PELAN PENGGANTIAN

SISTEM PENGURUSAN BAKAT (eTALENT)

UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA
 I S I

K A N D U N G A N

1. Latar Belakang Pelan Penggantian USIM

2. Sistem eTALENT
3. Kriteria Umum dan Khusus Staf Pentadbiran
4. Kriteria Umum dan Khusus Staf Akademik
5. Ujian Tahap Kepimpinan (UTK)
6. Aplikasi Sistem eTALENT
7. Kesimpulan
8. Rujukan
9. Sesi Soal Jawab
 L A T A R

B E L A K A N G
 PELAN PENGGANTIAN
 Perancangan menggunakan kaedah yang sistematik dalam mengenal
pasti, menilai dan membangunkan keupayaan pegawai bagi
memenuhi keperluan organisasi pada masa kini dan akan datang.
 Strategi dan pelan pelaksanaan bagi mencapai hala tuju USIM, Critical
Agenda Project (CAP) Kepimpinan yang diwujudkan di bawah Pelan
Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN), Pelan Pembangunan
Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi), Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM).
 Rangka kerja pelan penggantian USIM ini dibangunkan secara
berperingkat yang diterajui oleh Bahagian Modal Insan, Jabatan
Pendaftar dengan mendapat kerjasama strategik dan erat daripada
kepakaran luar dan dalaman iaitu :
• Jabatan Awam (JPA)
• Pusat Teknologi Maklumat
• Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan
 INISIATIF DAN LANGKAH PELAKSANAAN
 Menerimapakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 :
Panduan Mewujudkan Search Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan
Penggantian (Succession Planning)
o Jawatankuasa Induk (JKI) Search Committee dipengerusikan oleh Timbalan Naib
Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
o Jawatankuasa Kerja (JKK) Search Committee dipengerusikan oleh Pendaftar
 Garis Panduan Pelan Penggantian USIM
 Kursus/ Latihan Pelan Penggantian (Berdasarkan Kelulusan Mesyuarat
JKI Search Committee Bil. 2/2011 pada 8 Ogos 2011 dan Makluman
Kepada Mesyuarat JKPMI Bil. 2/2011 pada 19 Ogos 2011
o Kursus Sijil Pentadbiran Universiti (SPU) (Tahap I dan Tahap II) – 6 Teras Pentadbiran
o Kursus Tadbir Urus Gemilang, USIMKu Terbilang – Kecintaan Terhadap USIM
o Program Pembangunan Staf (Latihan) Bagi Staf Akademik Memegang Jawatan Khas
Pentadbiran Selaras Dengan Pelan Penggantian USIM
o Garis Panduan Menjalani Program Sangkutan Staf Pentadbiran Di Agensi Kerajaan/
Swasta USIM
o Penghantaran Kumpulan Bakat Menyertai Kursus Kepimpinan Anjuran Pihak Luar
o Pencalonan Nama Kumpulan Bakat Kepada AKEPT
o Rangkaian Strategik JALUMA dan AKEPT
Pemerkasaan Rangkaian Strategik Antara Jawatankuasa Latihan Bersama
Institusi Pengajian Tinggi Di Malaysia (JALUMA) Dengan
Akademi Kepimpinan Pengajian Tinggi (AKEPT)
(Telah diluluskan dalam Mesyuarat JALUMA Kali Ke 21 Bil. 1/2013 pada 20 Mac 2013 lalu)

Program yang telah

dilaksanakan pada tahun
2014

Program yang telah

dirancang pada tahun 2015
Program Administrator
Global Outreach 2014 (AGOP
2014 ) pada 21 Mac hingga 5
April 2014
Program A-LEAD: A305
ASEAN Future Higher
Integrated Governance & Education Administration
Strategic Management
Training For Public And
Private Sectors pada 8 hingga
20 April 2014 Program A-LCS: C005 ASEAN
Emerging Administrative
Leaders Convention

Konvensyen Pentadbir Muda

21 hingga 23 November 2014
 INISIATIF DAN LANGKAH PELAKSANAAN (samb…)

