‘QoDeRWCONDE SANTANDER Ni bee Sk ttt Facto oven fer asec sD i. a (00000007 ~ Consecutive 039 ~ 2020 CIRCULAR N° 039 PARA: _ SUPERVISORES Y CONTRATISTAS DE LA SECRETARIA DE SALUD DE SANTANDER ASUNTO: —Presentacién de actas de inicio, documentos de ejecucién, solicitudes de obligacién contralda y demas’ soportes por parte de contratistas y supervisores. ~ Publicaci6n en el portal de contratacién SECOP lI FECHA: 10 de marzo de 2020 Tenlondo en cuenta lo establecido en el estaulo general de contratacion, el ceoreto 1082 de 2016, la rosolucién N° 12629 de 2018 moditicada por la Resolucion 6302 del 21 de abril de 2017, expodidas por la Gobernacién de Santander, (Menual de Contratacién del Departamento de Santander) y la resoluesén N° 8200 del 02 de junio de 2017 expedida por la Gobemacién ce Santander (Manual de Funciones y/o Actividades que deben cumplir los Inlerventores y/o Supervsores del Departamento de Santander) en donde se indica la tesponsablidad de cada supenisor mantener actuaizado el expediente contractual fenviando de manera oportuna la documentacién requerida para la publicacién en SECOP; la Secretaria de Salud. Departamental prosenta las directrices que deben seguir los supervgores y contfallstas para la presentaci6n de documentos de ejecucion, solicitudes de dblgacién contraida, demas soportes y publicacién de los mismos como ‘avance en tos, expecientes contractuales en la plataforma dol sistema electronica de contratacién péblica (SECOP I). oBJETO El objeto do [a presente circular es recordar fa importancia de publicar los documentos que fuser patte Je los oxpesientes contracluales de los procesos de contratacién que se daolanten en la Secretaria ce Salud de Santander. 1A parir do la prosente vigencia el Departamento de Sentander esta atendiendo fas Girectheas emanadas por Colombia Compra Eficlente referents a la publeacién do la contratacién a través de la plataforma del sistema electronico de contratacién publica Genominago SECOP I el cual el contralsta en aural do proveedor carga en el sistema la propuesta y cuentes o facturas de cobra ZQUE SE PUBLICA EN SECOP 117 La publiacién en SECOP II aplca para todas las modalidades de contratacin y todos fos coriraoe y convonios que realicen las Enidades Estatales que sean financiados con feourses puisices y que no se encuentre exento de publicadién. Para cumplir con este principio ee nocesara publicar ios siglentes documentos: a) Los estudios y documentos previos; 'b) Elaviso de convocatoria; @ge yoann 503 [C2 LewCCOBERNADONOESARTANDER wR NS eek it Fee an 0 reve rt SR SOD Speen Sn aan ean eT aa ange Clint aoa feonor A CIRCULAR fsa canta aaa laa Ah aes = 2) Los piegos de condiciones 6 Ta taco 4) Las adendas. ©) La oferta del proponente adjusicatario. 4) Elinforme de evaluacion, 9) El contrato 0 minute hh) Cualguier otro documento expedido por ta eontidad estatal durante el proceso de contratacién (designacién del supervisor, acta de inicio, aprobacién de pélizas, actas de recibo parcial o final, informes de supervisi6n, actas de suspensién, actas aclaratorias, actas de reinicio, adiciones, otros|, actas de terminacion, actas de Iiquidacién, entre otros) 2CUANDO SE DEBE PUBLICAR EN EL SECOP II? La Secretaria de Salud de Santander, en cumplimiento de las normas vigentes, esta obligada publicar en el SECOP Il los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratacién deniro de los tres (3) dias siguientes a su expedicién, tiempo maximo establecido. RESPONSABILIDAD DE PUBLICACION DE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES. En cumplimiento de la normatividad sobre publicidad de expedientes contractuales, es claro ue la responsablidad para publicar en el sistema electrénico de contratacién