Dansk standard DS 8001

1. udgave

2005-07-11

Ledelsessystemer – Vejledning i
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

opbygning af et integreret
ledelsessystem
Integrated management systems
 DS 8001
København
DS projekt: M202624
ICS: 03.120.10; 13.020.10; 13.100

Første del af denne publikations betegnelse er:

DS, hvilket betyder, at det er en standard udarbejdet på nationalt niveau.

DS-publikationen er på dansk.
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

DS-publikationstyper
Dansk Standard udgiver forskellige publikationstyper.
Typen på denne publikation fremgår af forsiden.

Der kan være tale om:

Dansk standard
• standard, der er udarbejdet på nationalt niveau, eller som er baseret på et andet lands nationale standard, eller
• standard, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som har fået status som dansk standard
DS-information
• publikation, der er udarbejdet på nationalt niveau, og som ikke har opnået status som standard, eller
• publikation, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som ikke har fået status som standard, fx en
teknisk rapport, eller
• europæisk præstandard
DS-håndbog
• samling af standarder, eventuelt suppleret med informativt materiale
DS-hæfte
• publikation med informativt materiale

Til disse publikationstyper kan endvidere udgives

• tillæg og rettelsesblade

DS-publikationsform
Publikationstyperne udgives i forskellig form som henholdsvis
• fuldtekstpublikation (publikationen er trykt i sin helhed)
• godkendelsesblad (publikationen leveres i kopi med et trykt DS-omslag)
• elektronisk (publikationen leveres på et elektronisk medie)
DS-betegnelse
Alle DS-publikationers betegnelse begynder med DS efterfulgt af et eller flere præfikser og et nr., fx DS 383, DS/EN 5414 osv. Hvis der efter nr.
er angivet et A eller Cor, betyder det, enten at det er et tillæg eller et rettelsesblad til hovedstandarden, eller at det er indført i
hovedstandarden.
DS-betegnelse angives på forsiden.

Overensstemmelse med anden publikation:

Overensstemmelse kan enten være IDT, EQV, NEQ eller MOD
• IDT: Når publikationen er identisk med en given publikation.
• EQV: Når publikationen teknisk er i overensstemmelse med en given publikation, men
præsentationen er ændret.
• NEQ: Når publikationen teknisk eller præsentationsmæssigt ikke er i overensstemmelse med en
given standard, men udarbejdet på baggrund af denne.
• MOD: Når publikationen er modificeret i forhold til en given publikation.
 DS 8001:2005

Indhold
Side
Forord ....................................................................................................................................................................................... 5
Læsevejledning ...................................................................................................................................................................... 6
Indledning................................................................................................................................................................................ 7
1 Emne og anvendelsesområde.................................................................................................................................... 8
2 Normative referencer................................................................................................................................................... 9
3 Termer og definitioner................................................................................................................................................. 10
3.1 ISO 9001:2000...................................................................................................................................................... 10
3.2 ISO 14001:2004.................................................................................................................................................... 10
3.3 OHSAS 18001:2000............................................................................................................................................. 11
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

4 God ledelse af ledelsessystemer ............................................................................................................................... 12

