Example risk assessment for a Warehouse 

This example risk assessment applies to a warehouse which employees both adults and young persons.  It can be used as a guide to help you think through 
some of the hazards in your business and steps you need to take to eliminate or reduce risks to as low as possible.  Please note that it is not a generic 
assessment that you can just put your company name on and adopt wholesale without any thought.  This would not satisfy the law and would not be 
effective in protecting people. 

How was the risk assessment done? 

1. To identify the hazards and the risks the manager: 

• Look at small business guidance on www.hse.gov.uk to see where hazards can occur, and looked at information on the employment of young 
persons 

• Walked around the warehouse noting what might pose a risk, taking into consideration HSE guidance. The manager also considered occasional 
activities, such as changing light bulbs. 

• Talk to staff to learn from their knowledge and experience, and to listen to their concerns and opinions about health and safety issues 

• Looked at the accident book to gain an understanding of what particular risks have resulted in injury.  

• Decided that, on an apprentice’s first day at work, the manager would go through the risk assessment with him/her & decide what additional risk
control measures were necessary, taking account of the apprentice’s lack of both experience & awareness of risk, in particular if apprentice under 18. 

2. The manager wrote down who could be harmed and how 

3. The manager then wrote down what controls were already in place to eliminate or reduce the likelihood of injury.  The manager then considered 
whether further controls were necessary and assessed the level of risk the lack of controls presented as either low, medium or high.  This approach 
helped decide whether further controls were necessary and if so, by when these controls should be in place.  The aim of the further action was to 
further reduce the risks to as low as reasonably practicable*.  

4. After the manager put in place further identified controls, the findings were discussed with staff and placed the assessments in the staffroom.  The 
guardians of any young person were informed of the findings of the risk assessment and how the risks to that young person would be controlled.  Any 
workers who had difficulty in understanding English had the safety arrangements explained to them in their own language 

5. It was decided that the risk assessment would be reviewed on a yearly basis or if there were any major changes in the workplac 
Hazards  Who harmed & how  Control measures already in place  Further action  Risk level   Action date  Residual risk 
Slips & trips  Staff/customers risk  ƒ Flooring kept dry and quality  ƒ Suitable absorber provided  Medium  3 months  Low 
sprains, fractures or  maintained  in case of spillage       
bruising if they trip  ƒ All staff trained to maintain good         
over objects, such as  housekeeping standards and  ƒ Staff to be trained to clean       
stock, or slip on  ensure stock does not project  and dry any spillages  Medium  1 month  Low 
spillages, e.g. from  into gangways  immediately       
fat build up.  ƒ Cleaner empties bins and         
removes loose debris daily       
ƒ Pallets stored safely in  ƒ Extra bins to be provided  Medium  Immediate  Low 
designated areas  for waste material near       
ƒ Protective non‐slip footwear  loading bays     
provided and worn 
Manual  Staff risk strains or  ƒ All staff are trained how to lift  ƒ Remind staff that where  Low  Immediate  Low 
handling  other injuries, to  properly.  possible stock should be       
(should be  their  ƒ High shelves are for light goods  moved using the trolley       
task specific  back or elsewhere,  only.  ƒ Assess individual capability  Medium  Immediate  Low 
if various  from handling heavy  ƒ Walkways kept clear.  of staff in particular for       
manual  items  ƒ Porter’s trolley available.  young persons       
handling  ƒ Conveyor system used to reduce  ƒ Ensure adequate rest  Medium  Immediate  Low 
tasks  manual handling materials in  periods in place in particular        
undertaken)  and out of delivery trucks  for young persons       
(separate risk assessment  ƒ Buddy up young person to  Medium  Immediate  Low 
available)  ensure adequate     
ƒ Lift trucks available  supervision   
   
 
 
 
 
 
 
 
Hazards  Who harmed & how  Control measures already in place  Further action  Risk level   Action date  Residual risk 
Falls from  ƒ Staff could suffer  ƒ All staff are given strict         
height  severe or even  instructions never to climb         
fatal injuries if  racking – monitored by         
they fell whilst  supervisors.          
climbing racking.           
            