pdblica recae fen ia offcina gestora, pero dependiendo do fa otapa en que se encuentre el contrato, esta responsabilidad se traslada a ciettos funcionarios ast Etapa_de_estructuracién: en esta etapa la responsabilidad de publicar los documentos que se goneren estén en cabeza del Coordinador del Grupo do Contratacién y Apoyo Jutidico, junto con el funcionario encargado de publicar en las plataformas, Etapa do ojecuelén: en esta etapa la responsabilidad de publicar los documentos recae en el supervisor y ot contratisa, NOTA: Para efectos de la presente circular la otapa de estructuraciOn inicia con fa solictud <éel requerimiento hecha al Secretario de Salud por parte del Director 0 Asesor que tenga la nevesidad de contratacion y finaliza con publicacién del registro presupuestal (RP) y aprobacién de ta péliza de garantla en SECOP ll La etapa de sjecucién comprende desde la publicacién del acta de inicio junto con los Corliicados de afliacion a la ARL e induccién de seguridad y salud en el trabajo hasta la ‘torminaelén 0 liquidacién del contrato, INIGIACION DEL CONTRATO Para la iniiacién de todos los contratos es indispensable cumplir con lo siguiente: 4. Aprobacién de la poliza de garantia de cumplimiento de! contrafo en SECOP Il. (La ‘aprobacién se hard por e! Coordinador del Grupo de Contratacién y Apoyo Juridica de la Secretaria de Salud, previa presentacién de la péliza de garantia Unica, ‘lausulados y constancia de pago, en SECOP II). 2. Certiicados de afliacion ARL e induccién de seguridad y salud en el trabajo 3, Expedicién del Registro Presupuestal. ‘Una vez cumplido lo anterior, el supervisor del contrato debe ingresar con su usuario y contrasefia a SECOP II y verficar la fecha de aprobacién de fa poliza de garantia Unica, al igual la fecha del registro presupuestal y de afliacién ARL; teniendo en cuenta la ditima fecha de expedicisn de dichos documentos, se fara fecha de iniciacién del contrato, @ge‘CODERAGONDE SANTANDER Me anes elie fea Gata ee ; CIRCULAR fmcor enon oc Gah ana ba sae En caso, donde la fecha de iniciacién sea superior a la fecha de cobertura a riesgos laborales y al amparo de las garantias en los términos establecidos en ef contrato, ol contratista debera actualizar los documentos, ampliando las vigencias, y presentar rnuevamente al Grupo de Contratacién y de Apoyo Juridico los documentos en las ‘condiciones ya definidas. Esto una ver el supervisor del contrat ado el a ‘de Contratacion y A\ ara revisi6n de la misma en el SECOP Il Nota: fn atonciin # to resoticion ndmoro ODC858 del 26 do diciembre de 2016, por mado de le cul so etl andi de cas. vd do is ptsfomastelgesy 20 eae a dd fra de en as eras y cas spoons, socumento do nleack % eCémo consultar fecha de aprobacién de péliza por parte del supervisor? 4. Ingrese al buscador de google “buscar SECOP IT” Google | sept ee 2. Click en YA ES USUARIO REGISTRADO? eee On 3. Diligencie con sus datos (usuario y contrasefta):GOcERNACONDE SANTANDER Nace CIRCULAR [since se 5, En la pantalla de administacién de contratos, digite el niimero de contrato del ‘contrailsta cick en buscar y luego en detalle del contrato vigente “se encuentra en te bare derecha"CIRCULAR Bat Rink lant ant ere a pe ® eCémo se deben presontar tos documentos de ejecucién, solicitudes do obligacién contraida y demés soportos? eben presentarse organizados de la siguiente forma: PAQUETE A, (Requisitos financleros). Este grupo de documentos debe folirse en orden ‘ascendente iniciando desde uno (1), ademas el paquete debe entregarse legajado a cfiio y {on garcho plstico. Los documentos que hacen parte de este paqueto son ios siguientes: Para contratos do prostacién de servicios profesionales 0 apoyo ala gestién: 2), Sofcitud de obfigaciin