4.1 Hvorfor god ledelse? .......................................................................................................................................... 12
4.2 Hvordan god ledelse?......................................................................................................................................... 13
4.2.1 Mission, vision, strategi og ledelsessystem...................................................................................... 13
4.2.2 Beslutning om, hvilke områder og aktiviteter ledelsessystemet skal omfatte............................. 13
4.2.3 Sikring af ressourcer til udarbejdelse, implementering og drift..................................................... 14
4.2.4 Fordeling af ansvar og kompetencer.................................................................................................. 14
4.2.5 Fastsættelse af kriterier for væsentlighed.......................................................................................... 14
4.2.6 Kontrol og dokumentation af systemets brug, egnethed og effektivitet....................................... 14
4.2.7 Ansvar for intern kommunikation og stadig forankring .................................................................. 14
4.2.8 Intern kommunikation .......................................................................................................................... 15
4.2.9 Dynamisk og konsekvent opfølgning................................................................................................. 15
4.3 Principper for prioritering og forbedring i et integreret ledelsessystem .................................................... 15
4.4 Ledelse og styring............................................................................................................................................... 15
4.5 Processen at opbygge et integreret ledelsessystem ..................................................................................... 16
5 Fælles elementer i integrerede ledelsessystemer ................................................................................................. 18
5.1 Indledning ............................................................................................................................................................ 18
5.2 Ledelsesprocesser .............................................................................................................................................. 19
5.2.1 Strategi og politikker............................................................................................................................. 19
5.2.2 Risikoorientering ................................................................................................................................... 20
5.2.3 Kortlægning og udvælgelse af væsentlige processer og forhold.................................................. 21
5.2.4 Identifikation af lovkrav og andre bestemmelser ............................................................................. 23
5.2.5 Mål- og resultatstyring.......................................................................................................................... 24
5.2.6 Ressourcer og organisation (struktur og ansvar) ............................................................................. 26
5.2.7 Intern audit ............................................................................................................................................. 27
5.2.8 Løbende forbedringer........................................................................................................................... 30
5.2.9 Ledelsens evaluering............................................................................................................................ 31
5.3 Forretningsprocesser ......................................................................................................................................... 34
5.3.1 Intern kommunikation .......................................................................................................................... 34
5.3.2 Ekstern kommunikation ....................................................................................................................... 34
5.3.3 Driftsplanlægning.................................................................................................................................. 36
5.3.4 Driftsstyring............................................................................................................................................ 38
5.3.5 Driftsovervågning.................................................................................................................................. 39
5.3.6 Afvigelser og korrigerende og forebyggende handlinger............................................................... 40
5.3.7 Vedligehold ............................................................................................................................................ 42
5.4 Understøttende processer................................................................................................................................. 43
5.4.1 Dokumentstyring................................................................................................................................... 43
5.4.2 Registreringer ........................................................................................................................................ 44
5.4.3 Uddannelse ............................................................................................................................................ 46
5.4.4 Måleudstyr ............................................................................................................................................. 48
5.4.5 Beskrivelse af ledelsessystemet.......................................................................................................... 48
6 Hovedområder i et integreret ledelsessystem ....................................................................................................... 50

3
 DS 8001:2005

Anneks 1 Supplerende forord......................................................................................................................................... 52

Anneks 2 Definitioner ....................................................................................................................................................... 53
Anneks 3 Krydsreferencer mellem standarderne....................................................................................................... 68
Anneks 4 Kvalitetsstyring................................................................................................................................................ 77
Anneks 5 Miljøledelse....................................................................................................................................................... 85
Anneks 6 Energiledelse .................................................................................................................................................... 98
Anneks 7 Arbejdsmiljøledelse ........................................................................................................................................ 100
Anneks 8 Fødevaresikkerhed.......................................................................................................................................... 106
Anneks 9 Økonomi............................................................................................................................................................ 111
Anneks 10 Risiko.................................................................................................................................................................. 114
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

Anneks 11 Samfundsmæssigt ansvar ............................................................................................................................ 116

Anneks 12 Faldgruber og ting, som bør undgås, samt gode råd.............................................................................. 126
Anneks 13 Medlemmer af S-387 ...................................................................................................................................... 128
Bibliografi................................................................................................................................................................................. 130

4
 DS 8001:2005

Forord
Organisationer har gennem det sidste årti eller længere implementeret ledelsessystemer med udgangspunkt i for-
skellige emner og med forskelligt fokus. Herunder blandt andet med fokus på kvalitet, miljø, energi, arbejdsmiljø, fø-
devaresikkerhed og etik samt på det seneste samfundsmæssigt ansvar.

