01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

SAP BASIS ADMIN Roles
& Responsibilities

I )  Administration includes user admin, Client admin, and backup in SAP environments.
He should be able to do user administration like creating and deleting users, assigning and resetting passwords,
locking and unlocking users.
He should be able to troubleshoot security or authorization problems usingSU53, ST01 and SUIM
He should be able to create roles using different methods like transactions, direct objects, missing authorizations,
restrictions…etc
He should be able to analyze and fix missing authorizations
He  should  be  able  to  do  client  administration  like  local  client  copies,  remote  client  copy,  create  and  deleting
clients.
He should be able to create and restore data backups
He should be able to do printer or spool configuration and administration
He should be able to manage the database space allocation
How to Copying the one user
  Use  transaction  SU01  or,  from  the  System  Administration  Assistant      Running  Your  Display  Tasks
(transaction  SSAA),  choose  Entire  view.  SAP  System  Administration  à   Additional  Administration  Tasks  System
Users: Copying a User. 
  In  transaction  SU01,  enter  ADMIN##,  choose  Copy,  then  enter  the  name  BASIS##.  Deselect  Authorization
profiles and Activity groups. Enter a new password for BASIS## twice and save.
What is the total number of clients supported per SAP system?
 It’s from 000 to 999. Total 1000 clients are supported per SAP System.

User  Admin(User  Roles, Client Admin Backup

Profiles,  Activity  Groups  and
Authorizations)
SU01­  User  Maintenance(
Create  new  user,  delete
,lock,Copy Users)
SU01D­User Display
SU02­    Maintain  Authorization
Profiles
SU03 ­ Maintain Authorizations
SU05­Maintain Internet users
SU10  ­  User  Mass
Maintenance/locks
SMLG ­ Maintain Logon Group
SUPC  ­Profiles  for  activity
groups
SUIM­    Info  system
Authorizations,  roles
comparison
PFCG­Profile  Generator(Activity
Group Maintenance)
PFUD  ­  User  Master  Data
Reconciliation
SM19  ­Security  Audit
Configuration(Trace  a  User’s
Activity)
SSAA/SU01  ­Copying  the  one
user
To  disable  multiple  user  logins
SCC3­ Checking Client Copy Log                   Brtools  &  Database
SCC4­Client  Administration(  New  client (EXP/IMP)
Creation) Brtools login:
SCC5­Client Delete cd d:\usr\sap\ser\sys\exe\run
SCC7­Client Import Post­Processing set
SCC8­ Client Export sapdata_home=d:\oracle\ser
SCCL­  Local  Client  Copy  with  in  the set oracle_sid=ser
same system brtools
SCC9­Remote  client  copy(  Copying  the
clients and system) Brtools  –v    to  check
How to Lock / Unlock a Client brtools version
To lock or unlock a client in R/3 System, Brspace  –f  tbexport  –t
run  the  following  function  modules  in  : user02
transaction se37 Brtools – db backup
  SCCR_LOCK_CLIENT  (  to  lock  the Brconnect  –u / ­c –f cleanup
client) Brbackup    –u/­c  force  –t
 SCCR_UNLOCK_CLIENT (to unlock the online –m all –p initser.sap   ­
client) w use_dbv
­v D:\backup
Locked Information Brconnect    ­u/­c  –f  stats  –t
SM01 ­ lock/unlock transaction oradic_stats
SU01  ­User Brbackup –u /
accountslocked/unlocked (USR02 table Brconnect  –u/­c  –f  stats  –t
,uflage  is  64­locked  ­>  uflag  is  0 all –f  collect
unlocked )          DB12  SAP Backup Logs
How  do  you  Lock/Unlock  user  in
SAP?