ƒ Staff could suffer  ƒ Proprietary forklift cage used by  ƒ Train maintenance worker  High  Immediate  Low 
severe or even  maintenance worker for  to check FLT cage is in good       
fatal injuries if  changing bulbs. Cage supplier’s  condition and properly       
they fell whilst  information shows it is  secured before each use.        
changing light  manufactured to standard.         
bulbs etc in the           
high ceiling.            
           
ƒ Staff or  ƒ No controls in place  ƒ Put up “fragile roof” signs,  High  Immediate  Low 
contractor could    one on each side of the       
suffer severe or    building and at access       
fatal injuries    points to roof.        
falling through           
fragile roof lights    ƒ Agree with maintenance  High  Immediate  Low 
when looking    worker that a contractor       
for/repairing    will be used for any access       
leaks.     to the roof.        
           
ƒ Worker falling  ƒ The internal warehouse roof is  ƒ Require contractor to  High  Immediate  Low 
from roof of  load bearing, has full rails and  provide an assessment 
internal  boards around its edge,  before access is allowed if 
warehouse office  adequate lighting and access is  any roof work is required.  
used for storage.  by permanent steps with a   
handrail.    
 
 
Hazards  Who harmed & how  Control measures already in place  Further action  Risk level   Action date  Residual risk 
Hazardous  The fumes may  ƒ Drivers not allowed to leave  ƒ None       
substances   cause staff eye  vehicle running in warehouse   
(Vehicle  irritation and   
exhaust  respiratory problems   ƒ Roller shutter doors and 
fumes)  windows open where possible to 
assist in ventilation 
 
ƒ Number of vehicles in 
warehouse is low and as a result 
fume build up is low 
Falling  Staff may suffer  ƒ Racking is designed to be  Sign fixed to racking stating  Medium  1 month  Low 
objects  serious injury if  suitable for the loads carried  maximum load configuration 
(from racking  struck from a falling  ƒ Staff report  any racking damage 
and during  object  immediately 
movement)  ƒ System in place to ensure 
defective pallets withdrawn 
from use immediately 
ƒ Protective footwear issued to all 
staff and monitoring in place to 
ensure worn 
ƒ Kick boards in place on 
mezzanine storage floor 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Hazards  Who harmed & how  Control measures already in place  Further action  Risk level   Action date  Residual risk 
Machinery  Staff could suffer  ƒ Young persons prohibited from  ƒ Remind staff not to distract  Medium  Immediate  Low 
(Stretch  serious injury from  using dangerous machinery  colleagues who are using       
wrap  contact with  ƒ Staff trained in operating  machinery.       
machine)  dangerous parts. The  procedures         
  whole body could  ƒ Daily checks of machine guards  ƒ Area around machine to be  Medium  Immediate  Low 
also get trapped  before use  kept clear at all times       
between moving  ƒ Machines serviced and         
pallet load and fixed  maintained        
structure  ƒ Warning signs displayed at  ƒ Area around machine to be  Medium  1 month  Low 
  machine  indicated by use of       
Staff can also cut  ƒ Only standardised pallet loads  markings in fluorescent       
themselves on sharp  wrapped  orange‐red       
edges or scald           
themselves on hot         
parts         
       
   
   
