CBSM4203- Sistem Maklumat Pengurusan

Soalan 1

a. Rajah kitaran pemprosesan urusniaga

Sistem pemprosesan urusniaga atau transaksi ialah satu sistem yang memproses data-data
yang diperolehi hasil daripada sesuatu transaksi atau urusniaga di dalam sebuah perniagaan.
Ia mempunyai 3 fungsi utama iaitu:

1. Simpan kira – untuk menyimpan semua rekod transaksi organisasi dengan

tepat;

2. Penjanaan dokumen – pengeluaran dokumen perniagaan seperti invois, penyata

bulanan dan sebagainya;

3. Laporan kawalan – laporan yang dijanakan hasil dari operasi pemprosesan

transaksi yang bertujuan untuk mengawal operasi organisasi.

Terdapat 5 langkah di dalam sistem pemprosesan urusniaga ini. Sila lihat rajah dan
penerangan dibawah mengenai setiap langkah tersebut.

2. Pemprosesan urusniaga
4. Penjanaan laporan
5. Proses pertanyaan
1. Kemasukan data
3. Proses fail & pengkalan data
Kitaran Pemprosesan Urusniaga
1. Kemasukan Data – proses ini melibatkan pengumpulan, perekodan dan
penyuntingan semua data yang diperoleh dari setiap transaksi. Data-data ini
disediakan di dalam format yang dikehendaki oleh syarikat. Data-data ini boleh
didapati dengan kemasukan rekod oleh kakitangan syarikat tersebut ataupun data ini
dimasukkan oleh pelanggan sekiranya system pemprosesan urusniaga ini dijalankan
secara dalam talian. Data seperti jumlah jualan, nama pelanggan dan butiran
urusniaga amat penting kerana ia dapat membantu syarikat untuk membuat ramalan
perniagaan yang lebih buat.

1. Pemprosesan Urusniaga – setelah proses kemasukan data selesai, data yang

dimasukkan akan diproses. Proses ini dikenali sebagai proses urusniaga. Data akan
diproses dengan melakukan perubahan terhadap kandungan data yang dimasukkan.
Terdapat dua cara pemprosesan urusniaga iaitu pemprosesan secara berkelompok iaitu
data-data akan dikumpul untuk satu tempoh tertentu dan kemudiannya ia akan
diproses secara berkala. Sebagai contoh ialah sistem deposit cek di mana cek-cek
yang dimasukkan ke dalam mesin hanya akan diproses dalam waktu tertentu sahaja.
Satu cara pemprosesan urusniaga ialah secara dalam talian, di mana rekod akan
dikemaskini secara terus apabila pengguna memasukkan data yang berkaitan. Sebagai
contoh ialah mesin ATM di mana sekiranya pengguna mengeluarkan wang dari mesin
ia akan mengemaskini baki akaun pengguna terbabit secara terus.

1. Proses Fail & Pengkalan Data – proses ini merujuk kepada proses untuk
menyelenggara fail-fail yang ada di dalam pengkalan data. Fail-fail perlu dikemaskini
sekiranya berlaku pemprosesan urusniaga supaya rekod yang ada adalah rekod yang
terbaru dan telah dikemaskini. Kegagalan untuk menyelenggara fail di dalam
pengkalan data akan menyebabkan rekod-rekod yang ada tidak relevan untuk
digunakan. Sekiranya sesebuah syarikat menggunakan pemprosesan urusniaga secara
dalam talian, proses ini adalah kritikal dan amat penting. Ini kerana kegagalan
sesebuah sistem untuk mengemaskini data secara terus-menerus akan menyebabkan
kesilapan data berlaku. Proses ini berhubungan secara dua hala dengan pemprosesan
urusniaga. Ini kerana di dalam pemprosesan urusniaga, pengguna akan mencapai
 rekod yang berada di dalam pengkalan data dan begitu juga sebaliknya di mana setiap
pemprosesan urusniaga selesai, data akan dikemaskinikan bagi setiap rekod yang
terlibat.

