QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 1
1. Đặc điểm chung của văn phòng
- Văn phòng được thành lập thích hợp với đặc điểm cơ quan tổ chức
- Văn phòng được thành lập theo một qui chuẩn nhất định
- Văn phòng phải có trụ sở giao dịch mới gọi là văn phòng hành chính
2. Tiêu chuẩn của nhà quản trị
- Là một tri thức được đào tạo một cách tổng quát, và được đào tạo chuyên
về quản trị văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng ủy thác trách nhiệm và
quyền hành
- Có khả năng giảng dạy cho nhân viên HCVP trong công ty
- Có quan điểm tiếp cận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới
- Tính gần gũi
- Óc khôi hài giúp giải quyết và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
- Phong cách lịch sự và ngoại giao: sự thành công của nhà quản trị tùy
thuộc vào việc ông ta có giành được sự hỗ trợ, hợp tác của người khác
hay không
- Kiểm soát cảm xúc: là bộ phận làm dâu tram họ, dễ bị chỉ trích
- Có óc sáng kiến và dễ tưởng tượng
- Tự tin: phải tỏ ra tự tin rong mọi tình huống
- Óc phán đoán
- Khả năng nói
3. Chức năng của văn phòng và quản trị hành chính văn phòng
 Chức năng văn phòng:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
- Chức năng giúp việc điều hành
- Chức năng hậu cần
 Chức năng của quản trị HCVP
- Chức năng định hướng
- Chức năng tổ chức
- Chức năng duy trì hoat động
- Chức năng kiểm tra công việc HCVP
 CHƯƠNG 2
1. Phân biệt các loại văn bản hành chính và pháp quy

Phân loại VBHC VBPQ

Nội dung Tính hiệu lực trong thời Tính hiệu lực mãi mãi. Tuy
gian nhất định (1 lần) nhiên khi thay đổi sẽ tự mất
đi tính hiệu lực
Tính chất Có hoặc không có chế tài Có chế tài xử lí
Thẩm quyền Do cá nhân, cơ quan tổ Do cơ quan nhà nước
chức