 
Traffic Serious injuries can  ƒ Floor and traffic routes suitable ƒ Anyone working or in vicinity High  Immediate  Low 
movement occur from:  for vehicles of delivery vehicles should      
(deliveries)  ƒ Vehicle routes kept free from be given training and high
Staff and visitors       
obstructions visibility clothing
being hit by vehicle  ƒ Parking of cars and vans only ƒ Walkways required through Medium  2 months  Low 
People fall from a  allowed in marked spaces well visitor and employee car    
vehicle  away from external park  
Objects falling from  delivery/dispatch area
vehicle onto people  ƒ Outside area gritted when frosty
or snow
ƒ 5mph speed limit imposed
ƒ Reversing only carried out when
necessary and use of competent
trained banks person with safety
shoes and high visibility jacket
ƒ Adequate signage
Hazards  Who harmed & how  Control measures already in place  Further action  Risk level   Action date  Residual risk 
Operation of Serious injuries can  ƒ Operators trained in use of FLT ƒ Young persons within High  Immediate  Low 
lift trucks occur from:  ƒ FLT maintained regularly as per warehouse with competent      
LOLER and PUWER person at all times
ƒ The vehicle       
ƒ Drivers instructed to keep key ƒ Additional awareness
crashing into  with them at all times training provided to young High  2 weeks  Low 
other vehicles  ƒ System in place for refresher persons      
and/or other  training of operators ƒ At no time is young person  High  Immediate  Low 
objects  ƒ Gangways and aisles of    
allowed to be by 
ƒ Staff and visitors  sufficient space to enable lift
trucks to load and unload from themselves or work in 
being hit by lift 
racking safely areas where they are not 
trucks  ƒ System in place to keep FLTs separated from FLTs
ƒ Objects falling  and pedestrians separate – in
from lift trucks  particular for young persons
ƒ Lift truck tipping  ƒ Access to warehouse restricted
over  to staff
ƒ Floor and housekeeping
ƒ Lift truck 
maintained
operators falling  ƒ Warning signs located around
from the vehicle   traffic routes
ƒ Lift truck  ƒ FLTs have roll cages and seat
operators  belts
crushed by the  ƒ No person under the age of 18
allowed to drive FLT
mast 
 
 
 
 
 

 
  

Hazards  Who harmed & how  Control measures already in place  Further action  Risk level   Action date  Residual risk 

Workplace  All staff could suffer  ƒ Fans and extractors provided to  ƒ Encourage staff to take  Medium  1 month  Low 
temperature  varied discomfort ie  control air temperature  regular drinks of water       
too hot/cold  ƒ Staff room provided with hot  ƒ During extremely hot  Medium  Immediate  Low 
and cold drinks  periods monitor young       
ƒ PPE provided  persons to reduce heat       
exhaustion risk. If heat       
becomes extreme, the       
young person can’t be       
allowed to work in such       
conditions by law     
 

Reasonably practicable explanation 

You may come across it as SFAIRP (“so far as is reasonably practicable”) or ALARP (“as low as reasonably practicable”). SFAIRP is the term most often used in 
the Health and Safety at Work etc Act and in Regulations. ALARP is the term used by risk specialists, and duty‐holders are more likely to know it. We use 
ALARP in this guidance. In HSE’s view, the two terms are interchangeable except if you are drafting formal legal documents when you must use the correct 
legal phrase. 

The definition set out by the Court of Appeal (in its judgment in Edwards v. National Coal Board, [1949] 1 All ER 743) is: 

“‘Reasonably practicable’ is a narrower term than ‘physically possible’ … a computation must be made by the owner in which the quantum of risk is placed 
on one scale and the sacrifice involved in the measures necessary for averting the risk (whether in money, time or trouble) is placed in the other, and that, if 
it be shown that there is a gross disproportion between them – the risk being insignificant in relation to the sacrifice – the defendants discharge the onus on 
them.” 

In essence, making sure a risk has been reduced ALARP is about weighing the risk against the sacrifice needed to further reduce it. The decision is weighted 
in favour of health and safety because the presumption is that the duty‐holder should implement the risk reduction measure. To avoid having to make this 
sacrifice, the duty‐holder must be able to show that it would be grossly disproportionate to the benefits of risk reduction that would be achieved. Thus, the 
process is not one of balancing the costs and benefits of measures but, rather, of adopting measures except where they are ruled out because they involve 
grossly disproportionate sacrifices. Extreme examples might be: 

• To spend £1m to prevent five staff suffering bruised knees is obviously grossly disproportionate; but  
• To spend £1m to prevent a major explosion capable of killing 150 people is obviously proportionate.  

Of course, in reality many decisions about risk and the controls that achieve ALARP are not so obvious. Factors come into play such as ongoing costs set 
against remote chances of one‐off events, or daily expense and supervision time required to ensure that, for example, employees wear ear defenders set 
against a chance of developing hearing loss at some time in the future. It requires judgment. There is no simple formula for computing what is ALARP. 

Source: Health and Safety Executive, 2008 

Amended by Mid Beds DC