Penerbitan Buku Pelan Penggantian USIM

Buku Pelan Penggantian USIM telah diterbitkan sempena
penyediaan Laporan Audit Kesediaan Autonomi USIM pada Mei
2014 lalu.
 S I S T E M
e T A L E N T
 SISTEM eTALENT
 Pemilihan kumpulan bakat, penentuan keperluan latihan dan
kesesuaian penempatan berdasarkan kedudukan (ranking) yang dijana
dan seterusnya menjadi teras kepada pemilihan pengganti (successor)
yang benar-benar bersedia untuk menyandang jawatan strategik dan
jawatan khas pentadbiran selaras dengan pelan penggantian USIM.
 Menghasilkan cetakan Curriculum Vitae staf pentadbiran bagi
perkembangan laluan kerjaya mereka dan dalam proses tambahan
pembangunan modul baru iaitu Modul Permohonan Kenaikan Pangkat
bagi staf akademik dan pentadbiran.
 Dibangunkan secara kepakaran dalaman dengan kerjasama erat
daripada Bahagian Modal Insan, Jabatan Pendaftar dan Pusat Teknologi
Maklumat serta Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan USIM.
 Sesi Pelancaran dan Taklimat Sistem eTALENT kepada Kumpulan
Pengurusan dan Profesional telah diadakan pada 26 September 2014
lalu bagi tujuan penerangan mengenai penguatkuasaannya dalam
menjamin keberkesanan pelaksanaan sistem ini dalam mendokong
pemerkasaan pengurusan bakat USIM.
 PASUKAN PROJEK

EN. MUHAMAD HAIZUAN BIN ROZALI

KETUA PROJEK

PN NORWINI BINTI ZAIDI

PENGURUS PROJEK

PN. SITI HAJAR BINTI ZAINAL PN. MONALIZA LAUDANG

EN. AMIRUL FALANEE BIN SOKONGAN TEKNIKAL PENGGUNA SISTEM
HANAN
PENOLONG PENGURUS
PROJEK
PEMBANGUNAN PROJEK

EN. IZWAN BIN NORZAM

SOKONGAN TEKNIKAL EN. MD. ISHAH BIN RAHMAN
EN. IDRIS TAKYAN PENGGUNA SISTEM
(Ketua Teknikal Sistem)
SOKONGAN TEKNIKAL

EN. ARIF IZWAN BIN KUSAIRI

SOKONGAN TEKNIKAL
PN. KHADIJAH BINTI CHAMILI
SOKONGAN TEKNIKAL
 Sistem eTALENT telah dilancarkan dan digunapakai
bermula pada 26 SEPTEMBER 2014
MODUL SISTEM eTALENT USIM

Ujian Tahap
Kesediaan
Kepimpinan
 WAJARAN KESELURUHAN
Wajaran Justifikasi

Kriteria - Kriteria terperinci penilaian adalah berdasarkan

Umum kepada sifat/ peribadi.
(40%) - Penilaian adalah berdasarkan analisa kualitatif.

Kriteria - Kriteria terperinci penilaian adalah berdasarkan

Khusus kepada pencapaian sebenar.
(60%) - Penilaian adalah berdasarkan analisa kuantitatif.

UTK - Dicadangkan oleh Kumpulan Penyelidik (Wajaran,

USIM 0%).
(0%) - Kriteria tambahan kepada penilaian yang berasaskan
Kriteria Umum dan Kriteria Khusus dan tidak sesuai
diletakkan wajaran tertentu.
- Rujukan analisa keperluan latihan bertujuan untuk
meningkatkan kompetensi dan sahsiah.
- Rujukan kesesuaian penempatan berdasarkan
personaliti diri.
Catatan:
Markah minimum pemilihan talent pool adalah 85% dan berdasarkan ranking
calon.
 S T A F

P E N T A D B I R A N

(KRITERIA UMUM DAN KHUSUS)

 WAJARAN FORMAT TERPERINCI PENGGREDAN MATA/MERIT
KRITERIA UMUM DAN KHUSUS DAN
UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN
STAF PENTADBIRAN BAGI
PEMILIHAN TALENT POOL (SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN BAKAT)
PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)
UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA (USIM)

Bil. Perkara Wajaran

1. Kriteria Umum 40 %
2. Kriteria Khusus 60%
3. Ujian Tahap Kesediaan Kepimpinan 0%
JUMLAH 100 %
 KRITERIA UMUM
CIRI-CIRI PERSONALITI UNGGUL (TOWERING PERSONALITY )
BAGI STAF PENTADBIRAN
Bil. Personaliti Unggul Wajaran Sistem
1. Kecintaan dan pengorbanan kepada USIM 20% e-Prestasi
2. Beretika dan berakhlak mulia 15% e-Prestasi/
myAkrab
3. Mempunyai kualiti kepimpinan yang tinggi di mana mampu 15% e-Prestasi
memujuk, mengarah atau mengerakkan pasukan
4. Mempunyai cita-cita, semangat dan wawasan yang jelas serta 10% e-Prestasi
sentiasa berusaha ke arah mencapai kejayaan cemerlang
5. Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang tinggi 10% e-Prestasi
6. Mempunyai daya tahan, daya saing yang tinggi dan berdikari serta e-Prestasi
mempunyai ciri-ciri kemandirian dan kemahiran pengurusan yang 10%
tinggi
7. Mempunyai daya kreativiti yang tinggi, 10% e-Prestasi
konstruktif,saintifik,progresif,inovatif,kritikal,global dan analitikal
8. Mempunyai pemikiran yang rasional, terbuka, berpandangan jauh, 10% e-Prestasi
berketrampilan, bebas dan yakin
JUMLAH 100%
WAJARAN 40%
Catatan:
Berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Modal Insan (JKPMI) Khas
Bil 1/2012 pada 26 Julai 2012
 KRITERIA KHUSUS
BAGI STAF PENTADBIRAN
Bil. Kriteria Khusus Wajaran Sistem
1. Mencapai markah LNPT 85% ke atas bagi tiga tahun terkebelakang berturut-
30% e-Prestasi
turut daripada tahun penilaian
2. Menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)/Anugerah
20% myTRAMS
Terpuji/Anugerah Khas (Sepanjang Berkhidmat di USIM)
3. Pingat, anugerah, pengiktirafan dan pencapaian (selain daripada 2) 10% myTRAMS
4. Penempatan/pengalaman
5% Munazzim
(Di Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen berkaitan)
5. Sumbangan kepada USIM, masyarakat, negara dan antarabangsa 10% myTRAMS
6. Kekananan atau umur persaraan 5% Munazzim
7. Beban tugas/kompleksiti tugas 5% e-Prestasi
8. Saiz jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen sedia ada 5% e-SEKATA
9. Kelayakan akademik/keahlian badan profesional/kepakaran/berkompetensi
5% Munazzim
tinggi
10. Kursus, latihan dan sangkutan 5% myTRAMS
Jumlah 100%
Wajaran 60%
 S T A F

A K A D E M I K

(KRITERIA UMUM DAN KHUSUS)

WAJARAN FORMAT TERPERINCI PENGGREDAN MATA/MERIT KRITERIA
UMUM DAN KHUSUS
DAN
UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN
STAF AKADEMIK
BAGI
PEMILIHAN TALENT POOL (SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN BAKAT)
PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)
UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA (USIM)

Bil. Perkara Wajaran

1. Kriteria Umum 40 %
2. Kriteria Khusus 60%
3. Ujian Tahap Kesediaan Kepimpinan 0%
JUMLAH 100 %
 KRITERIA UMUM
CIRI-CIRI PERSONALITI UNGGUL (TOWERING PERSONALITY )
BAGI STAF AKADEMIK
Bi Personaliti Unggul Wajaran Sistem
l.
1. Kecintaan dan pengorbanan kepada USIM 20% e-Prestasi
2. Beretika dan berakhlak mulia 15% e-Prestasi
3. Mempunyai kualiti kepimpinan yang tinggi di mana mampu 15%
e-Prestasi
memujuk, mengarah atau mengerakkan pasukan
4. Mempunyai cita-cita, semangat dan wawasan yang jelas serta 10%
e-Prestasi
sentiasa berusaha ke arah mencapai kejayaan cemerlang
5. Mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang tinggi 10% e-Prestasi
6. Mempunyai daya tahan, daya saing yang tinggi dan berdikari 10%
serta mempunyai ciri-ciri kemandirian dan kemahiran pengurusan e-Prestasi
yang tinggi
7. Mempunyai daya kreativiti yang tinggi, 10%
e-Prestasi
konstruktif,saintifik,progresif,inovatif,kritikal,global dan analitikal
8. Mempunyai pemikiran yang rasional, terbuka, berpandangan 10%
e-Prestasi
jauh, berketrampilan, bebas dan yakin
JUMLAH 100%
WAJARAN 40%
Catatan:
Berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Modal Insan (JKPMI) Khas Bil.1/2012 pada 26 Julai 2012.
 KRITERIA KHUSUS
BAGI STAF AKADEMIK
Bil. Kriteria Khusus Wajaran Sistem
1. Mencapai markah LNPT 85% ke atas bagi tiga tahun e-Prestasi
30%
terkebelakang berturut-turut daripada tahun penilaian
2. Menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
(APC)/Anugerah Terpuji/Anugerah Khas (Sepanjang 20% eAkademik
Berkhidmat di USIM)
3. Pingat, anugerah, pengiktirafan dan pencapaian (selain 10% eAkademik
daripada 2)
4. Penempatan/pengalaman
5% Munazzim Online
(Di Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen berkaitan)
5. Sumbangan kepada USIM, masyarakat, negara dan 10% eAkademik
antarabangsa
6. Kekananan atau umur persaraan 5% Munazzim Online
7. Beban tugas/kompleksiti tugas 5% e-Prestasi
8. Saiz jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen sedia ada 5% eSEKATA
9. Kelayakan akademik/keahlian badan Munazzim/
5%
profesional/kepakaran/berkompetensi tinggi eAkademik
10. Kursus, latihan dan sangkutan 5% myTRAMS
Jumlah 100%
Wajaran 60%
U J I A N T A H A P

K E P I M P I N A N

( U T K )
 UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN (UTK)
• Penerapan naqli dan aqli dinilai melalui UTK yang mengandungi tiga
domain iaitu:
o Kepimpinan Islam
o Personaliti
o Motivasi Memimpin
• Pembangunannya adalah dengan kerjasama kepakaran luaran dan
dalaman iaitu:
o Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)
o Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan
• Kriteria tambahan kepada penilaian yang berasaskan Laporan Nilaian
Prestasi Tahunan (LNPT) serta Kriteria Umum dan Kriteria Khusus
pemilihan bagi memastikan calon yang benar-benar dipertimbangkan
ke jawatan naik pangkat dan jawatan khas pentadbiran
• Dijadikan tanda aras kepada penentuan keperluan latihan kepada calon
yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi generik dan
fungsional disamping memperkasakan pembangunan sahsiah calon
• Merupakan sumber rujukan bagi kesesuaian penempatan calon
berdasarkan personaliti diri
A P L I K A S I

S I S T E M

e T A L E N T
 LOGIN SISTEM
http://etalent.usim.edu.my/
LAPORAN PENILAIAN BAKAT
LAPORAN INDIVIDU
PENILAIAN KRITERIA UMUM
CONTOH ASPEK PENILAIAN KRITERIA UMUM
PENILAIAN KRITERIA KHUSUS
CONTOH ASPEK PENILAIAN KRITERIA KHUSUS
LAPORAN PELAN PENGGANTIAN
LAPORAN PROFIL
UJIAN TAHAP KESEDIAAN KEPIMPINAN (UTK)
K E S I M P U L A N
 KESIMPULAN
 Berjaya memenuhi hasrat Pengurusan Universiti dalam kelancaran pelan
penggantian USIM melalui automasi pencapaian sebenar staf hasil daripada
data sistem-sistem sedia ada di USIM tersebut.
 Berjaya melaksanakan pemilihan kumpulan bakat, penentuan keperluan
latihan dan kesesuaian penempatan berdasarkan ranking yang dijana dan
seterusnya menjadi teras kepada pemilihan successor yang benar-benar
bersedia untuk menyandang jawatan strategik dan jawatan khas pentadbiran.
Kumpulan bakat yang telah dikategorikan akan menghadiri kursus/program
berikut:
o Pengkayaan kepimpinan.
o Pengalaman untuk meningkatkan motivasi kepimpinan.
o Kualiti personaliti kepimpinan.
o Program pengukuhan personaliti dan motivasi kepimpinan.
o Kesedaran kepentingan domain afektif dalam memimpin.
 Sebagai katalis dalam pencapaian kecemerlangan unik pelan penggantian.
 Pelan penggantian USIM sentiasa ditambahbaik daripada semasa ke
semasa dalam memastikan pemerkasaan kompetensi dan kelestarian
kelompok bakat kepimpinan demi memberi impak positif kepada citra USIM.
R U J U K A N
 RUJUKAN

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 :

Panduan Mewujudkan Search Committee Dan
Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession
Planning).
Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN)
Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015
2025 (Pendidikan Tinggi).
Buku Pelan Penggantian USIM.
 KRITERIA KEUNIKAN
KRITERIA RINGKASAN PENCALONAN
Kreativiti Idea asli hasil diskusi intelektual secara kepakaran dalaman
dan luaran iaitu JPA, PTM, FKP dan BMI.
Efisien dan o Pemilihan kumpulan bakat, penentuan keperluan latihan
keberkesanan kos dan kesesuaian penempatan berdasarkan ranking yang
dijana dan seterusnya menjadi teras kepada pemilihan
successor yang benar-benar bersedia untuk menyandang
jawatan strategik dan jawatan khas pentadbiran.
o Penjimatan kos pelaksanaan Ujian Tahap Kesediaan
Kepimpinan.
Signifikan Memastikan pemerkasaan kompetensi dan kelestarian
kelompok bakat kepimpinan demi memberi impak positif
kepada citra USIM selaras dengan Pelan Penggantian USIM.
Replicability o Melalui automasi pencapaian sebenar staf hasil daripada
data sistem-sistem sedia ada di USIM tersebut.
o Menerima lawatan tanda aras amalan terbaik daripada
UTeM, UPSI dan AKEPT.
o USIM telah menyediakan Kertas Cadangan Pemerkasaan
Rangkaian Strategik Antara JALUMA Dengan AKEPT.
 S E S I