2. Quy trình quản lí văn bản đến và đi. Cho ví dụ

 Văn bản đến : 7 bước
B1. Nhận văn bản
 Kiểm tra địa chỉ ghi trên văn bản
 Kiểm tra số lượng
B2. Phân loại
 Không được xử lí
 Gửi đích danh
 Văn bản Đảng, Đoàn, Công đoàn
 Mật
 Tất cả các văn bản khác văn thư được xử lí
B3. Bóc văn bản
 Kiểm tra số lượng văn bản có trong phong bì
 Kéo để mở
B4. Đóng dấu < đến>
B5. Trình chánh văn phòng ( 1 số doanh nghiệp bỏ qua bước này)
B6. Vào sổ đăng kí
B7. Sắp xếp và lưu
  Văn bản < đi> : 5 bước
B1. Kiểm tra thể thức
B2. Lưu trữ
 Photo văn bản trước
B3. Bao gói
B4. Lưu văn bản ở phòng hành chính
B5. Chuyển văn bản
3. Phân loại cuộc họp
Có 2 loại:
- Cuộc họp qui mô lớn, trang trọng và nghi thức
VD: cuộc họp đầu năm của ban lãnh đạo nhằm đưa ra mục tiêu trong năm
của tổ chức
- Cuộc họp qui mô nhỏ , không trang trọng và nghi thức
VD: cuộc họp giao ban trong bệnh viện
Căn cứ vào các yếu tố:
- Lớn / nhỏ dựa vào: tính chất của cuộc họp, đối tượng tham gia, thời gian
- Trang trọng, nghi thức: có tính nghi lễ, có khai mạc, bế mạc
4. Ý nghĩa của việc tổ chức cuộc họp (4 ý nghĩa)
- Cuộc họp là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho
thông tin được lưu chuyển thông suốt
- Các cuộc họp hay hôi nghị là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo
luận về các vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định
- Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của
mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp
lãnh đạo có quyết định đúng đắn
- Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những
vướng mắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm những lệch
lạc trong quản lí, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy
ưu điểm, khắc phục nhược điểm thúc đẩy sự phát triển
5. Nêu tiến trình tổ chức cuộc họp – Chi tiết
B1: Xây dựng lịch trình ( lập kế hoạch)
- Tên cuộc họp
- Mục đích cuộc họp
- Thành phần tham gia
- Địa điểm, thời gian tổ chức
 - Các công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp
- Kinh phí
B2: công tác chuẩn bị tổ chức cuộc họp
- Thời gian tổ chức
 Nếu hoach định không có thời gian thì không cần chọn thời gian
 Chọn thời gian thích hợp
- Chọn địa điểm
 Hội trường
 Trung tâm hội nghị cho thuê
- Chuẩn bị hồ sơ
- Phương tiện kĩ thuật : có hoặc không
 Hội trường : chuẩn bị
 Thuê : không cần chuẩn bị
- Xây dựng chương trình: là một cái kịch bản cho buổi lễ
- Gửi giấy mời( thông báo)
- Kinh phí : dự trù kinh phí ( chánh văn phòng + phòng tài chính)
- Kiểm tra: rà soát trước 2 ngày
B3:điều hành
Đón khách – điều hành theo chương trình – ghi biên bản – tổng kết
- Đón khách : đón tại lễ tân, sân bay, cửa ra vào …
- Điều hành theo chương trình: bám vào kế hoạch
- Ghi biên bản: 2-3 người
- Tổng kết: tuyên bố đạt được hay chưa đạt được
B4: Kết thúc
Tặng hoa, tặng quà, ăn tối, giao lưu
6. Các công việc cần phải chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác
- Liên hệ với nơi công tác
- Chuẩn bị hồ sơ, tài tiêu
- Chuẩn bị phương tiện giao thông
CHƯƠNG 3
1. Yêu cầu của việc lập kế hoạch
 - Lập kế hoạch là hoạt động phổ biến của các cấp quản trị
- Kế hoạch phải hướng đến mục đích phát triển của tổ chức
- Lập kế hoạch phải được ưu tiên trong số các nhiệm vụ của nhà quản lý
- Lập kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả
2. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch
- Đảm bảo khai thác tối ưu, chi phí thấp nhất các nguồn lực mà tổ chức,
nguồn lực đang sở hữu
- Đảm bảo các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định, tao khả
năng kiểm soát mọi hoạt động một cách chặt chẽ
- Tạo khả năng ứng phó với các tình huốn thay đổi của môi trường
3. Phân loại kế hoạch
Theo ngày – tuần – tháng – năm – khách hàng sử dụng thời gian của nhà
quản trị
4. Quy trình lập kế hoạch
Chuẩn bị - viết kế hoạch dự thảo – ban hành kế hoạch dự thảo – ban hành kế
hoạch chính thức
CHƯƠNG 4
1. Các hình thức tổ chức văn phòng. Ưu và nhược điểm
 Bố trí kiểu kín
Ưu điểm:
- Bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận
- Không gây ồn ào, mất trật tự
- Đáp ứng được yêu cầu bí mật thông tin khi cần thiết
Nhược điểm:
- Phòng riêng chiếm từ hai đến 10 lần diện tích dành cho nhân viên làm
việc tại khu vực trống trãi
- Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện , ánh
sáng, thông gió
- Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí
- Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc
 Bố trí kiểu mở
Ưu điểm:
- Tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa
- Cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thieetss, vừa
nhanh, vừa giảm phí tổn
 - Nhân viên coa quan hệ công việc liên quan nhau nên giảm thiểu được
thời gian, công sức di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc
- Nhân viên có cơ hội gần gũi nhau hơn, người theo dõi có thể quán xuyến,
theo dõi nhân viên mình
Nhược điểm:
- Gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh
- Giảm sự tập trung vào công việc
- Khó bảo đảm bí mật thông tin cần thiết
 Bố trí làm việc theo phong thủy
Ưu điểm:

2. Yêu cầu của việc tổ chức văn phòng

- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn
phòng
- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển các bộ phận văn
phòng
3. Nguyên tắc tổ chức
- Mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban
- Bố trí phòng – ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc
CHƯƠNG 5
1. Vai trò và ý nghĩa của kiểm tra
 Vai trò
- Là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị phát hiện những sai sót để khắc
phục, điều chỉnh kịp thời
- Thông qua kiểm tra các hoạt đọng văn phòng sẽ được thực hiện tốt hơn
và giảm bớt những sai sót có thể nảy sinh
 Ý nghĩa:
 Đối với người kiểm tra
- Là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lí
- Giúp thẩm định đúng đắn của đường lối chiến lược, kế hoạch và dự án
- Cho nhà quản trị đủ thông tin để ra những phương án hành động trong
tương lai mang tính khả thi
- Giúp nhà quản trị kịp thời khuyến khích những tài năng
- Tạo được sự tập trung thống nhất trong hoạt độn của cơ quan, đơn vị theo
hướng mục tiêu đã dự kiến
 - Tạo điều kiện phối hợp nhịp nhàng các hoạt động cơ quan trong đơn vị
tạo nên hệ thống thường xuyên, liên tục
- Phát hiện những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức để
những biện pháp ứng xử có hiệu quả
- Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra
thích hợp sẽ làm bớt đi gánh nặng rủi roc ho các nhà quản trị
 Đối với người được kiểm tra
- Người được kiểm tra phát hiện kịp thời phát hiện những sai sót để họ
không ngừng hoàn chỉnh mình
- Giúp người lao động nâng cao năng suất, tạo diều kiện cho họ có thu
nhập cao hơn
- Có thể phân loại được số lượng, chất lượng lao động của từng người để
các hình thức phân phối thỏa đáng
- Để kịp thời tuyên dương công trạng của người lao động là cho học có thể
được tôn vinh đúng lúc,đúng chỗ, đúng mức, và vì thế họ sẽ phát huy
được năng lực của mình nhiều hơn
2. Phương pháp kiểm tra
- Kiểm tra ngân sách
- Kiểm tra tập trung
- Kiểm tra biểu mẫu
- Kiểm tra bằng máy móc
- Kiểm tra tiến trình
- Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo
- Kiểm tra bằng tiêu chuẩn
- Kiểm tra bằng lịch công tác
1. (0.300 Point)
Phân biệt sự khác nhau về cách ghi số và ký hiệu trên văn bản hành
chính và pháp quy
 Hành chính:
- Có tên: được ghi như sau: Số: số tt/ Tên VT-ĐVST
- Không tên ( công văn): Số: Số tt/ ĐVQL – ĐVST
 Pháp quy: Số: Số tt/ năm ban hành/ Tên VT - ĐVQL
2. (0.300 Point)
Nêu 5 các nghiệp vụ hành chính văn phòng được đề cập trong môn học.
- Nghiêp vụ soạn thảo văn bản
- Nghiệp vụ quản lí văn bản
- Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp
- Nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Lễ tân và giao tiếp hành chính
3. (0.300 Point)
Vì sao cho rằng nhà quản trị hành chính văn phòng phải có tính hài
lước.
Vì tính hài hước giúp giải quyết và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn.
Khả năng này được thực hiện một cách khéo léo
4. (0.300 Point)
Trình bày các Năng lực của thư ký?
- Năng lực chuyên môn
- Năng lực giao tiếp
- Năng lực quản lí
- Phẩm chất cần thiết của người thư kí
- Kĩ năng cần thiết của người thư kí
5. (0.300 Point)
Việc phân cấp chức vụ, chức danh những người làm công việc hành
chính văn phòng tuỳ thuộc vào yếu tố nào?
- Tính phức tạp của công việc
 - Mức độ trách nhiệm đối với công việc
- Mức độ giám sát theo yêu cầu
- Mức độ giao tiếp theo yêu cầu
- Mức độ trách nhiệm đối với người khác
6. (0.300 Point)
Việc quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư có ý nghĩa gì?
Thể hiện văn thư đã được bóc ra và được xử lí của phòng hành
chính doanh nghiệp
7. (0.300 Point)
Trình bày ý nghĩa của công tác tổ chức nhân sự văn phòng?
8. (0.300 Point)
Nêu cách phân loại các cuộc họp?
Căn cứ vào các yếu tố:
- Lớn / nhỏ dựa vào: tính chất của cuộc họp, đối tượng tham gia, thời gian
- Trang trọng, nghi thức: có tính nghi lễ, có khai mạc, bế mạc
9. (0.300 Point)
Nêu các nguyên tắc kiểm tra công việc HCVP
- Đảm bảo mục tiêu
- Nguyên tắc đảm bảo đúng thẩm quyền
- Nguyên tắc đảm bảo khách quan
- Nguyên tắc tiết kiệm
- Nguyên tắc hợp lí
10. (0.300 Point)
Trình bày kế hoạch hành chính văn phòng?
Là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các giải pháp chủ yếu
nhằm sử dụng các nguồn lực, tài nguyên có thể khai thác được ở trong cơ
quan đơn vị một cách tối ưu trong một thời gian nhất định
11. (0.300 Point)
Để đảm bảo giao tiếp thắng lợi cần có những yếu tố nào? Liên hệ thực
tế?
12. (0.300 Point)
Nêu cách phân loại các cuộc họp?
Căn cứ vào các yếu tố:
- Lớn / nhỏ dựa vào: tính chất của cuộc họp, đối tượng tham gia, thời gian
- Trang trọng, nghi thức: có tính nghi lễ, có khai mạc, bế mạc
13. (0.300 Point)
Trình bày các công cụ lập kế hoạch hành chính văn phòng? Cho ví dụ
cụ thể minh hoạ?
- Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay, kèm theo ô kiểm tra xem đã
làm được hay chưa
- Danh sách các công việc phải làm ngày hôm nay
- Bảng danh sách công việc trong tuần xếp theo thứ tự tầm quan trọng các
ô phải làm ngay
- Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần
- Lịch thời biểu hàng ngày bao gồm các cột ghi giờ, hoạt động, tầm quan
trọng, cột kiểm tra các gián đoạn , cột đánh dấu đích thân người thực hiện
hay người khác
14. (0.300 Point)
Vì sao cho rằng nhà quản trị hành chính văn phòng phải có óc sáng kiến
và trí tưởng tượng.
15. (0.300 Point)
Nhiệm vụ của người thư ký khi lãnh đạo đi công tác?’
 Trước khi lãnh đạo đi công tác
- Tham gia các cuộc họp bàn giao
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
- Chuẩn bị các giấy tờ tùy thân
- Liên hệ nơi đến
 Trong thời gian lãnh đạo đi công tác
- Hỗ trợ cho lãnh đạo mới trong việc giải quyết công việc bình thường
- Lập sổ thư tín và sổ nhật kí công việc
- Liên hệ với lãnh đạo để được hỗ trợ giải quyết công việc
 Sau khi lãnh đạo đi công tác về
 - Hỗ trợ lãnh đạo trong việc báo cáo kết quả
- Trình sổ thư tín và nhật kí công việc
- Hỗ trợ lãnh đạo trong việc xử lí các hồ sơ, kinh phí chuyến đi
16. (0.300 Point)
Phân biệt văn bản hành chính và văn bản pháp quy theo Tính chất, Nội
dung, Thẩm quyền
Phân loại VBHC VBPQ
Nội dung áp dụng 1 lần Áp dụng nhiều lần
Tính chất Có hoặc không có chế tài Có chế tài xử lí
Thẩm quyền Do cơ quan nhà nước

