétellel kapcsolatos teendőket.
Az ügyirat érkezhet állampolgártól (pl. beadvány), más jogi személytől (pl. megkeresés, leirat), és
keletkezhet hivatalból (pl. szabálysértési ügy).
A küldemények rendszerint postán érkeznek, vagy hivatali kézbesítés útján, futárszolgálattal, de az
állampolgár beadványát személyesen is benyújthatja. Legújabban informatikai-telekommunikációs
eszközön keresztül is érkezhet irat.
A küldemény átvételére jogosult: a címzett, a vezető vagy az általuk felhatalmazott személy. Ha a
szerv postafiókot bérel, gondoskodik arról, hogy az érkező küldeményeket – ha szükséges, több
alkalommal is – biztonságos körülmények között, zárt táskában elhozzák.
A küldeményeket a hivatalos órák alatt a központi kezelő iroda, vagy az iratokat külön kezelő szer-
vezeti egységek megbízott dolgozója veszi át. Az átvételt mindig igazolni kell vagy átvételi
elismervénnyel, vagy a másodpéldány aláírásával, vagy a kézbesítőkönyv aláírásával, lebélyegzésé-
vel.
Az ügyiratot először is érkeztetjük. Az érkeztetés még nem iktatás. Célja a nyilvántartás. Valam-
ennyi iratot a beérkezés napján kell nyilvántartásba venni.
Az érkeztetés két részből áll:
a) a borítékra bélyegzik az érkeztető-bélyegzőt;
b) kitöltik az érkeztetőkönyv rovatait, amelyek a következők:
dátum
a beérkezett irat eredeti iktatószáma
a küldő szerv vagy fél neve
az irat tárgya
az ügyintéző szervezeti egység neve
a mellékletek száma
az érkezés módja
az érkeztetést végző személy azonosító jele.
Tanirodai feladat:
1. Töltse ki az érkeztetőkönyv rovatait és ez alapján:
2. Töltse ki az érkeztetőbélyegző rovatait is!
11
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
2. Postabontás
Központi iratkezeléskor minden iratot egy központi iktatóirodában bontanak, a szerv vezetője a
postabontás jogát átruházhatja a központi iktatóiroda vezetőjére. A szerv vezetője meghatározhatja
azon ügyek körét, amelyek bontási jogát továbbra is fenntartja.
Az osztott (részlegenkénti) iratkezelés esetén a postázóból osztják szét a küldeményeket az egyes
belső szervezeti egységek között, de maga a postabontás már a szervezeti egységnél (vagyis az ikta-
tás helyszínén) történik.
A vegyes rendszerű iratkezelési forma részben központosított, részben osztott, tehát ebben az
esetben az érkeztetés, az iratok postázása központilag, míg a postabontás, iktatás, iratkészítés külön-
külön szervezeti egységekben történik.
A postai küldeményeket felbontáskor ellenőrizni kell: meg kell vizsgálni, hogy a jelzett mellékletek
megérkeztek-e. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell,
és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletek-
ről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell. A borítékra is rá kell írni,
hogy „Sérülten érkezett” vagy „Felbontva érkezett”. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a kül-
demény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét
köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében –
a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Ezt is rá kell vezetni a borítékra. Az illetékbélyeget,
a postabélyeget és a válaszdíjszelvényt az iratokhoz csatolni kell. Ilyen esetekben a borítékot végér-
vényesen az ügyirathoz kell csatolni, hogy a későbbiekben előforduló bármilyen reklamáció esetén
bizonyítékul szolgálhasson. A küldeményt ilyen esetekben be kell mutatni az iratkezelésért felelős,
vezető állású személynek. A küldemények borítékait az iratokhoz kell csatolni, de azok közül – az
ügy befejezését követően – csak azt kell megőrizni, amely fontos kezelési, ügyintézői feljegyzést
tartalmaz. Ha a borítéknak előreláthatólag bizonyító ereje lehet (pl. határidős fellebbezés), vagy a
beküldő neve és címe csak a borítékról állapítható meg, akkor azt az irat mellett meg kell őrizni.
Tanirodai feladat:
1. Keressen példákat az interneten a postabontás segédeszközeire, pl. levélnyitó!
12
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
3. Mutatózás
A számítógépes iktatás automatikusan oldja meg e feladatot. A számítógépes program több szem-
pont szerint, tévedés nélkül keresi ki az esetleges előzményt, ezért külön tárgymutatóra nincs szük-
ség.
Tárgymutatókönyv
13
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
4. Előzmény kikeresése
Az előzmény létét a tárgynyilvántartásból lehet megállapítani. Az adott ügy első iratdarabját kezdő-
iratnak, minden további iratot utóiratnak nevezünk. Ha az irat kezdőirat, akkor szignálni kell, ha
utóirat, ki kell keresni az előzményt az irattárból vagy a határidős nyilvántartásból, és az iratokat
össze kell szerelni. Az egyazon ügyhöz tartozó iratdarabokat egy helyen (azaz egy sorszámon) ke-
zeljük.
A közigazgatási gyakorlat általában 8 alszámot rendel egy sorszámhoz. Ha nyolcnál több utóirat
keletkezik, új sorszámot nyitnak az iratnak. A régi sorszám „Kezelési feljegyzések” rovatába be-
jegyzik az új sorszámot, ahol az irat ezentúl megtalálható. Természetesen az új sorszámon is jelölik,
hogy melyik előző sorszám iratait csatolták az irathoz. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják,
hogy az ügyek egy része nyolcnál több fordulattal intéződik el. A gyakori sorszámváltozás sok hi-
balehetőséget rejt magában. A számítógépes ügyiratkezelés ezt a problémát megoldotta, minden
sorszámhoz 99 alszámot rendeltek, így az ügyek egy sorszámon elintézhetők.
Vannak olyan ügycsoportok, melyek rendszerint egy intézkedéssel lezárulnak, ilyen esetekben
alszámok használatára nincs szükség, akár több száz irat is nyilvántartható egy sorszámon. Az ilyen
sorszámot gyűjtőszámnak nevezzük. A gyűjtőszámok körét – az iktatási évet megelőzően – a fel-
ügyeletet gyakorló vezetőnek kell kijelölnie.
5. Szignálás
A szignál szónak a szótár három jelentését adja meg: 1. jelt ad; 2. kézjeggyel ellát; 3. valakire szig-
nál, vagyis az ügyirat elintézésére valakit kijelöl.
Ha az irat kezdőirat, szignálni kell. A szignálás a vezető feladata, amelynek során egyrészt kijelöli
azt az előadót, aki az ügyet intézi, másrészt az ügy tartalmát legjobban kifejező tárgyszó aláhúzásá-
val segíti az ügyiratkezelő tárgymeghatározó munkáját. Ugyancsak a szignálás során lehet utasítást
adni az ügyintézőnek az elintézés módjára vonatkozólag. A szignálás jogát a vezető átruházhatja a
központi iktatóiroda vezetőjére.
14
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
6. Iktatás
Az iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletke-
zett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv).
A szervezet akár a hagyományos, akár a számítógépes iktatást használja, iktatókönyvet kell hasz-
nálnia, amelynek tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyek az iratok azonosításához, köve-
téséhez, ellenőrzéséhez, visszakereséséhez szükségesek.
Az iktatókönyv adatai:
- az irat iktatószáma,
- az iktatás időpontja,
- honnan érkezett az irat (küldő neve, címe),
- a beérkezett irat saját (iktató)száma (ez lesz a válaszban a hivatkozási szám),
- az irat tárgya,
- az ügyintéző neve,
- a mellékletek száma,
- a kezelésre vonatkozó feljegyzések,
- a válasz elküldésének kelte,
- az irattári elhelyezésre vonatkozó adatok.
Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést egyértelműen, tintával tett áthúzással törölni kell,
úgy, hogy az eredeti bejegyzés is olvasható maradjon, majd ezt követően a javítást végző személy
tevékenységét a „Kezelési feljegyzések” rovatban kézjegyével és a javítás időpontjának feltünteté-
sével hitelesíti.
Előfordul, hogy külön iktatókönyvet használnak a beérkező és a kimenő iratok iktatására. Az egy
könyvben való iktatás ügyviteli szempontból azért előnyösebb, mert jobban átlátható valamennyi
irat elintézésének ügymenete, jobban biztosítja az iratok megőrzésének ellenőrzését, valamint kö-
vethetőbbé teszi az egymáshoz tartozó iratok együttmaradását.
15
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Nem kell iktatni (de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani):
- a nem hivatalos rendezvényre szóló meghívókat,
- a visszaérkezett tértivevényeket,
- hivatalos folyóiratokat, szaklapokat,
- a rendszeresen érkező, csak tájékoztató jellegű statisztikákat, jegyzőkönyveket (ezt az
ügyrend határozza meg),
- számlákat, bizonylatokat, pénzügyi okmányokat.
Iktatni kell viszont a telexen, faxon, e-mail-ben érkezett leveleket, és jelentőségüknek megfelelően
– az ügyintéző lejegyzése alapján – a telefonon küldött értesítéseket is.
A cég megnevezése
Az érkezés dátuma:
Az érkeztetőkönyv száma:
Kapja szerv, egység:
A szervezeti egység iktatószáma: Irattári tételszám:
Ügyintéző: Melléklet:
Tanirodai feladat:
1. Hasonlítsa össze a sorszámos és az alszámos iktatókönyvet!
16
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Rendszerezési szempontok
Időrendi rendezés
Az időrend az iratkezelés egyik legegyszerűbb módszere. Az iratokat beérkezésük vagy ke-
letkezésük (kiállításuk, keltezésük) szerinti időrendben nyilvántartásba vesszük (iktatjuk) és
megőrizzük. Az időrendi rendezés azonban önmagában nem lenne elegendő egy-egy irat
gyors visszakeresésére, ezért más rendszerező elv mellett kiegészítő megoldásként alkal-
mazzuk.
Ha a szociális osztály számkerete betelt, pótszámkeretet a ki nem osztott számokból kaphat: 5001-
től.
A számkeretet a közigazgatásban vagy más nagy forgalmú szervnél érdemes alkalmazni,
ahol a várható iratmennyiség – többéves gyakorlat szerint – felmérhető.
17
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Másik megoldás az, hogy a szervezeti egységek azonos számú iratait betűjelek alapján lehet
megkülönböztetni egymástól. Az abc összes betűjét figyelembe véve 24 önálló egység kü-
lön jelzésére van így lehetőség.
Például egy kereskedelmi vállalat betűjelei:
A – Igazgatási és Jogi osztály
B – Munkaügyi osztály
C – Műszaki osztály
D – Pénzügyi osztály
Alszámos iktatókönyv
18
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Számítógépes iktatási sajátosságok
A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony le-
mez, CD-ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel
kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát,
a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára)
maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témá-
hoz tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.
Tanirodai feladat:
1. Iktassa a megfelelő helyre a tanárától kapott iratokat!
2. Mondja el a tanirodában használt iktatórendszer főbb jellemzőit!
3. Keressen iktatóprogram-demókat az interneten!
4. Ismerje meg a tanirodában használt iktatóprogram kezelését!
19
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
7. Az ügyiratok továbbítása
Előadói munkanapló
Ha a szerv számítógépes iratkezelést alkalmaz, a papíron levő iratok intézményen belüli továbbítá-
sakor a kézbesítőkönyv helyett átadójegyzéket kell használni, melyet az átadásra kerülő iratokról
(intézmény – szervezeti egység – ügyintéző rendezettségben) két példányban kell kinyomtatni, mi-
vel az egyiken az átvevő az átvételt igazolja, míg a második példányt megtartja.
Ha az irat elektronikus adathordozóra került, vagy azon készült, akkor az átadó/átvevő jegyzék is
csak a képernyőn jelenik meg az üzenetek között. Az átvevő itt regisztrálja az átvételt az üzenet
„felbontásával”. Az ügyintézőre való szignálás esetén az erről szóló „átadási” üzenet és a hozzáfé-
rési kulcs automatikusan megjelenik az ügyintézőnél.
A szervezeten belüli irattovábbítás nincs időhöz kötve, tehát folyamatosan történik, de íratlan sza-
bály, hogy a szervezeti egységeknek úgy kell az iratokat továbbítaniuk, hogy azzal a másik egységet
ne hátráltassák munkájában.
Az ügyintézők általában sem határidős, sem véglegesen elintézett iratot nem tarthatnak maguknál.
Ha egy iratot ki kell venniük az irattárból, akkor arról ügyiratpótló lapot kell készíteni.
Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanez vonatkozik a szám-
viteli, pénzügyi és személyügyi bizonylatok, ügyiratok kiadására is.
