Contabilidad CAPITULO XII TERMINO E INICIO DE EJERCICIOS CONTABLES 1. Cierre de las Cuentas y de los Libros 2. Registros en el Libro de Inventarios y Balances 3. Reapertura de las Cuentas y de los Libros 4. Distribucion de los Resultados 5, Preguntas y Ejercicios 1. CIERRE DE LAS CUENTAS Y DE LOS LIBROS Algunos autores afirman que ej cierre de las cuentas y de las libros, asi como el registro del Balance y su inventarios en el Libro Inventarios y Balances es la Ultima fase de! proceso contable; otros sostienen que este proceso culmina con la formulacién de los informes contables proyectados. No obstante, todos concuerdan en que el cierre de cuentas y libros es ura de las actividades proplas del término del ejercicio anual y, por consiguiente, con las que se concluye cada ejercicio. En nuestro pais, la legisiacion tributaria sefiala que el ejercicio comercial de las empresas es el periodo de doce meses que termina el 30 de junio o 31 de diciembre de cada afio (aunque en los uitimos afiosno se ha empleadola primera fecha) al cual se ajusta ef ejercicio contable anual, salvo que se trate de cierres Por término de giro, en que el elercicio puede ser inferior al afio comercial antes sefialado. Las empresas consideran periodos mas cortos Para preparar sus informes contabies internos, idealmente ejercicios mensuales que hemos venido recomendando en este texto; pero el cierre de cuentas y libros es preciso tansdlo al término del ejercicio anual, no siendo necesario al finalizar los periodos intermedios: semestrales, trimestrales, mensuales u otros. Recordemos que gran parte de los ajustes y regularizaciones periddicas de ejercicios intermedios son de cardcter provisional, no Gefinitivos, registrandose en algunas ocasiones tan sélo en la hoja de trabajo y no en el Libro Diario nien el Mayor. Es precisamente en estos periodos intermedios donde se aprecia mas nitidamente la utilidad de la hoja de trabajo para preparar, a partir de ella, el Balance y el Estado de Resultados; informes que al término del ejercicio anual pueden elaborarse indistintamente a partir de la hoja de trabajo o de los saidos de las cuentas del Libro Mayor en donde, ahora si, deben registrarse todos los ajustes y regularizaciones con el cardcter definitivo.Término é Inicio de Ejercicios. Asientos de Cierre y Cierre del Libro Diario Contablemente las actividades comerciales de empresas y negocios se inician con los asientos de apertura y culminan con los asientos de cierre. Los primeros los estudiamos en el Capitulo V, sefialando que estos son diferentes. para negocios unipersonales, para sociedades de personas y para sociedades de capital. Los asientos de cierre, entanto, son siempre semejantes| cualesquiera que sea la constituci6n juridica de las empresas, lo que varia son las cuentas que intervienen, cuyos nombres y denominaciones dependen de cada empresa. Los asientos de cierre tienen una doble finalidad, a saber: a) Reflejarel resultado del ejercicio en una cuenta de patrimonio que ‘indique adecuadamente si se trata de utilidad o de pérdida del ejercicio. b) Dejar saldadas las cuentas de resultado, eliminando los saldos que dieron origen a la utilidad o pérdida del ejercicio, ya que en el siguiente periodo habra otros ingresos, costos y gastos que generaran un nuevo resultado, por lo que se debe partir con las cuentas de resultado en cero. Adicionalmente, pero mas bien desde un punto de vista formal, se cierran las cuentas de activo, de pasivo y de patrimonio cargando las que tienen saldos acreedores y abonando las de saldos deudores para dejarias saldadas. Es un registro formal, porque este mismo asiento es reversado al inicio del ejercicio siguiente. Constituye el asiento de apertura de un nuevo ejercicio con el que los saldos finales de las cuentas del Balance del ejercicio anterior se convierten en iniciales de un nuevo ejercicio. La secuencia de los asientos de cierre es la siguiente: — Unasiento para cerrar las cuentas de resultado pérdida. — Unasiento para cerrar las cuentas de resultado ganancia. — Unasiento para reflejar la utilidad 0 pérdida del ejercicio. — Unasiento para cerrar las cuentas del Balance. En el primer asiento se carga una cuenta de cardcter transitorio que puede denominarse Pérdidas y Ganancias 0 Resultado del Ejercicio y se abonan las cuentas de resultado pérdida. Enel segundo asiento se abona esta mismacuenta transitoria con cargo a las cuentas de resultado ganancia. En la cuenta Pérdidas y Ganancias se acumulan los saldos delas cuentas de resultado, de tal forma que su saldo puede ser deudor 0: acreedor. Elsaldo deudor se produce cuando los saidos de las cuentas de pérdidas son mayores que los de las cuentas de ganancias y cuando clio sucede es que se ha producidn pérdida en el ejercicio. En el caso contrario, es decir, que esta cuenta presente saldo acreedor, dicho saldo refleja la utilidad del ejercicio, pues los saldos de las cuentas de ganancia son superiores a los de las cuentas de pérdidas. 300Contabilidad Luego, en el tercer asiento, si hay utilidad se carga la cuenta Pérdidas y Ganancias con abono a la cuenta de patrimonio Utilidad de! Ejercicio la que reflejara el resultado final del ejercicio. Por el contrario, si e} ejercicio produjo pérdidas la cuenta Pérdidas y Ganancias se abonara con cargo a la cuenta de patrimonio Pérdida del Ejercicio, la que mostrard la disminucién patrimonial respectiva. Finalmente, en el cuarto asiento se cierran las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, cargando las cuentas que tengan saldos acreedores y abonando las que tengan saldos deudores, para dejarlas todas saldadas, Para ilustrar lo descrito, efectuaremos a continuacién los cuatro asientos de cierre empteando los datos del ejercicio desarrollado en el capitulo anterior, tomando especificamente los saldos finales de la hoja de trabajo, los cuales, como hemos indicado, deben ser iguales a los que presentan las cuentas en el Libro Mayor. -xxt- Peérdidas y Ganancias 18.925. 580 Costo de Ventas 7.497.000 Remuneraciones 3.927.000 Gastos de Distribucion 646.000 Publiciciad 4.453.000 Gastos Generales 2,943,000 Intereses Pagados 248.000 Deudas Incobrables 12.580 Amortizacién de Activos 770.000 Depreciaciones 542.000 Impuesto a la Renta 890.000 Gierre de las cuentas de resultado perdida KD Ventas 19.018.000 Intereses Ganados 839.000 Correccién Monetaria 868.000 Pérdidas y Ganancias 20.525.000 Cierre de las cuentas de resultada ganancia xa Pérdidas y Ganancias 1.599.420 Utilidad det Bjercicio 1.899.420 Reconacimianto de la utilicac del ejarcicio Siguiendo la secuencia de cargos y abonos de los dos primeros asientos en lacuenta Pérdidas y Ganancias, observamos que luego delcargo de $18.925.580 porlos saldos de las cuentas de resultado, pérdida y el abono de $ 20.525.000 por los saldas de las cuentas de resultado ganancia, esta cuenta presenta un saldo acreedor die $ 1.599.420 el cual corresponde aa utilidad obtenida en el ejercicio: 301Término e Inicio de Ejercicios. Pérdidas y Ganancias Por cietre de las Por cierre de las cuentas de pérdida 18.925.580 20.525,000 cuentas de ganancia Saldo Acreedor de 1.599.420 (Utilidad del Ejercicio) En el tercer asiento se reconoce esta utilidad la que se registra en la cuenta de patrimonio Utilidad del Ejercicio mediante e! abono efectuado con cargo ala cuenta Pérdidas y Ganancias, la que también queda saldada. Esta ultima cuenta es de transicién y se emplea solo para establecer contablemente el resultado del ejercicio, utilidad en este caso. Es posible y de cierta frecuencia resumir estos tres asientos de cierre en uno solo. En tal evento se cargan las cuentas de resultado con saldos acreedores y se abonan las que tienen saldos deudores para dejarlas saldadas y la diferencia se carga 0 abona a las cuentas de Pérdida del Ejercicio 0 Utilidad del Ejercicio seguin corresponda, para reflejarla disminucién o aumento patrimonial respectivo. Efectuado el cierre de las cuentas de resultado y registrado el resultado en la cuenta de patrimonio, empleando los tres asientos u optando por uno solo, se procede al cierre de las cuentas del Balance para dejar también saldadas las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, como se aprecia a continuacién: —xx4— Estimacién Deudas Incobrables 12.580 Depreciacion Acumulada 1.071.000 Proveedores 500.000 Documentos por Pagar 420.000 IVA Débito Fiscal 163.000 690.000 122.000 Ingresos Diferidos 144,000 Deuda Hipotecaria 495.000 Documentos por Pagar 216.000 Capital 2.736.000 Reservas 1.404.000 Utilidad del Ejercicio 1.599.420 Caja 90.000 Banco 96.000 Valores Negociables 121.000 Clientes 1.258.000 Existencias 697.000 Seguros Vigentes 300.000 Edificios 3.928.000 Vehiculos 1.992.000 Muebles 821.000 Derecho de Llaves 470.000 Cierre de las cuentas del Balance. 302Contabilidad Cierre del Libro Mayor Por ultimo, con la anotacién de estos asientos en el Libro Diario ylasuma de las columnas Debe y Haber del mismo queda cerrado este libro. Luego, con al traspaso de esius asientos al Libro Mayor se saldan todas las cuentas, !o que implica el cierre de este otro libro. Amado de ejemplo se presenta el cierre de cuatro cuentas en el Libro Mayor, utilizando los antecedentes del ejercicio del capitulo anterior y los datos de los asientos de cierre: Cuenta: Caja Fecha Node Detalle Debe Haber Saldo Asiento m nn THK cg 7K XK an fan XXX mk | kK XK nn an Was. 815.000 725.000 90.000 Cierre de cuentas 90.000 31.12 ra Sumas iguales 815.000 815.000 Cuenta: Documentos por pagar Fecha NE de Detalle Debe Haber Saldo Asiento an nn ox KK 3K nn nn xx XK XX nn An 2x XXX o Sumas 2.117.000 | 2.777.000 31.12 Ww Ajuste de cierre 420.000 420.000 B12 xK4 Clerre de cuenta 420.000 0 ‘Sumas iguales 2.531.000 2.531.000 Cuenta: Costo de Ventas Fecha NF de Deialle Haber Saldo Asiento aw am OK TRE an an XXX 2X an nn XXX _______ 6.522.000 Sumas. 0 31.12 Alusle de cierre 7.487.000 31.12 xxi Cierre de cuenta 7.497.000 0 ‘Sumas iguaies 7.497.000 7.497.000 Cuenta: Ventas Fecha N? de’ Detaile Debe ‘Haber Saldo Asiento nn Tin XK cra TOK nn mn 20% HK 2x nn nn XX xxx | 17.507.000 Sumas 0 | 17-507.000 31.12 5 Ajuste de cierre 4.511.000 | 19.018.000 3142 x2. Cierre de cuenta | 19.018.000 0 ‘Sumas iguales | 19.018.000 | 19.018.000 303Término e Inicio de Ejercicios. 