Excel2016 CURSO VISUALY PRACTICO J VALIDACIONES Validaci6n con datos externos Cuadro Validacion de datos Uso de formulas | fe DE USUARIOS PRINCIPIANTES A EXPERTOS= 20 dion ir aopatacebhudn ceptils bors, CURSO VISUALY PRACTICO revi ate pincer ere |W. S107 Po et ora Aa Pte ar en 2 te, (im. 51 412580021, aay SAL, Py 4, Mon, Direccién Editorial Atencién a lector, "2-7 mma Det Catt Bede es Miguel Ledetremer suseripciones y ventas Po Sue cat D202. useshoptredses com Coo vil rt 2016 rsp Fhe. 1Seehoee es 4+54-11-4110-8700 180 20 RP, Cu Aaa aes sr Fe ed Wn +52.55.8221-0660 Cen NED. ba doe rac Es nro Autor baie se ecient rnin se pena ex cheta Cau Pea 7 aka mane eho core ard publi @redser.com ste ee : a ain anoaria lei tremens net yang see retin eee stot nen span de aes beste as. tooo le eat cnet mpenen Sagal. 25 utr Gand Borge SUMARIO CLASE 20, VALIDACIONES 01 /2Qué son las validaciones? 06 / Tipos de validaciones 08 / Galeria: validaciones y Sus USOS 10/ Paso a paso: validacion con datos externos 12/ Gula visual: cuadro Validacién de datos 14/ Uso de formulas 16 / Mensajes de entrada 18 / Paso a paso: crear un mensaje de entrada 19// Mensajes de error 21/ Paso a paso: crear un mensaje de error 22// Paso a paso: EB 5+-1-410-8700 is p. 7 formulario con validaciones Pl reéQué son las validaciones? Gracias a la herramienta de validacion de datos de Excel, podremos establecer reglas para restringir el ingreso de datos en las celdas y lograr que estos se ajusten a nuestros requerimientos. a herramienta denominada Validacién L de datos nos ayudaré a evitar el ingreso de informacién incorrecta en las celdas que componen una planilla de Excel, Gracias a sus opciones, es posible establecer diferentes reglas de validacién y, también, configurar los mensajes de entrada y de error que se presentarén en la pantalla, Ademas, nos proveen de opciones especiales, como la posibilidad de orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben introducir en la planilla, administrar e imprimir Jos comentarios asociados y verificar la ortografia de las planillas, buscar sinénimos y traducir términos. i como también Caracteristicas En muchas ocasiones, las planillas que disentemos deberdn ser utilizadas por otros usuarios, por lo que el ingreso de datos dependera de una persona que puede no saber cuales son los necesarios. Si queremos asegurarnos de que los datos que ellos ingresen cumplan con determinados requisitos, como por ejemplo, solo nimeros o fechas comprendidas en un determinado intervalo de tiempo, podemos utilizar la herramienta Validaci6n de datos. Gracias aella controlaremos el tipo de que se ingresa en una celda y, también, contenido or a ee Ale 5 mm Ff zag ed J&@5HEI& = 6 8B @ 4 anzadas columnas répido duplicados de datos = modelo de datos hipétesis ~ 1 Velidacién de datos. Prevision. Esq) [_ Rodear con un circulo datos no validos BB Borrarcirculos de validacisn La herramienta de validacién de datos se encuentra en el grupo Herramientas de datos, dentro de la ficha Datos. Clase 20 | Validacionesestableceremos restricciones respecto a los datos que se pueden ingresar. Ejemplos de validaciones Los tipos de validaciones que podemos aplicar son variados y nos servirdn en diversos escenarios; para ejemplificar todo su potencial, a continuacién presentamos. algunos ejemplos de validaciones y los casos en que pueden sernos de utilidad: © Validacién de ndmeros: se trata de especificar que la entrada en una celda sea un ntimero entero 0 decimal, estableciendo un intervalo entre un minimo y un maximo o gracias al uso de una formula para caleular la validez del mimero. Este ejemplo de validacién puede ser dtil para impedir que se ingresen valores mayores o inferiores aun rango especificado, por ejemplo, que el precio de venta de un articulo determinado no sea menor de $1.000. © Validacién de fechas y horas: es posible establecer un intervalo, es decir, especificar una franja horaria para registrar definiendo valores minimos || Mensaje oe entrsas | Mensa de eror Cite de validacion Beimitic ICuatquiervator [Fl oma wrancos Datos: ete oH [laplicar ester cambios 2 atae clase con a mim cantiguracén (omaiesc] ete) Enel uadro de didiogo Validacién de datos, encontramos tres, pestaftas: Configuracién, Mensaje de entrada y Mensaje de error. y maximos. Una aplicacién para este tipo de validaci6n puede ser el ingreso de los empleados a su jornada diaria de trabajo ola salida de ella. © Validacién de longitud: se trata ce limitar la cantidad de caracteres que pueden ser ingresados en una celda. Por ejemplo, podriamos