Az ügyiratot 15 nap leteltével nem adják vissza, azt sürgetni kell. Ha ennek ellenére 30 napon belül
sem küldik vissza az irattárba, akkor ezt a szerv vagy egység vezetőjének be kell jelenteni. Az irat-
tárban elhelyezett iratokról hiteles másolat készítése és kiadása csak az illetékes vezető engedélyé-
vel történhet.
20
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában
1. Előadói ív megnyitása
Az előadói ív kettős rendeltetésű: egyrészt a borító az irat fizikai védelmét szolgálja, másrészt az
ügyiratkezelés szempontjából fontos információkat tartalmaz. Megismétli az ügyirat legfontosabb
iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő), amelyek a munkafolyamat
különböző szakaszában alkalmasak az irat azonosítására. Ezen kívül az ügyintéző különböző
ügyiratkezelési, ügyviteli utasításokat adhat a folyamatban részt vevőknek, így többek között a le-
írónak, a postázónak, a pénzt kiutalónak stb.
Tanirodai feladat:
1. Értékelje a tanára által bemutatott előadói íveket használhatóság szempontjából!
2. Mondja el, milyen adatokat lehet megtudni egy kitöltött előadói ívről!
2. Határidő-nyilvántartás
Ha az adott ügyet nem lehet lezárni, mert közbenső intézkedésre van szükség, akkor az irat határ-
idő-nyilvántartásba kerül.
Tanirodai feladat:
1. Keressen képeket az interneten a határidő-nyilvántartó szekrényre!
2. Gyűjtse össze, milyen módjai vannak még az iratok határidejének nyilvántartására!
21
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
3. Tervezetkészítés
A szignálás során kijelölt ügyintéző elkészíti az adott ügyre vonatkozó döntési javaslatát. Ez a fo-
galmazvány az előadói tervezet. Ha a javaslatot a kiadmányozó jóváhagyja, a tervezet a hivatal vég-
leges döntésévé válik.
4. Kiadmányozás
A kiadmányozás olyan formai szabályok összessége, amelyek azt igazolják, hogy az irat a jogsza-
bály által feljogosított hivatalos szervtől származik és annak érvényes döntését tartalmazza.
Kiadmányozó: a szerv, szervezet vezetője által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, aki-
nek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadvány aláírása.
Ez utóbbi esetben az ügyvitelt ellátó dolgozó „A kiadvány hiteles” szöveggel, saját aláírásával és
hivatali pecsétjével igazolja, hogy a másolatban készült kiadvány az eredetivel mindenben meg-
egyezik, és azt is igazolja, hogy az eredeti okiratot az arra jogosult saját aláírásával kiadmányozta,
azaz a másolattal kiadmányozott (s. k.) iratnál is mindig kell lennie olyan eredetinek, amelyet a ki-
admányozó saját kezűleg írt alá.
(Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellet az „s. k.” jelzés, illetve a ki-
admányozó alakhű aláírás-mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.)
22
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
zelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat
hitelességét biztosító eszközökkel kapcsolatos részletes jogi szabályzás folyamatban van.
Tanirodai feladat:
1. A bemutatott ügyiratok alapján mondja el a kiadmányozás szabályait!
5. Postázás
Gondoskodni kell a levelek bérmentesítéséről is. Ez bélyeg felragasztásával vagy bérmentesítő gép
használatával történik. Ha a postázandó küldemény csomag vagy utalvány, gondoskodni kell a meg-
felelő kísérő nyomtatvány kitöltéséről.
Előfordulhat, hogy az iratot személyesen adják át. Ilyenkor elegendő, ha az átvételt a kiadvány irat-
tári példányán igazolják.
Egyes munkahelyeken olyan nagy a naponta kimenő levelek száma, hogy csupán azok hajtogatása,
borítékba helyezése, a borítékok lezárása illetve az érkező levelek nyitása számottevő munkát igé-
nyel.
23
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Borítékoló gép alkalmazása (a papír borítékba helyezése, borítékok lezárása) csak nagy tömegű
levelek postázása esetén célszerű, mert ennek a gépnek az óránkénti sebessége 3500-4000 db.
A beérkezett levelek borítékjai kézzel, egyszerű vagy gépi levélnyitóval bonthatók fel. Az egysze-
rű levélnyitó fából vagy fémből készült lap, amelynek egyik oldalán csuklósan mozgatható rugós
penge található. A boríték leszorítása céljából a kés oldalára műanyag csíkot erősítettek fel. Ez alá
kell helyezni a borítékot, amelynek szegélyét a lehajtott kés levágja. A gépi levélnyitóban görgőket
helyeznek el, a kés pedig körpenge. Az egyik oldalán a boríték beadására, a másik oldalán a kivéte-
lére szolgáló nyílás található. Az adagolást a gép végzi. Korszerűbb gépeken olyan beviteli szerke-
zet van, amely egyszerre több és különböző nagyságú borítékhoz is használható. 3
Mechanikus irattovábbító berendezések
Nagyobb bankokban, takarékpénztárakban a bizonylatok továbbítását szállítószalagos irattovábbí-
tó berendezésekkel végzik. E berendezések elektromotorral hajtott végtelenített gumiszalaggal mű-
ködnek, és a bizonylatokat iratcsatornákon keresztül továbbítják a következő ügyintézőhöz. Kétirá-
nyú szállítás esetén a szalagokat egymás mellett, párhuzamosan helyezik el. Az iratcsúszdák és az
iratfelvonók az ügyiratokat a különböző szintek között mozgatják. Az utóbbiak általános formája a
körforgó rendszer, amelyen az egyes emeletek beállíthatók. Légsűrítővel működő irattovábbító
berendezést, vagyis csőpostát ott célszerű alkalmazni, ahol sok a kézbesítendő irat, a munkahelyek
közötti kapcsolat rendszeres és az iratok továbbítása sürgős.
Etikett-nyomtató
Alkalmazása főként olyan esetekben fontos, amikor a felek között rendszeresen ismétlődő kapcsolat
áll fenn.
3
http://ugyvitelpteigyfk.5mp.eu/web.php?a=ugyvitelpteigyfk&o=KPL3NQj8R8 (Pécsi Tudományegyetem)
24
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Borítékfajták
Nagyboríték
Középboríték
Kisboríték
Ablakos boríték
Légiposta boríték (22,8 cm x 11,4 cm)
Postai díjak
Postacsomag 20 kg-ig
Standard
Nem standard
Szolgáltatás Díjszabás
Ajánlott
Tértivevény
Saját kézbe
E-értesítés
Értéknyilvánítás
Tanirodai feladat:
1. Keresse meg a Magyar Posta honlapját, és az ott talált adatok alapján töltse ki a fenti táblá-
zatokat!
2. Foglalja össze, mit kell ellenőrizni a kimenő posta előkészítésekor!
3. Mondja el, hányféle postai bélyegzőt tesznek a borítékra, és ezekről milyen adatok olvasha-
tók le!
4. Töltse ki a postakönyvet a feladandó iratok adataival!
5. Címezzen meg egy belföldre és egy külföldre küldendő irat borítékját!
25
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az írásmunkákhoz használt papírok jellemzői, borítékfajták
A papírok súlyát 1 m2-re vonatkoztatva grammban fejezik ki. A grammsúly (gramm/m2) egyben
kifejezi a papír vastagságát is: minél nagyobb a grammsúly, annál vastagabb a papír. A forgalomba
kerülő papírok csomagolásán feltüntetik a grammsúlyt is.
A fatartalmú papírok faköszörületből és papírhulladékból állnak. Ezek ügyviteli célra csak akkor
használhatók, ha a belőlük készített nyomtatványok és iratok nincsenek nagy igénybevételnek kité-
ve, és nincs szükség hosszabb ideig tartó tárolásukra sem. Ilyen simítatlan kivitelben az újságnyomó
papír (súlya 50-55 g/m2), a sokszorosításhoz használt ún. szívópapír (súlya 70 g/m2), simított kivi-
telben az irodai papír (súlya 65-70 g/m2), továbbá a regénynyomó papír és a levelezőlap-karton.
A félfamentes papír alapanyaga a cellulóz és faköszörület keveréke. Általában két oldalon simított
kivitelű az ebből készült fogalmazópapír (súlya 70 g/m2) és az egy oldalon simított félfamentes át-
ütőpapír (súlya 35-55 g/m2). Az irodai papír is készülhet félfamentes, egy vagy két oldalon simított
kivitelben (súlya 65-70 g/m2).
A famentes papír anyaga tiszta cellulóz vagy cellulóz textilhulladékkal keverve. Mindkét oldalon
simított kivitelű a bankposta-papír (súlya 70-80 g/m2), a könyvelési naplópapír (súlya 50-70 g/m2),
az írógéppapír (súlya 50-70 g/m2). E csoporthoz tartozik még az ún. biblianyomó papír és a mű-
nyomó papír is. A félfamentes és a famentes papírokat fehéren kívül színes kivitelben is készítik.
26
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az A sorozatú papír mérete
A1
A3
A2
A5
A4
27
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Bélyegzőhasználat
Bélyegzőt nemcsak kiadmányozásnál használunk. Bélyegzőre van szükségünk például számlák ki-
állításához, a banki ügyintézéshez, adóhatósági nyomtatványok kitöltéséhez és még számos más
esetben.
Köztudott, hogy bélyegzőt szinte azonnal készítenek, olyan tartalommal, amilyenre szükség van.
A bélyegző – a vállalkozás egyéb működési költségeihez képest – nem drága. Ezért célszerű többet
készíttetni belőle, mégpedig különböző tartalommal, mert bizonyos adatok feltüntetése (adószám,
bankszámlaszám) például egy levélborítékon sértheti a feladó érdekeit, sőt visszaélésekre adhat
alkalmat, néha viszont nélkülözhetetlenek ezek az adatok. Banki ügyintézéshez, számlakiállításhoz
és adóhatósági ügyintézéshez olyan bélyegzőt használjunk, amelyen a vállalkozás nevén, székhe-
lyén kívül annak adó- és bankszámlaszáma is szerepel.
A bélyegzők fajtái
Érkeztetési v. érkeztető bélyegző: nagyobb méretű, tulajdonképpen egy keretben lévő keltezési bé-
lyegző, amelyben egyéb adatok is helyet kaptak, pl. az érkeztetőkönyv száma, ügyintéző, irattári
tételszám stb.
Körbélyegző: ebben állami szerveknél az ország címere, városi szerveknél a város címere helyezke-
dik el középen, körülötte a cég neve, címe. Magánvállalatnál a cég emblémája lehet középen. Hasz-
nálatakor szabály, hogy a körbélyegzőnek érinteni kell az aláírás első betűjét.
Hosszúbélyegző: a cég nevét, címét, telefon- és fax-számát, esetleg adószámát foglalja magában.
Használható pl. számlákon, régebben borítékon feladó helyett.
28
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A bélyegzők nyilvántartása, tárolása
Nagyobb cégek a cégbélyegzőket sorszámmal látják el. Az e bélyegzők használatára, illetve meg-
rendelésére jogosultak körét az iratkezelési szabályzatban vagy a szervezeti és működési szabály-
zatban teszik közzé.
A bélyegzőket mindig zárt helyen tartsuk, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá.
Az ügyviteli rendben kijelölik azt a személyt, aki a szervezet által használatos bélyegzőket kezeli,
és annak szabályszerű használatáért, megőrzéséért felelősséget vállal.
A bélyegzők elvesztése azonnali intézkedéseket von maga után. Gondoskodni kell a bélyegző ér-
vénytelenítéséről, és értesíteni kell a partnereket is erről, akár levélben, akár újságban (közlönyök),
Interneten közzétett hirdetésben.
Tanirodai feladat:
1. Mondja el a tanárától kapott iratokon található bélyegzők jellemzőit, és azt, hogy milyen
adatok olvashatók le ezekről!
29
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
III. Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés
1. Irattárazás
A gyakorlat azt mutatja, hogy az iratokra közvetlenül a keletkezésük után van a leggyakrabban
szükség, de néhány év után is tudnunk kell előkeresni egy esetleges új ügylet előkészítéséhez, meg-
alapozásához.
Lehetséges külön tárolni azokat az iratokat, amelyek a még folyó ügyek intézésekor szükségesek, és
külön azokat, amelyek már elintézett ügyekhez kapcsolódnak.
A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy a lezárt ügyiratokra általában 2 éven belül van leg-
gyakrabban szükség.
Az elintézett iratot először a kézi irattárba helyezik, ahol általában 2 évig őrzik. A kézi irattárat
általában az iktatóirodában helyezik el, és az iktatók kezelik. Itt helyezik el azokat az iratokat, ame-
lyekre az ügymenet során még szükség lehet, és ezeket a lehető legrövidebb idő alatt az ügyintéző
rendelkezésére kell bocsátani. A szervezet iratkezelési szabályzatában rögzítik, hogy az iratok
mennyi ideig maradnak a kézi irattárban.
A 2 évnél régebbi keletű iratokat az iktató- és segédkönyvekkel (pl. tárgymutatókönyv) együtt köz-
ponti irattárba kell helyezni. Az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Az iratokat tematikusan
(témák szerint), és a különböző selejtezési idők szerint elkülönítve tárolják.
30
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A központi irattárban az iratokat addig kell őrizni, ameddig a szervnek szüksége lehet rá. Ezt a jog-
szabályok alapján a szervezet az irattári tervben rögzíti.
Ha mégis ki kell venni innen ügyiratot, akkor ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő
adatokat tartalmazza: átvett ügyirat számát, tárgyát, az átvevő ügyintéző nevét és beosztását, az át-
vétel napját, a visszaadásra megjelölt határidőt.
Az archívum szó irattárat és levéltárat jelent. Ebből következik, hogy az archív iratkezelés magában
foglalja:
- az iratok felhasználásának biztosítását,
- biztonságos őrzését,
- selejtezését.
Világítás
Lehetőség szerint legyen ablak az irattáron, de az iratanyagot tűző napnak kitenni nem szabad.
A mesterséges világításnak meg kell felelnie a tűzbiztonsági előírásoknak (pl. a neon ne legyen hi-
bás, a helyi megvilágítás ne okozhasson tüzet).
Hőmérséklet és légnedvesség
A hőmérsékletet és a légnedvességet olyan szinten kell tartani, amely az iratok számára megfelelő, a
biológiai károkozók számára viszont kedvezőtlen. A papírra írt iratok tárolásához 18-20 Co és 35-
55% relatív páratartalom az előírás. Olyan helyiségben, ahol a relatív páratartalom a 70%-ot megha-
ladja, iratokat nem szabad elhelyezni. (Filmek, hangszalagok, mágnesszalagok őrzéséhez különle-
ges feltételek szükségesek.) Az irattárak légnedvesség-értékét thermohydrográffal vagy elektromos
műszerekkel mérik, amely megmutatja, hogy az értékek a normális határok között vannak-e. Ha a
levegő páratartalma túl magas, akkor az anyag nedvesedik, ha túl alacsony, a kiszáradás, töredezés
veszélye fenyegeti.
31
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az irattárak „C” tűzveszélyességi kategóriába tartoznak, ezért a helyiséget csak nyílt láng használa-
ta nélkül lehet fűteni. Nagyobb irattáraknál biztosítani kell a vészkijáratot, és a falakra – a tűzrendé-
szeti hatóság által rendszeresen ellenőrzött – tűzoltó készüléket (poroltót) kell elhelyezni. Ha a he-
lyiségben senki sem tartózkodik, a helyiséget áramtalanítani kell.
Tűzveszélyességi osztályok:
Szellőztetés
Az iratanyag kártevői
Ma már léteznek olyan berendezések, amelyek segítségével nagytömegű irattári anyagot lehet fer-
tőtleníteni (ezt a ÁNTSZ végzi, kazánokban etilénoxiddal).
32
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Speciális irattárak
Az egyes létesítmények terveit meg kell őrizni. Ezt megteszik a tulajdonosok, a beruházók, de az
engedélyező hatóságok is. Ha a tervtárból kiveszünk egy tervdokumentációt, mert az épületen va-
lamit változtatunk, és azt a terven is rögzíteni akarjuk, akkor az eredeti állapotról meg kell őrizni
egy példányt. A terveket lehet tárolni: tekercsben, fektetve (kiterítve) vagy függesztve.
b) Mikrofilmek tárolása
A filmek tárolására általában kisebb alapterületű, teljesen száraz helyiség felel meg, amelynek abla-
kait el kell sötétíteni. Alagsori helyiségben mikrofilmet tárolni tilos.
c) Magnetofonszalagok
Hasonló körülmények szükségesek, mint a mikrofilmek tárolásához, de külön ügyelni kell arra,
hogy nagy teljesítményű transzformátor vagy egyéb elektromos mágneses hullámokat keltő beren-
dezés ne legyen a közelben.
e) Páncélszobák
Tanirodai feladat:
1. Foglalja össze, mi tapasztalt a tanára vezetésével meglátogatott kézi és központi irattárban!
Hogyan tárolják az iratokat a kétféle irattárban?
33
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Hagyományos és korszerű iratkezelési segédeszközök
Irattartók
Az ügyintézés folyamán az iratok rövidebb-hosszabb ideig való tárolását szolgálják. Főbb típusai a
következők:
Tasak
Műanyag készült, lehet: két oldalán nyitott, felül nyitott, felül nyitott lyukasztott széllel ellátott.
Kétlapos irattartó
Keményebb papírból vagy kartonból egy hajtással készül.
Pólyás dosszié
Hajtogatós iratgyűjtőnek is nevezik, oldalainak behajtását a tárolt lapok vastagságához igazítjuk.
Gumis dosszié
A két sarkában vagy a jobb oldalán gumival összefogható dosszié.
Gyorsfűző
Lyukasztott iratokhoz használatos, könnyű kartonból készült iratborító, amelyben hajlítható acél-
csíkra kell az iratot felfűzni. Van műanyag fedéllel ellátott változata is.
Gyűrűs dosszié
Pattintható gyűrűvel ellátott dosszié.
Mappa
Nagy mennyiségű iratanyag befogadására alkalmas (üresen is annyi helyet foglal el, mint iratokkal
tele). Rugós szorítóval és gyűrűvel ellátott, erős kartonból vagy műanyagból készült irattartó.
Iratrendező
Kemény kartonból készült, könyvtáblaszerűen, vászonnal vagy fémmel megerősített hajtóélekkel
készült irattartó, amelyben az iratokat rögzítőszerkezet fogja össze. Függesztve tárolják.
„V” alakú irattartó
A V betű szárának két felső szélén akasztóhorgok helyezkednek el. Több „V” alakú irattartót össze-
kötve harmonikaszerű segédeszköz állítható elő. Megfelelő tároló-szekrény szükséges hozzá.
Szalagos irományfedelek
Iratkötegek tárolására szolgál, a maximális iratvastagság 15 cm lehet (ha a szalagokat hosszabbra
cseréljük, lehet több, de nem célszerű).
Dobozok
A szalagos irományfedelek helyett használják, mert biztonságosabb, pormentes és az iratok nem
csúszhatnak ki belőle.
Tanirodai feladat:
1. Sorolja fel, milyen iratkezelési segédeszközöket lát a tanirodában, és milyen eszközöket hasz-
nálnak otthon az iratok tárolására!
2. Foglalja össze röviden, hogy történik az igények felmérése, a készletrendelés, nyilvántartás,
készletkezelés stb.
34
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
2. Selejtezés4
A selejtezés központi szabályozására először 1950-ben került sor. Az 1950. évi 29. törvény és a
végrehajtásáról szóló 185/1951. (X. 23.) MT (Minisztertanács) számú rendelet az állami szervek
irattári anyagának egységes szempontok szerinti selejtezését írta elő. A rendelkezések nyomán ki-
adott minisztériumi utasítások kimondták, hogy az iratokat öt évig kell az irattárakban őrizni, ekkor
kerül sor az első selejtezésre, a nem selejtezhető iratokat a levéltárak veszik át. A kormányrendelet
legnagyobb érdeme az volt, hogy gyakorlatilag valamennyi irattári anyag selejtezését a levéltárak
felügyelete alá helyezte. Gondot okozott viszont, hogy a levéltári raktárak gyorsan megteltek a vi-
szonylag új keletű, sokszor még az ügyvitelben is szükséges iratokkal, és a további selejtezést ott
kellett megoldani.
A következő általános selejtezési utasítás, amely a tételszámos rendszer előtt keletkezett iratokra ma
is érvényes, a 45/1958. (VII. 30.) Korm. számú rendelet volt. ennek értelmében szintén minisztéri-
umi utasítások láttak napvilágot, amelyeknél azonban a korábbinál inkább lehetőség volt a sajátos
igények figyelembe vételére. A rendelkezés az irattári őrzési időt 10 évben állapította meg, és előír-
ta, hogy a selejtezést az őrzési idő letelte után legalább három éven belül le kell bonyolítani. A ko-
rábbi jogszabályhoz képest részletesen szabályozta a selejtezés megszervezését, végrehajtását, el-
lenőrzését. A kormányrendelethez két iratjegyzék tartozott, az I. számú a nem selejtezhető és 10
évnél hosszabb őrzési időt igénylő iratokat, a II. számú a 10 évnél rövidebb 1, 2, 3, 5, 8 éves irattári
őrzés után selejtezhető iratokat tartalmazta.
Az 1958-as kormányrendeletet követő szabályozásnak is hátránya volt, hogy az őrzési időket túl
magasan állapították meg, a főhatóságok nem vették figyelembe a szervek hierarchikus rendjét, az
alá-fölérendeltség miatt keletkezett, több szervnél is előforduló iratokat, és a nem tipikus jellegű
iratok elbírálása továbbra is gondot okozott.
A selejtezési eljárást országosan utoljára az 1995. évi LXVI. törvény és annak végrehajtási
utasítása, illetve az ehhez kapcsolódó levéltári előírás szabályozta. Ennek lényege az, hogy az
iratok értékelését, vagyis a selejtezési munka legfontosabb részét már az ügyintézés menetében, az
iratoknak irattárba helyezése előtt el kell végezni, ami az irattári tételszám felírásával történik. A
Minisztertanács a tanácsi szervek számára 1982-ben és 1984-ben új ügyiratkezelési szabályzatot
adott ki, amely módosította az 1969-es törvény után kialakult iratkezelést is. Selejtezési szempont-
ból a legfontosabb változás, hogy az őrzési idők csökkentek, és a különféle tanácsi szinteken azok
eltérhetnek egymástól.
A selejtezhető iratokat a selejtezési kódszámtól függően 2-75 évig kell megőrizni.
A selejtezési idő letelte után az iratokat ki kell selejtezni. Vannak nem selejtezhető iratok.
4
http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99500066.TV
35
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A selejtezési idő szerint 7 különböző kódjelű csoportot különböztetünk meg:
1. kód: 2 évig őrzendő iratok (szállítási okmány, pénztári bizonylat, ált. levelezés)
2. kód: 5 évig őrzendő iratok (könyvelési anyagok, raktári nyilvántartások, anyaggazdálkodással
kapcsolatos iratok)
3. kód: 10 évig őrzendő iratok (negyedéves beszámoló, munka- és tűzvédelmi, baleseti jegyző-
könyvek, belső szabályzatok)
4. kód: 30 évig őrzendő iratok
5. kód: 50 évig őrzendő iratok (személyzeti, bér- és munkaügyek)
6. kód: 75 évig őrzendő iratok
0. kód: nem selejtezhető iratok (a cég létesítésével, megszüntetésével, cégbírósági bejegyzés,
történeti jelentőségű iratok, műszaki leírások, szabadalmak, személyi adatok).
Az irattár anyagát ötévenként legalább egyszer felül kell vizsgálni. A selejtezhetőséget az utolsó
érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A selejtezést a munka megkezdése előtt 30
nappal, írásban az illetékes levéltárnak be kell jelenteni, a selejtezés szabályszerű lefolyásáért az
illető szerv vezetője felelős.
A selejtezéshez selejtezési bizottságot kell létrehozni, amely általában háromtagú. Vezetője a
selejtezési felelős, és meg kell hívni a területileg illetékes levéltár képviselőjét, aki kiemelheti a
történetileg értékes iratokat.
A levéltári törvény kimondja, hogy az irattári anyagnak azt a részét, amely történeti értékű, az ille-
tékes levéltárban kell elhelyezni, azt könyvtárnak, múzeumnak, helytörténeti gyűjteménynek átadni
nem lehet. A kiselejtezett iratokról jegyzéket kell készíteni, és az iktatókönyv „Kezelési feljegyzé-
sek” rovatában a selejtezés tényét rögzíteni kell. A nem selejtezhető („0”) kódjelű iratokat a levéltár
meghatározott időközönként elszállítja.
A cég megnevezése:
Iktatószám:
SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV
Felvéve:
A selejtezést ellenőrizte:
A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény és a Magyar Országos Levéltár előírásai, illetve a
(cég megnevezése) iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján készült.
