Learning objectives

 Suggest audit and systems objectives for selected component of the financial
statements.
 Evaluate system in use in selected areas and draw up audit conculsions.
 Explain the role of tests of control, and in particular those used to test computer
systems.
Introduction
Chapter 7 and 8 we introduced you to the control environment and related components, and
detailed controls over systems, particularly computer system. We suggested ways that
auditors might use to record systems prior to testing and how they might approach evaluation
of systems. In this chapter we shall ask you to look at the number of scenarios in which
companies use computer tecnology in several different ways. These or similar in some
respects tua auditing examination questions, so soul provide useful practice. We summarize
the chase studies bellow :
 Case study 9.1 broomfield plc : integrated computerized sales, trade receivables, cash
and inventory system.
 Case study 9.2 trostom limited : integrated production and production wages system.
 Case study 9.3 broomfield plc : part of computerized purchases and trade payable
sistem, one feature being the automatic generation by computer of purchase orders.
 Case study 9.4 burbage limited : sales order processing system and indifikasi on off
application controls.
In each case we introduce you to components of the financial systems and ask YouTube
suggest systems and audit objectives in relation to them.
Sales and receivables system
Case study 9.1
Broomfield plc : sales and trade receivables system
Figure 9.1 shows data flow diagram describing the sales and trade receivables system in use.
The company
Broomfield plc is a large company manufacturing and selling furniture and beds through its
own departement stores some goods are available for immediate delivery, but to keep
inventones low, some ranges are manufactured to order, the stores having examples of main
lines. Customers choose good from catalogues on display, and sales people in the stores take
the orders. Smaller item of furniture maybe collected one from the showroom store, other
goods are kept in broomfield's main store, and the customer is information of availability by
telephone or post. The company ases company wants to deliver if requested by the customer.
No charges is made for delivery whit in a five-mile radius of the departement store, but for
greater distances, a Cars is Made for the service.
In recent years the company has experienced problems arising from a reservation in the
economy, an inventory levels where reduced to improve liquidity. Profit margin have also
been adversely affected.
Sales and trade receivables systems
1. Showroom customers my bad for cash or on credit. Credit customer must give
bankers' references another private information. The credit controller sets credit limits
and outherizes person in the credit control departemen to input them to customer
master files. the credit control department is independent of showroom staff.
Customer without credit limit are informat the goods will only be supplied by
immediate payment by credit card or Cheque.
2. Goods in the department stores are labelled whit price, description and reference
number and the catalogues give a range off prices for selected materials and designs.
Sometimes goods are reduced in Paris and in such cases the original price, parcentage
reduction and new price are old display. Customers fill on showroom order forms for
items they require.
3. Salespersons access inventory availability repots en lead times for goods not
immediately available and compare prices displayed on the furniture how to computer
records. Salespersons enter their identification code and details of customer and order
at the termin in the showroom, using off from on the screen a sequential transaction
number for the salespersons is entered automatically by the system. The other details
in cloud inventory reference number, price, payment terms, delivery code (immediate
or delayed delivery) and expected delivery date. The system checks the order for
completeness, calculates delivery Charge, if any, on the basis of postal code, and total
invoice value, and checks that the customer details are accurate. If the credit limit
would be exceeded by the new info is the customer is given the opportunity to pay for
the goods immediately. Is the credit limit is not exceeded order customer agrees to
pay immediately, an official sales order is produced (numbered by the system) in
duplicate and signed by the salespersons and customer. The 'orders accepted' and
'orders not accepted’ files are updated. These files are used as part of the audit trail
and to assess levels of activity and reasons for order not being accepted. Gif delivery
is to be made the system routes request to the warehouse to deliver goods and
prepares four copies of the delivery note (sequentially numbered), for use by the
warehouse. The salespersons keeps one copy of the official sales order, attaches the
salesroom order form to it and files it in number order.
4. The system keeps a record of sales order input and quality hash totals and invoice
totals for each salespersons. The customer takes the official sales order to the cashier
in the store. The cashier confirms the validity of the sales order at the terminal and a
sales invoice prepared in duplicate, retaining one copy and giving the other to the
customer. If the customer pays by cash or credit card, the voice is stamped 'paid'. If
the sale is on credit, the cashier confirms the credit rating at a terminal (red only
facility) and stamps the invoice with a 'credit sale' stemp sales, cash, inventory and are
sent daily to the accounting departement.
(Note: we are not considering the routine where goods are not immediately available
and have to be ordered from head office.)
5. Goods are only released by personnel at a pick up point (attached to the warehouse)
on production of the invoice by the customer. On taking delivery, the invoice is
stemped 'goods received', the customer retaining the invoice.
6. Where delivery is to be made, the warehouse prepares the goods and despatches them
on the the agreed date. The delivery person is given there copies of the delivery note
 (one copy is held by the warehouse), one for own records in the despatches
departement, one to be retained by the customer and one to be signed by the customer
and returned to the accounting departement at the store. The delivery person stemps
the invoice held by the customer 'goods received'. Accounting departement personil
compare the delivery note signed by the customer whit their copy of the sales invoice
and both document are filed sales invoice number order.

