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Q/GPEC EM0317008-2019 2019.4.8 密级 无

编号 日期

中国能源建设集团广东火电工程有限公司

工程档案管理办法

中国能源建设集团广东火电工程有限公司

本文件版权为中国能源建设集团广东火电工程有限公司所有，

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 编制说明

版本 发布日期 主要规范事项 批准权属

规范工程档案的收集、编制、归档、
V 2019.4.8 分管领导
移交、销毁等一系列管理。

主办部门 主要起草人 解释权属

工程管理部 李丽萍 工程管理部

修订记录

版本 发布日期 修订内容 主要修订人

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 中国能源建设集团广东火电工程有限公司

工程档案管理办法

第一章 总则

第一条 为更好的规范公司工程档案管理，确立工程档案工作
原则、组织及制度要求，为公司的业务发展、工作查考、解决纠
纷等提供强有力的证据，特制定本规定。
第二条 适用于公司各下属专业子公司和工程项目部在施工过
程中形成的技术资料、图纸、文件的移交、整理、归档和利用。
第三条 相关定义
（一） 项目档案：档案是公司在施工、经营、管理等各项工
作活动中形成的，经办理完毕具有保存价值的，按照立卷归档制
度进行整理归档的各种门类和各种载体的材料，其中经过鉴定、
整理并归档的项目文件即项目档案。
（二） 电子档案：是指具有保存价值的归档电子文件及相应
元数据、背景信息和支持软件。
（三） 建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的
信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工
图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
（四） 项目档案移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、
协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档

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案管理部门移交有关项目档案的行为。
（五） 档案信息化：运用信息技术对归档文件、数据信息资
源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过
程和工作方式。

第二章 档案工作机构和职责

第四条 档案工作机构
（一） 公司本部档案工作组织机构由分管领导、工程部部长、
质环部部长、技术室各专业主任工、工程部档案室及其他相关人
员组成。
（二） 项目部档案工作组织机构由各直管项目项目经理、总
工、质量部经理、施工部经理、各专业主管、计财部经理、计划
室主管、文件中心负责人及其他相关人员组成。
（三） 各分子公司档案工作组织机构由各分子公司总经理、
总工、质量部经理、施工部经理、各专业主管、文件负责人及其
他相关人员组成。
第五条 职责
（一） 公司工程管理部
1、负责公司工程档案相关管理制度的建立与完善；
2、跟踪、监督、指导、检查直管项目工程竣工资料的归档工作，
为工程管理、合同纠纷、投标、资质升级、竣工结算等提供工
程档案借阅和利用等管理；
3、负责直管项目工程项目文件专业人员的配置与协调；

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 4、负责档案管理系统开发需求的提出并配合开发小组完善系
统模块。
（二） 公司科信部
负责各直管项目竣工后将其系统备份备查，保障档案管理
系统的正常使用。负责档案信息化建设的相关工作。
（三） 各分子公司
1、负责本单位档案管理办法的制定与完善。
2、负责本单位工程项目竣工资料的跟踪、监督、指导、检查、
归档、借阅、利用等工作。
（四） 工程项目部
1、负责本工程项目档案的收集、整理与归档工作；
2、负责本项目竣工文件的审查、验收及移交工作。

第三章 档案管理内容和要求

第六条 档案管理内容
（一） 档案管理原则
1、工程档案管理“四统一”原则：实行统一领导、统一管理、
统一制度、统一标准。
2、工程档案管理应以满足工程各项活动在证据、责任和信息等
方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，为公司经营和
持续发展提供有效服务。
3、贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档
案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，

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为档案工作持续发展提供保障。
4、将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作
职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人
及有关人员职责履行情况进行考核。
5、应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安
全。
（二） 组织系统建设
1、档案工作体系：公司建立以档案部门为核心，各职能部门、
各工程项目及各专业子公司专（兼）职档案人员为基础的企业
档案工作体系。
2、档案工作领导：各单位应确定档案工作的分管领导及档案部
门的负责人，同时明确各职能部门、各工程项目档案工作负责
人。
3、档案机构设置：各单位应根据规模和管理模式设置专门的档
案机构或指定负责档案工作的机构。
4、档案人员配备：各单位应配备专职或兼职档案人员，并保持
档案人员相对稳定。
第七条 档案管理要求
（一） 建立项目档案
1、各单位应实行项目档案与项目建设同步管理，项目档案具体
编制要求详见公司《项目竣工文件管理办法》。
2、各单位应按公司本部要求完成竣工文件、图纸、资料的收集、
整理、统计、录入、归档及移交工作，并对项目归档文件的齐
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 全、准确和形成质量负责：
1. 在项目开工前，须编制发布项目档案签名对照表，确保
杜绝代签名情况；
2. 归档文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的
复制件归档（归档的复制件，字迹和印章要清晰，必要的加以说
明。）；
3. 非纸质文件英语文字说明一并归档，无译文的要译出标
题和目录后归档；
4. 扫描要采用彩色扫描，扫描时选择150DPI，分辨率A3的
为1500*2100，A4的1000*1400，大小为200K以下，以PDF格式保存；
图像电子文件分辨率应达到300dpi以上，视频电子文件宜采用200
万以上像素拍摄；
5. 归档说明的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，
本年度工程档案情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与
否、档案数量、有何缺陷和问题等）；移交公司时需经单位负责
人审核签字；
6. 归档书面版按相关规定要求装订成册，同时提供相应的
电子版；
7. 除项目竣工文件外，工法、专利证书须走EAS流程中的工
法专利证书备案流程，同时原件须移交工程管理部档案室存档。
（二） 编制档案检索工具
1、为方便查找整套档案，应编制档案索引目录，其编排内容顺
序为：档案编制说明、档案验收证书、档案移交接收单、案卷
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目录、卷内目录；同时整套卷内目录的右上角应标明第几卷。
2、索引目录的大小尺寸应和案卷大小一样， 目录夹封面上标
明XX工程项目索引目录；内容应包括全宗名称、类别、年度、
保管期限四个基本项目，需要时还可增加其他项目；“目录夹
脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。
3、各单位应根据实际需要，选择编制一些其他的档案检索工
具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便
日常手工检索。
（三） 档案的竣工验收
1、在最后一台机组168试运后90天内，项目竣工文件验收小组
对竣工工程的项目竣工文件进行验收，各竣工项目应安排足够
的人员及配置所需的设备进行立卷、扫描、输机等归档工作。
2、各项目应按期将《档案交接登记表》随同已整理的项目竣工
文件按合同要求或按达标投产规定在投产后45天内向业主移
交；一个项目建设多台机组的，在最后一台机组168试运后90
天内向公司工程管理部移交，有尾工处理的酌情延后。
3、分包商项目竣工文件移交情况作为项目部和分包商办理竣
工结算的前提条件之一，即项目部要把分包商的项目竣工文件
移交与办理竣工结算挂钩，在办理竣工结算前，必须办理分包
工程竣工验收手续，且分包工程竣工验收单上必须有文件中心
主任（或文件中心负责人）的签字确认（确认分包商已按相关
规定完整移交项目竣工文件），否则不得办理竣工结算。
4、合同中须预留项目竣工文件移交保证金（一般为合同价的
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2%），若不按合同要求移交或延期移交将根据实际情况扣除。
5、各项目竣工文件未按规定时间移交业主或公司档案部门归
档的，将在公司范围内进行通报批评，情节严重的，将扣除项
目经理一定数额的个人薪酬。
（四） 档案的借阅利用
1、凡本单位的员工，均可借阅与其业务有关的档案；根据保密
规定和知识产权管理要求，设定利用者权限，超越权限的利用
需经有关领导审批。
2、档案一般不得借出档案室外，如需借出，须填写《中国能源
建设集团广东火电工程有限公司工程档案借阅利用登记表》，
要经借阅者部门领导及工程管理部领导书面批准。借阅者对所
借档案负有安全、保护和保密的责任，不得转借他人和擅自拆
卷，不得带出公司之外和私自复印，更不得涂改和损坏档案。
3、档案的借用时间一般不超过一周，如到期仍需继续使用，借
用者需办理续借手续。
4、如因工作需要翻印、复制档案，须经档案室同意，须要经所
在单位及工程管理部部长批准。
5、归还档案时，须经档案管理人员认真检查、核对之后，方可
注销。
6、借阅档案人员应如实填写《中国能源建设集团广东火电工程
有限公司工程档案借阅利用登记表》，并主动提供档案利用效
果，及时反馈档案利用信息。
（五） 档案信息化建设
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 1、档案信息化目标与原则
档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代
化水平为总目标；应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调同
