电话商务管理系统 客户来电管理软件

第四章 客户来电管理信息系统

注：本功能要求电话线申请来电显示（FSK/DTMF）方可使用。

4.1 系统基本功能及特点
系统基本功能及特点::
● 支持简体中文，繁体中文和英文的 Win9X/ 2000/2003/XP。
● 支持 SQL Server 和 Access 数据库。
● 支持 LAN 网络内部通信，发送档。
● 来电弹出提示，或响铃提示。
● 客户数据库管理功能，附件管理功能。
● 来电管理功能，黑名单提示。
● 销售情况管理功能。
● 用户权限分级。
● 快速发送邮件，登录客户网站。
● 客户服务支持。
● 灵活的自定义设置。
● 查询,报表打印功能。
● 提 供 数 据 导 入 导 出 工 具 ， 支 持 Access ，
Excel， SQL Server 之间的数据互导。
● 数据库手动,自动备份。

4.2 环境要求
Windows 操作系统。
安装录音系统。
SQL Server版本：需要提供一台数据库服务器，数据库可以在安装光盘附带
的数据库文件中找到，直接还原即可。
4.3 安装步骤
1. 在光驱中放入安装光盘,双击根目录下的 Setup.exe,安装程序将引导您
安装录音软件及 POPUP 软件,安装完毕后,快捷方式被加入桌面和程序启
动中.

- 1 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
提示: 默认安装目录为:C:₩mdr₩customertools

4.4初始配置
4.4初始配置
第一次运行本软件,需要配置数据库连接,配置步骤如下
4.4.1 连接到 SQL Server 数据库:
a. 在主接口选择”System”菜单,点击”Log On”菜单:

b. 在登录窗口按下右侧的下拉箭头键,出现数据库配置选项

- 2 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

c. 选择”SQL Server”单选项,刷新服务器列表,选择要连接的服务器,或
者 直 接 输 入 SQL 服 务 器 的 IP 地 址 ， 然 后 输 入 登 录 用 户 和 密 码 ,,
在”Select Database”中选择您要连接到的数据库.
d 点击测试连接按钮,出现成功提示,然后点击”Save”按钮,保存您的设置.
提示:任何配置如果不保存，都是无效的.

4.4.2 连接到 Access 数据库:

a. 在主接口选择”System”菜单,点击”Log On”菜单:

b. 在登录窗口按向下箭头键,出现数据库配置选项:

- 3 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

c. 选择”Access”单选项,点击”…”按钮,选择您要连接到的Access数据
库文件.无需密码验证。
d. 点击”Test Connection”按钮,连接成功后点击”Save”按钮保存您的
配置.
e. 当保存完毕后，点击ADMIN帐号，输入默认密码：88888，即可进入POPUP
设置。

4.5 主接口说明
主接口分成菜单栏,搜索栏,数据视图,任务提示栏几个部分,如图示:

菜单栏

搜索栏

切换按钮

资料视图

状态提示栏

- 4 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
视图说明:
客户视图:以树型图显示客户信息,点击右键或者双击提供相关操作.
在线用户视图:显示LAN网络内使用Popup登录同一数据库的用户, 点击右键或者
双击提供相关操作.;
来电信息视图:显示今日来电的详细信息, 点击右键或者双击提供相关操作.;
销售情况视图:显示销售情况详细信息.点击右键或者双击提供相关操作.
信息：提供航班、火车车次、邮编等常用信息查询功能。
监听：在客户端查询录音的一个监听工具。

4.6 系统设置
4.6.1 基本设置

选择语言 : 用于配置接口语言; *
远程埠 : 用于与录音系统连接的端口; *
本地埠 : 用于接收录音系统发送号码的端口; *
所有来电弹出提示窗 : 选择此项,接收到录音系统发送的来电信息后,
Popup将弹出一个来电提示窗口.;
铃声提示 : 选择此项,接收到录音系统发送的来电信息后将播放铃声提
示(注:该铃声可能根据每个客户的设置而不同);
来电时切换到来电页 : 选择此项,接收到来电信息后主接口切换到来

- 5 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
电信息视图;
配置为服务器端 : 必须有一个用户选择此项,否则来电信息不会被保
存,如果有多个用户选择此项,则可能出现重复的来电信息.
只显示本月的销售记录 : 选择此项,在销售情况视图将默然只显示本月
的销售记录.(在视图中按F5后,可以看到所有记录),该选项只对开放了
销售模块的用户有效.
客户附件默认路径 : 为客户生成的附件文件夹存放的位置.
字体 : 用于更改系统默认字体. *

4.6.2 本地信息

下次自动登录 : 选择此选项,下次启动Popup将自动登录.;
本地IP : 用以查看当前机器的IP地址;
其它信息用于打印销售单时显示在报表中,并非必须配置的选项:
公司名称 : 用户所属的公司名称;
公司地址 : 用户所属的公司的地址;
电话 : 用户所属公司的电话;
英文简称 : 用户所属公司的英文简称;
公司网址 : 用户所属公司的网站.

- 6 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

4.6.3 高级设置

数据库类型 : 用户可以更改使用的数据库类型,SQL Server或者Access,左

边的数据库配置栏将显示不同的方式供用户配置,保存设置后,用户的数据库配置
将在重启后生效.
传输文件保持路径 : 该路径用于保存LAN网络内用户互相发送文件时文件默
认的保存位置.

4.6.4 基本维护

- 7 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

付款方式维护 : 用户可以将所用到的所有付款方式保存到数据库 ,以供以后

选择;
信用度维护 : 用户可以将客户的信用级别分成几个等级,供以后选择;
客户分组维护 : 用户可以设置多个不同的组别,将客户归纳到不同的组别,便
于管理和查询; 如果想删除，可以选择并按键盘上的delete来操作。
语言编辑器 : 用户可以更改接口语言显示,或者自定义语言;
手机号码头维护 : 用户可以将手机号码开头的几个数字保存到数据库 ,便于
判断来电是否为手机号码;
问题类别 : 用户可以将客户来电反映的问题分成几个类别,供客服记录
来电信息选择;
密码加密/解密 : 用于对用户登录的密码进行加密/解密操作,该功能只对管
理员有效,
整理数据 : 重新刷新客户资料数据。.

4.6.5 SQL Server 配置

如果用户使用的数据库为SQL Server,那么可以进行以下的配置(注:请在SQ
L Server服务器上进行以下配置):

- 8 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

数据库备份路径 : Popup使用的数据库备份后存放的位置,是指主机的备份路径。
马上备份 : 立即备份Popup数据库,并存放到指定的路径下.
自动备份 : 选择此项,系统将按照用户设置的备份周期自动备份数据库,
备份后的数据库保存在设置的备份路径下.
选择要还原的数据库文件 : 用于还原数据库,在本地选择要还原的数据库,然后点
击”开始还原”按钮,将该数据库还原到SQLServer服务器
上..

注:
如果用户使用Access数据库,可以在高级设置中配置数据库还原.

4.7 客户管理
4.7.1 新增客户
选择菜单”维护”->”新增”,进入客户信息维护接口,(或者在联系
人视图/客户视图中点击右键,在弹出的快捷菜单中选择”新增”);

- 9 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

输入客户数据,包括填写公司信息与联系人信息，然后点击保存按钮。
IP地址是指如果填写一个有效的局域网的IP，那么这个客户的所有来电信息
仅向这个IP的电脑发送消息。
黑名单：设置为黑名单，下次此客户来电时，会黑色框提示。
特殊号码： 设置为特殊号码，会关联到录音的特殊号码管理中，从而进行相
关操作。
注: 为客户分组很重要,一个合适的组,可以方便的定位,查询到该客户

4.7.2 修改客户信息
在联系人视图/客户视图中选择一个客户,点击”维护”->”修改”,进入客
户信息维护接口.(或者在联系人视图/客户视图选择一个客户,双击或者点击右键,
在弹出菜单中选择”修改”)，输入客户数据,然后点击保存按钮
4.7.3 删除客户信息: 在联系人视图/客户视图选择一个客户,点击菜单”维
护”->”删除”(或者点击右键,在弹出菜单中选择”删除”).
4.7.4 查看客户信息: 在联系人视图/客户视图选择一个客户,双击或者点击右
键,在弹出菜单中选择”查看”;

- 10 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
4.8 客户查询
4.8.1 查询客户 : 切换到客户视图,在主接口上方的搜索栏输入要查找的客户
姓名,按下回车,或者点击搜索栏右方的按钮,搜索指定的客户.

4.8.2 综合查询 : 点击”维护”菜单,选择”综合查询”,显示综合查询界面,

输入查询条件,点击查询按钮,搜索符合条件的客户记录(点击打印按钮,可以打印
该报表):

- 11 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

4.9 来电管理
4.9.1 新增来电管理 :当有新来电时，可以点击弹屏窗口的来电号码，即可进入来
电管理界面，,点击”新增”按钮,为该号码添加一条来电记录,在右边的详细信息
栏输入数据,点击”保存”按钮完成新增操作.

4.9.2 修改来电 : 在来电管理接口左边的网格中选择来电号码,在右边的详细信

息栏中,通过选择来电时间,来电内容查询到要修改的来电记录,点击”修
改”按钮,编辑详细信息栏中的数据,点击”保存”按钮,完成修改.
4.9.3 删除来电 : 在来电管理接口左边的网格中选择来电号码,在右边的详细信
息栏中,通过选择来电时间, 电内容查询到要修改的来电记录,点击”删除”按钮,
删除该条来电记录.

4.10 来电查询

- 12 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
在主接口点击”查询”菜单,,选择”来电查询”,即可打开来电查询接口:

输入查询条件,点击”查询”按钮,即可得到符合条件的来电记录(点击”打
印”按钮可打印报表).

4.11 销售管理
在主接口点击”维护”菜单,选择”销售情况”,打开销售记录接口:

4.11.1
新
增
销
售
记
录
：
点击“新增”按钮，系统自动生成一个编号以供日后选择查询，用户输入

- 13 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
销售记录的信息后点击“保存”按钮；
4.11.2 修改销售记录：选择要修改的销售记录，点击“编辑”按钮，进入修改状
态，完成后点击“保存”按钮；
4.11.3 删除销售记录：选择要删除的销售记录，点击“删除”按钮，删除该条记
录；
4.11.4 打印销售记录：选择要打印的销售记录，点击“打印”按钮，出现打印预
览接口，按下打印按钮，即可打印报表：

点击打印报

4.12 销售查询
在主接口点击“查询”菜单，选择“销售记录查询”，打开查询接口：

- 14 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
户输入查询条件，点击“查询”按钮，得到符合条件的记录，点击“打印”按钮，
打印此报表。

注：若销售记录没有显示出来，需在主界面查询处点中鼠标，按F8并输入密码，

点击显示即可。

4.13 内部通信
1． 在主接口选择“设置”菜单，点击“网上邻居”，显示当前在线用
户，或者将主接口视图切换到“在线用户”，也可浏览当前在线用
户：

2． 双击视图中某个用户，弹出发送信息窗口：

输入消息

- 15 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

2.1 发送文本信息：在窗口下端的输入框内输入文本信息，点击“发送”；
2.2 发送文件：点击“发送文件”按钮，在文件选择对话框中选择要发
送的档，点击“确定”
，等待对方接收；
2.3 查看历史对话记录：点击“历史对话记录”，可查阅以往的对话记录；
2.4 广播消息(管理员才拥有这个功能) ：发送信息前勾选“广播”复选
框，将向所有在线用户发送信息。

4.14 用户管理(注:管理员才有该权限)
在主接口选择”维护”菜单,选择”用户管理”,显示”用户管理”窗口:

- 16 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

新增用户: 点击”新增”按钮,输入用户名,密码,点击”保存”按钮.
(注:如果没有选择”可用”选项,新增的用户将处于停用状态);

修改用户: 在用户列表中选择一个用户,点击”编辑”按钮,修改完该用
户的信息后,点击”保存”按钮完成修改.

删除用户: 在用户列表中选择一个用户 ,点击”删除”按钮,删除该用

户.
4.15 权限管理 (注:管理员才有该权限)
在主接口选择”维护”菜单,点击”权限管理”,显示权限管理窗口:

- 17 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

在用户列表选择用户,修改接口右边的权限选项,点击”保存”完成权
限修改,
(注: 管理员拥有所有权限)
4.16 通告功能
点击维护--通告,可以新建一个通告，新建保存后，会提示是否即时通知在线
用户。

- 18 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件

4.17 批量分组
当新建或者导入了大量的客户资料，而没有分组时，可以使用批量分组功能。

批量分组可以根据名称、地址、省份、城市等为依据进行。

4.18 生日提示
编辑相关的信息后，POPUP会自动识别客户信息中的生日日期，当某天有客户
生日时，可以提示出某客户的生日。
Client 是针对客户提示。 Seat是针对公司人员的提示。

- 19 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
4.19 计划任务

计划任务是为员工分配任务或者安排其它项目的提示功能。

4.20 客服说明
在主接口选择”帮助”菜单,点击”解决方案”,显示解决方案窗口:

- 20 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
新建方案类别: 在帮助类别选择栏中输入新的帮助类别名称,点击”保
存类别”按钮;
删除方案类别: 在帮助类别选择栏中选择要删除的项目,点击”删除”
按钮;
编辑类别明细: 在帮助类别选择栏中选择项目,点击”>>”按钮,显示”
帮助类别编辑”窗口,输入备注信息,点击”保存”按
钮完成编辑;
新建解决方案: 在”主题”输入框中输入帮助主题,输入然后输入详细
信息,点击”保存明细”按钮,保存该解决方案;
删除解决方案: 在方案列表中选择要删除的方案,点击鼠标右键,在弹
出菜单中选择”删除”.

4.21 导入/导出工具

导入/导出工具可以将客户现有的客户资料尝试导入到POPUP的客户资
料中的一个工具
在主接口选择”帮助”菜单,点击”导入/导出数据”,显示欢迎窗口:

- 21 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
点击下一步,选择数据源:,用户可以选择从SQL Server或者Access数据
库以及Excel中复制数据:

数据库类型

设置好资料源后,点击”下一步”,设置复制目标:

- 22 -
电话商务管理系统 客户来电管理软件
设置好目标数据库后,点击”下一步”,为数据源和目标之间设置对应
关系:

点击下一步,开始复制数据:

- 23 -