‫مراجعة وتنقيح ممارسة الجمعية في الشراكات وحصر الشراكات الحالية‬

‫وتصنيفها‬
‫التخطيط واإلعداد للشراكات‬

‫‪ :‬مقدمة‬

‫تقدم جمعية السكري السعودية الخيرية خدمات التوعية والتثقيف الصحي عن‬
‫داء السكري لكافة فئات المجتمع ‪،‬وانطالقا من حرص الجمعية على اإلبداع‬
‫والتطوير في الخدمات المقدمة تحرص الجمعية على عقد اإلتفاقيات مع‬
‫الجهات المختلفة بما يتناسب مع أهداف الجمعية وذلك لتحقيق أفضل مستوى‬
‫‪ .‬للخدمات المقدمة وتحقيق رضا المستفيدين من خدمات الجمعية‬
‫وانطالقا من هذه المنهجية عقدت الجمعية أكثر من (‪ )12‬شراكة مع مختلف‬
‫القطاعات الصحية والتعليم والجمعيات الخيرية وغيرها ‪ ،‬إال أن هذه‬
‫الشراكات تواجهها العديد من التحديات لذا توجب إعادة تقييم ومراجعة‬
‫الشراكات وعليه تم اعتماد نموذج التميز المؤسسي بما يحقق الفائدة المتبادلة‬
‫‪ .‬بين الشركاء‬
 ‫منهجية (تحديد شراكات الجمعية وإدارة العالقة معهم )‬

‫القيادة ‪،‬االستراتيجية‪،‬الشركات والموارد‪ ،‬نتائج‬ ‫‪ .1‬المعيار ‪:‬‬

‫المجتمع‬
‫تحديد من هم شركاء الخدمة الذين تتعامل معهم‬ ‫‪ .2‬الهدف من إعداد‬
‫الجمعية وتصنيفهم إلى شركاء استراتيجيين‬ ‫المنهجية‬
‫ورئيسيين وفرعيين‪.‬‬
‫فريق العمل‪ :‬فريق عمل معيار القيادة‬ ‫‪ .3‬التعريفات‬
‫الخطة‪ :‬الخطة االستراتيجية‬
‫الشراكات‪ :‬هم تلك الجهات التي ال يمكن لخدمات‬
‫الجمعية أن تستكمل بدونهم‪.‬‬
‫الشريك االستراتيجي‪ :‬هي الجهات التي ال يمكن‬
‫االستغناء عنها‬
‫الشريك الرئيسي‪ :‬هي الجهات التي تلتزم الدائرة‬
‫بالتعاون معها ولكن يمكن االستغناء عنها عند‬
‫توفر بديل‬
‫الشريك الفرعي‪:‬هي الجهات التي إن رغبت‬
‫الدائرة بالتعاون معهم تصبح الخدمة أفضل‬
‫ولكن يمكن االستغناء عنهم‪.‬‬
‫تطبق هذه المنهجية على كافة الخدمات التي تقدمها‬ ‫‪ .4‬مجال تطبيقها‬
‫الجمعية‬
‫‪ .1‬االعداد ‪................... :‬‬ ‫‪ .5‬المسؤولية‬
 ‫‪ .2‬اإلقرار‪ :‬اللجنة‬