Záradék:
Keltezés
………………………………..
engedélyező
Tanirodai feladat:
1. Hozzanak létre selejtezési bizottságot, és selejtezzék a rendelkezésükre bocsátott iratokat!
2. Készítsenek selejtezési jegyzőkönyvet!
3. Semmisítsék meg a kiselejtezett iratokat!
37
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Adatvédelmi szabályzat
A levéltárak szerepe5
5
http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas
38
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A minősített adatok kezelésének fontosabb szabályai
Annál a szervezetnél, ahol a minősített adatok mennyisége indokolja, a minősített adat kezelésének
rendjét külön "Titokvédelmi szabályzatban" kell meghatározni, és külön titkos ügykezelőt kell al-
kalmazni.
Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított,
illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányai-
nak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye megállapítható legyen.
6
http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm
39
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Más szervtől érkezett minősített irat átvétele
Más szervtől érkezett titkos iratot a címzett, a titkos ügykezelés vezetője, a titkos ügykezelő vagy az
ilyen küldemény átvételével a szerv vezetője által írásban megbízott más személy vehet át.
A titkos ügykezelő a más szervtől érkezett titkos iratot érkezteti, nyilvántartásba veszi, és a címzett-
nek továbbítja. Az átvevő az átadási okmányon aláírásával, az átvétel idejének feltüntetésével és a
szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja a küldemény átvételét.
A küldeményt – a „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott kivételével – a titkos ügykezelő bont-
hatja fel. A „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott küldeményt az átvételt követően zárt külde-
ményként a rendelkezésre álló azonosításra alkalmas adatok alapján nyilvántartásba kell venni. Az
ilyen küldeményt a címzett akadályoztatása esetén a helyettese bonthatja fel.
Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt vissza kell juttatni a küldőnek.
Ha az átvevő a küldeményen olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt felbontották, vagy
megkísérelték felbontani, a kézbesítő jelenlétében a küldeményt felbontja, tartalmát ellenőrzi, és az
eseményről két példányban jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvet mindketten aláírják, majd a
küldőnek az egyik példányt átadják, aki intézkedik a sérülés körülményeinek tisztázására. Sürgős
küldemény esetén távbeszélőn vagy más módon kell tisztázni a teendőket.
40
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó
az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget
és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni.
Ha a küldeményt az átvevő tévedésből bontja fel, arról két példányban jegyzőkönyvet készít, a kül-
deményt újból szabályszerűen lezárja, és a jegyzőkönyv egy példányával a címzettnek továbbítja.
Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított,
illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példányai-
nak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye megállapítható legyen.
A sokszorosítás helyén olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyikből kitűnik a sokszorosított iratok
példányszáma és a rontott példányok száma. A többszörözött példányokat a minősített adat nyilván-
tartási számán kell nyilvántartásba venni. A sokszorosítás során keletkezett felesleges példányokat
és selejtes lapokat megsemmisítésre a titkos ügykezelőnek kell átadni.
A titkos ügykezelést a nem minősített adatkezelés rendszerére építve, de attól szervezetileg és fizi-
kailag elkülönítve kell végezni. A nem minősített adatkezeléssel azonos helyiségben akkor történhet
a minősített adatkezelés, ha ott megteremtették védelmének a jogszabályi feltételeit, és a minősített
adathordozók elkülönítve tárolhatók.
A minősített adathordozók tárolására szolgáló, valamint a titkos ügykezelők részére biztosított he-
lyiséget úgy kell kialakítani, hogy a titkot tartalmazó adathordozók őrzése az illetéktelen megisme-
rést kizárja, tárolásuk az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjék.
Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses vagy más rendszerű adathordozón csak rejtjelezve
tárolhatók azok az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adatok, amelyek megbízható védel-
me más úton nem biztosítható.
Ha külön titkos ügykezelés működtetése nem indokolt, elég egy titkos ügykezelőt megbízni. Ha a
minősített adatok mennyisége csekély, vagy más okból titkos ügykezelő megbízása sem szükséges,
a titkos ügykezelési feladatokat a titokbirtokos személy vagy a titokbirtokos szerv vezetője szemé-
lyesen végzi.
41
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A minősített adat átadása, továbbítása, visszavétele
A minősített adat továbbításánál a minősítő rendelkezése szerint kell eljárni. Ha a minősített külde-
ményen a továbbításra vonatkozóan külön rendelkezés nincs, akkor azt kell vélelmezni, hogy a mi-
nősítő a címzetten kívül másnak a minősített adatot nem kívánta továbbítani.
Minősített adathordozó átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, kézbesítő- vagy átadó-
könyvben, illetve átadókartonon dokumentálva történhet.
A minősített adathordozót a megfelelő minősítési jelöléssel ellátott zárt küldeményben kell továbbí-
tani. A borítékon, csomagon a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokon túl fel kell tüntetni
az adathordozó nyilvántartási számát, minősítési jelölését, példánysorszámát és „Baleset esetén
vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetést, szükség estén a különleges
kezelési jelzést. A küldeményt el kell látni a küldő szerv titkos ügykezelője által használt bélyegző-
lenyomattal oly módon, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen
megállapítható legyen. Minősített küldemény postai úton nem továbbítható!
Ha a továbbítás során a küldeményt elveszítették, erről a küldő szervet a továbbításért felelős sze-
mély azonnal értesíti. Az elvesztés tényéről haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tar-
talmazza a küldemény azonosító adatait, az elvesztés valószínű időpontját, helyét és minden olyan
lényeges körülményt, ami a küldemény felkutatását elősegítheti.
A titkos iratok selejtezését – a többi irathoz hasonlóan – a munka megkezdése előtt 30 nappal, írás-
ban az illetékes levéltárnak be kell jelenteni. A selejtezésen csak olyan dolgozók vehetnek részt,
akiknek betekintési joguk van. Az iratokat vagy a helyszínen bezúzzák (a selejtezési bizottság jelen-
létében), vagy – ha nagyobb mennyiségű iratról van szó - zúzdába küldik, de megfelelő kísérőt kell
biztosítani.
Államtitkot tartalmazó adatok felhasználásával tanácskozás csak olyan helyiségben tartható, amely
illetéktelen személyek részére a titkok megismerését kizárja.
42
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A korszerű iroda berendezésének ergonómiai szempontjai
1993 óta hazánkban is különféle rendeletek írják elő, hogy a munkahely kialakításakor milyen er-
gonómiai, egészségvédelmi követelményekre kell figyelemmel lenni (pl. számítógéppel dolgozók
kötelező pihenőideje). Ezek alapján az iroda berendezésekor a következőket kell figyelembe ven-
nünk:
A csoportos iroda vagy más néven irodaterem (hagyományos iroda) átmenetet képez a nagyte-
res és kisteres irodák között. Ez nagyobb méretű, több dolgozó elhelyezésére alkalmas, 5-20 fő dol-
gozhat benne. Előnye, hogy jól áttekinthető a munka, az egymáshoz kapcsolódó tevékenységet vég-
zők közel vannak egymáshoz. Jellemzője az erős csoportkapcsolat és a csoportmunka. Hátránya,
hogy a dolgozók zavarhatják egymást.
A kisteres irodahelyiség előnye, hogy lehetővé teszi a nyugodt, zavartalan munkát és az ügyfelek
bizalmas ügyeinek intézését.
A mérettől függően az irodában dolgozhat 1-2 személy dolgozhat. Az adminisztrátor, titkárnő szá-
mára az az ideális, ha a főnöke szobája mellett, egymaga vagy legfeljebb másodmagával dolgozik
egy irodában.
44
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A Home Office-típusú irodákra a költségtakarékosság és a stressz-mentes környezet a jellemző.
Mindez a munkáltató és a munkavállaló részéről időt, pénzt és fáradtságot megkímélő megoldás,
mely során a dolgozó otthonában kialakított munkahelyén korszerű kommunikációs eszközökkel
ellátva végezheti feladatát.
A hoteling rendszer lényege egy olyan nagyterű iroda kialakítása, ahol a dolgozóknak nincs saját,
privát munkaállomásuk. Csupán egy mobil, fiókos tárolóval rendelkeznek, melyet a munka végez-
tével az arra kijelölt helyre visszavisznek. Belépéskor minden alkalmazott tárolójával együtt helyet
foglal egy számára tetsző asztalnál.
Minden ember számára fontos a személyes tér megléte, amelyben mások hosszabb ideig való tar-
tózkodását nehezen viseljük el. Bizalmas zóna: 14-45 cm, személyes zóna : 45-130 cm, társadalmi
zóna: 100-360 cm, nyilvános zóna: 360 cm felett.
A kétkomponenses megvilágítás egy indirekt általános világításból és egy helyi világításból áll, a
munkaterület megvilágítása az egyéni igényeknek megfelelően állítható.
Az asztali lámpák zavaróak lehetnek, ha az egymással szemben ülők szemkontaktusát gátolják, ha
tükröződnek a számítógép képernyőjén, vagy ha hasznos területet foglalnak el az egyébként sem túl
tágas munkafelületből. Éppen ezért egyre több helyen olyan lámpákat választanak, amelyek a mun-
kafelülethez rögzíthetőek, ezáltal a látóteret szabadon hagyva, tükröződés- és káprázatmentesen
elhelyezhetőek, állítható magasságuknál fogva nem akadályozzák a képernyős munkát (pl. monitor-
ra vagy asztallapra illeszthető lámpák.). A számítógépes munkaterületeken a környezet megvilágítá-
sakor törekedni kell arra, hogy minél kisebb legyen a kontraszt a munka- és az egyéb területek kö-
zött. Túl sötét környezetben a képernyő vakít, túlságosan megvilágított helyen viszont nem látjuk
jól. Szükség esetén, a napos órákban árnyékolással gondoskodjunk a beszűrődő erős fénytől. Ár-
nyékolásra a reluxák, lamellák, szalagfüggönyök egyaránt használhatók, de az átszűrődő fény miatt
ezek kombinálására is szükség lehet.
45
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az iroda szellőztetése
Az irodában a bútorokat úgy kell elhelyezni, hogy azok a közlekedést ne gátolják, könnyen átte-
kinthető és esztétikus legyen, és a dolgozó a munkájához szükséges eszközöket felállás nélkül, leg-
feljebb a szék elfordításával is elérje.
A szék
Az irodai dolgozók nagy része – felmérések szerint – átlag 12–13 órát tölt ülve, beleértve az irodai
tevékenységen túl, pl. az autóvezetést is. Az ülőmunkát végzők jelentős többsége helytelenül, stati-
kus tartásban ül, mely különféle gerinc-, hát-, derék-, térdbetegségekhez vezethet.
Más típusú széket használunk a tárgyalóban és mást az irodában. Azért kell először a székről be-
szélni, mert a munkahely ideális kialakításának sorrendje:
- szék magasságának beállítása, majd ehhez
- asztallap magasságának beállítása.
- főnöki fotelek
- a tárgyalókban elhelyezett székek
- az irodahelyiségekben általánosan használt vendégváró székek, fotelek
- ügyintézői székek.
46
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az ügyintézői székek kialakításakor elsősorban az üléssel járó terhelésnövekedés negatív hatását
kell csökkenteni. A szék ülőlapjának és a deréktámasz magasságának állíthatósága elengedhetetlen,
mivel az asztalok jelentős része meghatározott magasságú, így csak a szék beállításával érhető el az
optimális testhelyzet. Először a szék ülőlapjának magasságát állítsuk be úgy, hogy a lábszár a
combbal legalább 90 fokos szöget zárjon be. A háttámla magasságának megfelelő beállításával ki-
alakítható az egyén számára kényelmes deréktámasz. A háttámla dőlésszöge munkahelyzetben füg-
gőleges legyen.
Ha az író- és számítógépasztalt pl. félkörben vagy L-alakban helyeztük el, célszerű görgős széket
vennünk (legalább 5 lába legyen, akkor lesz felborulás-biztos).
A szék testfelülettel érintkező részein kerüljük a természetes szellőzést gátló anyagokat (műanyag,
műbőr).
Többféle speciális székfajtát kísérleteztek kis (pl. a térdelőszék), és természetesen most is folynak
kutatások a különböző munkafázisoknak legjobban megfelelő székek kifejlesztésére.
Az asztal
Az íróasztalok magassága általában 70-75 cm, lapjuk mérete minimum 120x70 cm, maximum
210x100 cm. A korszerű íróasztalban nincs nehezen kezelhető középső fiók, a görgőn futó oldalfió-
kokban különböző irattárolásra alkalmas berendezések találhatók. Az asztal lapja legyen világos és
matt felületű annak érdekében, hogy ne legyen túl éles a kontraszt a fehér papírokkal és a lámpák
fényét ne tükrözze vissza. (Üvegfelület: tükröződik és hideg = ínhüvelygyulladás).