contatda (2 ejemplares) 1) Formato cuenta de cobro; @) Certiicacién bancaria de fa cuenta on ta cual se cancelarén los honoratos; 4) Certicaciintibutaria formato DIAN (solo para a primera cuonta): 89} Carta diigida a fa Direccién Técnica do Tesoreria del Departamento, 9. Planilas y pagos do sequrded social integral correspondianto al period que se cobra (cogtn las conciciones esteblecidas por a! Decreto N° 1273 del 23 de allo de 2016) ‘con visto buano del supervisor, 19) Copia do resolucién de pensidn(aptica para contratistas pensionados): 1h) Factura Original (slo requiere) Para contratos cuyo proceso obedeci6 a invitacién publica o contratos y convenios interadministratives: 4a) Solicitud de obligaci6n contraida (2 ojomplares); }) Cotiicacién bancaria do 1a cuenta on la cual se canceleré ef bien 0 servicio ‘suministrado; 0 e! aporte establecido en ef convento; ) Certiicacién de estar a paz y salvo por concepto de seguridad social integral y parafiscales (cottiicado de antecedentes disciplinarios de ta Junta Central de Contadores y copia tarjeta profesions! del contador): ¥ @) Planilas de pago de aportes a! sistema integral de seguridad social (cudndo sea ‘requerido por el supervisor}; @) Factura Original. PAQUETE 8, (Requisites Juridicos), Este grupo de documentos debe ir foliado de acuerdo ‘eon el archive particular de cada expediente contractual, segtin el consecutivo que puede ser consultado en SECOP Il Este paquete dave estar legajado a oficio y acompafiade por una carta remisoria drigida af Coordinador del Grupo de Contratacién y Apoyo Juridico, a la cul corresponde 1 vitimo ‘nlimero de foliacién del paquete. Los documentos que hacen parte de este paquete son ios siguientes: Para contrates de prestacién de servicios profesionales o apoyo a la gestion: 2). Formato cuenta de cabro ») Informe cel supervisor, ©) Acta do recibo parcial: 4) Informe de actividades del contratista; y 9). Soportes do ofocucién.COBERNAGONDESANTANGER ME CANES Races ieee he ist Foe est 0 ‘owe er see RADE GUID ‘rca Sup aie Nop dere a no To Oe ae comesigas oa aa" inaaiaiian Ballagh Cink oe = SaeE CIRCULAR a Cah Zsa ao En ia ditima cuenta el contratista dobo presentar fos siguientes documentos: ) Formato cuenta de cobro ) Informe dol supervisor final; (9) Acta de rocibo final; ©) Informe de actividades del contratsta: ©) Sopartes de ejeoucién; 1) Pazyy salvo de forest: 9g). Acta de terminacién por mutuo acuerdo (si es el caso): ¥ 1h) Acta de fiquidacién por mutuo acuerdo. Para contratos cuyo proceso obedecié a invitacién publica 0 contratos y convenios interadministrativos deberdn acreditar lo siguiente: . formatos dosartos. nite, excepto: a) For ‘de cobro, 6) Paz y Salvo de forest © Adiclonaimente deben presentar: Constancia y/o certicado de entrada al ‘Aimacén de la Secretaria do Salud de Santander (si 10 requiere) Nota: Pora la tenninacién dol proceso contractual (cualquier modalided) so deben actualirar pOlizas, por tanto, es indispensable se actualicen las vigencias teniendo en cuenta Jp estabjocido on of contrato. Asf misino el contratiste deberd estar af dia con fos aportes @ ‘seguridad social Integral det ultimo mes a cobrer. _aDénde debe presentar la cuenta el contratista y/o supervisor? Los contratistas deberdn presentar la cuenta o facturas de cobro en SECOP Il, para una primera revisién por parte del supervisor, quien rechaza o confirma ta cuenta: si, la cuenta de cobro esta bien, proede a subir el informe de supervisor y confirma el proceso. La aprobacién de la cuenta estaré bajo la responsabilidad del Grupo de Recursos Finenelores en Salud, donde se debe presentar la cuenta de cobro completa (Paquete A y B) para revisién, si la cuenta de cobro esté bien, confirma, de lo