establecer la cantidad de caracteres alfanuméricos que se pueden escribir en una celda de informacion 0 que es posible ingresar para una celda de mimeros telefénicos. © Validacién de lista: existe la posibilidad de elaborar una lista de opciones para ingresar de forma exacta la descripcién de una celda, de modo tal que solo admita esos valores. @ Validacién personalizada: es posible utilizar formulas o funciones para determinar el tipo de valor que se puede ingresar en una celda, Vemos un ejemplo de aplic un premio a los empleados de un determinado sector de la empresa y deseamos asegurarnos de que solo se ingrese el valor del premio si se cumple una condicién determinada. cién cuando queremos otorgar La validacién de datos es una funcién de Excel que nos permite establecer restricciones respecto alos datos que se pueden 0 que se deben escribir en una celda determinada. RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016EES SSE ia RP pe FEiMestrar consuttas le 3 | Ge | pcs |G ace Access Inweb archivo detesto fuentes: consulta ~ Lip Fuentes rc Edtarvinewlos Uso y configuracién Para aplicar reglas de validacién, es necesario seleccionar el rango de celdas en el que deseamos controlar Ja entrada de datos. Posteriormente, vamos al grupo Herramientas de datos que se encuentra en la ficha Datos y hacemos clic en la opcién denominada Validacién de datos; se desplegara un menu contextual en el que tendremos que hacer clic sobre Validacién de datos. De inmediato accederemos al cuadro de didlogo Validacién de datos y, desde los la solapa Configuracién, definimos diferentes criterios de restriccién que deseamos aplicar. MENSAJES En as solapas Mensaje de entrada y Mensaj En este ejemplo heros establecido une validacién numérica Se presenta un mensaje de error estandar, pues no hemos creado uno personalizedo. Aplicacion automatica Si aplicamos una validacién de datos a.una celda o un rango, en forma automatica podemos aplicar esa misma regla a otras celdas diferentes. Para lograrlo, debemos abrir el cuadro de didlogo Validacién de datos y, en la solapa Configuracién, activamos la casilla denominada Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracién. También podemos copiar la configuracion de la validacién que hemos definido para una celda o rango de celda erlo, sele la celda que tiene aplicada la validacién s. Para hat jonamos. de error, podemos escribir textos para orientar la entrada de datos y advertir sobre errores, respectivamente. Estos mensajes no son obligatorios, pero pueden contribuir al Ingreso correcto de datos. De todos modos, si no definimos un mensaje personalizado, Excel mostraré uno estandar cuando ingresemos un dato que no cumpla la regla de validacién definida para esa celda. Mas adelante, en esta misma Clase, conoceremos en detalle como debemos utlizar estos mensajes. Clase 20 | ValidacionesEn caso de que deseemos eliminar Copiar en el grupo Portapapeles n de la ficha Inicio, o presionamos en las reglas de validacién que hemos —_ forma simuttanea la combinacién de teclas CTRL +C. Después, seleccionamos. aplicado, debemos acceder al cuadro aquetias cetdas a las que queremos ; faci aplicar la misma validacin y de didlogo Validaci6n de datos desplegamos las opciones del comando y, luego, hacer clic sobre el botén Pegar que se encuentran en el grupo : ' Portapapeles de la ficha Inicio. En el menti Borrar todos. desplegable, seleccionamos Pegado especial y, luego, marcamos Validacién. @ PASO A PASO Crear una validacién sencilla Crearemos una validacion de ejemplo y la pondremos a prueba mediante el ingreso de informacion restringida. De esta forma, podremos conocer el potencial de esta herramienta y los Lenatasaetate [=] Om Date — ia & Iniciamos una planilla y seleccionamos (873) En Permitir, seleccionamos Longitud del texto el rango B1:B2; luego seleccionamos con una longitud minima de 4 y una longitud Validacién de datos desde la cinta de opciones. maxima de 15; esto corresponderé al nombre y apellido ingresados. Presionamos Aceptar. RedUSERS | Curso visual y préctico EXCEL 2016Enlapestaha Configuracién podemos Configuradén 1 clegir entre diferentes tipos de validaciones, por ejemplo Decimal, = 7 6 Fecha u Hora. Numero entero ol Omitir Blancos, (Cualquier valor NGmero entero Decimal Griterio de validacion Fecha Hora Longitud del texto Personalizada i (F Apticar estos cambios 8 otras celdas con la misma configuracién (emsndon) [ coneetar_ sencillos pasos que debemos realizar para aplicarla. Para este ejemplo, utilizaremos la celda Blpara ingresar un nombre, B2para un