2. REGISTROS EN EL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES El Libro de Balances, es el tercer libro que "todo comerciante esta obligado a llevar para su contabilidad" seguin lo dispone el Codigo de Comercio en el articulo N2 25. Los otros dos son el Libro Diario y el Libro Mayor. El mismo Cédigo de Comercio precisa cl uso de este libro cuando sefiala en elarticulo 29 que "al abrir su giro, todo comerciante hard en el Libro de Balances una enunciacién estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos activos y pasivos. Al fin de cada afio—continua- formara en este mismo libro un Balance General de todos sus negocios..." Delo anterior se desprende que en este libro se registra el Balance Inicial con los activos, pasivos y patrimonio que tienen las empresas al comenzar sus actividades y, al término de cada ejercicio anual, se registra el balance de fin de afio para dejar constancia de los recursos, obligaciones y resultados del respectivo afio, agregando el detalle que respalda a los saldos de las cuentas, detalle que —como sabemos-recibe el nombre de inventario de activos y pasivos. El Libro de Inventarios y Balances es de hojas foliadas y debe estar timbrado por el Servicio de Impuestos Internos, igual que los demas libros de: contabilidad, para su validez legal. El disefio varia segun el sistema contable de cada empresa. Su formato estandar tiene cinco columnas por pagina. La primera se destina al detalle de las cuentas y explicaciones del inventario; las cuatro columnas que siguen son empleadas para anotar cantidades, precios unitarios, sumas parciales y, finalmente, el total por cuenta el cual corresponde al saldo de las mismas. Elregistro del Balance y su Inventario se inicia con las cuentas de activo, se continua con las de pasivo y finaliza con las de patrimonio, manteniendo el mismo orden que éstas tienen en la presentacién que se da a este informe. Empleando los datos del ejercicio iniciado en el capitulo anterior, especificamente las cuentas del balance, el Libro de Balances queda como se indica a continuaci 304ees Contabilidad BALANCE E INVENTARIO AL31 de dicleribra da 2Xx1 Total Patrimonio Total Pasivo y Patrimonio Detalle Cantidad | Preclos Unitarios ‘Subtotal Total ‘Active: Caja 7 xx vox x x mex | § 90.000 Banco — - xx HK ‘96.000 Valores Negociables - x X* 121.000 Giiemes x x x 1.258.000 Estimacién Deudas incobrables — x (12.580) Existencias . x = x0 eK 697.000 Seguros Vigentes —_ en 7K 300.000 Edilicios - ~ Xx 3,928,000 x » 1.992.000 Muebles rn 20% : no 821.000 Bepreciacion Acumulada — i" x : we (1.071.000) Bérecho de Laves —_ nee 7 470.000, Total Active 3.609.420 Pasivo Proveedores roux 7 20 won mx. 500.000 Bocumentos por Pagar xx 420,000 xx 163,900 '880,000 xx xx 422.000 x Xx 444.000 wm ~ 495.000, x x 216.000 Total Pasivo — Patrimonio Capiat xx on x0 2.736.000 Reservas — * 1.404.000 Utlidad det Ejercicio — 7 8 8.889.420 305Término e Inicio de Ejercicios___ Las lineas de puntos y los espacios marcados con equis, son los asignados alos conceptos, cantidades y valores del inventario. Por ejemplo, la cuenta Caja el detalle de inventario corresponderia al arqueo de caja; enta cuenta Banco serian las conciliaciones bancarias; en los Valores Negociables irfa el detalle de las inversiones; en la cuenta Clientes estaria la némina de deudores con los documentos 0 facturas por cobrar, los vencimientos y valores respectivos; y, ast sucesivamente, estos detalles de inventario continuan en cada una de las cuentas de este Balance. 3. REAPERTURA DE LAS CUENTAS Y DE LOS LIBROS La reapertura de las cuentas y de los libros esté relacionada con el inicio de un nuevo ejercicio comercial anuai en el que, mediante un asiento de apertura, se ponen nuevamenie en vigencia los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio con los que se cerré el ejercicio inmediatamente anterior. Recordemos que en las cuentas del Balance, donde figuran los recursos (activos) y obligaciones (pasivo y patrimonio), los saldos finales de un ejercicio son los iniciales del préximo. Si, por ejemplo, un ejercicio se termina con un saldo de cien en caja, el nuevo ejercicio comienza con ese mismo saldo; © si se finaliza con una deuda por pagar a proveedores por mil, el ejercicio que sigue se iniciard con la misma deuda de mil, Insistamos en que al término de los periodos intermedios (bimestral, trimestral, mensual u otros) no se efectuan asientos de cierre ni hay cierre de libros; por consiguiente, tampoco se efecttian asientos de apertura ni reaper- tura de cuentas ni de libros, pues se trata sdlo de cortes parciales con fines informativos dentro de un mismo ejercicio anual. El asiento de reapertura es siempre el primer asiento de un ejercicio, lo que constituye el primer registro en el Libro Diario y en las cuentas del Libro Mayor. En lo formal los datos para este asiento se obtienen del Libro Inventarios y Balances en donde quedan registrados los saldos de cierre de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio al término de cada ejercicio anual. Pero, en términos practicos el asiento de reapertura corresponde a la reversion del asiento de cierre de las cuentas del Balance con el que se pone término al ejercicio anterior. Considerando una vez mds los datos del ejercicio que venimos desarro- llando para el asiento de cierre de las cuentas de! Balance, ahora el asiento de reapertura para iniciar el nuevo ejercicio anual queda como se indica a continuacién: 306Contabilidad -001- Caja 90.000 Banco, 96,000 Valores Negociables 121.000 Clientes 1.258.000 Existencias 697.000 Seguros Vigentes 300.000 Edificios 3.928.000 Vehiculos 1.992.000 Muebles 821.000 Derecho de Liaves 470.000 Estimacién Deudas Incobrables 12.580 Depreciacion Acumulada 1.071.000 Proveedores 500.000 Documentos por Pagar 420.000 IVA Débito Fiscal 163.000 Provisién Impuesto Renta 890.000 Provisién Gastos 122,000 Ingresos Diferidos 444.000 Deuda Hipotecaria 495.000 Documentos por Pagar 216.000 Capital 2.736.000 Heservas 1.404.000 Utilidad del Ejercicio 1.599.420 Inicio del Ejercicio 2XX2 con la apertura de cuentas de activo, pasivo y patrimonio Para las cuentas de resultado no hay asiento de apertura, debido a que todas ellas se cancelan al cierre del ejercicio anual para determinar contablemente el resultado del ejercicio (la utilidad 0 la pérdida), iniciandose el nuevo ejercicio con estas cuentas en cero, En definitiva, las cuentas de resultados no arrastran tos saldos del ejercicio anterior, como ocurre con las cuentas del Balance, se iran reabriendo a medida que surjan los ingresos econdmicos, los costos y los gastos del nuevo ejercicio, Volviendo al asiento de apertura anterior, su anotacién en el Libro Diario implica la reapertura de este libro, y su traspaso a las cuentas del Libro Mayor supone también la reapertura de éste. A partir de este asiento ambos libros recogeran las diversas transacciones del nuevo ejercicio através de los multiples asientos y traspasos que ocasionaran. Amodo de ejemplo, esquematizando esta reapertura en las cuentas "T" del Mayor, la situacién de Caja, Banco, Proveedores y Documentos por Pagar es la siguiente: 307.‘Término e inicio de Ejercicios. Caja Proveedores Saldo Inicial 90.000 500.000 Saldo Inicial Banco Documentos por Pagar Salda Inicial 96.000 | 420.000 Saldo Inicial Las demas cuentas de activo, pasivo y patrimonio, cargadas o abonadas en elasiento de apertura, mostraran sus saldos iniciales en el Libro Mayorde manera similar a como lo presentan las cuatro cuentas anteriores con las que se ha ejemplificado la apertura de este libro. 4, DISTRIBUCION DE RESULTADOS Las distribuciones de resultados de ejercicios anuales se efectuanal iniciodel afio siguiente. En los negocios de nico propietario la distribucién se decide en cuanto se conoce el resultado obtenido, lo que ocurre generalmente en el mes de enero. En las sociedades de personas Ia distribucién !a deciden los socios en reunion o junta de socios que se celebra generalmente en febrero 0 marzo. Y, en las sociedades de capital, comolas sociedades anénimas, ladecisi6ncorrespande a los accionistas quienes resuelven sobre la base de proposiciones que les formuiael directorio y en asamblea de accionistas reunida en el primercuatrimestre del afio. Los acuerdos y decisiones sobre distribucién de resultados en nuestro pais se producen, por lo general, durante el primer cuatrimestre anual (antes del vencimiento de! plazo para declarar y pagar los impuestos anuales a la renta, el que vence el dia 30 de abril de cada afio), oportunidad en que se declarany pagan los impuestos correspondientes a los resultados del ejercicio inmediatamente anterior. En tanto que el pago al duefio, socio o accionista (por retiros o dividendos) derivados de la distribucidn de utilidades se efectia generalmenteen fechas posteriores, lo que depende de la situacin o disponibilidad de caja o las fechas que hayan acordado los socios 0 accionistas 0 el duefio de un negocio. Como sabemos, el resultado de un ejercicio puede ser utilidad o pérdida. La utilidad incrementa el patrimonio y la pérdida lo disminuye. Las empresas distribuyen sus resultados cuando estos han incrementado el patrimonio, es decir, cuando se obtienen utilidades. En efecto, se habla de distribucién de resultados cuando se reparten utilidades, sea que estas se mantengan en la empresa, como cuando se destinan a absorber pérdidas acumuladas, 0 se constituyen en reservas 0 se capitalicen, o bien, cuando salen de la empresa por la via de retiros o pago de dividendos. En casos de pérdida, estas se absorben con utilidades acumutadas de ejercicios anteriores 0 se acumulan para ser absorbidas con utilidades de ejercicios futuros. En concreto, la distribucién de resultados procede cuando hay utilidades que repartir. Las pérdidas, por el contrario, nose reparten sino que 308Contd se absorben con utilidades anteriores o futuras y s6lo por excepcidn se rebajan del capilal, ya que esto aupone disminuir el capital lo que contablemente requiere, en las sociedades, la aprobacién de los socios 0 accionistas y efectuar la modificacién del monto del capital mediante escritura publica. La distribucidn de utilidades que incluya retiros del duefio de los socios 0 se decreten dividendos para los accionistas, se efecita en dos pasos: a) Ponera disposicién del duefio, socio o accionista la utilidad que se esta repartiendo. b) Pagar la utilidad asignada previa deduccidn de los retiros ya efectuados o los dividendos provisorios pagados. En el primer paso la utilidad se pone a disposicién mediante abonos en las Cuentas Corrientes, Cuentas Personales o Cuentas Particulares del duefio 0 de tos socios, 0 abonos a la cuenta Dividendos por Pagar a ios accionistas. En el segundo paso se procede al pago de los saldos a favor del duefio, socios 0 accionistas previa deduccién de los retiros ya efectuados a cuenta de las utilidades 0 de {as dividenius anticipados o provisorios que hayan sido pagadas. Dichos pagos se efectuan de acuerdo a las disponibilidades de caja o en las fechas que se hayan acordado. Distripucién de Resultados en Empresas de Gnico Propietario Se habla de negocios o empresas de Unico propietario o propledad uni- personal