Denne standard bygger på de erfaringer, der hidtil er opnået. Frem for at have forskellige og selvstændige ledelses-
systemer dækkende forskellige ledelsesområder giver denne standard vejledning med henblik på at integrere de
forskellige systemer. Integrationen er en del af god ledelse, der gør organisationen til en helhed og dermed skaber
overblik og kontrol med blandt andet processer og procedurer. Der er stadig plads til, at det integrerede system kan
indeholde delsystemer, så der til stadighed kan skabes den nødvendige fokus på et enkeltområde indeholdt i det in-
tegrerede ledelsessystem.

De organisationer, der ikke har haft den store succes, er typisk endt med at have flere selvstændige systemer, der
mere eller mindre levede deres eget liv. Det hindrer overblik og helhed, men det betyder også, at mange aktiviteter
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

gøres flere gange forskellige steder i organisationen. Disse organisationer klager typisk over, at deres ledelsessyste-
mer er tunge, tidsrøvende og bureaukratiske. Der mangler erkendelse af, at delsystemer udnyttes bedst i et fælles le-
delsessystem.

Denne standard henvender sig derfor til de personer, som har ansvaret for at indføre og udvikle ledelsessystemer i
alle typer af organisationer – virksomheder, sammenslutninger, firmaer, bedrifter, myndigheder eller institutioner.

Organisationerne har forskellige udgangspunkter for at håndtere flere ledelsessystemer på én gang. Standarden gi-
ver derfor vejledning til:
• Organisationer, der ikke har et formelt ledelsessystem, men som ønsker at udvikle et integreret ledelsessystem
for to eller flere ledelsesområder.
• Organisationer, der har ét ledelsessystem og ønsker at integrere et eller flere ledelsesområder i dette.
• Organisationer, der har flere ledelsessystemer, der ønskes integreret i ét system.

Standarden beskriver de fælles elementer fra de forskellige ledelsesstandarder, og den understreger behovet for
topledelsens engagement samt vejleder i, hvordan organisationen kan integrere de enkelte ledelsessystemer.

Fordelen ved at have ét integreret system i organisationen er, at det giver bedre ledelse:
• Fastlæggelsen af mål og gennemførelsen af forbedringer sker samlet/koordineret/afvejet.
• Organisation, struktur og ansvar fremstår entydigt.
• Overskueligheden lettes for brugerne af systemet.

De enkeltstående ledelsessystemer tager udgangspunkt i, at der i organisationen foretages en grundlæggende gen-

nemgang af organisationen og udfærdiges en eller flere politikker, som dækker de enkelte områder. Derefter opbyg-
ger man ledelsessystemet. Hvert ledelsesområde dækkes af en række elementer, der er fælles for alle ledelsessyste-
mer, samt en række mere emnespecifikke beskrivelser, procedurer og instruktioner. I et integreret ledelsessystem
benytter man de elementer, der er fælles for systemerne, til at lede de generelle forhold. Systemet udbygges efter-
følgende kun med de elementer og dokumenter, der kan være behov for, når man ønsker at integrere endnu et nyt
ledelsessystem. Tilsvarende skal ledelsessystemet selvfølgelig ændres, hvis der sker større ændringer i produktion,
organisation, ejerskab m.m.

Standarden er modulopbygget. De fælles ledelseselementer såvel som ledelsesområder beskrives i selvstændige

afsnit og annekser, så det er muligt at integrere dem med organisationens andre ledelsessystemer, som fx økonomi,
personaleledelse m.m., ved at fokusere på de manglende elementer og områder. Standarden kan således også bru-
ges til at bygge videre på et eksisterende ledelsessystem.

Standarden er udviklet med støtte fra "Program for renere produkter" i standardiseringsudvalg S-387 med medlem-
mer fra en lang række virksomheder og organisationer i Danmark (se anneks 13). Tak til alle, som bidrog.

5
 DS 8001:2005

Læsevejledning
Standarden er opbygget som en generel vejledning om god ledelse af ledelsessystemer (kapitel 4) og de fælles ele-
menter, som anvendes i et integreret ledelsessystem uafhængigt af, hvilke konkrete ledelsesområder der dækkes af
systemet (kapitel 5).