apellido y B3 para una fecha de nacimiento. Oe (Cosi) cen) ova (819) Seleccionamos la celda B3 y activamos. (07. Enta planila de Excel ingresamos los datos Validacion de datos. En Permitir, elegimos Solicitados. En esta imagen vemos que el Fecha e indicamos el rango de fecha que aceptaremos nombre y el apellido se ingresaron en forma correcta, como correctas. Presionamos el hoton Aceptar. pero la fecha no coincide con las reglas que impusimos, por lo tanto, se muestra un mensaje de error. Clase 20 | ValidacionesTipos de validaciones Existen varios tipos de validaciones de datos que podemos aplicar en una planilla de Excel; en estas paginas las conoceremos y veremos la forma adecuada de aplicarlas. n forma predeterminada, las Los diferentes tipos Idi anil: " . B 7 E de Bacel estan mreparadat para d@ Validaciones disponibles de Excel estan preparadas para recibir cualquier tipo de dato, ya seaun gm Eygg| podrn ser tiles texto, un mtimero, una fecha o también una hora. Pero, en algunas ocasiones, gy GaSOS eSpecificos, que los célculos que deseamos efectuar dependerdn de los datos exploraremos en la Galeria que sean ingresados en las celdas, por Le Lo lo que puede ser relevante asegurarnos @ las paginas siguientes. de que el usuario ingrese el tipo de dato necesario para entregar el resultado correct. Para lograrlo Opciones generales utilizaremos los tipos de validaciones Existen diversas clases de validaciones que conoceremos a continuacién. que es posible aprovechar para hacer mas funcional nuestra hoja de caleulo, Entre las validaciones de datos que conoceremos, se encuentran las siguientes: la validacién de mimeros enteros y de niimeros decimales, la de fechas y horas, y la validacién de datos conc at oa personalizada, entre otras. a Para acceder a las validaciones, debemos activar la pestaia Datos y dirigirnos al grupo Herramientas de datos. Validacién de datos se basa en tres pestanas: la de configuracién y las de mensajes. En la pestafia de configuracién, encontramos Jos tipos de validaciones disponibles, solo debemos desplegar el menti Permitir. En la pestaiia Configuracién también encontramos un submenti denominado Datos, en el que podemos elegir entre las opciones que mencionaremos en En esta imagen, indicamos que el valor ingresado el apartado a continuac: deberd ser un ndmero mayor que 1250. ro [E] Bomar sencos RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016Subment datos Al hacer clic sobre el submenu desplegable Datos, veremos una serie de opciones que se relacionan con el tipo de validacién que hemos elegido en el submenti Permitir: © entre: nos permite establecer un rango de datos para permitir el ingreso de informacion. © noesté entre: permite establecer un rango de datos para verificar que el valor ingresado no se encuentre en ese rango. © iguala: si elegimos esta opcisn, podremos especificar un valor tinico para verificar os datos ingresados. @ noiguala: esta opcidn nos permite establecer un valor que deberd ser diferente a la informacién ingresada en las celdas validadas. © mayor que: si clegimos esta alternativa, la informacién ingresada debera ser mayor que este valor. © menor que: si clegimos esta alternativa, a informacién ingresada deberd ser menor que este valor. © mayor oigual que: gracias a esta opcién, buscaremos que el valor ingresado sea mayor o igual al nimero que indiquemos. © menor oigual que: mediante esta alternativa buscaremos que el valor ingresado sea menor o igual al mimero que indiquemos. eG REGLAS DE VALIDACION Clauaie [how —_[z] ome nanese Datos [lata io ors: [s3.001 (El aptcar estos cambios a tras elds coma mim contiguraion (Ces) caso de vaieacn Permit [El Boomer bineos etm cela con i mime cofigunin ‘Sidesplegamos las opciones de Datos, encontraremos diferentes alternativas para aplicar la validacién que elegimos en Permitir. Clase 20 | ValidacionesGALERIA Validaciones y sus usos Ya sabemos que Excel nos ofrece diferentes tipos de validaciones; en estas paginas aprenderemos en qué momentos podemos sacar provecho de cada una de ellas. Validacién de enteros y decimales Podemos establecer que el niimero aque se introduce en una celda sea Eneste ejemplo, decal entre, aueesteenze aes a tun minimo y un maximo, que se ‘excluya un némero o un intervalo eee de nimeros y,finalmente, se puede Laentrada permite a una re er hacer numeros entre 0,01 ‘on. ee ¥0,20, que podria @ ser el porcentaje de comision minimo & maximo de los ocr es abies eat ar ona mma ora erat (Giests) (Cernceae_] |f una empresa, Validacion de fechas y horas Eneste tipo de validacién podemos Enesta imagen, cexcluir fechas u horas, establecer elemplificamos la tuna fecha maxima, una minima ‘uninterval y, también, indicar tuna formula para determinar las fechas validas, "| Mensse Seentacs | Mensae de enor crteno de valazcin seit eens EE] Boni stonces HOW =HOW:S [tenartedos | (Creeptar) [Caneeiar aplicacion de una validacion de fechas. ‘Aqui buscamos que la fecha de pago de una factura esté entre hoy y dentro de cinco dias; para elo, utlizamos la funcién =HOYO. RedUSERS | Curso visual y préctico EXCEL 2016Validacion de longitud de una cadena de texto Este tipo de validecién pone limites r Vaidacon de sae alnimero de caracteres que se —— pueden introduc, tanto en su valor Contiguatn | Manis de eras | Mensaje ge enor ‘maximo como en su valor minimo. Debemos tener en cuenta que, sibien se denomina longftud de texto, tambien podemos Ingresar nimeros. Cote de alcacsn ete engtud dete: [x] [Ont boncen Lorotud it Validacién personalizada Le validacién personalizada nos permite saber silos datos Introducidos son o no valdos, Contguraaén [Mensa de entaca | Meni de enor tenlendo en cuenta une condicion ea que hayamos introducido en pists forma enticipada. Se trata de una Iresenatzaas [px] Gainey) validacion @ medida, = Formuis *CONTARSSGSGSCAL a Lista de validacién Lalista de validaciénes diferente (Taasnasaa porque no necesita de un valor - ‘maximo o minim, sno que Fartminte “gy” Cite HO Stewed mm wa tc 5 tm cst “ote de wean ‘ite de aon oe me (Blomee wees (ccREEE|=] Tome: venc (Zigaaa cents epee ime 1 cnt om Ht actegie [Bometacer) v En la ventana que se presenta, desplegamos En la casilla Origen debemos referenciar Pormitiry elegimos Lista. Marcamos las ellistado que creamos antes y escribimos opciones Omitir blancos y Celda con lista desplegable. ‘lo siguiente: -HojallSAST:SASS, ee | ee GB eco eer Dade Consens: | Nowa HE Acces laweb archivo de tio fnas” esters conwuta (> Fuentes recientes (8p Tambien podemos utlizar el mouse para (0539 Ahora podremos utilizar un menu desplegable seleccionar el rango de celdes que deseamos para seleccionar el dato que deseamos utilizar como origen. Presionamos el boton Aceptar. ingresar. Los datos presentados pertenecen al listado que se encuentran en al rango AT:AS de la Hojal. Clase 20 | Validaciones "© GUIA VISUAL Cuadro Validacién de datos Este cuadro de didlogo contiene todas las opciones que necesitamos para configurar las validaciones y crear los mensajes que se presentaran a los usuarios. Pestafia Configuracion Permitir Omitir blancos Gracias a este men, podremos elegrralguno de los. Esta opcién se encontrar’ Datos criterios de validacion dsponibles para hacer que selaccionads en forma Eneste mend la celda solo permita el ingreso de un ndmero entero, predeterminads; esto encontraremos tun decimal, una lista, una fecha, una hora o una significa que, al entrar en el diferentes opciones para determinada longttud del texto, modo de edicion de la celda, restringir el acceso de podremos dejaris coma una datos; esto dependor4 ccelda en blanco, deltipo de validacion que hhayamos eleaido, Origen Aparece cuando 1s Lista, Eneste ‘spartado podemos Indicar el origen dela lista de datos, ademés, ‘encontraremas opciones diferentes dopendiendo del tipo de validacién que eljamos. Celda con lista desplegable Esta opcion aparece cuando ‘estamos creando una lista de validacion y permite {que utlicernos una liste —Borrar todos Aceptar Cancetar otras celdas con la misma Blimina las pics, sobre el Gierrala ventana configuracién ——_valdaciones grupo de celdes dsestimando los cambios Nos permite aplicar la que hayamos sseleccionado, todas las ‘que hemos seleccionado. valdecion en forma automitica —_ponfigurado, ‘opciones de vaidacion alas celdas simlares, ‘ue hemos elegid. 2 RedUSERS | Curso visual y préctico EXCEL 2016Pestaiia Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda Stactivamos esta casita, el mensaje ‘seré mostrado cuando hagamos clic sobre lecelda, Mensaje de entrada Aqulescribiremos celtexto compieto del mensaje que deseamos mostrar, Pestaiia Mostrar mensaje de error siseintroducen datos no validos Alactivar esta casila, el mensaje seré mostrado ‘cuando se ingresen datos incorrectos. Estilo En este apartado podremos elegir el ‘ipo de mensaje que deseamos mostrar, Clase 20 | Validaciones Mensaje de entrada Mane ce wees on mene ning ene Borrar todos Aceptar Elmina el Este botén se encarga mensaje que de guardar el mensaje hayamos creado, sobre! creado. erupo de celdas seleccionado, Mensaje de error pm me ‘bie ae Borrar todos. Aceptar Elmina el mensaje Este botén guardaré el ‘que hayamos mensaje de error que hemos creado. creado, sobre el grupo de.coldas soleccionado. Titulo Enesta casila debemos escribir el tuo del ‘mensaje que sera rmostrado al usuario. Cancelar Silo presionamos, se cerraré la ventana y se desestimaran los cambios que hayamos seleccionado. Titulo Enesta casila deberos, escribir l titulo del mensaje de error que seré mostrado alusuario. Mensaje de error Agu’ escribiremos eltexto completo del mensaje de error ‘que mostraremos. Cancelar Silo presionamos, se cerraré la ventana y se desestimarén los cambios que hayamos selaccionado. BUso de formulas Las formulas pueden ser utilizadas como regla de validacion; de esta manera es posible controlar el ingreso de datos en las celdas de una hoja de calculo en forma mas detallada. a sabemos que la herramienta Velidacion de datos es vitil para controlar y restringir el ingreso de datos, ademas, nos permite asegurarnos de que los ingresos efectuados respondan a necesidades espectficas. Por ejemplo, podemos hacer que los datos se seleccionen tinicamente de una lista predefinida, limitar la cantidad de caracteres o, también, evitar que se ingresen fechas u horarios anteriores 0 posteriores a un determinado intervalo, entre otras opciones. Datos duplicados Es posible utilizar la validacién de datos para evitar el Ingreso de datos duplicados; esto es importante cuando tenemos que escribir cédigos, nombres u otros datos que solo pueden tener un valor nico en cada planilla. Por ejemplo, si estamos: creando un registro Contiguracion | Mensaje de entrada. Mensaje de error Criterio de vatidacién, [entre Edemul =CONTAR SIISCSS:$CS38;3}=11 ©) Omitir biancos & [7] aptcar estos cambios a otras celdas con la misma contiguracién Después del paréntesis de cierre, indicamos que el resultado esperado es =1, es decir, el recuento de celdas no puede tener un resultado diferente de 1 porque denotaria que se ha ingresado el mismo dato més de una vez. de proveedores, cada uno de ellos tiene un cédigo de identificacién especifico, por Jo que no podemos ingresar estos datos mas de una vez, Una de las mejores formas de ampliar el alcance de las reglas de validacion que queramos aplicar en nuestra hoja de Excel, y asi evitar datos duplicados, es integrando formulas. Para aplicar una regla de validacién que evite el ingreso de valores duplicados, seleccionamos el rango de celdas que deseamos validar y_ pulsamos Validacién de datos en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. En el cuadro de dialogo que se abre, vamos a Configuracién y desplegamos Permitir, RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016seleccionamos Personalizada, En el cuadro Férmul ingresamos la funcién GONTAR. SI, que cuenta la cantidad de veces que aparece un valor especificado como condicién en su argumento, por ejemplo: =CONTAR SUSCS3:$C$38;C3)-1 En esta formula $CS3$C838, es el rango de celdas que deseamos validar y en el que aplicamos una referencia absoluta, porque este rango sera invariable. Luego En esta imagen hemos configurado una validacion que permita el ingreso ingresamos la referencia solo de numero pares, relativa a la celda €8, que corresponde a la primera celda del rango seleccionado. Numeros pares Si necesitamos asegurarnos de que los cédigos que ingresemos para identificar a los proveedores de una empresa sean solo mimeros pares, podemos hacer uso de las validaciones. Para lograrlo, repetimos el procedimiento mencionado Game) eas es | ees | | j en el apartado anterior y, en Ti Mostrar consuitas ie el sector Férmula del cuadro Dede Conte | Me ipeceunante | 22 : coe de ditlogo Validacién de datos, ans | reciar eme rae mle escribimos lo siguiente: =RESIDUO(C3;2)-0 Esta formula nos permite obtener el residuo o resto de una divisién. Al indicar que el resultado de la division del valor de la celda €3 por el divisor 2 sea igual a 0, garantizamos que solo se puedan ingresar valores que verifiquen esa situacién, es decir, la celda solo aceptara miimeros pares. BESS esfou sonny Clase 20 | Validaciones16 Mensajes de entrada Gracias a estos mensajes, entregamos una orientacion sobre el tipo de datos que pueden ser ingresados en una celda. os mensajes de entrada forman L parte de la herramienta Validacion de datos y nos permiten configurar un cuadro informativo que aparecer cuando nos posicionemos en una celda que tiene aplicada una regla de validacién correspondiente. Aunque su uso no es obligatorio, debemos tenerlos en cuenta pues contribuyen a una correcta orientacién e informacién para