TAKLIMAT PELAKSANAAN

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

NEGERI JOHOR
TAHUN 2013

ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN

UNIT KEPIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI, JPN JOHOR
(PENGURUS KUALITI SPSK NEGERI JOHOR)

` arahim.arahman@moe.gov.my
019 - 7143511
1
 PENGENALAN

MENTERI Pemantauan
Laporan
PELAJARAN Pemantauan

JEMAAH
NAZIR

Antara dapatan...

1. P & P guru lemah

2. Pengurusan Panitia tidak

diurus dengan baik

3. Hasil Kerja Murid tidak

disemak sepenuhnya ISU PIHAK
1. Tiada SEKOLAH
panduan
TERTEKAN
2. Tiada SOP
• LATAR BELAKANG……
• INOVASI MS ISO
• S.O.P / Prosedur Kerja

3
• APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ?
• SPSK

4
 JPN
JOHOR

SEKTOR Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang

JAMINAN mengikut tatacara sistem
KUALITI
pengurusan kualiti MS ISO
MS ISO
9001:2008 yang komited untuk
9001:2008 meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan
PENGAJARAN
SPSK ( P dan P ) yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan.
INOVASI
 APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?
1. SPSK :
-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited
untuk meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi
keperluan pelanggan.

6
 SIRI ISO
ISO 9000- Istilah / Perbendaharaan kata
ISO 9001 – Keperluan Standard
ISO 9004 – Garis Panduan Pelaksanaan
ISO 19011 – Garis Panduan Audit

MS ISO 9001 : 2008

MS = Malaysia Standard
ISO = International Organization of
Standardization
9001 = Keperluan Standard
2008 = Versi Keluaran 7
 Pendekatan ISO
1. Berdokumen dan Berprosedur
2. DO WHAT YOU SAY
- ( Buat apa yang dikata)
3. SAY WHAT YOU DO
- ( Cakap apa yang dibuat )
4. RECORD WHAT IS DONE
- ( Rekod kerja ikut prosedur )
5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG
BETUL…
6. Improve base on results
( Penambahbaikan berdasarkan keputusan ) 8
 PUNCA KUASA
ISO DI MALAYSIA
1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/1996 – makluman

2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan

Awam (PKPA) Bil2/2002 – mewajibkan agensi
kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003

3. Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti

( Unit Piawaian dan Dokumentasi )
- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti
berdasarkan PKPA 9
SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMIN
Berdasarkan :
1. SISTEM AUDIT
I.Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri)
Pra Audit Dalam & Audit Dalam

ii.Audit Pihak Kedua

( Penilaian terhadap pembekal )

iii.Audit Pihak Ketiga – Audit Pematuhan

( Pensijilan – SIRIM )

iv. Penarafan Kendiri – Verifikasi * SPSK

10
 PELANGGAN SPSK
BIL ORGANISASI PELANGGAN

1 SEKOLAH •SEMUA MURID SK & SM SPSK

NEGERI JOHOR

2 LUAR •IBU BAPA/PENJAGA MURID

SEKOLAH •KOMUNITI / MASYARAKAT
SETEMPAT

3 STAKE •PEJABAT PELAJARAN DAERAH

HOLDER
•JABATAN PELAJARAN JOHOR

•KPM
11
 Jumlah sekolah SPSK Negeri Johor
SEKOLAH RENDAH SEKOLAH MENENGAH
TAHUN BILANGAN TAHUN BILANGAN JUMLAH

2009 115 2009 105 220

2010 115 2010 105 220

2011 279 2011 170 449

2012 788 2012 235 1023

2009 & 2010 : SEKOLAH RINTIS ( PPD CADANGKAN )

2011 : SEKOLAH RINTIS + PERLUASAN ( DAERAH -JOHOR BAHRU 100% )

2012 : 100% SEMUA DAERAH KECUALI MERSING & MUAR

2013 : 100% SEKOLAH HARIAN SEMUA DAERAH.

12
• KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN
KE SEMUA SEKOLAH ?

1. SERAGAM
2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH
AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG
SAMA
3. GB/GPK1/GURU BERTUKAR KE
SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH
4. BANYAK KEBAIKAN DARI
KELEMAHAN…
13
• BAGUS SANGAT KE
SPSK NI..JIKA
SEKOLAH
MENGAMALKANNYA ?

14
 KEBAIKAN SPSK
1.Sekolah bukan buat benda /proses yang
baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan
dilakukan setiap hari….Jadi..tiada
pertambahan kerja tetapi Cuma perlu
gunakan borang sebagai dokumentasi

2.Membantu pihak pentadbir menyediakan

dan urus dokumentasi dengan baik. Jika
diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk
pengiktirafan…cth New Deals/ Kluster / SBT
dll sekolah tiada masalah dan tidak
‘mengelabah’ 15
 KEBAIKAN SPSK
3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja
dengan lebih mudah
- Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p,
pencerapan, peperiksaan, mesyuarat,
aduan, pusat sumber & kewangan..kan
senang… tak payah fikir-fikir macam mana
nak suruh GPK urus…rujuk PK aje..

4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas

dengan lebih cekap sebab ada carakerja
yang jelas dan diterangkan satu persatu.
Guru baru atau guru lama tidak boleh cakap
tidak tahu…. 16
 KEBAIKAN SPSK
5. Pengurusan Kewangan lebih cekap…PT Kew
tahu macam mana nak urus dan guru/ketua
panitia pun tahu macam mana nak urus/beli
barang.

6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap

dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen
berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan
ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak
payah buat 2 -3 kali kerja.

7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir

dengan guru-guru dapat dipupuk dan
dibugarkan…masing-masing tahu tugas/
peranan…semua ikut peraturan dan guna borang17
yang sama.
 KEBAIKAN SPSK
9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )
-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )
-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )
-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat
-> Risiko/ kesalahan dikurangkan
-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah – Verifikasi
SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan
dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah
SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah
SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah
dengan markah JNJK
18
19
 OBJEKTIF KUALITI SPSK 2012
1. Melaksanakan 100% P & P berdasarkan RPT kecuali berlaku
perkara perkara di luar kawalan sekolah

2. .Memastikan pencapaian Gred Purata Mata Pelajaran atau Gred

Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan
pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01
atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:-
UPSR : 2.00
PMR : 2.50
SPM : 5.00
3. Memastikan 100% murid SPSK Negeri Johor mendapat
perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Kerjaya,
,Pembangunan Diri Murid dan Motivasi melainkan berlaku.
4. 100% aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum
yang lengkap akan dilayan

5. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran

4/2/2013
KEPERLUAN DOKUMENTASI
SPSK
Pelaksanaan SPSK memerlukan 3
peringkat dokumen :
1. Manual Kualiti ( MK )
2. Prosedur Kualiti ( PK )
3. Dokumen Sokongan & Rekod
Kualiti / Borang
( kesemuanya bila dirangkum
menjadi DOKUMEN KUALITI )
21
 HIRARKI DOKUMEN KUALITI
( SPSK )

MANUAL
KUALITI

PROSEDUR
KUALITI

DOKUMEN
SOKONGAN DAN DOKUMEN
REKOD KUALITI KUALITI

22
 HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii. Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

23
 HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti
pengurusan & operasi SPSK
dalam P & P di Sekolah Rendah
& Sekolah Menengah
24
 HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:
i.Dokumen Sokongan – Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran ,
garis panduan dsb

ii.Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada

sistem yang digunakan spt borang-
borang, rekod , fail dsb.
25
SUSUNAN FAIL DOKUMEN KUALITI
1. MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI
2. NOMBOR KAWALAN
3. ISI KANDUNGAN (i- (i-vi)
4. MUKA DEPAN MANUAL KUALITI
5. MANUAL KUALITI m/s 2 – 33
6. DEFINISI SINGKATAN PERKATAAN
7. MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN
8. PK01 m/s 1-
1-5
9. CARTA ALIR
10. BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 &
PK01/4
GUNA KERTAS
11. PK02 m/s 1-
1-5 PUTIH SAHAJA…
12. BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3
13. Seterusnya…..hingga PK17.
* Simpan dalam ring file/fail keras
26
 KAWALAN DOKUMEN KUALITI
DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i.Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor
ii.Dokumen Kualiti yang ingin di perbanyakkan perlu di
cap/print “ salinan terkawal” di muka depan sahaja.
Cth : SR MSG 012 – SK Azizah ( GB ) dpt dari SJQ
SR MSG 012/1 : GPK 1 ( pecahan no kawalan )
SR MSG 012/2 : GPK HEM ( pecahan no kawalan )
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/print
“ salinan tidak terkawal di setiap helaian. Utk mudah.
Edit header softcopy dan tambahkan perkataan
SALINAN TIDAK TERKAWAL , cetak dan edar. ( tidak
perlu no kawalan ) ...bebas...tidak di kawal edarannya.
Cth : PK01 : GKMP / Guru Panitia / 1 fail penuh dokumen
kualiti untuk penyelaras SPSK sekolah
27
 PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK TAJUK NO PK TAJUK

PK01 PENGURUSAN PANITIA PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN

STAF
PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PK11 PENGURUSAN
PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN PEROLEHAN/PEMBELIAN
DAN PENGAJARAN
PK12 PENGURUSAN KAWALAN
PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN DOKUMEN
PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN
PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM
KERJA MURID
PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN
PK07 PENGURUSAN MESYUARAT
PK16 TINDAKAN PEMBETULAN,
PK08 PENGURUSAN ADUAN PENCEGAHAN &
PELANGGAN PENAMBAHBAIKAN

PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

28
CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH

NO PK TAJUK

PK01 PENGURUSAN PANITIA – KETUA PANITIA

PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU-GURU JADUAL WAKTU

PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN – BEBAS

PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN - BEBAS

PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN – SU PEPERIKSAAN

PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID – BEBAS

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT - BEBAS

PK08 PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN - BEBAS

PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER – GURU MEDIA

29
CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK TAJUK

PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF - BEBAS

PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN – KPT / PT

KEWANGAN
PK12 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN - BEBAS

PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN – GURU KAUNSELING

PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM - BEBAS

PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN – SJQ URUS

PK16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN &

PENAMBAHBAIKAN – SJQ URUS

PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN – SJQ URUS

30
 PERUNDING CARA/KONSULTAN

BIL NAMA PEGAWAI

1 ABD RAHIM B. ABDUL RAHMAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ
Pengurus Kualiti SPSK Negeri Johor

2 HAIRUNIZAD B. HARON
SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ
Ketua Juruaudit SPSK Negeri Johor

3 PEN. PPD QUALITI , PPD NEGERI JOHOR

31
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH
( GB– SRNJ / GPK 1 - SMNJ )
• Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat sekolah
( JK SPSK & JK AUDIT DALAM )
• Baca dan fahami Manual Kualiti,
Kualiti Prosedur Kualiti
dan Borang
• Di dalam Manual Kualiti – (ubah Sejarah Sekolah,
Visi, Misi dan Piagam Pelanggan mengikut
kesesuaian sekolah – ada tulisan CONTOH..M/S
5,6,7,8)
• Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada
Penyelaras PK01 – PK14
• BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH…
32
 1. JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH
SEKOLAH MENENGAH SEKOLAH RENDAH
PENGERUSI PENGETUA PENGERUSI GURU BESAR
NAIB GPK I NAIB PENGERUSI GPK I
PENGERUSI SETIAUSAHA PENYELARAS SPSK
SETIAUSAHA PENYELARAS SPSK SEKOLAH
SEKOLAH AHLI J/KUASA Barisan GPK
AHLI J/KUASA Barisan GPK PENYELARAS PK01
PENYELARAS PK01 PENYELARAS PK02
PENYELARAS PK02 PENYELARAS PK03
PENYELARAS PK03 PENYELARAS PK04
PENYELARAS PK04 PENYELARAS PK05
PENYELARAS PK05 PENYELARAS PK06
PENYELARAS PK06 PENYELARAS PK07
PENYELARAS PK07 PENYELARAS PK08
PENYELARAS PK08 PENYELARAS PK09
PENYELARAS PK09 PENYELARAS PK10
PENYELARAS PK10 PENYELARAS PK11
PENYELARAS PK11 PENYELARAS PK12
PENYELARAS PK12 PENYELARAS PK13
PENYELARAS PK13 PENYELARAS PK14
33
PK15,PENYELARAS PK14
PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR
 2. JAWATANKUASA AUDIT DALAM SPSK SEKOLAH
SEKOLAH RENDAH THINGS TO DO……
PENGURUS GURU BESAR
KUALITI 1. WUJUDKAN SATU FAIL INDUK
DI BAWAH KOD FAIL 100-16/2 : ISO
KETUA 1. ** cth GPK1
CTH… JBA9990/100-16/2/1 : SPSK ( surat
JURUAUDIT
SPSK dari JPN/PPD )
JURUAUDIT 1. ** cth GC/KP
2. ** 2. BUAT SURAT LANTIKAN DALAMAN
Mininum - 2, KEPADA :( gunakan no rujukan fail di atas )
Maksimum - ** • a.Ketua Juru Audit Sekolah
• b. Penyelaras SPSK Sekolah
SEKOLAH MENENGAH • c.Juru Audit Sekolah
PENGURUS GPK 1 1. d.Penyelaras setiap PK01 – PK14
KUALITI
3. PENGURUS KUALITI – Lantikan
KETUA 1. ** cth GPK akan diurus oleh SJQ, JPN Johor
JURUAUDIT Hem/GKMP
JURUAUDIT 1. ** 4. BERIKAN SETIAP PENYELARAS
2. ** cth GKMP/KP PK – SATU/lebih FAIL KERAS/RING
Minimum – 2 FILE/Pocket File : Untuk simpan
Maksimum - ** rekod/borang ( boleh buat partition )
34
Nota : ** = terpulang kepada JK SPSK Sekolah
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK
SEKOLAH
1.Pastikan semua sekolah SPSK
mempamerkan visi dan misi sekolah…
VISI
SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI
TERBILANG

MISI
MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI
PENDIDIKAN BERKUALITI
35
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH
2. Pastikan Dasar Kualiti SPSK telah
dipamerkan:
contoh:
SK Tunku Azizah komited untuk
menyediakan dan melaksanakan
pembelajaran dan pengajaran yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan
pelanggan. Adalah menjadi komitmen
pihak pengurusan dan semua anggota
untuk mematuhi keperluan-keperluan
sistem pengurusan sekolah kualiti dan
meningkatkan keberkesanan secara
berterusan
36
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH
4. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan
5. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah
dipamerkan.
6. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah
Kualiti telah diberi taklimat kepada
semua guru dan staf serta murid.
7. Pastikan sekolah mendapat dan
menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen
Kualiti diterima ada No kawalan yang
betul.
37
 TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH

8. Pastikan Dokumen Kualiti yang lengkap

dan diedarkan kepada guru yang
menerimanya ada dicap “SALINAN
TERKAWAL” dan ada No Salinan Terkawal.
9. Pastikan Akuan Penerimaan Dokumen
Kualiti ( PK 12/1 dan PK 12/5) telah dibuat
dan ditandatangani oleh penerima ( dalam
fail Pengurusan SPSK )
10. Cabutan PK tidak perlu isi apa-apa
borang. ( tiada kawalan ) 38
 TINDAKAN PENYELARAS
SPSK SEKOLAH
1. Membantu Pengurus Kualiti merancang,
mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.
- Mesyuarat SPSK sekolah
- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )
- Paparan visi, misi, objektif kualiti
- No kawalan SPSK sekolah
- Kawalan Dokumen ( lengkap / salinan tidak terkawal )
borang pk12/1 & 12/5
- Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp spsk ..dll )
- Sistem fail SPSK mengikut arkib.
Surat : fail kertas manila putih “ terbuka” & Borang-
borang : ring file / fail keras
39
 SURAT ASAL MASUK
DALAM FAIL PUTIH
FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB
DAN UNTUK SURAT
MENYURAT/SIMPAN MINIT
MESYUARAT SAHAJA

FAIL KERAS/RING FILE

- PENYELARAS PK01-PK14

FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA

UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT.
BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR
KAHWIN….
RAHIM - SJQ - JPNJ
 TINDAKAN PENYELARAS
SPSK SEKOLAH

2. Memastikan semua proses-proses yang

terkandung di dalam PK01 – PK14 dilaksana dan
dipatuhi
3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan
tugasan masing-masing.
4. Melaporkan kepada pengurusan atasan
( GB/GPK1 ) jika terdapat sebarang masalah
berhubung pelaksanaan SPSK.

41
 TINDAKAN PENYELARAS
PK01 – PK14
1. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti –
punca kuasa
2. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan
borang-borang yang terlibat.
3. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth
pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada
semua ketua panitia.
4. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang
terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat
menyurat dalam fail kertas putih “ berbuka”.
5. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi
oleh semua warga sekolah. 42
 TAKE FIVE….

4/2/2013
PK01 - PENGURUSAN PANITIA
PK02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PK03 - PENGURUSAN PnP
PK04 - PENGURUSAN PENCERAPAN
PK05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PK06 - PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
PK07 - PENGURUSAN MESYUARAT

PK08 - PENGURUSAN ADUAN

PK10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
PK12 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD
PK14 - PENGURUSAN AUDIT DALAM

PK09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER

PK11 - PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN
PK13 - PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
4/2/2013
 PK = PROSEDUR KUALITI = MENERANGKAN TATACARA
SESUATU PROSES

TANDA ( / ) = BORANG – BORANG YANG AKAN DIGUNAKAN

BORANG INI TIDAK BOLEH DIUBAH FORMAT DIMANA HEADER
DAN FOOTER MESTI ADA TETAPI BOLEH UBAH SAIZ
BORANG MENGIKUT
KESESUAIAN SEKOLAH.

JIKA TAJUK LAMPIRAN ADALAH CONTOH FORMAT ATAU FORMAT

MAKA , PIHAK SEKOLAH WAJIB IKUT ISI CONTOH SAHAJA TETAPI
TIDAK PERLU MENULIS KOD, HEADER DAN FOOTER
CONTOH : PK07/1 – SURAT PANGGILAN MESYUARAT
PK07/3 – CONTOH MINIT MESYUART

4/2/2013
 CARTA ALIRAN PROSEDUR PENGURUSAN PANITIA

Mula

PENGETUA/G.B Melantik AJK Kurikulum dan Surat lantikan- no

S/U Kuri - bantu Ketua Panitia Mata Pelajaran ruj dr fail kurikulum

PENGETUA/G.B Mesyuarat Jawatankuasa 1.surat panggilan

Kurikulum Sekurang-kurangnya
S/U Kuri - bantu 2.minit mesy.
2 Kali Setahun
3.borang kehadiran

GKMP/KP Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran 1.surat panggilan

Sekurang-kurangnya 4 Kali 2.minit mesy.
Setahun 3.borang kehadiran

1.SP/HSP
KP & AJK Panitia Penyediaan Dokumen Panitia 2.RPT
3.SK(KSSR)
4.SP(KSSR)
5.PK01/4
Pelaksanaan Prosedur Kerja 6.ABM
KP & AJK Panitia Mengikut 7.Program/PlanJ
PK01- Pengurusan Panitia

Rujuk Takwim
Pantitia
KP & AJK Panitia Penilaian

1.Inventori
2. Kew PA2
3. Kew PA 3
KP & AJK Panitia Penambahbaikan 4. PK01/1
5. PK01/2
6. PK01/3

Tamat

4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK01 - PENGURUSAN PANITIA

PROSEDUR KUALITI:PK01

BORANG – BORANG :
PK01/1- Senarai Fail Panitia
PK01/2- Status Pelaksanaan Program
PK01/3 – Format Laporan Program
PK01/4 – Rekod Pengesanan Sukatan
47
 CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL WAKTU – PK02

Mula

P/GB/GPK1 Mengenalpasti mata

pelajaran, bil. kelas, bil.
guru dan opsyen.
Senarai nama
guru,opsyen,subjek
mengajar,bil.kelas,
Menetapkan guru mata waktu mengajar dll
GPK1/JKJW pelajaran dan agihan
jumlah minit guru
mengajar.

GPK1/JKJW Menyusun Jadual Waktu

Guru dan Kelas
1.PK02/1 – manual
2.Jadual Waktu –
Menyemak dan
perisian
GPK1/JKJW
mengesahkan Jadual
Waktu Guru dan Kelas

Mengedarkan Jadual 1.Jadual waktu yg

GPK1/JKJW
Waktu Guru dan Kelas pertama mesti disiapkan
dlm tempoh 7 hari
sebelum sesi
persekolahan bermula.
Tamat
2. rekod edaran PK07/4
(bukti guru dah terima
jadual) – perlu diisi setiap
4/2/2013 kali terima jadual waktu.
 CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL GURU GANTI-PK02

1.buku log/punch
Mula card/Kad pintar atau
apa-apa kaedah yang
sesuai digunakan.

GPK1/ JKJW Mengenalpasti guru

yang tidak hadir

Menentukan dan 1. PK02/2

GPK1/ JKJW
menyediakan Jadual 2. Jadual Waktu
Guru Ganti. keseluruhan

GPK1/ JKJW Mengedarkan slip Guru

Ganti. 1.edar PK02/3
Saiz boleh kecil utk
tampal dalam RPP.
2. ada t/tgn terima dari
guru – PK02/2
Tamat

4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK02 – PENGURUSAN JADUAL WAKTU

a. Penyediaan Jadual Waktu
b. Penyediaan Jadual Guru Ganti
BORANG :
PK02/1- Jadual Waktu Manual
PK02/2- Jadual Guru Ganti
PK02/3 – Slip Guru Ganti

50
 CARTA ALIR PROSES PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN-PK03

Mula

1.Surat panggilan
Mesyuarat guru untuk 2.Minit mesyuarat
P/GB/ penyediaan Sukatan Pelajaran,
S.U KURIKULUM 3.Rekod Kehadiran
HSP, Standard Pembelajaran dan
Rancangan Pelajaran Tahunan.

1.Buku/Fail
Semua guru yang Melengkapkan dokumen-
dokumen di dalam Rekod 2.Lengkapkan
mengajar
Pembelajaran dan Pengajaran butiran dlm buku.
3.Jika guna fail –isi
mesti ada sama
mcm dlm buku.
Semua guru yang Menyediakan Rancangan
mengajar Pelajaran Harian semasa. Boleh tulis tgn/cetak
5 minimum
1.Tajuk
Semua guru yang Melaksanakan Pembelajaran 2.Objektif/Hasil
mengajar dan Pengajaran 3.Aktiviti
4.BBM
5.Refleksi/Impak

1.GunakanPK03/2-rekod
pengambilan/pemulangan alatan
2.Gunakan borang PK03/3 – rekod penggunaan
bilik khas e.g makmal/bengkel.
3.Gunakan Borang PK03/4-kawalan bilik darjah

Semua guru yang Menulis Impak / Refleksi Jika cetak, pastikan

mengajar refleksi/impak
dibiarkan kosong
dahulu....
Semua guru hantar
PK03/1
Pastikan semua buku
latihan murid ditanda.
Semua guru yang Memeriksa Hasil Kerja 1.( √ ) jika betul
mengajar Murid 2.Tanda yg sesuai jika
salah
3.Berusaha memastikan
murid membuat
Tamat pembetulan.
4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK03 – PENGURUSAN PEMBELAJARAN

DAN PENGAJARAN

BORANG :
PK03/1- Borang hantar RPP
PK03/2 – Rekod ambil-pulang alatan
PK03/3 – Rekod guna bilik khas
PK03/4 – Borang kawalan bilik darjah
52
 CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENCERAPAN
P dan P DALAM BILIK DARJAH –PK04

Mula

P/GB/GPK Makluman mengenai 1.surat panggilan

pelaksanaan dan 2.minit mesyuarat
instrumen pencerapan 3.borang kehadiran
kepada semua guru

Penyelaras PK04 Penyelarasan jadual dan Jadual pencerapan 2X

agihan tugas setahun
pencerapan

Pemantau Proses pencerapan Borang PK04/1

Pemantau Membincangkan 1.Ulasan dlm RPP

Kekuatan dan guru
Kelemahan 2.Ulasan PK04/1

Guru-guru Merancang Program / RPP

Aktiviti Peningkatan
Proses P dan P

Pemantau & guru Melaksanakan Program 1.Utk guru yang

Tindak Ikut Pencerapan skor<80%
2.Guna borang PK04/3

Penyelaras PK04 Memfail Dokumen dan

Rekod Pencerapan
1.Borang PK04/1
2.Borang PK04/2
3.Borang PK04/3
Tamat

4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK04 – PENGURUSAN PENCERAPAN

BORANG :
PK04/1- Instrumen pencerapan
PK04/2 – Analisa Instrumen
PK04/3 – Borang m/bls pencerapan

54
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN –PK05

Mula

1.surat panggilan
2.minit mesyuarat
P/GB/GPK/SUP Mesyuarat Jawatankuasa 3. rekod kehadiran
& AJK Peperiksaan Sekolah

SUP/SUPD Menyedia dan mengedar 1.takwim peperiksaan

Takwim Peperiksaan 2. borang PK07/4

SUP/SUPD Menyerah / menerima / Borang PK05/1

menyemak / mengesah kertas
soalan 2 minggu sebelum hari
pertama peperiksaan

Mencetak dan mengasingkan

SUP/SUPD bilangan kertas soalan berdasarkan
bilangan murid mengikut kelas dan
menyimpan di tempat selamat
SUP/SUPD
Menyediakan Jadual Pengawasan
Peperiksaan
SUP/SUPD
Menyediakan tempat peperiksaan
1.jadual pengawasan
jika ada
2. Jika tiada, perlu ada
catatan bahawa guru
masuk ke kelas
mengikut jadual sedia
ada.

SUP/SUPD Mengedarkan kertas soalan dan 1.Borang PK05/2

mengawas peperiksaan 2.Borang PK05/3

Tamat

4/2/2013
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN-PK05

Mula

P/GB/GPK Mesyuarat Jawatankuasa Minit

Peperiksaan Sekolah Mesyuarat

SUP/SUPD Menyedia dan mengedar Borang PK07/4

Takwim Peperiksaan

Menyerah / menerima /
GPK/SUP/SUPD menyemak / mengesah kertas Borang PK05/1
soalan 2 minggu sebelum hari
pertama peperiksaan

Mencetak dan mengasingkan

SUP/SUPD/PAP bilangan kertas soalan berdasarkan
bilangan murid mengikut kelas dan
menyimpan di tempat selamat

SUP/SUPD Menyediakan Jadual Pengawasan Jika tiada jadual

Peperiksaan pengawasan
peperiksaan, di dalam
jadual peperiksaan ada
SUP/SUPD Menyediakan tempat peperiksaan menyatakan bahawa
guru masuk ke kelas
mengikut jadual
SUP/SUPD/GURU Mengedarkan kertas soalan dan masing-masing
mengawas peperiksaan

Tamat Borang PK05/2

4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK05 – PENGURUSAN PEPERIKSAAN

a. Sebelum Peperiksaan
b. Selepas Peperiksaan
BORANG :
PK05/1- Senarai semak kertas soalan
PK05/2 – Rekod ambil kertas soalan
PK05/3 – Rekod serah kertas jawapan

57
 CARTA ALIR SEMAKAN HASIL KERJA MURID-PK06

Mula

PENYELARAS Penyediaan Jadual Pemantauan Hasil Jadual

PK06 Kerja Murid Pemantauan

P/GB/GPK/PPK06 Makluman Kepada Guru Buku Rampaian

(Jadual Semakan Hasil Kerja Murid) Murid

GURU
Menanda Hasil Kerja Murid Buku Rampaian
Murid

GURU
Memberi Ulasan Membina Buku Rampaian
Murid
GURU
Pengumpulan Buku dan Pengisian Borang Borang PK06/1

GURU
Menghantar Buku Kepada P/GB/GPK Borang PK06/1

PEMANTAU
Pengesahan Pemantauan Borang PK06/1

PEMANTAU
Pemulangan Buku Latihan Kepada Murid

GURU-GURU
Tindak Ikut Ulasan P/GB/GPK Borang PK06/1

PENYELARAS Memfailkan Dokumen Dan Merekod

PK06

Tamat
4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK06 – PENGURUSAN SEMAKAN HASIL

KERJA MURID

BORANG :
PK06/1- Laporan semakan buku latihan

59
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN MESYUARAT-PK07

PENYELARAS PK07 AKAN

MEMAKLUMKAN KEPADA
SEMUA S/U TENTANG PROSES
PENGURUSAN MESYUARAT Mula

S/U Surat Panggilan Mesyuarat PK07/1

Pelaksanaan Mesyuarat
PENGERUSI
Berdasarkan Agenda
MESYUARAT

Mencatat Minit Mesyuarat PK07/2 dan

S/U
PK07/3

Mengedarkan Minit dan

S/U Borang Maklum Balas PK07/4

Mengumpul Borang Maklum

Balas dan membuat laporan
S/U maklum balas untuk edaran PK07/5
mesyuarat akan datang

S/U Mengemaskini Rekod dan Fail

Tamat
4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK07 – PENGURUSAN MESYUARAT

BORANG :
PK07/1- Surat panggilan
PK07/2- Senarai kehadiran
PK07/3- Contoh format minit
PK07/4- Rekod edaran
PK07/5- Maklumbalas minit
61
 CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN –PK08

Mula

P/GB/GPK/KPT/ Menerima aduan pelanggan (Lisan PK08/1

PT/PAP atau bertulis) dan didaftarkan PK08/2

P/GB/GPK Mengarahkan Urus Setia Aduan untuk

membuat siasatan

Maklumkan kepada pengadu bahawa

PENYELARAS
aduan telah diterima dan tindakan PK08/4
PK08 ( GPA)
sedang / sudah diambil (1 hari)

Urusetia Aduan membuat laporan dan

P/GB/GPK/GPA menyerahkan kepada P/GB atau GPK PK08/3
Pentadbiran (3 hari)

GPA Mengambil tindakan berdasarkan

laporan aduan dan maklumkan kepada PK08/5
pengadu (7 hari)

Analisis data aduan organisasi

GPA 1. Surat panggil
dibentangkan dalam mesyuarat
mesyuarat
pengurusan
2. Minit
mesyuarat

P/GB/GPK/GPA Mengambil tindakan bersesuaian

dengan analisis data aduan pelanggan
1. Minit
mesyuarat

Tamat
4/2/2013
 CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN –PK08

Mula

GPK 1 / GPK Mengedarkan Instrumen Penilaian P PK08/6

HEM dan P Guru kepada murid
(10 murid/seorang guru)

PENYELARAS Melakukan analisis data dapatan PK08/7

PK08 ( GPA) maklumbalas

Mengambil tindakan yang bersesuaian

GPK 1 / GPK
dengan dapatan maklum balas
HEM

Tamat
4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK08 – PENGURUSAN ADUAN

PELANGGAN
BORANG :
PK08/1PK08/5
PK08/2PK08/6
PK08/3PK08/7
PK08/4

64
 CARTA ALIRAN PROSES PERKEMBANGAN STAF-PK10
JPS = JK Perkembangan Staf
P/GB arah Mula
GPK edar
PK10/1 kpd
semua guru Mengisi Borang
PK10/1
Kompetensi Guru

JPS / Mengenal pasti kursus dan calon-calon yang PK10/2

Penyelaras diperlukan untuk perkembangan staf PK10/3
PK10
Menentukan Latihan
Perkembangan Staf PK10/4

Hantar Kursus Luaran Luar

Calon Kursus Dalaman

Menguruskan Latihan
Perkembangan Staf

Menentukan calon, surat

panggilan & sumber
kewangan

Kursus dilaksanakan

PK10/5
Penilaian Kursus
PK10/6

Membuat laporan PK10/8

Penilaian Kompetensi
(selepas 1 bulan) PK10/7

Simpan Rekod

Tamat
4/2/2013
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK10 – PENGURUSAN PERKEMBANGAN

STAF
BORANG :
PK10/1PK10/7 PK10/13
PK10/2PK10/8PK10/14
PK10/3PK10/9PK10/15
PK10/4PK10/10
PK10/5PK10/11
PK10/6PK10/12
66
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK12 – PENGURUSAN KAWALAN

DOKUMEN DAN REKOD

BORANG :
PK12/1
PK12/5
PK12/6

67
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK14 – PENGURUSAN AUDIT DALAM.
- Buat masa sekarang ini kaedah yg digunakan lebih
kepada pemeriksaan dokumen. Juruaudit dalaman
sekolah akan memeriksa dokumen / melihat amalan
SPSK - bukti.
- Setiap penyelaras PK akan menggunakan borang
penarafan kendiri SPSK sebagai panduan /pedoman.
- Semua borang-borang di dalam PK14 TIDAK
DIGUNAPAKAI LAGI sehingga diberitahu.
- Sekolah akan buat penarafan kendiri
dan SJQ akan aturkan pemverifikasian
markah penarafan kendiri sekolah.
68
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK09 – PENGURUSAN PUSAT SUMBER

SEKOLAH

BORANG :
PK09/1 & PK09/2 DAN PK09/3

69
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK11 – PENGURUSAN PEROLEHAN

BORANG :
PK11/1PK11/4
PK11/2PK11/5
PK11/3

70
 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK13 – PENGURUSAN BIMBINGAN DAN

KAUNSELING
• “ Prosedur dan borang-borang sama
dengan buku panduan yang dikeluarkan
oleh KPM”
• Sektor Pembangunan Kemanusiaan
( SPK ) akan berikan taklimat kepada
semua kaunselor sekolah tentang PK13
ini.
71
•KEJAYAAN SPSK ADALAH
KOMITMEN DARI SEMUA
PIHAK & WARGA SEKOLAH
MANUSIA BANYAK RAGAM
PENGURUSAN KUALITI PERLU
KESABARAN……
UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR
BIASA…
USAHA KITA PERLULAH YANG LUARBIASA
JUGA…… 72
 Kejayaan menunggu
SEKIAN, TERIMA KASIH anda,
Jika ada usaha untuk berjaya.
Kegagalan sedia menanti,
Jika banyak alasan dicari
Sekian, Terima Kasih
arahim.arahman@moe.gov.my
BAHAN –BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH
rahimsjq@gmail.com

DIMUAT
h/p TURUN
: 019 – 7143511 DI
Pej : 07 – 2310 000 samb 1070
LAMAN WEB RASMI PPD
Faks : 07 – 2347 125 MASING-
MASING-MASING.

73