17. (0.300 Point)

Để có ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, văn phòng cần phải làm gì?
Tổng hợp thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lí sử dụng các
thông tin đó theo những nguyên tắc nhất định
18. (0.300 Point)
Vì sao có ý kiến cho rằng Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận
“làm dâu trăm họ”
Nghề hành chính văn phòng đòi hỏi cán bộ cần phải trung thực, thận trọng,
chính xác, tỉ mỉ, kịp thời. Nhân viên đảm nhiệm công việc hành chính văn
phòng cực kì quan trọng, bởi họ được ví như cầu nối, gắn kết giữa ban giám
đốc với các doanh nghiệp khác. Sự thật thì dường như tất cả những công
việc gì không tên đều đổ vào phòng hành chính, vì thế họ giống như người
làm dâu trăm họ
19. (0.300 Point)
Nêu tiến trình tổ chức hội nghị? Trong các bước đó, bước nào là quan
trọng nhất? Tại sao?
Xây dựng lịch trình ( Lập kế hoạch) – Chuẩn bị - Điều hành – Kết thúc
Trong các bước đó, bước chuẩn bị là quan trọng nhất. vì đây là khâu là đầu
tiên có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho sự thành công của hội nghị
20 (0.300 Point)
Có thể thức chung cho mọi văn bản hay không? Vì sao?
Không. Vì trên thực tế, khi soạn thảo văn bản các cơ quan thường quan tâm
về mặt nội dung văn bản hơn là về thể thức của văn bản nên dẫn đến tình
trang thể thức văn bản không được thực hiện thống nhất và đồng bộ trong
các cơ quan tổ chức