47
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Biztosítani kell külön monitorpolc vagy állítható asztal használatát. Amennyiben laptartó (7. és 8.
ábra) is van a képernyős munkahelyen, legyen az állítható, és a használó számára kényelmes olvas-
hatóságot biztosító helyzetben rögzíthető.
A számítógép és részei
A számítógépet úgy kell elhelyezni, hogy mind a bekapcsolása, mind a floppy és CD-ROM meghaj-
tók elérése kényelmes legyen.
A monitor szemtől való távolsága kb. 45-70 cm legyen, a képernyő szemmagasságban vagy alatta
helyezkedjen el. Úgy helyezzük el, hogy ne verje vissza az ablakokból (reluxa) vagy a lámpákból
jövő fényt. Állítsuk lefelé a monitort vagy tegyünk rá káprázatmentesítő szűrőt.
Helyes!
48
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Helytelen!
Léteznek úgynevezett ergonómikus billentyűzetek, melyek elrendezése olyan, hogy segítik a gépe-
lést, kisebb terhelésnek teszik ki a kezeinket. A billentyűzetet ps2-es és usb-s csatalakozón csatla-
koztathatjuk a számítógéphez, de léteznek már vezeték nélküli rádiós és infrás billentyűzetek is.
Trackball Touchpad
49
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az egerekből szintén többfajta létezik. Típusai: mechanikus, optikai, rádiós, infrás. Szinték kapható
vezetékes és vezeték nélküli változatuk. Csatlakoztathatjuk őket ps2-es és usb-s módon. Fajti: me-
chanikus, infravörös sugárral működő, rádiós egér.
Az egérrel azonos funkciót lát el a trackball. Itt az egér tetején található a golyó. Az egeret nem kell
a kezünkkel tologatni, elég a golyót az ujjunkkal forgatni. Itt egy optikai érzékelő figyeli a golyó
mozgását. A tuchpad, vagy érintőpad általában a hordozható számítógépekben szokott alapfelsze-
reltség lenni. Ez egy nyomásérzékelős felület, amelyen az ujjunkat kell a kívánt irányba mozgatni.
Az egérnél megszokott jobb és bal oldali gombok itt is megtalálhatóak, de a bal gomb helyettesíthe-
tő a felületen történő koppintással.
A nyomtatót, a scannert illetve a többi perifériát úgy helyezzük el, hogy azokat helyváltoztatás nél-
kül is könnyen tudjuk kezelni.
Az irattároló szekrényeket úgy kell elhelyezni az irodában, hogy azok gyorsan, kényelmesen elérhe-
tők legyenek. Méretüket az iroda nagysága és az határozza meg, hogy mit akarunk tárolni bennük.
Az irodaszekrényeket általában 180 cm magasra és 40 cm mélyre készítik. Készülnek tolóajtóval és
redőnnyel a kisméretű irodák számára.
50
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Számítógéppel támogatott munkahelyeknél ergonómiailag az L-alakú asztalelrendezés a leghaté-
konyabb, mert minden dolgozó számára biztosítva van a személyes szféra. Az asztal elrendezése
szintén merőlegesen az ablakra történjen, mivel itt számítógépes és bizonyos adminisztratív munka-
végzés folyik. A dolgozó háta mögött szintén biztosítani kell egy rakodóterületet. A megvilágítás
során külön fényforrást kell kialakítani minden asztalnál, hogy a tükröződés se a monitoron, sem
pedig a papírokon ne jelentsen problémát.
Dekoráció
Mivel az irodában napi 8 órát töltünk el, törekedjünk arra, hogy hangulatos, barátságos környezetet
alakítsunk ki. Helyezzünk el virágokat a szobában, esetleg képeket a falon. A függönyök, a kiegé-
szítők színben, stílusban harmonizáljanak egymással. Ne vigyük azonban túlzásba a díszítést (ne
tegyünk fel például csipketerítőt a tárgyalóasztalra)!
Tanirodai feladat:
1. Értékelje a taniroda berendezését ergonómiai szempontból! Térjen ki a következőkre is: mé-
ret, padlózat, festés, hangszigetelés, megvilágítás stb.!
2. Véleményezze a számítógéptermek berendezését: az irodabútorok maradéktalanul megfelel-
nek-e funkcióiknak, mennyire közelít az optimálishoz az ügyviteli (számítógépes) munkahely
kialakítása, megfelelnek-e az ergonómia szempontjainak!
51
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Felhasznált irodalom
http://net.jogtar.hu
http://PTE-IGYFK
http://sdt.sulinet.hu
http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm
http://www.mol.gov.hu
http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas
Nyíregyházi Főiskola Iratkezelési Szabályzata (www.nyf.hu)
52
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Mellékletek
NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA
NYÍREGYHÁZA
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 7
A Szervezeti és működési szabályzat 32. sz. melléklete
7
www.nyf.hu
53
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Bevezetés
I.
A szabályzatban használt fogalmak értelmezése
II.
Általános rendelkezések
56
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
2.§ Az iratkezelés felügyelete
(1) Az iratkezelés felügyeletét a főiskolai főtitkár látja el, aki egyben felelős azért, hogy a bizton-
ságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.
(2) A főiskolai főtitkár évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a sza-
bálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására.
(3) A főiskolai főtitkár tartós távollétében ezt a területet a Rektori Hivatal irodavezetője felügyeli.
(4) A szervezeti egységekben az iratkezelés felügyelete a szervezeti egység vezetőjének hatáskö-
rébe tartozik Az egységvezető a szervezeti egységben kijelöli az iratkezelést végző személyt.
(5) Az elektronikus iratkezelés használata mellett minden egységben kötelező a hagyományos
iratkezelés és annak szabályainak betartása.
(6) Az elektronikus iratkezelés a 2001. évi XXXV. tv. szabályozása alapján történik.
(7) Elektronikus iratkezelés, valamint az elektronikus irattovábbítás esetén az iratkezelési
szabályzat - a számítógépes programba építve - tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, valamint
a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos feladatokat.
III.
A küldemények átvétele, elosztása és felbontása
(2) A postai küldeményeket a Magyar Posta Rt. Debreceni Igazgatóságával kötött szerződés
szerint a Nyíregyháza 1. Posta szállítja a megállapodásban rögzített feltételekkel. Ezen kül-
deményeket a Rektori Hivatal meghatalmazott munkatársai veszik át.
57
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(8) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt ik-
tatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba, vagy a szervezeti egység ik-
tatást végző iratkezelőjéhez.
(9) A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell
a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, il-
letve átadni. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket ve-
zetni.
58
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(11) A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve helyettes felbonthatja, ha
az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz.
(12) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbon-
tására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest megbízni.
(13) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg
az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt az iratra rá kell ve-
zetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést.
(14) Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket (bélyeg, ér-
tékpapír stb.) tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg más értéket köteles az iraton - keltezve és
aláírva) feltüntetni. A pénz, illetőleg más érték további sorsáról az érdemi ügyintézés során kell
rendelkezni.
(15) A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben a
titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot újból le kell ra-
gasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzett-
hez, illetve a titkos ügykezelést ellátó szervhez kell eljuttatni.
A borítékra rá kell vezetni a "Téves bontás" szöveget és a téves bontás dátumát.
(16) A küldemények átvételénél, bontásánál az érvényben lévő biztonsági előírásokat érvényesí-
teni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezés esetén vírustalanítás
stb.).
IV.
Az iratok nyilvántartása
(2) Az iktatás
- A szervezeti egységhez érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha jogszabály másként nem
rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat be-
érkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés
módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.
59
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(3) A hagyományos iratkezelési szervezetek esetében az érkeztetés és iktatás cselekmények egy-
beeshetnek (lásd központi) vagy részben (lásd vegyes), illetve egészében (lásd osztott) szétvál-
hatnak.
(4) A küldeményeket felbontás után a főiskolán központilag, vagy annál a szervezeti egységnél
kell iktatni, amelyik az ügyben intézkedésre vagy az intézkedés előkészítésére illetékes.
Ha csak felbontás után állapítható meg, hogy az ügyben intézkedésre más szervezeti egység hiva-
tott, a küldeményt átadó könyvvel kell ahhoz továbbítani.
(5) Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett intézkedést igénylő minden ügyiratot is. Nem szabad
újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel stb. céljából más osztály által
megküldött ún. átfutó iratoknak.
(6) Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat,
továbbá a táviratokat, ajánlott és expressz küldeményeket, a faxon érkezett iratokat. (A faxon ér-
kező irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről.)
(7) A központi szervezeti egységek, ill. az egyéb szervezeti egységek iratait külön-külön könyv-
ben kell iktatni.
(8) Az iratok iktatása sorszámos rendszer szerint történik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az irat-
ra nyomásából, az annak lenyomatán felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak
az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll.
(9) Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmaznia kell:
- az intézmény és szervezeti egység nevét,
- az iktatás évének, hónapjának, napjának,
- az iktatókönyv sorszámának - kód + alszámának,
- a mellékletek számának,
- az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat.
(10) Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen
felül "iratcsomó" jelzéssel kell feltüntetni.
(11) Az iktatóbélyegzőt úgy kell az iratra - általában az irat jobb felső sarkára - rányomni, hogy a
szöveget, a címzést ne takarja. Ha nincs elegendő hely az iktatóbélyegző részére az iraton, az ik-
tatás céljára borítólapot kell felhasználni.
(12) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilvántartani kell különösen:
- tananyagokat,
- tájékoztatókat,
- meghívókat,
- bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkező iratokat,
- pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint),
- munkaügyi nyilvántartásokat,
- anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
- közlönyöket, folyóiratokat,
- visszaérkezett tértivevényeket.
(13) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, haj-
lékony lemez, CD ROM stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv "Irat
jellege" rovatába be kell jegyezni, hogy pl. "magnetofonszalag", a "Kezelési feljegyzések" rovat-
ba pedig annak tárolási helyét.
(14) Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képernyőrovatokat az iktatással megbízott iratkeze-
lő tölti ki.
61
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
- az iktatás sorszámát (iktatószám)
- az iktatás időpontját
- az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait
- a küldő iktatószámát (hivatkozási szám)
- az irat tárgyát
- az elő- és utóirat korábbi azonosító-(iktató-)számát
- az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait
- az elintézés határidejét
- az elintézés módját, idejét
- az esetleges címzett(ek)et
- a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.)
- az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét
- az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre)
(11) Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási száma,
alapszáma, függetlenül attól, hogy az ügy iratainak iktatására hány sorszám felhasználása vált szük-
ségessé. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell
kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma - tehát ahol az ügyre vonatkozó valamennyi
iratot el kell helyezni - mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. Az egyazon ügyre vo-
natkozó iratok összetartozását ilyen esetben is jelölni kell.
(12) Ha az ügyben a főiskola szervezeti egységénél iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb
beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell tüntetni, az iratokat össze kell szerelni és az
alapszámon kezelni. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valam-
ennyi irat időrendben kövessék egymást. Az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen
olvashatók legyenek.
Az ilyen iratokat borítólapban kell elhelyezni és kezelni. Ha az előirat nincs az irattárban, vagy pe-
dig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel
kell jegyezni, hogy az előirat hol található és mióta van a jelen helyen.
(13) Az intézkedésre és felhívásra több szervtől érkezett válaszokat vagy jelentéseket nem sza-
bad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni. Az iktatókönyvbe be kell
jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószá-
mot törni kell a gyűjtőív folyószámával. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyinté-
zőhöz kell eljuttatni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint
azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét a meg-
felelő rovatba a napi kelet bejegyzésével rögzíteni. A gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül
irattárba.
(14) A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata
- Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az
ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthat nyilván.
- A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív haszná-
latát jelölni kell az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így
kerül irattárba.
- A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell
csatolni, és a gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel
együtt kell kezelni.
(15) Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, betűsoros név- és tárgymuta-
tó könyvben kell mutatózni. Ha az irat több személlyel kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűje-
lénél valamennyi személyt mutatózni kell. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást
követő munkanapon kell.
- Papír alapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervezeti egységeknél az iktatott iratok-
ról név, tárgy és szükség szerint idegen számmutatót kell vezetni.
62
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
- Számítástechnikai megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és
tartalom szerint is biztosítani lehet.
(16) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követő-
en aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a szervezeti egy-
ség hivatalos bélyegző lenyomatával kell lezárni.
63
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
V.
Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában
VI.