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 1/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

within  the  same  client
implement this parameter in the
instance profile
login/disable_multi_gui_login
= 1
Availability of SAP Instance &
Application:
SM52,SM21,SRZL,  SM50,
SM04,  SM12,  SM13,  ST22,
SM37, and SP01.
Table  Maintenance  (  use
SA38  or  Choose  system
service)
                  To  copy  tables  across
clients, invoke RSCLTCOP
         To make table adjustments
across clients, RSAVGL00
                  To  invoke  the
Substitution/Validation utility,
invoke RGUGBR00
         To transport SAP script files
across
systems, RSTXSCRP
                  To  release  batch­input
sessions
automatically.RSBDCSUB
                  RSMI3001  –  deleting
cancelled Update Records
                  RSPO0041  –  Obsolete
spool Objects
                  RSPO0043  –  Spool  lists
Which  are  remnants  of
cancelled by job
                  RSUSR003  Check  the
passwords  of  users  SAP*
and DDIC in all clients
                  RSUSR006 List  users  last
login
List  of  inactive  users  logs  –
se38­RSUSR200
Incorrect  SAP  login  logs
–RSUSR006
SQL>  UPDATE  USR02  SET  UFLAG  = Spool Management
'64'  where  BNAME=’USERID’  AND SP01­ Spool Output Cotroller
MANDT=’CLIENT’ SP11­  TemSe directory
SQL> COMMIT SP12­  TemSe Administration
To unlock an user use SPAD­ Spool Administration
SQL> UPDATE USR02 SET UFLAG = '0' Database Administration
where  BNAME=’USERID’  AND AL02  Oracle DB Monitor
MANDT=’CLIENT’ DB01    Analyze  exclusive
SQL> COMMIT lockwaits
View  Locked  Transactions­  SM01  (You DB02    Analyze  tables  and
need to look in field CINFO, table TSTC, indexes 
you  can  use  either    SE11  or  SE16  to DB13  Planning Calendar 
browse the table contents ) DB15    Data  Archiving:
SM12­ Old lock entries Database Tables
TO  Lock/Unlock  a  Client  to  Prevent SM31    Table  maintenance
Logons­ (viewing  and  download
­ tp locksys <SID> pf=tpprofile tables)
­ tp unlocksys <SID> pf=tpprofile" DB14   Database Monitor
Scheduling  of  system  maintenance Dbacockpit­
jobs ST04      Database  alert  logs
                  RSBTCDEL  Clean  the  old and Perform.
background job records  Check  the  work  Process­
                  RSDBCREO  Clean  batch  input SM50
session log  Ps –elf | grep | grep dw
                  RSPO0041 Removing  old  spooling Ps –elf | grep | grep ms
objects  Ps –elf | grep | grep sapos
                  RSSNAPDL  Clean  the  old  ABAP
error dumps  How to Kill work process in
SAP?
SM50 ,SM04 Or Kill ­9
How  to  find  Long  Running
SAP
JobsSM37,ST05,STAT,STAD
OR ST30
If  you  have  a  long  running
Job, how do you analyse?
You  can  analyze  the  long
running  job  using  transaction
SE30

II  )  Maintenance  includes  monitoring  the  servers,  background  jobs,  system  performance  and  avoiding
bottlenecks in SAP environments.
1.  He should be able to monitor and manage the servers, background jobs, performacne of the system
2.  He should be able to monitor the status of work processes, application servers and system logs etc…
3.  He should be able to rectify any type of problem related to operating systems
4.  He should be able to configure SAP GUI at client computers
5.  He should be able to rectify minor networking problems
6.  He should have through understanding of IP address configurations and pinging concept
7.  He must able to troubleshoot any client or server problems

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 2/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