Ved etablering af et nyt ledelsessystem bør kapitel 4 og 5 derfor læses først. Dette gælder også, såfremt et eksiste-
rende system baseret på en enkelt af standarderne for ledelsessystemet skal udbygges, da brugeren herigennem vil
få et systematisk tjek af, om alle de nødvendige elementer i det fælles system er medtaget i det nye system.

Kapitlerne 1 til 3 hører til i en standard, men er ikke afgørende for brug af standarden som vejledning.

Forordet er skrevet som en ledelsesorienteret sammenfatning af gode argumenter for at etablere et integreret ledel-
sessystem, og indledningen giver en generel introduktion til standarden. I anneks 1 findes et supplerende forord,
som med en anden indgangsvinkel argumenterer for, hvorfor ledelsen skal vælge et integreret ledelsessystem.
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

I kapitel 6 beskrives en række forhold og erfaringer, som det kan være nyttigt at have med i sine overvejelser, ved op-
bygning eller udbygning af et system til at omfatte de enkelte ledelsesområder; disse er uddybende beskrevet i an-
nekserne 4-11. Her findes endvidere korte beskrivelser og litteraturhenvisninger til de centrale dokumenter for de en-
kelte områder i form af standarder, ordninger m.m. samt relevante værktøjer til ledelse og styring på områderne. Det
er væsentligt at være opmærksom på, at annekserne er de arbejdsrelaterede beskrivelser, som er udledt af kap. 6.
Hvis organisationen for eksempel allerede har et ledelsessystem, kan der i annekserne findes information om, hvor-
dan man med udgangspunkt i dette system kan integrere andre ledelsessystemer.

Anneks 2 lister definitionerne i de i Danmark mest anvendte standarder, nemlig kvalitetsstyring, miljøledelse, ar-
bejdsmiljøledelse og energiledelse. Anneks 3 er et skema med krydsreferencer mellem disse standarder baseret på
strukturen beskrevet i en ISO-vejledning om, hvad en standard for ledelsessystemer bør omfatte. Ud over de nævn-
te standarder er den europæiske miljøledelsesstandard (EMAS) og den sociale standard (SA 8000) medtaget sam-
men med en standard for kvalitetsstyring på stærkstrømsområdet; sidstnævnte er et eksempel på, hvordan ledel-
sessystemer breder sig til andre områder.

Anneks 12 er baseret på de franske standarder for integration af ledelsessystemer og rummer en tjekliste for mulige
faldgruber i opbygningen af et integreret ledelsessystem; tjeklisten kan bruges både som inspiration, inden man går
i gang – typisk hvis organisationen allerede har et ledelsessystem, som nu ønskes udvidet – men også senere i et ud-
viklingsforløb.

Anneks 13 oplister medlemmerne af udvalget bag denne standard.

Bibliografien supplerer standarder og værktøjer i annekserne omkring de enkelte ledelsesområder med de mere ge-
nerelle referencer, som er anvendt, herunder listen over normative referencer i kapitel 2.

6
 DS 8001:2005

Indledning
Ledelsessystemer kan udformes på utallige måder – det afhænger helt af organisationen – dens behov, mål, pro-
dukter, processer, organisation og kultur. De forskellige standarder for ledelsessystemer har derfor heller ikke et en-
degyldigt billede af, hvordan en godt ledet organisation ser ud. Til gengæld er standarderne blevet til på baggrund af
mange års erfaringer med ledelse i alle størrelser og typer af organisationer. Standarderne er derfor en sammenfat-
ning af erfaringer fra organisationer verden rundt: Hvad går godt? Hvad går typisk mindre godt? Hvor skal man pas-
se på? Hvilke løsningsmuligheder er der gennemgående gode erfaringer med?

Indførelsen af et integreret ledelsessystem bør være en strategisk beslutning truffet af topledelsen i en organisation.

