16.

TÉTEL

Munkaszervezés az irodában

Határozza meg az iroda fogalmát, sorolja fel típusait, funkcióit – térjen ki a modern típusú irodákra is,
említse meg néhány fajtáját (használhatja a csatolt szemléltető képeket)! Ismertesse az irodai környezet
munkára, egyénre gyakorolt hatását (berendezések, eszközök, kialakítás, egyéb tényezők), emelje ki a
képernyős munkahelyek ergonómiai követelményeit!
Mutassa be az irodai munkafeladatokat, valamint a hatékonyságot támogató munkaszervezés követelményeit
a hagyományos és digitális munkafolyamatokban!
A tételhez felhasználható segédeszközök: szemléltetőképek az irodáról

Kulcsszavak, fogalmak:
- Az iroda fogalma, típusai: hagyományos (kisteres, nagyteres, szoba típusú).
- Munkatevékenység szempontjából: tervezői, ügyintézői; ügyfélszolgálati, iratkezelési, adatfeldolgozás stb.
Pozíció/felelősség szerint: vezetői, operatív munka, egyéb; modern típusú irodák: papír nélküli,
környezettudatos, zöld iroda, intelligens iroda, home office, shareddesk, hot desk stb.
- az irodai környezet hatása: közérzet, munka hatékonysága, barátságos, segítőkész ügyintézés, kapcsolatok,
kényelem, pszichés terhelés, stresszforrások stb.; elemei: berendezések, eszközök munkát támogató szerepe
(praktikus, gyors, könnyen kezelhető, biztonságos, egészségvédő); tér kialakítása, rend, rendezettség, fény,
zaj, hőmérséklet, színek stb. hatása.
- Irodai munkafeladatok: leíró tevékenység, adat- és információkeresés, -feldolgozás, kapcsolattartás,
kommunikáció (szóban, írásban, magyar és idegen nyelven), szervezési teendők, ügyintézés, irat- és
dokumentumkezelés, adat- és információvédelem, IKT-eszközkezelés, marketing- és PR-tevékenység,
prezentációkészítés stb..
- A hatékony munkaszervezés elemei: rend, rendszer, rendezettség, időtényezők, egyértelmű szabályok,
előírások, utasítások, információ-megosztás, munkakultúra, szokásrendszer, ellenőrzés, motiválás, idő- és
feladatszervezés, elektronikus, digitális feladatokhoz megfelelő technikai feltétel (hardver- és
szoftverkörnyezet, digitális tudás, hálózati hozzáférés, adatvédelmi szempontok) stb.

Az iroda fogalma:
Az iroda személyekből álló csoportosulás, amely meghatározott cél érdekében jött létre, a célt szolgáló
feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik, és alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis a
szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása, tárolása és továbbítása.

VAGY:
Az iroda emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló
szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése.

Az iroda feladata általánosságban az, hogy a gazdasági, üzleti élet folyamatait, változásait
dokumentumokkal nyomon kövesse, és a gazdasági szervezetek közötti kommunikációt megteremtse.

Irodatípusok, funkciók:
Az irodákat kétféle módon csoportosíthatjuk: munkatevékenység, pozíció és elrendezés szerint.

Munkatevékenység szerint lehet: ügyintézői, ügyfélszolgálati, iratkezelési,

adatfeldolgozási iroda. Pl. Tárgyaló, titkárság, call center, ügyfélszolgálat, recepcó.
Pozíció szerint: vezetői iroda, vagy operatív munkára alkalmas iroda.
Kisteres iroda: 5-6 fő
Nagyteres iroda: 10-20 fő
Szoba típusú iroda: 1-3 fő

Hagyományos iroda:
Fő jellemzője, hogy az irodák egy közös folyosóról nyílnak és általában egy személy, vagy kisebb csoportok
elhelyezésére alkalmas helyiségek. Max 6 főig. Előnye, hogy – mivel kevesebb ember dolgozik egy
légtérben – az környezet könnyebben alakítható az igényekhez, mint pl. a fény, a klíma, a zaj, vagy az iroda
elrendezése. Költségesebb ilyen irodát működtetni, ugyanis több eszközre van szükség, valamint korlátozott
a kommunikáció a dolgozók között.

