PROSEDUR PERTIMBANGAN PELAJAR

MENDUDUKI PENILAIAN AKHIR

KVKPM-PK-TA-07

Disediakan Oleh Disemak

KETUA JABATAN
TIMBALAN PENGARAH
PENTAKSIRAN DAN
AKADEMIK
PENILAIAN

Diluluskan Oleh:

PENGARAH
KOLEJ VOKASIONAL

NO. KELUARAN 01

TARIKH KUATKUASA 01.01.2019

 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 2/9

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini
sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
Rujukan
Tarikh Dipinda Diluluskan
Pindaan/Muka Butir-Butir Pindaan
Pindaan Oleh Oleh
Surat Terlibat

1.0 OBJEKTIF
_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 3/9

Prosedur ini bertujuan untuk pertimbangan pelajar yang tidak hadir kuliah / amali /
tutorial untuk menduduki penilaian akhir.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh pensyarah dan Pengurusan KV untuk menentukan
kelayakan pelajar program Diploma bagi menduduki Penilaian Akhir.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti : MK-KVKPM-01

3.2 KVKPM-PK-TA-03 Proses Pembelajaran dan Pemudahcaraan
3.3 KVKPM-PK-TA-05 Prosedur Kualiti Pengurusan Penilaian dan
Pentaksiran.
3.4 Peraturan Akademik Kolej Vokasional
6.0 STATUS PENGAJIAN

6.1 KEHADIRAN

6.1.1 Pelajar wajib hadir di setiap pertemuan pembelajaran yang

telah ditetapkan bagi sesuatu kursus.
6.1.2 Pensyarah kursus bertanggungjawab merekod
kehadiran setiap pelajar bagi setiap pertemuan
pembelajaran yang dijalankan.
6.1.3 Kehadiran kurang daripada 80% (tanpa sebab yang
munasabah) dari jumlah jam pertemuan bagi sesuatu
kursus boleh menyebabkan pelajar berkenaan tidak
dibenarkan menduduki Penilaian Akhir.

Peratus Kehadiran = Jumlah Kehadiran Sebenar (jam) x 100

Jumlah Kehadiran Sepatutnya (jam)

6.1.4 Pelajar boleh membuat rayuan secara bertulis kepada

Jawatankuasa Akademik dalam tempoh satu (1) minggu
selepas menerima keputusan tidak layak menduduki
Penilaian Akhir (PA)
6.1.5 Jawatankuasa Akademik Kolej Vokasional akan
memutuskan status pelajar yang dibenarkan menduduki
Penilaian Akhir.

11.5 KELAYAKAN MENDUDUKI PENILAIAN AKHIR

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 4/9

11.5.1 Pelajar hendaklah memenuhi syarat-syarat berikut

sebelum layak menduduki Penilaian Akhir:

i. Telah mendaftar kursus yang berkenaan.

ii. Telah menghadiri 80% atau lebih kuliah / tutorial / amali
bagi jangka masa yang ditetapkan.

11.5.2 Jika seseorang pelajar itu tidak memenuhi syarat untuk

menduduki Penilaian Akhir tanpa alasan yang munasabah,
tindakan berikut boleh diambil:

i. Pelajar tidak layak menduduki Penilaian Akhir.

ii. Pelajar akan diberi Gred E dengan Nilai Mata Gred
0.00 bagi kursus berkenaan; dan

11.5.3 Kes Luar Jangka

Pelajar yang terhalang menduduki PA atas sebab luar jangka

dan munasabah boleh dirujuk kepada Jawatankuasa
Akademik Kolej Vokasional untuk tindakan selanjutnya.

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Definisi

4.1.1 Penilaian Akhir (PA) merupakan satu bentuk penilaian yang

dilaksanakan di kolej meliputi aspek teori dan amali pada akhir setiap
semester.

4.2 Singkatan

TPA : Timbalan Pengarah Akademik

TPSA : Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
KJK : Ketua Jaminan Kualiti
KP : Ketua Program
KJPP : Ketua Jabatan Penilaian dan Pentaksiran
KJ : Ketua Jabatan
P : Pensyarah
AKP : Ahli Kumpulan Pelaksana – Pembantu Operasi
PK : Penyelaras Kelas

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 5/9

JKA : Jawatankuasa Akademik

PI : Penyelaras Intervensi – Ketua Jabatan
KUPK : Ketua Unit Psikologi & Kerjaya
KUHEP : Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar
PNG : Purata Nilai Gred
PNGK : Purata Nilai Gred Keseluruhan
JKJW : Jawatankuasa Jadual Waktu

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWA
TINDAKAN
B

Pensyarah 1. Memulakan PdPc mengikut jadual yang diedar oleh JKJW

2. Merekod kehadiran pelajar ke kuliah mengikut jam pertemuan.

3. Menyemak peratus ketidakhadiran pelajar ke kuliah. .

4. Melaporkan dan menghantar maklumat ketidakhadiran /

kelewatan pelajar menggunakan Borang Pelajar Tidak Hadir
Ke Kuliah Tanpa Sebab (BKT-07-01) kepada Penyelaras
Intervensi/ Ketua Jabatan apabila ketidakhadiran pelajar tanpa
sebab melebihi 10% dari jam kuliah kursus.

5. Melaporkan dan menghantar maklumat ketidakhadiran /

kelewatan pelajar menggunakan Borang Pelajar Tidak Hadir
Ke Kuliah Tanpa Sebab (BKT-07-01) kepada Penyelaras
Intervensi/ Ketua Jabatan apabila ketidakhadiran pelajar tanpa
sebab melebihi 20% untuk tindakan.

6. Menerima dan merekodkan surat maklumbalas daripada ibu

bapa ke dalam Fail Portfolio Pengajaran.

Penyelaras 7. Meminta AKP/ Pembantu Operasi menyediakan surat

Intervensi peringatan ketidakhadiran pelajar ke kuliah untuk dihantar
(Ketua Jabatan) kepada ibu bapa / penjaga.

Rujuk Lampiran 3 : Contoh Surat Peringatan Kerana Tidak

Hadir Kuliah Pengajian.

8. Menyerahkan satu salinan surat peringatan ketidakhadiran

pelajar ke kuliah kepada Unit Psikologi dan Kerjaya untuk sesi
_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 6/9

kaunseling.

9. Meminta AKP/ Pembantu Operasi mengeluarkan surat

jemputan kepada ibu bapa/penjaga ke mesyuarat Intervensi
serta makluman pelajar tidak layak menduduki penilaian akhir.

Rujuk Lampiran 4: Contoh Surat Jemputan Kepada Ibu

Bapa/Penjaga Ke Mesyuarat Intervensi.

10. Mengadakan perjumpaan bersama pelajar, ibu bapa / penjaga

dan pensyarah yang terlibat.

11. Menyediakan Surat Akujanji Persetujuan Pelajar Tidak Layak

Menduduki Penilaian Akhir dan ditandatangani oleh pelajar
dan ibu bapa / penjaga.

JKA 7. Mengadakan mesyuarat dan memutuskan status rayuan

pelajar dan mengeluarkan senarai nama pelajar yang dihalang
daripada menduduki penilaian akhir dengan menggunakan
Borang Pelajar Tidak Layak Menduduki Penilaian Akhir - BKT-
07/02.

Pengarah 8. Mengesahkan dan meluluskan senarai nama pelajar yang

tidak layak daripada menduduki penilaian akhir dan
menyerahkan kepada KJPP untuk tindakan.

KJPP 14. Menerima senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki
Penilaian Akhir untuk tindakan.

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 7/9

6.0 REKOD KUALITI

BIL
NAMA REKOD LOKASI TEMPOH
.

Surat Peringatan ketidakhadiran Kuliah

1 Pejabat 3 tahun
Pengajian

Portfolio
2 Rekod kehadiran PdPc
Pengajaran
3 tahun

3 Surat Jemputan Mesyuarat Intervensi Pejabat 3 tahun

Rekod Pelajar Tidak Layak Menduduki

4 Pejabat 3 tahun
Penilaian Akhir

Surat Akujanji Persetujuan Pelajar Tidak

5 Layak Menduduki Penilaian Akhir
Pejabat 3 tahun

7.0 LAMPIRAN

NO. LAMPIRAN TAJUK KOD

Borang Pelajar Tidak Hadir Ke Kuliah Tanpa
Lampiran 1 BKT-07-01
Sebab
Borang Pelajar Tidak Layak Menduduki Penilaian
Lampiran 2 BKT-07-02
Akhir.

Lampiran 3 Contoh Surat peringatan kerana tidak hadir kuliah. -

Contoh surat Jemputan kepada Ibu bapa/penjaga

Lampiran 4 -
Ke Mesyuarat Intervensi.

Lampiran 5 Contoh Surat Akujanji. -

8.0 CARTA ALIR PROSEDUR PERTIMBANGAN MENDUDUKI PENILAIAN AKHIR (PA)

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 8/9

TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

Mula

Pensyarah Melaksanakan PdPc Pensyarah

mengikut jadual
Merekod kehadiran pelajar ke Pensyarah
kuliah
Menyemak Rekod Pensyarah
Ketidakhadiran Pelajar tanpa
sebab yang melebihi 10% jam
pertemuan kuliah kursus
Mengisi borang pelajar tidak Pensyarah
hadir ke kuliah Tanpa Sebab
(BKT-07/01) dan menyerahkan
kepada penyelaras Intervensi
(Ketua Jabatan)
Menyerah nama PI
ketidakhadiran pelajar tanpa KUPK
sebab kepada UPK untuk sesi
kaunseling
Mengeluarkan surat PO
peringatan kepada ibu bapa
Menerima surat maklumbalas PI
daripada Ibu bapa /Penjaga

Menyemak Rekod Pensyarah

Ketidakhadiran Pelajar tanpa
sebab yang melebihi 20% jam
pertemuan kuliah kursus

Mengisi borang pelajar tidak Pensyarah

hadir ke kuliah tanpa sebab
(BKT-07/01) dan menyerahkan
kepada penyelaras Intervensi
(Ketua Jabatan)

A Aktiviti

TEMPOH CARTA ALIR TINDAKAN TANGGUNG

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 9/9

JAWAB

A Aktiviti

Mengeluarkan surat jemputan PO

kepada Ibu Bapa ke Mesyuarat
Intervensi dan makluman pelajar
tidak layak Menduduki Penilaian
Akhir

Perjumpaan pelajar, ibu bapa/ PI

pelajar dan pensyarah terlibat Pensyarah

Menerima surat Rayuan Pelajar PI

dan surat makluman daripada Ibu Pensyarah
bapa /Penjaga

Mengadakan mesyuarat JK JKA

Terima
Akademik untuk memutuskan
Tidak
status rayuan pelajar.
Tamat

Mengeluarkan senarai nama JKA

pelajar yang tidak layak daripada
menduduki Penilaian Akhir

Mengesah dan meluluskan senarai Pengarah

nama pelajar yang tidak layak
daripada menduduki Penilaian
Akhir

Menerima senarai nama pelajar KJPP

yang tidak layak menduduki
Penilaian Akhir untuk tindakan

Tamat

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.
 PROSEDUR NO. KELUARAN : 01
TARIKH KUATKUASA : 01.01.2019
PERTIMBANGAN NO. PINDAAN : 0
MENDUDUKI PENILAIAN TARIKH PINDAAN : -
AKHIR MUKA SURAT : 10/9

_____________________________________________________________
Sistem Pengurusan Kualiti
RAHSIA – Hakmilik Kolej Vokasional KPM. Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja.