‫م ﺪا‬

‫ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ و ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري‬

‫========================================================================‬
‫ﺷﻨﺎﺧﺖ اﻫﻤﻴﺖ و ﺿﺮورت ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ‬
‫اﻫﻤﻴﺖ‬
‫ﻧﻮﺷﺘﻦ ﻳﺎ ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ آﺳﺎﻧﺘﺮﻳﻦ ‪ ،‬ﻛﻢ ﻫﺰﻳﻨﻪ ﺗﺮﻳﻦ ‪ ،‬ﻣﻄﻤﺌﻦ ﺗﺮﻳﻦ و ﺑﺎ دوام ﺗﺮﻳﻦ وﺳﻴﻠﻪ اﻳﺠﺎد ارﺗﺒﺎط و اﻧﺘﻘﺎل اﻃﻼﻋﺎت از زﻣﺎن ﻫﺎي ﮔﺬﺷﺘﻪ ﺗﺎﻛﻨﻮن‬
‫ﺑﻪ ﺷﻤﺎر ﻣﻲ رود‪.‬‬
‫در ﺑﻴﺶ از ‪ 200‬آﻳﻪ از ﻗﺮآن ﻛﺮﻳﻢ‪ ،‬ﺧﺪاوﻧﺪ ﻣﺘﻌﺎل ﺑﻪ ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ و ﻧﻮﺷﺘﺎر اﺷﺎره ﻓﺮﻣﻮده اﺳﺖ ‪.‬در ﻧﻬﺞ اﻟﺒﻼﻏﻪ ﻧﻴﺰ ﺑﺎ واژه ﻫﺎﻳﻲ ﻧﻈﻴﺮﺑﻠﻐﻨﻲ) ﺑﻪ ﻣﻦ‬
‫ﮔﺰارش رﺳﻴﺪه ( ﺑﻪ اﺗﻔﺎق از ﮔﺰارش ﻳﺎد ﺷﺪه اﺳﺖ ‪ .‬در ﺳﻮره " ﻗﻠﻢ " ﻧﻴﺰ ﺧﺪاوﻧﺪ رﺣﻤﺎن ﺑﻪ ﻗﻠﻢ ﺳﻮﮔﻨﺪ ﻳﺎد ﻛﺮده اﺳﺖ‪ .‬ﻳﻜﻲ از راﻳﺠﺘﺮﻳﻦ‬
‫ﺷﻴﻮه ﻫﺎي ارﺗﺒﺎط رﺳﻤﻲ ﺑﺎ ﻣﺮاﺟﻊ درون ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ و ﻳﺎ ﺑﺮون ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ اﺳﺘﻔﺎده از ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري اﺳﺖ ‪ .‬ﺑﻨﺎ ﺑﻪ دﻻﻳﻞ ﻣﺨﺘﻠﻔﻲ از ﺟﻤﻠﻪ ﺷﻴﻮه‬
‫ﻫﺎي ﻣﺪﻳﺮﻳﺘﻲ در ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ و ﻣﻮﺳﺴﺎت ‪ ،‬در ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ از روش ﻣﺸﺨﺼﻲ ﭘﻴﺮوي ﻧﻤﻲ ﺷﻮد ‪ .‬آﻣﻮزش ﻛﺎرﻛﻨﺎن ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ‬
‫ﻋﻮاﻣﻞ در ﻧﻈﻢ ﺑﺨﺸﻴﺪن ﺑﻪ اﻳﻦ ﻣﻬﻢ ‪ ،‬ﺑﺎ ﻫﺪف اﻳﺠﺎد ﻳﻜﻨﻮاﺧﺘﻲ در ﺑﻜﺎرﮔﻴﺮي اﺻﻮل ﺻﺤﻴﺢ ﻧﮕﺎرش و رﻋﺎﻳﺖ ﺳﻠﺴﻠﻪ ﻣﺮاﺗﺐ اداري اﺳﺖ‬
‫آﻧﭽﻪ در اﻳﻦ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ اراﺋﻪ ﺷﺪه ﺗﻼﺷﻲ اﺳﺖ در ﺟﻬﺖ اﻳﺠﺎد آﮔﺎﻫﻲ و آﻣﺎده ﺳﺎزي ﻫﻨﺮﺟﻮﻳﺎن ﺑﺮاي ورود ﺑﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ و ﻣﺆﺳﺴﺎت دوﻟﺘﻲ و‬
‫ﻏﻴﺮدوﻟﺘﻲ و اﻧﺠﺎم اﻣﻮراداري ﻛﻪ اﻣﻴﺪ اﺳﺖ ﺑﺎ ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ و اﺟﺮاي دﻗﻴﻖ آن اﻣﻜﺎن دﺳﺘﻴﺎﺑﻲ ﺑﻪ اﻫﺪاف ﭘﻴﺶ ﺑﻴﻨﻲ ﺷﺪه و ﺗﺴﺮﻳﻊ در اﻣﻮر اداري‬
‫ﻓﺮاﻫﻢ آﻳﺪ‪.‬‬
‫ﺿﺮورت‬
‫در اﻋﺘﺒﺎر و اﻃﻤﻴﻨﺎن ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت و ﻣﻄﺎﻟﺐ ﻣﻜﺘﻮب ﺑﻪ ﻋﻨﻮان " ﺳﻨﺪﻳﺖ ﻣﻮﺿﻮع " ﻗﻮاﻧﻴﻦ ﻣﺨﺘﻠﻔﻲ وﺿﻊ ﺷﺪه اﺳﺖ ‪.‬ﺑﻪ ﻃﻮري ﻛﻪ در ﻫﻤﻴﻦ زﻣﻴﻨﻪ‬
‫ﻣﺎده ‪ 1284‬ﻗﺎﻧﻮن ﻣﺪﻧﻲ ﻛﺸﻮر ﻣﻲ ﮔﻮﻳﺪ‪:‬‬
‫ﺳﻨﺪ ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از‪:‬‬
‫"ﻫﺮ ﻧﻮﺷﺘﻪ اي ﻛﻪ در ﻣﻘﺎم دﻋﻮي ﻳﺎ دﻓﺎع ﻗﺎﺑﻞ اﺳﺘﻨﺎد ﺑﺎﺷﺪ" ‪.‬‬
‫ﺑﺮﻫﻤﻴﻦ اﺳﺎس ﻧﻴﺰ ﻛﻠﻴﻪ اﻣﻼك و ﻣﺴﺘﻐﻼت و ﺑﻌﻀﻲ از داراﻳﻲ ﻫﺎي ﻣﻨﻘﻮل ﻣﺜﻞ اﺗﻮﻣﺒﻴﻞ و ﻣﻮﺗﻮرﺳﻴﻜﻠﺖ داراي اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻣﻜﺘﻮﺑﻲ ﻫﺴﺘﻨﺪ‬
‫ﻛﻪ ﻣﺎﻟﻚ و دارﻧﺪه آﻧﺮا ﻣﻌﺮﻓﻲ ﻣﻲ ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬‬
‫اﺳﻨﺎد وﻣﺪارك و ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت در ﺣﺎل ﺣﺎﺿﺮ ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ وﺳﻴﻠﻪ ارﺗﺒﺎﻃﻲ در ﺑﻴﻦ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ و ﻣﻮﺳﺴﺎت دوﻟﺘﻲ و ﻏﻴﺮدوﻟﺘﻲ و ﺣﺘﻲ‬
‫ﺗﻮاﻓﻘﻨﺎﻣﻪ ﻫﺎ و ﻣﻌﺎﻫﺪه ﻫﺎي ﺑﻴﻦ اﻟﻤﻠﻠﻲ ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ﻗﺎﺑﻞ ذﻛﺮ اﺳﺖ ﻛﻪ ﺗﺠﻬﻴﺰات و وﺳﺎﺋﻞ ارﺗﺒﺎﻃﻲ ﻣﺜﻞ ﺗﻠﻔﻦ ‪ ،‬ﺗﻠﮕﺮاف ‪ ،‬ﺗﻠﻜﺲ‪ ،‬ﻓﺎﻛﺲ ‪ ،‬رادﻳﻮ‪،‬‬
‫ﺗﻠﻮﻳﺰﻳﻮن و ﺳﺎﻳﺮ ﺳﻴﺴﺘﻢ ﻫﺎي ﺻﻮﺗﻲ و ﺗﺼﻮﻳﺮي و اﻟﻜﺘﺮوﻧﻴﻜﻲ وﺳﻴﻠﻪ اﻧﺘﻘﺎل ﭘﻴﺎم ﺑﻮده و ﺑﻪ ﻋﻨﻮان اﺑﺰار ﻛﻤﻜﻲ ﻛﺎرﺑﺮد دارﻧﺪ ‪ .‬در ارﺗﺒﺎﻃﺎت‬
‫رﺳﻤﻲ و ﻏﻴﺮرﺳﻤﻲ ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﺑﺎ ﻳﻚ ﺗﻠﻔﻦ دﺳﺘﻮر اﻧﺠﺎم ﻛﺎر و ﻳﺎ ﭘﺮداﺧﺖ ﻣﺒﻠﻐﻲ ﺻﺎدر ﺷﻮد وﻟﻲ ﺗﺎ رﺳﻴﺪن ﻧﺎﻣﻪ ﻛﺘﺒﻲ ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ آن ‪ ،‬ﻣﻌﻤﻮﻻ‬
‫اﻗﺪاﻣﻲ ﺻﻮرت ﻧﺨﻮاﻫﺪ ﮔﺮﻓﺖ‪ ،‬ﭼﻮن ﭼﻨﻴﻦ اﻗﺪاﻣﻲ ﺧﻼف ﻗﺎﻧﻮن و ﻣﻘﺮرات رﺳﻤﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ اﺳﺖ‬
‫در اﻳﻦ ﻣﻮاﻗﻊ وﺻﻮل ﻳﻚ ﻳﺎدداﺷﺖ ﻛﺘﺒﻲ ﺳﻨﺪ ﺑﺮاﺋﺖ اﻗﺪام ﻛﻨﻨﺪه ﺑﻪ ﺷﻤﺎر ﻣﻲ رود اﺻﻞ ﭘﺎﻧﺰدﻫﻢ ﻗﺎﻧﻮن اﺳﺎﺳﻲ ﺟﻤﻬﻮري اﺳﻼﻣﻲ اﻳﺮان ﻣﺼﻮب‬
‫‪ 1358‬ﻣﻲ ﮔﻮﻳﺪ "‪ :‬زﺑﺎن و ﺧﻂ رﺳﻤﻲ و ﻣﺸﺘﺮك ﻣﺮدم اﻳﺮان ﻓﺎرﺳﻲ اﺳﺖ ‪.‬اﺳﻨﺎد و ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت و ﻣﺘﻮن رﺳﻤﻲ و ﻛﺘﺐ درﺳﻲ ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺎ اﻳﻦ زﺑﺎن و‬
‫ﺧﻂ ﺑﺎﺷﺪ وﻟﻲ اﺳﺘﻔﺎده از زﺑﺎ ن ﻫﺎي ﻣﺤﻠﻲ و ﻗﻮﻣﻲ در ﻣﻄﺒﻮﻋﺎت و رﺳﺎﻧﻪ ﻫﺎي ﻫﻤﮕﺎﻧﻲ و ﺗﺪرﻳﺲ ادﺑﻴﺎت آﻧﻬﺎ در ﻣﺪارس در ﻛﻨﺎر زﺑﺎن ﻓﺎرﺳﻲ‬
‫آزاد اﺳﺖ"‪.‬‬
‫ﺑﻨﺎﺑﺮآﻧﭽﻪ ﮔﻔﺘﻪ ﺷﺪ ﻧﻘﺶ و اﺛﺮ واژه ﻣﻬﻢ " ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي اداري " در ﻧﻈﺎم ﺟﺮﻳﺎن اﻣﻮراداري ﻫﺮ ﺳﺎزﻣﺎن ﻛﺎ ﻣﻼ ﻣﺸﻬﻮد اﺳﺖ و ﻣﻲ ﺗﻮان ﻣﺪﻋﻲ ﺷﺪ‬
‫ﻛﻪ ﻫﻴﭻ ﻛﺎري را ﺑﺪون ﻧﺎﻣﻪ ﻳﺎ ﮔﺰارش در ﻣﻮﺳﺴﺎت ﻧﻤﻲ ﺗﻮان ﺑﻪ ﺻﻮرت رﺳﻤﻲ اﻧﺠﺎم داد و ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ وﺳﻴﻠﻪ ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﻲ در داﺧﻞ ﺳﺎزﻣﺎن و ﻳﺎ‬
‫ﺧﺎرج از ﺳﺎزﻣﺎن ﻧﺎﻣﻪ ﻳﺎوﺳﻴﻠﻪ ﻣﻜﺘﻮب دﻳﮕﺮي ﻣﺜﻞ ﮔﺰارش ﻛﺎر‪،‬ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﻪ ‪ ،‬آﺋﻴﻦ ﻧﺎﻣﻪ ‪ ،‬ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ‪ ،‬و ‪...‬اﺳﺖ‪.‬‬
‫ﺿﺮورت ﮔﻨﺠﺎﻧﺪن اﻳﻦ ﻣﺒﺤﺚ در ﺳﻠﺴﻠﻪ دروس ﻣﻬﺎرﺗﻲ آﺗﺶ ﻧﺸﺎﻧﻲ ‪ ،‬آﺷﻨﺎ ﺳﺎﺧﺘﻦ ﻫﻨﺮﺟﻮﻳﺎن اﻳﻦ ﺣﺮﻓﻪ ﻣﻘﺪس ﺑﻪ ﻓﻨﻮن ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ و ﺗﻬﻴﻪ‬
‫ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﻜﺘﻮب ﻣﻮردﻧﻴﺎز در اﻧﺠﺎم اﻣﻮ ر اداري ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ﺿﻤﻦ اﻳﻨﻜﻪ ﻧﻮﻳﺴﻨﺪﮔﺎن ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري ﺑﻪ اﺳﺘﺎﻧﺪاردﻫﺎي ﻣﺮﺑﻮط در ﺗﻬﻴﻪ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ‬
‫و ﮔﺰارش ﻫﺎ و ‪...‬آﮔﺎﻫﻲ ﻳﺎﻓﺘﻪ و ﻧﻈﻢ و ﺳﻴﺎق ﻣﻄﻠﻮﺑﻲ در اﻳﻦ زﻣﻴﻨﻪ راﻳﺞ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ﺿﺮورت ﻣﻬﻤﺘﺮ در اﻳﺠﺎد ﻳﻜﻨﻮاﺧﺘﻲ ﺑﻪ ﻛﺎرﮔﻴﺮي اﺻﻮل ﺻﺤﻴﺢ ﻧﮕﺎرش و رﻋﺎﻳﺖ ﺳﻠﺴﻠﻪ ﻣﺮاﺗﺐ اﻧﺠﺎم ﻛﺎر در ﻛﻠﻴﻪ ﻣﺮاﺣﻞ زﻧﺪﮔﻲ ﺷﻐﻠﻲ اﺳﺖ‪.‬‬

‫‪ ١‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫اﻫﺪاف درس‪:‬‬
‫اﻫﺪاف ﻛﻠﻲ درس ﺷﺎﻣﻞ آﺷﻨﺎ ﺳﺎﺧﺘﻦ ﻛﺎرﻛﻨﺎن ﺑﺎ ﻣﻬﺎرت ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ و اﻧﺠﺎم ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري اﺳﺖ ﻛﻪ در اﻳﻦ راﺳﺘﺎ ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻳﻚ ﻧﻮﺷﺘﻪ و‬
‫ﮔﺰارش ﺧﻮب‪ ،‬وﻳﮋﮔﻲ ﻫﺎي ﮔﺰارﺷﮕﺮ ‪ ،‬اﺻﻮل و ﻣﺒﺎﻧﻲ ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ و ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري و روﺷﻬﺎي اﻧﺠﺎم ﻛﺎر از ﺟﻤﻠﻪ ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ ﻣﺒﺎﺣﺚ ﻣﻮردﻧﻈﺮ‬
‫ﺑﻪ ﺷﻤﺎر ﻣﻲ روﻧﺪ ﻛﻪ ﻣﻮرد ﺑﺮرﺳﻲ ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮﻧﺪ‪.‬‬
‫اﻫﺪاف رﻓﺘﺎري ﻣﻮردﻧﻈﺮ از اراﺋﻪ اﻳﻦ ﻣﺒﺤﺚ اﻳﺠﺎد دﻗﺖ و ﻣﻬﺎرت ﻋﻤﻠﻲ در ﻛﺎرﻛﻨﺎن ﺑﺮاي اﻧﺠﺎم اﻣﻮر ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ و ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري اﺳﺖ و در‬
‫ﭘﺎﻳﺎن دوره ﻛﺎرﻛﻨﺎن ﻋﻼوه ﺑﺮآﺷﻨﺎﻳﻲ ﺑﺎ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﺗﺌﻮري ﻣﻄﺮح ﺷﺪه ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﻗﺎدر ﺑﻪ ﺗﻬﻴﻪ اﻧﻮاع ﮔﺰارش ﻫﺎ و ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي اداري ﻣﻮرد ﺑﺤﺚ ﺑﺎﺷﻨﺪ‪.‬‬
‫ﻓﺼﻞ اول‪ :‬ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻳﻚ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺧﻮب‬
‫ﻫﺮﻳﻚ از ﻣﻄﺎﻟﺒﻲ ﻛﻪ ﺗﻮﺳﻂ اﻓﺮاد ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻣﻲ ﺷﻮﻧﺪ داراي ﻣﺸﺨﺼﺎت و وﻳﮋﮔﻲ ﻫﺎي ﻣﺨﺼﻮص ﺑﻪ ﺧﻮد ﻣﻲ ﺑﺎﺷﻨﺪ و ﻣﻌﻤﻮﻻ ﻛﻤﺘﺮ ﻣﻲ‬
‫ﺗﻮان دو ﻧﻮﺷﺘﻪ را ﻳﺎﻓﺖ ﻛﻪ داراي ﻗﻮاﻋﺪ و ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻛﺎﻣﻼ ﻣﺸﺎﺑﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ اﻣﺎ ﻣﻲ ﺗﻮان ﮔﻔﺖ ﻛﻪ در ﻛﻠﻴﻪ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻫﺎ ﺑﺎﻳﺪ دو ﻧﻮع ﻣﺸﺨﺼﺎت را‬
‫ﻣﻮرد ﺗﻮﺟﻪ ﻗﺮار داد‪:‬‬
‫اﻟﻒ ( از ﻧﻈﺮ ﻣﻔﻬﻮم و ﻣﺤﺘﻮا و ﭘﻴﺎم‬
‫ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﭘﺎﺳﺨﮕﻮي ﻧﻴﺎز ﻣﺸﺨﺼﻲ ﺑﻮده و ﺑﻪ ﺧﻮاﻧﻨﺪه آﮔﺎﻫﻲ ﻻزم را ﺑﺮﺳﺎﻧﺪ‪ .‬اﻳﻦ آﮔﺎﻫﻲ ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ درزﻣﻴﻨﻪ ﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ روﺣﻲ ‪،‬اﻋﺘﻘﺎدي و‬
‫ﻣﻌﻨﻮي ‪ ،‬ﺷﻐﻠﻲ ‪،‬ﻗﺎﻧﻮﻧﻲ ﻳﺎﺣﻘﻮﻗﻲ‪،‬ﻋﻠﻤﻲ وﺗﺨﺼﺼﻲ ﺑﺎﺷﺪ ‪ .‬ﻣﺤﺘﻮاي ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ ذوق و اﺳﺘﻌﺪاد و ﻧﻴﺮوي ﺧﻼﻗﻪ را در اﻓﺮاد ﺗﻘﻮﻳﺖ و ﺑﻴﺪار‬
‫ﻧﻤﺎﻳﺪ و ﺧﻮاﻧﻨﺪه را ﺑﻪ اﻧﺪﻳﺸﻪ وﺗﻌﻤﻖ و ﺗﺤﻘﻴﻖ وادارد‪.‬‬
‫ب ( از ﻧﻈﺮ ﺳﺒﻚ و آﻳﻴﻦ درﺳﺖ ﻧﻮﻳﺴﻲ ‪ ‬‬
‫ﻛﻪ وﻳﮋﮔﻴﻬﺎي ﻳﻚ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺧﻮب ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از‪:‬‬
‫‪ -1‬ﺳﺎده ﻧﻮﻳﺴﻲ ‪:‬ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﺳﺎده و روان و درﻋﻴﻦ ﺣﺎل ﺷﻴﻮا ورﺳﺎ ﺑﺎﺷﺪ و ﺑﺪون ﻫﺮﮔﻮﻧﻪ ﻋﺒﺎرات ﻣﺒﻬﻢ و ﺟﻤﻼت ﭘﻴﭽﻴﺪه وﻛﻠﻤﺎت ﻧﺎ ﻣﺎﻧﻮس‬
‫ﺑﺎﺷﺪاز ﻛﺎرﺑﺮد واژه ﻫﺎي ﺧﺎرﺟﻲ ﻛﻪ داراي ﻣﺘﺮادف ﻓﺎرﺳﻲ ﻫﺴﺘﻨﺪ ﺧﻮدداري ﺷﻮد‬
‫‪-2‬رﻋﺎﻳﺖ ﻋﻔﺖ ﻗﻠﻢ و ﭘﺎﻛﻲ ﻓﻜﺮ ‪ :‬در ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻫﺎ اﺳﺘﻔﺎده از واژه ﻫﺎ و اﻟﻔﺎظ زﺷﺖ و رﻛﻴﻚ ﻣﻮﺟﺐ ﺑﻲ ارزش ﺷﺪن ﻧﻮﺷﺘﻪ و ﺧﻮاري ﻧﻮﻳﺴﻨﺪه‬
‫ﻣﻲ ﮔﺮدد‬
‫‪- 3‬وﺣﺪت ﻣﻮﺿﻮع ‪ :‬ﻳﻌﻨﻲ ﻓﺮاﻫﻢ آﻣﺪن ﺗﻨﺎﺳﺐ و ارﺗﺒﺎط ﻃﺒﻴﻌﻲ ﻣﻌﺎﻧﻲ ﻣﻮرد ﺑﺤﺚ در ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎ ﻳﻜﺪﻳﮕﺮ‬
‫‪- 4‬رﻋﺎﻳﺖ اﺧﺘﺼﺎر ‪ :‬ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﺗﺎﺣﺪ اﻣﻜﺎن ﻣﺨﺘﺼﺮو ﻣﻔﻴﺪ ﺑﻮده و از ذﻛﺮ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﺧﺎرج از ﻣﻮﺿﻮع ﺧﻮدداري ﺷﻮد‬
‫‪- 5‬ﻣﻘﺪﻣﻪ ﻛﻮﺗﺎه ‪ :‬ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﻓﺎﻗﺪ ﻣﻘﺪﻣﻪ ﭼﻴﻨﻲ ﻫﺎي ﻏﻴﺮﺿﺮوري و ﻣﻼل آور ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪- 6‬اﻣﻼي ﻛﻠﻤﺎت ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺻﺤﻴﺢ و درﺳﺖ ﺑﺎﺷﺪ‬
‫‪- 7‬ﻧﻜﺎت دﺳﺘﻮري ‪ :‬درﺳﺮاﺳﺮﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﻗﻮاﻋﺪ دﺳﺘﻮري رﻋﺎﻳﺖ ﺷﻮد و اﺟﺰاي ﺟﻤﻠﻪ درﺟﺎي ﻣﻨﺎﺳﺐ ﻗﺮارﮔﻴﺮد‪.‬‬
‫‪- 8‬رﻋﺎﻳﺖ ﻗﻮاﻋﺪ ﻧﺸﺎﻧﻪ ﮔﺬاري ) ﻧﻘﻄﻪ و ﺳﺎﻳﺮ ﻋﻼﺋﻢ(‬
‫‪- 9‬ﺧﻮاﻧﺎ ﺑﻮدن ﺧﻂ‬
‫‪- 10‬ﻧﻈﻢ و ﺗﺮﺗﻴﺐ و ﻧﻈﺎﻓﺖ‬
‫‪ - 11‬آوردن ﻫﺮ ﻳﻚ از اﻧﻮاع ﻣﻄﺎﻟﺐ در ﻳﻚ ﺑﻨﺪ ﺟﺪا و ﻣﺴﺘﻘﻞ‬
‫‪ - 12‬ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻣﺨﺎﻃﺐ ‪ :‬ﻧﻮﺷﺘﻪ ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﻣﺘﻨﺎﺳﺐ ﺑﺎ ﻓﻬﻢ و درك و ﺳﻮاد ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﺑﺮاي ﻧﮕﺎرش ﭼﻪ ﺑﺎﻳﺪ ﻛﺮد ؟‬
‫اﺻﻮل زﻳﺮ ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ ﺑﻪ ﻧﻮﺷﺘﻦ ﻳﻚ ﻣﺘﻦ ﻳﺎ ﻣﻄﻠﺐ ﺧﻮب ﻛﻤﻚ ﻧﻤﺎﻳﺪ‪:‬‬
‫‪- 1‬ﺧﻮاﻧﺪن‬
‫ﺑﻬﺘﺮﻳﻦ و ﻣﻮﺛﺮﺗﺮﻳﻦ وﺳﻴﻠﻪ ﻛﺴﺐ ﻣﻬﺎرت در ﻧﻮﺷﺘﻦ ‪ ،‬ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ و ﺧﻮاﻧﺪن اﺳﺖ اﻟﺒﺘﻪ اﻳﻦ روش زﻣﺎن ﺑﻴﺸﺘﺮي ﺑﻪ ﻃﻮل ﻣﻲ اﻧﺠﺎﻣﺪ‪.‬‬
‫‪- 2‬ﻧﻮﺷﺘﻦ‬
‫ﻧﻮﻳﺴﻨﺪﮔﻲ ﻳﻚ ﻫﻨﺮ اﺳﺖ و ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺳﺎﻳﺮ ﻫﻨﺮﻫﺎ و ﺗﺨﺼﺺ ﻫﺎ ﺑﺎ ﺧﻮاﻧﺪن ﻛﺘﺎب ﻫﻴﭽﻜﺲ ﺧﺒﺮه و ﻣﺎﻫﺮ ﻧﻤﻲ ﺷﻮد ‪.‬ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ ﺑﺎﻳﺪ درﺑﺎره آﻧﭽﻪ ﻣﻲ‬
‫اﻧﺪﻳﺸﻴﻢ ‪ ،‬ﻣﻲ ﺧﻮاﻧﻴﻢ و ﻳﺎ ﻣﻲ ﺑﻴﻨﻴﻢ ﺑﻨﻮﻳﺴﻴﻢ و آﻧﻘﺪر اﻳﻦ ﻛﺎر را ﺗﻜﺮارﻛﻨﻴﻢ ﺗﺎ ﺑﻪ ﻫﺪف ﺧﻮد ﺑﺮﺳﻴﻢ‪.‬‬
‫‪- 3‬رﻋﺎﻳﺖ ﻣﺮاﺣﻞ ﻧﮕﺎرش‪:‬‬

‫‪ ٢‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ﻣﺮاﺣﻞ ﻧﮕﺎرش ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از‪:‬‬
‫اﻟﻒ ( ﺗﻔﻜﺮ و دﻗﺖ‬
‫اﻗﺪام ﺑﻪ ﻫﺮ ﻛﺎري ﺑﻴﺶ از ﻫﻤﻪ ﺑﻪ اﻧﺪﻳﺸﻪ ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪ اﺳﺖ و از ذﻫﻦ ﺧﺎﻟﻲ ﭼﻴﺰي ﺗﺮاوش ﻧﻤﻲ ﻛﻨﺪ و ﺑﻴﺎن درﺳﺖ و دﻗﻴﻖ ﻫﻴﭻ ﻣﻄﻠﺐ ﺑﺪون‬
‫اﻧﺪﻳﺸﻪ ﻣﻴﺴﺮ ﻧﻤﻲ ﮔﺮددﺑﺎﻳﺪ ﺑﺎ دﻗﺖ ﺑﻪ ﻣﻮﺿﻮع ﻓﻜﺮ ﻛﺮده و ﺑﺪاﻧﻴﻢ ﭼﻪ ﻣﻲ ﺧﻮاﻫﻴﻢ ﺑﻨﻮﺳﻴﻢ‪.‬‬
‫ب ( ﻃﺮح‬
‫دﻗﺖ و ﺗﻔﻜﺮ درﺑﺎره ﻣﻮﺿﻮع ﻣﻨﺠﺮ ﺑﻪ ﺷﻜﻞ ﮔﻴﺮي ﻃﺮح ﻳﺎ ﻧﻘﺸﻪ ﻛﺎر و ﻓﻬﺮﺳﺖ ﻧﻜﺎت اﺻﻠﻲ ﻣﻮﺿﻮع در ذﻫﻦ اﻧﺴﺎن ﻣﻲ ﮔﺮدد ‪.‬ﭘﺲ از ﺗﻌﻴﻴﻦ‬
‫اوﻟﻮﻳﺖ ﻫﺎ و ارﺗﺒﺎط ﻣﻌﻨﺎﻳﻲ ﻣﻄﻠﺐ اﻗﺪام ﺑﻪ ﻧﻮﺷﺘﻦ ﻣﻲ ﻛﻨﻴﻢ‪.‬‬
‫ج ( ﮔﺮدآوري اﻃﻼﻋﺎت‬
‫د ( ﺗﻬﻴﻪ ﭘﻴﺶ ﻧﻮﻳﺲ‬
‫ه ( ﺧﻮاﻧﺪن ﭘﻴﺶ ﻧﻮﻳﺲ و ﺣﺬف ﻧﻜﺎت زاﻳﺪ و اﺻﻼح ﻧﻮﺷﺘﻪ‬
‫و ( ﭘﺎآﻧﻮﻳﺲ ﻳﺎ ﺗﺎﻳﭗ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻳﺎ ﮔﺰارش‬
‫ز ( ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ و ﺑﺮرﺳﻲ دﻗﻴﻖ و ﻧﻬاﻳﻲ ﻣﺘﻦ ﻳﺎ ﮔﺰارش‬
‫ﺗﻌﺮﻳﻒ ﮔﺰارش‪:‬‬
‫درﻣﻔﻬﻮم ﮔﺰارش ﺗﻌﺎرﻳﻒ ﻣﺘﻌﺪد ي ﺑﻴﺎن ﺷﺪه اﺳﺖ ﻛﻪ ﺗﻌﺪادي از آﻧﻬﺎ در زﻳﺮ آﻣﺪه اﺳﺖ‪ ،‬ﻫﺮﻳﻚ از اﻳﻦ ﺗﻌﺎرﻳﻒ ﺑﺎﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻧﻮع ﻛﺎرﺑﺮد ﮔﺰارش‬
‫ﺑﻴﺎن ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﮔﺰارش ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ اي اﺳﺖ ﻛﻪ از ﺳﻮي واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ و ﻳﺎ ﻛﺎرﻛﻨﺎن زﻳﺮدﺳﺖ ﺗﻬﻴﻪ و ﻃﻲ آن ﺧﻮاﺳﺘﻪ ﻫﺎ ﻳﺎ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎ و ﻧﻈﺮﻳﺎت و ﻳﺎ ﻧﺘﻴﺠﻪ‬
‫اﻗﺪاﻣﺎت دﺳﺘﻮرات ﺻﺎدره ﺟﻬﺖ آﮔﺎﻫﻲ ازﺟﺮﻳﺎن اﻣﻮر و ﻳﺎ ﺗﺼﻤﻴﻤﺎﺗﻲ ﻛﻪ ﺑﺎﻳﺪ اﺗﺨﺎذ ﮔﺮدد‪ ،‬ﺑﻪ ﻣﻘﺎم ﺑﺎﻻﺗﺮ اراﺋﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد‬
‫ﮔﺰارش اﻧﺘﻘﺎل ﭘﺎره اي از اﻃﻼﻋﺎت اﺳﺖ ﺑﻪ ﻛﺴﻲ ﻛﻪ از آن ﺑﻲ اﻃﻼع ﺑﻮده ﻳﺎ آﮔﺎﻫﻲ ﻛﺎﻓﻲ ﻧﺪارد‬
‫ﮔﺰارش ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﺳﺎزﻣﺎن ﻳﺎﻓﺘﻪ ﺑﺎ ﻧﻈﺮ ﻣﺸﻮرﺗﻲ اداري ﻛﻪ ﺑﺮﻣﺒﻨﺎي آن ﺗﺼﻤﻴﻢ ﮔﻴﺮي آﮔﺎﻫﺎﻧﻪ ﺑﺮاي ﮔﻴﺮﻧﺪه ﮔﺰارش اﻣﻜﺎن‬
‫ﭘﺬﻳﺮ ﺑﺎﺷﺪ‬
‫ﮔﺰارش ﺑﻪ ﻣﻌﻨﺎي ﺷﺮح و ﺗﻔﺴﻴﺮ و ﺑﻴﺎن اﺳﺖ و ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از ﻧﻮﺷﺘﻦ و ﺗﺸﺮﻳﺢ وﺗﻮﺻﻴﻒ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﻳﺎ اﺧﺒﺎر و روﻳﺪادﻫﺎي ﻋﻠﻤﻲ‬
‫ﻳﺎ ﻣﺎﻣﻮرﻳﺖ ﻫﺎ و اﻣﻮري ﻛﻪ اﻧﺠﺎم ﻳﺎﻓﺘﻪ اﺳﺖ‪.‬‬
‫ﮔﺰارش ﺑﻴﺎن ﺗﻮﺻﻴﻔﻲ ﻳﻚ ﺧﺒﺮ ﻳﺎ ﺣﺎدﺛﻪ ﻳﺎ ﻣﻮﺿﻮع ﻛﺎري ﻳﺎ اﺟﺘﻤﺎﻋﻲ اﺳﺖ‬
‫ﮔﺰارش ﺗﻠﻔﻴﻘﻲ اﺳﺖ از ﺧﺒﺮ و ﺗﺤﻘﻴﻖ ﺑﻪ اﺿﺎﻓﻪ ﺑﺎزﺳﺎزي ﺗﺌﻮري ﻫﻨﺮﻣﻨﺪاﻧﻪ وﻗﺎﻳﻊ و ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت اﺟﺘﻤﺎﻋﻲ ﻛﻪ ﻫﻤﺮاه ﺑﺎ واﻗﻌﻴﺖ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫اﻧﻮاع ﮔﺰارش‬
‫ﮔﺰارش را از ﻧﻈﺮ ﻧﻮع ‪ ،‬ﻫﺪف ‪ ،‬اﻧﺪازه و ﺳﺎﻳﺮ ﻧﻜﺎت ﻣﻲ ﺗﻮان ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻫﺎي زﻳﺮ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻛﺮد‪:‬‬
‫‪- 1‬از ﻟﺤﺎظ ﻛﺎرﺑﺮد‪:‬‬
‫ﮔﺰارش ﺗﺤﺼﻴﻠﻲ و ﺗﺤﻘﻴﻘﻲ ‪ :‬اﻳﻦ ﮔﺰارش ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎي ﺗﺤﻘﻴﻖ ﺧﺎﻟﺺ آﻣﺎده ﻣﻲ ﺷﻮد ﻳﻌﻨﻲ اﻧﮕﻴﺰه داﻧﺸﺠﻮ ﻳﺎ ﻫﻨﺮﺟﻮي ﻣﺤﻘﻖ در ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش‪،‬‬
‫ذوق و ﻋﻼﻗﻪ ﺑﻪ ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ و ﺣﻞ ﻣﺸﻜﻞ ﻣﻮردﻧﻈﺮ ﺑﻮده و ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺑﺎﻻ ﺑﺮدن ﺳﻄﺢ اﻃﻼﻋﺎت و ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت در زﻣﻴﻨﻪ ﻣﻮﺿﻮع ﻣﻮرد ﺗﺤﻘﻴﻖ و ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ‬
‫ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﮔﺰارش اداري ‪ :‬اﻳﻦ ﻧﻮع ﮔﺰارش در ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ و ادارات ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻣﺜﻞ ﺑﺎﻧﻚ ﻫﺎ ‪ ،‬ﺷﻬﺮداري ﻫﺎ ﺷﺮﻛﺖ ﻫﺎ و ﻣﻮﺳﺴﺎت دﻳﮕﺮ ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد و‬
‫ﺑﻴﺸﺘﺮدر ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي ﻫﺎ و اﺗﺨﺎذ ﺗﺼﻤﻴﻤﺎت اداري ﻣﻮرداﺳﺘﻔﺎده ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮد‪.‬‬
‫‪- 2‬از ﻟﺤﺎظ ﻣﻨﺎﺑﻊ واﻧﺪازه ‪ ،‬ﮔﺰارش ﺑﻪ اﻗﺴﺎم زﻳﺮ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻣﻲ ﺷﻮد‪:‬‬
‫ﮔﺰارش ﺳﺎده ‪ :‬ﻣﺜﻞ ﺗﻬﻴﻪ ﻳﻚ ﻣﺼﺎﺣﺒﻪ ﺑﺎ ﻓﺮدي ﻣﻌﺮوف در ﻣﻮرد اﻇﻬﺎر ﻋﻘﻴﺪه ﺷﺨﺼﻲ درﺑﺎره ﻳﻚ ﻣﻮﺿﻮع و ﻳﺎ ﺗﻬﻴﻪ ﺧﻼﺻﻪ ﻳﻚ ﻛﺘﺎب ‪.‬اﻳﻦ‬
‫ﮔﺰارش از اﻃﻼﻋﺎت دﺳﺖ اول ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد‬
‫ﮔﺰارش ﺗﻔﺼﻴﻠﻲ ‪ :‬در اﻳﻦ ﮔﺰارش ﻋﻼوه ﺑﺮ ﻣﻨﺎﺑﻊ دﺳﺖ اول دﻳﮕﺮ ﻣﻨﺎﺑﻊ ﻧﻴﺰ ﻣﻮرد اﺳﺘﻔﺎده ﻗﺮ ار ﻣﻲ ﮔﻴﺮﻧﺪ ﻧﺘﻴﺠﻪ اﻳﻦ ﮔﺰارش ﺣﻘﻴﻘﻲ ﺗﺮ و‬
‫ﻣﻄﻤﺌﻦ ﺗﺮ اﺳﺖ‪.‬‬
‫‪-3‬ﮔﺰارش از ﻟﺤﺎظ ارزش و رﺳﻤﻴﺖ‬

‫‪ ٣‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ﮔﺰارش ﻏﻴﺮرﺳﻤﻲ ‪ :‬ﻛﻪ ﺑﺮاي اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻓﻮري ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد ﻣﺜﻞ ﮔﺰارش ﺳﺎده و اداري و ﻳﺎ ﻣﻘﺎﻻت روزﻧﺎﻣﻪ و ﻣﺠﻼت‪.‬‬
‫ﮔﺰارش رﺳﻤﻲ ‪ :‬ﻣﺜﻞ ﮔﺰارش ﻫﺎي ﺗﺤﻘﻴﻘﻲ و رﺳﺎﻟﻪ ﻫﺎي داﻧﺸﮕﺎﻫﻲ ﻛﻪ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر اراﺋﻪ ﺑﻪ ﻳﻚ ﻣﺮﻛﺰ ﻋﻠﻤﻲ ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪-4‬ﮔﺰارش از ﻟﺤﺎظ ﻧﺤﻮه اﻧﻌﻜﺎس اﻃﻼﻋﺎت و ﻣﻄﺎﻟﺐ‬
‫اﻟﻒ ‪ -‬ﮔﺰارش اﻧﺸﺎﻳﻲ ﻣﺜﻞ ﻣﺘﻮن ﺳﺎده ادﺑﻲ ﻳﺎ اﻧﺸﺎﻳﻲ در ﻣﻮﺿﻮع ﺳﺮﮔﺬﺷﺖ و آﺛﺎر ﻳﻚ ﺷﺎﻋﺮ ﻳﺎ ﻧﻮﻳﺴﻨﺪه‬
‫ب ‪ -‬ﮔﺰارش ﻣﺨﺘﻠﻂ ﻛﻪ در ﺗﻬﻴﻪ آن ﻋﻼوه ﺑﺮ ﻣﺘﻦ ﺳﺎده از ارﻗﺎم ‪ ،‬آﻣﺎر‪،‬ﺟﺪاول و ﻣﻨﺤﻨﻲ و ﺗﺼﺎوﻳﺮ ﻧﻴﺰ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﻲ ﺷﻮد ‪ .‬ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﺎﻟﻲ ‪،‬‬
‫ﺣﺴﺎﺑﺪاري ‪،‬ﺷﻴﻤﻲ ‪،‬ﻓﻴﺰﻳﻚ ‪،‬ﻓﺮﻫﻨﮕﻲ و آﻣﻮزﺷﻲ و اﺟﺘﻤﺎﻋﻲ از اﻳﻦ ﻧﻮع ﮔﺰارش ﻣﻲ ﺑﺎﺷﻨﺪ‪.‬‬
‫اﻧﻮاع ﮔﺰارش اداري‬
‫ﻫﻤﺎن ﻃﻮر ﻛﻪ ﮔﻔﺘﻪ ﺷﺪ ﮔﺰارش در اﻧﻮاع ﻣﺨﺘﻠﻔﻲ ﺗﻬﻴﻪ و ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻲ ﺷﻮد ‪.‬در اداﻣﻪ ﺑﺤﺚ ﭼﻬﺎر ﻧﻮع ﮔﺰارش ﻛﻪ در ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري داراي ﻛﺎرﺑﺮد‬
‫ﺑﻴﺸﺘﺮي ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ﻣﻮرد ﺑﺮرﺳﻲ ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮد‪:‬‬
‫‪-1‬ﮔﺰارش ﺧﺒﺮي‬
‫ﮔﺰارﺷﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﺑﺎر ﺧﺒﺮي آن ﺑﻴﺸﺘﺮ از ﺳﺎﻳﺮ وﺟﻮه ﮔﺰارش ﺑﺎﺷﺪ ‪ .‬ﮔﺰارش ﺧﺒﺮي ﻧﻴﺰ داراي وﻳﮋﮔﻲ ﻫﺎﻳﻲ ﻣﺜﻞ درﺳﺘﻲ و واﻗﻊ ﮔﺮاﻳﻲ ‪ ،‬روﺷﻨﻲ‬
‫و ﻗﺎﺑﻞ ﻓﻬﻢ ﺑﻮدن اﻃﻼﻋﺎت و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ ﺟﺎﻣﻌﻴﺖ ﺧﺒﺮ ) ﻣﻮﺟﻮد ﺑﻮدن ﻋﻨﺎﺻﺮ ﺧﺒﺮي و ﮔﺰارش ( ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﺗﻌﺮﻳﻒ ﺧﺒﺮ ‪ :‬ﺧﺒﺮ ﮔﺰارﺷﻲ اﺳﺖ در ﻣﻮرد روﻳﺪادﻫﺎي واﻗﻌﻲ و ﻋﻴﻨﻲ و ﭘﺪﻳﺪه ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ وﻗﺎﻳﻊ روز ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﻋﻨﺎﺻﺮ ﺧﺒﺮ ﻛﻪ وﺟﻮد آﻧﻬﺎ در ﻫﺮ ﮔﺰارش ﺧﺒﺮي ﺿﺮورت دارد ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از ‪ :‬ﻛﻪ ( ﭼﻪ ﻛﺴﻲ ) ؟ ‪ ،‬ﻛﻲ ( ﭼﻪ وﻗﺖ ) ؟ ‪ ،‬ﻛﺠﺎ ؟ ‪ ،‬ﭼﻪ ؟ ‪ ،‬ﭼﺮا و‬
‫ﭼﮕﻮﻧﻪ ؟‬
‫ﻛﻪ ؟ ‪ :‬ﻳﺎ ﭼﻪ ﻛﺴﻲ ؟ ﺑﻪ ﻓﺮد ﻳﺎ اﻓﺮاد ‪ ،‬ﻋﺎﻣﻠﻴﻦ ‪ ،‬ﺷﺎﻫﺪﻳﻦ ‪ ،‬ﻣﺠﺮوﺣﻴﻦ ‪ ،‬ﻣﺼﺪوﻣﻴﻦ و ﮔﻮﻳﻨﺪﮔﺎن ﺧﺒﺮ ﮔﻔﺘﻪ ﻣﻴﺸﻮد‪.‬‬
‫ﻛﻲ ؟ ‪ :‬ﻳﺎ ﭼﻪ وﻗﺖ ؟ ﺑﻪ زﻣﺎن دﻗﻴﻖ وﻗﻮع ﺣﺎدﺛﻪ ( ﺧﺒﺮ ) ﮔﻔﺘﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﻛﺠﺎ ؟ ‪ :‬ﺷﺎﻣﻞ ﻧﺸﺎﻧﻲ و ﻣﻮﻗﻌﻴﺖ دﻗﻴﻖ ﻣﻜﺎﻧﻲ ﻣﺤﻞ وﻗﻮع ﺧﺒﺮ ﻳﺎ ﺣﺎدﺛﻪ اﺳﺖ‪.‬‬
‫ﭼﻪ ؟ ‪ :‬ﭼﻪ ﭼﻴﺰ ﻳﺎ ﭼﻪ اﺗﻔﺎق ؟ ﻫﻤﺎن اﻫﻤﻴﺖ ﻣﻮﺿﻮع ﺧﺒﺮ اﺳﺖ ﻣﺜﻞ آﺗﺶ ﺳﻮزي ‪ ،‬اﻧﻔﺠﺎر ‪ ،‬آوار ‪ ،‬اﻓﺘﺘﺎح ﻳﻚ ﺑﺰرﮔﺮاه ‪ ،‬ﺳﺪ ﻳﺎ ﺑﻴﻤﺎرﺳﺘﺎن و ‪...‬‬
‫ﻛﻪ در ﻣﻮرد آن ﮔﺰارش ﻳﺎ ﺧﺒﺮ ﺗﻬﻴﻪ ﺷﺪه اﺳﺖ‪.‬‬
‫ﭼﺮا ؟ ‪ :‬ﻋﻠﺖ دﻗﻴﻖ وﻗﻮع ﺣﺎدﺛﻪ ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ﻛﻪ در ﺧﺒﺮ ﻳﺎ ﮔﺰارش ذﻛﺮ ﺷﺪه و ﻳﺎ در ﻋﻠﺖ ﻳﺎﺑﻲ و ﺗﺤﻘﻴﻖ ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻣﻮﺿﻮع ﺑﻪ ﻃﻮر دﻗﻴﻖ ﺗﺸﺮﻳﺢ‬
‫ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ﭼﮕﻮﻧﻪ ؟ ‪ :‬ﺣﺎﻟﺖ و ﻧﺤﻮه وﻗﻮع ﺧﺒﺮ ﻳﺎ ﺣﺎدﺛﻪ و ﺷﺮاﻳﻂ ﮔﺴﺘﺮش ﻋﻮارض و ﺧﺴﺎرات آﻧﺮا ﺑﻴﺎن ﻣﻲ ﻛﻨﺪ ‪ .‬ﺗﻬﻴﻪ ﻛﻨﻨﺪه ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺪاﻧﺪ واﻗﻌﻪ ﻳﺎ‬
‫ﺣﺎدﺛﻪ ﭼﺮا و ﭼﮕﻮﻧﻪ اﺗﻔﺎق اﻓﺘﺎده و ﻋﺎﻣﻞ آن ﭼﻪ و ﻳﺎ ﻛﻪ ﺑﻮده و در ﭼﻪ ﻗﺴﻤﺖ و ﻛﺠﺎ ﺑﻪ وﻗﻮع ﭘﻴﻮﺳﺘﻪ اﺳﺖ‪.‬‬
‫‪- 2‬ﮔﺰارش ﺗﻮﺻﻴﻔﻲ‬
‫ﮔﺰارش ﺗﻮﺻﻴﻔﻲ ﻳﺎ ﺗﺸﺮﻳﺤﻲ ﮔﺰارﺷﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﭘﺲ از اﻧﺠﺎم ﺑﺎزدﻳﺪﻫﺎي ﻋﻠﻤﻲ‪ ،‬ﻓﻨﻲ و ﻣﻄﺎﻟﻌﺎﺗﻲ و ﻛﺎرﺷﻨﺎﺳﻲ از وﺿﻌﻴﺖ و ﺷﺮاﻳﻂ ﻣﺤﻞ ﻣﻮرد‬
‫ﺑﺎزدﻳﺪ ﺑﻪ ﻃﻮر ﻣﻔﺼﻞ ﺛﺒﺖ ﻣﻲ ﮔﺮدد ‪.‬در اﻳﻦ ﮔﺰارش ﻻزم اﺳﺖ ﻛﻠﻴﻪ ﺟﺰﺋﻴﺎت ﻣﻜﺎﻧﻲ و زﻣﺎﻧﻲ و ﺷﺮاﻳﻂ ﺧﺎص ﺣﺎﻛﻢ ﺑﺮ ﺻﺤﻨﻪ ﻳﺎ ﻣﻮﺿﻮع و‬
‫ﻣﻮارد درﺧﻮاﺳﺘﻲ ﻣﻮرد ﺑﺮرﺳﻲ ﻗﺮا ر ﮔﺮﻓﺘﻪ وﻣﻜﺘﻮب ﮔﺮدد‪.‬ﮔﺰارش ﺗﻮﺻﻴﻔﻲ ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ در ﺑﺎزدﻳﺪ از ﻳﻚ ﻧﻤﺎﻳﺸﮕﺎه ‪ ،‬ﻳﻚ ﻣﺮﻛﺰ ﺗﺠﺎري‪ ،‬ﻳﻚ‬
‫ﺷﻬﺮ ﻳﺎ از وﻗﻮع ﻳﻚ ﺣﺎدﺛﻪ وآﺗﺶ ﺳﻮزي ﻳﺎ از ﺳﻮاﻧﺢ ﻏﻴﺮﻣﺘﺮﻗﺒﻪ ﺗﻬﻴﻪ و اراﺋﻪ ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪-3‬ﮔﺰارش اداري ﻳﺎ ﮔﺰارش ﻛﺎر‬
‫اﻳﻦ ﻧﻮع ﮔﺰارش از ﺳﻮي واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ و ﻳﺎ ﻛﺎرﻛﻨﺎن زﻳﺮدﺳﺖ ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد و ﺷﺎﻣﻞ ﺧﻮاﺳﺘﻪ ﻫﺎ وﭘﻴﺸﻨﻬﺎدات ﻳﺎ ﻧﻈﺮات و ﻧﺘﻴﺠﻪ اﻗﺪاﻣﺎت‬
‫ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ اﺟﺮاي دﺳﺘﻮرات اﺳﺖ و ﺑﺮاي آﮔﺎﻫﻲ ﻣﻘﺎم ﻳﺎ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﺑﺎﻻﺗﺮ ﺗﻬﻴﻪ و اراﺋﻪ ﻣﻲ ﮔﺮدد ‪.‬ﺳﺎﺧﺘﺎر اﻳﻦ ﻧﻮع ﮔﺰارش داراي ﺳﻪ ﺑﺨﺶ ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ‬
‫ﻳﺎ ﻋﻨﻮان ‪ ،‬ﻣﺘﻦ و ﭘﺎﻳﺎن ﮔﺰارش ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ‪.‬ﻧﺤﻮه ﺗﻬﻴﻪ اﻳﻦ ﮔﺰارش در ﺻﻔﺤﺎت ﺑﻌﺪ آﻣﺪه اﺳﺖ‬
‫آﻧﭽﻪ ﻣﻬﻢ اﺳﺖ وﻳﮋﮔﻲ ﻫﺎي ﮔﺰارﺷﮕﺮ اﺳﺖ ﻛﻪ ارزش اﻳﻦ ﮔﺰارش را ﺑﺎﻻ ﺧﻮاﻫﺪ ﺑﺮد ‪ .‬ﻣﺤﺘﻮاي ﮔﺰارش ﺣﺮﻳﻖ ﻳﺎ ﺣﺎدﺛﻪ ﺷﺎﻣﻞ اﻃﻼﻋﺎﺗﻲ از ﻗﺒﻴﻞ‬
‫ﻧﻴﺮوﻫﺎي اﻋﺰاﻣﻲ ‪ ،‬ﻣﻮﻗﻌﻴﺖ ﻣﻜﺎﻧﻲ و زﻣﺎﻧﻲ وﻗﻮع روﻳﺪاد‪ ،‬ﻋﻮاﻣﻞ اﻃﻼع دﻫﻨﺪه و ﺷﺮاﻳﻂ ﺣﺎﻛﻢ ﺑﺮ وﻗﻮع ﺣﺎدﺛﻪ ‪ ،‬ﺷﺮح ﺟﺰﺋﻴﺎت آن ‪ ،‬اﻗﺪاﻣﺎت اﻧﺠﺎم‬
‫ﺷﺪه ﺗﻮﺳﻂ ﻧﻴﺮوﻫﺎي اﻣﺪادي ‪ ،‬ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻣﺤﻞ و ﺗﻤﻬﻴﺪات و ﺗﺠﻬﻴﺰات اﻳﻤﻨﻲ ﻣﻮﺟﻮد ‪ ،‬آﺳﻴﺐ ﻫﺎي ﺟﺎﻧﻲ و ﻣﺎﻟﻲ ﺑﻪ ﺑﺎر آﻣﺪه ﺑﺎ ذﻛﺮ ﻣﺸﺨﺼﺎت‬
‫‪ ،‬ﺷﺮح دﻗﻴﻖ ﻋﻠﺖ وﻗﻮع ﺣﺮﻳﻖ و ﺣﺎدﺛﻪ و ﻣﺸﺨﺼﺎت اﻓﺮاد و ﻣﺴﺌﻮﻟﻴﻦ و ﮔﺮوﻫﻬﺎي اﻣﺪادي ﺣﺎﺿﺮ در ﻣﺤﻞ ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ‪ .‬درﺻﻮرﺗﻲ ﻛﻪ ﮔﺰارش‬
‫ﺣﺮﻳﻖ و ﺣﺎدﺛﻪ داراي ﻓﺮﻣﻬﺎي ﻣﺨﺼﻮص ﺑﺎﺷﺪ ﺑﺎﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎي ﻣﺮﺑﻮﻃﻪ اﻗﺪام ﺑﻪ ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻳﺎ ﺗﻜﻤﻴﻞ ﻓﺮم ﮔﺰارش ﺷﻮد‪.‬‬

‫‪ ۴‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ﻓﺼﻞ دوم‪ :‬ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻳﻚ ﮔﺰارش ﺧﻮب‬

‫اﮔﺮﭼﻪ ﮔﺰارش ﻫﺎ از ﻧﻈﺮ ﻫﺪف ‪ ،‬ﻣﻮارد ﻣﺼﺮف ‪ ،‬ﻧﺤﻮه ﺗﻬﻴﻪ و اراﺋﻪ ﺑﺎ ﻳﻜﺪﻳﮕﺮ ﺗﻔﺎوت دارﻧﺪ اﻣﺎ در ﺑﺮﺧﻲ ﺧﺼﻮﺻﻴﺎت ﺑﺎﻫﻢ ﻣﺸﺘﺮك ﻫﺴﺘﻨﺪ از‬
‫اﻳﻨﺮو ﺑﺮاي ﺗﻬﻴﻪ ﻳﻚ ﮔﺰارش ﺧﻮب ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﻧﻜﺎت زﻳﺮ را رﻋﺎﻳﺖ ﻧﻤﻮد‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺻﺮﻓﺎ ﻣﻨﻌﻜﺲ ﻛﻨﻨﺪه ﺣﻘﺎﻳﻖ ﺑﺎﺷﺪ و در ﻫﻴﭻ ﻣﻮردي اﻃﻤﻴﻨﺎن ﺑﻴﺠﺎ و ﻏﻴﺮﻣﺴﺘﻨﺪ ﻧﺪﻫﺪ و ﻋﻘﺎﻳﺪ و اﺣﺴﺎس و ﺳﻠﻴﻘﻪ در آن ﻣﺪاﺧﻠﻪ‬
‫ﻧﻜﺮده ﺑﺎﺷﺪ‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺳﺮﺷﺎر از اﻃﻼﻋﺎت ﻻزم و ﻛﺎﻓﻲ ﺑﺎﺷﺪ و از ﻫﺮﮔﻮﻧﻪ ﻣﻄﻠﺐ ﻏﻴﺮﺿﺮوري و ﻳﺎ ﺑﻲ ﻓﺎﻳﺪه دور ﺑﺎﺷﺪ و ﺑﻪ ﻃﻮرﺻﺤﻴﺢ و ﻣﻨﻈﻢ ﺗﻘﺴﻴﻢ‬
‫ﺑﻨﺪي ﺷﺪه ﺑﺎﺷﺪ‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﻧﻪ ﺧﻴﻠﻲ ﻃﻮﻻﻧﻲ و ﻣﻔﺼﻞ و ﻧﻪ ﺧﻴﻠﻲ ﻛﻮﺗﺎه و ﻣﺨﺘﺼﺮ ﺑﺎﺷﺪ ‪.‬ﻳﻌﻨﻲ ﺑﻪ اﻧﺪازه اي ﺑﺎﺷﺪ ﻛﻪ ﻫﻤﻪ ﻧﻜﺎت ﻻزم را در ﺑﺮﮔﻴﺮد و اﻳﺠﺎد‬
‫ﺧﺴﺘﮕﻲ درﺧﻮاﻧﻨﺪه ﻧﻜﻨﺪ ﺑﻠﻜﻪ ﻣﻮﺟﺐ ﺗﺮﻏﻴﺐ او ﺑﻪ ﺧﻮاﻧﺪن ﺗﻤﺎم ﮔﺰارش ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺮاﺳﺎس ﺗﻔﻜﺮي ﺻﺤﻴﺢ و ﻣﻨﻄﻘﻲ ﺗﺪوﻳﻦ ﺷﺪه و از ﺣﺪس و اﺣﺘﻤﺎل ﺑﻪ دور ﺑﺎﺷﺪ وﻣﻮﺟﺐ اﻳﺠﺎد اﻋﺘﻤﺎد درﺧﻮاﻧﻨﺪه ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺪون اﻇﻬﺎرﻧﻈﺮ ﺻﺮﻳﺢ و ﻗﻄﻌﻲ درﺑﺎره ﻣﺴﺎﺋﻞ ﻣﺸﻜﻮك و اﺣﺘﻤﺎﻟﻲ ﺑﺎﺷﺪ‬
‫ﻧﻘﻞ ﻗﻮﻟﻬﺎ ﺑﺪون ﺗﺤﺮﻳﻒ و ﺑﺎ دﻗﺖ آورده ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﻗﻮاﻋﺪ درﺳﺖ ﻧﻮﻳﺴﻲ و ﻧﻜﺎت دﺳﺘﻮري و ﻋﻼﺋﻢ و ﻧﺸﺎﻧﻪ ﻫﺎ در آن رﻋﺎﻳﺖ ﺷﻮد‪.‬‬
‫وﻳﮋﮔﻴﻬﺎي ﮔﺰارﺷﮕﺮ‬
‫ﮔﺰارﺷﮕﺮ ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ داراي وﻳﮋﮔﻲ ﻫﺎي ﻓﺮدي ﺷﺎﻣﻞ ﻗﺪرت ﺗﺸﺮﻳﺢ ‪ ،‬ﺗﺠﺴﻢ و ﺗﻔﺴﻴﺮ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﺗﺸﺮﻳﺢ‪:‬‬
‫ذﻛﺮ ﺟﺰﺋﻴﺎت و آوردن ﺗﻤﺎﻣﻲ ﻋﻨﺎﺻﺮ آﮔﺎﻫﻲ دﻫﻨﺪه از ﻣﻮﺿﻮع و ﺧﺒﺮ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻛﺘﺒﻲ ﻳﺎ ﺷﻔﺎﻫﻲ را ﺗﺸﺮﻳﺢ ﮔﻮﻳﻨﺪ‪.‬‬
‫ﺗﺠﺴﻢ‪:‬‬
‫ﺑﻴﺎن ﺗﻮﺻﻴﻔﻲ ﻣﻮﺿﻮع ﺑﺎ ذﻛﺮ ﺣﺎﻻت و ﺷﺮاﻳﻂ ﻣﺎدي و ﻣﻌﻨﻮي ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻗﺎﺑﻞ درك و اﺣﺴﺎس ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﺗﺠﺴﻢ ﻧﺎم دارد‪.‬‬
‫ﺗﻔﺴﻴﺮ‪:‬‬
‫ﺑﻪ اراﺋﻪ ﻧﻈﺮ و اﻋﺘﻘﺎد و ﺑﺮداﺷﺖ ﻫﺎي ﮔﺰارﺷﮕﺮ از ﻣﻮض وع ﺑﻪ ﻃﻮر دﻗﻴﻖ و ﻣﻨﻄﺒﻖ ﺑﺮ واﻗﻌﻴﺖ ﻫﺎ ﺗﻔﺴﻴﺮ ﻣﻲ ﮔﻮﻳﻨﺪ ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ وﻇﻴﻔﻪ ﮔﺰارﺷﮕﺮ در‬
‫ﺑﺎزﮔﻮﺋﻲ ﻣﺴﺎﺋﻞ اﺳﺘﻔﺎده از ﺣﻮاس ﭘﻨﺠﮕﺎﻧﻪ ﺧﻮد ﺑﺠﺎي ﺣﻮاس ﺧﻮاﻧﻨﺪه اﺳﺖ‪ ،‬ﺑﻪ ﻃﻮري ﻛﻪ ﺑﺠﺎي او ﺑﺒﻴﻨﺪ‪ ،‬ﺑﺸﻨﻮد ‪ ،‬ﻟﻤﺲ ﻛﻨﺪ‪ ،‬ﺑﺒﻮﻳﺪ و ﺑﭽﺸﺪ‪،‬در‬
‫اﻳﻦ ﺻﻮرت اﺳﺖ ﻛﻪ ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ ﺗﺴﻠﻂ ﻛﺎﻓﻲ ﺑﺮ ﻣﻮﺿﻮع ﭘﻴﺪا ﻛﻨﺪ‪.‬ﮔﺰارﺷﮕﺮ ﺑﺎ اﺳﺘﻔﺎده از ﺧﻼﻗﻴﺖ ﻫﺎي ذﻫﻨﻲ و ﺗﺨﻴﻞ ﭘﻮﻳﺎي ﺧﻮد‪،‬‬
‫ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت ﻛﺎري واﺟﺘﻤﺎﻋﻲ را ﺑﻪ ﺻﻮرﺗﻲ زﻧﺪه و ﻣﻮﺷﻜﺎﻓﺎﻧﻪ در اﺧﺘﻴﺎر ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﻗﺮار ﻣﻲ دﻫﺪ و ﺑﺎﻻﺧﺮه ﻣﻴﺰان ﺗﺴﻠﻂ و ﻣﻬﺎرت ﮔﺰارﺷﮕﺮ در‬
‫ﺗﻜﻨﻴﻚ ﻫﺎي ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ و آﮔﺎﻫﻲ ﻛﺎﻣﻞ از ﻣﻮﺿﻮع ﮔﺰارش و در ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﻦ ﺧﻮاﺳﺖ ﻫﺎ وﻧﻴﺎزﻫﺎي ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﮔﺰارش ‪ ،‬ﻣﻮﺟﺐ ﻣﻲ ﮔﺮدد‬
‫ﮔﺰارﺷﻲ ﻛﺎﻣﻞ ‪ ،‬ﮔﻮﻳﺎ و ﺑﺎ ارزش ﺗﻬﻴﻪ ﺷﻮد‪.‬ﺑﺎﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﺗﻌﺎرﻳﻒ ﮔﺰارش و وﻳﮋﮔﻴﻬﺎي ﮔﺰارﺷﮕﺮ ‪ ،‬ﻫﺮ ﻛﺲ در ﻫﺮ ﻣﻘﺎﻣﻲ ﻛﻪ ﺑﺎﺷﺪ ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪ ﮔﺰارش‬
‫اﺳﺖ و ﻳﺎ اﻳﻨﻜﻪ ﺑﺪون ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻛﺴﺐ ﻳﺎ اراﺋﻪ ﮔﺰارش ﻣﻲ ﭘﺮدازد ‪.‬ﻣﺜﻼ اﮔﺮ ﻛﺴﻲ وﻗﺖ را از ﺷﻤﺎ ﺑﭙﺮﺳﺪ و ﺷﻤﺎ ﺳﺎﻋﺖ را ﺑﻪ او اﻋﻼم ﻛﻨﻴﺪ ﻧﻮﻋﻲ‬
‫ﮔﺰارش ﺷﻔﺎﻫﻲ اﻧﺠﺎم ﮔﺮﻓﺘﻪ اﺳﺖ و ﻳﺎ ﺷﺮح وﻗﺎﻳﻊ و اﺧﺒﺎر روزاﻧﻪ ﺑﺮاي دوﺳﺘﺎن و ﻫﻤﻜﺎران ﻧﻴﺰ ﻧﻮﻋﻲ ﮔﺰارش ﺷﻔﺎﻫﻲ ﻣﺤﺴﻮب ﻣﻲ ﺷﻮد در‬
‫ﺻﻮرﺗﻲ ﻛﻪ ﺧﺒﺮي را ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻛﺘﺒﻲ و ﻳﺎ وﻗﻮع ﺣﺎدﺛﻪ اي را ﻛﺘﺒﺎ ﺑﻪ ﻓﺮدي اﻃﻼع دﻫﻴﺪ ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ اﻧﺠﺎم داده اﻳﺪ ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ ﮔﺰارش ﺑﻪ دو‬
‫ﺻﻮرت ﺷﻔﺎﻫﻲ و ﻛﺘﺒﻲ اﻧﺠﺎم ﻣﻲ ﮔﻴﺮد‪ .‬اراﺋﻪ ﮔﺰارش ﺷﻔﺎﻫﻲ ﺑﺴﻴﺎر ﺳﺎده اﺳﺖ اﻣﺎ ﺗﻬﻴﻪ ﻳﻚ ﮔﺰارش ﻣﻜﺘﻮب ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪ ﻗﺎﺑﻠﻴﺖ ﻫﺎي وﻳﮋه و آﮔﺎﻫﻲ‬
‫ﻫﺎي ﻣﻘﺪﻣﺎﺗﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﻣﻮﺿﻮع اﺻﻠﻲ اﻳﻦ ﻣﺒﺤﺚ اﺳﺖ‪.‬‬
‫اﺻﻮل ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ‬
‫ﻫﺮ ﻣﺪﻳﺮ در ﻫﺮ ﺳﻄﺢ ﻳﺎ رده ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﺑﺮاي آﮔﺎﻫﻲ از ﺟﺮﻳﺎن اﻣﻮر ﺣﻮزه ﺗﺤﺖ ﺗﺼﺪي ﺧﻮد و اﻧﺠﺎم اﻗﺪاﻣﺎت و ﺗﺼﻤﻴﻢ ﮔﻴﺮﻳﻬﺎ ي ﻣﻨﺎﺳﺐ و‬
‫ﺻﺤﻴﺢ ﻧﺎﮔﺮﻳﺰ از ﺧﻮاﻧﺪن ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ‪.‬ﺑﺪون ﺷﻚ ﻣﺤﺘﻮاي ﮔﺰارش ﻫﺎ اﻋﻢ از ﻣﻄﺎﻟﻌﺎت و ﺗﺤﻘﻴﻘﺎت و ﺑﺎزرﺳﻲ ﻫﺎ ‪ ،‬ﻧﺤﻮه اﺟﺮا و‬
‫ﻣﻘﺪار ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ ‪ ،‬ﻧﺘﺎﻳﺞ ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ ﻫﺎ و ﺑﺎزﺗﺎب ﻫﺎي آن و ﻓﻌﻞ و اﻧﻔﻌﺎﻻت دروﻧﻲ و ﺑﻴﺮوﻧﻲ ﺳﺎزﻣﺎن و ﺧﻼﺻﻪ ﻫﺮ واﻗﻌﻪ ﻣﻬﻢ و ﺣﺴﺎس ‪ ،‬در‬
‫ﺗﺼﻤﻴﻢ ﮔﻴﺮي و ﺗﺸﺨﻴﺺ درﺳﺖ و ﻧﺎدرﺳﺖ ﻫﺮ ﻣﺪﻳﺮ اﺛﺮﮔﺬار و ﺳﺮﻧﻮﺷﺖ ﺳﺎز اﺳﺖ ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ ﺑﺎﻳﺪ ﺗﻮﺟﻪ داﺷﺖ‪:‬‬

‫‪ ۵‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪- 1‬ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﮔﺰارش ﻫﺎ درﺣﻘﻴﻘﺖ ﺳﻨﺖ و ﺳﺎﺑﻘﻪ ﻓﺮﻫﻨﮕﻲ و ﺗﺎرﻳﺨﻲ را ﺑﺮاي ﺳﺎزﻣﺎن ﭘﺪﻳﺪ ﻣﻲ آورد و ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ راﻫﻨﻤﺎ و راﻫﮕﺸﺎي زﻧﺪﮔﻲ‬
‫آﻳﻨﺪه ﺳﺎزﻣﺎن ﻳﺎ ﺷﺮﻛﺖ و ﺣﺘﻲ ﻧﻬﺎدﻫﺎي ﻣﺸﺎﺑﻪ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪- 2‬ﮔﺰارش ﺗﺎ ﺣﺪ زﻳﺎدي ﺑﺎزﺗﺎب ﻛﻴﻔﻴﺖ اﻧﺠﺎم ﻛﺎري اﺳﺖ ﻛﻪ ﻣﻮﺿﻮع ﮔﺰارش ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ ‪.‬ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ ﻧﻤﻮدار ﺷﺨﺼﻴﺖ و ﻣﻬﺎرت ﮔﺰارﺷﮕﺮ و ﻳﺎ‬
‫ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻛﻨﻨﺪه ﮔﺰارش اﺳﺖ‪.‬‬
‫‪- 3‬در ﺣﻴﻦ ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش ﻧﻘﺎﻳﺺ ﻛﺎر آﺷﻜﺎر ﺷﺪه و ﻣﻌﻠﻮم ﻣﻲ ﺷﻮد اﻃﻼﻋﺎت ﮔﺰارش داراي ﭼﻪ ﻣﻴﺰان ازاﻫﻤﻴﺖ اﺳﺖ‪.‬‬
‫‪- 4‬ﺳﺎزﻣﺎن و ﻣﻮﺳﺴﻪ اي ﻛﻪ ﻓﺎﻗﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻛﺎري دﻗﻴﻖ و ﺟﺎﻣﻊ ﺑﺎﺷﺪ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻓﺮدي اﺳﺖ ﻛﻪ ﺣﺎﻓﻈﻪ ﺧﻮد را از دﺳﺖ داده ﺑﺎﺷﺪ و ﺑﻪ ﻧﺎﭼﺎر‬
‫ﻣﺠﺒﻮر ﺑﻪ دوﺑﺎره ﻛﺎري و آزﻣﺎﻳﺶ آزﻣﻮده ﻫﺎ و ﭘﻴﻤﻮدن راﻫﻬﺎي ﮔﺬﺷﺘﻪ و اﺗﻼف وﻗﺖ و ﻫﺰﻳﻨﻪ ﺧﻮاﻫﺪ ﺑﻮد‪.‬‬
‫اﺻﻮﻟﻲ ﻛﻪ در ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﻣﻮرد ﺗﻮﺟﻪ و دﻗﺖ ﮔﺰارﺷﮕﺮ ﻗﺮار ﮔﻴﺮد و ﮔﺰارش ﻫﺎ ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎي آﻧﻬﺎ ﺗﻬﻴﻪ ﺷﻮﻧﺪ ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از‪:‬‬
‫‪- 1‬درﺳﺘﻲ ﮔﺰارش‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﺑﺎزﮔﻮﻛﻨﻨﺪه ﺣﻘﺎ ﻳﻖ ﺑﺎﺷﺪ و در ﻫﻴﭻ ﻣﻮردي اﻃﻤﻴﻨﺎن ﺑﻴﺠﺎ و ﻏﻴﺮﻣﺴﺘﻨﺪ ﻧﺪﻫﺪ و ﻋﻘﺎﻳﺪ واﺣﺴﺎﺳﺎت و ﺳﻠﻴﻘﻪ ﮔﺰارﺷﮕﺮ در آن‬
‫ﻣﺪاﺧﻠﻪ ﻧﻜﻨﺪ ‪.‬ﺗﻬﻴﻪ ﻛﻨﻨﺪه ﮔﺰارش ﺗﺤﺖ ﺗﺎﺛﻴﺮ ﺷﺮاﻳﻂ ﻣﺤﻴﻂ ‪،‬ﺟﻮﺳﺎزي ﻫﺎ و ﻏﻮﻏﺎ ﺳﺎﻻري ﻫﺎ ﻗﺮار ﻧﮕﻴﺮد و ﺻﺮﻓﺎ واﻗﻌﻴﺖ ﻫﺎ را درج ﻧﻤﺎﻳﺪ ‪.‬ﮔﺎﻫﻲ‬
‫اوﻗﺎت ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﺷﺮاﻳﻂ ﭼﻨﺎن ﻃﺒﻴﻌﻲ ﺳﺎﺧﺘﻪ ﺷﻮد ﻛﻪ ﺑﺎ واﻗﻌﻴﺖ اﺗﻔﺎق اﻓﺘﺎده ﺗﻔﺎوت ﭼﻨﺪاﻧﻲ ﻧﺪاﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ و ﮔﺰارﺷﮕﺮ را ﺑﻪ اﺷﺘﺒﺎه ﺑﻴﻨﺪازد‪.‬‬
‫‪ -2‬اﺧﺘﺼﺎر‬
‫ﻣﺨﺘﺼﺮﻧﻮﻳﺴﻲ از ﻋﻮاﻣﻠﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ اﺷﺘﺒﺎه را ﻛﻢ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ وﻟﻲ ﻧﺒﺎﻳﺪ ﺑﻪ روﺷﻨﻲ و درﺳﺘﻲ ﻧﻮﺷﺘﻪ و ﺟﺎﻣﻊ وﻛﺎﻣﻞ ﺑﻮدن آن ﺧﺪﺷﻪ وارد ﺳﺎزد ‪،‬‬
‫ﻳﻌﻨﻲ ﺑﻪ ﺟﻬﺖ ﻛﻢ ﮔﻔﺘﻦ ﺑﺴﻴﺎري از واﻗﻌﻴﺖ ﻫﺎ ﭘﻨﻬﺎن ﺑﻤﺎﻧﺪ ﺑﻄﻮري ﻛﻪ درﺗﺼﻤﻴﻢ ﮔﻴﺮي ﻧﻬﺎﻳﻲ ﻣﺎ را ﺑﺎ ﻣﺸﻜﻞ ﻣﻮاﺟﻪ ﻧﻤﺎﻳﺪ و ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﺗﻮﺟﻪ‬
‫داﺷﺖ ﻛﻪ ﺣﺠﻢ ﮔﻔﺘﻪ ﻫﺎ و ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻫﺎ ﺑﺎ ﻣﻮﺿﻮع ﻣﻄﺎﺑﻘﺖ داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪- 3‬دﻗﺖ‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺑﺴﻴﺎر دﻗﻴﻖ و ﮔﻮﻳﺎ ﺑﻮده و اﻃﻼﻋﺎت ﺟﺎﻣﻊ و ﻛﺎﻣﻠﻲ را ﺑﻪ ﺧﻮاﻧﻨﺪه اراﺋﻪ ﻧﻤﺎﻳﺪ ‪ .‬وﻇﻴﻔﻪ ﮔﺰارﺷﮕﺮ اﺳﺖ ﻛﻪ ﺑﺎ ﺛﺒﺖ اﻃﻼﻋﺎت دﻗﻴﻖ‬
‫ﻣﺎﻧﻊ از اﻧﺠﺎم ﻣﺠﺪد ﻛﺎرﻫﺎ و اﺗﻼف زﻣﺎن و ﻫﺰﻳﻨﻪ اﺿﺎﻓﻲ ﮔﺮدد ‪ .‬ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اﺻﻞ دﻗﺖ ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ اﺻﻮل ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ ﺑﻪ ﺷﻤﺎر ﻣﻲ رود‪.‬‬
‫‪- 4‬ﺗﻨﺎﺳﺐ اﺟﺰاء‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ داراي ﺣﺠﻢ ﻣﺘﻨﺎﺳﺐ ﺑﺎ ﻣﻮﺿﻮع ﺑﻮده و ﻧﻪ ﺑﺴﻴﺎر ﻃﻮﻻﻧﻲ و ﻣﻼل آور و ﻧﻪ ﻛﻮﺗﺎه و ﺧﻼﺻﻪ ﺑﺎﺷﺪ‪ ،‬در ﻋﻴﻦ ﺣﺎل ﻫﻤﻪ ﻧﻜﺎت ﻻزم را‬
‫ﺑﻪ ﺻﻮرﺗﻲ ﺟﺬاب و ﻣﺆﺛﺮ ﺑﻪ ﻃﻮري ﺑﻪ ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﻣﻨﺘﻘﻞ ﻧﻤﺎﻳﺪ ﻛﻪ رﻏﺒﺖ وﻋﻼﻗﻪ وي را در ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ ﻛﺎﻣﻞ ﻣﻮﺿﻮع ﺑﺮاﻧﮕﻴﺰد ﺗﺎ ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﻣﻄﺎﻟﺐ را ﺑﻪ‬
‫ﻃﻮر دﻗﻴﻖ و ﺟﺰء ﺑﻪ ﺟﺰء درك ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬‬
‫‪- 5‬واﺑﺴﺘﮕﻲ ﻋﻨﺎﺻﺮ‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﺑﺮاﺳﺎس ﺗﻔﻜﺮي ﺻﺤﻴﺢ و ﻣﻨﻄﻘﻲ ﺗﺪوﻳﻦ ﺷﺪ ه ﺑﺎﺷﺪ و از ﺣﺪس و ﮔﻤﺎن و اﺣﺘﻤﺎل دور ﺑﻮده و اﻋﺘﻤﺎد ﺧﻮاﻧﻨﺪه را ﺟﻠﺐ ﻛﺮده و‬
‫ﻓﺎﻗﺪ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﻣﺘﻀﺎد و دوﮔﺎﻧﮕﻲ ﺑﺎﺷﺪ ﺑﻄﻮري ﻛﻪ ﺗﻤﺎﻣﻲ ﻋﻨﺎﺻﺮ ﺗﺸﻜﻴﻞ دﻫﻨﺪه ﻣﻮﺿﻮع ﺑﺎ ﻳﻜﺪﻳﮕﺮ ﻣﺘﻨﺎﺳﺐ ﺑﺎﺷﻨﺪ و ﻳﻜﺪﻳﮕﺮ را اﻧﻜﺎر ﻧﻜﻨﻨﺪ‪ ،‬ﺑﻠﻜﻪ‬
‫ﺑﺎﻋﺚ ﺗﻘﻮﻳﺖ ﻛﻠﻲ ﻣﻮﺿﻮع و ﻣﻄﻠﺐ ﺑﺎﺷﻨﺪ‪.‬‬
‫ﻓﺼﻞ ﺳﻮم ‪ :‬ﺳﺎﺧﺘﺎر ﮔﺰارش‬
‫ﻫﺮ ﮔﺰارش ﻛﺎﻣﻞ ﺻﺮف ﻧﻈﺮ از ﺻﻔﺤﺎت ﻋﻨﻮان ‪ ،‬ﻓﻬﺮﺳﺖ ﻣﻨﺪرﺟﺎت و ﺿﻤﺎﻳﻢ ﻣﻌﻤﻮﻻ داراي ﺳﻪ ﺟﺰء ﻋﻤﺪه زﻳﺮ اﺳﺖ‬
‫‪ 9‬ﺧﻼﺻﻪ ﮔﺰارش‬
‫‪ 9‬ﺗﻨﻪ ﻳﺎ ﻣﺘﻦ اﺻﻠﻲ ﮔﺰارش‬
‫‪ 9‬ﭘﺎﻳﺎن ﮔﺰارش‬
‫در ﺻﻔﺤﻪ ﻋﻨﻮان ﻣﺸﺨﺼﺎﺗﻲ از ﻗﺒﻴﻞ ﻋﻨﻮان ﮔﺰارش ‪ ،‬ﻧﺎم ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺲ ‪ ،‬ﺳﺎزﻣﺎن و ﻣﺤﻞ ﻛﺎر و ﺗﺎرﻳﺦ ﻧﮕﺎرش و دﻳﮕﺮ اﻃﻼﻋﺎت ﻻزم از ﻧﻈﺮ‬
‫ﮔﺰارﺷﮕﺮ درج ﻣﻲ ﺷﻮد‬
‫ﻋﻨﻮان ﺑﺎﻳﺪ روﺷﻦ‪ ،‬ﻣﺨﺘﺼﺮ و ﮔﻮﻳﺎ ﺑﺎﺷﺪ و ﻧﺸﺎن دﻫﺪ ﮔﺰارش ﻧﻬﺎﻳﻲ اﺳﺖ ﻳﺎ ﭘﻴﺶ ﻧﻮﻳﺲ ﻳﺎ ﻣﻘﺪﻣﺎﺗﻲ‪.‬‬
‫ﻓﻬﺮﺳﺖ ﻣﻨﺪرﺟﺎت ﺑﺎﻳﺪ ﺑﻪ ﮔﻮﻧﻪ اي ﺗﻨﻈﻴﻢ ﺷﻮد ﻛﻪ ﺳﺎﺧﺖ ﮔﺰارش ﺑﺎ ﻧﻈﺮﻫﺎي اﺟﻤﺎﻟﻲ از روي آن ﺧﻮاﻧﺪه ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﺿﻤﺎﻳﻢ ﺷﺎﻣﻞ ﻳﺎدداﺷﺖ ﻫﺎ‪ ،‬ﺟﺪاول و ﻧﻤﻮدارﻫﺎ‪ ،‬ﻣﺤﺎﺳﺒﺎت و ارﺟﺎﻋﺎت و دﻳﮕﺮﻣﻮاردي اﺳﺖ ﻛﻪ ﭘﺸﺘﻮاﻧﻪ ﻧﻈﺮﻫﺎي ﻣﻨﺪرج در ﮔﺰارش ﻫﺴﺘﻨﺪ و ﺑﻨﺎ‬
‫ﺑﻪ دﻻﻳﻠﻲ از واردﻛﺮدن آﻧﻬﺎ درﻣﺘﻦ اﺻﻠﻲ ﮔﺰارش ﺧﻮدداري ﺷﺪه اﺳﺖ‪.‬‬

‫‪ ۶‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ﺧﻼﺻﻪ ﮔﺰارش‪:‬‬
‫ﻣﻌﻤﻮﻻ ﻓﺼﻞ اول ﮔﺰارش ﻫﻤﺎن ﺧﻼﺻﻪ ﮔﺰارش اﺳﺖ ‪ .‬ﭼﻨﺎﻧﭽﻪ ﮔﺰارش ﻛﻮﺗﺎه و ﻓﺎﻗﺪ ﻓﺼﻞ ﺑﻨﺪي ﺑﺎﺷﺪ اﻳﻦ ﺧﻼﺻﻪ ﺑﺨﺸﻲ ﻣﺴﺘﻘﻞ از ﮔﺰارش‬
‫ﻣﺤﺴﻮب ﻣﻲ ﮔﺮدد وﻟﻲ ﺑﻪ ﻫﺮ ﺣﺎل ﻣﻴﺎن ﺧﻼﺻﻪ ﮔﺰارش و ﮔﺰارش ﻛﻮﺗﺎه) ﭼﻜﻴﺪه ﮔﺰارش ( ﺗﻔﺎوت ﻫﺎﻳﻲ وﺟﻮد دارد ‪ .‬ﮔﺎﻫﻲ ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﻋﻼوه‬
‫ﺑﺮ ﮔﺰارش ﻛﺎﻣﻞ ‪ ،‬ﮔﺰارش ﻛﻮﺗﺎه ﻧﻴﺰﺧﻮاﺳﺘﻪ ﺷﻮد ﻋﺪه اي از ﮔﺰارﺷﮕﺮان ﻓﻘﻂ اﻳﻦ ﻗﺴﻤﺖ را ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ ﻣﻲ ﻛﻨﻨﺪ و در ﺻﻮرت ﺿﺮورت ﺑﻪ اﺻﻞ‬
‫ﮔﺰارش ﻣﺮاﺟﻌﻪ ﻣﻲ ﻛﻨﻨﺪ‪.‬ﮔﺰارش ﻛﻮﺗﺎه ) ﭼﻜﻴﺪه ﮔﺰارش ( ﻳﺎدآور وﺟﻮد اﺻﻞ ﮔﺰارش اﺳﺖ از اﻳﻦ رو ﻣﺸﺨﺼﺎت ﮔﺰارش در آن ﻋﺮﺿﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد‬
‫ﺗﺎ در ﺻﻮرت ﻟﺰوم ﺑﺘﻮان ﺑﻪ اﺻﻞ آن دﺳﺘﺮﺳﻲ داﺷﺖ‪.‬در ﻧﺨﺴﺘﻴﻦ ﭘﺎراﮔﺮاف از ﺧﻼﺻﻪ ﮔﺰارش ﻣﺠﻮز ﺗﺤﻘﻴﻖ و ﺑﺮرﺳﻲ و ﻫﺪف آن ﻳﺎدآوري ﻣﻲ‬
‫ﮔﺮدد ﺳﭙﺲ ﻣﺴﺌﻠﻪ ﺑﻪ اﺟﻤﺎل ﻃﺮح و ﻣﻘﺎﺻﺪ ‪ ،‬ﺑﺮداﺷﺖ و روش ‪ ،‬ﻧﺘﺎﻳﺞ و ﭘﻴﺸﻨﻬﺎد ﻫﺎ ﺑﻴﺎن ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬ﻧﺘﺎﻳﺞ و ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎ را ﺑﺎردﻳﮕﺮ در ﺟﺎي‬
‫ﺧﻮد ﻧﻴﺰ ﻣﻲ ﺗﻮان آورد ‪ .‬اﻳﻦ ﺗﻜﺮار ﻣﻔﻴﺪ اﺳﺖ زﻳﺮا ﺑﻌﻀﻲ از ﮔﺰارش ﺧﻮاﻧﻬﺎ ﻓﻘﻂ ﻫﻤﺎن ﻓﺼﻞ ﻳﺎ ﺑﺨﺶ اول ﮔﺰارش را ﻣﻲ ﺧﻮاﻧﻨﺪ‪.‬‬
‫ﻣﺘﻦ اﺻﻠﻲ ﮔﺰارش‪:‬‬
‫ﻣﺘﻦ اﺻﻠﻲ ﮔﺰارش ﺑﻪ ﺑﺨﺸﻬﺎ ﻳﺎ ﻓﺼﻞ ﻫﺎﻳﻲ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻣﻲ ﺷﻮد ﻛﻪ اﻳﻦ ﻓﺼﻞ ﺑﻨﺪي ﺑﺮﺣﺴﺐ ﻣﻮﺿﻮع و ﺣﺠﻢ ﮔﺰارش اﻧﺠﺎم ﻣﻲ ﮔﻴﺮد ‪.‬اﮔﺮ‬
‫ﻣﻮﺿﻮﻋﺎت ﻣﺘﻌﺪد ﺑﺎﺷﺪ ﻫﺮ ﻣﻮﺿﻮع در ﻓﺼﻠﻲ ﺟﺪاﮔﺎﻧﻪ ﻣﻄﺮح ﻣﻲ ﺷﻮد و در ﺑﺨﺸﻬﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺧﻼﺻﻪ ‪ ،‬ﺑﻴﺎن و ﺷﺮح واﻗﻌﻴﺖ ﻫﺎ و ﺷﻮاﻫﺪ و دادﻫﺎ‬
‫ﺗﺤﻠﻴﻞ آﻧﻬﺎ و ﻧﺘﺎﻳﺞ ﺣﺎﺻﻞ از ﺗﺤﻠﻴﻞ ﻣﺪﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﺷﺮح ﺑﺤﺚ ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﭘﻴﺶ از رﺳﻴﺪن ﺑﻪ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎ ﺟﺮﻳﺎن ﻳﺎﻓﺘﻪ ﻧﻴﺰ در ﮔﺰارش ﻣﻨﻌﻜﺲ ﺷﻮد وﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎ ﺑﺎﻳﺪ در ﺟﺎﻳﻲ ﺑﻪ ﺻﻮرت‬
‫ﻗﺎﺑﻞ ﺗﻮﺟﻪ ﻣﻄﺮح ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ﻓﺼﻠﻬﺎ ﺑﻪ وﻳﮋه ﻓﺼﻞ اول ﻧﺒﺎﻳﺪ زﻳﺎد از ﺣﺪ ﻃﻮﻻﻧﻲ ﺑﺎﺷﺪ‬
‫ﺣﺠﻢ ﻓﺼﻞ اول ﺑﺎﻳﺪ ﺑﻪ اﻧﺪازه اي اﺧﺘﻴﺎر ﺷﻮد ﻛﻪ ﮔﺰارش ﺧﻮان ﻇﺮف ﻳﻚ رﺑﻊ ﭘﻴﺶ از ﺟﻠﺴﻪ ﺑﺘﻮاﻧﺪ آﻧﺮا ﺑﺨﻮاﻧﺪ ﻳﺎ اﮔﺮ ﺗﻤﺎم ﮔﺰارش را ﺧﻮاﻧﺪ‬
‫رﺋﻮس ﻣﻄﺎﻟﺐ راﺑﻪ ﻳﺎد آورد‪.‬‬
‫ﻋﻨﻮان ﻫﺎ ﺑﺎﻳﺪ زﺑﺎﻧﺪار و ﮔﻮﻳﺎ ﺑﺎﺷﻨﺪ ﺗﺎ در ﺻﻮرت ﻟﺰوم ﺻﺮف ﺧﻮاﻧﺪن آﻧﻬﺎ ﺗﺼﻮري ازﻣﻮﺿﻮع اﻳﺠﺎد ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬ﺟﺪاول ﻃﻮﻻﻧﻲ ‪،‬دﻻﻳﻞ ﺷﻮاﻫﺪ ﺗﻔﺼﻴﻠﻲ ‪،‬‬
‫ﺑﺮداﺷﺖ ﻫﺎي ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻣﺪارك ‪ ،‬اﺳﻨﺎد ﻧﻤﻮﻧﻪ ‪ ،‬واژه ﻧﺎﻣﻪ‪ ،‬ﻛﺘﺎﺑﻨﺎﻣﻪ و ﻣﺎﻧﻨﺪ آﻧﻬﺎ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺿﻤﺎﻳﻤﻲ ﺑﻪ ﮔﺰارش ﻣﻠﺤﻖ ﺷﻮﻧﺪ ﺗﺎ ﺗﻨﻪ اﺻﻠﻲ را زﻳﺎد‬
‫ﻧﺴﺎزﻧﺪ ‪.‬ﺑﺎاﻳﻦ ﺣﺎل ﮔﺎﻫﻲ ﻓﺸﺮده و ﺧﻼﺻﻪ اي از ﻣﻮادﺿﻤﺎﻳﻢ در ﻣﺘﻦ درج ﻣﻲ ﺷﻮد ‪ .‬ارﻗﺎم و ﺷﻮاﻫﺪ و داده ﻫﺎي ﺧﺎم ﻓﺮاوان در ﻣﺘﻦ اﺻﻠﻲ‬
‫ﮔﺰارش و ﺣﺘﻲ در ﺿﻤﺎﻳﻢ آن ﭘﺴﻨﺪﻳﺪه اﺳﺖ‪ ،‬اﻣﺎ اﻳﻦ ﻣﻮارد ﺑﺎﻳﺪ ﺑﻪ ﻧﺎم ﭘﺸﺘﻮاﻧﻪ ﮔﺰارش در ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺲ ﺣﻔﻆ ﺷﻮد ﺗﺎ ﻫﺮﮔﺎه اﺳﺘﻔﺎده‬
‫از آﻧﻬﺎ ﺿﺮورت ﻳﺎﻓﺖ در دﺳﺘﺮس ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﭘﺎﻳﺎن ﮔﺰارش‪:‬‬
‫در ﭘﺎﻳﺎن ﮔﺰارش ﺧﻂ ﻳﺎ ﻣﺤﻞ اﻣﻀﺎء ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮد‪.‬‬
‫ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺑﻪ اﻣﻀﺎي ﮔﺰارش دﻫﻨﺪه ﺗﻬﻴﻪ ﻛﻨﻨﺪه ﮔﺰارش و ﻣﺴﺌﻮل واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﮔﺰارش دﻫﻨﺪه و درﻏﻴﺎب وي ﺑﻪ اﻣﻀﺎي ﺟﺎﻧﺸﻴﻦ او ﺑﺮﺳﺪ‪.‬‬
‫ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش‪:‬‬
‫ﺑﺎ ﻋﻨﺎﻳﺖ ﺑﻪ ﺗﻌﺎرﻳﻒ ﮔﺰارش ﻫﺮﻛﺲ در ﻫﺮ ﻣﻘﺎﻣﻲ ﻛﻪ ﺑﺎﺷﺪ ﻧﻴﺎز ﺑﻪ ﻛﺴﺐ اﻃﻼع در ﻣﻮرد ﻛﺎر ﺧﻮد دارد و ﻳﺎ ﺑﻪ ﻋﺒﺎرت دﻳﮕﺮ ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪ ﮔﺰارش‬
‫اﺳﺖ ‪ .‬اﻋﻼم وﻗﺖ و ﺳﺎﻋﺖ ‪ ،‬ﺗﻌﺮﻳﻒ ﺣﺎدﺛﻪ ‪ ،‬ﻳﺎ ﺷﺮح وﻗﺎﻳﻊ روزاﻧﻪ ﮔﺰارش ﺑﻪ ﺷﻤﺎر ﻣﻲ روﻧﺪ ‪ .‬ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اراﺋﻪ ﮔﺰارش ﺑﻪ دو ﺻﻮرت ﺷﻔﺎﻫﻲ ﻳﺎ‬
‫ﻛﺘﺒﻲ ﺻﻮرت ﻣﻲ ﮔﻴﺮد ‪ .‬ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﻳﻨﻜﻪ ﮔﺰارش ﺷﻔﺎﻫﻲ اﻋﺘﺒﺎر و رﺳﻤﻴﺖ زﻳﺎدي ﻧﺪارد ﻣﻮرد ﺑﺤﺚ ﻣﺎ ﻗﺮار ﻧﻤﻲ ﮔﻴﺮد ‪ .‬ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش ﻛﺘﺒﻲ در‬
‫ﭼﻬﺎرﻣﺮﺣﻠﻪ زﻳﺮ ﺻﻮرت ﻣﻲ ﭘﺬﻳﺮد‪:‬‬
‫‪- 1‬اﻧﺘﺨﺎب ﻣﻮﺿﻮع‬
‫‪- 2‬ﮔﺮدآوري اﻃﻼﻋﺎت‬
‫‪- 3‬ﻃﺮح رﻳﺰي ﻣﻄﺎﻟﺐ‬
‫‪ - 4‬ﻋﺮﺿﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﺟﻤﻊ آوري ﺷﺪه‬
‫‪- 1‬اﻧﺘﺨﺎب ﻣﻮﺿﻮع اوﻟﻴﻦ ﮔﺎم در ﺗﻬﻴﻪ ﻳﻚ ﮔﺰارش اﺳﺖ ‪ .‬ﻣﻮﺿﻮع ﮔﺰارش ﺑﺎﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﺷﻐﻞ و ﻫﺪف ﻓﺮق ﻣﻴﻜﻨﺪ اﻧﺘﺨﺎب ﻣﻮﺿﻮع ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ‬
‫ﻣﺘﻨﺎﺳﺐ ﺑﺎ زﻣﺎﻧﻲ ﻛﻪ ﺑﺮاي اﻧﺠﺎم ﮔﺰارش در ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﻪ ﺷﺪه اﺳﺖ ﺑﺎﺷﺪ ﻣﺜﻼ ﻳﻚ ﮔﺰارش ﻛﺎر اداري ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﻳﻚ ﺳﺎﻋﺖ زﻣﺎن ﺑﺒﺮد و ﻳﻚ‬
‫ﮔﺰارش ﺗﺤﻘﻴﻘﻲ ﻳﻚ ﻫﻔﺘﻪ ﻳﺎ ﻳﻚ ﻣﺎه زﻣﺎن ﺑﺨﻮاﻫﺪ و ﻳﻚ ﮔﺰارش ﺗﺤﺼﻴﻠﻲ ﺣﺪاﻗﻞ ﺷﺶ ﻣﺎه زﻣﺎن ﻻزم داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬

‫‪ ٧‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ﻋﻼوه ﺑﺮ زﻣﺎن ﻻزم اﺳﺖ ﺑﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻮﺟﻮد در ﺧﺼﻮص ﮔﺰارش ﺗﻮﺟﻪ ﺷﻮد اﻣﻜﺎن ﺑﺮرﺳﻲ و ﺗﺤﻘﻴﻖ ‪ ،‬اﻧﺪوﺧﺘﻪ ﻋﻠﻤﻲ ‪ ،‬دﺳﺘﺮﺳﻲ ﺑﻪ ﻣﻨﺎﺑﻊ‬
‫اﻃﻼﻋﺎﺗﻲ از ﺟﻤﻠﻪ ﻧﻴﺎزﻫﺎي ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪- 2‬ﮔﺮدآوري اﻃﻼﻋﺎت‬
‫ﻫﺮ ﮔﺰارﺷﮕﺮ ﺑﺮاي ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪ ﮔﺮدآوري اﻃﻼﻋﺎت و ﺳﻮاﺑﻖ ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ ﻣﻮﺿﻮع اﺳﺖ ‪.‬اﻳﻦ اﻃﻼﻋﺎت ازﻃﺮق ﮔﻮﻧﺎﮔﻮن ﺑﻪ دﺳﺖ ﻣﻲ آﻳﺪ ‪.‬‬
‫ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ راه ﻫﺎي ﮔﺮدآوري اﻃﻼﻋﺎت ﻋﺒﺎرﺗﻨﺪ از‪:‬‬
‫اﻟﻒ( ﺗﺤﻘﻴﻖ ﻣﺸﺎﻫﺪه اي‬
‫ب ( ﺗﺤﻘﻴﻖ ﻋﻤﻮﻣﻲ ) ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻣﺼﺎﺣﺒﻪ و ﭘﺮﺳﺸﻨﺎﻣﻪ (‬
‫ج ( ﺗﺤﻘﻴﻖ ﻛﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ اي ﻳﺎ ﭘﮋوﻫﺶ از راه ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ‬
‫ﻛﻠﻴﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﺳﻮاﺑﻖ ‪،‬ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ ﻫﺎ ‪ ،‬ﻋﻤﻠﻜﺮد و ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ ﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻳﺎ ﻣﻮﺳﺴﺎت ‪ ،‬ﺑﻪ ﺻﻮرت ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي ﺷﺪه در ﻣﺮﻛﺰ ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ‬
‫)آرﺷﻴﻮ( ﻣﺨﺼﻮص ﺑﻪ ﻫﻤﺎن ﺳﺎزﻣﺎن ﻳﺎ ﻣﻮﺳﺴﻪ ﮔﺮدآوري ﺷﺪه و ﺑﻪ دﻗﺖ ﻧﮕﻬﺪاري ﻣﻲ ﮔﺮدد‪ .‬ﺗﺎ ﻣﻮاﻗﻊ ﺿﺮوري در اﺧﺘﻴﺎر ﻣﺴﺌﻮﻻن و ﺗﺼﻤﻴﻢ‬
‫ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن ﺳﺎزﻣﺎن ﻗﺮار ﮔﻴﺮد‬
‫ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ اﻳﻦ اﻃﻼﻋﺎت ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺴﺌﻮﻟﻴﻦ و ﺗﺼﻤﻴﻢ ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻪ اﺗﺨﺎذ ﺗﺼﻤﻴﻤﺎت و اﺳﺘﺮاﺗﮋي ﻫﺎﻳﻲ ﻣﻨﺠﺮ ﺷﺪه ﻛﻪ ﺳﻴﺎﺳﺖ ﻫﺎي ﻋﻤﻠﻴﺎﺗﻲ ‪،‬‬
‫ﺧﺪﻣﺎﺗﻲ و ﺗﻮﺳﻌﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﺑﻮده اﻧﺪ در ﺣﺎل ﺣﺎﺿﺮ ﻧﻴﺰ ﻫﺮ ﮔﻮﻧﻪ ﺗﺼﻤﻴﻢ ﮔﻴﺮي در ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺑﺎ ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ ﮔﺰارش ﻫﺎي ﻣﻄﺎﻟﻌﺎﺗﻲ ‪ ،‬ﻋﻤﻠﻴﺎﺗﻲ ﺑﺎزرﺳﻲ‬
‫ﻫﺎ ﻛﻪ ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻓﻌﺎﻟﻴﺖ ﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺴﺘﻨﺪ ﻧﺘﺎﻳﺞ ﻣﻄﻠﻮب ﺗﺮي را در ﭘﻲ ﺧﻮاﻫﺪ داﺷﺖ‪.‬‬
‫‪- 3‬ﻃﺮح رﻳﺰي ﻣﻄﺎﻟﺐ‬
‫اﻳﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﺑﺴﻴﺎر ﺣﺴﺎس اﺳﺖ و ﮔﺰارﺷﮕﺮ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﻣﻬﻨﺪﺳﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﻣﻲ ﺧﻮاﻫﺪ ﺑﻨﺎﻳﻲ را ﺑﺴﺎزد‪ ،‬اﺑﺘﺪا وﺿﻊ زﻣﻴﻦ و ﺗﻨﺎﺳﺐ ﺳﺎﺧﺘﻤﺎن را در ذﻫﻦ‬
‫ﺧﻮد ﻣﺠﺴﻢ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ‪ ،‬ﺳﭙﺲ ﺑﻪ ﻃﺮح رﻳﺰي آﻧﭽﻪ دﻳﺪه و ﺑﻪ ﻧﻈﺮش رﺳﻴﺪه اﺳﺖ ﻣﻲ ﭘﺮدازد و ﻧﻘﺸﻪ ﺳﺎﺧﺘﻤﺎن را ﺗﺮﺳﻴﻢ ﻣﻲ ﻧﻤﺎﻳﺪ و ﺑﻌﺪ از‬
‫اﻧﺘﺨﺎب ﻣﻮاد ﻻزم ‪ ،‬ﺑﺮ ﺣﺴﺐ ﺗﻘﺪم و ﺗﺎﺧﺮ ﺑﻪ درﺟﻪ ﺑﻨﺪي آﻧﻬﺎ ﻣﻲ ﭘﺮدازﻃﺮح رﻳﺰي ﻣﻄﺎﻟﺐ ﺷﺎﻣﻞ ﺳﻪ ﻗﺴﻤﺖ زﻳﺮ اﺳﺖ‪:‬‬
‫‪ -1‬ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي و ﭘﺮدازش اﻃﻼﻋﺎت و داده ﻫﺎ‬
‫‪ -2‬ﺛﺒﺖ ﻣﺮاﺣﻞ و ﺟﺮﻳﺎن ﺗﻬﻴﻪ اﻃﻼﻋﺎت و ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ ﻛﺎر‬
‫‪ - 3‬ﺗﻔﻜﻴﻚ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻣﺘﻦ و ﭘﻴﻮﺳﺖ ﮔﺰارش‬
‫‪- 4‬ﻋﺮﺿﻪ اﻃﻼﻋﺎت ﺟﻤﻊ آوري ﺷﺪه‬
‫ﭘﺲ از آﻧﻜﻪ ﺑﻪ ﺷﻴﻮه ﻫﺎي ﺳﻪ ﮔﺎﻧﻪ ﻓﻮق اﻃﻼﻋﺎت ﺟﻤﻊ آوري ﺷﺪ‪ ،‬ﺑﺎﻳﺪ ﺑﻪ ﺗﻨﻈﻴﻢ آﻧﻬﺎ ﭘﺮداﺧﺖ ﺗﻨﻈﻴﻢ اﻃﻼﻋﺎت ﻛﺎري آﺳﺎن اﺳﺖ زﻳﺮا ﺑﻌﺪ از‬
‫ﺟﻤﻊ آوري ﻣﻄﺎﻟﺐ ﮔﺰارﺷﮕﺮ ﻋﻨﺎوﻳﻦ ﻛﻠﻲ ﮔﺰارش را ﻳﺎدداﺷﺖ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ ﺳﭙﺲ ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﻫﻤﻴﺖ ﻣﻮﺿﻮع ﻫﺮ ﻳﻚ را درﺟﺎي ﻣﻨﺎﺳﺐ ﺧﻮد ﻗﺮار‬
‫ﻣﻲ دﻫﺪ ﻫﻨﺮ ﮔﺰارش ﻧﻮﻳﺴﻲ در اﻳﻦ ﻣﻮﻗﻊ ﺗﺠﻠﻲ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ ‪ .‬اﻓﺮادي ﻛﻪ ﺑﺎ ﻓﻜﺮ دﻗﻴﻖ و ﻣﻨﻄﻘﻲ ﺑﻪ ﻧﻮﺷﺘﻦ ﮔﺰارش ﻣﻲ ﭘﺮدازﻧﺪ ‪.‬ﺑﻪ ﻳﻘﻴﻦ ﺑﻬﺘﺮ از‬
‫دﻳﮕﺮان ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﻨﺪ اﻧﺪﻳﺸﻪ ﻫﺎ و ﺧﻮاﺳﺘﻪ ﻫﺎي ﺧﻮد را ﻋﺮﺿﻪ دارﻧﺪ ﺗﻨﻈﻴﻢ ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﻣﺒﺘﻨﻲ ﺑﺮ ﺳﺎﺧﺘﺎر ﮔﺰارش ﺑﺎﺷﺪ ‪ .‬ﺳﺎﺧﺘﺎر اراﺋﻪ ﺷﺪه در‬
‫اﺑﺘﺪاي ﻓﺼﻞ ﻧﻮﻳﺴﻨﺪه ﮔﺰ ارش ﺑﺎﻳﺪ ﭘﻴﺶ از آﻏﺎز ﻧﮕﺎرش ﻓﻜﺮ ﻛﻨﺪ ﭼﻪ ﻣﻲ ﺧﻮاﻫﺪ ﺑﻨﻮﻳﺴﺪ؟ ﺑﺮاي ﭼﻪ ﻛﺴﻲ ﻣﻲ ﻧﻮﻳﺴﺪ؟ﭼﻪ ﻣﻘﺪار و ﭼﮕﻮﻧﻪ‬
‫ﺑﻨﻮﻳﺴﺪ؟ ﺗﺎ ﻧﻮﺷﺘﻪ او ﻣﻮرد ﻗﺒﻮل واﻗﻊ ﺷﻮد‪.‬‬
‫ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻬﻴﻪ ﻳﻚ ﮔﺰارش ﺗﻮﺻﻴﻔﻲ ﻣﻄﺎﻟﻌﺎﺗﻲ‬
‫در ﺗﻬﻴﻪ ﻳﻚ ﮔﺰارش ﻣﻄﺎﻟﻌﺎﺗﻲ رﻋﺎﻳﺖ ﺗﺮﺗﻴﺐ ﻣﺮاﺣﻞ زﻳﺮ ﻗﺎﺑﻞ ﺗﻮﺟﻪ اﺳﺖ‪:‬‬
‫اﻟﻒ ‪ :‬ﺗﻬﻴﻪ ﺳﻮاﺑﻖ‪:‬‬
‫اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻣﻌﺘﺒﺮي ﻛﻪ از ﭘﻴﺶ وﺟﻮد دارد ‪ .‬ﻫﻤﭽﻮن ﮔﺰارش ﻫﺎ ‪ ،‬ﺑﺮﻳﺪه ﻣﻄﺒﻮﻋﺎت ‪ ،‬ﻣﻘﺎﻻت ‪ ،‬ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت ﮔﺬﺷﺘﻪ و ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي ﻋﻤﻠﻴﺎﺗﻲ‪ .‬اﻳﻦ‬
‫ﺳﻮاﺑﻖ ﭘﻴﺶ از آﻧﻜﻪ ﻛﺎر ﺗﺤﻘﻴﻘﻲ ﺑﻪ ﻣﻌﻨﺎي واﻗﻌﻲ آن آﻏﺎز ﺷﻮد ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻮرد ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ ﻗﺮار ﮔﻴﺮد ﺗﺎ ﻣﺸﺨﺺ و در ﻣﺴﻴﺮ ﻣﻮردﻧﻈﺮ ﭼﻪ ﻛﺎرﻫﺎﻳﻲ‬
‫ﺻﻮرت ﮔﺮﻓﺘﻪ اﺳﺖ‪.‬اﺳﻨﺎد ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﺳﻮاﺑﻖ در ﮔﺰارش ﻧﻬﺎﻳﻲ ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻣﻨﺒﻊ و ﻣﺎﺧﺬ ﻳﺎد ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ‪.‬‬
‫ب ‪ :‬ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي و ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي اﻃﻼﻋﺎت‪:‬‬
‫اﻳﻦ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي ﺷﺎﻣﻞ ﻓﻬﺮﺳﺖ ﺑﻨﺪي ﻣﻄﺎﻟﺒﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ در ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ درج ﺷﻮد ‪ .‬اﻓﺮادي ﻛﻪ ﺑﺎ آﻧﻬﺎ ﺑﺎﻳﺪ ﺗﻤﺎس ﮔﺮﻓﺘﻪ ﺷﻮد ‪.‬ﻃﺮح ﻛﻞ ﮔﺰارش‬
‫ﺑﺎ ذﻛﺮ ﻧﺎم ﻣﺠﺮي ﻃﺮح و ﻣﻮﻋﺪ اﺟﺮا و ﻫﻤﭽﻨﻴﻦ ﻳﺎدداﺷﺖ ﻫﺎ و ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت ﻣﺮﺑﻮﻃﻪ ‪.‬در اﻳﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ داده ﻫﺎ ﻳﺎ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻪ دﺳﺖ آﻣﺪه ﭘﺮدازش ﻳﺎ‬
‫ﺗﺤﻠﻴﻞ ﺷﺪه و ﻣﺤﻞ ﻛﺎرﺑﺮد آﻧﻬﺎ در ﺗﻬﻴﻪ ﻣﺘﻦ ﻣﻌﻴﻦ ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬

‫‪ ٨‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫ج ‪ :‬ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ ﻛﺎر‪:‬‬
‫در ﻣﻮاﻗﻌﻲ ﻛﻪ ﮔﺰارش ﻃﻮﻻﻧﻲ ﺑﺎﺷﺪ و ﻧﻴﺎز ﺑﻪ ﻣﺮاﺟﻌﻪ و ﻣﺼﺎﺣﺒﻪ ﺑﺎ اﻓﺮاد ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﻣﺤﻞ ﻫﺎي ﻣﺘﻔﺎوﺗﻲ ﺑﺎﺷﺪﻻزم اﺳﺖ ﻣﺮاﺣﻞ ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ ﻛﺎر‪،‬‬
‫اﻓﺮاد ﻣﻼﻗﺎت ﺷﺪه و ﻣﺸﻜﻼت و ﻣﻮاﻧﻊ اﺣﺘﻤﺎﻟﻲ ﻣﺸﺨﺺ ﺷﻮد ‪ .‬ﮔﺰارﺷﮕﺮ درﻫﺮ ﻣﺮﺣﻠﻪ از اﻧﺠﺎم ﮔﺰارش در ﺻﻮرت ﻧﻴﺎز وﺿﻌﻴﺖ ﻛﺎر را ﺑﻪ ﻃﻮر‬
‫ﺷﻔﺎﻫﻲ ﻳﺎ ﻛﺘﺒﻲ ﮔﺰارش ﻣﻲ دﻫﺪ ﺗﺎ درﺻﻮرت ﻧﻴﺎز ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﺿﻤﻦ ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ و ﻧﻈﺎرت ﻣﺴﺘﻤﺮ ﺑﺮ ﻛﺎر ﻛﻤﻚ ﻫﺎ و راﻫﻨﻤﺎﻳﻲ ﻫﺎ ي ﻻزم را اراﺋﻪ‬
‫ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬در ﮔﺰارش ﻧﻬﺎﻳﻲ ﻃﺒﻌ‪‬ﺎ از ﮔﺰارش ﻫﺎي ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ ﻛﺎر اﻟﺒﺘﻪ ﺑﺎ ﮔﺮاﻳﺶ ﺗﺎزه و ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮي ﻫﺎي ﻗﻄﻌﻲ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬

‫ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻬﻴﻪ ﮔﺰارش اداري ﻳﺎ ﮔﺰارش ﻛﺎر‪:‬‬

‫‪- 1‬ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﻳﺎ ﻋﻨﻮان‬
‫ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﮔﺰارش ﻋﻴﻨﺎ ﻣﻄﺎﺑﻖ ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي اداري ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻲ ﮔﺮدد ﺑﺎاﻳﻦ ﺗﻔﺎوت ﻛﻪ‬
‫اﻟﻒ( اﮔﺮ ﮔﺰارش دﻫﻨﺪه از ﻛﺎرﻛﻨﺎن زﻳﺮدﺳﺖ ﮔﺰارش ﮔﻴﺮﻧﺪه ﺑﺎﺷﺪ ﺑﻪ ﺟﺎي ﻋﻨﻮان واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﮔﺰارش دﻫﻨﺪه در ﻣﻘﺎﺑﻞ ﻛﻠﻤﻪ ) از( ﻧﺎم و ﻧﺎم‬
‫ﺧﺎﻧﻮادﮔﻲ ﺧﻮد را ذﻛﺮ ﻣﻲ ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬‬
‫ب ( واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ و ﻛﺎرﻛﻨﺎن ﻳﻚ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﻧﻤﻲ ﺗﻮاﻧﻨﺪ ﺑﻪ ﻣﻘﺎم ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﻛﻪ در ﺗﺎﺑﻌﻴﺖ آن ﻫﺎ ﻗﺮار ﻧﺪارﻧﺪ ﮔﺰارش دﻫﻨﺪ ‪.‬در اﻳﻦ ﮔﻮﻧﻪ‬
‫ﻣﻮارد ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﮔﺰارش ﺑﻪ ﻋﻨﻮان ﻣﺴﺌﻮل ذﻳﺮﺑﻂ ﺗﻬﻴﻪ و ﻃﻲ آن درﺧﻮاﺳﺖ ﺷﻮد ﻛﻪ ﻣﺮاﺗﺐ ﺑﻪ ﻣﻘﺎم ﻣﻮردﻧﻈﺮ ﻳﺎ واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﻣﺮﺑﻮط اﻋﻼم و‬
‫ﻣﻨﻌﻜﺲ ﮔﺮدد ‪.‬ﻣﻘﺎﻣﺎت و واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺑﺮاﺑﺮ ﺿﻮاﺑﻂ ﻣﻘﺮر در ﺣﺪود اﺧﺘﻴﺎرات ﻋﻤﻞ ﺧﻮاﻫﻨﺪ ﻧﻤﻮد‪.‬‬
‫‪- 2‬ﻣﺘﻦ‬
‫ﻣﺘﻦ ﮔﺰارش ﻫﻤﺎﻧﻨﺪ ﻣﺘﻦ ﻧﺎﻣﻪ ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﮔﺮدد‪ ،‬ﺑﺎ اﻳﻦ ﺗﻔﺎوت ﻛﻪ‪:‬‬
‫اﻟﻒ( اﮔﺮ ﮔﺰارش ﺑﺮاﺳﺎس دﺳﺘﻮر ﺻﺎدره ﻗﺒﻠﻲ ﻳﺎ ﻣﺒﺘﻨﻲ ﺑﺮ ﺳﻮاﺑﻘﻲ ﺗﻬﻴﻪ ﻣﻲ ﺷﻮد ﺣﺘﻤﺎ ﺑﺎﻳﺴﺘﻲ ﺑﻪ دﺳﺘﻮر ﺻﺎدره اﺷﺎره و ﻳﺎ ﺷﺮح ﻣﺨﺘﺼﺮ و‬
‫ﻣﻔﻴﺪي از ﺳﺎﺑﻘﻪ اﻣﺮ‪ ،‬در اﺑﺘﺪاي ﮔﺰارش ذﻛﺮ ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪.‬ب ( ﺷﺮح اﻗﺪاﻣﺎت اﻧﺠﺎم ﺷﺪه در اﺟﺮاي دﺳﺘﻮر ﺻﺎدره و ﻧﺘﺎﻳﺞ ﺣﺎﺻﻞ از آن و ﻳﺎ ﺷﺮح دﻻﻳﻞ وﻋﻮاﻣﻠﻲ ﻛﻪ ﻣﻨﺠﺮ ﺑﻪ ﺗﻘﺪﻳﻢ ﮔﺰارش ﺷﺪه اﺳﺖ ‪،‬‬
‫ﺑﺎﻳﺪ در ﻣﺘﻦ ﮔﺰارش آورده ﺷﻮد‪.‬‬
‫ج ( ﻣﺘﻦ ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ در ﺻﻮرت ﻟﺰوم ‪ ،‬ﺣﺎوي ﻧﻤﻮدار ‪ ،‬ﺗﺼﻮﻳﺮ ‪،‬آﻣﺎر ‪ ،‬ﺗﺠﺰﻳﻪ و ﺗﺤﻠﻴﻞ ﻣﻮﺿﻮع ‪،‬ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮي و ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎي ﻣﺒﺘﻨﻲ ﺑﺮ ﻧﻮع‬
‫درﺧﻮاﺳﺖ ﻳﺎ ﻣﻮﺿﻮع ﮔﺰارش ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪- 3‬ﭘﺎﻳﺎن ﮔﺰارش‬
‫ﭘﺎﻳﺎن ﮔﺰارش ﺑﺠﺰ ﺧﻂ اﻣﻀﺎء ‪,‬ﻓﺎﻗﺪ ﺑﻘﻴﻪ ﻣﻮارد ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻧﺎﻣﻪ ) ﻧﺎم و ﻧﺎم ﺧﺎﻧﻮادﮔﻲ ﻣﺴﺌﻮل واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺻﺎدرﻛﻨﻨﺪه ﻧﺎﻣﻪ و ﻋﻨﻮان ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ‬
‫وي ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪ (.‬ﮔﺰارش ﺑﺎﻳﺪ ﺑﻪ اﻣﻀﺎي ﻣﺴﺌﻮل واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﮔﺰارش دﻫﻨﺪه و در ﻏﻴﺎب وي ﺑﻪ اﻣﻀﺎي ﺟﺎﻧﺸﻴﻦ اوﺑﺮﺳﺪ ‪.‬‬
‫ﺗﻮﺿﻴﺢ ‪:‬‬
‫‪- 1‬ﮔﺰارش ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﺣﺎوي ﭘﻴﺸﻨﻬﺎد ﻳﺎ ﻛﺴﺐ اﺟﺎزه اﺳﺖ ﻧﺒﺎﻳﺪ ﻃﻮري ﺗﻨﻈﻴﻢ ﺷﻮد ﻛﻪ ﺑﺮاي ﻣﻘﺎم ﮔﺰارش ﮔﻴﺮﻧﺪه ﺗﻌﻴﻴﻦ ﺗﻜﻠﻴﻒ ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬‬
‫‪- 2‬در ﺻﻮرت ﻧﻴﺎز اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻻزم ﺑﻪ ﺿﻤﻴﻤﻪ ﮔﺰارش ارﺳﺎل ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ﻓﺼﻞ ﭼﻬﺎرم ﺷﻨﺎﺧﺖ ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري ‪ ‬‬
‫ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت راﻳﺞ در ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ و ﻣﻮﺳﺴﺎت دوﻟﺘﻲ و ﻏﻴﺮدوﻟﺘﻲ ﺷﺎﻣﻞ اﻧﻮاع زﻳﺮ اﺳﺖ ﻛﻪ ﺿﻤﻦ ﻋﻨﻮان ﻫﺮﻳﻚ ﺗﻌﺮﻳﻒ ﻣﺮﺑﻮﻃﻪ ﻧﻴﺰ آﻣﺪه اﺳﺖ‪:‬‬
‫ﻧﺎﻣﻪ‪:‬‬
‫ﻧﻮﺷﺘﻪ اي اﺳﺖ ﺣﺎوي ﻣﻄﺎﻟﺐ اداري ) ﻳﻚ ﻳﺎ ﭼﻨﺪ ﻣﻮﺿﻮع ( ﻛﻪ ﺑﺮاي ﺗﺒﺎدل اﻃﻼﻋﺎت و ﻧﻈﺮات ‪ ،‬اﻋﻼم ﺧﻮاﺳﺘﻪ ﻫﺎ و ﻳﺎ ﭘﻴﮕﻴﺮي و اﻃﻼع از‬
‫اﻗﺪاﻣﺎت اﻧﺠﺎم ﺷﺪه ﺑﻴﻦ دو ﻳﺎ ﭼﻨﺪ ﻣﺮﺟﻊ دورن ﻳﺎ ﺑﺮون ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﻣﻮرد اﺳﺘﻔﺎده ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮد‪.‬‬
‫ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ‪:‬‬
‫ﻣﻄﻠﺒﻲ اﺳﺖ ﻣﻜﺘﻮب ﻛﻪ ﺟﻨﺒﻪ ﻋﻤﻮﻣﻲ داﺷﺘﻪ و از ﻃﺮف ﻣﻘﺎم ﻣﺴﺌﻮل و ذﻳﺼﻼح ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر آﮔﺎﻫﻲ و ﻳﺎ اﺟﺮاء ﺑﺮاي واﺣﺪﻫﺎ و ﻛﺎرﻛﻨﺎن ذﻳﻨﻔﻊ ﻳﺎ‬
‫ذﻳﺮﺑﻂ ارﺳﺎل ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ‪:‬‬

‫‪ ٩‬‬
‫‪ ‬‬
‫ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ اي اﺳﺖ ﻛﻪ ﻃﻲ آن ﻣﺮاﺣﻞ اﻧﺠﺎم ﻛﺎر و وﻇﺎﻳﻒ و ﻣﺴﺌﻮﻟﻴﺖ واﺣﺪﻫﺎ و ﻣﺮاﺟﻌﻲ از ﺳﺎزﻣﺎن ﻛﻪ ﻫﻤﻜﺎري و ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﻲ آﻧﻬﺎ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر‬
‫دﺳﺘﻴﺎﺑﻲ ﺑﻪ ﻫﺪف ﻳﺎ اﻫﺪاف ﺧﺎص ﺿﺮوري اﺳﺖ‪ ،‬ﺗﻌﻴﻴﻦ و از ﺳﻮي ﻣﻘﺎم ﺑﺎﻻﺗﺮ ﺑﺮاي اﺟﺮا اﺑﻼغ ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫آﺋﻴﻦ ﻧﺎﻣﻪ‪:‬‬
‫آﺋﻴﻦ ﻧﺎﻣﻪ ﻧﻮﺷﺘﻪ اي اﺳﺖ ﻛﻪ راه و روش و ﭼﮕﻮﻧﮕﻲ اﺟﺮاي ﻳﻚ ﻣﺼﻮﺑﻪ ﻳﺎ ﻳﻚ ﺗﺼﻤﻴﻢ را ﺑﻴﺎن ﻣﻲ ﻧﻤﺎﻳﺪ‪.‬‬
‫ﺗﻘﺎﺿﺎﻧﺎﻣﻪ‪:‬‬
‫ﻧﻮﺷﺘﻪ اي ﻛﻪ در آن ﺗﻘﺎﺿﺎ ﻳﺎ ﺧﻮاﺳﺘﻪ اي از ﺷﺨﺺ ﺣﻘﻴﻘﻲ ﻳﺎ ﺣﻘﻮﻗﻲ ﺑﻴﺎن ﺷﺪه ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﭘﻴﺶ ﻧﻮﻳﺲ‪:‬‬
‫ﻧﻮﺷﺘﻪ اي ﺑﻪ ﺷﻜﻞ ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ ﻧﻬﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺗﺎﺋﻴﺪ ﻳﺎ اﻇﻬﺎرﻧﻈﺮ و اﺻﻼح ات اﺣﺘﻤﺎﻟﻲ ﺑﻪ ﻣﻘﺎم ﺑﺎﻻﺗﺮ اراﺋﻪ ﻣﻴﺸﻮد‪.‬‬
‫ﻣﻴﻨﻮت‪:‬‬
‫ﻧﺴﺨﻪ اي از ﻧﻮﺷﺘﻪ اﺻﻠﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﺗﻮﺳﻂ اﻗﺪام ﻛﻨﻨﺪه و رده ﺑﺎﻻﺗﺮ ﭘﺎراف ﺷﺪه و در ﭘﺮوﻧﺪه ﺑﺎﻳﮕﺎﻧﻲ ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫دﺳﺘﻮر‪:‬‬
‫ﻣﻄﻠﺒﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ از ﺳﻮي ﻣﻘﺎم ﺑﺎﻻﺗﺮ ‪ ،‬ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر اﺟﺮاء ﺑﻪ اﻓﺮاد ﻳﺎ واﺣﺪﻫﺎي زﻳﺮدﺳﺖ اﺑﻼغ ﻣﻲ ﮔﺮدد و ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﺷﻔﺎﻫﻲ ﻳﺎ ﻛﺘﺒﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫ﭘﻴﻮﺳﺖ‪:‬‬
‫ﻣﺪرﻛﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ اﻣﻜﺎن وارد ﻛﺮدن آن در ﻣﺘﻦ ﻧﺎﻣﻪ ﻧﻴﺴﺖ و ﺑﺮاﺳﺎس ﺿﺮورت ﻫﻤﺮاه ﻧﻮﺷﺘﻪ اﺻﻠﻲ ارﺳﺎل ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ﺿﻤﻴﻤﻪ ‪ :‬اﮔﺮ ﭘﻴﻮﺳﺖ ﻧﻮﺷﺘﻪ داراي ﭘﻴﻮﺳﺖ ﺑﺎﺷﺪ ﺑﻪ آن ﺿﻤﻴﻤﻪ ﮔﻮﻳﻨﺪ‪.‬‬
‫اﺻﻮل ﻋﻤﻮﻣﻲ و ﻓﻨﻲ ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت‪:‬‬
‫ﺑﺮاي آﻧﻜﻪ ﻧﻮﺷﺘﻪ اي ﻣﻮﺛﺮ واﻗﻊ ﺷﻮد ﺑﺎﻳﺪ ﻃﻮري ﺗﻬﻴﻪ ﺷﻮد ﻛﻪ ﮔﻮﻳﺎي ﻧﻈﺮ واﻗﻌﻲ ﻧﻮﻳﺴﻨﺪه ﺑﻮده و ﺑﺪون اﺑﻬﺎم و ﺳﻮء ﺗﻔﺎﻫﻢ ﺑﺎﺷﺪ ‪.‬ﻳﻚ ﻣﺘﻦ‬
‫ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ اي ﻳﺎ ﻳﻚ ﻧﺎﻣﻪ ﺧﻮب واﺟﺪ ﺷﺮاﻳﻂ و ﻧﻜﺎت زﻳﺮ اﺳﺖ‬
‫‪ .1‬ﺑﻴﺎن ﻣﻄﻠﺐ ‪ :‬ﻣﺘﻦ ﻧﻮﺷﺘﻪ روﺷﻦ و ﻏﻴﺮﻗﺎﺑﻞ ﺗﻔﺴﻴﺮ ﺑﻮده و ﺣﺎوي ﻳﻚ ﻣﻔﻬﻮم و اﻳﺪه اﺻﻠﻲ ﺑﺎﺷﺪ‬
‫‪ .2‬درﺳﺖ ﻧﻮﺷﺘﻦ ‪ :‬ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻓﺎﻗﺪ ﻫﺮ اﺷﺘﺒﺎه اﻣﻼﺋﻲ و اﻧﺸﺎﻳﻲ ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪ .3‬ﻣﻨﻄﻘﻲ ﺑﻮدن ‪ :‬ارﺗﺒﺎط ﻣﻨﻄﻘﻲ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﺑﺎ ﻳﻜﺪﻳﮕﺮ رﻋﺎﻳﺖ ﺷﺪه ﺑﺎﺷﺪ‪.‬‬
‫‪ .4‬ﺗﻘﺴﻴﻢ ﺑﻨﺪي ﻣﻄﺎﻟﺐ ‪ :‬ﻣﺘﻦ ﻣﻜﺎﺗﺒﻪ ﻣﻲ ﺗﻮاﻧﺪ ﺷﺎﻣﻞ ﺳﻪ ﻗﺴﻤﺖ ﺳﺎﺑﻘﻪ ‪ ،‬ﻣﻄﻠﺐ ﻣﻮردﻧﻈﺮ و اﻗﺪاﻣﺎت ﻣﻮرد اﻧﺘﻈﺎرﺑﺎﺷﺪ ‪.‬رﻋﺎﻳﺖ‬
‫ﭘﺎراﮔﺮاف ﺑﻨﺪي ﻋﻼوه ﺑﺮ ﺟﻠﺐ ﺗﻮﺟﻪ ﺧﻮاﻧﻨﺪه ﺑﻪ روﺷﻨﻲ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﻛﻤﻚ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ‪.‬‬
‫‪ .5‬واﻗﻊ ﺑﻴﻨﻲ ‪ :‬ﻣﻄﻠﺐ ﺑﺎ ﺑﻲ ﻃﺮﻓﻲ و ﺑﺪون ﻏﺮض ورزي ﺗﻬﻴﻪ ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪ .6‬رﻋﺎﻳﺖ اﺧﺘﺼﺎر ‪ :‬ﻣﺨﺘﺼﺮ ﻧﻮﻳﺴﻲ‪ ،‬اﺷﺘﺒﺎه را ﻛﻢ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ وﻟﻲ ﻧﺒﺎﻳﺪ ﺑﻪ روﺷﻨﻲ و درﺳﺘﻲ ﻧﻮﺷﺘﻪ ‪ ،‬ﺟﺎﻣﻊ وﻛﺎﻣﻞ ﺑﻮدن آن ﺧﺪﺷﻪ وارد‬
‫ﺳﺎزد‪.‬‬
‫ﺗﺎﻛﻴﺪ ﻧﻜﺎت و ﻣﻮارد ﻣﻬﻢ ‪ :‬ﺑﺮﺟﺴﺘﻪ ﻛﺮدن و در دﻳﺪ ﻗﺮار دادن ﻧﻜﺎت و ﻣﻮارد ﻣﻬﻢ ﻧﻮﺷﺘﻪ ‪ ،‬ﺑﺎ رﻋﺎﻳﺖ ﺗﺮﺗﻴﺐ و ﺗﻮاﻟﻲ ﺻﺤﻴﺢ ﺑﺮاي ﺑﻴﺎن‬
‫ﻋﺒﺎرات‪.‬‬
‫ﺻﺤﻴﺢ ﻧﻮﺷﺘﻦ ‪ :‬رﻋﺎﻳﺖ ﻋﻼﺋﻢ و ﻧﻘﻄﻪ ﮔﺬاري در ﻧﻮﺷﺘﻪ‬
‫ﺳﺎدﮔﻲ ‪ :‬اﺳﺘﻔﺎده از ﺟﻤﻼت و ﻋﺒﺎرات ﺳﺎده و ﻛﻮﺗﺎه و روﺷﻦ و ﭘﺮ ﻫﻴﺰ از ﺑﻪ ﻛﺎرﮔﻴﺮي واژه ﻫﺎ واﺻﻄﻼﺣﺎت ﻏﻴﺮﻣﺘﻌﺎرف‪.‬‬
‫ﺑﺮاي ﺗﻬﻴﻪ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﻧﻴﺎز ﺑﻪ ﺟﻤﻊ آوري ‪ ،‬ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي ‪ ،‬ﺗﺠﺰﻳﻪ و ﺗﺤﻠﻴﻞ و ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﺪارك و اﻃﻼﻋﺎت دارد رﻋﺎﻳﺖ ﻣﻮارد زﻳﺮ‬
‫ﺑﺮ ﺳﺮﻋﺖ ‪ ،‬دﻗﺖ و درﺳﺘﻲ ﻛﺎر ﻣﻲ اﻓﺰاﻳﺪ‪:‬‬
‫‪ .1‬ﺷﻨﺎﺧﺖ و درك ﻣﻮﺿﻮع ‪ :‬اﻃﻤﻴﻨﺎن ﺣﺎﺻﻞ ﺷﻮد ﻛﻪ ﻣﻮﺿﻮع ﻛﺎﻣﻼ درك و ﺣﺪود و اﻫﻤﻴﺖ ﻛﺎر درﻳﺎﻓﺖ ﺷﺪه اﺳﺖ‪.‬‬
‫‪ .2‬ﺗﻬﻴﻪ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ و روش ﻛﺎر ‪ :‬ﻗﺒﻞ از ﻫﺮ ﭼﻴﺰ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ و رو ش ﻛﺎر ﺧﻮد را ﺗﻌﻴﻴﻦ و ﻣﻌﻠﻮم ﻛﻨﻴﺪ ﭼﻪ ﺳﻮاﺑﻖ و اﻃﻼﻋﺎﺗﻲ ﻻزم اﺳﺖ و‬
‫ﭼﮕﻮﻧﻪ ‪ ،‬از ﻛﺠﺎ و ﺑﻪ ﭼﻪ ﺗﺮﺗﻴﺒﻲ ﻣﻲ ﺗﻮان آﻧﻬﺎ را ﻓﺮاﻫﻢ ﻧﻤﻮد‪.‬‬
‫‪ .3‬ﺗﻬﻴﻪ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ زﻣﺎﻧﺒﻨﺪي ‪ :‬در ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﻪ ﺷﻮد ﭼﻪ ﻣﺪت زﻣﺎﻧﻲ ﺑﺮاي ﺗﻬﻴﻪ ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻣﻮردﻧﻈﺮ در اﺧﺘﻴﺎر ا ﺳﺖ وﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ آن ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ‬
‫رﻳﺰي زﻣﺎﻧﻲ ﺗﻬﻴﻪ ﺷﻮد‪.‬‬

‫‪  ١٠‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫‪ .4‬ﺟﻤﻊ آوري اﻃﻼﻋﺎت و ﺳﻮاﺑﻖ ‪ :‬ﺳﻮاﺑﻖ و اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻮرد ﻧﻴﺎز ﺟﻤﻊ آوري و ارزﻳﺎﺑﻲ ﺷﺪه و از آﻧﻬﺎﻳﺎدداﺷﺖ ﺑﺮداري ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪ .5‬ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻳﺎدداﺷﺖ ﻫﺎ ‪ :‬ﻳﺎدداﺷﺖ ﻫﺎي ﺗﻬﻴﻪ ﺷﺪه ﺑﺮاﺳﺎس ﻣﻮﺿﻮع و اﻫﻤﻴﺖ آﻧﻬﺎ ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪي و ﺗﻨﻈﻴﻢ ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪ .6‬ﺗﻌﻴﻴﻦ ﻧﻮع ﻧﻮﺷﺘﻪ ‪ :‬ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻣﻮﺿﻮع ‪ ،‬ﺣﺠﻢ ﻣﻄﺎﻟﺐ و ﻣﺤﺘﻮي ‪ ،‬ﻧﻮع ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻣﻨﺎﺳﺐ ﺗﻌﻴﻴﻦ ﺷﻮد‬
‫‪ .7‬ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﻲ ‪ :‬اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻣﻼﻗﺎت ﻫﺎي ﻏﻴﺮرﺳﻤﻲ و ﻳﺎ ﺗﺸﻜﻴﻞ ﻛﻤﻴﺴﻴﻮن ﻫﺎ ‪ ،‬ﻧﻈﺮات و ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎي ﺻﺎﺣﺒﻨﻈﺮان ‪ ،‬ﻣﺘﺨﺼﺼﻴﻦ‬
‫و ﻣﺴﺌﻮﻟﻴﻦ ذﻳﺮﺑﻂ درﻳﺎﻓﺖ ﺷﺪه و اﻃﻤﻴﻨﺎن ﺣﺎﺻﻞ ﺷﻮد ﻛﻪ ﺑﻪ ﺗﻤﺎﻣﻲ ﺟﻨﺒﻪ ﻫﺎ وﺟﻮاﻧﺐ ﻣﻮﺿﻮع ﺗﻮﺟﻪ ﺷﺪه اﺳﺖ‪.‬‬
‫‪ .8‬ﺟﻤﻊ ﺑﻨﺪي ‪ ،‬ﻧﺘﻴﺠﻪ ﮔﻴﺮي و ﺗﻬﻴﻪ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎ ‪ :‬ﻣﺠﻤﻮع اﻃﻼﻋﺎت ﻓﺮاﻫﻢ آﻣﺪه و ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎي ﻣﻄﺮوﺣﻪ را ﺗﺠﺰﻳﻪ و ﺗﺤﻠﻴﻞ ﻛﺮده و‬
‫ﺑﺎﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ ﻧﺘﺎﻳﺞ ﺣﺎﺻﻠﻪ ‪ ،‬ﭘﻴﺸﻨﻬﺎدﻫﺎي ﻻزﻣﻲ ﻛﻪ ﻣﺘﻜﻲ ﺑﺮ ﺣﻘﺎﻳﻖ ﺑﺎﺷﻨﺪ در ﻗﺎﻟﺐ اﻣﻜﺎﻧﺎت ﻣﻮﺟﻮد و ﻗﺎﺑﻞ دﺳﺘﻴﺎﺑﻲ ﺗﻬﻴﻪ و ﺟﺰﺋﻴﺎت‬
‫آﻧﻬﺎ ﻧﻴﺰ ﺗﻌﻴﻴﻦ ﺷﻮد‪.‬‬
‫‪ .1‬ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻧﻮﺷﺘﻪ و اراﺋﻪ آن ‪ :‬ﻣﻄﺎﻟﺐ ﺣﺎﺻﻠﻪ را ﺑﺎﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﺻﻮل و ﻧﻜﺎت ﻓﻨﻲ ﻧﮕﺎرش ﻫﺎ در ﻗﺎﻟﺐ ﻳﻜﻲ از اﻧﻮاع ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت ﺗﻨﻈﻴﻢ و ﺑﻪ‬
‫رده ﻣﺴﺌﻮﻟﻴﻦ اراﺋﻪ ﺷﻮد ﻋﻼﺋﻢ و ﻧﺸﺎﻧﻪ ﻫﺎي درﺳﺖ ﻧﻮﻳﺴﻲ ) ﺳﺠﺎوﻧﺪي ( رﻋﺎﻳﺖ ﺷﻮد‪.‬‬
‫اﺟﺰاي ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي اداري‬
‫ﻫﺮ ﻧﺎﻣﻪ اداري از ﭘﻨﺞ ﻗﺴﻤﺖ ﺑﻪ ﺷﺮح زﻳﺮ ﺗﺸﻜﻴﻞ ﻣﻲ ﺷﻮد‪:‬‬
‫اﻟﻒ ‪-‬ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ‬
‫ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي اداري ﺑﻪ آن ﻗﺴﻤﺖ از ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ اﻃﻼق ﻣﻲ ﮔﺮدد ﻛﻪ ﻣﻌﻤﻮ ﻻ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﭼﺎﭘﻲ در ﻗﺴﻤﺖ ﺑﺎﻻي ﻛﺎﻏﺬﻫﺎي اداري ﻃﺮاﺣﻲ ﻣﻲ‬
‫ﮔﺮدد ‪ .‬در وزارﺗﺨﺎﻧﻪ ﻫﺎ و ﻣﻮﺳﺴﺎت دوﻟﺘﻲ آرم ﻳﺎ ﻧﻤﺎد ﺟﻤﻬﻮري اﺳﻼﻣﻲ اﻳﺮان ﻫﻤﺮاه ﺑﺎ ﻧﺎم وزارﺗﺨﺎﻧﻪ ‪،‬ﻧﺎم ﻣﻮﺳﺴﻪ ﻳﺎ ﺳﺎزﻣﺎن ‪ ،‬ﺷﻤﺎره ‪ ،‬ﺗﺎرﻳﺦ و‬
‫ﭘﻴﻮﺳﺖ در ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﻧﺎﻣﻪ ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮد ‪.‬در داﻧﺸﮕﺎه ﻋﻠﻮم ﭘﺰﺷﻜﻲ ﻧﻴﺰ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ آرم داﻧﺸﮕﺎه ‪ ،‬ﻋﻨﺎوﻳﻦ ﻓﺮﺳﺘﻨﺪه و ﮔﻴﺮﻧﺪه و ﻣﻮﺿﻮع در ﺳﻤﺖ‬
‫راﺳﺖ ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ) ‪ ،‬ﻋﻨﺎوﻳﻦ ﺗﺎرﻳﺦ ‪ ،‬ﺷﻤﺎره و ﭘﻴﻮﺳﺖ ( در ﺳﻤﺖ ﭼﭗ ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮد‪.‬‬
‫اﺳﺘﺎﻧﺪارد ‪ 379‬ﻣﻮﺳﺴﻪ اﺳﺘﺎﻧﺪارد و ﺗﺤﻘﻴﻘﺎت ﺻﻨﻌﺘﻲ اﻳﺮان ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ را ﭼﻨﻴﻦ ﺗﻌﺮﻳﻒ ﻣﻲ ﻛﻨﺪ " ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﺷﺎﻣﻞ آرم ﺟﻤﻬﻮري اﺳﻼﻣﻲ و ﻳﺎ آرم‬
‫ﺳﺎزﻣﺎن و ﻧﻮﺷﺘﻪ ﻫﺎي زﻳﺮ آ ن ) ﻧﺎم ﺳﺎز ﻣﺎن ( ﻛﻪ در ﺑﺎﻻ وﺳﻤﺖ راﺳﺖ ﻛﺎﻏﺬ ﻗﺮار ﻣﻲ ﮔﻴﺮﻧﺪ و ﺷﻤﺎره ‪ ،‬ﺗﺎرﻳﺦ و ﭘﻴﻮﺳﺖ ﻛﻪ ﺑﻪ ﺗﺮﺗﻴﺐ در ﺑﺎﻻي‬
‫ﺳﻤﺖ ﭼﭗ ﻛﺎﻏﺬ ﻗﺮاردارﻧﺪ ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ب ‪ :‬ﻋﻨﺎوﻳﻦ ﮔﻴﺮﻧﺪه ‪ ،‬ﻓﺮﺳﺘﻨﺪه و ﻣﻮﺿﻮع ﻧﺎﻣﻪ‪:‬‬
‫‪- 1‬ﮔﻴﺮﻧﺪه ‪ :‬ﻋﻨﻮان واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﻧﺎﻣﻪ ﺧﻄﺎب ﺑﻪ آن ﺻﺎدر ﻣﻲ ﺷﻮد ‪.‬‬
‫‪- 2‬ﻓﺮﺳﺘﻨﺪه ‪ :‬ﻋﻨﻮان واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﻧﺎﻣﻪ را ﺻﺎدر ﻣﻲ ﻧﻤﺎﻳﺪ ‪.‬‬
‫‪- 3‬ﻣﻮﺿﻮع ‪ :‬ﻋﺒﺎرت ﻛﻮﺗﺎﻫﻲ اﺳﺖ ﻛﻪ ﻣﺒﻴﻦ ﻣﺤﺘﻮي ﻧﺎﻣﻪ ﺑﻮده ‪.‬‬
‫ج ‪-‬ﻣﺘﻦ‪ :‬ﺷﺮح اﻃﻼﻋﺎت ‪ ،‬ﻧﻈﺮﻳﺎت ‪ ،‬ﺧﻮاﺳﺘﻪ ﻫﺎ و دﻳﮕﺮ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﺑﺎﻳﺪ ﻣﻨﻄﺒﻖ ﺑﺎ ﻫﺪف ﺗﻨﻈﻴﻢ و ارﺳﺎل ﻧﺎﻣﻪ ﺑﺎﺷﺪ و ﺑﺮﺣﺴﺐ ﺣﺠﻢ ﻣﻄﻠﺐ ﺗﻘﺴﻴﻢ‬
‫ﺑﻨﺪي ﺷﺪه ﻳﺎ در ﭘﺎراﮔﺮاف ﻫﺎي ﻣﺘﻌﺪد ﺗﻬﻴﻪ ﺷﻮد‪.‬‬
‫د ‪-‬ﻣﺸﺨﺼﺎت اﻣﻀﺎء ﻛﻨﻨﺪه‪:‬‬
‫ﭘﺲ از ﭘﺎﻳﺎن ﻣﺘﻦ ﻧﺎﻣﻪ ‪ ،‬ﻧﺎم و ﻧﺎم ﺧﺎﻧﻮادﮔﻲ ﻣﺴﺌﻮل واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺻﺎدرﻛﻨﻨﺪه ﻧﺎﻣﻪ و ﻋﻨﻮان ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ وي ﺑﻪ ﺗﺮﺗﻴﺐ در دو ﺧﻂ ذﻛﺮ ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫ه ‪-‬ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن روﻧﻮﺷﺖ ﻧﺎﻣﻪ‪:‬‬
‫در ﺻﻮرﺗﻲ ﻛﻪ ﺑﻪ ﺟﺰ ﮔﻴﺮﻧﺪه اﺻﻠﻲ ﻧﺎﻣﻪ ‪ ،‬اﻃﻼع ﻳﺎ اﻗﺪاﻣﻲ از ﺳﻮي ﺳﺎﻳﺮ واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﻻزم ﻳﺎ ﻣﺘﺼﻮر ﺑﺎﺷﺪ ﭘﺲ از ﺧﻂ اﻣﻀﺎء ﻋﻨﺎوﻳﻦ‬
‫ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ آﻧﻬﺎ ذﻳﻞ ﻛﻠﻤﻪ ) ﮔﻴﺮﻧﺪه ( ﻳﺎ ) ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن روﻧﻮﺷﺖ ( درج ﻣﻴﮕﺮدد‪.‬‬
‫ﺗﻮﺿﻴﺢ ‪ :‬در ﺻﻮرﺗﻲ ﻛﻪ اﺣﺴﺎس ﺷﻮد ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن ﻧﺎﻣﻪ ﭘﺲ از درﻳﺎﻓﺖ آن ﻣﻤﻜﻦ اﺳﺖ ﻧﻴﺎز ﺑﻪ ﺗﻮﺿﻴﺢ ‪ ،‬اﺧﺬ اﻃﻼﻋﺎت ﺑﻴﺸﺘﺮ و ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﻲ‬
‫داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﻨﺪ ‪ ،‬ﺑﺎﻳﺪ ﺷﻤﺎره ﺗﻠﻔﻦ ﻣﺴﺌﻮل واﺣﺪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺻﺎدرﻛﻨﻨﺪه ﻧﺎﻣﻪ ﻳﺎ اﻗﺪام ﻛﻨﻨﺪه در ذﻳﻞ ﻧﺎﻣﻪ درج ﮔﺮدد‪.‬‬

‫ﺗﻬﻴﻪ دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ‪:‬‬

‫ﻫﻤﺎن ﻃﻮر ﻛﻪ ﮔﻔﺘﻪ ﺷﺪ در ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎي ﻛﺸﻮري " دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ " ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺗﻌﻴﻴﻦ ﭼﮕﻮﻧﮕﻲ اﺟﺮاي ﻣﻘﺮرات ﻋﻤﻮﻣﻲ ﻳﺎ ﻣﻘﺮرات ﻣﺼﻮب ﻛﻪ ﻧﻴﺎز‬
‫ﺑﻪ ﻫﻤﻜﺎري و ﻫﻤﺎﻫﻨﮕﻲ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ اي از واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ دارد ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻲ ﺷﻮد ودر داﻧﺸﮕﺎه ﺑﻪ اﻣﻀﺎء ﺑﺎﻻﺗﺮﻳﻦ ﻣﻘﺎ م ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ )رﺋﻴﺲ داﻧﺸﮕﺎه‬
‫ﻳﺎ ﻣﻘﺎﻣﻲ ﻛﻪ ﺑﻪ وي ﺗﻔﻮﻳﺾ اﺧﺘﻴﺎر ﺷﺪه اﺳﺖ ( ﻣﻲ رﺳﺪ‪.‬‬

‫‪  ١١‬‬
‫‪ ‬‬
‫دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻧﻈﻴﺮ ﻣﺘﻮن ﻗﺎﻧﻮﻧﻲ از ﻓﺼﻮل و ﻣﻮاردي ﺗﺸﻜﻴﻞ ﻣﻲ ﺷﻮد ﻛﻪ ﻃﻲ آن وﻇﺎﻳﻒ ﻳﺎ ﻧﺤﻮه اﺟﺮاي وﻇﺎﻳﻒ و ﻳﺎ ﺿﻮاﺑﻂ ﻋﻤﻮﻣﻲ و ﻻزم‬
‫اﻻﺟﺮاي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺗﻌﻴﻴﻦ و اﺑﻼغ ﻣﻲ ﮔﺮدد‬
‫ﻧﺤﻮه ﺗﻨﻈﻴﻢ ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ‪:‬‬
‫اﻟﻒ‪-‬ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ‪:‬‬
‫ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺳﺮﻟﻮﺣﻪ ﻧﺎﻣﻪ اﺳﺖ ﺑﺠﺰ آﻧﻜﻪ در ﺑﺎﻻ و در وﺳﻂ ﻛﺎﻏﺬ ﻛﻠﻤﻪ ) ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ( درج ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ﺗﻮﺿﻴﺢ ‪:‬‬
‫‪ -1‬در ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﺗﻌﺪاد ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن آﻧﻬﺎ ﻛﻢ اﺳﺖ در ﻣﻘﺎﺑﻞ ﻋﻨﻮان ﻓﺮﺳﺘﻨﺪه ﺟﻤﻠﻪ ) ﺑﻪ ﻓﻬﺮﺳﺖ ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن ﻣﺮاﺟﻌﻪ ﺷﻮد ( ‪.‬ذﻛﺮ ﻣﻲ‬
‫ﮔﺮدد و ﻓﻬﺮﺳﺖ ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن در ذﻳﻞ ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ درج ﻣﻲ ﺷﻮد‬
‫‪ -2‬در ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ﻫﺎﻳﻲ ﻛﻪ ﺑﺮاي ﻛﻠﻴﻪ واﺣﺪﻫﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻲ ﺻﺎدر ﻣﻲ ﺷﻮد در ﻣﻘﺎﺑﻞ ﻋﻨﻮان ﻓﺮﺳﺘﻨﺪه ﺟﻤﻠﻪ ) ﻛﻠﻴﻪ ﮔﻴﺮﻧﺪﮔﺎن ( درج ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬
‫ب ‪-‬ﻣﺘﻦ ‪ :‬ﻣﺘﻦ ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ﻣﻄﺎﺑﻖ ﻣﺘﻦ ﻧﺎﻣﻪ ﺗﻨﻈﻴﻢ ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ج ‪-‬ﭘﺎﻳﺎن ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ‪ :‬ﭘﺎﻳﺎن ﺑﺨﺸﻨﺎﻣﻪ ﻧﻴﺰ ﻣﻄﺎﺑﻖ ﭘﺎﻳﺎن ﻧﺎﻣﻪ اﺳﺖ‪.‬‬
‫ﻋﺒﺎرات اﺳﺘﺎﻧﺪارد در ﻣﻜﺎﺗﺒﺎت اداري‬
‫در ﻣﻮرد ﺑﻴﺎن ﻣﻄﻠﺐ‬
‫اﻟﻒ ( ﺑﻪ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﺑﺎﻻﺗﺮ ‪ :‬ﺑﻪ اﺳﺘﺤﻀﺎر ﻣﻲ رﺳﺎﻧﺪ‪.‬‬
‫ب ( ﺑﻪ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﻣﺴﺎوي ‪ :‬اﻋﻼم ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫ج ( ﺑﻪ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﭘﺎﺋﻴﻦ ﺗﺮ ‪ :‬اﺑﻼغ ﻣﻲ ﮔﺮدد‪.‬‬
‫در ﻣﻮرد ﺗﻘﺎﺿﺎي اﻧﺠﺎم ﻛﺎر ﻳﺎ دﺳﺘﻮر اﺟﺮاي ﻛﺎر‬
‫اﻟﻒ ( ﺑﻪ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﺑﺎﻻﺗﺮ ‪ :‬اﺳﺘﺪﻋﺎ ﻣﻲ ﺷﻮد ﻣﻘﺮر ﻓﺮﻣﺎﺋﻴﺪ ﻳﺎ اﺳﺘﺪﻋﺎ ﻣﻲ ﺷﻮد اﺟﺎزه ﻓﺮﻣﺎﺋﻴﺪ‪.‬‬
‫ب ( ﺑﻪ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﻣﺴﺎوي ‪ :‬ﺧﻮاﻫﺸﻤﻨﺪ اﺳﺖ دﺳﺘﻮر ﻓﺮﻣﺎﺋﻴﺪ‪.‬‬
‫ج ( ﺑﻪ ﻣﻘﺎﻣﺎت ﭘﺎﺋﻴﻦ ﺗﺮ ‪ :‬دﺳﺘﻮر دﻫﻴﺪ ﻳﺎ دﺳﺘﻮر داده ﻣﻲ ﺷﻮد‪.‬‬

‫ﭘﺎﻳﺎن‬

‫‪  ١٢‬‬
‫‪ ‬‬