Modern iroda: Nagyteres, egylégterű irodákat szoktuk modern irodáknak nevezni. Több verziója
van, mint a papírmentes iroda, a hot desk, a kombiiroda, az utcaportál jellegű iroda, stb.
A modern irodák legfontosabb közös ismérve, hogy ergonomikusak. Ez együttesen jelenti a zaj, a klíma, a
fények és a bútorok tudatos beállításait. A dolgozók egészségét és munkájuk hatékonyságát ugyanis
nagymértékben meghatározzák ezek a tényezők. A modern irodában tehát figyelnek:
- A világításra: természetes és mesterséges megvilágításra egyaránt szükségünk van, elsősorban a
természetes fény túlsúlyára kell törekedni
- A színekre: fontos, hogy a színek pozitív irányba befolyásolják a dolgozók hangulatát, a meleg
színek stimulálnak, a hideg színek nyugtatnak, de érdekes módon a színek a hőérzetünkre is hatással vannak.
- A zajokra: noha viszonylag könnyen megszokjuk a zajt, az mégis pszichikus hatással jár.
- A klímára: a hőmérséklet, a páratartalom, a légmozgás mind befolyásolják a munkavégzést és a
közérzetet (ha már itt tartunk, szellemi munka esetén a 20-24 C fok közötti irodai hőmérséklet az ideális)

modern irodák típúsait:

Tekintsük át a

- Utcaportál jellegű iroda: a nyitott irodának egy utcaszinten kialakított változata. Ez az

átláthatóságon kívül külön reklámfelületet is jelent, hisz a teljes homlokzati felület az adott céget hirdeti.
Á(pl. T-mobile)

-Shared desk : amikor több munkavállaló használja osztott üzemmódban ugyanazt az irodai
munkahelyet, vagy munkaállomást.

-Hot desk : senkinek sincs saját asztala, az aznapi igények, feladatok szerint talál megfelelő helyet. A
dolgozó választhat álló, ülőhelyet, kereshet a munkájához fülkét, helyet az ekélyen, vagy akár zárt tárgyalót
– szobát is.

-Zöld iroda : nagyfokú figyelmet fordítanak a környezettudatosságra. Papírmentes munka, szelektív

hulladékgyűjtés, energiahatékonyság, természet közelsége.

-Home office : egyre elterjedtebb módja a munkavégzésnek. Ebben az esetben virtuális módon
tartják a kapcsolatot a munkatársak egymással, a dolgozók otthonról (vagy az általuk választott helyről)
végzik a munkájukat. Előnye, lehet a hatékonyság, a gyorsaság és az utazási költségek lecsökkentése,
veszélye azonban az elidegenedés.
Ahogy már említettük, az ergonómiának jelentős szerepe van a munkavégzés hatékonysága szempontjából.
A munkavállalók a nap nagy részét az irodában töltik, így érdemes minimálisra csökkenteni a
stresszforrásokat. Stresszforrást jelenthet az irodában az erős zaj, a fények rossz beállítása, a kényelmetlen,
nehezen használható munkaeszközök és bútorok, valamint az erős, vibráló színek.

A képernyős munkahelyek ergonómiai követelményei :

A képernyős berendezést úgy kell kialakítani, üzembe helyezni, illetve üzemben tartani, hogy
rendeltetésszerű használat esetén ne jelentsen egészségi kockázatot vagy balesetveszélyt a munkavállalók
számára.

A képernyő beállítása: a képernyőt úgy állítsuk be, hogy a kezelő mintegy 20 fokos szögben
lefelé tekintve merőlegesen lássa a képernyő felületét. Szeme ilyenkor a képernyő közepére esik. Ügyeljünk
arra, hogy a képernyőn megjelenő legfelső betűsor ne kerülhessen a horizontvonal, vagyis a szem magassága
fölé.

A fények beállítása: A munkahelyen a természetes és mesterséges megvilágításra egyaránt

szükségünk lehet, emellett azok ellensúlyozására árnyékolás is fontos lehet. A természetes fény javítja az
ember közérzetét, így elsősorban ennek dominanciájára kell törekedni. Ekkor a helyiség alapterületének 15-
20% -t ablakfelületnek kell kitennie. A mesterséges fények: a képernyős munkahelyek esetében kisebb
megvilágítási fényerő elégséges lehet, hiszen maga a képernyő is fényt bocsát ki, de túl sötét sem lehet,
mivel az túlterheli a pupillát. Mindezek mellett az sem jó, ha a fényforrás a monitor mögött van, hiszen
akkor a káprázás miatt tizedmásodpercekig nem látható a monitor képe. Amennyiben a fényforrás a monitor
előtt van, akkor viszont a fénye tükröződhet a monitoron, mely ismét zavarhatja a munkát.

A színek: Az irodai teljesítményt befolyásolják a falak és burkolatok színei is. A fekete – szürke -
fehér színek pl. depresszív jellegűek, míg a telített, színekhez köthető a vidámság. A meleg színek
stimulálnak, míg a hideg (kék, zöld) színek nyugtatnak, melyek hatása pl. a szívritmussal és vérnyomással
fiziológiailag is mérhetők. A színeknek további hatásai lehetnek pl. a hőérzetre, mely azért mástól is függ, a
térérzetre pl. vonalak alkalmazásával. Továbbá a színek tisztaság érzetet kelthetnek, figyelmeztethetnek pl. a
piros szín alkalma- zásával, elkülöníthetnek pl. a sárga – fekete kontraszt alkalmazásával, tájékozódást segít-
hetnek az eltérő színek, jelzések alkalmazásával, divatossá, modernné varázsolhatják a munkakörnyezetet.

A zaj: A munkahelyi zajok esetében figyelemmel kell lennünk a zaj-és zörejkeltő elemek, pl. az irodai
gépek, munkatársaink tevékenysége, illetve a beszűrődő zajok esetében többek között, a hangmagasságra, a
hangerősségre, a hangnyomásra, a hangszínre és hangminőségre. A zaj pszichikus hatással jár, mert bár az
alkalmazottak hamar megszokják a zajt, az azonban ettől függetlenül kifejtheti károsító hatását.

A klimatikus környezet: A a hőmérséklet, a páratartalom, a légmozgás és a hősugárzás. Ezek

közül döntő tényező a megfelelő hőmérséklet. Fontos lehet a légszennyezés (por, füst, gázok, gőzök, vegyi
anyagok) elleni védelem szellőz(tet)éssel, ionizátor és párologtató alkalmazásával, takarítással, növények
elhelyezésével stb.

Társas környezet: Mindenkinek alapvető fiziológiai szükséglete munkahelyén is az egyedüllét.

Szükség van így tehát személyes térre, hogy nyugodtan végezhesse munkáját. Érdemes a munkaállomásokat
– még egy egyteres iroda esetében is – valamilyen módon elszeparálni egymástól.
Bútorok, berendezések: ergonómiai szempontból egy irodai (ülő) és számítógépes munkahely
és az azt ellátó munkavállaló által képzett ember – gép rendszer javasolt elrendezésekor a következő
ajánlásokat kell figyelembe venni: - A képernyő közepét nézve a vízszintesnél lejjebb nézünk.
- A monitor és egyéb dokumentumok kb. 50 cm –re legyenek a szemtől a fókusz és a sugárzás miatt.
− A monitor középen előttünk helyezkedjen el.
− Az alkar a munka közben 0-10 fokos szöget zár be, a felkar eközben függőleges, a csukló lehet
alátámasztva.
− A gerincoszlop függőleges és egyenes 90 fokos szöget zár be a combbal, mely vízszintes.
− A comb is legalább 90 fokos szöget zár be a lábszárral, melynek megtámasztását lábtámasz segítheti.
− Az asztallap és a szék ülőlapja állítható magasságú legyen a helyes pozíció eléréséhez.
− Az ülőlap megfelelő formájú és puha legyen, max. 2-3 fokos lejtéssel.
− A szék háttámlája támassza meg a derekat, mely segít a függőleges tartás elérésében, s hátradönthető
(aktív), hogy a támla követni tudja a testmozgást.
− ajánlott a kartámasz nélküli, görgős forgószék, mely elegendő lábteret is biztosít a szabad mozgás
biztosításához.

Irodai munkafeladatok:
Az irodában végzett feladatok : leíró tevékenység, adat- és információkeresés, -feldolgozás,
kapcsolattartás, kommunikáció (szóban, írásban, magyar és idegen nyelven), szervezési teendők, ügyintézés,
irat- és dokumentumkezelés, adat- és információvédelem, eszközkezelés, marketing- és PR-tevékenység,
prezentációkészítés stb.. Ezekre a feladatokra az irodai titkár képes.

Az irodai titkár számítógép-kezelési és szövegszerkesztési, gépírási, titkári, gazdasági, jogi, vállalkozási,

kommunikációs és protokollismeretek, valamint idegennyelvtudás birtokában hivatalokban,
intézményekben, hazai és külföldi érdekeltségű szervezeteknél (gazdálkodó egységeknél) ügyintézői és
titkári feladatokat lát el. Szakmai tevékenységével közvetlenül támogatja a munkahelyi vezetés/vezető
döntéshozó, irányító munkáját.

Képes:
- számítógépes adatbeviteli feladatokat végezni gyorsan és hatékonyan (gépírással).
- Külső és belső kapcsolatteremtő, kapcsolattartást szolgáló iratokat, leveleket, egyéb dokumentumokat
készíteni, szerkeszteni, sokszorosítani.
- Gazdálkodási, vállalkozási alapfeladatokhoz kapcsolódóan levelezést folytatni.
- Táblázat- és adatbázis-kezelési feladatokat végezni, kimutatásokat készíteni.
- Iratkezelési feladatokat végezni (hagyományosan és elektronikus dokumentumkezelő rendszerben).
- Számítógépes ügyviteli programokat alkalmazni.
- Vezetni és kezelni a szervezet munkaerő-gazdálkodásával kapcsolatos nyilvántartásait, iratait.
- Ellátni a feladatkörébe tartozó irodai készletgazdálkodási, reprezentációs feladatokat.
- Ellátni a házipénztár kezeléséhez kapcsolódó feladatokat.
- Ügyviteli munkafolyamatokat szervezni és irányítani.
- Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket, berendezéseket kezelni, használni.
- Feladatkörében önállóan PR tevékenységet végezni.
- Kapcsolatot tartani munkatársakkal, ügyfelekkel, partnerekkel, külső szervezetekkel magyar és egy idegen
nyelven.
- Ügyintézői feladatokat ellátni magyar és egy idegen nyelven.
- Projektfeladatokban részt venni.
- Nyilvántartásokat vezetni
- Leíró feladatokat végezni magyar és egy idegen nyelven.
- Jegyzőkönyvet vezetni, jelentéseket, statisztikákat készíteni, gyorsírással rövid jegyzeteket készíteni.
- Szervezeten belüli és kívüli rendezvényeket, programokat szervezni magyar és egy idegen nyelven.

A hatékonyságot támogató munkaszervezés követelményei a hagyományos és digitális

munkafolyamatokban:

Hatékonyabbá teszi a munkafolyamatokat és a munkavégzést:

- a munkavégzési rend, rendszerek
- hatékony időbeosztás: feladatok rangsorolása, időtervezés, prioritások felállítása, stb.
- egyértelmű szabályok, előírások ismerete és betartása
- információáramlás, kommunikáció
- kialakult szokásrendszer, munkakultúra
- folyamatos ellenőrzés
- motiválás
- megfelelő technikai feltételek megléte