8.  He should be able to create RFCs and should be able to configure TMS (Transport Management System)

Monitoring the servers/System
AL08  Current Active Users
AL18   OS filesystem alert ( df­k | more)
OS01    LAN check with ping
RZ01    Job Scheduling Monitor
RZ03   Presentation, Control SAP Instances
RZ08   SAP alert Monitor
RZ10    Maintenance  of  Sap  profile
Parameter
ST01    System Trace
ST02   Setups/Tune Buffers
ST04    Select DB activities
ST05   Performance trace
ST06    Operating System Monitor, ideal for
analyzing the performance of the entire SAP
technology stack.
ST07­    useful  in  reviewing  endusers
logged into the entire system
ST10    Table call statistics
ST03 /ST03N    Performance,  SAP  Statistics,
Workload Monitor
ST07    Application monitor
STAT   Local transaction statistics
STUN­  Performance Monitoring
SM51­   SAP System Log
CCMS ­ System Monitoring (RZ20)
SSAA­  useful  in  conducting  routine  daily,
weekly, and monthly systems administration
functions
SMLG­    to  monitor  how  well  SAP'slogon
load balancing is performing; use F5 to drill
down into group­specific performance data
SM66­ ideal for looking at system­wide
performance relative to processes executing
on every application and batch server within
an SAP system
SM12­ SAP system log
ST22­ to review ABAP dumps and therefore
identify  program  errors  (to  aid  in  escalating
such issues to the responsible programming
team)
Background jobs
SM36 Background Job Scheduling
SM37 Background Job Monitoring
SM39  Job Analysis
SM49  Execute External OS commands
SM62  Maintain Events
SM64  Release of an Event
SM65 Background Processing Analysis Tool
SM69  Maintain External OS Commands
Job scheduling Stages:
Scheduled, Released, Active, Finished ,Cancelled
Transport Management System
STMS  Transport Management System
SE01    Transport and Correction System
SE06    Set Up Workbench Organizer
SE07    CTS Status Display
SE09   Workbench Organizer
SE10   Customizing Organizer
SE11    ABAP/4 Dictionary Maintenance
SE16    Data Browser
SE80   Repository Browser
SM30  Call View Maintenance
SM31 Table Maintenance
SCC1   Client Copy ­ Special Selection
STMS  Transport Management System

III  )  Perform  day  to  day  BASIS  admin  responsibilities  including  troubleshooting,  analyze  load  ,  alert
monitor  and Configuration     

Monitoring Alert Monitoring
AL08 Current Active Users  AL01   SAP Alert Monitor
OS01 LAN check with ping  AL02    Database alert monitor
RZ01 Job Scheduling Monitor  AL04  Monitor call distribution
RZ03  Presentation,  Control  SAP AL05   Monitor current workload
Instances  AL16  Local Alert Monitor for Operat.Syst.
ST01 System Trace  AL18  Local File System Monitor
ST02 Setups/Tune Buffers  RZ20  CCMS Monitoring
ST04 Select DB activities 

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 3/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

ST05 Performance trace  Configuration
ST06 Operating System Monitor  FILE    Cross­Client File Names/Paths
ST10 Table call statistics  RZ04  Maintain Operation Modes and Instances
ST03Performance,  SAP  Statistics, RZ10              Maintenance of Profile Parameters
Workload  RZ11              Profile parameter maintenance
ST07 Application monitor  SE93               Maintain Transaction Codes
STAT Local transaction statistics  SM63              Display/Maintain Operating Mode Sets
STUNPerformance  Monitoring  (not SPRO              Customizing: Initial Screen
available in R/3 4.6x) SWU3             Consistency check: Customizing

IV ) Important Parameters & Tables
Profile  Parameters  for  Client  Login
and password security (RZ10, RZ11)
login/accept_sso2_ticket
login/certificate_request_ca_url
login/certificate_request_subject
login/create_sso2_ticket
login/disable_cpic
login/disable_multi_gui_login
login/disable_multi_rfc_login
login/disable_password_logon
login/failed_user_auto_unlock
login/fails_to_session_end
login/fails_to_user_lock
login/min_password_diff
login/min_password_digits
login/min_password_letters
login/min_password_lng
login/min_password_specials
login/no_automatic_user_sapstar
login/password_change_for_SSO
login/password_expiration_time
login/password_logon_usergroup
login/password_max_new_valid
login/password_max_reset_valid
login/system_client
login/ticket_expiration_time
login/ticket_only_by_https
login/ticket_only_to_host
login/ticketcache_entries_max
login/ticketcache_off
login/update_logon_timestamp
Important Tables
To find an Instance Name     SVERS
To find OS platform   TSLE4
Check Table Space     RSORAT01
Check Table Extent   RSORATC5
User administration    
User master     USR01
Logon data      USR02
User address data      USR03
User master authorizations      USR04
User Master Texts for Profiles (USR10)        USR11
User master: Authorizations  UST12
User master authorization values        USR12
Short Texts for Authorizations           USR13
Prohibited passwords USR40
Objects                                   TOBJ   
Authorization Object ClassesTOBC                      
Profile Name for Activity Group        TPRPROF 
Table for development user   DEVACCESS
           
Batch input queue    
DATA DEFINITION QueueAPQD   
Queue info definition APQI 
Job processing          
Job status overview table       TBTCO                         
 Batch job step overview       TBTCP                        
           
Spool  
Spool: Print requests  TSP02                      
Runtime errors           
Runtime errors           SNAP                          

Message control        
Processing  programs  for
output         TNAPR                        
Message status           NAST                           
Printer determination NACH                          

SBAT  :  BASIS  System  Tables                  TSTCT  :

Transaction Code Texts

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 4/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

 V) Daily monitoring Tcodes  &  TOP SAP BASIS CRITICAL ADMINISTRATIVE TASK

Daily monitoring Tcodes Top SAP BASIS Critical Admin Task
AL08   Current Active Users 1.  SAP  System  R/3  System  Status  Check  :
SM12 Display and Delete Locks( lock entries) Logon Test
SM13  Display  Update  Records(  Check  the 2. Backup Management: DB12
Pending Updates) 3. Application Server Status Check: SM51
SM21 To check the System Logs 4. CCMS Alerts Check: RZ20
SM50  Work Process Overview 5. Work Process Status Check: SM51
SM51  List of SAP Servers 6. Failed Updates Monitoring: SM13
SM66 System Wide Work Process Overview 7. System Log Review: SM21
ST22    To Check ABAP Dump /4 Runtime Error 8. Jobs Monitoring: SM37/SM35
Analysis 9. Check for old locks SM12
ST01    System Trace 10. Spool Administration SP01
ST02    Setups/Tune Buffers 11. Check for ABAP/Short dumps ST22
ST03NWorkload overview 12. Work load Analysis: ST03/ST03N
ST04        Select  DB  activities(  Database 13. Review buffer statistics ST02
Performance Analysis) 14. Database Performance Analysis ST04
ST05    Performance trace 15. User Management SM04/AL08
ST06    Operating System Monitor 16. Operating System Monitoring: OS06
ST10     Table call statistics 17.SE38/SA38/SE16/SM30 – Sensitive T­Code
ST03    Performance, SAP Statistics, Workload
SU56   Analyze User Buffer
OS01    LAN check with ping
RZ01    Job Scheduling Monitor
RZ03   Presentation, Control SAP Instances
ST07    Application monitor
STAT  Local transaction statistics
SM35  Display Batch Jobs
SP12      Deleting  Obsolete  Temporary  Objects
and Reclaiming the Space
DB2OLD Checks the TBS Growth size
SM37  /36  To  Check  the  background  status  on
previous day
DB13  To Assign  the Backup schedule
PFCG  Profile Generator( Role, Authorization)
1.  Basis  consultant  should  be  able  to  handle  the  administration  of  sap  including  the  installation,  configuration  and
maintenance.
2.  Installation may include SAP R/3, ECC, Net weaver, Net Weaver components, Solution Manager etc..
3.  He should be able to do the sap license management( SLICENSE,SAPLICENSE –SHOW)
4.  He should be able to analyze the ABAP dumps
5.  He should be able to do system copies

SAP R/3 dispatcher and work processes         
Types of work processes:

Message Coordinates the communication between different instances of a single SAP R/3 system.
Used for Logon  purpose and load balancing
Dispatcher Redirect the request from GUI client to free process
Dialog Interpreting  the  ABAP  code  and  execute  the  business  logic.  Used  for  interactive  online
processing
Batch For Background jobs
Enqueue Single “Central Lock Management Service” that controls the locking mechanism between
the different   application servers and the database.