步原则；各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
2、电子文件的归档及传统载体档案数字化
电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。公司各信息
系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应
参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文
件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。各信息系统
所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文
件格式的软件应与电子文件一并归档。归档的电子文件数据格式
应易于识读、迁移。电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。文
件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整
性和可用性。根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统
载体档案实施数字化。数字化生成的档案副本档号应与原档案对
应。
3、档案网络化服务
建立室藏档案目录数据库，并逐步实现档案全文检索。对数
字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的
利用权限提供及时有效的网络化服务。档案管理系统应采取身份
认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。档案管理服务器
应采取可靠的备份、恢复措施。公司服务器应满足档案管理系统
中电子版本档案的存储要求。
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 4、档案管理系统软件
档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并
适应本企业信息化建设发展需要。档案管理系统应具备收集整编、
数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保
密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增
扩其他相应功能。
（六） 档案的鉴定和销毁
根据国家标准《火电建设项目文件收集及档案整理规范》
《中国能源建设股份有限公司科技档案分类编号细则》，工程档
案的保管期限可分为永久和定期，定期的分别有三十年、十年和
五年保存，按《中国能源建设股份有限公司科技档案分类编号细
则》的附录 6“火电施工档案分类、主要项目文件归档范围及保管
期限划分表”执行。
1、永久保存文件：凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和
竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利
用价值的文件，列为永久保管；定期保存文件：凡是反映项目
建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项
目文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据参考利用
价值分为30年、10年、5年三档。
2、根据公司的实际情况，对收集书面版本范围作适当的调整，
详见附录1。
3、文件材料一经立卷归档后，未经办理正式手续，任何人不得
擅自销毁。
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4、工程档案的鉴定工作，应由主管领导、职能部门、专业技术
人员和工程档案室人员共同组成档案鉴定小组，负责确定文件
保管期限和保管期限到期档案提出鉴定意见。
5、销毁失去保存价值的档案，必须由鉴定小组提出意见，编制
《档案销毁清册》，竣工图的销毁与否将结合合同管理、竣工
结算和压力管道及特种设备资质检查等的需要进行筛选保留或
销毁。《档案销毁清册》走EAS《工程档案销毁审批流程》经相
关部门和公司领导批准，由档案人员监销。
（七） 文件资料、 图纸的保管
1、档案库房应设置在远离易燃易爆物品和水、火等安全隐患的
场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。库房楼层
地面应满足档案及其装具的承重要求。库房面积应满足档案工
作发展的需要，留有存储空间。一般情况下，文件资料、图纸
未移交前由各项目的资料室（文件中心）负责统一保管，各项
目文件工程师有责任保证技术资料、图纸、文件的齐全、完整、
准确，并做好六防措施。办理移交手续后由接收单位负责保管。
2、工程管理部档案管理专职对接收后的技术资料、图纸、文件
分类归档，合理排架，库房应保持干净、整洁，并做好六防（防
火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能）
工作。库房温湿度应符合各类载体的保管要求，档案库房温度
控制在14-24摄氏度，相对湿度控制在45-60%，定时测记温湿度。
库房应配置温湿度计、灭火器材、抽湿机、空调、空气净化器
等设备。项目竣工文件整理完成后录入到广东火电EAS工程档案
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 管理系统中移交。科信部负责做好档案管理系统中的档案备份
工作。

第四章 附则

第八条 本办法由工程管理部负责起草和修订，经分管领导审
批后发布。
第九条 本办法由工程管理部负责解释，自印发之日起实施。

附录：1. 项目竣工文件移交范围及保管期限
2.广东火电工程有限公司工程档案借阅利用登记表
3.广东火电**项目工程竣工档案交接登记表
4.工程档案管理领导小组和工作小组
5.参考文件
6.《工程档案管理办法》编制流程控制文档
7.《工程档案管理办法》管理权限指引

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