el usuario que deberé completar los datos en una hoja de calculo. Crear un mensaje de entrada Para configurar un mensaje de entrada, debemos seleccionar las celdas a las que les aplicaremos una validacién; para © Yost mensaje de entra a sleclonasia eds Mostar estemenae dentin a selecionaria eda ‘eves ingresarun ners eteo ene 27100] En esta pestana escribimos el mensaje que deseamos: mostrar alusuario, eso, vamos a la ficha Datos y, en el grupo Herramientas de datos, pulsamos sobre Validacién de datos. Desde la solapa Configuracién, definimos el tipo de regla de validacién que aplicaremos. Luego, vamos ala solapa Mensaje de entrada y, en los campos Titulo: y Mensaje de entrada: completamos la informacién correspondiente a ellos. En el primer campo, colocamos una identificacién como Ateneién y, en el segundo, escribimos el texto del mensaje que deseamos mostrar. En la parte superior del cuadro, veremos Ja opcién Mostrar mensaje de entrada al seleocionar Ia celda; si marcamos esta casilla, el mensaje apareceré cuando seleccionemos la celda validada; en cambio, si quitamos la marca, el mensaje de entrada no se mostrard. Para terminar, hacemos clic en Aceptar para que se apliquen tanto la regla de validacién que configuramos como el mensaje de entrada definido para ella. Si bien podemos escribir la cantidad de caracteres que deseemos, un mensaje debe ser claro y breve para facilitar la comprensi6n por parte del usuario que esta completando los datos. RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016Ubicacion En forma predeterminada, los mensajes de entrada aparecen debajo de la celda validada, pero, si mantenemos presionado el botén principal del mouse, podemos arrastrarlos para ubicarlos en una nueva posicién. Cuando definimos diferentes mensajes de entrada en la hoja de calculo, al cambiar la posicién de uno de ellos se modificaré automaticamente la posicién de aparicién de los restantes. Edicion Para editar el titulo y el contenido de un mensaje de entrada, vamos nuevamente a la solapa Mensaje de entrada del cuadro de didlogo Validacién de datos, realizamos las modificaciones necesarias y hacemos clic en Aceptar. Si deseamos eliminar un mensaje de entrada, repetimos el procedimiento anterior y, en los campos Titulo: y Mensaje de entrada: borramos los EB BESS ‘Simarcamos la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda, lo veremos cuando la celda sea activada, textos escritos en ellos. Si solo deseamos: ocultar el mensaje de entrada, quitamos la marca de verificacién Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda; este mensaje no se mostrard en la hoja de calculo, pero no sera eliminado. (Clie sara a i onarta i) Mostrar este mene de entrada a selena eet ‘ule (atenaén evs eed Dees ngrre on nme nena 2900 Sidesmarcamos la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda, el mensaje se ocultard, pero no sera eliminado en forma definitive, Clase 20 | Validaciones® PASOAPASO Crear un mensaje de entrada Veremos como generar un mensaje que entregue informacién relevante a los usuarios que ingresen datos en nuestra planilla. de validacién y su correspondiente mensaje de entrada para restringir el rango de niimeros que se pueden ingresar en una celda. E neste paso a paso, aplicaremos una regla Por ejemplo, si estamos ingresando datos para registrar el alquiler de un automévil, y la politica de la empresa estipula un rango de edades comprendido entre 18 y 60 afios. Seleccionams la celde donde se ingresara la edad de quien elquilaré un automdvil, Varmos a Validacion de datos; en el mend desplegable Permitir dela solapa Configuracién, seleccionamos le regia Nimeros enters. atom et tm resin Vamos a la solapa Mensaje de entrada del cuadro de dislogo Validacién de datos, yescribimos el titulo y el mensaje que deseamos mostrar para esta regia de validacion. En Datos elegimos entre, y en los cuadros Minimo y Maximo escribimos los valores. correspondientas: 18 y 60. wo Elmensaje que acabamos de crear aparecera cuando activenos la celda correspondiente. RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016Mensajes de error Este tipo de mensajes nos permiten entregar informacion cuando intentamos ingresar datos que no corresponden a la regla de validacion que hemos aplicado. os mensajes de error también se L encuentran en la herramienta Validacién de datos. Cuando intentamos ingresar un valor que infringe la regla de validaci6n aplicada en una celda 0 en un rango de celdas, automdticamente Excel muestra un mensaje que nos advierte sobre el error. Pero podrfa ser ttil la