‫‪ .3‬التنفيذ ‪ :‬فريق العمل‬

‫‪ .4‬المتابعة والتقييم‪ :‬ادارة التطوير االداري‬

‫والتدريب‬
‫‪ .9‬خطوات عمل المنهجية ‪-1‬تشكيل فريق عمل متعدد من اإلدارات لتحديد‬
‫مجاالت التطوير المؤسسي الممكن تنفيذها بين‬
‫الجمعية وشركائها‪.‬‬
‫‪-2‬مراجعة القوانين واألنظمة الناظمة لعمل‬
‫الجمعية وحصر الخدمات التي تقدمها الجمعية‪.‬‬
‫‪-3‬دراسة الخطة اإلستراتيجية واألهداف‬
‫اإلستراتيجية التي تنبثق منها خدمات الجمعية‪.‬‬
‫‪-4‬تحديد شركاء الخدمة للجمعية‪.‬‬
‫‪-5‬بيان تقاطع كل خدمة تقدمها الجمعية مع الشركاء‬
‫وطبيعة العالقة مع الشريك حسب الخدمة‪.‬‬
‫‪-6‬تصنيف شركاء الخدمة إلى (شركاء استراتيجيين‪،‬‬
‫شركاء رئيسين‪ ،‬شركاء فرعيين)‪.‬‬
‫‪-7‬تصميم قاعدة بيانات تتضمن تفاصيل الشركاء‬
‫وطبيعة الشراكة معهم وتفاصيل عنه وعن‬
‫أنشطته‪.‬‬
‫‪-8‬تحديد احتياجات شركاء الخدمة وتوقعاتهم من‬
‫خالل اعتماد منهجية االتصال الخارجي للصول‬
‫إلى المنفعة المشتركة‪.‬‬
 ‫‪-9‬تحديث مصفوفة شركاء الخدمة الحالية‪.‬‬
‫‪-10‬عمل برنامج لمقابلة الشركاء االستراتيجين ويبين‬
‫البرنامج وسائل جمع المعلومات‪ ،‬وبرامج‬
‫المقابالت‪ ،‬ومسوحات الرأي‪ ،‬والفعاليات الرسمية‬
‫وغير الرسمية‪ ،‬والترتيبات الزمنية للبرنامج‪.‬‬
‫‪-11‬تنفيذ برنامج المقابالت‪.‬‬
‫‪-12‬تحليل الفجوات بين العمليات الرئيسية للجمعية‬
‫واحتياجات وتوقعات الشركاء اآلخرين وتحديد‬
‫هذه الفجوات‪.‬‬
‫‪-13‬وضع أهداف وخطة عمل لكسر الفجوات التي تم‬
‫تحديدها تحتوي هذه الخطط على أنشطة‬
‫ومؤشرات قياس وفترات زمنية‪.‬‬
‫‪-14‬مراجعة الخطط التنفيذية بناء على بيانات نتائج‬
‫مقياس األداء‪.‬‬
‫‪-15‬تقدم فرق العمل تقارير التغذية الراجعة للقيادة‪.‬‬
‫‪-16‬تراجع القيادة التقارير‪.‬‬
‫‪-17‬تقدم القيادة الدعم والتوجيهات لتحسين األداء‬
‫وإزالة المعوقات التي تواجهه‪.‬‬
‫‪-18‬تراجع القيادة تأثير الخطط السنوية على مستوى‬
‫رضا الشركاء من خالل نتائج مقاييس الرأي مع‬
‫المتعاملين‪.‬‬
‫‪-19‬التقييم والتحسين المستمر‪.‬‬
‫‪ .10‬توقيت مراجعة المنهجية سنوي‬
 ‫وجود مصفوفة تحدد متلقي الخدمة‬ ‫‪ .11‬مؤشر أداء المنهجية‬

‫استبانات احتياجات وتوقعات شريك الخدمة‬ ‫‪ .12‬النماذج المستخدمة (إن‬

‫وجدت)‬

‫المرحلة األولى ‪:‬التخطيط واإلعداد للشراكات‬

‫في هذه المرحلة يتم دراسة وتحديد الشراكات وأنواعها وتقييمها‬

‫‪:‬المدخالت‬
‫‪.‬التحليل البيئي اإلستراتيجي للجمعية‪1-‬‬
‫الخطة اإلستيراتيجية للجمعية‪2-‬‬
‫الخطة التشغيلية‪3-‬‬
‫نموذج طلب شراكة‪4-‬‬
‫تصنيف الشراكات ‪5-‬‬
‫قاعدة بيانات الشركاء‪6-‬‬
‫فجوة األداء للعام الماضي‪7-‬‬

‫‪:‬األنشطة‬

‫‪ -1‬التحليل البيئي للجمعية يحدد ابرز نقاط الق وة ونق اط الض عف و الف رص‬
‫والمهددات وهو يه دف إلى تحدي د مج االت الش راكات ال تي يمكن ان تحق ق‬
‫قفزات نوعية في توجه الجمعي ة االس تراتيجي ودراس ة احتياج ات اإلدارات‬
‫لتحديد أولوية الشراكات طبقا لنموذج محدد يتم وضعه من قبل اإلدارة والذي‬
‫يتم توزيعه على اإلدارات طبقا للشروط التالية ‪:‬‬
 ‫‪-‬توافق الشراكة مع نظام إدارة واستيراتيجية الجمعية‬
‫‪-‬تحديد أهداف الشراكة المطلوبة‬
‫‪-‬تحديد نوع الشراكة المطلوبة‬
‫‪-‬تحديد عيوب الشراكة المطلوبة‬

‫التعرف على الشراكات المطلوبة من اإلدارات المختلفة‪2-‬‬

‫‪ :‬ومقارنتها باستيراتيجية الجمعية في الشراكات مع مراعاة األتي‬
‫موافقة الشراكة لنظام إدارة الشراكات‪-‬‬
‫اإلحتياج الفعلي للشراكة‪-‬‬
‫موافقة الشراكة للخطة التشغيلية للجمعية‪-‬‬
‫تحديد أهم الشركاء والبحث المتواصل عن فرص الشراكات‪-‬‬
‫اعداد قاعدة بيانات وتصنيف الشراكات من حيث األهمية‪-‬‬
‫اجراء دراسة عن العالقة مع الشركاء‪-‬‬
‫اعتماد الشركاء من قبل األمين العام في حالة تحديد قائمة بالشراكة‪-‬‬
‫‪ :‬المخرجات‬
‫أسماء الشراكات المعتمدة‪-‬قاعدة البيانات المحدثة ‪-‬‬

‫كيف نحسن ونطور الشراكة –تحديث المنهجية‬

‫أهداف المرحلة ‪:‬‬

‫تحسين وتطوير الشراكات من خالل مراجعة الشراكات السابقة وتحسين‬
‫مستوى رضا الشركاء‬
‫المدخالت ‪:‬‬
‫‪-1‬تقرير تقييم الشراكة‬
‫‪-2‬تقرير رضا الشركاء‬
‫األنشطة ‪:‬‬
‫‪ -1‬دراسة اإلدارة لتقرير تقييم الشراكات إلتخاذ القرار المناسب‬
‫‪-2‬دراسة أسباب نجاح وتعثر الشراكات‬
‫‪-3‬إخطار الشركاء بنتيجة القرار الصادر من اإلدارة بشأن الشراكة‬
‫‪-4‬تشخيص األسباب الجذرية لتقرير وتحسين رضا الشركاء‬
‫‪-5‬تعزيز نقاط القوة وتقديم مقترحات لتطوير وتحسين الفرص‬
‫‪-6‬تحويل مقترحات التطوير إلى مبادرات في الشراكات القادمة‬
‫‪-7‬االستفادة من تحليل رضا الشركاء في وضع الخطط القادمة‬
‫‪-8‬تحديث خطة الشراكات‬

‫المخرجات ‪:‬‬
‫إصدار خطة تحسين لالستفادة منها في تطوير الخطة السنوية للعام القادم‬
‫المرفقات ‪:‬‬
 ‫‪-1‬نموذج تصنيف الشراكات‬
‫‪-2‬استبانة تقييم الشركاء‬
‫‪-3‬معلومات عن الشراكة‬
‫اسم اإلدارة‬
‫اسم المسئول‬
‫رقم الجوال‬

‫أهداف الشراكة ‪.......................................................:‬‬

‫المخاطر المتوقعة للشراكة‪...........................................:‬‬
‫مدة الشراكة ‪..........................................................:‬‬
‫القرار بشأن الشراكة ‪:‬‬
‫‪-1‬هل تتطابق هذه الشراكة مع أهداف الجمعية واستيراتيجيتها ؟‬
‫‪-2‬هل أهداف هذه الشراكة واضحة ؟‬
‫‪-3‬هل يمكن التغلب على درجة المخاطر ؟‬
‫‪-4‬هل المدة الزمنية المناسبة للشراكة ؟‬
‫المقترحات ‪:‬‬
‫‪..........................................................................‬‬

‫إعتماد مدير اإلدارة‪............................................:‬‬

 ‫اعتماد مسئول الشراكات‪.....................................:‬‬

‫التواصل والتفاوض مع الشريك‬

‫تهدف هذه المرحلة إلى التفاوض مع الشركاء حول مجاالت وأهداف الشراكة بما‬
‫‪ .‬يحقق مصلحة الشريكين وتبادل المنافع بينهما‬
‫‪ :‬المدخالت‬
‫قائمة الشراكات المعتمدة‪1-‬‬
‫قاعدة بيانات الشركاء المحدثة‪2-‬‬
‫‪ :‬األنشطة‬
‫عند التواصل مع الشركاء يتم ارسال بروفايل تعريفي بالجمعية وأهدافها‬
‫وتوجهاتها ‪ ،‬ارقام وحقائق عن مشاريع سابقة كما يتم ارسال ملف تسويقي للبرامج‬
‫‪ .‬التيتحتاج لدعم او تمويل او شريك اعالمي‬
‫يتواصل مسئول الشراكات مع الشريك من خالل وسائل اإلتصال‪1-‬‬
‫يتم إجراء حوار وتفاوض مع الشريك بما ال يضر الشراكات الحالية ويكون‪2-‬‬
‫‪ :‬التفاوض على‬
‫المزايا النسبية في الشراكة‪-‬‬
‫الفائدة المرجوة للشريكين‪-‬‬
‫مايمكن أن تحققه الشراكة للمجتمع‪-‬‬
‫تقرير عن أعمال الجمعية وانجازاتها لجذب الشركاء إليها‪-‬‬
 ‫التعرف على مزايا الشريك وموقعه من خارطة التميز‪-‬‬
‫في حال إقناع الجمعية للجهة بالشراكة من خالل التفاوض يتم مخاطبة الجهة بشكل‪3-‬‬
‫‪ :‬رسمي مع إرفاق المستندات التالية‬
‫خطاب للجهة بتوقيع األمين العام‪1-‬‬
‫إرفاق معلومات عن المشروع أو البرنامج الذي تم التفاوض حوله‪2-‬‬
‫في حال أن الجهة لديها شراكة سابقة مع الجمعية يتم ارسال تقرير عن تلك‪3-‬‬
‫الشراكة‬
‫‪ :‬المخرجات‬
‫خطاب الموافقة على الشراكة‪1-‬‬

‫تقييم الشراكات‬
‫تهدف هذه المرحلة إلى تقييم الشراكة المنفذة وقياس األهداف المحققة ومدى استفادة‬
‫‪ .‬الجمعية منها لتحديد القرار المناسب لإلستمرار بهذه الشراكة أو اإلستغناء عنها‬
‫‪ :‬المدخالت‬
‫نموذج اإلتفاقية المبرمة بين الطرفين‪1-‬‬
‫التقارير الدورية المسجلة عن هذه الشراكة‪2-‬‬
‫محاضر اإلجتماعات المنعقدة‪3-‬‬
‫نموذج تقييم الشراكة‪4-‬‬
‫استبانة قياس رض الشريك‪5-‬‬
‫‪ :‬األنشطة‬
‫‪ :‬يقوم مسئول الشراكة بتقييم الشراكة تبعا للنموذج المرفق أدناه‪1-‬‬
 ‫استبانة تقييم الشركاء‬

‫‪ :........................................................................‬اسم الشريك‬

‫التقييم‬ ‫المعيار‬ ‫الرقم‬

‫‪10‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬

‫اإللتزام ببنود اإلتفاقية‬ ‫‪1‬‬

‫فوائد الشراكة‬ ‫‪2‬‬

‫التعامل بوضوح‬ ‫‪3‬‬

‫التعاون في إنجاز المهام المطلوبة‬ ‫‪4‬‬

‫التنسيق والتواصل‬ ‫‪5‬‬

‫اإللتزام بالجدول الزمني لإلتفاقية‬ ‫‪6‬‬

‫تحقيق أهداف الشراكة‬ ‫‪7‬‬

‫مشاركة المعرفة وفرص التعلم‬ ‫‪8‬‬

‫المتابعة في إنجاز األعمال‬ ‫‪9‬‬

‫مصالح أخرى مترتبة على الشراكة‬ ‫‪10‬‬

‫النتيجة‬
‫‪ :‬مالحظات‬

‫فأكثر ‪:‬شريك يلبي إحتياجات وتوقعات الجمعية بصورة متميزة ‪80%‬‬

‫شريك ذو أداء جيد ويحتاج مراجعة إلتخاذ القرار المناسب بشأن االستمرار في الشراكة ‪50%-79% :‬‬

‫شريك أخفق في تلبية احتياجات الجمعية وهذا معناه انهاء الشراكة‪50% :‬‬

‫‪-2‬يقوم مسئول الشراكة بإرسال نموذج لمعرفة رضا الشريك من الجمعية‬

‫استبانة رضا الشراكة‬

‫‪:................................................................‬سعادة شريك جمعية السكري السعودية الخيرية‬

‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬

‫دعما لمسيرة الشراكة والتعاون المشترك وحرصا من إدارة الجمعية على التحسين المستمر من أجل شراكة فعالة نرجو تعبئة االستبيان‬
 ‫‪ :‬التالي‬

‫أوال ‪:‬عدد مرات الشراكة مع جمعية السكري السعودية الخيرية‬

‫ثانيا ‪:‬مدى رضاك عن الشراكة مع جمعية السكري السعودية الخيرية‬
‫أكثر من (‪ )5‬مرات‬ ‫من (‪)4-2‬مرات‬ ‫مرة واحدة‬
‫غير‬ ‫غير‬ ‫محايد‬ ‫راضي‬ ‫راضي جدا‬ ‫م‬
‫(‬ ‫)‬ ‫(‬ ‫)‬ ‫(‬ ‫)‬
‫راضي‬ ‫راضي‬
‫تماما‬

‫تحقيق الجمعية ألهداف الشراكة‬

‫وصول التقارير الدورية في مواعيدها‬

‫التزام الجمعية ببنود اإلتفاقية الموقعة معكم‬

‫فعالية الجمعية في اإلتصال والتواصل معكم‬

‫مدى تفاعل الجمعية مع المالحظات‬

‫تحقيق الجمعية توقعاتكم‬

‫مستوى التنسيق والمتابعة‬

‫مستوى تعاون الجمعية معكم‬

‫مستوى رضاكم عن الشراكة مع الجمعية‬

‫‪-3‬تجرى دراسة رضا الشركاء سنويا‬

‫‪-4‬تحليل نتائج استبانات الشركاء مع نهاية كل اتفاقية موقعة‬
‫‪-5‬رفع التوصيات إلى األمين العام‬
‫المخرجات ‪:‬‬
‫‪-1‬تقرير تقييم الشراكة‬
‫‪-2‬تقرير رضا الشريك‬