1. Penjanaan Laporan – semua data yang telah disimpan dan diproses di dalam
pengkalan data boleh dicapai semula melalui proses ini. Penjanaan laporan ini penting
kerana pengguna boleh mendapatkan segala maklumat yang dikehendaki dalam
bentuk yang diingini. Maklumat yang dihasilkan pula ialah maklumat yang telah
diproses hasil dari pengumpulan data bagi semua transaksi yang berlaku. Laporan ini
juga merupakan ringkasan segala transaksi yang telah berlaku di dalam organisasi
tersebut. Melalui laporan ini juga, mekanisme kawalan bagi mengawal operasi
transaksi syarikat juga dapat dibangunkan. Sebagai contoh laporan jualan produk
syarikat di dapati menurun pada bulan lepas berbanding bulan sebelumnya, pihak
pengurusan boleh merancang bagaimana untuk meningkatkan jualan produk syarikat
pada bulan akan datang. Mekanisme kawalan seperti kuota jualan yang perlu dicapai
adalah satu contoh bagaimana untuk meningkatkan lagi jualan syarikat. Contoh
dokumen yang dapat dijanakan melalui proses ini ialah penyata perakaunan, senarai
kawalan serta laporan urusniaga.

1. Proses Pertanyaan – proses ini merupakan proses interaksi antara pengguna dengan
pemprosesan urusniaga. Sistem pemprosesan urusniaga berupaya untuk memberi
kebenaran kepada pengguna yang terlibat untuk membuat pertanyaan. Setiap
pertanyaan yang dibuat akan direspon mengikut pertanyaan yang dibuat oleh
pengguna. Setiap respon yang diterima adalah di dalam bentuk paparan skrin ataupun
dalam bentuk cetakan. Contoh pertanyaan yang boleh dibuat oleh pengguna ialah
pertanyaan mengenai jantina paling ramai membeli wain keluaran syarikat.

b. Aplikasi sistem pemprosesan urusniaga bagi Syarikat LeeAnne Vineyards

Terdapat beberapa fungsi aplikasi sistem pemprosesan urusniaga yang didapati sesuai untuk
dibangunkan bagi kegunaan Syarikat Leeanne Vineyards. Antara fungsi aplikasi yang boleh
dibangunkan ialah:

1. Aplikasi Inventori – sebagai sebuah pengeluar wain, aplikasi inventori amat penting.
Ini kerana melalui aplikasi ini pihak pengurusan syarikat dapat memastikan tahap stok
di dalam inventori syarikat diselenggara dengan baik. Ia dapat mengelakkan masalah
yang timbul seperti kekurangan bahan mentah semasa proses pengeluaran wain
dilakukan. Sekiranya inventori gagal diselenggara dengan baik maka pengeluaran dan
pendapatan syarikat akan terjejas. Melalui aplikasi ini juga syarikat dapat memastikan
stok bagi setiap produk yang siap untuk dijual sentiasa berada di dalam kuantiti yang
mencukupi bagi memenuhi permintaan dari pelanggan.

1. Aplikasi Tempahan Pesanan – di dalam usaha untuk meluaskan perniagaan di

dalam penjualan wain, aplikasi ini berguna bagi syarikat LeeAnne Vineyards. Ini
kerana melalui aplikasi ini, para pelanggan dapat membuat tempahan melalui
berbagai cara selain dari datang ke kedai untuk membeli atau membuat tempahan
 wain. Aplikasi ini membenarkan pelanggan untuk membuat tempahan melalui telefon,
faks dan sebagainya. Segala butiran pesanan dan tempahan akan direkod dan
disimpan di dalam sebuah pengkalan data. Dengan cara ini juga, syarikat LeeAnne
Vineyards dapat mengetahui jika seseorang pelanggan itu sama ada mereka adalah
pelanggan baru atau pelanggan ulangan.

