Üzleti kommunikáció 2.

Előadástechnika 4.

Dr. Tanács János

egyetemi docens
NJE GTK, Menedzsment és Üzleti Kommunikáció
Tanszék
Előadástechnika 4.
Technikai feltételek és problémák
Üzleti és beszámoló prezentációk
Technikai feltételek, technikai problémák

• Ami elromolhat, az el is romlik!

• Az előadás megtartása a Te felelősséged!
• Technikai okok miatt bukott előadás: az üzenet nem ér célba!
o A rossz előadás és a technikai okok miatt meg nem tartott előadás
egyetlen dologban biztos egyezik: nem tudja célba juttatni az előadó
üzenetét, mondanivalóját!
 Technikai feltételek, technikai problémák 2.
Hogyan kell figyelembe venni a lehetséges technikai malőröket?
1. Tartalék technológiai eszközökkel készülj
• Pld. viszed a ppt-t laptopon, de kimented egy pendrive-ra is, emilben is elküldöd
magadnak, feltöltöd driveba stb.
2. Az előadás helyszínén minél hamarabb feltenni egy központi gépre az
előadást, azon megnyitni és ellenőrizni a diasort
• Pörgesd végig, hogy rendben van-e a formátum, nem esett-e szét
o Ne az előadásod kezdete legyen, amikor megnyitod, és ne a közvetlenül előtte lévő
szünetben tedd fel, ha módod van rá
• Minél hamarabb teszed fel, annál hamarabb tudsz vele szembesülni, ha valami probléma
van  annál több időd lesz valami mentőmegoldást kitalálni
o A mentőmegoldás persze rosszabb lesz mint az eredeti, de jobb lesz, mint az utolsó
pillanatos pánik megoldás,
3. Legyen a kezedben kinyomtatva a ppt és tudd megtartani ennyiből!
• Ha minden elektronikus eszköz bedöglik, akkor is legyen mentsvárad!
 Technikai feltételek, technikai problémák 3.
Milyen további jellemző problémákra érdemes számítani?
1. Projektor fényerő és sötétítési problémák
• Gyenge fényerejű projektor, függöny nélküli napsütéses terem, a számítógéped
képernyőjének színeihez képest kevésbé kontrasztos vetített színek 
• Sokkal kontrasztosabb színeket válassz, mint ami a gépeden a készüléskor jól mutat!
2. Szoftver, hardver és hálózati problémák
• Érdemes arra számítani, hogy a helyszínen nem lesznek optimálisak a
műszaki feltételek (vagy egyszerűen csak a Te munka környezedtől
lényegesen eltérőek lesznek)
• Régebbi verziójú szoftver fog futni, kevésbé erős hardveren, esetleg nem lesz hálózat a
prezi.com-os prezentáció online változatát használni
o Megoldási javaslatok: mentsd el régebbi formátumban is, esetleg funkciók
elvesztésével kalkulálva, erős hardver igényű megoldásokat mellőzd, ne használj
video, csak esetleg screenshotot stb.
Üzleti és beszámoló prezentációk
 Prezentáció típusok funkció szerint
• Egy funkciós prezentációk
o Külön írásbeli dokumentum és külön prezentáció a szóbeli prezentációhoz
o Írásbeli: pld. word alapú dokumentum, szóbelire pedig egy ppt, pdf stb.
alapú anyag.

• Két funkciós prezentációk

o Nincs külön prezentáció a szóbeli helyzethez, hanem csak egy dokumentum
van.
o Jellemzően ppt alapú
o Ennek az egy ppt alapú dokumentumnak kell olyannak lennie, hogy mindkét
funkciót be tudja tölteni.
Példák kétfunkciós prezentációs
dokumentumra
Példa kétfunkciós prezentációs
dokumentumra

A
Budapest 2024
Nyári Olimpiai és
Paralimpiai Játékok
Megvalósíthatósági
Tanulmány c. anyag,
amelyet a PwC
készített
Példa kétfunkciós prezentációs
dokumentumra

A
Budapest 2024
Nyári Olimpiai és
Paralimpiai Játékok
Megvalósíthatósági
Tanulmány c. anyag,
amelyet a PwC
készített
Példa kétfunkciós prezentációs
dokumentumra

A
Budapest 2024
Nyári Olimpiai és
Paralimpiai Játékok
Megvalósíthatósági
Tanulmány c. anyag,
amelyet a PwC
készített
Egy másik példa kétfunkciós
prezentációs dokumentumra
•Megközelítés a helyzet hosszú távú javítására
1. Stratégiai tervezés
• Helyzetértékelés
• Célok és preferenciák
azonosítása
• Lehetséges és
szükséges fejlesztési
akciók azonosítása
Milyen fő kérdésekre ad választ?
• Mik a stratégiai célok, hová
tartson a cég rövid-hosszú
távokon?
• Milyen a cég belső helyzete
abszolút és relatív értelemben?
• Milyenek a külső kapcsolódási
pontok (partnerekkel,
ügyfelekkel stb.)?
• Mire van szükség a stratégiai
célok eléréséhez?
2. Akció tervezés 3. Megvalósítás
Mi a lépés célja?
• Fejlesztésekhez • Kiválasztott fejlesztési
szükséges erőforrások akciók végrehajtása
azonosítása
• Fejlesztési akciók
rangsorolása
• Ütemezés
• Milyen erőforrás • Hogyan kell végrehajtani
hiányok/többletek vannak és a konkrét fejlesztési/
ez hogyan egyensúlyozható? szervezési /
• Milyen új működési és gazdálkodási lépéseket?
szervezeti formáknak kell
kialakulni?
• Az összefüggések, korlátok és
lehetőségek alapján mik a
legfontosabb feladatok és
ezek hogyan ütemezhetőek
optimálisan?
 •Miben tudunk segíteni?

Becsült
Feladat humánerőforrás
ráfordítás (embernap)
• Helyzetértékelés kiegészítése
1. Stratégiai

• Legnagyobb beszállítói szerződések vizsgálata és javaslattétel akciókra

tervezés

• Strukturáltabb helyzetértékelés készítése (A meglévő külső-belső 4

elemzések és a meghatározott stratégiai prioritások alapján)

• Akciók strukturált összegyűjtése és alapszintű definiálása

• Definíciós sablon kialakítása 2
• Akciók közös alapszintű kidolgozása
2. Akció tervezés

• Részletes akcióterv elkészítése

• Szelekciós kritériumok közös kidolgozása
• Kiválasztott akciók részletes kidolgozásának támogatása
(erőforrásigény, üzemezés, összefüggések) 5
• Akcióterv sablon elkészítése
• Ütemezés, akcióterv véglegesítése
3. Megvalósítás

• Dinamikus cég-modell kidolgozásának támogatása

• A cég vezetői információs rendszerének kidolgozása

később meghatározható
Egy harmadik példa
kétfunkciós prezentációs
dokumentumra
A cégszervezet és folyamatainak
újragondolása
A projekt környezete
• A cég a termékközpontú szervezetté
átalakulás szakaszában van
– a jelenlegi adminisztráció központú
szerkezet felszámolása
– a kívánt szerkezet kidolgozva, a
folyamatok tervrajza még nem készült
el
– feszített ütemterv, mivel az új
szerkezetnek 2012. január 1-én már
„élnie” kell
A projekt célkitűzései
• A cégszervezet felkészítése a küszöbön
álló kihívásokra
– A szervezet működésének korszerű
leképezése
– A cég elvárásainak megfelelő termék-
portfolió kidolgozása
• A projekt során megvalósítandó:
– A vállalat egészét átfogó folyamatok
részletes tervrajzának elkészítése
– létszámcsökkentési és más
költségmegtakarítási lehetőségek
meghatározása
– főbb mutatók meghatározása
 A kétfunkciós prezentációs
dokumentumok jellemzői
• Nem felelnek meg bizonyos előadástechnikai sztereotípiáknak:
o Ne legyen 18-asnál kisebb a betűméret!
o Ne szerepeljenek a dián egész mondatok, csak kulcsszavak!
o Ne legyen rajtuk sok információ, részlet, mert az elvonja a figyelmet!
 A kétfunkciós prezentációs
dokumentumok jellemzői 2.
Mi az, amit ténylegesen megvalósítanak, megjelenítenek:
 Az információk strukturálása kiemelten fontos.
 A szöveg is strukturált, tagolt, megvilágító erejű szerkezetbe rendezett.
 Élesen elválik a fő struktúra 2÷4 szint mélységig, valamint az alátámasztó,
részletező információk szintje.
 A vizualitás nem öncélú szemléltetés, hanem szigorúan tartalomvezérelt:
• a vizuálisan megjelenő struktúra is információt hordoz.
• munkát, tudást, hozzáadott értéket jelenít meg.
A kétfunkciós prezentációs
dokumentumok jellemzői 3.
A fő struktúra
- 2÷4 szint mélységig adja a szóbeli
előadás keretét, vázát.
- Az ügyfél/megrendelő számára az
eredmények/munkaterv fő elemeinek
azonosíthatóságát biztosítja:
 mik a legfontosabb eredmények
és azok részletei hol találhatók.
- Egyfajta térképet ad: mit és hol fog
megtalálni azzal kapcsolatban, ami
alapján majd a későbbiekben
dolgoznia kell önállóan (vagy a
prezentáló cég munkatársaival)
A részletek
- A részletező, alátámasztó információk
a fő struktúra alatt.
- Ez a szóbeli bemutatás során nem kap
elsődleges szerepet.
- Igazi funkcióját akkor nyeri el, amikor
az ügyfélnek/ megrendelőnek tovább
kell dolgoznia velük.
- Ehhez elég pontosnak, részletesnek,
bizonyító erejűnek kell lenniük, nem
lehetnek vázlatosak.
- Szerephez juthatnak még a
bemutatás során, ha kérdések
merülnek fel egy-egy ponton.
Beszámoló prezentációk
 A beszámoló prezentáció keretei
• Ez a mi esetünkben tulajdonképpen üzleti beszámoló, és nem
élménybeszámoló
o A duális képzés vagy az Erasmus-félév beszámolója is ilyen
o Nem pusztán az „élményeidről” kell beszámolni
o Mivel ez nem üdülési vagy nyaralási beszámoló, ezért nem arról kell lelkendezni,
hogy milyen jól érezted magad
• A pályáztató/megbízó/ügyfél/munkáltató fizetett és fizet neked az adott
időszakért, ezért cserébe nagyon kézzelfogható eredményeket, fejlődést stb.
vár el
• A megbízás ténylegesen rögzített vagy elvi jellegéből kell levezetned, hogy
mit kell prezentálnod ahhoz, hogy a megbízó azt érezze, nem hiába fizetett
ki neked egy talicska pénzt!
A beszámoló prezentáció keretei 2.

Milyen szempontoknak feleljen meg a duális beszámolód?

• Alapvetően ne érzelmi, hanem intellektuális viszonyulást fogalmaz
meg, intellektuális igék révén:
o beláttam, megértettem, rájöttem, megtanultam, felfedeztem stb.
• Tedd világossá, hogy miben fejlődtél:
o A munkahely szempontjából
o A képzés szempontjából
• Kösd össze a munkahelyi tapasztalataidat és a tanulmányaidat!
o Vonatkoztasd őket egymásra:
 Hogyan értelmezhetők a munkahelyi tapasztalatok a képzésbeli ismeretek fényében?
 Hogyan értelmezhetők a képzésbeli ismeretek a munkahelyi működés fényében?
A beszámoló prezentáció keretei 3.

Milyen szempontoknak feleljen meg a duális beszámolód? 2.

• Legyen konkrét, mert a túl általános a kamu!
o Ne azt mondd, tárgyalástechnikailag sokat fejlődtél, hanem azt, hogy
megértetted a small talk jelentőségét, és ellestél néhány formulát!
o Ne azt mondd, a jó előadó sokat készül a prezentációra, hanem azt, hogy
megfigyelted, mi a jelentősége annak, van-e összegzés a prezentáció végén
(esetleg azzal összekötve, hogy ez összhangban van a figyelmi görbével…)
 Mérlegeld, hogy a duális partner képviselője melyik típusú célközönség: szűk terület
szakértője, a tág szakterület szakérője vagy intelligens laikus?
 Adott esetben helyzetértékelésed alapján nem szükséges ilyen részletekbe hatolóan
mélyre menned a vetített ppt szövegében, de legyen ilyen példa a tarsolyodban, ha
kérnének példát!
A beszámoló prezentáció keretei 4.

Milyen szempontoknak feleljen meg a duális beszámolód? 3.

• Fogd fel versenyhelyzetként a prezentációt!
o Ne abból indulj ki, hogy a duális helyed fix, a duális partner nem rúg ki,
hanem úgy működj, mintha versenyprezentáció lenne!
 Játszd azt, hogy 10 duális hallgatóból a következő félévre csak 5 mehet tovább!
 Mit kell ahhoz megmutatnod a duális partner képviselője számára, hogy téged
akarjon az elmúlt féléved alapján, és ne a (verseny)társadat?
A beszámoló prezentáció keretei 5.

Mi van akkor, ha nem duális beszámolóról beszélünk?

1. Jellemző lehet, hogy eddigi tevékenység + következő időszakra
vonatkozó tervet várnak el:
• Eddigi tevékenység /következő időszak tervének időaránya: 2/3-1/3
• Tervre is igaz: legyen konkrét, hasonlóan beszámoló részhez
2. Bármilyen más beszámoló esetén:
• Addigi prezentációs tapasztalataid + duális kapcsán látott elvek
konstruktív, kreatív átültetése, figyelembe véve a döntési helyzetben lévő
célszemély döntési kérdését!
Köszönöm a figyelmet!
 Üzleti kommunikáció 2.

Előadástechnika 3.

Dr. Tanács János

egyetemi docens
NJE GTK, Menedzsment és Üzleti Kommunikáció
Tanszék
 Az információk
strukturálásának alapvető
kategóriái
Hogyan szervezhetjük az információkat a
prezentációban?
Az információ-rendezés jelentősége

cs a k i t n a h r e á t g ly á
e p ó t i r á n cz e

tárgyalástechnika
prezentáció

Nem mindegy, hogyan rendezzük az információkat!

 Hogyan szervezhetjük az információkat a
prezentációban?
Prezentáció
Szervezési elv Előnyök Hátrányok
típusa 1
Közelség, A rendszer „adja Nehéz felidézni
Lineáris (leíró)
szomszédság magát” utólag
Analitikus (elemző) 2
Az előadó által Szétbontunk
Megkönnyíti a
• spec. eset: hozzáadott összetartozó
felidézést
összehasonlító kategóriák elemeket

Nem minden
Érv, ellenérv, Nagyon
mondanivaló
szervezettnek tűnő,
Argumentatív (+ szintézis) rendezhető át
ugyanakkor
vitaszituációba,
személyes beszámoló
érvelésbe
 1. A lineáris/leíró infószervezésű
prezentáció

Szóbeli prezentációként: 1
• a legkevésbé figyelemfelkeltő, legkevésbé érdekfeszítő
o ezzel a legnehezebb fenntartani a közönség figyelmét.
• legkisebb átadható információmennyiség. 2
Írásbeli prezentációként és általában:
• A szomszédsági, közelségi viszonyok túl kézenfekvően adják a leírás
perspektíváját. 3
• Az ilyen jellegű prezi nem „dolgozza fel” az infókat, nem hoz érdemi
eredményeket, nem tesz hozzá.
• Nem szervezett információk, esetleges szerkezet, ad hoc szempontok
• „Na és akkor mi van?” érzés.
5
 2. Az elemző jellegű prezentáció
Szóbeli prezentációként:
• Könnyebb vele a közönség figyelmét fenntartani, mint a leíróval.
• Az információk strukturálása segíti a felidézést és a megértést. 1
• Rövidtávú memóriából fakadó korlátokat tágítja.
Írásbeli prezentációként és általában:
• Az előadó által hozzáadott kategóriák tartalmi munkának számítanak.
2
• E kategóriák nem kézenfekvőek, meg kell értük dolgozni.
• Ez is munka, ez is látszik, ez is számít.
• Többlet infókat is hoz.
 2. Az összehasonlító prezi
Az elemző prezentáció egy speciális válfaja
Két sémája lehetséges
• pozitív analógiára épül:
• az összehasonlítandó dolgok hasonlóságait állítja előtérbe.
• negatív analógiára épül:
• az összehasonlítandó dolgok különbségeit állítja előtérbe.
DE:
• Mindkét séma felemás és téves eredményre vezet, ha csak ezeket veszi
figyelembe.
o A pozitív analógiára építőnél is figyelembe kell venni és mérlegelni kell a releváns
különbségeket.
1 o A negatív analógiára építőnél a releváns hasonlóságokat szükséges figyelembe
venni a teljes képhez.
 3. Az érvelő, azaz argumentatív
infószervezésű prezi
1
Szóbeli prezentációként:
• Az egyik legkönnyebben befogadható, leginkább érdekfeszítő előadási szerkezet
• Könnyű vele a közönség figyelmét felkelteni és fenntartani, intenzív.
• Nem csak a kategóriák révén, hanem az alátámasztás szerkezete révén (pro és
kontra érvek) is strukturálja az információkat, segíti a felidézést és a megértést.
• Rövidtávú memóriából fakadó korlátokat tágítja.
2
Írásbeli prezentációként és általában:
• Felemás marad és téves eredménye vezet, ha csak az alátámasztó
bizonyítékokat, adatokat, azaz csak a pro érveket kezeli.
• Megadja a fókuszt, tudjuk, mi felé kell tartani, mire kell irányulni az
információknak.
 AZ ELŐADÓ FIGYELME
Az előadónak is megoszlik a figyelme, például a következőkre:
• Helyes grammatika:
• kitalálni előre a mondat szerkezetét, és ügyelni rá, hogy eszerint mondjuk ki a mondatot
• Hangsúly:
• mondat hangsúlyozására ügyelni: mondat típusa szerint + értelmező hangsúlyozás
• Koncentráció a gondolatmenetre:
• Előre gondolkodni a gondolatmenet szerint következő mondatra lényegére
• Kapcsolattartás a közönséggel:
• Lazának lenni, humorosnak, figyelni arra, hogyan reagál a közönség, mit megy át és
mi nem, mi tetszik neki és mi nem stb.
• Figyelni a keretekre:
• Előadás időben hol járunk, úgy telik-e, mint terveztük, ülésvezető jelzései stb.
 AZ ELŐADÓ FIGYELME 2.
1

• Az előadóra is igaz, hogy rengeteg dolog között kell megosztania a figyelmét, ezért
amiben csak lehet, tehermentesíteni kell saját memóriáját, figyelmi kapacitását.
• Kezdő előadóként a ppt sem a közönségnek szól, hanem a Te memóriádat 2
tehermentesíti
• NE soronként jöjjön fel a szöveg, kevés vagy inkább semmi animáció egy oldalon, mert akkor
nincs a memóriád tehermentesítve
• Legyen a dián a lényege gondolatonként, amit mondani akarsz, de legyen hozzájuk több
mondatod!
• Kezdő előadóként lehet akár felolvasott előadást is csinálni!
Időkezelés
1

- Inkább kicsit rövidebb legyen, mint hosszabb

 Ha hosszabb: csökken a szimpátia-index 2
 Nem fogsz tudni infót átadni a túlnyúló időben
 Arra fogunk emlékezni (lásd figyelmi görbe), hogy idegesek és mérgesek voltunk.

- Legyen „B” és „C” terved, mit és hogyan ugrassz át és mivel kötöd át

az adott részt, részeket!
 ha lassabban haladsz, mint tervezted vagy
 ha kevesebb időt kapsz, mint beharangozták.
 A stressz kezelés: a stressz
megszelídítése
1. A stressz, mint a barátod
- A stressz a begyakorlott tevékenységek végrehajtási hatékonyságát és
pontosságát javítja
- A stressz a gyakorlatlan, először végrehajtott tevékenységek hatékonyságát és
pontosságát rontja
- A kiemelt jelentőségű helyzetekben csak olyat csinálj, amit már ezerszer
csináltál!
 Ezért fontos a többszöri előzetes próba!
 A stressz kezelés: a stressz
megszelídítése 2.
2. Légzéskontroll: mélylégzés
- Az idegesség szapora, rendszertelen, felszínes levegővételben nyilvánul meg
- Mentális állapotunk rendbe rakása: a légzés szabályozásán keresztül

- Nagy levegő a hasba (nem a mellkasba) lassan

- Kifújás lassan, 2x annyi ideig, mint a beszívás, nyugodtan hang kíséretében
- Ismétlés többször, 3-5x
 Az előadási szituáció
sajátosságai
Az előadás két szakasza:
1. A kifejtő (monológ) szakasz: eddig alapvetően erről volt szó
2. A kérdés-felelet (dialóg) szakasz
• Nem csak a kifejtő szakasz, hanem a kérdés-felelet szakasz is
törvényszéki tárgyalás típusú szituáció.
• Sok ember irányába kell egyszerre hatékonyan lépni, nem csak a
kérdezőnek válaszolok.
• Reakciómmal bátorítom a többi kérdezőt, vagy elveszem a kedvét.
• Ezért fontos, hogy rossz kérdésre is jól reagáljunk, ne tegyük
nevetségessé a kérdezőt.
 Kérdések kategóriái
1

1. Amit szeretnék megválaszolni, amit mindenképp meg tudok válaszolni

• Készülj arra, hogy milyen különböző módokon lehet rákérdezni arra, amire 2
az elvégzett munka alapján pontos választ tudsz adni!
• Nem biztos, hogy a Te szavaiddal teszik fel a kérdést, indulhat
messzebbről stb.
2. Ami jó kérdés, értelmes kérdés, de jelenleg nem tudsz rá pontos,
egyértelmű választ adni
 Kompetencia- és
tudáshatáraid megértése
• Egy olyan hallgató, aki látja a határait,
pozitívabb, mint egy olyan, aki nem!!!
Kérdések kategóriái 2.

2. Ami jó kérdés, értelmes kérdés, de jelenleg nem tudsz rá pontos,

egyértelmű választ adni
• Ha nem lehet úgy megválaszolni, mint 1. kategóriájút, akkor miért
próbálnád meg?
Hogyan kell rá válaszolni?
 Mini kutatási terv, vázlat: milyen lépéseken keresztül jutnál el a
válaszhoz?  módszertani tudatosság
 Milyen eredményekre számítasz:
• alátámasztják a feltevésedet, illeszkednek a várakozásaidhoz?
• aláássák, cáfolják a feltevésedet, ellentétesek a várakozásaiddal?
 adatok, bizonyítékok objektív kezelése
 Kérdések kategóriái 3.
3. Az irreleváns kérdés
- Ezt nem lehet érdemben megválaszolni
- Azt tudod megmutatni, hogy értelmes, kulturált fiatal vagy
- Veszély: valójában 2. kategóriájú, releváns kérdés, csak rosszul azonosítod
Hogyan kell rá válaszolni?
 „Az Ön által felvetett kérdés is tudományosan érdekes, azonban, ha jól
értem, egy másik kutatás és előadás témája lehetne. Bízom abban, hogy az
én témám, kérdésem is tudományos vizsgálódásra érdemes.
Megköszönném, ha erre koncentrálnánk, hogy kideríthessük, megáll-e?”
 „Nem látom pontosan a kapcsolatot az Ön kérdése, és a témám között.
Megköszönném, ha segítene, hogy mi a kapcsolat?”
• A kérdező kénytelen beterelni a témát legalább 2. kategóriába
 Bírálatkezelés
1. Ami védhető a munkád alapján, belülről
 szerepel a dolgozatban, csak „össze kell rakni”
• a bírálati kérdés feldobja neked a labdát
• csak szerinted van benne explicit módon
2. Ami kiegészítéssel védhető
 az azóta elvégzett munka, kutatás eredményeképpen, vagy még további kutatás
révén válaszolható meg
• ne csinálj úgy, mintha benne lenne a dolgozatban
• arra kíváncsi, hogyan gondolkodsz, vagy pld. hogy azután is fontos volt-
e a téma, hogy leadtad a dolgozatot stb.
• a válasz hasonlít a kérdések 2. kategóriájára (lásd fentebb): a válaszhoz
eljutás lépéseit fontosak
3. Amit el kell engedni
 ne védd a védhetetlent: nem fog menni!
 a belátási, mérlegelési képesség pozitív
 Bírálatkezelés 2.
Hol van a válasz helye a prezentációban?
a) A monológ szakasz végén, a kérdések előtt
 Beleszámít a prezentációs időbe, ezt tervezd be
 Ismertesd a kérdést/tűntesd fel a dián és válaszold meg
egyértelműen, világosan
b) Az előadás ívébe beépítve
 Az előadás adott pontján ismerteted a kapcsolódó kérdést és a
választ
 Akkor érdemes, ha a választ hosszabban kell megalapozni, és jól lehet
ebbe az irányba vezetni az előadást
c) Vegyes
 A kérdések egyrészét a), másrészét b) módon