configuracién personalizada de este tipo de mensajes. Crear mensajes de error Para crear nuestros propios mensajes de error, seleccionamos la celda o el rango de celdas que deseamos validar, luego vamos 2 RENDIMIENTO DEL PROYECTO INFORME ala ficha Datos y, en el grupo Herramientas de datos, pulsamos sobre Validacién de datos. Desde la solapa Configuracién del cuadro de didlogo que se abre, definimos el tipo de regla de validacion que vamos a aplicar y, desde la solapa Mensaje de error cle este mismo cuadro, configuramos las diferentes opciones. Antes de escribir el titulo y el texto del mensaje, debemos conocer los aleances de los diferentes tipos de mensajes de error que podemos aplicar. Tipos de mensajes de error Desde el ment Estilo de la solapa Mensaje deerror, podemos elegir el tipo de mensaje a Tens) Besos aa Genii En esta imagen de ejemplo, hemos configurado un mensaje de error para indicar que ingresamos un dato no valido. Clase 20 | ValidacionesLuego de elegir el estilo de mensaje que se ajusta mejor a nuestras necesidades, completamos los campos adecuados y hacemos clic en Aceptar; se aplicard la regla de validacion configurada, y el mensaje de error se mostraré cuando intentemos ingresar un dato que infrinja dicha regla. mo oma Aqui vemos el cuadro de dialogo que muestra un mensaje del tipo Advertencia. Oo EDICION que vamos a utilizar; cuando seleccionamos: una de las opciones, se muestra el icono que identifica la clase de mensaje. Los tipos de mensajes disponibles son los siguientes: © Detener: evita que los usuarios ingresen datos no vélidos en una celda. Presenta dos opciones: Reintentar y Cancelar. © Advertencia: resulta adecuado para avisar a los usuarios que los datos ingresados no son validos, aunque no impide su ingreso. En este tipo de mensaje, los usuarios pueden hacer clic en Sf para aceptar la entrada, en No para editarla en Cancelar para quitarla © Informacién: se encarga de informar a los usuarios que los datos ingresados no son vilidos, pero no impide su ingreso. Es el tipo de mensaje de error mas flexible, Incluye las opciones Aceptar, para confirmar el valor ingresado, © Cancelar, para rechazarlo, Los mensajes de error del tipo Informacién solo nos permiten Aceptar y Cancelar. ‘Aligual que en los mensajes de entrada, para editar el titulo y el contenido de un mensaje de error, vamos a la solapa Mensaje de error del cuadro de diélogo Validacion de dates; all realizamos las modificaciones necesarlas yy hacemos clic en Aceptar. Para eliminarlo, en los campos Titulo: y Mensaje de entrada: borramos los textos escritos en ellos. Si deseamos ocuitarlo, quitamos la marca de verificacién de la casila Mostrar mensaje de error sie introducen datos no validos. RedUSERS | Curso visual y préctico EXCEL 2016® PASO A PASO Crear un mensaje de error Aqui conoceremos los pasos necesarios para personalizar los mensajes de error asociados a las opciones de validacion que configuremos. validacién tal como lo hicimos en la seccién E neste paso a paso, crearemos una regla de anterior, pero, ademias, redactaremos su Comenzamos con|a creacion de una planil de Excel donde ingresamos un valor que corresponde a la edad. Escribimos Edad: en Al. Mostar mene de err sseintoducen datos no dos Mosvar este mensaje de ert el usu introsce datos no vidos: Men Dees tener 8 a0 correspondiente mensaje de error, gracias al que advertiremos al usuario que esta ingresando un valor inadecuado. (P) Mosvar mensaje ce trv at se nraducen datos aos Mostrar este meni de ler suai introduce eats no ids, tee Thus i Mensae de or Seleccionamos la celda B1 y accedemos alla ventana Validacién de datos; creamos una regia de validacion para que Solo podamos ingresar enteros mayores de 18; luego, activamos la pestana Mensaje de error. elboton Aceptar. Clase 20 | Validaciones Elegimos el estilo Advertencia, y escribimos un titulo y el texto del mensaje; hacemos clic sobre Desde ahora, cuando ingresemos un numero menor de 18 en la celda BI, se presentara el mensaje de error que configuramos.® PASO A PASO Formulario con validaciones En este paso a paso, aprenderemos a utilizar las validaciones para construir formularios que reciban datos correctos y precisos. Ja validacién de datos, desarrollaremos un ejemplo con un formulario para el control de departamentos rentados en el que debemos ingresar informacién sobre los clientes, los departamentos y las reservas, Para asegurarnos de que los datos ingresados sean correctos, aplicaremos diferentes tipos de reglas y, también, crearemos mensajes informativos. Debemos tener en cuenta que, para aplicar una validacién del tipo Lista, es necesario crear previamente una tabla auxiliar con los datos que se seleccionarén en la celda validada. Luego de crear la validacion, podemos ocultar las celdas que contienen los datos de esta tabla auxiliar. Pp ara entender mejor el funcionamiento de En une hoja de céleulo, ingresamos los datos que se ven en la imagen. Utilizamos las opciones de diseno y formato para darle una apariencia tractive ‘a nuestro pequeio formulario. Pemtic Longtud delteta [p] [2 Omi bincos Dates Limitamos la extension del nombre del cliente. ‘Selecoionamos B2; en la ficha Datos, vamos a Herramientas de datos y pulsamos Validacién de datos. En Permit, seleccionamos Longitud de texto; en Datos, elegimos entre; y en Minimo y Maximo, ingresamos ‘10 y 20, respectivamente. | Gontiourecin | Menssje de eotads | Mensale ce rrr [Wont mene de ern secon eds Monoeste mnie endl elena ci Y Nombre ensse dee: Pot mor, ingest el nombretal como aparece ena tage de eto. [05 Desde la solapa Mensaje de entrada, configuramos el titulo y el texto del mensaje; indicamos que se debe ingresar el nombre del cliente como figura en la tarjeta de crédito, RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016Lista. Luego, hacemos clic en Origen y, en la hoje de célculo, seleccionamos F1:F3 (donde guardamos las tarjetas aceptadas). Marcamos Celda con lista despegable y pulsamos Aceptar, Limitamos los digitos del numero de tarjeta. Vamos @ B4; en Permitir, pulsamos Longitud de texto. En Datos, elegimos igual a y, en Longitud, ingresamos 16. Configuramos un mensaje de error con el estilo Detener. i aera sh ee ern em 18 YEO Ahora establecemos un minimo y un maximo para ls edad, Seleccionamos B5 y creamos luna validacion del tipo Numero entero, que nos permita ingreser valores entre 18 y 60. Configuramos un mensaje de error para esta validacién. ‘Ey loner sences [2 cea con uta deplepae En B8 definimos una validacion Decimal ¥, para la celda BQ, indicamos una validacion del tipo Lista, tomando coma origen el rango G1:G3, donde se encuentra el istado de servicios adicionales. Clase 20 | Validaciones Criteso devas ‘emt: [Ey Momtroinces (0)59) En B12 creamos una validacion que no permita el ingreso de fechas anteriores al 1de marzo. En Permitir, elegimos Fecha; en Datos, mayor o igual que: yen Fecha inicial ingresamos 01/03/2016.Enlacelda ; BIS, debemos = ye oi eee Bo bee eS I cctcerorisme ara eer a cauiter emma "mand vaidcion que en B12 —— Seleccionamos B12 es Bienawe y elegimos copiar desde is ‘el ment contextual. — BB forest. © Tose tana & ta de gen (© Tose resto bores © oe des chums (© Formats i nimeoey tomas © Fommates de nimerosyialres Toco or Formatsconcconses de combinain ninguna omnes [Fist laneos CE nspanee Elegimos la celda B13, activamos las opciones de pegado especial, seleccionamos Validacién ypresionamos sobre Acepter. Dessyuno MasterCard ‘Transfer ‘American Express Despertador BIT Contodaslas validaciones creadas, podemos completar nuestro formulario. Mientras ingresamos los datos, ‘obtendremos mensajes de entrada, listas para seleccionar entre los datos disponibles y, también, mensajes de error. ea RedUSERS | Curso visual y practico EXCEL 2016EN LA PROXIMA CLASE... eas Excel2016 | CURSO VISUALY pRACTICO ! 9 SEGUIMIENTO S y COMENTARIOS oon ce) ve vsuanvos enuwcrniantes ® EXTENTSPLAN DE LA OBRA ()]_ Planilas de calculo (2. Primos pasos ()3 El primer libro de trabajo (4. tibros més complejos (05 Elaspecto de nuestros libros ()6 ntroduccién de datos 07 Formulas y funciones (8 Los primeros caloulos (9 Funciones avanzadas 10. Manejo de datos "| Graficos y tables 1 12. Analisis de datos 1 Los nuevos mapas 3D vos gréficos dinémicos “1d, ewalactn de detos ¥ formates condicionales 15 Tablas dinamicas 6 Furciones matematicas yfinancieras 1 1 1 [7 Datos externos y bases de datos 8 Hipotesis previsién O) Formutarios y Activex 20) Validaciones P| Seguimiento y comentarios 2) Proyectos con Excel 2/3, Manejo de archivos y seguridad DA. Macros y Power Pivot Este curso le ensefiaré desde cero el manejo de Excel, herramienta clave en las organizaciones. En solo 24 clases se convertiré en un experto en la planilla de calculo mas utilizada. El curso incorpora todas las novedades de Excel 2016, pero estos conocimientos resultaran utiles para ser aplicados en cualquiera de las versiones. GUIAS VISUALES INSTRUCCIONES PASO A PASO erin Aplicar formato en funcién SERVICIO DE PROFESOR EN LINEA profesor@redusers.com J ‘oun a wi CLASES ANTERIORES Puede obtenerias escribiendo a usershop@redusers.com