1. Aplikasi Penghantaran – aplikasi ini sesuai dibangunkan bagi menyokong aplikasi

tempahan pesanan. Setiap tempahan dibuat akan diproseskan dan produk yang
dihasilkan akan disertakan dengan arahan penghantaran produk kepada pembeli.
Aplikasi ini juga memudahkan syarikat bagi membuat semakan inventori. Ini
disebabkan melalui aplikasi ini setiap aktiviti penghantaran setiap produk akan
direkodkan dan dikemaskinikan bersama dengan aplikasi inventori.

1. Aplikasi Penerimaan – sebagai sebuah syarikat pengeluar wain, fungsi aplikasi ini
adalah penting kerana fungsi ini membantu syarikat di dalam menentusahkan produk
atau bahan mentah yang dipesan diperolehi dalam kuantiti yang dikehendaki. Aplikasi
ini juga berupaya membantu syarikat untuk menolak produk yang dihantar oleh
pembekal sekiranya ia tidak menepati piawaian yang ditetapkan. Sebagai pengeluar
wain yang secara tidak langsung terlibat di dalam industri makanan, soal kualiti bahan
mentah tidak boleh dikompromi kerana sekiranya bahan mentah seperti anggur yang
diterima adalah rosak, ia akan menyebabkan reputasi syarikat terjejas.

1. Aplikasi Pembelian – Syarikat LeeAnne Vineyards mempunyai banyak jabatan yang

terlibat di dalam pembuatan wain. Jabatan-jabatan seperti kewangan, pengeluaran,
pemasaran dan pembungkusan adalah contoh jabatan yang ada di dalam syarikat ini.
Bagi memastikan operasi syarikat tidak terjejas akibat kekurangan stok bahan mentah,
aplikasi pembelian ini amat penting. Ini kerana melalui aplikasi ini semua permintaan
untuk belian akan dibuat melalui aplikasi ini. Ia juga akan melakukan proses
pemilihan pembekal dan seterusnya menghasilkan pesanan kepada pembekal. Selepas
pembelian dilakukan dan produk diterima, aplikasi ini berfungsi untuk mengemaskini
senarai pembelian yang sudah ataupun belum dibuat.

1. Aplikasi Gaji – aplikasi ini merupakan aplikasi yang amat penting bagi memastikan
operasi syarikat berjalan dengan lancar. Ini kerana melalui aplikasi ini, pembayaran
gaji staf akan diproses. Kadar percukaian dan kemudahan seperti insurans, KWSP
pekerja juga diproses melalui aplikasi ini. Rekod mengenai para pekerja yang bekerja
dengan syarikat juga akan diproses melalui aplikasi ini. Kegagalan aplikasi ini
berfungsi dengan sempurna akan menyebabkan rasa ketidakpuashatian timbul di
kalangan pekerja. Sekiranya masalah ini timbul maka produktiviti pekerja akan
terjejas.

c. Kelebihan Menggunakan Sistem Maklumat Berkomputer

Terdapat beberapa kelebihan yang akan didapati oleh Syarikat LeeAnne Vineyards sekiranya
syarikat ini menggunakan sistem maklumat berkomputer. Antara kelebihan-kelebihan
tersebut ialah:
 1. Penjimatan kos operasi – dengan menggunakan sistem maklumat berkomputer
syarikat dapat menjimatkan kos operasinya. Ia disebabkan melalui sistem
berkomputer, penggunaan seperti kertas dan ruang pejabat dapat dikurangkan dengan
banyak. Sebagai contoh ratusan maklumat mengenai pelanggan, pembekal, pekerja
dan pengedar hanya perlu disimpan di dalam sebuah komputer berbanding sekiranya
syarikat menggunakan sistem maklumat manual di mana sudah tentu ia akan
menggunakan satu bilik fail yang besar. Rekod-rekod juga disimpan dalam bentuk
‘softcopy’ ini menjimatkan penggunaan kertas yang dapat membantu syarikat untuk
mengurangkan kos operasi.