contrario rechaza, Una vez surta el tramite anterior, ol Grupo de Recursos Financieros allegara la cuenta de ‘cobro completa al Grupo do Coniratacién y Apoyo Juridico Gnicamente para vatidacion, onde lov documentos Juridicos (Paquste B) se quedaran en la oficina pera archivo y tos, documentos Financieros (Paquete A) serdn devusltos a este Grupo con sollo de valldacién para el trémite de pago. Not suontas, coon pina cunt deat ofactura on SECOP i? See tea son SECO I sons sgdentes reruns 4. Ingtese al buscador de google “buscar SECOP It Goagle —_secori o adoe Vien Snlorats ageless tr ‘Eco | oka open tee Seer Sie a ne ces ager een cere @geSa Semone cha eons Seeeeesctiog raerennetiem imazZ£, aay Cine ea EE | CIRCULAR a He ne = Z Gick eh Z¥AES USUARIO REGISTRADO? i oH @ Be oS = | ae ‘4. En [a pagina principal de proveedor, busque en la barra de tareas Mis procesos y prima sobre el fcono. iecovenl 6. En la pantalla de administracién de contratos, aparece el o los contratos que tiene ‘con ef Departamento de Santander, de click en datalfe del contrato vigente ‘se encuentra en la parte derecha’ ®@geSOBERNACION DE GANTANDER ce Feed at Fe son tn ocen ier Seema eh Beton ue Gena CIRCULAR 8 Cree la cuenta segdin el ejemplo: come ‘nun enn Norb dldoaimenlg CUENTA DE COBRO PARGIAL I" ea ump taeetmin BERRA BT ioe amin Nore y amar doa cunta do ob lone. “oena do bro oo Tia [Nombre dl docanento CUENTA DE COBRO PARGIAL | a eunaveront De Glick en anexar y suba en tnico POF los siguientes documentos debidamente firmados: Formato cuenta de cobro Pago de seguridad social yl facturas ‘Acta de recibo parcial o Final Informe de actividades del contratista Soportes de ejecucién ‘Terminacién por mutuo acuerdo (si es el caso) Liquidacién por mutuo acuerdoag pm =a CIRCULAR [ronan “ain Gham NM Tents [aa Fanta 9. Una vez subida_la_ cuenta de _cobro, dar click “Confimar”. 10. Por titimo, de click “enviar” para publicar la cuenta, datas See cece ‘heen le ent Me oR AAT “ene ET aaimohang aay - sear ees frown QeHRMseto Zemsibe RECOMENDACIONES ‘Tenga presente las siguientes especiicaciones al momento de elaborar los documentos que hacen parte de la cuenta, NO pueden tener fecha de expedicién 0 elaboracién superior a tres (2) dias habiles, Todos los documentos deben estar rmados y fechados en original por cada una de los intervinientes. Antes de racicar Jos documentos en el Grupo de Recursos Financieros en Salud, el ‘contratista deberd publicar la cuenta de cobro en SECOP il, debidamente firmada, ppara una primera revisién del supervisor. ¥ En ef evento que sean devusltos los documentos de ejecucién, solictudes de ‘obligacién contraida y demas soportes a los contralistas por errores en suv ‘elaboracién desde el Grupo de Recursos Financieros en Salud, el contratista deberd ‘entregarios corregidos con las hojas en las cuales se presentaron ios errores y tendré que ‘adiarios nuevamente y empezar el proceso con el supervisor (aublicar en i, ervisor. la Einencleres en Salud), @<0sgocmaaice scene wees savas iat came Se a meen rent Siemens acre tS peered iii CIRCULAR Sn El Grupo de Recursos Financiaros en Salud, no recibiré cuentas acumuladas, por lo tanto, el contratista debe realzar la gestion de! pago de la cuenta tal y como lo ‘ecpectfica la forma de pago on el anexo de la minuta del contrato. ¥ NO foliar separadores 0 portadas Atentamente, JAVIER ALONSO VILLAMIZAR SUAREZ Secretario de Salud de Santander ‘Aprobé: Maa Magnota Botran Acosta restora Aampievaivay do Conte Ft ‘Apr 10 Ochoa Argue ‘Goorgddor Grupo de Contataciony Apoyo dui, Roving: Eas Vliomce Homindez CB. {iG i Recursos nana on Sta Revia6: Marte Isabel Uloa Cuervo Coorisadora Gropo de Recursos Fnanciroe en Sa Proyects:Eyser Yosy Aza Aguilar Gon.