Update Responsible for consistency in asynchronous data changes.
Gateway Used  for  transport  of  bigger  amount  of  data  between  application  servers  as  well  as
data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 5/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

external (non SAP)  systems that communicate with SAP
           
Which process first connects to the database?
It’s a Message Server process that connects first to the database
Difference between Application server and Central Instance?
Application Server is just a dialog instance.
Central Instance is Dialog instance + Database Instance
What is the difference between clients 000 and 001?
Client 000 is the SAP source client, client 001 exists only on certain installations (e. g. solution Manager).
What is the difference between Sap lock and database lock?
A  “SAP  lock”  is  named  “enqueue  lock”,  the  enqueue  is  on  a  much  higher  level,  e.  g.  a  complete  sales  document  is
locked  there  whereas  in  the  datbase  usually  only  row  locks  exist.  Since  SAP  runs  on  more  database  than  Oracle
(thanx god) one needed to have a mechanism, that is database independent and on a higher level.
What is Access method?
Access method is the way the output device is connected to SAP system. The access method is specified during the
definition 
What is the difference between ST02 and ST04 transaction monitoring?
ST02 is used only to monitor the memory related parameters like (buffer hit ratio, roll area, page area ) which in case
on fulfilment will effect the performance of SAP.
ST04 we can completely do the database related monitoring like backup schedules, locks etc.
How to start & stop SAP Instance
NT­ Windows UNIX
Startsap  name= Startsap db
<sid>  nr  <system Startsap r3
number> sapdiahost Or
=<hostname> Startsap all

Stopsap  name= Stopsap r3

<sid>  nr  <system Stopsap db
number> sapdiahost Or
=<hostname> Stopsap all

Before  stopping
SAP  System Or  use  CCMS  (
Check  status  of RZ03)  –  Control­
User/Active Process start& stop
List  Of  Users  :
SM04,AL08
List  of  Active
Process  :
SM50,SM66
Send  a  system
Message : Sm02

Security Management (FAQ)
1.      How to transport roles from Production to Development or Sandbox?
Goto PFCG and enter the role which you want to transfer to other system.
Goto utilities­>Mass download it will ask the path where to download/save that role on local desktop give the  location
and save it.

Next logon to the system where you want that particular role. Go to PFCG­> Role ­> upload.
Give the path where the role is saved. it accepts and generates successfully

2.      How to check the missing authorisation for the user not having the option “su53″?

You can use Trace function, ST01, you can trace the user activity and from the log you can see the authorization
missing.
data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 6/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

Start  an  authorization  trace  using  the  ST01  transaction  and  carry  out  the  transaction  with  a  user  who  has  full
authorizations. On the basis of the trace, you can see which authorizations were checked.

3.      What is the difference between role and a profile?

Role and profile go hand in hand. Profile is bought in by a role. Role is used as a template, where you can add T­
codes,  reports…..  Profile  is  one  which  gives  the  user  authorization.  When  you  generate  a  role,  a  profile  is
automatically created.

4.      What is the use of role templates?

User role templates are predefined activity groups in SAP consisting of transactions, reports and web addresses.

5.      What is the difference between single role & composite role?

A  role  is  a  container  that  collects  the  transaction  and  generates  the  associated  profile.  A  composite  role  is  a
container which can collect several different roles.

6.      Is it possible to change role template? How?

Yes,  we  can  change  a  user  role  template.  There  are  exactly  three  ways  in  which  we  can  work  with  user  role
templates

We can use it as they are delivered in sap
We can modify them as per our needs through pfcg
We can create them from scratch.
For all the above specified we have to use pfcg transaction to maintain them.

Please explain the personalization tab within a role.