cuando fa propiedad patrimonial esta radicada en una sola persona, 2 la que pertenece la totalidad del capital y, por consigulente, las utilidades 0 pérdidas que se produzcan. Este propietario unico decide libremente, sin restricciones legales, la distribucion de los resultados de ‘sus negocios; pudiendo retirar 0 dejar como reservas las utilidades, aumentar su capital o, incluso, disminuir su capital con las pérdidas en casos de que no existan reservas © utilidades acumuladas para absorberlas. Lo frecuente, sin embargo, es que las pérdidas sean absorbidas por reservas © utilidades de ejercicios anteriores 0 se acumulen para absorberlas con utilidades futuras, sin modificar el capital. Y, que las utlidades se distriouyan asignando primeramente la parte destinada a absorber pérdidas acumuladas si lashubiere y, a continuacién, asignarel saldo para los retiros, reservas, aumentos de capital o efectuar distribuciones que combinen retiros con capitalizaciones; es decir, sacar de la empresa parte de las utilidades y dejar en ella otra parte, en calidad de utilidad acumulada, reservas 0 aumentos en el capital. Para ilustrar lo descrito, veamos los siguientes ejemplos y sus con- tabilizaciones: 309Termine e Inicio de Ejercicios Ejempio N2 1; Absorcion de Pérdidas Una empresa de propiedad unipersonal obtuvo pérdidas en el afio 2XX1 por $530,000, decidiéndose absorberlas con reservas de utilidades de afios anteriores que alcanzan a $ 720.000. De acuerdo con estos datos, la devisién de absorber las pérdidas con reservas se toma en los primeros meses de 2XX2. Al31 de diciembre de 2XX1 la cuenta Pérdida del Ejercicio refleja este resultado negativo en su saldo deudor y la cuenta Reservas presenta las utilidades acumuladas en su saldo acreedor. Estos mismos son las saldos vigentes al momento de contabilizarla absorcion de la pérdida, El asiento que corresponde es: =XX- Reservas de Utilidad 530.000 Pérdida del Ejercicio 530.000 Absorcién de la pérdida det cjercicio 19x71 con reservas de utilidad de afios anteriores. Luego del registro de este asiento en el Diario y su traspaso al Mayor la cuenta Pérdida del Ejercicio queda saldada y la cuenta Reservas de Utilidad reduce su saldo a § 190.000 como se observa a continuacién. Pérdida del Ejercicio Sil. 530.000 530,000 Absorcién de pérdida Cuenta Saldada Reservas de Utilidad absorcion de pérdida 530.000 720.000 S.I. Saldo Acreedor de 190.000 De manera alternativa, esta pérdida pudo dejarse como ial para ser absorbida con utilidades de ejercicios siguientes, o el propietario haber decidido la disminucién de su capital. En la primera situacién se abonaria la cuenta Pérdida de! Ejercicio con cargo a otra cuenta del patrimonio que puede denominarse Pérdidas Acumuladas y en e! segundo caso el abono se efectuaria a la cuenta Capital. En ambas situaciones la cuenta Pérdida del Ejercicio quedaria saldada, 310Contabilidad Ejemplo N? 2: Distribucién de Utilidades En el afio 2XXS5 la misma empresa obtuvo utilidades por $ 890.000. El negocio no tiene pérdidas que absorber, por lo que su duefio decide retirar la mitad de la utilidad y dejar el saldo en la empresa en calidad de reservas para aumentar su patrimonio. El asiento que genera la decisién de distribuir de esta forma la utilidad es el siguiente: aK Utilidad del Ejercicio 890.000 Cuenta Personal (duefic) 445,000 Reservas 445.000 Distribucién de utilidad del ejercicio 2XX5 con 50% a propietario y 50% a reservas. Con este asiento la cuenta Utilidad del Ejercicio queda saldada. El 50% de la utilidad asignada al duefio se abond a su Cuenta Personal con lo que ha quedado a su disposicién para su retiro, previa deduccidn de eventuales retiros ya efectuados. Y e| 50% que permanecerd en la empresa se abond a la cuenta de patrimonio Reservas. Otras alternativas para la distribuciién de esta utilidad porlas que pudo haber optado y sus contabilizaciones son: Alternativas Asiento Contable a) Absorber pérdidas de ejercicios anteriores. Cargo a Utilidad del Ejercicio y abono a Pérdidas Acumuladas. b) Dejar la utilidad en la empresa como Cargo a Utlidad del Ejercicio y abono a utilidades retenidas 0 como reservas. Utilidades Retenidas o Reservas. ©) Dejar ta utilidad en la empresa Cargo Utilidad del Ejercicia y abono a aumeniando el capital. Capital. d) Rotirar toda la utilidad. Cargo a Utilidad del Ejercioio y abono ala Cuenta Personal del duefio. Volviendo al abono en la Cuenta Personal del propietario en ei asiento de distribucién, el valor de $ 445.000 le sera pagado—sino hubiera retiros anteriores que deducir—de una vez 0 en parcialidades, dependiendo de la disponibilidad de caja. En uno u otro caso se carga la Cuenta Personal del duefio y se abona el banco por el valor que en cada oportunidad se pague. Suponiendo el pago total de una sola vez el asiento es: 311Término e Inicio de Ejercicios. oxK- Cuenta Particular (dueno) 445.000 Banco 445,000 Pago de utilidad del aho 2XX5 Sicon anterioridad a la distribucion del resultado del ejercicio el propietario hubiera efectuado retiros a cuenta de Ja utllidad anual, estos se cargan a su Cuenta Personal. En tal caso la utilidad distribuida y abonada en su Cuenta Personal se aplica en primer término a cancelar los retiros. Luego, si los retiros son cubiertos totalmente por la utilidad distribuida, el saldo acreedor que presente su Cuenta Personal es el valor a favor que corresponde pagar; pero, sia utilidad puesta a disposicidn del dueriono alcanzaa cubrirlos retiros, el saldo deudor que presente la Cuenta Personal se aplicara a futuras utilidades. El tratamiento contable de las Cuentas Corrientes, Cuentas Personales o Cuentas Particulares que se emplean para registrar el movimiento de retiros y utilidades de los propietarios es el siguiente: — Se carga por retiros del duefio (en dinero, mercaderias u otras especies). — Se abona por la devolucién de los retiros, por préstamos que otorgue a su propla empresa y por la distribucién de las utllidades. — Puede presentar saldo Deudor o Acreedor. — Elsaldo deudor significa deuda del duefio con la empresa y en tal caso se clasifica como cuenta de activo. — El saldo acreedor significa deuda de la empresa con el duefio y en este caso se Clasifica como cuenta de pasivo. Distribucién de Resultados en Sociedades de Personas Las sociedades de personas establecen en la escritura publica de su constitucion la participacin de los socios en los resultados. Generalmente las participaciones son en proporci6n al capital pagado. Sefialan también, en sus estatutos, la forma y oportunidad para distribuir y pagar a los socios la parte de utilidad que les corresponde o facultan a la junta de socios para que decida respecto de los resultados de cada afio, en reuniones convocadas para tal efecto. Las pérdidas en empresas 0 negocios de sociedades de personas se tratan contablemente de manera similar a como |o describimos en las empresas de propiedad unipersonal; esto es: se absorben con utilidades de ejercicios anteriores si las hay, o se acumulan para absorberlas con utilidades de ejercicios futuros, y Muy excepcionalmente se rebajan del capital, pues esto ultimo requiere disminuir los aportes de los socios y modificar el capital por medio de escritura publica. 312Contabllidad Las utilidades en tanto se distribuyen conforme a la decision de los sccios, pudiendo dejarlas en la empresa, ponerlas a disposicidn de los socios en sus cuentas personales o efectuar una combinacidn de ambas opciones dejando una parte en la empresa y retirando la otra. Consideremos los siguientes ejemplos: de absorcién de pérdidas y dis- tribucién de utilidades. Ejemplo N® 1: Absorcién de Pérdidas ~ Lasociedad Arias y Cia. Ltda., de propiedad de los sefiores Armando Arias, Bernardo Bueno y Carlos Campos, tuvo pérdidas en el ano 2XX2 por $ 920.000. — Enlajunta de socios de marzo de 2XX3 deciden absorber la pérdida con las reservas de utilidad, las que tienen un saldo de $ 650.000, y la diferencia dejaria en pérdidas acumuladas para absorberlascon utilidades futuras. De acuerdo con estos antecedentes, el asiento es: oe Reservas de Utilidad 650.000 Pérdidas acumuladas afio 2XX2 270.000 Pérdida del Ejercicia 970.000 Absorcién de pérdidas del ejercicio 19x2 con reservas y traspaso a pérdidas acumuladas del saldo Luego de asentar estas partidas en el Libro Diario y efectuar los traspasos al Libro Mayor, la cuenta Reservas de Utilidad queda saldada lo mismo que la cuenta Pérdidas del Ejercicio, La cuenta Pérdidas Acumuladas, cn tanto, refloja en su saldo deudor la pérdida que debera absorberse con utilidades de ejercicios préximos, Los cargos, abonos y saldos de estas cuentas se observan en los esquemas siguientes: Reservas de Utilidad Absorcién de Pérdidas 650.000 650.000 Sil. Pérdidas del Ejercicio Sil. 920.000 920.000 Absorcién y traspaso de pérdida, 313Término e Inicio de Ejercicios_—__ Pérdidas Acumuladas afio 2XX2 Saldo de pérdida XXxX2 270.000 Ejemplo N? 2: Distribucién de Utilidades — Lamisma empresa obtuvo en el afio 2XX3 utilidades por $ 1.420.000 ~ En febrero de 2XX4 la junta de socios acuerda la siguiente distribucion: * Absorber la pérdida acumulada de $ 270.000 * Dejar reservas por 550.000 « Repartir a cada uno de fos socins 200.000 — AI 15 de febrero de 2XX4, fecha de la junta, los socios habian efectuado los siguientes retiros a cuenta de utilidades, los que fueron cargados asus cuentas personales: * Sefior Armando Arias $§ 120.000 * Sefior Bernardo Bueno 215.000 * Sefor Carlos Campos -0- — Acuerdan, igualmente, que el pago de los saldos a favor de los socios se efectuie ene! mes de febrero y los retiros en exceso de la utilidad asignada se consideren retiros a cusnta de futuras utilidades. Esta decision da lugar a los dos asientos siguientes, por la distribucion y el pago respectivamente: axe Utilidad del Ejercicio 1.420.000 Pérdidas acumuladas afio 2XX2 270.000 Reservas 550.000 Cuenta Personal socio A.A. 200.000 Cuenta Personal socio B.B. 200.000 Cuenta Personal socio C.C. 200.000 Distribucién de Utilidad de! afio 2XX3, seguin acuerdo de la junta de socios de febrero 2XX4. En este primer asiento se han saldado las cuentas Utilidad del Ejercicio y Pérdidas Acumuladas afio 2XX2, como se aprecia a continuacién: 314Contabilidad Utilidad del Ejercicio Distribucién de Utilidad 1.420.000 1.420.000 S.l. Pérdida Acumulada afio 2XX2 SL 270.000 270.000 = Absorcién con utilidad det ejercicio 2XX3. Las cuentas personales de los soclos, por su parte, considerando los retiros efectuados y la utilidad puesta a su disposicién con los abonos del asiento anterior, quedan con los saldos siguientes: Cuenta Personal Socio A.A. Retiro 120.000 200.000 _Distribucién de utilidad S.A. 80,000 {a favor de! socio) Cuenta Personal Socio B.B. Retiros 215.000 no.0nn Distribucion de utilidad S.D. 15.000 (debe a la empresa) Cuenta Personal Socio C.C. 200.000 = Distribucion de utilidad S.A. 200.000 (a favor de! socio) En estas cuentas se observa que el abono de la utilidad en las cuentas personales de los socios cumple la finalidad de absorber total o parcialmente los retiros efectuados y reflejar los saldos a favor de los sacios (acreedores) o lo que éstos adeudan ala empresa (deudor) por haber efectuado retiros superiores ala utilidad asignada. En nuestro ejemplo corresponde, entonces, pagar al socio A. Arias el saldo de $ 80.000 y al socio C. Campos la suma de $ 200.000. En tanto que el socio B. Bueno queda debiendo $ 15.000 a la empresa, saldo que se aplicard a utilidades futuras. 315Términa e Inicio de Ejercicios. I segundo asiento, por el pago de la utilidad distribuida es: oe Cuenta Personal Socio A.A. 80.000 Cuenta Personal Socio C.C. 200.000 Banco 280.000 Pago de Saldos a favor de socios por distribucién de utilidades de 2XX3. Con este asiento las cuentas personales de los socios A. Arias y C. Campos quedan también saldadas y la cuenta del socio B. Bueno queda con el saldo deudor de $ 15,000, el que serd aplicado a utilidades futuras tal como lo acordaron los socios. Distribucién de Resultados en Sociedades Andénimas Laley chilena sobre sociedades anénimas (1), al referirse ala distribucién de resultados y politica de dividendos de estas empresas, sefiala que “si hubiera pérdidas en un ejercicio, estas seran absorbidas con las utilidades retenidas, de haberias 0, en caso contrario, se acumulan para absorberlas con utilidades de ejercicios futuros". Agrega, también, que "si la sociedad tuviera pérdidas acumuladas, las utilidades del ejercicio se destinaran primeramente a absorberlas y luego, si hay excedentes, se reparten dividendos y se crean reservas". Fn cuanto a la parte de la utilidad que debe repartirse como dividendo a los accionistas, e! articulo 79 de esta misma ley precisa que "las sociedades anénimas abiertas (y las cerradas, si nada dijeren sus estatutos) deberan distribuir anualmente como dividendo en dinero a sus accionistas..., alo menos e1 30% de las utilidades liquidas de cada ejercicio", entendiendo por utilidades liquidas las que resulten de restar a la utilidad del ejercicio las pérdidas acumuladas. De similar forma a los retiros a cuenta de utilidades en los negocios unipersonales y sociedades de personas, las sociedades andnimas con el acuerdo de su directorio pueden “distribuir dividendos provisorios durante el ejercicio con cargo a las utilidades del mismo, siempre que no hubiere perdidas acumuladas” (art. 79, inciso segundo). (1) Ley NP 18.046 de 1981, articulo 78. 316Contabilidad Por tiltimo, en el art. N° 81 se precisan los plazos para el pago de los dividendos a los accionistas, los que corresponden a los siguientes periodos: a) Pago de los dividendos minimos obligatorios (30% de la utilidad liquida), debe efectuarse deniro de los 30 dias siguientes a la fecha de la junta que los aprobs. b) Pago de dividendos adicionales que acordare la junta (mas del 30% minimo), se efecttia dentro del ejercicio en que se adopte el acuerdo y enlafecha que acuerde la junta 0, por facultad de ésta, en la que determine el directorio, y ¢) El pago de divicendos provisorios o anticipados se hace en la fecha que determine el directorio. Con los dos siguientes ejemplos ilustraremos el tratamiento contable de pérdidas y utilidades en sociedades anonimas: Ejemplo N® 1; Absorcién de Pérdidas — Laempresa Porvenir S.A., tuvo pérdidas en el ejercicio anual terminado el 31 de diciembre de 2XX1 por $ 328.000. - Portratarse sdlo del segundo afio de vida, esta sociedad no tiene utilidades acumuladas ni reservas de utilidades para absorber la pérdida de 19x1,!a que se traspasard a la cuenta Pérdidas Acumuladas, manteniéndola en el patrimonio hasta ser absorbida por utilidades futuras. La contabilizaci6n para la acumulacion de esta pérdida es: a Pérdidas Acumuladas afio 2XX1 328.000 Pérdidas del Ejercicio 328.000 Traspaso a pérdidas acumuladas el resultado del afio 2XX1 Con este asiento queda saldada ia cuenta Pérdidas del Ejercicio, reflejan- dose ahora en el saldo de la cuenta Pérdidas Acumuladas afio 2XX1. En el ejercicio 2XX2 y siguientes, esta sociedad no podra distribuir utilidades a sus accionistas ni pagar dividendos provisorios mientras no absorba ia totalidad de la pérdida acumulada. Ejemplo N? 2: Distribucién de Utilidad ~ Esta misma sociedad obtuvo en el afio 2XX4 utilidades por $ 1.740.000 — Las Pérdidas acumuladas fueron totalmente absorbidas con utilidades de los afios 2XX2 y 2XX3. 317Término e Inicio de Ejercicios — Durante 2XX4 pagé dividendos provisorios por $ 337.000. — En la asamblea anual de accionistas, de marzo de 2XX5, se acordé la siguiente distribucién de utilidades a proposicién del directorio: * 30% para dividendos, y * 70% para reservas de utilidades — El pago de los dividendos se efectuara el mismo mes de marzo de 2XX5 El asiento por esta distribucién es: ox Utilidad del Ejercicio 1.740.000 Reservas 1.218.000 Dividendos por pagar 522.000 Distribucién de utilidades de 2XX4 segtin acuerdo de asamblea de ac- cionistas: 70% a reservas y 30% a dividendos Luego de este asiento, la cuenta Utilidad del Ejercicio queda saidada con el cargo efectuado. Con el abono a la cuenta Reservas, esta presenta saldo acreedor el cual corresponde al 70% de la utilidad que la sociedad decidié dejar en su patrimonio. Y, en la cuenta de pasivo Dividendos por Pagar, donde se aboné el 30% de la utilidad, queda reflejado el mento puesto a disposicién de los accionistas. Considerando luego que la sociedad distribuyé durante el afio 2XX4 divi- dendos provisorios a cuenta de las utilidades de! mismo afio por 337.000, estos deben deducirse de los dividendos acordados en la distribucién de |a utilidad, quedando en definitiva dividendos por pagar a los accionistas por valor de $ 185.000 ($ 522.000 - $ 337,000). Contablemente la deduccién de los dividendas provisorios de los dividendos por pagar se efecttia mediante el siguiente asiento: ee Dividendos por Pagar 337.000 Dividendos Provisorios 337.000 Aplicacién de dividendos provisorios a dividendos por Pagar, por utilidades de 2XX4 318Contabilidad Conelabono de este asiento en la cuenta Dividendos Provisorios ésta queda saldada. Esta cuenta se carga con los dividendos provisorios pagados. Por su parte, ja cuenta Dividendos por Pagar refleja después de este cargo el saldoneto de los dividendos a favor de los accionistas, todo lo cual se puede apreciar en los siguientes esquemas "T" de estas cuentas. Dividendos Provisorios SL 337.000 337.000 Aplicaciénadividendos : por pagar Dividendos por Pagar Dividendo Pro- visorio pagado. en 2XX4_ 337.000 522,000 por Distribucién de Utilidades S.A. $ 185.000 (dividendo por pagar a los accionistas). Estos cargos y abonos por la aplicacién de los Dividendos Provisorios a los Dividendos por Pagar pudieron incorporarse a! asiento de distribucién de la utilidad, quedando todo en unasiento; en cuyo caso se habria mantenido el cargo enlacuenta Utilidad del Ejercicio y el abono en la cuenta Reservas, sustituyéndose el abono en la cuenta Dividendos por Pagar de $ 522.000 por dos abonos: Uno por los $ 337.000 a la cuenta Dividendos Provisorios y otro por los $ 185.000 a lacuenta Dividendos por Pagar. Enuna u otra situacién los efectos contables son los mismas, sdlo que la aplicacién de los dividendos provisorios en un asiento separado resulta mas explicativa. Por ultimo, al prepararlos cheques a nombre delos diversos accionistas para el pago del saldo de los dividendos que figuran en el saldo acreedor de la cuenta de pasivo Dividendos por Pagar, se produce el siguiente asiento: = Dividendos por Pagar 185.000 Banco 185.000 Pago de dividendo a los accionistas. Con este cargo en la cuenta Dividendos por Pagar, esta queda también saldada, cerrandose el ciclo de la distribucién y pago de utilidades obtenidas en el ejercicio de 2XX4. 5. PREGUNTAS Y EJERCICIOS Preguntas 1) 4Cual es la fecha de cierre para los ejercicios comerciales que dispone la legislacion tributaria? 2) 4Cuales la finalidad de ios asientos de cierre? 319Término e inicio de Ejercicios. 3) Indique la secuencia de los asientas de cierre y explique en qué consisten estos asientos. 4) Por qué el cierre de las cuentas del Balance es tan sdlo un registro formal? 5) Describa el tratamiento contable de la cuenta Pérdidas y Ganancias, en los siguientes términos: a) Naturaleza o grupo al que pertenece b) Descripcién de ios cargos c) Descripcién de los abonos d) Tipo de saldo e) Significado de! saldo. 6) 2A qué cuenta se traspasa el Saldo Acreedor de la Cuenta Pérdidas y Ganancias? ;Por qué? 7) gEn qué consiste el Libro de Inventarios y Balances? 4Cual es su empleo? 8) Lareapertura de las cuentas de resultado se efectiia cargando las que tienen saldo deudor y abonando las que tienen saldo acreedor; es decir, se sigue el mismo procedimiento que para la reapertura de las cuentas del Balance. Comente 9) {Qué alternativas tiene una empresa para distribuir sus utilidades? Sefiale y explique a lo menos tres de ellas. 10) ZEn las sociedades de personas y sociedades anénimas las pérdidas también se distribuyen? 4 Por qué? 11) Describa el tratamiento contable de las siguientes cuentas: a) Ulilidad del Ejercicio b) Pérdidas del Ejercicio c) Dividendos por Pagar d} Cuenta Personal Socio "A.A." e) Pérdidas Acumuladas f) Reservas de Utilidad g) Dividendos Provisorios h) Cucnta Obligada Socio "B.B." 12) 4Cémo se efectia contablemente la deduccidn a los dividendos por pagar de los dividendes provisorios? 13) Las sociedades de personas estan obligadas a distribuir a lo menos el 30% de las utilidades a los socios. Comente. 14) Siuna sociedad anénima ha tenido pérdidas en dos ejercicios sucesivos y en un tercero obtiene utilidades, sdlo puede distribuir, en este ultimo ejercicio, dividendos provisorios a sus accionistas. Comente. 15) La absorcion de pérdidas acumuladas con las utilidades del ejercicio pre- sente significa una disminucién del patrimonio. Comente. Ejercicios 1) Con las cuentas y saldos del ejercicio 1) del capitulo anterior, efectie los asientos de cierre al 31 de diciembre de XXX0. 2) Empleando estos mismos antecedentes efecttie el asiento de apertura (reapertura de ejercicios) para el afio siguiente 3) La utilidad del ejercicio 2XXX del negocio de! Sr. Fernando Fierro fue de $ 818.000, la que decide distribuir de la siguiente manera: — Retirar el 60% — Dejar en reservas el 40%. El sefior Fierro habia hecho retiros a cuenta de utilidades por valor de $220.000, los que se encuentran cargados en su Cuenta Personal, aque tiene un saldo deudor por este monto. 320