MINIT MESYUARAT ANUGERAH KOLEJ KEDIAMAN (AKK) 2017

BIL 4/2017

Tarikh : 19 November 2017 (Ahad)

Masa : 9.00 malam
Tempat : Bilik Mesyuarat, Kolej Kediaman Tun Fatimah (KKTF), UTHM

Kehadiran:

Bil Nama Kolej Kediaman

1. Dr. Mohd Noor bin Abdullah KK Perwira
2. Dr. Aini Nazura binti Paimin KK Perwira
3. Dr. Iskhrizat bin Taib KKTDI
4. Dr. Shahrul Azmir bin Osman KKTSN
5. En Mohd Azham bin Azmi KKTF
6. Dr. Shuhaida binti Ismail KKP1
7. Encik Fakarul Hakim bin Mohd Hanizam KKB
8. Pn. Nur Ain binti Mohamad KKP3
9. Dr. Shahidah binti Hamzah KKP3
10. Pn Siti Fatimah binti Murtaza PTA/KKTU
11. En. Kamarul Azam bin Kamarul Azmi KKTF
12. Cik Siti Badriah binti Khairu Razak KKTF
13. Cik Nor Amirah Binti Saharan KKTF
14. Cik Nurhabibah Nabilah binti Mannan KKP1
15. En. Muhammad Naqib Insyirah bin Nor Alkose KKP3
16. Cik Nur Ezzaty Azwa binti Saiman KKP3
17. En. Zulhafizi bin Jaidi KKTF

Tidak Hadir:
1) En Mohd Nizam bin Attan
2) En. Muhammad Faris bin Roslan
3) Cik Azliana binti Hussin
4) Pn. Siti Maria binti Anuar
5) Dr Wan Nur Azrina binti Wan Muhamad (Cuti Bersalin)
6) Dr Mohd Faisal bin Hushim

1.0 KATA-KATA ALUAN

1.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab Al-Fatihah dan bacaan doa oleh Dr
Iskhrizat bin Taib. Tuan pengerusi mengucapkan selamat datang dan terima kasih
kepada semua ahli mesyuarat yang turut hadir.
1.2 Pengerusi menyatakan tujuan mesyuarat bilangan keempat adalah untuk mendapatkan
maklum balas terhadap agihan tugas dari setiap kolej kediaman yang terlibat.
Tindakan: Makluman
2.0 ISU UMUM
2.1 Mesyuarat bersama Majlis Pengetua telah diadakan pada 20 November 2017. Terdapat
beberapa makluman dan perubahan yang perlu diambil perhatian oleh semua.o
2.1.1 Tentatif majlis perlu ditamatkan pada jam 10.30 malam.
 2.1.2 Calon-calon penerima anugerah perlu dipaparkan kesemuanya di skrin.
2.1.3 Banner/banting AKK 2017 perlu mendapat kelulusan Majlis pengetua terlebih
dahulu sebelum di publish di web UTHM dan cetakan
2.1.4 Pakaian dan aksi artis/berkumpulan persembahan haruslah yang sopan dan
bersesuaian dengan budaya keintelektualan serta sahsiah terbaik untuk ikutan
mahasiswa/i
2.1.5 Tiada doa di awal majlis, hanya doa makan.
2.1.6 Urusetia perlu memohon peruntukan bas tambahan untuk sewaan 2@3 bas
bagi membawa pelajar kolej kediaman di Pagoh.
Kategori anugerah kekal 14 kategori dengan sedikit perubahan dibuat terhadap
nama program iaitu Program Terbaik – Majlis Tertinggi.
2.1.7 Cadangan penubuhan tabung Endowment ditolak, hanya akan gunakan tabung
desasiswa.
Tindakan: Makluman

3.0 SKOP TUGAS JK PELAKSANA AKK 2017 UNTUK TINDAKAN

3.1 JK Jamuan & Tempahan (KKTDI)
3.1.1 Anggaran VIP pada malam majlis penutup adalah seramai 60 orang.
3.1.2 Menu makanan untuk VIP masih dalam perbincangan.
3.1.3 Penambahan air mineral dan gelas (2 set) di Rostrum.
3.1.4 Penyediaan air kopi untuk TNC HEPA.
3.1.5 Penyediaan air satu kotak untuk NC di belakang pentas
3.1.6 Menu Makanan terdapat 3 menu (Menu 1: Nasi biryani, ayam masak merah,
pencuk, kuih dan air sirap, Menu 2: Nasi tomato dan yang lain-lain sama, Menu
3: Nasi Hujan Panas dan lain-lain adalah sama.)
3.1.7 Meja VIP (7-8 orang), Meja VIP dan Pelajar (10 orang).
Holding room : Pn dewi untuk confirmation dan warung azizah dengan rate rm
3.00 untuk TNC, NC, wife, pengerusi majlis pengetua, pengarah program
Tambahan lauk : botok2, sambal goreng, masak kicap, sambal belacan cadangan
1 kotak botol, 2 kotak cup
164 peserta pelajar
20 staff
30 fello
20 p.felo

3.2 JK Protokol, Dokumentasi & Tugas-tugas Khas (KKTF)

3.2.1 Pembentangan ubahsuai story board untuk keseluruhan perjalanan majlis.
3.2.2 Usher 1 mengiring NC. Terdapat dua ucapan sahaja iaitu ucapan pertama oleh
TNC HEPA, ucapan kedua oleh NC.
Rujuk kepada skrip program untuk usher
Pintu ada 2 pintu, satu untuk VVIP dan VIP, pintu kecil untuk semua
Detail persembahan dan gimik
Rehersal kena check dengan dewan 6/12/17 10.00 pagi, perlu remind teknikal.
3.2.3 VIP sampai di pintu utama persembahan akan dimulakan, muzik terus
dimainkan sehingga VVIP duduk.
3.2.4 Lepas bacaan doa, tayangan multimedia di tayangkan.
 3.2.5 Setelah emcee membuat pengumuman baru tayangan montaj ditayangkan. Sesi
penyampaian hadiah yang terakhir hanya melibatkan tiga calon terbaik.
3.2.6 Penyediaan tagging VVIP diperlukan bagi 4 orang dan tagging pada kerusi.
Nyanyian lagu johor

3.3 JK Unit Penajaan (KKP1 & KKP3)

3.3.1 Penajaan mensasarkan tarikh akhir untuk mendapatkan tajaan adalah pada 30
November 2017.
3.3.2
3.4 JK Unit Penilaian/penghakiman anugerah & gimik perasmian (KKP)
3.4.1 Borang pencalonan anugerah telah diedarkan oleh penganjur program (KKP).
Mohon setiap kolej kediaman agar dapat mematuhi masa penghantaran
dokumen pencalonan sepertimana yang telah ditetapkan iaitu pada 30
November 2017.
3.4.2 Proses penjurian akan dilaksanakan oleh KKP pada 30 November 2017.

3.5 JK Hadiah & Cenderahati (KKP2)

3.5.1 Tempahan piala 3hb siap, hanya tempah 12 (duit pengetua)
Tambah hamper jugak , sijil dan cenderamata, replica check masih dlam budget,
mkp pagoh akan dtg rehersal pagoh 2
3.5.2 Hadiah bagi setiap kategori (sijil, piala dan satu hamper) akan mengikut
anggaran bajet kertas kerja yang diluluskan, dan piala pusingan akan diberikan
untuk anugerah kolej kediaman cemerlang keseluruhan.
3.5.3 Cadangan : Replika cek untuk simbolik penerimaan tajaan.

3.6 JK Teknikal & Logistik (KKB)

3.7 JK Unit Penerbitan, media dan fotografi (KKTSN)

3.7.1 Logo AKK telah dikongsikan.
3.7.2 Rekabentuk minta majlis pengetua sahkan, perlu bagi yang final pada ahli
jawatankuasa.
3.7.3 Masih terdapat kolej yang belum memuat naik gambar program yang
dicalonkan bagi tujuan montaj pencalonan anugerah.
3.7.4 Tempoh tamat hantar gambar-gambar aktiviti mengikut kategori yang
dipertandingkan selewat-lewatnya pada 23 November 2017. Hanya terima TF
dan TSN. Dilanjutkan kepada 28 november 2017. (http://bit.ly/AKK2017)
3.7.5 Telah disiapkan, untuk, tajaan backdrop yang di taja oleh 1MP dan akan dicetak
mengikut ukuran pentas DSI bersama perkhidmatan pergantungan. Manakala
backdrop yang di gantung di court tennis akan melalui perolehan biasa.
3.7.6 Penyediaan tagging meja akan dibuat. Menunggu dari pihak jemputan untuk
layout. Status mkp atau mantan dan vip, di layout oleh teknikal, jumlah VIP telah
kurang dari separuh. VIP 35 orang. JK TEknikal, En Fakarul perlu upgrade layout
mengikut senarai dan layout.
3.7.7 Hebahan Web akan dibuat selepas mendapat pengesahan PRO. Mohon
dapatkan pengesahan majlis pengetua, sehingga 10.00 pagi 27/11/17
 3.7.8 Montaj yang perlu dihasilkan adalah merujuk kepada pencalonan 14 kategori
anugerah-anugerah yang dicadangkan.

Majlis pengetua, minta montaj menambahkan memasukkan semua pencalonan.

Masa dlam 3 minit, front page termasuk pencalonan diletakan 3 demi 3. Next
meeting ahad malam 3/12/17 (akhir)

3.8 JK Jemputan (PTA)

3.8.1 Penghantaran surat jemputan melalui Hard copy dan Soft copy.
3.8.2 Surat jemputan akan diagihkan melalui email bagi VIP.
3.8.3 Surat jemputan kepada Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor, Pengetua, Felo-
felo KK dan staf pentadbiran masih dalam proses.

4.0 Tema pakaian

4.1 Ditetapkan kembali kepada Tema cadangan asal di dalam kertas kerja iaitu Tradisional.

5.0 PENUTUP
Pengerusi mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang telah membincangkan isu yang timbul
dan memberi cadangan yang bernas di dalam mesyuarat pada kali kedua bagi AKK2017 ini. Mesyuarat
ditangguhkan pada jam 12.30 tengah malam dan diakhiri dengan bacaan tasbih kifarah dan surah Al-Asr.
Mesyuarat seterusnya akan diadakan pada Isnin 27 November 2017 pukul 8.30 malam bertempat di Bilik
Mesyuarat KKTDI. KP1, KKP2 dan KKP3 (Pagoh) boleh terlibat melalui teleconference, Skype dan lain-lain
medium yang bersesuaian.

Disediakan oleh:

________________________
Cik Azliana binti Hussin
Setiausaha 2
Anugerah Kolej Kediaman UTHM 2017
Tarikh: 20 November 2017

Disemak oleh:

_______________________
Dr Aini Nazura binti Paimin @ Abdul Halim
Pengarah Program
Anugerah Kolej Kediaman UTHM 2017
Tarikh: 20 November 2017