Az iratok továbbítása, postázása
10.§ Az iratok továbbítása
(1) A központi irodavezetőnek ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bé-
lyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kezelői utasításban előírt mellékleteket csatolták-e, to-
vábbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton (az irat máso-
latán) fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzí-
teni kell.
65
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
VII.
Irattározás, irattári kezelés
12.§ Irattározás
(1) Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldték és ezt a tényt az iraton is feltün-
tették, illetve azokat, amelyeknek irattározására az illetékes vezető utasítást adott, az esetleges el-
küldés utáni láttamozás megtörténte után irattárba kell helyezni.
(2) Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett,
további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az
átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok
tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben adja át, illet-
ve szükség esetén azonos módon kapja vissza.
(3) A szervezeti egységnél levő átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi
az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának.
(4) A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másola-
tot kell készíteni.
(5) Az iktatással megbízott személyek kötelesek az ügyiratot irattárba helyezése előtt abból a
szempontból megvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Az esetleges hiányt
pótolni kell.
Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzéssel fel kell tüntet-
ni.
Az ügyiratot a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattárba kell tenni.
(6) A határidős ügyiratokat az irattárban a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni.
Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügy-
iratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv "Határidő" rovatában
ceruza-áthúzással törölni, az ügyiratokat pedig az ügyintézőhöz a munkakönyvébe való bejegyzés-
sel továbbítani kell. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot az ügyintézőhöz
a munkakönyvébe való bejegyzéssel kell továbbítani.
(7)Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok
körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügy-
kör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet (jelen Szabályzat 1. Sz. melléklete) évente felül kell
vizsgálni.
(8) Központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni ab-
ból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Ezt követően be
kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni
az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segéd-
könyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadási könyv kíséretében.
(9) Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni.
66
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
talmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és az egy-egy tételszámba tarto-
zó iratok számkörét. (Ezt a munkát a központi irattáros látja el.)
(3) A központi irattárban az iratokat szervezeti egységenként, évenként elkülönítetten, az irattá-
ri terv szerinti tételekben, ezeken belül a sorszámok rendjében kell kezelni.
(4) A központi irattár kezelésénél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését vagy
iratkapcsolók használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetőleg borítólapok
között kell kezelni.
Különleges méretű iratokat vagy ilyen mellékleteket (pl. térképek, rajzok stb.) külön kell elhelyezni,
és e tényt az iraton vagy a nyilvántartókönyvben jelezni kell.
(5) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adato-
kat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok
utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges mó-
dosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített pa-
pírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tar-
talmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
(6) A központi irattárban és a kezelési irodákban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak el-
ismervény ellenében adhatja ki hivatalos használatra a szervezeti egység dolgozói részére.
Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Egész irattári tételt csak az illetékes vezető utasítására
lehet kiadni.
(7) Másolatot csak az illetékes vezető engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt sze-
mély részére felvilágosítás vagy másolat nem adható.
VIII.
Selejtezés
IX.
Intézkedés megszűnés esetén
16.§ Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendel-
kező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonsá-
gos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.
X.
Záró rendelkezés
A Szabályzat 2003. január 1-jén lép hatályba. A hatálybalépéssel érvényüket vesztik a jog-
előd intézmények: a Bessenyei György Tanárképző Főiskola, valamint a GATE Nyíregyházi Mező-
gazdasági Főiskolai Kara iratkezelési szabályzata.
68
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
IRATTÁRI TERV - a Nyíregyházi Főiskola Iratkezelési Szabályzatának 1. Sz. melléklete
IRATTÁRI TERV
Tárgy
Tétel- (Az ügykör, iratfajta megnevezése) Megőrzési, Levéltárba
szám selejtezési idő adás ideje
(év) (év)
(NS= nem se- (HM=helyb
lejtezhető) en marad
1. 2. 3. 4.
I. ÁLTALÁNOS VEZETÉSI ÜGYEK
1. Alapító okirat NS HM
2. Tanácsülések, vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, NS 15
hangfelvételei, emlékeztetői, határozatai
3. Vezetői megbízások és felmentések (az intézményi, a NS 15
kari, az oktatási és egyéb egységek vonatkozásában)
4. Szervezeti egységek létesítése, megszüntetése, átalakítása, NS 15
integráció
5. Vezetői körlevelek, utasítások NS 15
6. Szervezeti és működési szabályzatok, ügyrendek NS 15
7. Testületek és bizottságok létesítése, működése NS 15
8. Munkatervek és jelentések, beszámolók NS 15
9. A főiskola működésére vonatkozó statisztikai jelentések NS 15
10. Jubileumi díszoklevelek adományozásának ügyintézése NS 15
11. A felsőoktatás, illetve a főiskola fejlesztésének általános NS 15
kérdései, intézményfejlesztési tervek
12. Egyezmények és kapcsolatok külföldi felsőoktatási intéz- NS 15
ményekkel
13. Bírósági és más hatósági (rendőrségi, ügyészségi stb.) NS 15
ügyek és eljárások
14. A főiskolán működő szervezetek (szakszervezet, KT, NS 15
HÖT) működésével kapcsolatos iratok
15. A főiskola ellenőrző és tanácsadó testületeinek iratai (mi- NS 15
nőségbiztosítás)
16. A főiskolához kötődő alapítványok működésével kapcsola- NS 15
tos iratok
69
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
1. 2. 3. 4.
II. KÜLSŐ ÉS BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÜGYEI
1. Arculatformálás ügyei NS 15
2. Főiskolai ünnepségek, egyéb főiskolai szintű szakmai- NS 15
tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása
3. Tájékoztató jellegű főiskolai kiadványok 5 ---
4. Bessenyei Kiadó ügyei NS 15
5. Médiakapcsolatok 5 ---
6. Együttműködés az MTA-val és más hazai felsőoktatási és NS 15
tudományos intézményekkel
7. Együttműködés hazai cégekkel és intézményekkel NS 15
8. A külső és belső hálózati kommunikációval kapcsolatos 5 ---
ügyek
9. Baráti Kör működésével kapcsolatos iratok NS 15
10. A főiskolai sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsola- NS 15
tos iratok
1. 2. 3. 4.
III. HUMÁNERŐFORRÁS ÜGYEK
1. Egyetemi, főiskolai tanári, docensi pályázatok és meghívá- NS 15
sok
2. Főállású munkaviszony létesítés, módosítás, megszüntetés NS 15
3. További jogviszonyban állók alkalmazása 10 ---
4. Főiskolán belüli áthelyezések 10 ---
5. Óraadói megbízások, külső előadók, vizsgáztatási engedé- 10 ---
lyek
6. Egyéb megbízási szerződések 10 ---
7. Fizetések, bérek, besorolások megállapítása 10 HM
8. Jutalmazások, segélyek 10 HM
9. Kedvezmények, tiszteletdíjak 10 HM
10. Érdekegyeztetéssel kapcsolatos ügyek NS 15
11. Rendes és fizetésnélküli szabadság engedélyezése 5 ---
12. Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése 5 ---
13. Fegyelmi ügyek NS HM
14. Oktatói munka hallgatói véleményezése NS 15
15. Humánpolitikai tervek, fejlesztési iratok 5 ---
16. Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek (tudományos NS 15
minősítés, habilitációs ügyek, PhD képzés)
70
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
1. 2. 3. 4.
IV. TUDOMÁNYOS MUNKÁVAL KAPCSOLATOS IRATOK
1. Hosszú távú elvi jelentőségű tudományos kutatásokkal, NS 15
kutatásfejlesztéssel kapcsolatos ügyiratok
2. Tudományos munkatervek, beszámolók, adatközlés NS 15
3. Költségvetésen kívüli kutatások ügyei NS 15
4. Kutatások finanszírozása (a kutatómunka feltételeinek 5 ---
javítása)
5. Tudományos pályázatok ügyei NS 15
6. Találmányok, újítási ügyek iratai NS 15
7. Posztdoktori és egyéb ösztöndíjak NS 15
1. 2. 3. 4.
V. OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS IRATOK
1. Az oktató - nevelő munkára vonatkozó minisztériumi ren- NS 15
delkezések, jelentések, beszámolók
2. Képesítési követelményekkel kapcsolatos iratok NS 15
3. Szakalapítással, szakindítással kapcsolatos iratok NS 15
4. Akkreditáció NS 15
5. Kreditalapú tantervek NS 15
6. Operatív tanrendi ügyek, órarend, oktatási szünet 10 HM
7. Tantárgyi programok, tantárgyi felelősök NS 15
8. Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítésével, NS 15
kiadásával kapcsolatos iratok
9. A tanszékek oktató munkájával kapcsolatos beszámolók, NS 15
jelentések
10. Továbbképzéssel kapcsolatos tanszéki ügyek NS 15
11. Felvételi eljárás előkészítése, lebonyolítása 10 ---
12. Felvételi előkészítő 5 ---
1. 2. 3. 4.
VI. KÖNYVTÁRI ÜGYEK
1. A könyvtári állomány nyilvántartásai, az állomány NS HM
reviziójával kapcsolatos iratok
2. A könyvtár kül- és belföldi kapcsolatai NS 15
3. Az állománygazdálkodással kapcsolatos iratok NS 15
4. A könyvtári szolgáltatásokkal kapcsolatos nyilvántartások 10 ---
5. Kiadványok cseréje, ajándékozása, kapott kiadványok ál- 10 ---
lományba vétele
71
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
1. 2. 3. 4.
VII. NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK
1. A főiskola oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányút- NS 15
jaival kapcsolatos iratok (Oktatók és kutatók cseréje, az
oktatók és kutatók külföldi felsőoktatási intézményben
folytatott oktató és kutató tevékenysége, külföldi ösztöndí-
jak)
2. A külföldi állampolgárságú lektorok munkájával kapcsola- NS 15
tos iratok (külföldi felsőoktatási intézmények oktatóinak,
kutatóinak működése az itteni főiskolán)
3. Nemzetközi konferenciákon való részvétel NS 15
4. Nemzetközi konferenciák rendezése a főiskolán NS 15
5. Külföldi látogatók fogadása NS 15
6. Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés NS 15
7. Nemzetközi projektek, sokoldalú nemzetközi együttműkö- NS 15
dési megállapodások
8. Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb útjai 5
9. Külföldi utak pénzügyi elszámolása (tolmácsdíjak) NS 15
10. Nemzetközi szervezetek tájékoztató jellegű anyagai 5
11. Külföldi programok, konferenciák tájékoztatói 5
1. 2. 3. 4.
VIII. HALLGATÓI ÜGYEK
1. Hallgatók személyi iratgyűjtője NS 15
Felvett hallgatók felvételi anyaga
Hallgatók iratkozási lapja
Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás
Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés
Párhuzamos képzés
Áthallgatás
Részképzés
Évösszevonás
Évkihagyás
Évismétlésre utasítás
Hallgató kizárása, eltiltása, elbocsátása, eltanácsolása
Vizsgahalasztások, ismétlések (kivéve vizsgalapok - tanszéken)
Hallgatói fegyelmi ügyek
2. Záróvizsga dokumentumok NS 15
Szigorlati jegyzőkönyv
Jegyzőkönyv szakdolgozat megvédéséről
Záróvizsga jegyzőkönyve
3. Hallgatói törzskönyv NS HM
4. Hallgatói törzskönyvi névmutató NS HM
5. Oklevélügyek NS 15
Oklevél honosítás, oklevél hitelesítés
Másodlatok kiadása
6. Hallgatói jogviszony igazolása, indexkivonat 5
7. Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői NS 15
72
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
8. Tandíjak NS 15
9. Ösztöndíjakkal kapcsolatos ügyiratok NS 15
Ösztöndíj-nyilvántartások
Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei
BURSA HUNGARICA Ösztöndíj
10. Szakmai gyakorlatokkal kapcsolatos iratok NS 15
Külföldi szakmai gyakorlatok
11. Hallgatói tudományos munkával kapcsolatos iratok NS 15
Tudományos diákkörök, TDK és OTDK konferenciák ügyei
Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos iratok,
összesítések
12. Hallgatók hadkötelezettségével kapcsolatos ügyek NS 15
13. Diákhitellel kapcsolatos ügyek 5
14. Kollégiumi felvételekkel kapcsolatos iratok 5
15. Adatlapok 5
1. 2. 3. 4.
IX. A KOLLÉGIUM ÜGYIRATAI
1. Kollégiumi szabályzatok NS 15
2. A kollégium vezetése, hallgatói önkormányzat a kollégi- NS 15
umban
3. Kollégiumi felvételi ügyek 5
4. Kollégiumi fegyelmi ügyek 5
5. A kollégium gazdasági és egyéb adminisztratív ügyei NS 15
6. Kollégiumi térítések 5
1. 2. 3. 4.
X. PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI VONATKOZÁSÚ IRATOK
1. Költségvetési és számviteli ügyek NS 15
2. Pótelőirányzat NS 15
3. Bérgazdálkodás, TB ügyek, családi pótlék NS 15
4. Statisztika (bevallás, jelentés, adatszolgáltatás, igazolás)?? NS 15
5. Személy- és bérügyek NS 15
6. OM és egyéb országos hatáskörű szerv egyéb intézkedései NS 15
7. Jutalom, jubileumi jutalom, kitüntetés NS 15
8. Kisjavítás megrendelése 5 ---
9. Nagyjavítások 5 ---
10. Egyéb levelezések 5 ---
11. Beruházás, állóeszköz megrendelés, felújítás (árajánlat, 5 ---
szakvéleménykérés)
12. Egyéb megrendelések (Irodaszerek, nyomtatványok, fo- 5 ---
gyóeszközök beszerzése, elszámolása)
13. Egyéb gazdasági ügyek (Alapítvány, pályázat) 10 ---
14. Nemzetközi kapcsolatok 10 ---
15. Főiskolán belüli levelezés, körlevél 5 ---
16. Számla (reklamáció), számlanyitás 5 ---
17. Átadás-átvétel, selejtezés, értékesítés, leltározás NS 15
18. Ellenőrzés NS 15
73
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
19. A főiskola üdülőivel kapcsolatos ügyek (faházak, üdülők, 10 ---
üdültetés, vendégház)
20. Szerződéskötések, együttműködési megállapodások NS 15
21. Saját hatáskörű előirányzat-változtatás, átvett pénzeszkö- NS 15
zök, támogatások
22. Adóügyek, ÁFA 5 ---
23. Szerződéses munkák 10 ---
24. Gépjárművek 5 ---
25. Biztosítási ügyek 10 ---
26. Munka-, tűz-, vagyonvédelem 15 ---
27. Megbízási szerződés 10 ---
28. Világbanki projekt NS 15
29. Tangazdaság 15 ---
1. 2. 3. 4.
XI. VEGYES ÜGYEK
1. Biztonságpolitikai ügyek (munkavédelem, tűzrendészet, NS 15
polgári védelem)
2. Orvosi rendelők, egészségügy NS 15
3. Irattárral kapcsolatos ügyiratok NS 15
4. A Rektor és a Rektori Hivatal vegyes adminisztratív ren-
delkezései. (Az intézmény vezetésével és a dolgozókkal
kapcsolatos - máshová nem sorolható - vegyes ügyek.)
5. Bélyegzők nyilvántartása NS 15
74
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
A levéltári törvény8
Tartalomjegyzék
I. Fejezet
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A törvény célja
A törvény hatálya
Értelmező rendelkezések
Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai
A levéltári anyag védelmének irányítása
II. Fejezet
A KÖZIRAT
A köziratok kezelése és védelme
Az iratkezelési szabályzatok kiadása
A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése
A köziratok levéltárba adása
III. Fejezet
A KÖZLEVÉLTÁR
A közlevéltár feladatai
A közlevéltárak és illetékességük
A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei
Általános levéltárak
Állami szaklevéltárak
Települési önkormányzat levéltára
Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára
IV. Fejezet
A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA
A közlevéltár anyagában történő kutatás
A használat egyéb módjai
Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén
V. Fejezet
A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME
Nyilvános magánlevéltár
A maradandó értékű magániratok védelme
VI. Fejezet
VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
8
http://www.mol.gov.hu/
75
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
1995. évi LXVI. törvény
a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről1
Az Országgyűlés a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a köz-
feladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a
nemzet kulturális örökségének részét képező levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának
és használatának alapvető szabályairól a következő törvényt alkotja:
I. Fejezet
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A törvény célja
1. § E törvény célja annak biztosítása, hogy
a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közér-
dekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használha-
tó forrásanyaggá váljék;
Értelmező rendelkezések
3. § E törvény alkalmazása során
a) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;
b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban
meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;
c) irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával
készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy
76
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és
bármely eljárással keletkezett;
d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfel-
adatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
e) magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes sze-
mélyek tulajdonában lévő irat;
f) irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az
irattárába tartozó iratok összessége;
77
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai
4. § Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes sze-
mélyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzésé-
ről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni.
5. § (1) Köziratot, valamint közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot elide-
geníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolyta-
tott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos.
(2) A megrongálás, az egyéb módon történő használhatatlanná tétel, továbbá a megsemmisítés ti-
lalma a nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagra és a védett levéltári anyagra is kiterjed.
(3) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki a közlevéltárban őrzött,
köziratnak nem minősülő levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére csereszerződés
útján történő elidegenítését.
6. § (1) Közlevéltárban és nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagot, továbbá védett le-
véltári anyagot az ország területéről kivinni csak a művelődési és közoktatási miniszter engedélyé-
vel szabad. Köziratot és közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot az ország
területéről csak ideiglenesen lehet kivinni.
(2) A levéltári anyagról, annak külföldre vitele előtt, a Magyar Országos Levéltár vagy az őrző le-
véltár biztonsági másolatot készít.
78
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
II. Fejezet
A KÖZIRAT
A köziratok kezelése és védelme
9. § (1) A közfeladatot ellátó szerv köteles
a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyil-
vántartásba venni;
b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli
segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni;
c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat
az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba
bejegyezni;
d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő esz-
közöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni;
e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellen-
őrzése mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről,
valamint használatra bocsátásáról gondoskodni;
f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a
szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevél-
tár) engedélyével kiselejtezni;
g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédle-
tekkel együtt - a 12. §-ban előírtak szerint - saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.
79
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Az iratkezelési szabályzatok kiadása
10. § (1) Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki a Kormány - a Magyar Országos Levéltár véle-
ményének kikérésével - a minisztériumok és az országos hatáskörű szervek részére.
(2) Az ágazati irányítást ellátó miniszter, országos hatáskörű szerv vezetője egységes iratkezelési
szabályzatot ad ki az államigazgatási szervek, a fegyveres erők, a rendvédelmi szervek és a polgári
nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint az állami intézmények és a helyi önkormányzati intézmé-
nyek részére. Az igazságügyminiszter adja ki az egységes iratkezelési szabályzatot - a Legfelsőbb
Bíróság kivételével - a bíróságok részére, a legfőbb ügyész pedig az ügyészségek részére.
(3) A (2) bekezdésben említett szervek egységes iratkezelési szabályzatának kiadásakor a Magyar
Országos Levéltár egyetértési jogot gyakorol.
(4) Az (1)-(2) bekezdésben nem említett közfeladatot ellátó szervek, valamint a Legfelsőbb Bíróság
egyedi iratkezelési szabályzatot készítenek, amelyet az illetékes közlevéltárral egyetértésben adnak
ki. A helyi önkormányzatok az iratkezelési szabályzatukat - a belügyminiszternek a művelődési és
közoktatási miniszterrel egyetértésben kiadott - iratkezelési mintaszabályzata alapján készítik el.
(5) A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek
kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok
levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A közlevéltárak
egyetértési jogának gyakorlása kapcsán keletkezett vitában a művelődési és közoktatási miniszter
dönt.
A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése
A KÖZLEVÉLTÁR
A közlevéltár feladatai
13. § A közlevéltár feladatkörében
a) a 31. §-ban meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi
körébe tartozó szervek nem selejtezhető köriratait;
b) gyűjti (jogszabály alapján vagy ajándékként átveszi, illetőleg megvásárolja), valamint ingyenes
letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot;
c) az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan
megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezé-
sével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján -
feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi;
d) az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;
e) a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós
állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratke-
zelésének rendjét;
f) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gon-
doskodik, ezekről, illetőleg különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy
készíttet, és annak egy példányát - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a Magyar Országos
Levéltár biztonsági filmtárának átadja;
g) levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag
felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos
munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában;
h) a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevé-
kenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti;
81
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
i) a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot
adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik.
A közlevéltárak és illetékességük
14. § (1) A közlevéltár lehet általános levéltár, állami szaklevéltár, települési önkormányzat, köztes-
tület, közalapítvány, illetőleg jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltá-
ra.
(2) A közlevéltár illetékességét a köziratokat illetően e törvény, a köziratnak nem minősülő levéltári
anyagot illetően az általános levéltárak tekintetében a művelődési és közoktatási miniszter, egyéb
közlevéltár tekintetében pedig - a művelődési és közoktatási miniszter egyetértésével - a fenntartó
határozza meg.
b) rendelkezzék a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő
páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem hasz-
nálható, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal), kutató-
teremmel és a működéséhez szükséges egyéb feltételekkel.
(2) Közlevéltárat létesíteni csak az (1) bekezdés a) és b) pontjában meghatározott feltételek együttes
biztosításával lehet.
Általános levéltárak
16. § (1) A levéltárral nem rendelkező közfeladatot ellátó szervek levéltári anyaga az általános le-
véltárak illetékességi körébe tartozik. Általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg,
a megszűnő levéltár anyagának átvételére illetékes közlevéltár megnevezésével.
(2) Általános levéltár a Magyar Országos Levéltár, valamint a megye (főváros) önkormányzata által
fenntartott közlevéltár.
17. § (1) A Magyar Országos Levéltár központi általános levéltár. Illetékességi körébe tartozik a
köztársasági elnöknek és hivatalának, az Országgyűlésnek és hivatalának, továbbá az országgyűlési
biztosok hivatalainak, az Alkotmánybíróságnak, a miniszterelnöknek és hivatalának a - 19. § (2)
bekezdésében meghatározott kivétellel - a minisztériumoknak és az országos hatáskörű szerveknek,
valamint az ezek közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó intézményeknek és külképviseleti
szerveknek, a Legfelsőbb Bíróságnak, a Legfőbb Ügyészségnek, az Állami Számvevőszéknek és a
Magyar Nemzeti Banknak, valamint mindezen szervek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá min-
den, levéltárral nem rendelkező országos köztestület és közalapítvány levéltári anyaga.
82
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
b) összesíti, továbbá a közlevéltárak közreműködésével értékeli a köziratok kezelésének országos
tapasztalatait, és erről évente jelentést tesz a művelődési és közoktatási miniszternek;
h) a hazai közlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányát biztonsági filmtárában
megőrzi;
i) részt vesz a levéltárosok felsőfokú képzésében, és ellátja a középfokú levéltári szakképzéssel
kapcsolatos feladatait;
j) évente nyilvánosságra hozza a közlevéltárak gyarapodását, a kutatási korlátozás alól felszabadult
iratok jegyzékét.
18. § A megyei (fővárosi) közlevéltár területi általános levéltárként a megye (főváros) önkormány-
zatának közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó
önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári
anyaga, továbbá a megye (főváros) területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem
tartozik más levéltár illetékességi körébe.
Állami szaklevéltárak
19. § (1) Állami szaklevéltár a Hadtörténelmi Levéltár, a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára és
a Vízügyi Levéltár, valamint az állam által fenntartott felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy
egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára.
(2) A szaklevéltár illetékességi köre
a) a Hadtörténelmi Levéltár esetében a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Parancs-
noksága, valamint az ezek közvetlen felügyelete vagy irányítása alá tartozó katonai szervezetek,
b) a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára esetében a Központi Statisztikai Hivatal és az ennek
közvetlen felügyelete alá tartozó szervek,
c) a Vízügyi Levéltár esetében a Közlekedési, Hírközlési és Vízügyi Minisztérium felügyelete alá
tartozó vízügyi szervek,
d) a felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltá-
ra esetében a fenntartó szervlevéltári anyagára, továbbá mindezek jogelődeinek működése során
keletkezett levéltári anyagára terjed ki.
(3) A (2) bekezdés d) pontjában meghatározott szaklevéltár létesítését és megszüntetését - a szerv
felügyeletét vagy irányítását ellátó miniszter (országos hatáskörű szerv vezetője) véleményének
előzetes kikérésével - a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezi.
(4) Megszűnő szaklevéltár anyagának elhelyezéséről a művelődési és közoktatási miniszter gondos-
kodik.
83
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Települési önkormányzat levéltára
20. § (1) A települési önkormányzat a testülete, hivatalai és intézményei, valamint ezek jogelődei
levéltári anyagára kiterjedő illetékességgel közlevéltárat létesíthet. A levéltár a fenntartó önkor-
mányzat közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik.
