SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN ABDUL AZIZ
SENARAI AJK DAN TUGAS - TUGAS
Bil. Jawatan
1 Pengerusi
2 Naib Pengerusi Mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
Penyelaras Menentukan aturcara Majlis Perasmian
3
AHLI JAWATANKUASA INDUK
Program
4 Setiausaha
5 Bendahari
Tugas Catatan
Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas
kesempurnaan semua mesyuarat.
Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala
keputusan yang diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.
Menjalankan tugas - tugas lain yang diarahkan oleh Penasihat dari
masa ke masa.
Memastikan program yang dirancang dapat berjalan dengan lancar
Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan
tanggungjawab yang diberi.
Menjalankan tugas - tugas lain yang diarahkan oleh Penasihat dari
masa ke masa.
Mengatur mesyuarat dan taklimat
memastikan program yang dirancang dapat berjalan dengan lancar
menyediakan kertas kerja program
membentuk jawatan kuasa
menyediakan surat-menyurat berkaitan program
membuat laporan program
Bekerja dalam satu pasukan bersama AJK lain
Menghebahkan maklumat dan pekeliling
Memanggil mesyuarat sekiranya perlu
Mencatat minit mesyuarat
Mencatat kehadiran ahli
Membantu pengerusi merancang dan menyelaras aktiviti.
Menyediakan fail setiap AJK projek
Memastikan jadual tugasan dilaksanakan oleh ahli
Menyediakan carta organisasi projek
Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan projek
Membuat anggaran perbelanjaan untuk program
membuat laporan kewangan
Membuat dan menyimpan kira - kira berkenaan semua perkara
kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.
Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam
mesyuarat ahli jawatankuasa.
Menyediakan Laporan Kewangan untuk diaudit dan dibentangkan
dalam Mesyuarat Agung.
Menjalankan tugas - tugas lain yang diarahkan oleh Penasihat dari
masa ke masa.
 SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN ABDUL AZIZ

SENARAI AJK DAN TUGAS - TUGAS

Bil. Jawatan Tugas Catatan

6 Keselamatan
Makanan / Memastikan tempat jamuan yang bersih.
7
Minuman
8 Aktiviti
Memastikan SOP yang berkaitan program dipatuhi
Memantau pergerakan pelajar
Memastikan disiplin pelajar terkawal
Membuat jadual tugas keselamatan malam mengikut giliran.
Mempastikan semua ahli tidak tertinggal sewaktu menjalankan
aktiviti.
Mempastikan setiap ahli memberi kerjasama.
Mempastikan barangan keselamatan projek lengkap
Menentukan menu dan belanjawan
Menempah makanan mengikut bilangan murid dan guru
Menyediakan minuman untuk murid
Menyenaraikan bahan memasak serta jadual tugas memasak.
Memastikan segala bahan mentah masakan mencukupi.
Membantu pengerusi merancang dan menyelaras aktiviti
Memastikan Aktiviti yang dijalankan mengikut SOP yang ditetapkan
Memastikan Aktiviti yang dijalankan sesuai dengan program
Mempamerkan perancangan dan jadual tugasan
Memastikan jadual tugasan dilaksanakan oleh ahli
Sentiasa mengemaskini maklumat dan bahan nota

SEBELUM MAJLIS BERLANGSUNG

Menyenaraikan segala peralatan yang perlu dibawa.
Menyediakan peralatan yang perlu dibawa.
9 Peralatan
Memastikan peralatan sentiasa cukup atau tidak hilang.
Memastikan peralatan selamat untuk digunakan.
Mempastikan kenderaan selamat untuk dibawa.
10 Pengangkutan
Mengganggarkan kos perbelanjaan pengangkutan.
Hebahan melalui radio
Publisiti dan
11 Hebahan melaui banner / surat
seranta
Hebahan melalui 'flyers' ke sekolah-sekolah
Membuat persiapan tempat
Menyediakan meja dan kerusi untuk majlis perasmian / penutupan
Persiapan
AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA

12 Menyusun peralatan mengikut susun atur yang telah disediakan.

Tempat
Menentukan tempat untuk peralatan - peralatan lain (P.A, Projektor,
TV, Rostrum)
Memastikan kebersihan dan kekemasan Dewan dan Pentas.
Membuat hiasan pentas susuai dengan tema majlis
13 Hiasan Pentas
Memastikan pentas dalam keadaan bersih dan teratur
Mendapatkan maklumat tentang butiran pengisian backdrop
14 Backdrop
Membuat / menempah backdrop
Menyediakan Tag untuk petugas
15 Tag
Menyediakan Tag untuk Peserta
 AHLI JAWATANKUASA PEL
SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN ABDUL AZIZ

SENARAI AJK DAN TUGAS - TUGAS

Bil. Jawatan Tugas Catatan

menyediakan sijil untuk guru dan peserta
Memastikan kategori sijil yang dikeluarkan
16 Sijil
Memastikan sijil telah ditandatangan
Memastikan sijil yang disediakan cukup
menyediakan borang-borang pendaftaran
17 Pendaftaran
Menyimpan borang - borang yang diserahkan semasa pendaftaran
Memastikan bilangan hadiah yang diperlukan
Menyediakan hadiah untuk perasmi / tetamu / pegawai
18 Hadiah
Menyediakan goodies utk tetamu jemputan / pegawai bertugas
Menempah hadiah mengikut bilangan diperlukan
19 Sambutan Mengalu-alukan ketibaan tetamu
Merancang susun atur perjalanan majlis
Memastikan Perjalanan majlis (flow) berjalan dengan lancar
Menyediakan susun atur kedudukan VIP
Perasmian /

SEBELUM & SEMASA MAJLIS BERLANGSUNG

20 Menyediakan pelan (susun atur) tempat majlis berlangsung
Floor Manager
Menyediakan salutasi (untuk MC dan rostorum)
Menyemak teks MC dan Doa+E69:E83
Menyediakan teks ucapan
Mengacarakan Majlis Perasmian Pembukaan.
Pengacara Memastikan kelancaran Majlis
21
Majlis bertindak sebagai pengerusi majlis
mendapatkan biodata-biodata penceramah
Gimik
22 Menyediakan Gimik Majlis Pelancaran
Perasmian
23 Bacaan Doa Menyediakan doa sesuai dengan majlis
Memastikan peralatan Siaraya berfungsi dan sesuai dengan majlis
24 Siaraya menyediakan mikrofon, Projektor, Laptop
Menyelia siaraya dan peralatan berkaitan semasa program
berlangsung
Mengambil gambar dan video untuk dijadikan laporan.
25 Dokumentasi Mengumpulkan bahan - bahan untuk dimasukkan kedalam laporan
akhir projek.
Membuat buku program untuk program
26 Buku Program
Mengedarkan buku program kepada tetamu
 Senarai Semak Surat - Surat

Tarikh Terima
Jenis Kepada Catatan Tarikh Hantar
Jawapan
Surat Panggilan Mesyuarat
AJK Induk
Cadangan

Guru Besar Kelulusan

PPD Kelulusan
Surat Kebenaran
Menjalankan program
JPN Kelulusan

KPM Kelulusan

G.O. Kelulusan

N.G.O. Kelulusan

Kelulusan menggunakan
Pengurusan / Tuan tanah
premis

Surat Permohonan Badan kerajaan

Pinjaman Peralatan
Swasta / Individu

AJK Induk

AJK Kerja Pembahagian tugasan

AJK PIBG
Surat Panggilan Mesyuarat
AJK
Wakil PPD

YB Barang / Wang

Syarikat Barang / Wang

Perseorangan Barang / Wang

Surat Mohon Sumbangan
Ibu bapa Barang / Wang
 Surat Mohon Sumbangan Senarai Semak Surat - Surat

Tarikh Terima
Jenis Kepada Catatan Tarikh Hantar
Jawapan
Sebelum Event
 Senarai Semak Surat - Surat

Tarikh Terima
Jenis Kepada Catatan Tarikh Hantar
Jawapan
Trafik / kawalan /
PDRM
Makluman

Hospital Perubatan / makluman

Sebelum Event

JKKK Penyertaan / Hadirin

PPD Penyertaan / Hadirin

Ibu bapa Penyertaan / Hadirin

PBSM Pertolongan Cemas

Trafik / kawalan /
Surat Makluman (Mohon
JPAM Pertolongan Cemas
kerjasama)
(Bayaran ikut jam)
St John Pertolongan Cemas

BOMBA Kecemasan / pameran

G.O.

N.G.O.

YB

PPD

JKKK

YDP PIBG

Surat Jemputan (Nyatakan

untuk merasmikan atau tidak) TOKOH

GB / P Sekolah Lain

Penyumbang
 Senarai Semak Surat - Surat

Tarikh Terima
Jenis Kepada Catatan Tarikh Hantar
Jawapan

Hakim Pertandingan

MC

Pegawai Teknikal

Urus Setia * Nyatakan tarikh jika

Surat Lantikan (Nyatakan
jawatan dalam surat penerima perlu
melakukan tugasan lebih
Lantikan) Penjaga Masa awal (Raptai)

AJK Kerja

Perasmi

Penderma

Pempamer
Selepas Event

Surat Penghargaan Pegawai Pertandingan

Agensi yang bekerjasama

 Senarai Semak Hadiah & Sijil

BORANG - BORANG
NAMA BORANG CATATAN

1 BORANG TEMPAHAN HADIAH Diberikan kpd kedai semasa menempah hadiah. Semak semula berdasarkan borang semasa
mengambil hadiah

2 BORANG HADIAH YANG TELAH Senarai hadiah yang perlu di beri, ruang untuk tanda sama ada sudah beri atau tidak
DISAMPAIKAN

PERINGATAN:
1. Pastikan semua wording untuk hadiah telah dicetak dan dibawa ke kedai
2. Pastikan semua logo yang diperlukan dibawa bersama. (Dptkan email kedai jika tidak bawa)
Hadiah

3. Pastikan hadiah ditempah awal dan dapatkan harga semasa menempah

4. Pastikan memaklumkan tarikh untuk mengambil hadiah
5. Kira semasa mengambil hadiah

Perkara Maklumat Catatan

Kos Hadiah: RM

Dari tempat ___________ hingga _________

Bilangan pemain satu pasukan =______________

Kategori: lelaki / Perempuan / Campuran

Trofi

Wang tunai

Plak
Jenis hadiah

Hamper

Medal

Junior
Hadiah Pertandingan
Senior

Veteran
Kelas
 Kategori Kelas Kedudukan Jumlah

Tempah
Sebelum Tempah

BILANGAN KOS SEUNIT JUMLAH

Hamper

Bunga

Buah - buahan
Hadiah Perasmi
Plak

Kraftangan

BILANGAN KOS

Hamper

Bunga

Pempamer Buah - buahan

Plak

Hadiah Penghargaan
BILANGAN KOS

Hamper

Bunga

Kerjasama Buah - buahan

Plak
 PERINGATAN:
1. Pastikan semua wording untuk sijil telah dicetak dan dihantar kepada penandatangan
2. Pastikan sijil dihantar awal dan cukup bilangan
Sijil

3. Dapatkan sijil awal dan pastikan bilangan mencukupi.

4. Sekiranya tidak cukup masih sempat utk hantar semula

Kos Sijil RM
Kos

Dari tempat ___________ hingga _________

Bilangan pemain satu pasukan =______________
GB
PPD
Tandatangan
Sijil Pertandingan / Penyertaan

JPN
Peng. Kelompok

Lelaki
Kat

Wanita
Junior
Kelas

Senior
Veteran
Kategori Kelas Tempat Jumlah Tarikh
Cetak
Kos

Kos Sijil RM
GB
PPD
Tandatangan

JPN
Sijil Penghargaan

Peng. Kelompok

Perasmi
Penderma
Pempamer
erima
 Penerima
S
Pegawai Pertandingan
Agensi yang bekerjasama (St John...)
 Borang - Borang

Perkara Maklumat Catatan

Borang Penyertaan
Borang R01 / M01
Borang R02 / M02
Borang Kebenaran Ibu bapa
Borang Kesihatan
Sebelum
Borang Perakuan Sekolah
Salinan Sijil Lahir
G.L dari Sekolah
Borang Melepaskan tuntutan kepada penganjur
Pendaftaran
Label "Pendaftaran"

Borang Kedatangan
Borang Pendaftaran
Semasa

Borang Checklist untuk semak dokumen yang dihantar

Resit untuk menerima bayaran

Borang Hakim (Dptkan dari PTPS atau Ketua Hakim yang menguruskan)
Borang Penjaga Masa
Borang Score Pengadil
Jadual Pertandingan / Perjalanan pertandingan
Jadual bertugas Hakim / Pengadil
Sebelum

Pelan Lokasi
Label Pintu Lokasi Pertandingan
Peraturan di tampal di venue pertandingan
Isyarat / papan tanda arahan (cth: Jgn Bising)

Pertandingan
Pastikan semua maklumat dilekatkan di whiteboard
Semua borang telah difotostat dan bahagikan mengikut kategori / hakim
Semasa

Hakim menandatangani semua borang keputusan

Semua borang dimasukkan kedalam fail dan diserahkan kepada yang berkenaan
Selepas

Semua peralatan mencukupi

PERINGATAN:
 Alatan

Perkara Maklumat Catatan

Pen
Pembaris
Buku Resit
Cop & Stamp Pad
Sebelum

Pendaftaran Fail untuk simpan dokumen

Marker Pen
Label "PENDAFTARAN"

Kad (Hijau, Kuning, Merah)

Jadual Pertandingan / Perjalanan pertandingan
Jadual bertugas Hakim / Pengadil
Pelan Lokasi
Label Pintu Lokasi Pertandingan
Peraturan di tampal di venue pertandingan
Isyarat / papan tanda arahan (cth: Jgn Bising)
Wisel
Hailer (Bateri) / P.A System
Scoreboard
Whiteboard
Stapler & Kokot
Masking Tape
Marker Pen
Alatan Sukan

Pembaris
Pertandingan Highlighter Pen
Stopwatch
Access Point
Printer (Toner / ink / Kertas A4)
Kipas
Komunikasi Radio (Walkie Talkie)
Peralatan utk pelepas (pistol / air horn)
Bendera Hakim / Pengadil
Clip Board
Bil. Jawatan Perkara Tarikh Siap
NAMA PROGRAM
Pengerusi TARIKH PELAKSANAAN
1
TARIKH MESYUARAT CADANGAN
TARIKH MESYUARAT PERTAMA
Naib Pengerusi TARIKH MESYUARAT AJK
2 TARIKH MESYUARAT KEDUA
TARIKH MESYUARAT KETIGA
Penyelaras Program TARIKH RAPTAI
3
TARIKH MESYUARAT POST MORTEM

SURAT JEMPUTAN MESYUARAT CADANGAN

KERTAS KERJA PROGRAM
SURAT JEMPUTAN MESYUARAT PERTAMA
SURAT JEMPUTAN MESYUARAT AJK
SURAT MOHON KEBENARAN MENJALANKAN PROGRAM
SURAT MAKLUMAN IBU BAPA
SURAT MAKLUMAN POLIS
SURAT MAKLUMAN HOSPITAL
SURAT MOHON SUMBANGAN
SURAT MOHON PINJAM ALATAN
SURAT JEMPUTAN SEKOLAH UTK MENYERTAI
BORANG KEBENARAN IBU BAPA PESERTA
BORANG DEKLARASI KESIHATAN PESERTA
SURAT JEMPUTAN - PETUGAS
SURAT JEMPUTAN - PERASMI
4 Setiausaha SURAT JEMPUTAN - PPD
SURAT JEMPUTAN - PENAJA
SURAT JEMPUTAN - SEKOLAH2 BERDEKATAN
SURAT JEMPUTAN - YDP PIBG
SURAT JEMPUTAN - JABATAN KERAJAAN
SURAT JEMPUTAN - JKKK
SURAT JEMPUTAN MESYUARAT KEDUA
SURAT JEMPUTAN MESYUARAT KETIGA
SURAT PENGHARGAAN - PENYUMBANG
SURAT PENGHARGAAN - PEGAWAI
SURAT PENGHARGAAN - PERASMI

SURAT JEMPUTAN MESYUARAT POST MORTEM

No & Nama Akaun Yang Diperlukan

Borang Penerimaan Wang
Borang Pengeluaran Wang
5 Bendahari Akaun Wang Masuk & Keluar
Simpan Resit Pembayaran
 Makluman Pada Polis
Makluman Pada Hospital
1st Aid yang lengkap
6 Keselamatan Belerang

waktu untuk makan

Menu
Beli Barang mengikut menu
7 Makanan / Minuman Tempah Makanan
Pengurusan makanan (Pinggan Cawan)
Pengurusan Sisa makanan (plastik sampah)

Senarai Aktiviti
Tempoh masa aktivti
Keperluan alatan
8 Aktiviti

Membuat Senarai Alatan

Senarai sebelum guna
Senarai selepas guna
9 Peralatan
Borang pinjam alatan

Waktu pergi
10 Pengangkutan Waktu balik
Keperluan semasa program
Alamat Surat khabar / radio
Contact person
11 Publisiti dan seranta
Bahan - bahan / maklumat yang diperlukan
Bayaran
Bilangan Tetamu
Bilangan VIP
Tema
12 Persiapan Tempat
Layout tempat majlis
Senarai Peralatan yang diperlukan

Tema
Senarai Peralatan yang diperlukan
13 Hiasan Pentas
Layout pentas

Saiz
Maklumat untuk di isi
Tarikh, masa, tempat, perasmi, tajuk program,
14 Backdrop
gambar2 yang diperlukan
Bilangan

Saiz
Maklumat untuk di isi
Tarikh, masa, tempat, perasmi, tajuk program,
15 Tag
gambar2 yang diperlukan
 Bilangan

Draf
Bilangan Sjil Penyertaan
16 Sijil Bilangan Sijil Penghargaan
Kos

Borang Pendaftaran Peserta

Borang Pendaftaran Urusetia
17 Pendaftaran Fail untuk simpan borang SOP Peserta

Acara yang perlukan hadiah

Kos
18 Hadiah Borang tempahan hadiah
Borang penyerahan hadiah semasa program

19 Sambutan

Perasmian / Floor
20
Manager

21 Pengacara Majlis

22 Gimik Perasmian
23 Bacaan Doa

24 Siaraya

25 Dokumentasi

26 Buku Program
T-Shirt
 SEKOLAH KEBANGSAAN SULTAN ABDUL AZIZ
TEMASYA SUKAN TAHUNAN KALI KE-57
SUSUN TADBIR MAJLIS
8 OKTOBER 2016 – 8.00 pagi

Bil Masa Tempat Acara/ Perkara Perincian Min Tindakan

· Ketibaan ibu bapa dan pendaftaran. · Pendaftaran ibu bapa dan penjaga. · JK pendaftaran
Meja · Persiapan murid · Pengedaran buku program · JK Buku Program
1 7.30 pg pendaftaran 30
· Muzik dibunyikan · Juruacara memaklumkan pendaftaran. · Guru rumah sukan
· Juruacara
· Guru Besar bersama VVIP menyambut ketibaan tetamu kehormat. · Pentadbir
2 8.00 pg Pavillion · Ketibaan Tetamu Khas 5 · Juruacara
· JK Siaraya
Padang MC Jemput VIP utk naik ke pentas MC
DJ mainkan muzik perbarisan Siaraya
Perbarisan Perbarisan bermula AJK Perbarisan
MC membaca maklumat perbarisan MC
Semua pasukan masuk dalam barisan
Bacaan Ikrar MC jemput pembaca ikrar MC
Pembaca Ikrar & pembawa bendera bergerak ke hadapan Pembaca Ikrar
Bacaan Ikrar