1. Menjimatkan masa – melalui sistem maklumat berkomputer ini juga, ia dapat

menjimatkan masa terutama dalam carian maklumat. Maklumat mengenai pembekal
mahupun pelanggan dari dicapai dengan mudah dan pantas. Di dalam persaingan
dunia perniagaan hari ini, sesebuah syarikat itu perlu pantas dan cepat di dalam
mendapatkan maklumat. Kegagalan syarikat untuk bertindak pantas secara tidak
langsung akan menyebabkan syarikat itu kurang berdaya saing.

1. Memudahkan pelanggan – dengan penggunaan sistem maklumat berkomputer, para

pelanggan juga akan berasa mudah berurusan dengan syarikat terutama ketika
membuat pesanan. Sekiranya dahulu pelanggan dikehendaki datang untuk membeli
wain dan sebagainya, dengan sistem maklumat berkomputer pelanggan boleh melihat
dan seterusnya membeli produk syarikat secara dalam talian. Ia secara tidak langsung
memudahkan pelanggan serta menjimatkan masa bagi pelanggan dan syarikat di
dalam melakukan urusniaga jual beli.

1. Mengurangkan risiko – penggunaan sistem maklumat berkomputer ini dapat

meminimakan risiko kepada syarikat. Risiko yang dimaksudkan ialah kehilangan
maklumat mengenai pembekal, pelanggan dan pekerja yang merupakan asset paling
bernilai bagi sesebuah syarikat. Ini kerana dengan menggunakan sistem maklumat
berkomputer ini, syarikat berupaya untuk membuat salinan ‘back-up’ bagi semua
maklumat yang ada di dalam syarikat. Berbanding sekiranya syarikat menggunakan
sistem maklumat secara manual adalah mustahil bagi syarikat untuk menyediakan
salinan ‘back-up’ bagi setiap dokumen dan maklumat yang disimpan di dalam bilik
fail. Sekiranya berlaku kejadian seperti kebakaran dan sebagainya sudah tentu
maklumat-maklumat ini tidak dapat diselamatkan.

1. Meningkatkan daya saing dan produktiviti syarikat – tidak dinafikan pada hari ini
sistem maklumat berkomputer memainkan peranan yang amat penting dan kritikal di
dalam sesebuah perniagaan. Sistem maklumat berkomputer ini juga dapat membantu
meningkatkan daya saing syarikat. Ini kerana melalui sistem ini syarikat dapat
bertindak dan membuat keputusan perniagaan dengan cepat dan tepat. Ia disebabkan
capaian kepada maklumat-maklumat yang diperlukan adalah cepat berbanding kaedah
manual yang sering digunakan oleh syarikat-syarikat lain. Ia secara tidak langsung
menyumbang kepada peningkatan produktiviti syarikat.

Soalan 2
a. Perbezaan struktur organisasi fungsian dan struktur organisasi matriks

Rajah di atas merupakan contoh rajah organisasi fungsian. Organisasi jenis ini banyak
digunakan di dalam badan-badan kerajaan di mana kebanyakan kakitangan dikumpulkan
mengikut kemahiran fungsian masing-masing. Organisasi ini adalah bersifat rigid di mana
pembuatan keputusan adalah secara berpusat. Sebagai contoh sebarang keputusan mengenai
pengeluaran akan dirujuk kepada Naib Presiden Pengeluaran sebelum ia dimaklumkan
kepada Presiden. Organisasi jenis ini dilihat mempunyai hierarki kuasa yang tinggi.
Walaubagaimanapun, melalui organisasi fungsian ini pengagihan sumber dan tugasan mudah
dilakukan. Pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah melalui struktur ini adalah lebih
berkesan kerana pembuatan keputusan dibuat secara berpusat. Contoh organisasi yang
menggunakan struktur organisasi seperti ialah seperti badan kerajaan seperti Bank Negara
Malaysia serta syarikat swasta terutama sector perbankan seperti Maybank.
Rajah di atas merupakan contoh struktur organisasi matriks. Organisasi matriks adalah satu
struktur organisasi di mana semua projek-projek yang bersifat kekal atau sementara
memerlukan pengurus projek berkongsi autoriti dengan pengurus fungsian organisasi.
Struktur ini melihatkan para pengurus projek bekerjasama dengan ahli-ahli dari jabatan lain
di dalam menjayakan sesebuah projek. Ini kerana kebanyakan projek seperti penjenamaan
semula syarikat merupakan projek yang bersifat sementara. Tugas utama pengarah/pengurus
projek ini adalah untuk mendapatkan maklumat mengenai projek, menyelia tugasan dalam
projek dan menyelesaikan konflik di kalangan ahli-projek yang terdiri dari jabatan yang
berlainan.

Struktur organisasi ini amat sesuai bagi organisasi yang memerlukan fleksibiliti dan inginkan
perubahan yang pantas terhadap persekitaran organisasi. Melalui struktur jenis ini juga,
kakitangan didapati mendapat lebih kepuasan bekerja terutara di dalam pasukan projek
mereka. Contoh organisasi seperti ini ialah seperti Telekom Malaysia, DiGi Berhad dan
Malaysia Airlines System yang mana syarikat-syarikat ini telah melakukan penjenamaan
semula syarikat dan penstrukturan syarikat dengan jayanya.

b. Bagaimana struktur organisasi matriks mampu membantu sesebuah organisasi

Melalui organisasi matriks ini, sesebuah organisasi dapat menguruskan sesebuah projek
dengan lebih cekap dan efektif. Ia disebabkan organisasi matriks ini adalah seperti satu
organisasi silang fungsian di mana ahli-ahli di dalam sesebuat projek itu datang dari berlainan
latar belakang dan kepakaran. Struktur ini juga dilihat meningkatkan lagi komunikasi di
antara kakitangan dan juga para pengurus. Ini kerana sesebuah projek itu saling memerlukan
input dan maklumat dari ahli-ahlinya yang terdiri dari berlainan latar belakang.

Kaedah struktur ini juga merupakan kaedah paling berkesan di dalam menangani arus
perubahan di persekitaran organisasi tersebut. Pada hari ini, persekitaran luar terutamanya
seperti ekonomi, trend pembelian dan sosio-politik cepat berubah tanpa memberi tanda-tanda
awal perubahan. Melalui struktur jenis ini segala maklumat yang diperlukan bagi menangani
arus perubahan yang berlaku dapat diperoleh dengan mudah kerana ahli-ahli dalam pasukan
projek itu terdiri dari latar belakang dan kepakaran yang berlainan. Input-input yang didapati
juga meliputi hampir seluruh aspek yang diperlukan oleh organisasi. Sebagai contoh projek
penjenamaan semula syarikat seperti di atas, ahli-ahli berkongsi pendapat dari segi
perundangan sama ada penjenamaan syarikat yang dilakukan akan memberi impak
perundagan kepada syarikat atau tidak dan juga input dari sumber manusia sama ada syarikat
mempunyai tenaga kerja yang mahir dan cukup selari dengan objektif penjenamaan semula
syarikat.

Dengan menggunakan struktur organisasi matriks in juga, ia membenarkan penggunaan

sumber manusia secara lebih fleksibel. Ini disebabkan seseorang staff itu tidak hanya perlu
melaporkan tugas terhadap satu pengurus sahaja berdasarkan fungsi staf tersebut. Ciri
melaporkan tugas terhadap seorang pengurus ini hanya ada pada struktur organisasi fungsian.
Organisasi matriks ini membenarkan staf untuk melaporkan tugas kepada beberapa pengurus
sekiranya beliau terlibat di dalam beberapa projek yang diketuai oleh beberapa pengurus yang
berlainan. Dengan cara ini, staf berkenaan akan mendapat pendedahan kerja yang lebih
terbuka dan luas kerana setiap pengurus mempunyai gaya pengurusan yang tersendiri. Staf
berkenaan juga dapat menggunakan segala kebolehan yang ada selain dari kepakaran
fungsian yang ada di dalam memastikan objektif sesebuah projek itu tercapai dengan jayanya.