S O A L J A W A B
Terima Kasih
 TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA INDUK (JKI) SEARCH COMMITTEE
PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)
UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA
A) Struktur Jawatankuasa

Pengerusi : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

Ahli : 1) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

2) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
3) Pendaftar
4) Pemangku Bendahari
5) Ketua Pustakawan
6) Pengarah Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti

: Ahli lantikan yang dibuat oleh Pengerusi (jika perlu)

Setiausaha : Timbalan Pendaftar Kanan

Bahagian Modal Insan

Urus setia : Penolong Pendaftar Kanan

Unit Pembangunan (Seksyen Latihan dan Pembangunan)
Bahagian Modal Insan
B) Jawatankuasa ini bertanggungjawab terhadap keseluruhan
Pelan Penggantian USIM seperti perkara berikut:

• Menetapkan Pelan Penggantian secara menyeluruh, efektif dan

rasional memenuhi hala tuju organisasi jangka pendek dan jangka
panjang;
• Menentukan Pelan Penggantian berdasarkan kriteria mengikut
bidang;
• Memilih calon dan mengesyorkan cadangan kepada Lembaga
Kenaikan Pangkat; dan
• Memilih calon dan mengesyorkan cadangan kepada Naib Canselor
bagi tujuan perlantikan Jawatan Khas Pentadbiran.
C)Jawatankuasa ini bertanggungjawab terhadap Pelan Penggantian
USIM bagi pegawai-pegawai akademik seperti perkara berikut:

 Melaksanakan dasar dalam merangka Pelan Penggantian Jabatan secara

menyeluruh, efektif dan rasional;
 Mengenal pasti dan menyenaraikan pegawai-pegawai bagi tujuan Pelan
Penggantian
 Menilai Pelan Penggantian mengikut tempoh yang sesuai;
 Menyediakan senarai kekananan dan mencadangkan senarai (shortlisting)
pegawai akademik yang sesuai dalam pelaksanaan Pelan Penggantian Jabatan
secara menyeluruh, efektif dan rasional;
 Menyenaraikan jawatan-jawatan yang terlibat termasuk jawatan Ketua Jabatan,
Jawatan Khas Pentadbiran dan Jawatan Strategik;
 Mengkaji kedudukan perjawatan bagi memenuhi keperluan semasa, keperluan
dalam tempoh 3 hingga 5 tahun dan tempoh 6 hingga 10 tahun akan datang;
 Melaksanakan Pelan Penggantian berdasarkan kompetensi dengan mengambil
kira pegawai yang cemerlang secara menyeluruh termasuk berprestasi tinggi
berdasarkan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT); dan
 Melaksanakan pembangunan kerjaya/ diri pegawai dengan mengadakan sesi
latihan/ kursus khas (roadmap) dan penilaiannya.
D) Kekerapan Mesyuarat JKI Search Committee Pelan Penggantian USIM
adalah dua (2) kali setahun.

*Catatan :-
Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006 : Panduan
Mewujudkan Search Committee Dan Proses Pelaksanaan Pelan
Penggantian (Succession Planning)
 STRUKTUR JAWATANKUASA KERJA (JKK) SEARCH COMMITTEE
PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING)
UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA)
PENGERUSI : Pendaftar

AHLI : Semua ketua PTJ mengikut skim perkhidmatan staf pentadbiran :

1) Pemangku Bendahari
2) Ketua Pustakawan
3) Pengarah Pembangunan
4) Pengarah Pusat Teknologi Maklumat
5) Pengarah Pusat Sukan
6) Ketua Bahagian Pengajian Prasiswazah
7) Ketua Bahagian Hal Ehwal Pelajar
8) Ketua Bahagian Audit Dalam
9) Ketua Bahagian Penerbitan

: Ahli lantikan yang dibuat oleh Pendaftar (jika perlu)

1) Penolong Pendaftar Kanan
Unit Pengurusan (Seksyen Perjawatan Pentadbiran)
Bahagian Modal Insan
2) Penolong Pendaftar (Seksyen Perkhidmatan)
Bahagian Modal Insan

SETIAUSAHA : Timbalan Pendaftar

Bahagian Modal Insan

URUS SETIA : Penolong Pendaftar Kanan

Unit Pembangunan (Seksyen Latihan dan Pembangunan)
Bahagian Modal Insan