Assessment Task 1 BSBCOM603 Plan and establish compliance management systems

Organisational requirements
Submission details

Student’s name Student no.

Assessor’s name Phone no.

Assessment site

Assessment date/s Time/s

The assessment task is due on the date as told to you by your assessor. Any changes to this
arrangement must be approved in writing by your assessor.
Submit this document with any required evidence/proofs attached. See specifications/details
below for details.

Performance objective
This task requires you to review the compliance 1 requirements for your organisation or the
Charity-Care case study provided and investigate compliance management systems.

Assessment description
For this task, you will review your own organisation or the Charity-Care case study, along
with the scenario/picture information provided. You will need to identify and select an
appropriate compliance management system for implementation/putting in place in the
organisation. You will use the products of this assessment task to complete Assessment Tasks
2 and 3.
Note: If you are using a real business to generate your findings for these tasks, you need to be
aware that:
● You will need to get permission from your employer to engage in these activities and
the permission to use existing employees.
● You will need to inform the business of the scope/aim of what you are undertaking
/going to do and be aware of the business impact/effect of taking time out to do these
activities.
● You will need to obtain permission from your employer to use the generated data and
ensure that privacy (confidentiality) concerns are negotiated.

1
Compliance management - Compliance management is ensuring that policies and procedures are
followed in accordance to their set up. ... Compliance management meaning can fit many things.
Conflict of interest, comprehension of policies and training, and risk assessment are just a few areas
where compliance is needed in business.
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● You can talk about the estimated time that the assessment tasks will take and the
possible impact on your duties with your assessor.
In this assessment task, you are required to review:

● your own organisation or the Charity-Care case study as a base/starting point for the
assessment
● the scenario below, to determine compliance requirements that are applicable.

Procedure
1. Consider the scenario in the Appendix to this task in relation to the organisation in
which you work.
Note: If you do not have an appropriate workplace upon which to base this assessment
task, you can use the Charity-Care case study provided by your assessor.
2. Meet with relevant/related personnel in your organisation to receive information on:
a. the overall budget/cost for the compliance management system
b. organisational requirements and criteria/standard for the compliance management
system.
Note: If you are basing your assessment on the Charity-Care case study, you will need
to meet with your assessor to receive this information.
3. Develop a research plan which outlines:
a. research tasks to be undertaken
b. proposed research methods; including survey tools to gather/collect qualitative
and quantitative 2 information on, for example, organisational compliance
performance figures, compliance culture, etc.

Plan de investigation Charity-Care

En relación a desarrollar una investigación de las tareas y métodos que promuevan la

realización de sistemas de gestión de cumplimiento para la compaña Charity-Care, se parte
por conocer las políticas y procedimiento en relación a las normativas y leyes que rigen el
estado en base a la empresa sin ánimo de lucro, que busca dar apoyo y ayudas en diferentes
escenarios a las personas mas necesitadas. Además de realizar un estudio detallado y
profundo de las funciones que tiene la empresa para cumplir con los requisitos operacionales
en relación a obtener herramientas, procesos y controles que ayuden a la organización, a
facilitar el cumplimiento de aquellos requisitos legales que tiene con el gobierno. A
continuación, se mostrará el análisis desarrollado y proyectado en relación al sistema de
gestión de cumplimiento requerido.

Tareas de investigación Tiempo

Identificar las necesidades de la compañía, en relación a las 1 semana

2
Quantitative vs Qualitative - Quantitative research deals with numbers and statistics, while qualitative
research deals with words and meanings.
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normativas gubernamentales en el cumplimiento de los requisitos

necesarios para compañías sin ánimo de lucro

Estudiar el uso de formatos, herramientas y procesos que faciliten a la 1 semana

compañía el cumplimiento de los requisitos legales

Análisis de documentación externa que ayude al desarrollo en la 1 semana

implementación de estos recursos

Crear un plan y estrategias de trabajo para realizar cada actividad o 1 semana

procesos necesarios en relación a los sistemas de gestión de
cumplimiento

Toma de decisiones respecto a las herramientas y recursos necesarios a 3 días

implementar en los sistemas de gestión de cumplimiento de la
compañía

Descripción general de las actividades y procesos que requiere la 1 semana

compañía para gestionar un sistema más eficaz y funcional

Metodología de investigación

Realizar procesos que contemplen el uso de encuestas en relación al desempeño de

cumplimiento de la compañía, registros de cumplimiento de periodos pasados, personal
encargado de recopilar la información necesaria para el cumplimiento de normativas, estudio
general del presupuesto organizacional y balance general de la compañía.

Recopilación de los documentos y formatos necesaria para llevar acabo todo le proceso de
pago de impuestos y manejo de dinero, estudio del cumplimiento de los requisitos legales en
relación a leyes de discriminación y seguridad en el trabajo de los empleados, presupuestos
generales de la compañía, manejo del dinero dado por las donaciones

Auditoria general de procesos y documentación general de la compañía en función a sus

registros y calidad de servicios ofrecidos a las personas interesadas, además de contemplar
requerimientos mínimos en relación a leyes en WHS.

Entrevistas con el personal encargado de velar por la información necesaria para cumplir con
los requisitos gubernamentales

Estudio de los cronogramas y tiempos en los cuales la compañía debe realizar los pagos y
distribuir la información requerida por el estado en el cumplimiento de normas para empresas
sin ánimo de lucro que hacen énfasis en compañía caritativas

4. Develop survey tools to capture/collect organisational data.

5. Collect organisational data on compliance performance.
Note: If you are basing your assessment on the Charity-Care case study, you will need
to meet with your assessor to receive this information.

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Desempeño de cumplimiento para la compañía Charity-Care

En relación a la información recopilada de los sistemas de gestión en el cumplimiento de
requisitos legales, se partió por analizar todos los datos obtenidos de la auditoría realizada a
la compañía Charity-Care, con el fin de observar cuales han sido las fallas y bajos
desempeños, para posteriormente describir e informar de sobre estos datos organizacionales.

Actividades y documentación Ley Desempeño

Compra de repuestos de Sections 442B-442BA of the Bajo

computadoras en compañías Criminal Code Act 1899
externas
A New Tax System (Goods
Flujo de dinero reflejados en la Bajo
and Services Tax) Act 1999
entrega de bienes y servicios

Australian Charities and Not-

Documentación relacionada al Bajo
for-profits Commission Act
balance general de operaciones y 2012 (ACNC Act)
productos

Collections Regulation 1998

Fraude en el uso de los recursos Bajo

Manejo en la descripción de Charities Funds Act 1958 Bajo

prestamos

Informe general financiero de la A New Tax System (Goods Bajo

compañía and Services Tax) Act 1999

Pago de impuestos A New Tax System (Goods Bajo

and Services Tax) Act 1999

Orden en los recibos y Collections Regulation 1998 Bajo

documentación financiera
pertinente

Registros de entrada y salida de Trusts Act 1973 Bajo

computadoras

Manejo del efectivo de los Charities Funds Act 1958 Bajo

almacenes

Seguridad y control de los bienes y Collections Regulation 1998 Bajo

servicios

Monitoreo de los vehículos e Associations Incorporation Act Bajo

inmuebles de la compañía

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1981

Manejo y control de inventarios Privacy Act 1988 Bajo

Manejo de WHS Work Health and Safety (How Bajo

to Manage Work Health and
Safety Risks) Code of Practice
2015

Creación de cronograma de Associations Incorporation Act Bajo

actividades 1981

Seguridad del efectivo y caja Trusts Act 1973 Bajo

minorista

Discriminación Anti-Discrimination Act 1991 Bajo

Seguridad informática y de la Privacy Act 1988 Bajo

información

Manejo del personal Associations Incorporation Act Bajo

1981

Servicio al cliente Collections Regulation 1998 Bajo

Tiempos de operación Associations Incorporation Act Bajo

1981

Manejo de presupuestos de A New Tax System (Goods Bajo

contingencia and Services Tax) Act 1999

Manejo de propiedad intelectual  IP Laws Amendment Act Bajo

2015

Selección del nuevo personal Education (General Bajo

Provisions) Act 1989

Entrega de informes generales de Education (General Bajo

operación Provisions) Act 1989

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Capacitaciones del personal Education (General Bajo

Provisions) Act 1989

Manejo de deudas Collections Act 1966 Bajo

Monitoreo de trabajo y Education (General Bajo

departamentos en la compañía Provisions) Act 1989

Quejas y reclamos Associations Incorporation Act Bajo

1981

Control de nóminas y salarios A New Tax System (Goods Bajo

and Services Tax) Act 1999

Distribución de roles y cambio de Collections Act 1966 Bajo

trabajos

6. Research and identify the compliance requirements that are applicable to the
organisation, including:
a. internal compliance requirements as described by organisational policy and
procedure documents
b. external compliance requirements as described by state/territory regulatory
bodies and statutory requirements, and the Australian standards for compliance,
records management and risk management
c. industry-specific compliance requirements.

Requisitos de incumplimiento de la compañía Charity-Care

En función de describir algunas de las consideraciones que conlleva cada requisito de cumplimiento, se plantea
un análisis que describa de forma general y detallada los efectos e impactos que conllevaría el no lograr
desarrollar de forma correcta cada uno de los requisitos operaciones en relación a las políticas internas y externas
que tiene la compañía. A continuación, se plantearán cada uno de estos efectos e impactos

Requisito Área afectada Datos de Riesgos Sanciones Control

incumplimiento

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Implementación de Todo el Cantidad de Perdidas de Multas hasta de Monitoreo semanal

medidas en personal accidentes personal $3 million en el cumplimiento
relación a las de las WHS
WHS

Regulaciones Todo el Numero de casos Demandas y Multas hasta de Creación de

antidiscriminación personal de disminución $66,600 espacios para
discriminación en el realizar encuestas
prestigio de en relación a la
la compañía discriminación

Documentación y Financiera Cantidad de Perdida de Multas hasta de Auditorias

registro de gastos información información $3.400  mensuales internas
recopilada en relación a los
estados contables

Políticas y Financiera Fraude Baja Multas hasta de Auditorias

registros financiero rentabilidad $3.400  mensuales internas
financieros en relación a los
estados contables

Control de Financiera Cantidad de Baja Multas hasta de Planeación y

préstamos y cobros créditos y rentabilidad $3.400  estudio general del
prestamos balance del flujo de
efectivo de
prestamos

Medidas y Todo el Número de Demandas y Mulitas hasta de Encuestas y

políticas contra el personal demandas perdidas de $50.000 programas de
acoso sexual personal educación contra el
acoso sexual

Sistemas de Recursos Numero de Baja Mulitas hasta de Planeación y diseño

gestión de riesgos humanos riesgos capacidad $500.000 de manual de
potenciales operativa operación de
actividades

Registro de Legal Representación Demandas Mulitas hasta de Certificar el

compañía de la marca $30.000 registro único de la
benéficas marca de la
compañía

Recaudación de Financiera Fraude Baja Mulitas hasta de Estudio detallado

fondos financiero rentabilidad $10.000 de los recursos y
presupuestos
implementado para
cada operación

Pago de impuestos Financiera- Certificado en el Pago de Mulitas hasta de Reunión semestral

Legal pago de multas $300.000 en relación al pago
impuestos y recaudo de

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impuestos

Promoción de Todo el Numero de Baja calidad Mulitas hasta de Creación de

capacitaciones personal capacitaciones de servicio e $6.600 cronograma de
innovación actividades y
capacitaciones
mensuales

Políticas de Legal Formatos y Perdida de Mulitas hasta de Implementación de

privacidad firmas de información $6.400 un software en
confidencialidad manejo y
distribución de
información

Desarrollo de Legal Numero de Demandas Mulitas hasta de Análisis y estudio

propiedad patentes e ideas $150.000 del registro
intelectual innovadoras gubernamental de
cada idea y
procesos innovador
propuesto

Manejo de Administrativ Registros de Perdida de Mulitas hasta de Recopilación de los

información o cada proceso y datos $6.400 datos intercambios
servicio entre el personal de
la compañía

7. For each identified compliance requirement, research the:

a. areas of the organisation most affected by the compliance requirements
b. organisational compliance data, including, for example, financial fraud, accident
figures, training numbers, customer complaints, etc.
c. risks involved for non-compliance with requirements
d. penalties/fines for breaching/breaking compliance requirements
e. ways of ensuring ongoing compliance with the requirements.

8. Review the established/set and criteria/standards for the compliance management

system, and use these to:
a. identify available options/choices for a compliance management system for all of
the identified compliance requirements
b. compare the identified compliance management options against each other and
the established criteria/standards
c. make a recommendation on system components/pieces (items)
9. Using the information you have gathered from steps 6–8 above, develop a
summary/brief report in line with the headings required in the scenario.

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10. Write a reflection/thoughts on the process you undertook to research and prepare the
report. Include description of:
a. the type of research undertaken
b. the development of the research plan
c. the development of survey tools to collect required data to select compliance
d. analysis of qualitative and quantitative data.

11. Submit documentation as per specifications below. Keep copies for your records. You
will need to draw on this documentation to complete Assessment Tasks 2 and 3.

Specifications
You must provide:
● a written report

● a research plan, including assigned tasks and budget allocations

● a written reflection.

Your assessor will be looking for demonstration of:

● research skills to:

○ conduct literature and internet searches

○ assist with various types of research surveys
○ assist with the analysis and organisation of research data, including qualitative
and quantitative data, using appropriate/correct techniques (methods).
● research management skills to:

○ develop research plans

○ manage other personnel involved in the research activity
○ manage time
○ manage finances.
● literacy skills to write reports containing complex/difficult concepts (ideas)

● knowledge of research methods and techniques suitable for conducting compliance-

related research projects
● knowledge of quantitative and qualitative data analysis techniques relevant to
compliance-related research
● knowledge of relevant/related Australian and international standards

● knowledge of elements/pieces or components (items) of compliance

program/management systems
● knowledge of relevant organisational policies and procedures.

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Appendix

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Scenario

You are an external consultant hired to conduct research into an appropriate compliance
management system for the organisation. Once you have found one fit for purpose you will
present your findings. You must:
● research internal and external compliance requirements

● analyse qualitative and quantitative information to evaluate compliance management

options
● prepare a report for senior management identifying an appropriate compliance
system for the organisation.

Below are the headings for your report. For the activity to be considered complete you will
need to have addressed each of the topics that comprise these headings.
Headings for summary report:

1. COMPLIANCE REQUIREMENTS:
a. internal compliance requirements, including information management and
recordkeeping requirements
b. external compliance requirements
c. industry compliance requirements.

2. COMPLIANCE EFFECTS:
a. areas affected
b. risks
c. penalties
d. risk minimisation.

3. COMPLIANCE SYSTEMS:
a. discuss available systems, options or components, including discussion of
relevant standards for each option; e.g. risk management and implementation
of a risk management system
b. compare systems or components in terms of:
i. cost
ii. effectiveness
iii. efficiency
iv. feasibility
v. match to organisational culture
c. recommend system or components.

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