Det er ikke hensigten med denne danske standard at anbefale én bestemt opbygning af et ledelsessystem eller en
bestemt måde at dokumentere dette system på. Denne danske standard tager udgangspunkt i en række internatio-
nale og danske standarder og forordninger m.v., som er listet i afsnit 2.
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

Standardens opbygning kan visualiseres, som vist i figur 1.

God ledelse af ledelsessystemer

Fælles elementer i et integreret ledelsessystem
Samfunds-
Arbejds- Fødevare-
Kvalitet Miljø Energi Økonomi Risiko mæssigt Andet
miljø sikkerhed
ansvar

Figur 1 – Standardens opbygning i tre niveauer – de fælles elementer kombineres med de ledelsesområder,
som organisationen vælger at integrere i systemet

7
 DS 8001:2005

1 Emne og anvendelsesområde
Denne standard vejleder i at opbygge og udvikle et integreret ledelsessystem, som sikrer et systematisk og vedva-
rende arbejde med organisationens forhold inden for kvalitet, miljø, energi, arbejdsmiljø og andre ledelsesområder.

Den giver et overblik over de elementer, der er fælles for ledelsessystemer, så flere områder kan tilføjes uden dob-
beltarbejde.

Standarden henvender sig til organisationer inden for alle brancher og sektorer, der påtænker at etablere eller udvi-
de et ledelsessystem for deres aktiviteter, produkter og serviceydelser.
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

8
 DS 8001:2005

2 Normative referencer
Normative referencer er henvisninger til andre normative dokumenter, hvis bestemmelser gælder for denne natio-
nale standard. Når daterede referencer ændres eller revideres, gælder ændringen eller revisionen af disse doku-
menter ikke for denne standard. For udaterede referencer gælder den nyeste udgave af det pågældende normative
dokument. DS har oversigter over gældende IEC- og ISO-standarder.
• DS/EN ISO 9000:2000, Kvalitetsstyringssystemer – Grundprincipper og ordliste
• DS/EN ISO 9001:2000, Kvalitetsstyringssystemer – Systemkrav
• DS/EN ISO 9004:2000, Kvalitetsstyringssystemer – Vejledning vedr. præstationsforbedringer
• DS/EN ISO 14001:2004, Miljøledelsessystemer – Kravbeskrivelse med råd om anvendelse
• DS/EN ISO 14004:2005, Miljøledelsessystemer – Generel vejledning om principper, systemer og understøttende
teknikker
COPYRIGHT © Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 8001:2005

• EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 761/2001 af 19. marts 2001 om organisationers
frivillige deltagelse i en fællesskabsordning for miljøledelse og miljørevision (EMAS II)
• DS/ISO 14050:2001, Miljøledelse – Ordliste
• DS 2403:2001, Energiledelse – Kravbeskrivelse
• DS/OHSAS 18001:2004, Arbejdsmiljøledelse – Kravbeskrivelse
• Bekendtgørelse om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelses-
system, Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 923 af 21. oktober 2001
• Bekendtgørelse om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem inspektion samt krav til inspektionsorganernes kon-
trol af virksomhederne, Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 924 af 21. oktober 2001
• Bekendtgørelse om anerkendelse af DS/OHSAS 18001 mv. som dokumentation for et godt arbejdsmiljø, Be-
skæftigelsesministeriets bekendtgørelse nr. 87 af 31. januar 2005.
• DS 3027:2002, Styring af fødevaresikkerhed efter HACCP – Krav til ledelsessystem for fødevareorganisationer
og deres leverandører
• SA 8000:1999, Social Accountability (Social Accountability International)
• AA1000:1999, AccountAbility (Institute of Social and Ethical AccountAbility)
• AC X 50-200:2003, Integrated management systems – Good practices and experience feedback (AFNOR)
• FD X 50-189:2003, Management systems – Guidelines for their integration (AFNOR)
• ILO/OSH:2001, Guidelines on occupational health and safety management systems.