Personalization is a way to save information that could be common to users, I meant to a user role… E.g. you can
create  SAP  queries  and  manage  authorizations  by  user  groups.  Now  this  information  can  be  stored  in  the
personalization tab of the role. (I supposed that it is a way for SAP to address his ambiguity of its concept of user
group and roles: is “usergroup” a grouping of people sharing the same access or is it the role who is the grouping
of people sharing the same access?)

7.      How to insert missing authorization? Ways?

su53  is  the  best  transaction  with  which  we  can  find  the  missing  authorizations.and  we  can  insert  those  missing
authorization through pfcg.

8.      Someone has deleted users in our system, and I am eager to find out who. Is there a table where this is
logged?

Debug or use RSUSR100 to find the info.

Run transaction SUIM and down its Change documents.

9.      How can i do a mass delete of the roles without deleting the new roles?

There  is  a  SAP  delivered  report  that  you  can  copy,  remove  the  system  type  check  and  run.  To  do  a  landscape
with  delete,  enter  the  roles  to  be  deleted  in  a  transport,  run  the  delete  program  or  manually  delete  and  then
release the transport and import them into all clients and systems.

It is called: AGR_DELETE_ALL_ACTIVITY_GROUPS.

To used it, you need to tweak/debug & replace the code as it has a check that ensure it is deleting SAP delivered

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 7/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

roles only. Once you get past that little bit, it works well.

10.  How to compare the roles where created or defined in two different systems?

For role comparison both the roles must be in the same system, in same client

Transaction code SUIM ­> Comparison­> Roles

If  the  roles  are  in  different  system,  then  transport  the  role  into  one  of  the  system  and  do  comparison.  If  no
transport connection defined then, you can use the upload and download option in the PFCG

Steps for Role Comparing:

1. Run the t­code SUIM

2. Go To Comparison and select the option of roles

3. Click on Across systems option it will give option to select the sys name under Remote Comparison there enter
the SYS ID between which system you want to do comparison and put the role name in compare role section then
execute it will give you the result.

4. If there is any difference between the t­codes it will b in red color otherwise in yellow.

11.   What  is  the  procedure  for  creating  new  user  which  have  all  features  define  under  SAP*  user  and  which
could allow me to make the configurations?

Creating new user with superuser authorizations.

1. Goto SU01 –
username : sapuser
|–>Create.

2. In default settings, give
:Mr
first name : sap
last name : user

3. Goto next tab,
give initial password :1234
repeat password : 1234

4. Goto profiles.
type­ sap_all (say enter)
sap_new (say enter)
Then save….
See the message in status bar, (user created successfully)

5. Login with the new user. change the password. now this user contains all superuser authorizations

12.  The administrator user cannot be used to log on to the J2EE Engine because it has been locked. How will
you correct the situation?

To correct this situation, I had to use an emergency user account.
SAP* user account has full administrator authorizations, but this account doesn’t have a default password. It must
be specified when account is activated. Once SAP* is activated, no other user can log in to the system.
Check properties on Config Tool (Edit UME):
­ ume.superadmin.activated (set ‘true’);
­ ume.superadmin.password (specify a password).

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 8/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

Restart Application Server.
You have all users locked onto ABAP system. How will you deal with this situation?

Make sure your login/no_automatic_user_sapstar profile value is set to 1.

Log on to host system and connect to database.
Use the following query:
­ delete sid.USR02 where BNAME=’SAP*’ and MANDT=’xxx’;

Now SAP* user is generated again with default password “pass”.

13.  How would you copy all users from DEV to PRD?

Execute  transaction  SCC8  and  select  the  profile  SAP_USER.  Then  specify  target  system  and  schedule
background job. This will export all users from the source system in the form of request.

Now login to the destination system and enter tcode SCC6. Specify the request number generated while exporting
and click on “prepare import”.

You can check logs in SCC3 transaction.