(2) Települési önkormányzat levéltárának létesítéséhez a művelődési miniszter előzetes hozzájáru-
lása szükséges. A miniszter megtagadhatja a hozzájárulást, ha a létesítendő levéltár folyamatos mű-
ködésének személyi és dologi feltételeit [15. § (1) bekezdés] hosszabb távon nem látja biztosított-
nak. Ha a levéltár működését meghatározó feltételek megszűnnek, a miniszter visszavonhatja hoz-
zájárulását. Ebben az esetben a fenntartó önkormányzat köteles a levéltárat megszüntetni.
(3) Ha a települési önkormányzat megszünteti levéltárát, annak anyagát a területileg illetékes me-
gyei (fővárosi) levéltárban kell elhelyezni. Ilyen esetben a települési önkormányzat a levéltár céljait
szolgáló vagyonát használatra köteles átengedni a megyei (fővárosi) önkormányzatnak.
(3) A közlevéltár a kutatási kérelemről és a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet.
23. § (1) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év le-
járta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban
folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi.
Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltári anyagot őrző közlevéltár
engedélyezi.
(2) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven belüli
levéltári anyagban - ideértve a belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó
levéltári iratokat is - a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a (3) bekezdésben meghatározott
kuratórium engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában, továbbá az 1991. évi
LXXXIII. törvény 2. §-ában meghatározott iratokban a kutatást a kuratórium engedélyezi.
84
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(3) A kuratórium tagjai: a Magyar Országos Levéltár, a Politikatörténeti Intézet és az 1956-os Ma-
gyar Forradalom Történetének Dokumentációs és Kutató Intézete - közalapítvány által kijelölt egy-
egy személy, továbbá a Magyar Tudományos Akadémia által kijelölt két személy.
24. § (1) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az
érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a
halálozás éve nem ismert, az érintett születéstől számított kilencven év, ha pedig a születés és a ha-
lálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év.
(2) A védelmi idő lejárta előtt is kutatható az (1) bekezdésben meghatározott levéltári anyag, ha
a) a kutatás - a kérelmező költségére - anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy
b) a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a
kutató kérésére hozzájárult, vagy
c) a kutatásra tudományos célból van szükség - feltéve, hogy a 22. §-a (1) bekezdésében meghatá-
rozott harminc, illetőleg tizenöt év már eltelt - és a kutató a (3) és (4) bekezdésben meghatározott
követelményeknek eleget tesz.
(3) A közlevéltár a (2) bekezdés c) pontja szerinti tudományos célú kutatást akkor köteles engedé-
lyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó
szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását.
(4) A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes ada-
tokat az Avtv. 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatko-
zatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét.
25. § (1) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot
vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő
hozzájárulásával folytatható kutatás.
(2) A tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár írásban köteles közölni.
85
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(3) Tájékoztatás érdekében közlevéltár kutatást - díjtalan szolgáltatásként - csak jogszabály alapján
vagy fenntartója utasítására végez.
28. § A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot kutatási célból más levéltárnak, illetőleg
kiállítás céljából szerv számára - külön jogszabály alapján - meghatározott időre kikölcsönözheti.
Az iratot átadó szerv, illetve jogutódja részére a kölcsönzést ügyviteli célból a levéltár köteles en-
gedélyezni. A kölcsönzési kérelem másolattal is teljesíthető.
Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén
29. § (1) A kutatási vagy a tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérel-
mező bírósághoz fordulhat.
(2) A per megindítására és az eljárás lefolytatására - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - az Avtv.
21. § (2)-(7) bekezdésének szabályai az irányadóak.
(3) A kérelmező saját adataira vonatkozó tájékoztatási kérelmének megtagadása estén a bírósági
eljárásra az Avtv. 17. §-ának szabályait kell alkalmazni.
V. Fejezet
A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME
Nyilvános magánlevéltár
30. § (1) Az a természetes személy, továbbá az a nem közfeladatot ellátó szerv, amely a tulajdoná-
ban vagy birtokában lévő maradandó értékű iratainak tartós megőrzése céljából levéltárat létesít
vagy tart fenn, és vállalja a (2) bekezdésben foglalt követelmények teljesítését, a Magyar Országos
Levéltárnál kezdeményezheti levéltárának nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését. A
nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzést - a Magyar Országos Levéltár javaslatára - a műve-
lődési és közoktatási miniszter engedélyezi.
(2) A nyilvános magánlevéltár
a) levéltári anyagának jegyzékét - nyilvántartás céljából - a Magyar Országos Levéltárnak átadja;
b) levéltári anyagának kezelésére és őrzésére a közlevéltárak számára előírt szabályokat alkalmaz-
za;
86
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(2) A művelődési és közoktatási miniszter engedélyezheti a káptalani vagy konventi hiteleshelyi
levéltárak anyagának az illetékes hazai egyházi levéltárban, más köziratnak nyilvános magánlevél-
tárban történő elhelyezését, ha a levéltár fenntartója az anyag őrzését, kezelését és használatát ille-
tően biztosítja a 15. § (1) bekezdésében meghatározott feltételeket, és az anyag kutathatóságát a
közlevéltárban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi.
32. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - irattári anyaguk
kezelésének módját maguk alakíthatják ki, de az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérhetnek,
vele a segítségadás rendszeres módjára, illetve az iratok ajándékként vagy ingyenes letétként való
megőrzésére vonatkozóan megállapodást köthetnek.
(2) A közlevéltárnak az (1) bekezdés szerinti megállapodással átadott iratok kutathatóságát az aján-
dékozó, illetőleg a letétbe adó meghatározott időtartamra korlátozhatja.
(3) A tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok kötelesek iratke-
zelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni, irattári anyagukat a szabályzatban
foglaltak szerint kezelni, a helyszíni tájékozódást - az üzemi és az üzleti titkok védelmének biztosí-
tása mellett - a közlevéltár számára megengedni, nem selejtezhető irataikat - ha azok feladataik ellá-
tásához már nem szükségesek - részére átadni. Ezen szervek közlevéltárba adott irataik kutathatósá-
gát illetően a (2) bekezdésben foglaltak szerint rendelkezhetnek.
33. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának ügyviteli szempontból elévült részét,
továbbá a természetes személyek irathagyatékát, ha az tartamát vagy egyéb jellegzetességeit tekint-
ve megfelel a 3. § j) pontjában meghatározott ismérveknek, s az iratot nem levéltár őrzi, a művelő-
dési és közoktatási miniszter védett levéltári anyaggá nyilváníthatja.
(2) A védett levéltári anyaggá nyilvánítást a tulajdonos bármely közlevéltárnál vagy - a 34. §-ban
meghatározott kivétellel - bármely levéltár a tulajdonos egyetértésével kezdeményezheti.
(3) A védett levéltári anyagot a Magyar Országos Levéltár nyilvántartásba veszi, s az anyagról biz-
tonsági másolatot készíthet. A biztonsági másolatról további másolat készítését, valamint az abban
folytatható kutatást a tulajdonos, ha a kutatás személyhez fűződő jogait vagy jogos érdekeit sértené,
meghatározott időtartamra megtilthatja.
(4) A védett levéltári anyag szakszerű megőrzése és kezelése érdekében az illetékes levéltár a szük-
séges konzerválási, restaurálási munka elvégzéséhez segítséget nyújt, illetőleg ingyenes szaktaná-
csot ad. Az illetékes közlevéltár a védett levéltári anyag állapotát illetően a helyszínen tájékozódhat.
(5) A védett levéltári anyag elidegenítése esetén a védetté nyilvánító határozatban megjelölt levéltá-
rat elővásárlási jog illeti meg.
(6) Az elővásárlási jog gyakorlásáról - az ajánlat kézhezvételétől számított harminc napon belül - az
(5) bekezdésben meghatározott levéltár nyilatkozik. Elidegenítés esetén az új tulajdonos a levéltári
anyag őrzési helyét a Magyar Országos Levéltárnak köteles bejelenteni.
34. § (1) Az a tulajdonos, aki 1867 előtt keletkezett iratát vagy a keletkezés idejétől függetlenül
valamely jelentős közéleti személyiség irathagyatékát, továbbá - egyéb vagyontárgyaitól elkülöní-
tetten - irattári anyagának maradandó értékű részét kereskedelmi forgalomba kívánja bocsátani,
köteles azt először a Magyar Országos Levéltárnak megvételre felajánlani vagy védetté nyilvánítás
céljából bemutatni. Ha a Magyar Országos Levéltár a tulajdonos által megjelölt vételárat nem tudja
kifizetni, kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását.
87
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
(2) Állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szerve-
zet privatizálását követően is csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint
lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhető iratokat az új tulajdonos nem kívánja megőrizni, azokat az
illetékes közlevéltár részére át kell adnia. Ha az új tulajdonos a nem selejtezhető iratokra igényt tart,
az illetékes közlevéltár kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását.
(3) Az állam vagy a helyi önkormányzat által fenntartott múzeum, könyvtár a gyűjteményébe tarto-
zó maradandó értékű iratokat a védett levéltári anyagról vezetett nyilvántartásba bejelenti, s ezen
iratokban a kutatást a közlevéltárakra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi.
VI. Fejezet
(8) A törvény 10. §-a szerinti iratkezelési szabályzatokat 1998. december 31-ig kell elkészíteni.
36. § E törvény hatálybalépésével egyidejűleg
1. az Avtv. 30. §-a i) pontjának második fordulata hatályát veszti, valamint az Avtv. 19. §-ának (1)
bekezdésében „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó szerv és személy” szövegrész
helyébe „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott
egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy” szövegrész lép;
88
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
2. az Avtv. 2. §-ának 3. pontja helyébe a következő szöveg lép:
„közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatá-
rozott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá
nem eső adat;”
3. az Avtv. 19. §-ának (2) bekezdése a következő mondattal egészül ki:
„E szervek hatáskörében eljáró személyek neve és beosztása - ha törvény másként nem rendelkezik
- bárki számára hozzáférhető, nyilvános adat.”
4. az Avtv. 19. §-a a következő (4) és (5) bekezdéssel egészül ki:
„(4) Az (1) bekezdésben említett szervek hatáskörében eljáró személynek a feladatkörével össze-
függő személyes adata a közérdekű adat megismerését nem korlátozza.
(5) Ha törvény másként nem rendelkezik, a belső használatra készült, valamint a
döntéselőkészítéssel összefüggő adat a keletkezését követő harminc éven belül nem nyilvános. Ké-
relemre az adatok megismerését a szerv vezetője e határidőn belül is engedélyezheti.”
89
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt
Tartalomjegyzék
ÜGYVITELI ISMERETEK...................................................................................................................................... 0
AZ ÜGYVITELI MUNKAFOLYAMATOK............................................................................................................ 1
AZ ÜGYVITEL .......................................................................................................................................................... 1
ÜGYVITELI ALAPFOGALMAK .................................................................................................................................... 1
A leggyakrabban használt ügyiratok csoportosítása ............................................................................................. 4
AZ ÜGYVITELSZERVEZÉS ......................................................................................................................................... 6
AZ ÜGYIRATKEZELÉS .............................................................................................................................................. 8
Az ügyiratkezelés szervezete .............................................................................................................................. 8
Az ügyiratkezelés folyamatábrája ....................................................................................................................... 9
Az ügyiratkezelés szakaszai...............................................................................................................................10
I. Nyilvántartásba vétel .................................................................................................................................................. 11
II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában................................................................................................................ 21
III. Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés ........................................................................................................................ 30
A minősített adatok kezelésének fontosabb szabályai .........................................................................................39
Más szervtől érkezett minősített irat átvétele .................................................................................................................. 40
Minősített adathordozó sokszorosítása ........................................................................................................................... 41
A minősített adathordozó őrzése .................................................................................................................................... 41
A minősített adat átadása, továbbítása, visszavétele ........................................................................................................ 42
A minősített adathordozók selejtezése ............................................................................................................................ 42
A KORSZERŰ IRODA BERENDEZÉSÉNEK ERGONÓMIAI SZEMPONTJAI ...............................................43
Az iroda mérete, a benne dolgozók száma ...................................................................................................................... 43
Az iroda falburkolata, padlózata, zajszintje..................................................................................................................... 45
Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása ......................................................................................................... 45
Az iroda szellőztetése .................................................................................................................................................... 46
Az iroda berendezési tárgyai .......................................................................................................................................... 46
MELLÉKLETEK ....................................................................................................................................................53
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT .........................................................................................................................53
A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ..........................................................................................................................................75
TARTALOMJEGYZÉK ..........................................................................................................................................90
90
TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt