Fail induk (1)

Item/perkara yang perlu disediakan di dalam fail jawatankuasa kokurikulum bagi bahagian kelab dan
persatuan / pakaian seragam (uniform)

1. Carta organisasi – semua carta organisasi persatuan, kelab dan uniform

2. Notis mesyuarat jawatankuasa – pemberitahuan mengadakan mesyuarat
3. Minit mesyuarat – minit berkenaan jawatankuasa kokurikulum sekolah dan bukan salinan
minit kelab persatuan.
4. Takwim – takwim tahunan aktiviti kokurikulum sekolah melibatkan semua kelab persatuan
dan uniform
5. Laporan tahunan - laporan tahunan aktiviti yg diadakan seperti perkhemahan

Fail induk (2) / Fail penyelaras kelab / persatuan.

Mengandungi 5 item utama:

1. Carta organiasi – carta organisasi jawatankuasa kelab dan persatuan sekolah dan juga carta
organisasi setiap kelab persatuan
2. Notis minit mesyuarat iaitu notis panggilan mesyuarat
3. Senarai jawatankuasa dan keahlian bagi kelab persatuan
4. Minit mesyuarat
5. Takwim / perancangan tahunan

Fail induk (3) / Fail penyelaras Badan beruniform (5 item utama)

1. Carta organisasi –
2. Notis minit mesyuarat- panggilan mesyuarat
3. Senarai jawatankuasa dan keahlian
4. Minit mesyuarat
5. Takwim / perancangan tahunan

Fail induk (4) / Fail penyelaras kelab / persatuan sukan (1M1S)

1. Carta organisasi –
2. Notis minit mesyuarat- panggilan mesyuarat
3. Senarai jawatankuasa dan keahlian
4. Minit mesyuarat
5. Takwim / perancangan tahunan

Fail 5 / Fail pekeliling ikhtisas

1. Fail pekeliling ikhtisas

2. Buku pekeliling
Fail 6 / Fail Badan Beruniform

1. Surat permohonan menubuhkan pasukan

2. Surat kelulusan penubuhan. Ada pernyataan kelulusan
3. Surat pelantikan sebagai guru pemimpin,ada pernyataan penurunan kuasa pengelolaan dan
penyeliaan
4. Minit mesyuarat agung penubuhan
5. Perlembagaan yang disahkan oleg guru besar
6. Senarai jawatankusa yang disahkan
7. Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh gb
8. Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh gb
9. Senarai keahlian yang disahkan oleh gb
10. Surat permohonan bendahari mengutip derma keahlian drp setiausaha
11. Surat kelulusan mengutip derma
12. Akaun kewangan / belanjawan yang disahkan
13. Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan drp persatuan
14. Surat kelulusan utk menjadi ahli gabungan
15. Surat permohonan utk menjadi ahli gabungan kepada badan induk
16. Surat penerimaan menjadi ahli gabungan drp bdn induk
17. Minit-minit mesyuarat yg diadakan
18. Surat-surat pekeliling yg berkaitan
19. Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli
20. Laporan setiap aktiviti
21. Laporan tahunan
22. Daftar penilaian bg setiap ahli
23. Surat penyerahan kembali kuasa dan pelantikan pemimpin drp guru kepada gb
24. Stok dan inventori
25. Sampel-sampel sijil / surat penghargaan.

Fail 7 / Fail kelab dan persatuan akademik

(sama seperti 25 di atas)

Fail 8 / Fail kelab dan persatuan sukan permainan

(sama seperti 25 di atas)

Hanya fail 1 hingga fail 5 sahaja dalam satu fail