This system is today somewhat out of date. Many companies now make use electronic pads
for signature by the customer, resulting in automatic production of the delivery note.
Required
1. What do you think are the objectives of this system? Phrase them as audit objectives.
Consider all components of the financial statement that are altered when a transaction
takes place.
2. Identify control points in this system and suggest controls that should be in force.
3. Refer to the suggested key and subsidiary questions for receipt of sales order and
credit control and decide how you would evaluate the parts of the system relating to
these aspects. If you feel that the information given is not sufficient, describe the
controls you would like to see.
4. There are at least to matters that might affect the inventory figure appearing in the
financial statements. Identify these matters and suggest how the company might
overcome them. Consider the timing of event and inventory values.
The suggested solution for this case study is contained in suggested solution to self-
assessment question (available for students) on the companion website.
Working a question like this should give you a better insight into the critical matters that
auditor consider when forming a view about the effectiveness of systems. We emphasize the
need to determine objectives. If you do not do this, it will be very difficult to know if they
have been achieved. The above case study was in the sales area, but the same principles can
be applied when approaching any system.
Payroll system
We introduce you know to a wages payroll system and Will ask you to suggest key questions
and to form conculsions about the system. We have already introduced you to Troston plc in
Chapter 7, where we asked YouTube consider control over the personil master file. We now
ask you to take A look at other parts of the payroll system. We suggest dead you review the
computer system flowchart (somewhat simplified) shown on figure 9.2 for the production
payroll system of Troston plc as you read the narrative description below. As we mentioned
in chapter 8, many firms regard payroll as a low-risk area in relation to order components of
the financial statement, such as inventory, trade and long term contacts, and have reduced
audit work in consequence. However, we think that it will be useful to consider company
objectives and control prosedur in respect of payroll, as it represents an area where
considerable outflows of financial resources occur and where fraud hus been prevalent in the
past.
 Translate

Tujuan pembelajaran

·         Sarankan tujuan audit dan sistem untuk komponen yang dipilih dari laporan keuangan.

·         Evaluasi sistem yang digunakan di area tertentu dan buat kesimpulan audit.

· Jelaskan peran pengujian pengendalian, dan khususnya yang digunakan untuk menguji
       
sistem komputer.

Pendahuluan

Bab 7 dan 8 kami memperkenalkan Anda ke lingkungan kontrol dan komponen terkait, dan
kontrol terperinci atas sistem, khususnya sistem komputer. Kami menyarankan cara yang
mungkin digunakan auditor untuk merekam sistem sebelum pengujian dan bagaimana
pendekatan mereka terhadap evaluasi sistem. Dalam bab ini, kami akan meminta Anda untuk
melihat sejumlah skenario di mana perusahaan menggunakan teknologi komputer dalam
beberapa cara berbeda. Ini atau serupa dalam beberapa hal pertanyaan pemeriksaan audit tua,
jadi jiwa memberikan latihan yang berguna. Kami meringkas studi kejar-kejaran di bawah
ini:

·         Studi kasus 9.1 broomfield plc: penjualan terkomputerisasi terintegrasi, piutang usaha, kas
dan sistem persediaan.

·         Studi kasus 9.2 trostom terbatas: produksi terintegrasi dan sistem upah produksi.

· Studi kasus 9.3 broomfield plc: bagian dari sistem pembelian dan hutang dagang yang
       
terkomputerisasi, salah satu fiturnya adalah pembuatan pesanan pembelian secara otomatis
oleh komputer.

·         Studi kasus 9.4 burbage terbatas: sistem pemrosesan order penjualan dan indifikasi on off
application control.

Dalam setiap kasus, kami memperkenalkan Anda pada komponen sistem keuangan dan
meminta YouTube menyarankan sistem dan tujuan audit terkait dengan komponen tersebut.

Sistem penjualan dan piutang

Studi kasus 9.1

Broomfield plc: sistem penjualan dan piutang dagang

Gambar 9.1 menunjukkan diagram aliran data yang menggambarkan sistem penjualan dan
piutang dagang yang digunakan.

Perusahaan

Broomfield plc adalah perusahaan besar yang memproduksi dan menjual furnitur dan tempat
tidur melalui department store sendiri beberapa barang tersedia untuk pengiriman segera,
tetapi untuk menjaga persediaan tetap rendah, beberapa rentang diproduksi sesuai pesanan,
toko-toko memiliki contoh jalur utama. Pelanggan memilih barang dari katalog yang
 dipajang, dan staf penjualan di toko mengambil pesanan. Item furnitur yang lebih kecil
mungkin dikumpulkan satu dari toko showroom, barang lainnya disimpan di toko utama
broomfield, dan pelanggan adalah informasi ketersediaan melalui telepon atau pos.
Perusahaan ases ingin menyampaikan jika diminta oleh pelanggan. Tidak ada biaya yang
dibuat untuk pengiriman dalam radius lima mil dari department store, tetapi untuk jarak yang
lebih jauh, Mobil Dibuat untuk layanan tersebut.

Dalam beberapa tahun terakhir perusahaan telah mengalami masalah yang timbul dari
reservasi dalam perekonomian, tingkat persediaan yang berkurang untuk meningkatkan
likuiditas. Margin keuntungan juga terpengaruh secara negatif.

Sistem penjualan dan piutang dagang

1.  Pelanggan showroom saya buruk untuk uang tunai atau kredit. Nasabah kredit harus
memberikan referensi bankir informasi pribadi lainnya. Pengontrol kredit menetapkan batas
kredit dan memberi wewenang kepada orang di departemen kontrol kredit untuk
memasukkannya ke file induk pelanggan. departemen kontrol kredit tidak bergantung pada
staf ruang pamer. Pelanggan tanpa batas kredit diberitahu bahwa barang hanya akan
diberikan dengan pembayaran langsung dengan kartu kredit atau Cek.

2.  Barang di department store diberi label dengan harga, deskripsi dan nomor referensi dan
katalog memberikan kisaran harga untuk bahan dan desain yang dipilih. Kadang-kadang
barang dikurangi di Paris dan dalam kasus seperti harga asli, pengurangan parcentage dan
harga baru adalah tampilan lama. Pelanggan mengisi formulir pemesanan showroom untuk
barang-barang yang mereka butuhkan.

3.  Staf penjualan mengakses repot ketersediaan inventaris dan waktu tunggu barang tidak segera
tersedia dan membandingkan harga yang ditampilkan pada furnitur dengan cara mencatat
komputer. Penjual memasukkan kode identifikasi dan detail pelanggan dan pesanan mereka
di terminal di showroom, menggunakan dari layar nomor transaksi berurutan untuk penjual
dimasukkan secara otomatis oleh sistem. Detail lainnya dalam nomor referensi inventaris
cloud, harga, syarat pembayaran, kode pengiriman (pengiriman langsung atau tertunda) dan
tanggal pengiriman yang diharapkan. Sistem memeriksa pesanan untuk kelengkapan,
menghitung Biaya pengiriman, jika ada, berdasarkan kode pos, dan nilai total faktur, dan
memeriksa apakah detail pelanggan akurat. Jika batas kredit akan terlampaui oleh info baru
tersebut pelanggan diberi kesempatan untuk membayar barang dengan segera. Jika batas
kredit tidak melebihi pesanan yang disetujui pelanggan untuk segera dibayar, pesanan
penjualan resmi diproduksi (dinomori oleh sistem) dalam rangkap dua dan ditandatangani
oleh tenaga penjual dan pelanggan. File 'pesanan diterima' dan 'pesanan tidak diterima'
diperbarui. File-file ini digunakan sebagai bagian dari jejak audit dan untuk menilai tingkat
aktivitas dan alasan pesanan tidak diterima. Pengiriman GIF dibuat berdasarkan permintaan
rute sistem ke gudang untuk mengirimkan barang dan menyiapkan empat salinan catatan
pengiriman (diberi nomor urut), untuk digunakan oleh gudang. Staf penjualan menyimpan
satu salinan pesanan penjualan resmi, melampirkan formulir pemesanan ruang penjualan, dan
menyimpannya dalam urutan nomor.

4.  Sistem menyimpan catatan input pesanan penjualan dan total hash kualitas dan total faktur
untuk setiap staf penjualan. Pelanggan membawa pesanan penjualan resmi ke kasir di toko.
Kasir mengkonfirmasi keabsahan pesanan penjualan di terminal dan faktur penjualan
disiapkan dalam rangkap dua, menyimpan satu salinan dan memberikan yang lainnya kepada
pelanggan. Jika pelanggan membayar dengan uang tunai atau kartu kredit, suara itu dicap
 'dibayar'. Jika penjualan dilakukan secara kredit, kasir mengkonfirmasi peringkat kredit di
terminal (fasilitas hanya merah) dan memberi stempel pada faktur dengan penjualan stempel
'penjualan kredit', uang tunai, inventaris dan dikirim setiap hari ke departemen akuntansi.

(Catatan: kami tidak mempertimbangkan rutinitas dimana barang tidak segera tersedia dan
harus dipesan dari kantor pusat.)

5.  Barang hanya dirilis oleh personel di titik pengambilan (dilampirkan ke gudang) pada
produksi faktur oleh pelanggan. Saat mengambil pengiriman, faktur dilempari 'barang
diterima', pelanggan menahan faktur.

6.  Di mana pengiriman akan dilakukan, gudang menyiapkan barang dan mengirimkannya pada
tanggal yang disepakati. Petugas pengiriman diberi salinan nota pengiriman (satu salinan
disimpan oleh gudang), satu untuk catatan sendiri di departemen pengiriman, satu untuk
disimpan oleh pelanggan dan satu untuk ditandatangani oleh pelanggan dan dikembalikan ke
bagian akuntansi departemen di toko. Petugas pengiriman mengambil faktur yang dipegang
oleh 'barang yang diterima' pelanggan. Personel akuntansi membandingkan nota pengiriman
yang ditandatangani oleh pelanggan dengan salinan faktur penjualan mereka dan kedua
dokumen tersebut diisi dengan nomor pesanan faktur penjualan.

Sistem ini sekarang agak ketinggalan zaman. Banyak perusahaan sekarang menggunakan
bantalan elektronik untuk ditandatangani oleh pelanggan, menghasilkan produksi otomatis
catatan pengiriman.

Wajib

1.  Menurut Anda, apa tujuan dari sistem ini? Frase mereka sebagai tujuan audit. Pertimbangkan
semua komponen laporan keuangan yang diubah pada saat transaksi terjadi.

2.  Identifikasi titik kontrol dalam sistem ini dan sarankan kontrol yang harus diterapkan.

3.  Lihat pertanyaan kunci dan tambahan yang disarankan untuk menerima pesanan penjualan
dan kontrol kredit dan putuskan bagaimana Anda akan mengevaluasi bagian-bagian sistem
yang berkaitan dengan aspek-aspek ini. Jika Anda merasa informasi yang diberikan tidak
mencukupi, jelaskan kontrol yang ingin Anda lihat.

4.  Setidaknya ada hal-hal yang mungkin mempengaruhi angka persediaan yang muncul dalam
laporan keuangan. Identifikasi masalah ini dan sarankan bagaimana perusahaan dapat
mengatasinya. Pertimbangkan waktu peristiwa dan nilai inventaris.

Solusi yang disarankan untuk studi kasus ini terkandung dalam solusi yang disarankan untuk
pertanyaan penilaian diri (tersedia untuk siswa) di situs web pendamping.

Mengerjakan pertanyaan seperti ini akan memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang
hal-hal penting yang dipertimbangkan auditor saat membentuk pandangan tentang
keefektifan sistem. Kami menekankan kebutuhan untuk menentukan tujuan. Jika Anda tidak
melakukan ini, akan sangat sulit untuk mengetahui apakah itu telah tercapai. Studi kasus di
atas dilakukan di area penjualan, tetapi prinsip yang sama dapat diterapkan saat mendekati
sistem apa pun.
Sistem penggajian

Kami memperkenalkan Anda ke sistem penggajian upah dan Akan meminta Anda untuk
menyarankan pertanyaan kunci dan untuk membuat kesimpulan tentang sistem. Kami telah
memperkenalkan Anda pada Troston plc di Bab 7, di mana kami meminta YouTube untuk
mempertimbangkan kendali atas file master personel. Kami sekarang meminta Anda untuk
melihat bagian lain dari sistem penggajian. Kami sarankan Anda meninjau diagram alur
sistem komputer (agak disederhanakan) yang ditunjukkan pada gambar 9.2 untuk sistem
penggajian produksi Troston plc saat Anda membaca deskripsi naratif di bawah ini. Seperti
yang kami sebutkan di bab 8, banyak perusahaan menganggap penggajian sebagai area
berisiko rendah dalam kaitannya dengan komponen pesanan laporan keuangan, seperti
inventaris, perdagangan, dan kontak jangka panjang, dan akibatnya telah mengurangi
pekerjaan audit. Namun, menurut kami akan berguna untuk mempertimbangkan tujuan dan
prosedur kontrol perusahaan sehubungan dengan penggajian, karena ini merupakan area di
mana terjadi arus keluar yang cukup besar dari sumber daya keuangan dan di mana penipuan
sering terjadi di masa lalu.