Tablespace Coalesce
select a.tablespace_name, a.file_id, a.block_id, a.blocks,
b.block_id
from dba_free_space a, dba_free_space b
where a.tablespace_name = 'SYSTEM'
and b.tablespace_name = 'SYSTEM'
and a.tablespace_name = b.tablespace_name
and a.file_id = b.file_id
and a.block_id+a.blocks = b.block_id

alter tablespace USERS coalesce;

Job profile for SAP BASIS Administrator
data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20p… 9/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

1.SAP Administration

1.      Starting and Stopping SAP instance/(s)
2.      User Administration – Setup & Maintenance
3.      Authorization/Role/ Profiles – Setup & Maintenance
4.      Setup SAP Security
5.      Maintenance of System’s Health
6.      Monitor System Performance and Logs
7.      Spool and Print Administration
8.      Maintain System Landscape
9.      Transport Management Systems
10.  Manage Change Requests
11.  Create/Manage Batch Jobs
12.  Backup Schedule,run & Monitor Backup of SAP
13.  Apply Patches,Kernel & OSS Notes 

2.  Database Administration

1.      Database Space Management 
2.      Database Backup 
3.      Database Recovery
4.      Database log (Redo log, Archive Log) management
5.      Database Performance Tunning
    
3.  Operation System Administration

1.      Operatin System Security
2.      Operation System Performance Tunning
3.      OS Space management
4.      OS level background Job Management
5.      OS level backup and recovery

4.  Overall System Monitoring

1.      Monitoring R3 Servers and Instances
2.      Monitoring Users and Authorizations
3.      Monitoring Security Part
4.      Monitoring workload analysis
5.      Monitoring Processes
6.      Monitoring Buffers
7.      Monitoring Operating system
8.      Monitoring Database
9.      Monitoring Backups 

Recommended daily tasks
Task T­Code
1. Check whether the systems are up
2. Check whether the backups finished without errors
3. Check for alerts in CCMS monitors
4. Check for hanging or stopped work processes
5. Check system log for errors/warnings
6.  Check  whether  any  background  jobs  got  canceled  for  any
reason
7. Check the lock entry list

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20… 10/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

8. Look for any failed updates
9. Check for users logins from unknown terminals/locked users
10. Analyze program dumps
11. Check for excessive swaps and buffer statistics
12. Review Database performance
13. Check database for space critical objects
14. Check the average response times
15. Check for OS level alerts
16. Check CPU load and memory usage
17. Review SAPDBA calendar job logs
18. Check archive directory status

Recommended weekly tasks
Task T­Code

1. Check database for free space

2. Monitor tablespace growth
3. Monitor total DB growth
4. Clean up Spool
5. Clean up transport buffers
6. Run TemSe consistency check
7. Review security audit log

8. Check for adequate file system space
9. Analyze Early Watch reports

Recommended monthly tasks
1. Cycle the R/3 system to defragment memory
2. Analyze the database growth and plan for storage
3. Review directory structure and need to move data files
4. Cleanup old logs

Recommended quarterly tasks
1. User security overview
2. Review SAP profile parameters
3. Review the standard scheduled jobs
4. Test the backup by restoring
5. Archive the old transport files
6. Maintain SAPDBA and database parameter files
7. Review maintenance contracts for all hardware / software
8. Check for usage versus licensing

Recommended annual tasks
1. Audit user security

2. Audit profiles and authorizations
3. Review user roles
4. Maintain activity groups/profiles
5. Cleanup clients in test/development systems
6. Check workbench organizer settings.
7. Refresh test system.

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20… 11/12
01/01/2015 SAP BASIS ADMIN Roles & Responsibilities

8. Simulate disaster recovery/failover testing
Software maintenance (as needed)
1. Applying support packages
2. Applying database patches
3. Upgrading kernel
4. Change Management /applying notes
Additional services (as needed)
1. User Maintenance / Profiles creation and maintenance
2. Printer definition maintenance
3. Data archiving
4. Technical Upgrades
5. Server Migration

data:text/html;charset=utf­8,%3Cdiv%20class%3D%22article­header%22%20style%3D%22margin%3A%200px%3B%20outline%3A%20none%3B%20… 12/12